Wissensmanagement für die moderne Verwaltung Informationen verteilen, Wissen bilanzieren, Erfahrung sichern Neues denken, neues Denken! Ulrich Zuber
Das BVA im Überblick rund 2.400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter BVA-Budget: ca. 215 Millionen pro Jahr Verwaltung von Budgets für andere Institutionen in Höhe von ca. 4,6 Milliarden (2010) Bundesweit 10 Standorte Gründung 14.01.1960 Bundesoberbehörde im Geschäftsbereich des Bundesinnenministeriums Seite: 2
Heute nimmt das BVA über 100 unterschiedliche Aufgaben wahr, z. B. Zuwendungsmanagement (rd. 4 Mrd. ) Öffentliche Sicherheit (AZR, Biometrie, etc.) DLZ - Zentralisierung von Personalkosten und Personalnebenkosten VSZ - Zentralisierung von Personalaufgaben (u. a. Personalgewinnung, elektronische Zeiterfassung) BIT - Zentraler IT-Dienstleister der Bundes Deutsche Auslandsschularbeit BAföG und Bildungskredit Ausbildungsbehörde Verwaltungsmodernisierung (z. B. Organisationsberatung) Vielfältige Fachaufgaben aus allen Bundesressorts Das BVA - Aufgabenschwerpunkte im Überblick Seite: 3
Aufgaben- und Organisationsvielfalt der Verwaltung Seite: 4
Werkzeuge der Binnenmodernisierung: Vielfältige Modernisierungsbaustellen durch Aufgabenkritik Personalbedarfsberechnungen Qualitätsmanagement Geschäftsprozessoptimierung Dokumentenmanagement und Workflow IT-Strategie Personalentwicklung Controlling, Kaizen, Wissensmanagement? Seite: 5
Weiterentwicklung in den letzten Jahren The Knowledge Creating Company, implizites und explizites Wissens, von der Information zum Wissen, Externalisierung, Kombination (explizit zu explizit), Internalisierung (explizit zu implizit) und Sozialisation (implizit zu implizit), Wissenentwicklung nach SECI-Modell, Nonaka und Takeuchi: Wissensmanagement ist der Prozess der kontinuierlichen Erzeugung von Wissen, seiner weiten organisationalen Verbreitung, und dessen rascher Verkörperung in neuen Produkten, Dienstleistungen und Systemen. Wissenskreislauf operative, strategische und normative Bausteine. Managementprozess: Wissensziele, Wissensidentifikation (Informationen über bereits vorhandenes Wissen einholen), Wissenserwerb (externe Wissensträger, Wissensprodukte), Wissensentwicklung (individuelle Wissensentwicklung, kollektive Wissensentwicklung), Wissensverteilung (durch eine technische Infrastruktur), Wissensnutzung (Nutzung ist der produktive Einsatz organisationalen Wissens), Wissensbewahrung (durch Selektieren, Speichern, Aktualisieren), und Wissensbewertung / -messung, Geschäfts-prozessorientiertes Wissensmanagement, Workflow-Managementsysteme), Geschäftsprozessorientiertes Wissensmanagement (GPO-WM), Kontrolle versus Kreativität, Instruktionen, Kontext, Assoziationen, Wissensbewertung: Wissensbilanz, Wissensaudit, Balanced Scorecard, oder den Skandia Navigator. Soziale Netzwerke, Kompetenznetzwerke und Communities of Practice, Social Software wie Wikis und Weblogs, Wissen teilen (Knowledge Sharing), Standardisierung des Wissensmanagements (DIN), Wissenstransfer (z.b. Schutz vor Wissensverlust durch ausscheidende Mitarbeiter, Knowledge Engineering, Informationssystem, Wissensmarkt, Konzept des Wissensmarkts (engl. Knowledge Market), Marktmechanismen: Ausgleich zwischen Wissensangebot und Wissensnachfrage, Personalisierung und Kodifizierung (z.b. Datenbank, Qualitätshandbuch, Checklisten, Prozessablauf etc.) Leitbild, Führungsgrundsätze (Management by Methoden), Anreizsystem, Regeln des Zusammenspiels, Organisationsstruktur für Wissensgenerierung, Wissenslandkarte, Mitarbeiterworkshops, Experten Communities, Online Assessment oder klassisch nach der Interview-Methode), internes Benchmarking, Best Practices, Kompetenzen in Wissensmärkte, Seite: 6
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Wissensmanagement benötigt Vision!? Es werden höchstens 5.000 Fahrzeuge gebaut werden. Denn es gibt nicht mehr Chauffeure, um sie zu steuern. 640 Kilobyte (Arbeitsspeicher) ist alles, was irgendeine Applikation jemals benötigen sollte. Ich denke, es gibt weltweit einen Markt für vielleicht fünf Computer. und Schön, aber wozu ist das Ding gut? Seite: 8
Wissensmanagement benötigt Vision!? Es werden höchstens 5.000 Fahrzeuge gebaut werden. Denn es gibt nicht mehr Chauffeure, um sie zu steuern. 640 Kilobyte (Arbeitsspeicher) ist alles, was irgendeine Applikation jemals benötigen sollte. (Gottlieb Daimler) (Bill Gates, 1981) Ich denke, es gibt weltweit einen Markt für vielleicht fünf Computer. und Schön, aber wozu ist das Ding gut? (Thomas Watson Vorsitzender von IBM, 1943) (Ein Ingenieur der Forschungsabteilung von IBM 1968 über den Mikrochip) Seite: 9
Wissensmanagement benötigt Vision!? Lösen von bestehenden Strukturen, Lösungen, Denkweisen und Regeln zur Ausrichtung auf die Zukunft: Beispiele IBM ist heute ein Beratungsunternehmen. Apple wäre die Visionslosigkeit in den 1980er Jahren fast zum Verhängnis geworden und führte eine Nischendasein. Erst der ipod hat Apple gerettet. HP hat 2011 das Kerngeschäft Produktion von PC/Druckern verkauft. Seite: 10
Veränderungsdruck./. Lerngelegenheit und -geschwindigkeit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stehen einem beträchtlichem Veränderungsdruck gegenüber. Veränderungs- und Lerngelegenheit / -geschwindigkeit laufen auseinander. Zudem: Verdichtete Arbeit Demographie Ständiger Wandel Kölner Stadtanzeiger 23. September 2004 Seite: 11
Sicherheit durch Kommunikation in Veränderungsprozessen Gezieltes Wissensmanagement und Mitarbeiterkommunikation sichert im Fachbereich eine einheitliche und qualitativ hochwertige Aufgabenerfüllung verändert durch offenes Kommunikationsverhalten auch behördenübergreifender umfassender Informationen und Wissen die Kultur Wissensteilung schafft Vertrauen und Sicherheit in laufenden Veränderungsprozessen fördert Identität und Identifikation steigert Motivation und Leistungsbereitschaft. Seite: 12
Herausforderung für ein Wissensmanagement: Vielfältige unterschiedliche Aufgaben, Wettbewerb- und Dienstleistungsorientierung, Sicherstellung individualisierter Information, fortlaufende Innovation in der Verwaltung Eine erfolgreiche wettbewerbsfähige Aufgabenerfüllung erfordert in jeder Hinsicht einen optimalen Umgang mit der Ressource Informationen und Wissen Wissen ist ein strategischer Zukunftsfaktor Seite: 13
Vorgehensmodell Verankerung in der Strategie Seite: 14
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IWM Seite: 16
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Redaktionsorganisation können, wollen, dürfen Handeln Aufgabe Kompetenz Verantwortung Seite: 18
Projektwertesystem Kybernetisches Vorgehen Seite: 19
Organisation vor Technik Organisation durch Technik Seite: 20
Kulturwandel: Organisatorisch / personeller Veränderungsprozess Seite: 21
technischer Anpassungsprozess bedarfs- und anforderungsgerecht Seite: 22
Synchrone Entwicklung innerhalb der Institution ist Erfolgsfaktor! Seite: 23
Wissensmanagement benötigt auch eine entsprechend ausgerichtete Lösung. Mit dem Wissensmanagementsystem OfficeNet wurde eine Lösung mit hohem Reifegrad entwickelt, die inzwischen vielfältig im Einsatz ist: Referenzen / Auszug Bundeskanzleramt Bundesamt für Migration und Flüchtlinge BAMF Bundesanstalt für Wasserbau Bundesarchiv, UK-Bund BMG und Ressort Deutsche Rentenversicherung, DRVBW, NOW IT Stadt Konstanz, Kliniken Oberallgäu, Uni Witten-Herdecke ProSiebenSat.1 Medien AG, Innova Krankenversicherung, Loewe AG u. v. a. Seite: 24
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Neues denken, neues Denken! Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und Ihr Interesse! Ulrich Zuber Seite: 26