Vom Rechnungseingang bis zur Archivierung Manuel Dehne Bärbel Kubitza
Überblick Manuel Dehne herkömmliche Rechnungsbearbeitung (es wird viel Papier bewegt) elektronische Rechnungsbearbeitung (Papier und elektronische Rechnung) Arbeitsschritte vom Posteingang bis zur Archivierung was passiert da eigentlich? Bärbel Kubitza Archivierung der elektronischen Belege, Suche und Anzeige im Finanzarchiv 2
Kennen Sie den Laufweg Ihrer Papier-Rechnungen? Wissen Sie zu jederzeit wo sich Ihre Rechnungen befinden? Poststelle Kämmerer Amtsleiter Bürgermeister Sachbearbeiter Zahlungsabwicklung Ordnerablage Buchhaltung Buchhaltung Amtsleiter Wirtschaftsprüfer GPA Keller/ Dachboden Entsorgung 3
Welchen Verwaltungsaufwand betreiben Sie für eine Papier-Rechnung? in das Re.- Eingangsbuch eintragen abzeichnen weitergeben kopieren prüfen Vorblatt für Kontierung ausfüllen sachl./rechn. unterschreiben Kopie abheften Fälligkeit nicht versäumen zur Unterschrift reichen prüfen anordnen weiterleiten an Buchhaltung Buchung im Finanzverfahren aus dem Re.- Eingangsbuch austragen Kassenzeichen übermitteln weiterleiten an Kasse abheften für JA-Prüfung bereitstellen in das Archiv transportieren Unterlagen vernichten 4
Was haben Sie davon? Transportzeiten, Liegezeiten Kopieraufwand, Papierverbrauch, Ablagematerial Überwachung der Einhaltung von Fristen (40 pauschal Aufschlag ab 2013) 2 Suchaufwand, verschwundene Rechnungen Mehrfacheingabe von Informationen Lagerung der Unterlagen, Raumkosten (mind. 10 Jahre Aufbewahrungspflicht) Vernichtung der Unterlagen 2 Richtlinie 2011/7/EU des europäischen Parlament und des Rates vom 16. Februar 2011, Artikel 6 5
Optimieren Sie Ihren internen Bearbeitungsprozess! Poststelle Buchhaltung Sachbearbeiter Archiv Buchhaltung Amtsleiter 6
Einfach und strukturiert scannen prüfen kontieren und freigeben prüfen und freigeben prüfen und buchen 7
mit Metastorm BPM papierlose Rechnungsbearbeitung 8
Prozess Rechnungsbearbeitung Posteingang elektr. Rechnung Eigenbeleg Scan Buchhaltung Fachamt Metastorm BPM Archivierung Buchhaltung Genehmigungsverfahren 9
Komponenten Rechnungsbearbeitung Scanlösung mit Texterkennung BPM-Tool (Workflow) Finanzverfahren Langzeit Archiv 10
Komponenten Rechnungsbearbeitung 11
Technischer Ablauf der Schnittstelle zw. Scannen und Workflow Firma Alcom Rechnung: 91412 Betrag: 464,06 KRE: Firma Alcom Betrag: 464,06 fällig: 17.05.2004 Verwendungszw. Re91412, Kd 10100 Scan-Client Status neue Rechnung KRZ Import neue Rechnung Feedback Rechnung abgeholt Workflow 12
Komponenten Rechnungsbearbeitung Scanlösung mit Texterkennung BPM-Tool (Workflow) 13
Komponenten Rechnungsbearbeitung BPM-Tool (Workflow) 14
Schematischer Ablauf elektronische Rechnung Lieferant Rechnungsportal Lieferant erstellt Rechnung Lieferant überstellt Rechnung an Portal signierte Rechnung wir angereichert mit Metadaten (XML) Rechnung landet im Account der Verwaltung Download von signierten u. geprüften Rechnungen, Anlagen und XML Originaldaten werden dauerhaft gespeichert Workflow wird mit den Metadaten vorbelegt und gestartet KRZ / Anwender Workflow Archiv KIRP 15
Vorteile Rechnungseingangsdokumentation 1 (Anforderung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements) automatisches Auslesen von Rechnungsinformationen Verminderung manueller Eingaben / Fehlerminimierung Zusätzliche Vorteile durch elektronische Rechnungen: kein Aufwand für Scannen und Eingabe von Metadaten Kostenersparnis bei Versand + Empfang ( Paradebeispiel für Bürokratieabbau ²) Schätzung Creditreform: Gesamtkosten der Papierrechnung für den Rechnungsempfänger Ø 13,80. Gesamtkosten des Empfangs einer elektronischen Rechnung Ø 4,00. 1 setzt organisatorische Maßnahmen voraus, bspw. zentraler Posteingang ² Zeitschrift Innovative Verwaltung 3/2011 16
Komponenten Rechnungsbearbeitung elektronische Rechnung BPM-Tool (Workflow) 17
Komponenten Rechnungsbearbeitung Finanzverfahren 18
Technischer Ablauf der Schnittstelle zw. Workflow und Finanzverfahren Firma Alcom Rechnung: 91412 Betrag: 464,06 Buchungsstelle, Kostenstellen, Notizen, Anmerkungen sachl./rechn. Freigabe anordnende Freigabe Buchhaltung prüft und bucht Workflow Buchen! Feedback Max 10 Min. Firma Meier Rechnung: 123 Betrag: 500 001 EA 100001 3511.000001.4 KRZ Schnittstelle 10 Min. Fehlerkeller Fehler alles OK 001 EA 100001 3511.000001.4 Finanzverfahren 001 EA 100001; 3511.000001.4; Firma Meier; Re.-Nr. 123; 500 19
Vorteile Standardisierung und Dokumentation der Bearbeitungsschritte weniger Fehler durch Prüfroutinen Buchungs-Schnittstelle zum Finanzverfahren reduziert manuelle Eingaben, Arbeitsschritte und Buchungsfehler Verkürzung der Bearbeitungszeiten mehr Transparenz, keine verschwundenen Rechnungen direkter Zugriff auf sämtliche Rechnungen flexible Auswertungen mit KRZ-Infoview 20
Zahlen und Fakten Buchungsvolumen Verbandgebiet KRZ 350.000 300.000 250.000 200.000 150.000 100.000 50.000 - Anzahl Buchungen 2006 2007 2008 2009 2010 2011* * hochgerechnet 21
Komponenten Rechnungsbearbeitung BPM-Tool (Workflow) Finanzverfahren 22
Komponenten Rechnungsbearbeitung Finanzverfahren Langzeit Archiv 23
Technischer Ablauf Schnittstelle zw. Workflow/Finanzverfahren + Archiv Firma Alcom Rechnung: 91412-001 EA 654321 Firma Alcom Rechnung: 91412-001 EA 654321 - Betrag: 464,06 - Mandant - Haushalt - Jahr Workflow gebuchte Rechnung Finanzverfahren gebuchte Anordnung (Kasse) - Mandant - Haushalt - Jahr - 001 EA 654321-464,06 - weitere Buchungs- Informationen KRZ jede Nacht jede Nacht Indexdaten aus Workflow Buchungsdaten aus KIRP Firma Alcom Rechnung: 91412 Betrag: 464,06 Historie: Freigabe SB Freigabe VG Gebucht durch Buchhalter Finanzarchiv 24
Suche nach Buchungsbelegen im Finanzarchiv 25
Trefferliste nach Suche Buchungsbelege 26
Anzeige Buchungsbeleg 27
Anzeige Protokoll aus Workflow 28
Vorteile Finanzarchiv Automatische Archivierung von Finanzdokumenten + -daten Langfristige + revisionssichere Aufbewahrung Umfangreiche Suchmöglichkeiten, Erstellung Trefferlisten, Anzeige, Druck + Senden Dokumente Schneller Zugriff auf aktuelle und alte Daten + Belege Direkter Zugriff für berechtigte Benutzer (Buchhaltung, Kasse, Fachamt, RPA, externe Prüfer) 29
Ausblick: neues Finanzarchiv geplante Verbesserungen Einbindung Finanzarchiv in das nscale-dokumentenmanagement-system Nutzung des Standard-DMS-Clients (ein Client für alle archivierten Dokumente der Verwaltung) Verbesserung der Suchmöglichkeiten (Lieferung weiterer Informationen aus Finanzverfahren, z.b. Name, Verwendungszweck etc.) Bildung von Buchungsakten (Ablage mehrerer Dokumente zu einem Buchungsvorgang) Archivierung weiterer Listen (z.b. VPSX-Drucklisten) 30
Haben Sie noch Fragen? Besuchen Sie uns noch heute am Stand! Workflow Stand 5 Archiv Stand 11 32
oder vereinbaren Sie einen persönlichen Termin! Buchhaltung und elektronische Rechnungsbearbeitung Manuel Dehne Martin Wieczorek Jana Wiebe m.dehne@krz.de m.wieczorek@krz.de j.wiebe@krz.de 05261/252-409 05261/252-409 05261/252-409 elektronische Archivierung Bärbel Kubitza b.kubitza@krz.de 05261/252-159 33
Herzlichen Dank für Ihr Interesse! 34