Kostenplanung und Darstellung in Horizon 2020

Kostenplanung und Darstellung in Horizon 2020 Katarina Rohsmann Astrid Hoebertz THEMENÜBERSICHT Wo sind Kosten im Antrag darzustellen? Überblick Kostenerstattung Förderquoten, direkte und indirekte Kosten Erstattungsfähigkeit von Kosten Personalkosten, Stundensatzberechnung Unterverträge (Subcontracting) Sonstige direkte Kosten Tipps für den Antrag 1 1

THEMENÜBERSICHT Wo sind Kosten im Antrag darzustellen? Überblick Kostenerstattung Förderquoten, direkte und indirekte Kosten Erstattungsfähigkeit von Kosten Personalkosten, Stundensatzberechnung Unterverträge (Subcontracting) Sonstige direkte Kosten Tipps für den Antrag 2 DARSTELLUNG DER KOSTEN IM ANTRAG A-Forms (Tabellen) im Proposal direkt (Part B) 3 2

KOSTENDARSTELLUNG IM KURZANTRAG 1.STUFE 1. Stufe: nur Total requested amount anzugeben! 4 KOSTENDARSTELLUNG IM VOLLANTRAG 5 3

ANTRAGSTRUKTUR LAUT PROPOSALTEMPLATE Antragstruktur Research and Innovation Action / Innovation Action 1. Excellence 1.1 Objectives 1.2 Relation to the work programme 1.3 Concept and approach 1.4 Ambition 2. Impact 2.1 Expected impacts 2.2 Measures to maximise impact a)dissemination and exploitation of results b)communication activities 3. Implementation 3.1 Work plan - Work packages, deliverables and milestones 3.2 Management structure and procedures 3.3 Consortium as a whole 3.4 Resources to be committed 4. Members of the consortium 4.1. Participants (applicants) 4.2. Third parties involved in the project (including use of third party resources) 5. Ethics and Security 5.1 Ethics 5.2 Security 6 KOSTENDARSTELLUNG IM PART B SECTION 3.4 Vorgaben: 3.4 Resources to be committed Please make sure the information in this section matches the costs as stated in the budget table in section 3 of the administrative proposal forms, and the number of person/months, shown in the detailed work package descriptions. Please provide the following: a table showing number of person/months required (table 3.4a) a table showing other direct costs (table 3.4b) for participants where those costs exceed 15% of the personnel costs (according to the budget table in section 3 of the administrative proposal forms) 7 4

KOSTENDARSTELLUNG IM PART B SECTION 3.4 Table 3.4a: Summary of staff effort Participant Number/Short Name WPn WPn+1 WPn+2 Total Person/ Months per Participant ParticipantNumber/ Short Name Participant Number/ Short Name Total Person/ Months 8 KOSTENDARSTELLUNG IM PART B SECTION 3.4 Table 3.4b: Other direct cost items (travel, equipment, other goods and services, large research infrastructure) Please complete the table below for each participant if the sum of the costs for travel, equipment, and goods and services exceeds 15% of the personnel costs for that participant (according to the budget table in section 3 of the proposal administrative forms). Participant Number/Short Name Cost ( ) Justification Travel Equipment Other goods and services Total 9 5

THEMENÜBERSICHT Wo sind Kosten im Antrag darzustellen? Sprecherin: Katarina Rohsmann Überblick Kostenerstattung Förderquoten, direkte und indirekte Kosten Erstattungsfähigkeit von Kosten Personalkosten, Stundensatzberechnung Unterverträge (Subcontracting) Sonstige direkte Kosten Tipps für den Antrag 10 ÜBERBLICK KOSTENERSTATTUNG: DIREKTE UND INDIREKTE KOSTEN Gesamte erstattungsfähige Projektkosten Direkte Kosten Indirekte Kosten stehen direkt mit der Projektumsetzung in Verbindung und können dem Projekt daher unmittelbar zugerechnet werden stehen nicht direkt mit der Projektumsetzung in Verbindung und können dem Projekt daher nicht unmittelbar zugerechnet werden 25-Prozent-Pauschale (ausgenommen Subcontracting) 11 6

FÖRDERQUOTE FÜR FORSCHUNGS- UND INNOVATIONSMASSNAHMEN Angabe der Förderquote im Work Programme: Direkte Kosten Forschungsmaßnahmen : 100 % zu 100 % gefördert Indir. Kosten Indirekte Kosten: 25 % der direkten erstattungsfähigen Kosten 12 FÖRDERQUOTE FÜR INNOVATIONS- MASSNAHMEN Innovationsmaßnahmen : grundsätzlich 70 % für Non-Profit-Organisationen: 100 % Direkte Kosten Indirekte Kosten: 25 % der direkten erstattungsfähigen Kosten grundsätzlich zu 70 % gefördert Indir. Kosten 13 7

FÖRDERQUOTEN - BEISPIELE Projekttyp Direkte Indir. Gesamtkostequote Förder- Kosten Kosten Förderung 100 25 125 100 125 100 25 125 70 87,5 100 25 125 100 125 Forschungsmaßnahme Innovationsmaßnahme (allgem. Fördersatz) Innovationsmaßnahme (Non-Profit-Org.) 14 KRITERIEN FÜR DIE ERSTATTUNGS- FÄHIGKEIT TATSÄCHLICHER KOSTEN ART. 6.1 GA i. dem Teilnehmer tatsächlich entstanden ii. iii. iv. während der Projektlaufzeit entstanden (Ausnahme: Reisekosten für Kick-Off-Meeting; Abschlussbericht bis 60 Tage nach Projektende) im Voranschlag des Gesamtbudgets angegeben Zusammenhang mit dem Projekt für seine Umsetzung notwendig v. identifizierbar und verifizierbar Einhaltung üblichen Buchführungsprinzipien vi. vii. mit Steuer-, Arbeits- und Sozialversicherungsrecht übereinstimmend vernünftig und gerechtfertigt Grundsätze wirtschaftlicher Haushaltsführung (insb. Wirtschaftlichkeit und Effizienz) 15 8

KRITERIEN ERSTATTUNGSFÄHIGKEIT III ART. 6.5 GA Keinesfalls förderfähig sind: Kosten in Verbindung mit Kapitalmarktrendite Verbindlichkeiten und Zinsaufwendungen Rückstellungen für zukünftige Verluste und Verbindlichkeiten geschuldete Zinsen zweifelhafte Forderungen Wechselkursverluste Kosten für Banküberweisungen durch die Kommission/Agency überteuerte/wirtschaftlich nicht vertretbare Ausgaben abzugsfähige Mehrwertsteuer während einer Projektunterbrechung entstandene Kosten Kosten, die im Rahmen eines anderen EU-Projekts erstattet werden 16 PERSONALKOSTEN Abrechnungsformen: Tatsächliche Kosten Unit costs (Durchschnittspersonalkosten oder im Grant Agreement vereinbarter Stundensatz) Spezielle Unit costs für KMU-EigentümerInnen und natürliche Personen ohne Gehalt (34,08 /Stunde) Nur Abrechnungsformen, die budgetiert wurden, können später auch abgerechnet werden! 17 9

PERSONALKOSTEN IM ANTRAG Grobe, großzügige Schätzung (durchschnittl. Kosten der ProjektmitarbeiterInnen) Spielraum für Gehaltssteigerungen einrechnen im Antrag: Angabe des Personaleinsatzes in Personenmonaten (PM): - Stunden eines PM: Jahresproduktivstunden 12 - Kosten eines PM: Stundensatz x Stunden eines PM - z.b.: 1720 Jahresproduktivstunden 143,33 Stunden/PM 18 BERECHNUNG DES STUNDENSATZES Personalkosten = Stundensatz x EU-Projektstunden Berechnung des Stundensatzes: Jährliche Brutto- Brutto-Kosten ------------------------------------------- Jahresproduktivstunden (3 Optionen) Brutto-Brutto-Kosten: Gehälter Sozialversicherungsbeiträge Steuern und Abgaben Sonstige verpflichtende Gehaltsbestandteile freiwillige Prämien etc. gelten als additional remuneration nur für Non-Profit-Organisationen u.u. förderfähig 19 10

OPTIONEN FÜR DIE BERECHNUNG DER JAHRESPRODUKTIVSTUNDEN 1. 1720 Stunden : Standardzahl (Teilzeit: aliquoter Anteil) kann jeder Teilnehmer verwenden 2. Individuelle Jahresproduktivstunden : Berechnung: Annual workable hours der Person (= die laut Gesetz/ Kollektivvertrag/ Arbeitsvertrag/ vorgesehene Arbeitszeit unter Berücksichtigung von Urlaubsanspruch, Feiertagen etc.) + Überstunden Fehlzeiten (Krankenstände etc.) 3. Standard-Jahresproduktivstunden Berechnung nach üblichen Kostenrechnungsprinzipien müssen mind. 90 % der Annual workable hours entsprechen Bitte beachten: Es können nie mehr Stunden als die jeweiligen Jahresproduktivstunden abgerechnet werden! 20 THIRD PARTIES (NICHT-PROJEKT- PARTNER) IM ÜBERBLICK Wer gilt in Horizon 2020 als Third Party? Linked Third Parties (mit einem Partner rechtlich verbundene Dritte) Art. 14 GA Dritte, die Ressourcen ( in-kind-contributions ) zur Verfügung stellen: gegen Bezahlung (Art. 11 GA) oder kostenlos (Art. 12 GA) Subcontractors (Untervertragsnehmer) Art. 13 GA Dritte, von denen Waren, Werk- oder Dienstleistungen gekauft werden Art. 11 GA Nähere Informationen: Annotated Grant Agreement: http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/amga/h2020-amga_en.pdf 21 11

UNTERAUFTRÄGE (SUBCONTRACTING) ART. 13 GA Subcontractors (Untervertragsnehmer) führen bestimmte, im GA angegebene Action Tasks (begrenzte Teile des Projekts) aus und verrechnen dafür einen marktüblichen Preis Gründe für den Untervertrag, Aufgaben des Subcontractors und voraussichtliche Kosten müssen im Antrag und im GA angeführt sein (nachträgliche Genehmigung auf eigenes Risiko möglich) Wenn keine Action Tasks betroffen sind: kein Subcontracting, sondern costs of other goods and services 22 SONSTIGE DIREKTE KOSTEN Reise- und Aufenthaltskosten von Personal und externen ExpertInnen: Förderfähigkeit richtet sich nach der üblichen Praxis des Förderungsnehmers im Antrag: Planung Reisekosten meist Vorgaben des Koordinators für Anzahl der Meetings => 1000 Euro Reisekosten/Meeting Anlagevermögen (Geräte etc.): Ersatz von Abschreibungskosten (nicht: Anschaffungskosten) bzw. Miete/Leasing Sonstige Waren und Services, wie etwa Verbrauchsmaterial, Kosten für Veröffentlichungen, CFS, Übersetzungskosten, Kosten für den Schutz geistigen Eigentums 23 12

CERTFICATE ON THE FINANCIAL STATEMENTS (CFS) Max. ein CFS nötig (zu Projektende): Nur bei Förderung 325.000 EUR Berechnung des Schwellenwerts inkl. Durchschnittspersonalkosten sonstige Stückkosten/Pauschalen werden nicht berücksichtigt 24 THEMENÜBERSICHT Wo sind Kosten im Antrag darzustellen? Überblick Kostenerstattung Förderquoten, direkte und indirekte Kosten Erstattungsfähigkeit von Kosten Personalkosten, Stundensatzberechnung Unterverträge (Subcontracting) Sonstige direkte Kosten Astrid Hoebertz: Tipps für den Antrag 25 13

KOSTENPLANUNG - VORGANGSWEISE Startpunkt: Welche Tasks habe ich im Projekt? und/oder: welche und wieviel Personen möchte ich finanzieren? Planung Personalressourcen/Personenmonate => Berechnung Personalkosten für Projektdauer. Großzügig berechnen, verschiedene Gehaltsstufen mitbedenken Planung Equipment (Abschreibungen?) / Consumables / other costs Planung Reisekosten meist Vorgaben des Koordinators für Anzahl Meetings => 1000 Euro Reisekosten/Meeting Subcontracting? als Koordinator: Formulare/Tabelle etc. an Partner zur Sammlung der Kosten ausschicken 26 DARSTELLUNG IM ANTRAG: EMPFEHLUNGEN zusätzlich zu den Tabellen auch textliche und grafische Beschreibungen => warum brauchen Sie dieses Budget?? Auffälligkeiten vorbeugen und pro-aktiv erläutern interessante Zusatzinfo liefern: z.b. wieviel Budget an KMU? 27 14

BEISPIEL ZUSATZGRAFIK 28 TAKE HOME MESSAGES Ausgewogen kalkulieren (nicht zu knapp nicht zu großzügig), Kosten realistisch abschätzen (Evaluierung!) - Budget muss zum Projekt passen! Gut darstellen, wofür das Geld eingesetzt wird Rechtzeitig mit den Regelungen des GA beschäftigen Überlegen, ob und wie Subcontractors und/oder Third Parties ins Projekt eingebunden werden sollen und im Antrag erläutern Widersprüche zwischen A- und B-Teil in Hinblick auf Kosten vermeiden Klare, selbsterklärende Erläuterungen / Grafiken 29 15

FAQs Wird im Kurzantrag/1. Stufe wirklich nur das Total Budget verlangt? Muss ich trotzdem eine Kostenkalkulation in der 1. Stufe machen? Kann ich mein Budget von der 1. Stufe zur 2. Stufe ändern? Wie rechne ich klinische Studien ab? Kann ich Kosten später im Projekt shiften?.. https://www.ffg.at/europa/recht-finanzen/themen 30 WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN: ALLGEMEINES General Grant Agreement (für Research and Innovation Actions, Innovation Actions, Coordination and Support Actions): http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/mga/gga/h2020-mga-gga-multi_en.pdf Annotated General Grant Agreement (kommentierte Fassung des General Grant Agreement): http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/amga/h2020-amga_en.pdf Reference Documents (Rules for Participation, Model Grant Agreement, Grants Manual): http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/reference_docs.html Horizon 2020 On-line Manual: http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/guide.html# Horizon 2020 FAQ: http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/support/faq.html Glossar: http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/support/reference_terms.html Informationen zum europäischen Förderangebot auf der Homepage der FFG: https://www.ffg.at/europa 31 16

WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN: HELPDESKS U. NATIONAL CONTACT POINTS Research Enquiry Service (Anfragen zu H2020 und FP7): http://ec.europa.eu/research/enquiries IT Helpdesk: http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/support/other_help_services.html# Ethics Helpdesk: http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/support/other_help_services.html#ohs4 European IPR Helpdesk: http://www.iprhelpdesk.eu/ Verzeichnis aller National Contact Points: http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/support/national_contact_points.html Forschungsservicestellen an den Universitäten (für Universitätsangehörige): http://www.forschungsservice.at/ 32 WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN: REGISTRIERUNG UND EINREICHUNG Guide on beneficiary registration, validation and financial viability check: http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/lev/h2020-guide-lev_en.pdf Grants Manual - Section on: Proposal submission and evaluation http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/pse/h2020-guidepse_en.pdf Proposal Submission Service User Manual: http://ec.europa.eu/research/participants/data/support/sep_usermanual.pdf Proposal Templates: http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/reference_docs.html#h2020- call_ptef-pt Description of the Action/Instructions: http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/gap/doa/h2020-doa-ria-iacsa_en.pdf IP Management in Horizon 2020: at the proposal stage https://www.iprhelpdesk.eu/ip_management_in_horizon_2020_at_the_proposal_stage 33 17

WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN: KLINISCHE STUDIEN IN HORIZON 2020 Essential information for clinical studies (Template EC): https://ec.europa.eu/research/participants/portal/doc/call/h2020/h2020-phc-2015-twostage/1632633-essential_information_for_clinical_studies_2015callsv3_en.pdf Clinical Trial Factsheet Fit for Health 2.0 project http://www.fitforhealth.eu/sites/default/files/factsheet%20clinical%20trials%20for%20web.pdf Webinar on Clinical Trials in Horizon 2020 Fit for Health 2.0 project: http://www.fitforhealth.eu/content/webinar-clinical-trials-horizon-2020-projects 34 DANKE FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT 35 18

Urheberrechtshinweis / Haftungsausschluss Sämtliche Texte, Grafiken und Bilder unterliegen dem Urheberrecht. Eine auch nur auszugsweise Verwendung ist nur mit ausdrücklicher Genehmigung der Österr. Forschungsförderungsgesellschaft mbh zulässig. Es kann keine Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Angaben übernommen werden. Jede Haftung für Schäden, die durch Nutzung oder Nichtnutzung der dargestellten Informationen oder durch fehlerhafte oder unvollständige Informationen verursacht wurden, ist ausgeschlossen. 36 19