KCS.net Kundentag 2013 SharePoint und Dokumentenmanagement Alfred Wallner / Jürgen Sadleder Head of Consulting, KCS.net / Head of Application Development KCS.net
Agenda SharePoint und Dokumentenmanagement SharePoint und DMS allgemein Positionierung SharePoint SharePoint als DMS Anwendungen / Live Demo ECM mit SharePoint & ecspand Welche Möglichkeiten bietet ecspand ecspand Integration in AX 2012 Ausgangsbelegarchivierung, Invoice-Management Zusammenfassung und Fragen
Allgemeines zum Thema SHAREPOINT
SharePoint und DMS Mit SharePoint haben sie eine optimale Basis für die Abbildung der DMS Anforderungen zur Verfügung. Standard Portalsystem Hohe Verbreitung (Quasi Standard) Optimale Systemintegration in bekannte Systeme wie Outlook und Office Viele DMS Funktionen vorhanden In vielen Unternehmen bereits in Teilbereichen im Einsatz
Anforderungen an ein DMS Was sind die organisatorischen Anforderungen an ein DMS System, wozu brauchen wir es? Strukturierte Ablage und Verwaltung von Dokumenten Wiederauffinden und Versionieren von Dokumenten Weiterbearbeiten von Dokumenten Bereitstellen / Verteilen von Dokumenten Papier reduzieren Sicherstellen wer / was sehen darf
Anforderungen an ein DMS Was sind die technischen Anforderungen? Versionierung Vorlagenmanagement Strukturierte Ablage Suche Berechtigungen Freigaben Mail Integration Offline ERP Integration Papierintegration (Scan) Extranet Rechtskonform Web fähig Optimierte Dokumente
SharePoint beinhaltet diese Möglichkeiten Versionierung Check in / Check Out Rechteverwaltung Dokumentenvorlagen Workflow Suche Benachtichtigen Portaltechnologie AD Integration Outlook Integration Office Integration.
SharePoint in der IT-Landschaft Strategie Einführung Betrieb ERP Fakturierung Aufträge Einkauf Lager FIBU FIBU Controlling MIS HR Abrechnung Schulung Bewerber Skills Pers-Akt CRM Kunden Marketing Außendienst Office Systeme Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation, DMS, Archivierung, Wissensmanagement Mail, Groupware Mail, Kalender, Aktivitäten, Workflow, Formularwesen, Intranet PPS MES Produktio nsplanung Instandhal tung WEB Appli katio nen Datenbanken Programmier sprachen CMS, B2B, B2C, Procurement, Onlinekatalog BI EAI SCM EDI Infrastruktur Netzwerk (LAN/WAN), Server, Storage, Security, Client, SW-Verteilung, DRM, Datensicherung
SharePoint in der IT-Landschaft Strategie Einführung Betrieb Verwaltung von Dokumenten Collaboration Informationsbereitstellung Office-Integration ERP Fakturierung Aufträge Einkauf Lager FIBU FIBU Controlling MIS HR Abrechnung Schulung Bewerber Skills Pers-Akt CRM Kunden Marketing Außendienst Office Systeme Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation, DMS, Archivierung, Wissensmanagement Mail, Groupware Mail, Kalender, Aktivitäten, Workflow, Formularwesen, Intranet PPS MES Produktio nsplanung Instandhal tung WEB Appli katio nen Datenbanken Programmier sprachen CMS, B2B, B2C, Procurement, Onlinekatalog BI EAI SCM EDI Infrastruktur Netzwerk (LAN/WAN), Server, Storage, Security, Client, SW-Verteilung, DRM, Datensicherung
SharePoint in der IT-Landschaft Strategie Einführung Betrieb Workflow Formularwesen Aktivitäten Kalender Intranet ERP Fakturierung Aufträge Einkauf Lager FIBU FIBU Controlling MIS HR Abrechnung Schulung Bewerber Skills Pers-Akt CRM Kunden Marketing Außendienst Office Systeme Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation, DMS, Archivierung, Wissensmanagement Mail, Groupware Mail, Kalender, Aktivitäten, Workflow, Formularwesen, Intranet PPS MES Produktio nsplanung Instandhal tung WEB CMS, B2B, B2C, Procurement, Onlinekatalog Infrastruktur Netzwerk (LAN/WAN), Server, Storage, Security, Client, SW-Verteilung, DRM, Datensicherung Appli katio nen Datenbanken Programmier sprachen BI EAI SCM EDI
SharePoint in der IT-Landschaft Strategie Einführung Betrieb Homepage Intranet Extranet ERP Fakturierung Aufträge Einkauf Lager FIBU FIBU Controlling MIS HR Abrechnung Schulung Bewerber Skills Pers-Akt CRM Kunden Marketing Außendienst Office Systeme Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation, DMS, Archivierung, Wissensmanagement Mail, Groupware Mail, Kalender, Aktivitäten, Workflow, Formularwesen, Intranet PPS MES Produktio nsplanung Instandhal tung WEB Appli katio nen Datenbanken Programmier sprachen CMS, B2B, B2C, Procurement, Onlinekatalog BI EAI SCM EDI Infrastruktur Netzwerk (LAN/WAN), Server, Storage, Security, Client, SW-Verteilung, DRM, Datensicherung
SharePoint in der IT-Landschaft Strategie Einführung Betrieb Chance zur Abdeckung vieler nicht in den Operativsystemen organisierten und abgewickelten Anwendungen in einer Anwendung Dadurch wird SharePoint Server zu einer strategischen Plattform außerhalb der Operativsysteme ERP Fakturierung Aufträge Einkauf Lager FIBU FIBU Controlling MIS HR Abrechnung Schulung Bewerber Skills Pers-Akt CRM Kunden Marketing Außendienst Office Systeme Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation, DMS, Archivierung, Wissensmanagement Mail, Groupware Mail, Kalender, Aktivitäten, Workflow, Formularwesen, Intranet PPS MES Produktio nsplanung Instandhal tung WEB CMS, B2B, B2C, Procurement, Onlinekatalog Infrastruktur Netzwerk (LAN/WAN), Server, Storage, Security, Client, SW-Verteilung, DRM, Datensicherung Appli katio nen Datenbanken Programmier sprachen BI EAI SCM EDI
Einige Beispiele ANWENDUNGEN & LIVE EINSTIEG
Umsetzung am Beispiel Projektakt Anforderungen Strukturierte Ablage Berechtigung Projektaufgaben Schnelle Suche von Dokumenten Einstieg in die LIVE DEMO
Zusammenfassung Projektakt Anforderungen Strukturierte Ablage Berechtigung Projektaufgaben Schnelle Suche von Dokumenten Zusammenfassung Optimale Ablagestrukturierung Schnelles Finden von Dokumenten Projektmanager kann Rechte selber steuern
Umsetzung am Beispiel Protokollverwaltung Anforderungen Ablage der Protokolle Berechtigungen Aufgabenmanagement Schnelle Suche von Dokumenten Einstieg in die LIVE DEMO
Zusammenfassung Protokollverwaltung Anforderungen Ablage der Protokolle Berechtigungen Aufgabenmanagement Schnelle Suche von Dokumenten Zusammenfassung Schnelles Finden von unterschiedlichen Protokollen Optimale Berechtigungen Einbindung von Aufgaben
Gelenkte Dokumente am Beispiel QM Anforderungen Prüfung und Freigabe Bereitstellung Schnelle Suche von Dokumenten Aktive Informationen Einstieg in die LIVE DEMO
Zusammenfassung QM Anforderungen Prüfung und Freigabe Bereitstellung Schnelle Suche von Dokumenten Aktive Informationen Zusammenfassung Umfassendes QM System auf der Basis von SharePoint Komfortables finden von Dokumenten und Vorgaben für die Mitarbeiter
Was fehlte bisher zum ECM-System? Bisher fehlte die Möglichkeit Prozesse abzubilden, welche eine rechtskonforme Dokumentenablage erfordern Bisher fehlte der Verweis auf die Schnittstellen zu den klassischen Archiv- und ERP-Systemen KCS bietet Ihnen nun mit ecspand eine voll in SharePoint integrierte Variante der rechtskonformen Archivierung
Rechtskonforme Archivierung AX Integration mit SharePoint und ecspand Sadleder Jürgen, KCS.net
Enterprise Content Management Management von Inhalten Dokumenten Erfassung Zur Unterstützung der betrieblichen Prozesse! Bereitstellung Verwaltung Bewahrung Speicherung
ecspand your SharePoint SharePoint zum vollwertigen ECM System erweitern
Konzept SharePoint als Basis Capture Link zu ERP Link zu SharePoint DMS Server Storage
Konzept SharePoint als Basis Capture Link zu ERP.. DMS Server Storage
SharePoint & ecspand Durch die Kombination mit ecspand wird SharePoint zum vollwertigen und strategisch überlegen platzierten ECM System &
ein Produkt der d.velop Gruppe Anbieter von integralen Lösungen für elektronische Archivierung Dokumentenmanagement Workflow Management 1992 gegründet 220 Mitarbeiter 2.300 Installationen weltweit http://www.ecspand.de
ecspand Integration in AX 2012
Integration in Dynamics AX
Zusätzliche ECM Features Basisfunktionalitäten aus der ECM Welt
ecspand link for Microsoft Dynamics nahtlose Integration zwischen Dynamics und SharePoint Überleitung von Belegen systemübergreifende Workflows Verfügbar für Microsoft Dynamics AX 2009 Microsoft Dynamics AX 2012 / 2012 R2
ecspand link for Microsoft Dynamics AX [2/3] Ausgangsbeleg-Archivierung rechtskonforme Belegablage in SharePoint (ecspand) Verlinkung des Belegs innerhalb der AX-Umgebung Flexible Konfiguration der Belege und Metadaten (Attribute) Integration der AX-Anhänge (Dokumentenverwaltung) automatische Übertragung der Informationen im Hintergrund
ecspand link for Microsoft Dynamics AX [3/3] Eingangsrechnungsverarbeitung vollständige Lösung vom Scan bis zur Verbuchung in AX Verknüpfung zwischen Dynamics AX und der ecspand Invoice- Management Lösung innerhalb des SharePoints workflowgestützte Rechnungsfreigabeprozesse automatischer Informationsaustausch im Hintergrund - zwischen Workflow und AX
Invoice-Management: Ablauf in 4 Schritten Post- Eingang Scan Freigabe Buchung Trennung zwischen Rechnungen und sonstigen Belegen Eindeutige Nummerierung je Mandant (Barcode) Scan der Rechnungen Beschlagwortung (autom. Klassifizierung des Beleges) workflowgestützte Rechnungsfreigabe Übermittlung des Freigabestatus an AX Erstellung des Freigabeprotokolls Erstellung eines Buchungsjournals in AX
Invoice Management Buchhaltung Poststelle Fachabteilung Controlling
Freigabeworkflow 1 2 3 4 Workflowschritte zur Freigabe
Vorteile elektronische Rechnungsfreigabe kein Papier nötig Beschlagwortung bereits während des Scan-Vorgangs möglich Freigabeworkflow Überleitung der Freigabeinformationen an AX verbuchungsfertige Belege
Live SHAREPOINT & ECSPAND AX 2012
ZUSAMMENFASSUNG UND FRAGEN
KCS ECM Gesamtsicht Dynamics AX BI - Kennzahlen CRM HR, Personalsysteme Rechnungen Reports Projektakten Protokolle HR Dokumente 3D Zeichnungen Abhängigkeiten ER Prozesse Handbücher (QM, ) Lieferscheine Verzeichnisablagen Extranets Kundenakten Wissen Strukturierte Dokumente Unstrukturierte Dokumente PDM Anwendungen Mail Integration Prozesse / Workflows Benutzerfrontend (Portal, Strukturierung, Rechte, Suche, ) Rechtskonforme Dokumentenablage ( Revisionssicherheit ) Scanning, Umgang mit Papierdokumenten ECM extended
KCS ECM Gesamtsicht - Umsetzung Dynamics AX BI - Kennzahlen CRM HR, Personalsysteme Rechnungen Reports Projektakten Protokolle HR Dokumente 3D Zeichnungen Abhängigkeiten ER Prozesse Handbücher (QM, ) Lieferscheine Verzeichnisablagen Extranets Kundenakten Wissen Strukturierte Dokumente Unstrukturierte Dokumente PDM Anwendungen Mail Integration Prozesse / Workflows Benutzerfrontend (Portal, Strukturierung, Rechte, Suche, ) Rechtskonforme Dokumentenablage ( Revisionssicherheit ) Scanning, Umgang mit Papierdokumenten ECM extended
Zusammenfassung SharePoint bietet Ihnen eine umfassende Plattform um ECM zu betreiben Abdecken der klassischen Themen im SharePoint Standard Integration ins Dynamics AX Basis für Prozesse mit rechtskonformer Archivierung Abbildung der ECM Anforderungen auf einem Quasi Standard
Sprechen Sie uns an! Wir stehen Ihnen gerne für Detailgespräche, Gemeinsame Analysen oder auch den Blick in unser lebendes System zur Verfügung. Wir freuen uns auf ein Gespräch
Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!