10 Jahre digitales Dokumentenmanagement

Unternehmensprofil Wir über uns www.st fassaden.de 2

WIR ÜBER UNS www.st-fassaden.de 3

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MATERIAL-MIX www.st-fassaden.de 5

Datenquellen: Resultat: ca. 5 bis 10 Bauakten je Projekt Stringentes Ablagesystem nach DIN ISO 9002 Baustellenbesuch mit Dokumentation = Umzug Verfügbarkeit der Dokumente eingeschränkt unterschiedliche Ablagesysteme der Mitarbeiter Falschablage von Dokumenten = Verlust Ordner auf Wanderschaft = keine Dokumente www.st-fassaden.de 13

5 10 Ordner je Projekt 100 Projekte im Jahr hochgerechnet auf 10 Jahre Resultat: ca. 7500 Ordner ca. 600 Regallaufmeter Akuter Platzmangel www.st-fassaden.de 14

Internet Verfügbarkeit/Dominanz eigene Internetdomain mit E Mail Postfächern Multifunktionsgeräte Ausbau des Computernetzwerkes www.st-fassaden.de 15

Datenquellen: Briefe (Papier) Faxe (Papier) PC Faxe (PDF) Scankopien (PDF) E Mails mit Anhang (PDF) Zeichnungen (Papier) Zeichnungen in (PDF) www.st-fassaden.de 16

Vorteile der Ablage in Ordner und Dateistruktur: Nachteile der Ablage in Ordner und Dateistruktur: zentrale Ablagestruktur gleichzeitiger Zugriff auf Daten sinnvoller Zusatznutzen des IT Netzwerkes Papierverbrauch nicht ökologisch kein zusätzlicher Arbeitsgang für Drucken und Ablage Ordner und Dateiname einzige Info zum Dokument Dateiname bei Vielzahl der Dokumente schwer zuzuordnen > lange Dateinamen Anzeige eines Dokumentes, Doppelklick min. 4 Ordner, plus Doppelklick Dokument Verlust von falsch abgelegten Dokumenten leichtes unbeabsichtigtes Verschieben von Ordnern und Dateien keine Volltextsuche innerhalb der Dokumente Wildwuchs bei unterschiedlichen Bezeichnungen und Ablagegewohnheiten der Mitarbeiter aufgeblähte und unübersichtliche Ordnerstrukturen im Zeitverlauf Arbeitsgang für Umbenennen und Ablage Schwindende Akzeptanz bei den Mitarbeitern www.st-fassaden.de 18

Vorteile Archiv: Nachteile Archiv: zentrale Ablagestruktur Rechtssicherheit in der Archivierung Steuerung der Zugriffsrechte auf Dokumente gleichzeitiger Zugriff auf Daten sinnvoller Zusatznutzen des IT Netzwerkes schnelles Auffinden der Dokumente Texterkennung innerhalb der Dokumente falsch abgelegte Dokumente durch die OCR Kennung nicht verloren Papierverbrauch nicht ökologisch Entlastung teurer Mitarbeiter von dem Arbeitsgang der Ablage Kosten der IT Infrastruktur Komplexität der IT Netzwerke Abhängigkeit von stabilen IT Prozessen und hoher Verfügbarkeit der Rechenleistung Arbeitsgang für das Anhängen der Informationen je Dokument Mitarbeiter müssen auf das neue System geschult werden Mitarbeiter müssen den Abschied von Papier wollen und mittragen Hohe Akzeptanz der Mitarbeiter www.st-fassaden.de 21

Beleganzeige www.st-fassaden.de 22

Anzahl der Seiten www.st-fassaden.de 24

Server Server Server Server www.st-fassaden.de 25

Steigerung des Datenstromes und der Datengeschwindigkeit durch E Mailverkehr extremer Zuwachs des E Mailverkehrs E Mail als zentrales Kommunikationsmittel große E Mail Anhänge Vervielfachung der Datenmengen durch Weiterleiten und verschiedene Postfächer Datenmüll E Mail Archivierung www.st-fassaden.de 27

automatische Archivierung von E Mails Bereinigung von Datendopplungen vom System Minimierung der Postfachgröße Rechtssicherheit in der Archivierung zusätzliche Suchfunktionen direkter Zugriff auf die E Mails in Outlook über Jahre E Mail Archivierung www.st-fassaden.de 28

Belegprüfung www.st-fassaden.de 29

Workflow für Belege der Eingangsrechnungen: Berechtigungen und Freizeichnungsketten klare zeitliche Abläufe verbindliche Regelungen der Vertretung sachliche Prüfung der Inhalte automatischer Abgleich mit Bestelldaten Workflow www.st-fassaden.de 30

Workflow www.st-fassaden.de 31

moderne IT Infrastruktur schnelles Auffinden von Dokumenten hohe Verfügbarkeit massenhafter Dokumente gleichzeitiger Zugriff auf die Dokumente ortsungebundener Zugriff auf die Dokumente Beschleunigung aller Prozesse im Unternehmen www.st-fassaden.de 32

Tessin/Rostock Zeichner Zeichner Kalkulation Pegau/Leipzig Projektleiter Owingen/Bodensee www.st fassaden.de 33

weiter rasant steigende Wissens und Datenmengen Vernetzung von Information und Standorten Notwendigkeit flexibler Arbeitsbedingungen (Home Office) Vernetzung von Information und Mobilität Es kommt noch viel auf uns zu www.st-fassaden.de 34

Vielen Dank!