POOL4TOOL Inside 90-50 - 100: Die Maße bei Hansgrohe 90 % der Produktionsmaterialien um 50 % schneller anfragen gibt 100 von 100 Punkten 6 Faktoren für erfolgreiches Prozessmanagement Prof. Dr. Jan vom Brocke im Interview Let Your Work Flow! Plus: 10 praktische Tipps, worauf beim Auf- und Umsetzen von Workflows zu achten ist Ausgabe Mai 2012 1
INHALT Inside Kunden 4 90-50 - 100: Die Maße bei Hansgrohe 4 Trumpf: Gute Karten im Einkauf 8 So einfach wie einen Schalter umzulegen 12 Verhandeln über Strom 14 Inside Experten 16 6 Faktoren für ein erfolgreiches Prozessmanagement 16 Inside International 18 Geballtes Industrie-Know-how 18 Rise again! 19 Inside POOL4TOOL 20 Let your Work Flow! 20 Vom Prozessverständnis bis zum täglichen Gebrauch 26 Ein Tag im POOL4TOOL Development 29 Produktionsteile auf Reisen: Aber sinnvoll! 30 Am Wort: Vom Keller bis zum Dach 34 Wir begrüßen im Team 35 Ihr Thema ist nicht dabei? Wir freuen uns auf Ihre Anregungen und Themenvorschläge für die nächste Ausgabe! 2 inside@pool4tool.com
EDITORIAL Liebe POOL4TOOL Community! Ich freue mich sehr, Ihnen im Rahmen der aktuellen Cover-Story einen Pionier auf dem Gebiet der elektronischen Beschaffung vorzustellen: Die Hansgrohe SE. Bereits 2003 haben wir eine webbasierte esourcing-lösung mit angebundenem Dokumentenmanagement-System in die SAP-Landschaft des Schwarzwälder Sanitär-Spezialisten integriert die damals einzigartig am Markt war und seitdem laufend gewachsen ist. Neben dieser besonderen Cover-Story geben wir dieses Mal richtig Gas und zeigen, wie die Automotive- Spezialisten Marquardt und Trumpf ihre Prozesse im Einkauf neu organisiert haben. POOL4TOOL Inside war auch für diese Ausgabe mit vielen Persönlichkeiten im Gespräch: So finden Sie neben dem Interview mit Frank Semling, Vorstand IT und SCM bei der Hansgrohe SE, auch Interviews mit Prof. Dr. Jan vom Brocke, Direktor des Instituts für Wirtschaftsinformatik an der Universität Liechtenstein, Markus Wiederstein, Geschäftsführer des Kostenmanagement-Spezialisten polarixpartner, sowie mit Regina Wünsche, der Leiterin der POOL4TOOL Academy. Als Produktschwerpunkte lesen Sie dieses Mal, warum Sie die Optimierung Ihrer BANF-Prozesse nicht immer nur auf die C-Teile-Beschaffung beschränken sollten und wie der Bahn-Infrastrukur-Spezialist Vossloh neuen Schwung in seinen Stromeinkauf bringt. Eine informative und spannende Lektüre wünscht Ihnen, Herzlichst Ihr Thomas Dieringer Vorstand POOL4TOOL AG 3
90-50 - 100: DIE MAßE BEI HANSGROHE 90 % der Produktionsmaterialien um 50 % schneller anfragen, gibt 100 von 100 Punkten vom Einkäufer und vom Lieferanten. Die Hansgrohe SE, der familiengeprägte Global Player aus dem Schwarzwald, steht weltweit für innovative sanitärtechnische Produkte und designorientierte Lösungen für das Bad. Obwohl die Verbrauchermärkte heute schnelllebig sind, ist die Nachfrage nach qualitativ hochwertigen Armaturen, Brausen und Duschsystemen nach wie vor ungebremst. Für die Hersteller bedeutet dieser Trend nicht zuletzt kürzere Produkteinführungsphasen. Immer häufiger entscheidet die Time-to-Market über Erfolg oder Misserfolg eines Produktes. Der Einkauf kann eine wichtige Rolle bei der Reduktion der Vorlaufzeiten spielen, sofern er frühzeitig in den Produktentstehungsprozess eingebunden wird. Vor allem die tendenziell langwierigen Anfrageprozesse für zeichnungsgebundene Neuteile bei Hansgrohe sind das immerhin rund 800 bis 1.200 pro Jahr lassen sich durch eine optimale Lieferantenkommunikation und mit den richtigen IT-Werkzeugen drastisch straffen. Qualität ist, wenn der Kunde zurückkommt und nicht das Produkt. Dieser Grundsatz ist fester Bestandteil der Qualitätsrichtlinien von Hansgrohe. Da der Material- oder Teilepreis somit nie das alleinige Entscheidungskriterium sein kann, suchte der Schwarzwälder Bad- und Sanitärspezialist nach anderen Optimierungspotenzialen im Einkauf. Von der Zeichnung zum Produkt Über 90 % der Anfragen für Produktionsmaterialien entfallen auf zeichnungsgebundene Metall- und Kunststoffteile, für die in der Vergangenheit Ausschreibungen inklusive sämtlicher relevanter Dokumente (u.a. edrawings mit großem Datenvolumen) mühsam per Post oder Email versendet wurden. Aufgrund von Unschärfen und fehlender Details bedeutete dies immer wieder nachträgliche Korrekturen und einen Mehraufwand sowohl für die Lieferanten als auch die Einkäufer. Als langjähriger SAP-Anwender hat Hansgrohe eine breite SAP-Landschaft aufgebaut. Neben der vollständigen Integration der esourcing-lösung in das bestehende ERP-System müssen vor allem auch alle erforderlichen Dokumente, Normen und Zeichnungen aus dem PLM-System einfach übertragen werden. Als typisches Unternehmen der Fertigungsindustrie mit einem derart hohen Anteil an zeichnungsgebundenen Anfragen fand Hansgrohe in den in der Anfangszeit der elektronischen Beschaffung üblichen katalogbasierten IT-Lösungen keine ausreichende Unterstützung. Gemeinsam mit POOL4TOOL wurde daher im Jahr 2003 begonnen, eine webbasierte esourcing- Lösung mit angebundenem Dokumentenmanagement-System in die SAP-Landschaft von Hansgrohe zu integrieren, die in dieser Form damals einzigartig am Markt war. 4
Inside Kunden Pioniere der elektronischen Beschaffung Mit der Einführung von POOL4TOOL als Lieferanten- und Einkaufsportal hat Hansgrohe bereits vor nunmehr neun Jahren vorhandene Strukturen und Abläufe in eine moderne IT-Umgebung mit durchgehenden Geschäftsprozessen und nahtlosen Informationsflüssen übertragen. Der Kernpunkt der Prozessoptimierung liegt in der Abwicklung von Anfragen zeichnungsgebundener Teile. Der CAX-Datenaustausch erfolgt vollautomatisch über das Lieferantenportal, die Daten werden dabei aus SAP oder dem CAD-Datenpool gezogen und den Lieferanten am Portal zum Download zur Verfügung gestellt. Dadurch spielt die Größe der Dokumente keine Rolle. Falls die entsprechende CAD-Zeichnung bzw. Produktdokumentation noch nicht am Sourcing-Portal vorhanden ist, wird sie Workflow-gesteuert aus den jeweiligen Systemen gezogen und in verschlüsselter Form übertragen. Auch die Lieferanten profitieren von dieser kostenlosen Mehrleistung, was sich in der hohen Akzeptanz der elösung widerspiegelt. Über 75 Prozent der Lieferanten, auf die wiederum über 90 Prozent des Einkaufsvolumens entfallen, sind am Portal angebunden. Der in der Vergangenheit praktizierte manuelle Versand von Anfragen per Email, die zeitaufwändige Suche der richtigen Dokumente, die Analyse der eintreffenden Angebote sowie die Pflege der Daten in SAP konnten durch den Einsatz von POOL4TOOL drastisch um bis zu 50% reduziert werden. Auch die Rücklauffrist für Angebote wurde um durchschnittlich 2-3 Tage verkürzt, im Global Sourcing-Bereich um bis zu 14 Tage. In der gleichen Zeit können nun wesentlich mehr Anfragen generiert werden, wodurch trotz zahlreicher Neuentwicklungen keine zusätzlichen Kapazitäten im Einkauf aufgebaut werden müssen. Die Lieferanten-Langzeiterklärung wurde ebenfalls in vollem Umfang in das Online-Lieferantenportal integriert. Damit kann jeder Hansgrohe-Lieferant seine Daten pro Material (Ursprungsland, Gültigkeit, Präferenzzone) online erfassen, sodass diese nicht mehr durch den Einkauf eingepflegt werden müssen. Effiziente Anbindung neuer Lieferanten Als jüngstes Modul wurde die SRM-Lösung von POOL4TOOL integriert, um neue Lieferanten noch effizienter sowie kostenschonend zu qualifizieren und zu klassifizieren. Die zuständigen Lead Buyer werden mittels Hansgrohe-spezifischer Workflows über neue Lieferanten informiert und können nach internen Standards Freigaben erteilen. Die Transparenz über den bestehenden Lieferantenstamm und neue Lieferanten steigt dadurch erheblich. Die elösung ist nicht zuletzt dadurch zu einem fixen Bestandteil im Arbeitsalltag der Einkäufer geworden. Die elösungen von POOL4TOOL entlasten unsere Lead Buyer von administrativen Tätigkeiten und schaffen somit Raum, um strategische Kernaufgaben besser vorzubereiten, zu steuern und zu überwachen. Der dadurch gewonnene Mehrwert für das Unternehmen liegt für uns auf der Hand.XXXX i Helmut Günter Teamleiter Methods & Services 5
Anspruch an die Qualität: Unerreichbar und nicht kopierbar POOL4TOOL im Gespräch mit Frank Semling, Vorstand IT und SCM bei der Hansgrohe SE Ist mit der Umwandlung in eine Societas Europaea (SE) - also eine Europäische Aktiengesellschaft - endgültig der Sprung zum Globalen Player aus dem Schwarzwald vollzogen? Obwohl wir 80 % der Wertschöpfung in Deutschland erzielen, sind wir mit eigenen Niederlassungen in 37 Ländern auf allen Kontinenten ein stark international ausgerichtetes Unternehmen, das schon seit einigen Jahren rund 80 % des Umsatzes im Auslandsgeschäft erzielt. Dieser internationalen Ausrichtung trägt die neue Gesellschaftsform Rechnung. Dass damit die Arbeitnehmervertreter in unserem Aufsichtsrat nunmehr auch aus unseren Auslandsgesellschaften kommen können, sendet auch ein klares Signal an unsere Belegschaft: Nicht nur deutsch, sondern auch international denken. Wie etabliert man sich auf internationalen Märkten und was trägt der Einkauf bei Hansgrohe dazu bei? Volatilität ist die neue Normalität. Darauf muss sich der Einkauf schon seit längerem einstellen. Und: Der Einkauf muss mindestens genauso international denken, wie das Unternehmen selbst. Als Unternehmer muss ich heute schon wissen, wo ich morgen gemeinsam mit meinen Lieferanten stehen will. Wenn ich beispielsweise ein Werk egal ob in Deutschland oder in Brasilien plane, muss ich auch heute schon überlegen, welche Lieferanten für dieses Werk in Frage kommen könnten und diese rechtzeitig dahingehend entwickeln, dass sie unsere hohen Anforderungen erfüllen. Was sagt diese neue Normalität über die Stabilität der Supply Chain aus? Die Supply Chain muss sich an diese Anforderungen selbstverständlich anpassen. Eine instabile Supply Chain kann sich heutzutage niemand mehr erlauben. Denn: Sie kann das Wachstum gefährden. Da nützt auch das allerbeste Produkt nichts, wenn man nicht auch kurzfristig große Aufträge bewältigen kann. Je größer der Auftrag ist, desto heikler kann das Zeitfenster werden. Ein Beispiel: Ein neues Hotel mit 4.000 Zimmern und dementsprechenden Badezimmer-Wünschen wird in der Regel zwei Jahre im Voraus geplant und in der Supply Chain berücksichtigt. Wenn der Auftraggeber sich kurzfristig für ein anderes Modell als das ursprünglich geplante entscheidet, muss man trotzdem in der Lage sein, auch dieses termingerecht zu liefern. Erst wenn dies gelingt, ist die Supply Chain ansatzweise stabil. Zu den Produkten selbst: Qualität ist, wenn der Kunde zurückkommt und nicht das Produkt. Das ist eine Kernmessage von Hansgrohe. Wenn die Qualität so hoch ist, darf dann der Preis überhaupt eine Rolle spielen? Qualität können heute schon viele. Man muss aber an seine Grenzen gehen, um so unkopierbar wie möglich zu sein und zu Seit der Gründung im Jahr 1901 in Schiltach im Schwarzwald zählt die Hansgrohe SE zu den Impulsgebern und Innovationsführern der internationalen Sanitärbranche. Zahlreiche Erfindungen von Hansgrohe, wie etwa die Brausestange oder Handbrausen mit verstellbaren Strahlarten sind inzwischen Standards in den Badezimmern rund um den Globus. Das Unternehmen mit seinen vier Marken Hansgrohe, Axor, Pharo und Pontos produziert in sechs Werken in Deutschland sowie in vier weiteren im Ausland. Mit Niederlassungen in 37 Ländern auf allen Kontinenten gehört der Schwarzwälder Armaturen- und Brausenspezialist zu den wenigen Global Playern der Sanitärbranche. Im Jahr 2010 beschäftigte das Unternehmen weltweit 3.200 MitarbeiterInnen und erzielte einen Umsatz von 693 Millionen Euro. 6
Inside Kunden bleiben. Unser Qualitätsversprechen umfasst dabei nicht nur die Verarbeitungsqualität, sondern auch den erzielten Kundennutzen, Nachhaltigkeitsaspekte und die komplette Serviceplatte. Sie erreichen dann einen Wettbewerbsvorteil, wenn die Qualität für die anderen unerreichbar wird. Wir arbeiten daher ständig am Limit im Grenzbereich des technisch Machbaren. Insbesondere unsere Form der Oberflächenveredelung ist derzeit State of the Art-Technologie. Dabei spielt das Zielkostenmanagement in der Entwicklung natürlich eine große Rolle und muss vernünftige Marktpreise für einzigartige Top-Produkte ermitteln. An der falschen Stelle darf dafür allerdings nicht gespart werden. Prozesse und die dazugehörige IT-Infrastruktur bieten aber gute Möglichkeiten, effiziente Kostenhebel anzusetzen. Der Weg vom Thema Qualität hin zur Plagiat-Problematik ist ein kurzer. Ist es ein Ärgernis oder ein Kompliment? Immerhin werden nur die Besten kopiert. Man könnte es natürlich als Kompliment sehen, aber der wirtschaftliche Schaden durch Produktpiraterie beläuft sich geschätzt auf ca. 5-10 % unseres Nettoumsatzes. Übertragen bedeutet dies, dass bei Hansgrohe die Schaffung neuer Arbeitsplätze durch Plagiate und Nachahmerprodukte verhindert wird. Wir sprechen hier von etwa 100 Stellen. Auch aus diesem Grund kennt Hansgrohe kein Pardon für Produktpiraten. Zu den Gegenmaßnahmen, die wir gegen die Produktpiraten ergreifen, gehört auch die öffentlichkeitswirksame Vernichtung beschlagnahmter Kopien. Das Unternehmen will dadurch deutlich machen, dass die Kopien für den Verbraucher im Vergleich zum Original die schlechtere Wahl sind. Das Originalprodukt aus zertifizierten, geprüften Materialien bietet in der Regel wesentlich mehr Funktionen und damit dem Konsumenten einen größeren Nutzen als das Plagiat. Wie tragen Hansgrohe-Lieferanten zum hochwertigen Endprodukt bei? Unsere Lieferanten werden aktiv in den Produktentstehungsprozess eingebunden zukünftig noch enger und stärker. Man muss als Produzent das Know-how seiner Lieferanten mit nutzen, um sich technologisch so stark abzugrenzen. Umgekehrt müssen wir unsere Lieferanten auch auf unsere hohen Anforderungen und neue Vorgaben etwa in Sachen Nachhaltigkeit einschwören. Unsere elektronische Plattform unterstützt uns dabei, diese enge Einbindung so effizient wie möglich zu gestalten. XXXDer Material- oder Teilepreis kann für uns nie das alleinige Entscheidungskriterium sein. Vor allem die Oberflächenveredelungstechnik unserer Produkte stellt höchste Anforderungen an unsere Lieferanten. Auf Kosten der Qualität zu sparen, ist für uns völlig ausgeschlossen. Frank Semling Vorstand IT und SCM 7
Foto: TRUMPF Gruppe TRUMPF: GUTE KARTEN IM EINKAUF Der Fertigungstechnik-Spezialist TRUMPF setzt auf das Lieferantenportal von POOL4TOOL, um die weltweite Kommunikation mit seinen Lieferanten zu verbessern. Als weltweit agierendes Technologieunternehmen stehen Qualität, herausragende Produkte und hocheffiziente Prozesse im Vordergrund. Ein weltweites Netz von geschäftsfeldübergreifenden Produktions-, Vertriebs- und Servicegesellschaften unterstützt die unternehmerischen Aktivitäten. Nachdem das Geschäftsjahr 2010 anfänglich noch unter den dramatischen Entwicklungen der weltweiten Wirtschafts- und Finanzkrise gelitten hatte, wurde gesamtunternehmerisch noch stärker auf Innovation und Internationalisierung gesetzt. Im Zuge der Krisenbewältigung wurden auch Möglichkeiten gesucht, Lieferanten effizienter an das Unternehmen zu binden und den Einkauf gleichzeitig operativ zu entlasten. Der Informations- und Datenaustausch zwischen TRUMPF und seinen Lieferanten war mit unterschiedlichen Automatisierungsgraden (z.b. von der manuellen Erfassung der Bestellbestätigungen bis hin zu Bestellbestätigungen per EDI) gestaltet und wurde über unterschiedlichste Medien (Fax, Email, EDI) und unterschiedliche Kommunikationswege abgewickelt. Die hohe Bedienerfreundlichkeit führt zu hoher Akzeptanz auch bei den Lieferanten. Die Vereinheitlichung von Informations- und Datenaustausch verkürzt die Gesamtbearbeitungszeit, die Prozesssicherheit wird durch Workflows maßgeblich gesteigert. Eben diese Medienbrüche wollte man bei der Kommunikation mit den Lieferanten eliminieren, Doppelerfassungen von Daten vermeiden und die Gesamtbearbeitungszeiten verkürzen. In einer Evaluierung möglicher Lösungen (sowohl Inhouse- Lösungen als auch Online-Plattformen) wurden die Punkte Knowhow, Funktion und Bedienung, Infrastruktur und Datensicherheit sowie die zu erwartende Akzeptanz bei den Lieferanten untersucht: POOL4TOOL hat nach diesen Kriterien die beste Lösung angeboten und konnte unter anderem durch hohe Bedienerfreundlichkeit überzeugen. 8
Inside Kunden Reduzierung des operativen Aufwands Das Lieferantenportal POOL4TOOL wird als SaaS-Lösung genutzt, wobei die Prozesse vollständig in das SAP-System von TRUMPF integriert werden. Das Hauptziel ist die Reduzierung des operativen Aufwandes für die Bestellabwicklung mit Lieferanten über WebEDI und die damit verbundene Verbesserung der Kommunikation. Die bestehende, selbst verwaltete EDI-Lösung wurde dabei vollständig durch POOL4TOOL abgelöst. Die bestehenden EDI-Verbindungen mit Lieferanten wurden vollständig auf POOL4TOOL migriert. Für uns ist es wesentlich, dass mit POOL4TOOL mehrere Prozesse abteilungs- und prozessübergreifend in einer Lösung abgebildet werden. Das Lieferantenportal ist die Datendrehscheibe, auf der alle Informationen zusammenlaufen und die zentrale Kommunikationsstelle zu unseren Lieferanten.XXXX Michael D Alessandro Zentral Einkauf TRUMPF GmbH + Co KG POOL4TOOL deckt von Knowhow über Infrastruktur bis hin zur Datensicherheit alle Kriterien ab. 9 Foto: TRUMPF Gruppe
Inside Kunden Foto: TRUMPF Gruppe Die Neuanbindung zukünftiger Lieferanten wird maßgeblich vereinfacht. Die IT-Abteilung und der Einkauf bei TRUMPF arbeiten dabei Hand in Hand und das Projekt verfolgt gesamtstrategische Ziele. Die Schonung der Ressourcen und die Bündelung von Zuständigkeiten stellen den großen Mehrwert dar und waren mit ausschlaggebend, sich für POOL4TOOL zu entscheiden. POOL4TOOL unterstützt den Einkäufer über ein standardisiertes und sehr flexibles Mahn- und Erinnerungswesen. Wird eine Bestellung innerhalb einer bestimmten Frist nicht vom Lieferanten geöffnet bzw. bestätigt, wird automatisiert über die Workflow Engine eine Mahnung an den Lieferanten und nach einer weiteren Frist eine Benachrichtigung an den Einkäufer versandt. Im POOL4TOOL Bestellmonitor ist die Anzahl der bereits durchgeführten Mahnungen ersichtlich. Reklamationen inklusive Das POOL4TOOL Reklamationsmodul empfängt vollautomatisch Reklamationen aus dem ERP-System, die von den Lieferanten direkt am Portal eingesehen und bearbeitet werden können. POOL4TOOL bildet damit auch den kompletten Regelkreis im Qualitätsmanagement ab: Alle Schritte, von der ersten Meldung über die Information an den Lieferanten, die Erfassung der Rückmeldung und die Nachricht an den QM-Verantwortlichen bei TRUMPF sowie die Endbeurteilung der Reklamation werden dabei berücksichtigt. 10 Jeder POOL4TOOL-Workflow hat einen standardisierten Ablauf mit einem definierten Ende. Welche Informationsflüsse oder Aktivitäten welcher Abteilungen des Unternehmens zu einer durchgängigen Prozesskette verknüpft werden, bestimmt jeder Kunde selbst. POOL4TOOL bildet die spezifischen Anforderungen wie am Beispiel TRUMPF im Mahn- und Erinnerungswesen anhand einer exakten Prozess-Spezifikation im Vorfeld ab und hinterlegt diese über ein entsprechendes Customizing einmalig im System. Dieser hohe Grad an Automatisierung erleichtert den Prozess maßgeblich und schafft Transparenz sowie Prozesssicherheit im Mahnwesen und auch bei vielen anderen Prozessen im Einkauf. Foto: TRUMPF Gruppe
Beratung von Unternehmen in der Fertigungsindustrie industrieerfahren & umsetzungsstark Die großen Vorteile sind, dass strukturierte Informationen mit einer besseren Datenqualität, zeitnah und mit einer hohen Prozesssicherheit fließen und TRUMPF darüber hinaus die Möglichkeit hat, Prozessschritte, die beim Lieferanten ablaufen, zu integrieren, zu standardisieren und zu optimieren.xxxxxx Thomas Sailer Zentralbereich IT + Prozesse TRUMPF Gruppe Unser Dienstleistungsuniversum Markt und Strategie Innovation und Produktentstehungsprozess Einkauf und Supply-Chain Produktion & Operations Projekt & Risikomanagement Distribution & After Sales Mit einem Umsatz von 2,024 Milliarden Euro und rund 8.550 Mitarbeitern zählt die TRUMPF Gruppe zu den weltweit führenden und größten Unternehmen in der Fertigungstechnik. Drei Geschäftsbereiche Werkzeugmaschinen/ Elektrowerkzeuge, Lasertechnik/Elektronik und Medizintechnik mit fünf Tätigkeitsfeldern bilden die TRUMPF Gruppe. Die Unternehmensgruppe ist mit rund 60 Tochtergesellschaften und Niederlassungen in fast allen europäischen Ländern, in wichtigen Industriestaaten Nord- und Südamerikas sowie in Asien vertreten. Produziert wird in Deutschland, China, Frankreich, Großbritannien, Mexiko, Österreich, Polen, in der Schweiz, in Tschechien und in den USA. Mehr Infos unter Telefon +49 6581 8290-0 Fax +49 6581 8290-100 E-Mail info@polarixpartner.com www.polarixpartner.com 11
SO EINFACH WIE EINEN SCHALTER UMZULEGEN Der Automobilzulieferer Marquardt schafft neue Synergien im Einkauf und verwaltet Stammdaten einfacher. Das Familienunternehmen mit Sitz in Rietheim-Weilheim hat im Geschäftsjahr 2011 einen Umsatz von über 600 Millionen Euro erwirtschaftet. Der Konzerneinkauf am Stammsitz steuert mittels einer Matrixorganisation die weltweiten Einkaufsfunktionen Projekteinkauf, Serieneinkauf für Produktionsmaterial sowie Nicht-Produktionsmaterial, Einkaufsstrategie und Supplier Quality Management. Lokale Aufgaben übernehmen dabei die Einkaufsabteilungen in den einzelnen Werken. Mit der Einführung der Lieferantenplattform POOL4TOOL schafft Marquardt eine zentrale, global verfügbare Informationsbasis für den Einkauf. Bis dato liegen die generellen Informationen über Lieferanten weitgehend in Papierform und nur am Stammsitz in Rietheim vor. Aus den lokalen Einkaufsabteilungen ist ein direkter Zugriff nicht möglich. Daten müssen aus verschiedenen Quellen zusammengefügt und gepflegt werden. Die Aktualisierung der Daten erfolgt aufgrund des hohen Aufwands nur sporadisch und punktuell. POOL4TOOL bietet hier eine einheitliche und für alle Beteiligten einsehbare Plattform, die die notwendige Transparenz herstellt. Sicherer als Email Der Konzerneinkauf von Marquardt arbeitet nach einem Lead- Buyer-Konzept und setzt die Warengruppenstrategien über sogenannte Bidder-Lists um, die aktuell als Excel-Files ohne Systemanbindung vorliegen. Der Lead-Buyer steuert so die Lieferantenauswahl im Projekteinkauf. POOL4TOOL setzt das Lead-Buyer-Konzept von Marquardt praktisch um, berücksichtigt warengruppenspezifische Informationen, unterstützt durch vollautomatisierte Prozesse die Abarbeitung und erleichtert die Lieferantenauswahl bei der Anfrage neuer Projektteile. POOL4TOOL setzt das Lead-Buyer- Konzept von Marquardt praktisch um, berücksichtigt warengruppenspezifische Informationen, unterstützt durch vollautomatisierte Prozesse die Abarbeitung und erleichtert die Lieferantenauswahl bei der Anfrage neuer Projektteile. 12
Inside Kunden Während die Kommunikation mit den Lieferanten in der Serie seit Jahren stark automatisiert ist Marquardt wickelt 95% des Einkaufsvolumens über Lieferpläne und Abrufe sowie 60% der Abrufe über EDI ab ist der Anfrageprozess kaum standardisiert und erfolgt fast ausschließlich per Email. Dadurch besteht wenig Transparenz über zukünftige Bedarfe aus neuen Projekten und frühzeitige Steuerungsmöglichkeiten durch den Lead Buyer bezüglich Lieferantenauswahl fehlen. Die Angebote von verschiedenen Lieferanten sind schwer zu vergleichen, die Detaillierung ist nicht vorgegeben, die Ablage der Angebote ist einkäufer-/projektabhängig und nicht global einsehbar. Darüber hinaus ist der Versand von technischen Unterlagen für Anfragen per Email aus Sicht der Datensicherheit als kritisch zu betrachten. Die wichtigsten Dokumente sind automatisch immer dabei Nach einer ausführlichen Marktanalyse wurden vier Anbieter im Detail geprüft. POOL4TOOL hat durch ein sehr umfangreiches, ganzheitliches Lösungsspektrum, hohe Fachkompetenz in der Präsentation der elösung und gute Bedienerfreundlichkeit, bei gleichzeitig hoher Rentabilität gepunktet.xxxx Jochen Martin Teamleiter Strategischer Einkauf Im Anfrage-/Angebotsprozess minimiert Marquardt mit dem RFQ-Modul von POOL4TOOL den Aufwand, erhöht die Qualität der Anfragen und insbesondere der Angebote. Wichtige Vergabedokumente werden automatisch der Anfrage beigefügt. Die Preise werden durch die vorgegebene Angebotsstruktur mit hoher Detaillierung transparenter, die Vergleichbarkeit wird deutlich verbessert und die Dokumentation der Lieferantenauswahl erhöht sich. Die einfache Versionierung von Anfragen ermöglicht es dem Projekteinkäufer, schnell und effizient Preise für neue Änderungsstände einzuholen. Die Marquardt-Gruppe ist ein weltweit führender Hersteller von elektromechanischen und elektronischen Schaltern und Schaltsystemen für Fahrzeuge, Elektrowerkzeuge, Haushaltsgeräte und sonstige industrielle Anwendungen. Das schwäbische Familienunternehmen mit Sitz in Rietheim-Weilheim hat im Geschäftsjahr 2011 weitere Märkte hinzugewonnen und damit seine Rolle als weltweiter Innovationsführer bestätigt. 13
ÜBER VERHANDELN UNTER STROM Vossloh nutzt die eauction-lösung von POOL4TOOL Es war bei Vossloh, dem Spezialisten im Bereich Schiene- und Bahninfrastruktur, die einzige große Vergabeentscheidung zu diesem Zeitpunkt. Und er konnte besser nicht sein: Der Strompreis war Börse-abhängig gerade im Keller. Allerdings musste es schnell gehen. Innerhalb von zwei Wochen wurden die Ausschreibung über eine Vollstrombelieferung über eine Menge von 11.571.500 kwh/a und die Auktion realisiert. Rund 27 Lieferanten bewarben sich dafür, an der Auktion teilzunehmen, sechs schafften es durch die Vorqualifizierung und durften ihre Gebote abgeben. Das Ergebnis ist Top der Strompreis wurde für die nächsten drei Jahre Börse-unabhängig festgelegt und es wurden 5% vom ohnehin schon niedrigen Börsenkurs eingespart. Auktionen bieten höchtste Objektivität Durch eine elektronisch geführte und von einem Dritten überwachte Auktion wird absolute Transparenz und höchst mögliche Objektivität hergestellt: Für den Ausschreibenden genauso wie für den Lieferanten. Eine Vorauswahl der Lieferanten nach Qualitätskriterien und anderen Faktoren wird vor der Auktion getroffen bei der Auktion selbst geht es nur um den Preis. Theoretisch könnten alle Vergabeentscheidungen per Auktion getroffen werden die Ergebnisse sind überzeugend. Praktisch ist unsere nächste Auktion mit POOL4TOOL zum Thema Gas. Die Ausschreibung ist bereits gelaufen, wir warten nur noch auf den richtigen Zeitpunkt.XXXXXX Stephan Reich Purchasing Department Vossloh Werdohl GmbH Das Ergebnis ist transparent und endgültig. Diese eindeutige Entscheidung erleichtert die Argumentation für den Einkäufer sehr auch wenn es darum geht, sich nach der Auktion von einem langjährigen, aber eben teureren Lieferanten trennen zu müssen. Vossloh ist weltweit in ausgewählten Märkten für Bahn-Infrastruktur und Bahntechnik tätig. Der mittelständische MDAX-Konzern bündelt seine Aktivitäten in den zwei Geschäftsbereichen Rail Infrastructure und Transportation. Zur Vossloh-Gruppe zählen rund 90 Gesellschaften in 30 Ländern. Mit über 4.900 Mitarbeitern erwirtschaftete der Konzern 2010 einen Konzernumsatz von rund 1,35 Milliarden Euro. 14
Inside Kunden Vossloh hat mit dieser eauction das erste Mal mit einer elösung gearbeitet und sich die Wahl des Anbieters nicht leicht gemacht. Nach einer Evaluierung möglicher Anbieter durch die CON MOTO Consulting Group ist die Entscheidung zugunsten des erfahrenen Anbieters POOL4TOOL gefallen.xxxx Evelyn Kunkel Projektleiterin CON MOTO Consulting Group Die CON MOTO Consulting Group GmbH berät Vossloh bei der Verbesserung interner Prozesse im Einkauf und in Fragen der Warengruppenstrategie. Der goldene Weg Geführte Auktionen mit POOL4TOOL Lesen Sie mehr auf www.pool4tool.com Auktionen sind (je nach Typus) unbestritten eine transparente Form der Preisverhandlung, mit der sich völlig neue Einsparpotenziale erschließen lassen. Hintergrund dieser Art der Preisfindung sind Informationsasymmetrien am Markt. Ein Einkäufer kennt häufig nicht die Verhandlungsbereitschaft seiner Lieferanten: Setzt er einen zu niedrigen Preis fest, so kann er gute Lieferanten vergraulen. Setzt er seinen Preis zu hoch an, verringert er die eigenen Margen. Eine richtig vorbereitete und geführte Auktion hilft, diese Unsicherheiten zu beseitigen und ermöglicht ein transparentes und optimales Ergebnis. Die Auktion findet die goldene Mitte. Das POOL4TOOL eauction-modul ist ein webbasiertes Auktionstool mit einfacher Administration und zählt aufgrund seiner fortschrittlichen Push-Technologie zu den ausgereiftesten Lösungen am Markt. Aufgrund der innovativen Realtime- Synchronisation übermittelt POOL4TOOL sämtliche Daten in Echtzeit und bringt so noch mehr Dynamik in die Auktion. Das POOL4TOOL Consulting-Team erarbeitet die Rahmenbedingungen gemeinsam mit dem Kunden. Der verantwortliche Einkäufer kennt die in Frage kommenden Lieferanten. Falls notwendig, können aber weitere Lieferanten gemeinsam mit dem Consulting-Team evaluiert und zusätzlich zur Auktion eingeladen werden. Abhängig von der Produktgruppe können verschiedene Kriterien relevant sein, beispielsweise Qualität, Zertifikate oder Fördermenge. Aufgrund dieser Kriterien können alle Lieferanten vor der Auktion gewichtet werden müssen es aber nicht. In der Auktion selbst wird nur mehr der Preis verhandelt, was aufgrund vorhandener Gewichtungen aber nicht automatisch bedeutet, dass der billigste Lieferant den Zuschlag erhält die beste Kombination aus Gewichtung und Preis gibt dann den Ausschlag. Vom Probelauf zum Top-Preis Vor der tatsächlichen Durchführung der Auktion wird ein Testlauf mit dem zuständigen Einkäufer durchgeführt. Parallel dazu schult das Customer-Support-Team die vorqualifizierten Lieferanten. Die Trennung zwischen Consulting/Kunde und Supportschulung/ Lieferant ist wichtig, um ein hohes Maß an Objektivität zu gewährleisten. Zwischen den Lieferanten und dem Consulting- Team herrscht Funkstille, um den Ablauf der Auktion nicht zu gefährden bzw. Nebenverhandlungen im Vorfeld zu verhindern. Bester Preis mit fairen Mitteln Bei der englisch-dynamischen Auktion beispielsweise sieht der Lieferant, wo er im Ranking steht, aber nicht die Höhe der Gebote. Laufende Preis-Verbesserungen sind also während der festgesetzten Auktionszeit möglich, ja sogar erwünscht. So wird der beste Preis mit fairen Mitteln festgesetzt. 15