Fortsetzungen & Zeitschriften Stand 20.11.2012 Version 2.6
Inhalt Artikel anlegen... 3 Objekt anlegen... 4 Direktbelieferung... 6 Zeitschriftenabonnement berechnen... 6 Fortsetzung berechnen... 8 Lieferung an die Buchhandlung... 9 Zeitschriftenabonnement einbuchen... 9 Zeitschriftenabonnement berechnen... 10 Fortsetzung einbuchen... 10 Fortsetzung berechnen... 11 Verwalten... 12 Kündigen... 13 Deaktivieren... 14 Reklamieren... 15 Erneuern... 16 Freitext auf Belegen drucken... 17 Rechnungspositionen gutschreiben... 18 Zeitschriften an Kasse verkaufen... 18 Remittieren... 18 FuZ-Artikel ohne Abonnement verkaufen... 18 FuZ euro-bis flow Seite 2 von 18
Um in euro-bis flow Fortsetzungen und Zeitschriften zu verwalten legen Sie sog. FuZ- Objekte an. In diesen verknüpfen Sie den Kunden mit einem Fortsetzungs-Artikel. Auch die Bezugskonditionen und die Art der Abrechnung werden im FuZ-Objekt hinterlegt. Alle Aktivitäten (z. B. erzeugte Belege) werden in der FuZ-Historie dokumentiert. Artikel anlegen Damit für einen Artikel ein FuZ-Objekt erstellt werden kann, muss er zunächst im Artikelmanagement angelegt werden. Unter Basisdaten wird der gewünschte Artikeltyp vergeben: Fortsetzung Zeitschrift Titel Erscheinungstermin oft unregelmäßig. Häufig Lieferung an die Buchhandlung, aber auch Direktbelieferung möglich. In der Regel Berechnung einzelner Ausgaben. Auf Kundenbelegen werden die einzelnen Ausgaben genannt. Regelmäßige Erscheinungstermine. Oft Direktbezug, aber auch Lieferung an die Buchhandlung möglich. Keine Berechnung von einzelnen Ausgaben, es wird eine Verlegerrechnung, z. B. Jahresrechnung über einen bestimmten Bezugszeitraum erzeugt. Auf Kundenbelegen erscheint der Bezugszeitraum. normaler Artikel, kein FuZ-Artikel Einen Preis unter Basisdaten geben Sie nur dann ein, wenn Sie diesen Artikel auch an der Kasse und unabhängig von bestehenden Abonnements verkaufen (s. Abschnitt FuZ-Artikel ohne Abonnement verkaufen ). Ist dies nicht der Fall, kann 0,00 EUR eingetragen werden. Die Preise für die einzelnen Ausgaben der Abonnements werden an anderer Stelle definiert. Auf der Karteikarte FuZ werden die Ausgaben/Hefte dieses Artikels angezeigt. Klicken Sie den Button Neu um eine neue Ausgabe zu erfassen. In der Regel werden Sie diese Informationen jedoch erst im Wareneingang oder in der Verlegerrechnung eintragen. FuZ euro-bis flow Seite 3 von 18
Beim Artikeltyp Fortsetzung geben Sie neben der Bezeichnung der Ausgabe auch die Preise für die von Ihnen verwendeten Preisarten an (sollten Sie darüber hinaus weitere Preisarten benötigen, so haben Sie unter Menü System - Referenzdaten - Preisarten die Möglichkeit, diese anzulegen). Beim Artikeltyp Zeitschrift ist es nicht notwendig Preise für einzelne Ausgaben im Artikelmanagement zu definieren, da dieser nicht artikelweise sondern pro Bezugszeitraum berechnet wird. Objekt anlegen Um ein neues FuZ-Objekt anzulegen, wählen Sie im Menü Neu die Option FuZ. Unabhängig davon, ob es sich um eine Fortsetzung oder eine Zeitschrift handelt, geben Sie zunächst die Artikelnummer ein. Über den Neu-Button hinter dem Eingabefeld können Sie einen Artikel neu anlegen (s. Abschnitt Artikel anlegen ). Im Mengenfeld tragen Sie ein, wie viele Exemplare der Kunde beziehen wird. Über die Preisart definieren Sie, welcher Preis dem Kunden berechnet wird. Die Optionen Normalpreis, Studentenpreis, etc. werden separat abgerechnet und können im Artikelmanagement pro Ausgabe, bzw. bei Zeitschriften in der Verlegerrechnung, mit unterschiedlichen Preisen versehen werden. Unter dem Abschnitt Lieferhinweise definieren Sie, ob der Verlag die Ware an den Kunden direkt oder an Ihre Buchhandlung liefern soll. Zeitraum: Tragen Sie hier den Anfangs- und - falls bereits bekannt - den Ende-Termin ein. Der Ende- Termin kann auch leer gelassen werden wenn das Abonnement auf unbestimmte Zeit angelegt wird. Klicken Sie auf den Button Weiter und ordnen Sie einen Kunden zu. FuZ euro-bis flow Seite 4 von 18
Klicken Sie auf Weiter und Sie gelangen zur Eingabemaske Merkmale, in der Sie die Bezugskonditionen konfigurieren. Stellen Sie die Auftragsart auf Rechnung, wenn der Kunde direkt vom Verlag beliefert wird. Wird die Ware über die Buchhandlung ausgeliefert, so haben Sie die Auswahl zwischen Lieferschein (Sammelrechnung) und Rechnung. Die Portokosten für die gewählte Versandart werden auf den erzeugten Belegen berücksichtigt. Sie haben hier die Möglichkeit, die Versandkosten manuell zu überschreiben. Die Bemerkung wird zu jeder Lieferschein- und Rechnungsposition gedruckt. Mit Klick auf Fertig stellen wird das neue FuZ-Objekt gespeichert. Das System bietet Ihnen an, sofort eine Mitteilung (Bestellung) an den Verlag auszudrucken. Sie können das Dokument aber auch später aus der FuZ-Historie heraus drucken. Jedes FuZ-Objekt wird im Kundenmanagement des jeweiligen Kunden unter Offene Aufträge angezeigt: FuZ euro-bis flow Seite 5 von 18
Nachfolgend stellen wir Ihnen einige Standardfälle einer FuZ-Belieferung vor: - Direktbelieferung eines Zeitschriftenabos; Berechnung durch die Buchhandlung - Direktbelieferung einer Fortsetzung; Berechnung durch die Buchhandlung - Zeitschrift wird über die Buchhandlung ausgeliefert und berechnet - Fortsetzung wird über die Buchhandlung ausgeliefert und berechnet Direktbelieferung Werden Fortsetzungen oder Zeitschriften direkt vom Verlag an den Kunden geliefert, so führen Sie für diese Artikel keinen Wareneingang durch. Legen Sie FuZ-Objekte mit dem Kennzeichen Liefern an: den Kunden an und erstellen Sie, sobald die Rechnung vom Verlag eintrifft, die Rechnungsbelege für die Kunden. In der Regel ist als Auftragsart Rechnung definiert. Nur in Ausnahmefällen kann es sinnvoll sein hier Lieferschein anzugeben. Zeitschriftenabonnement berechnen Diese FuZ-Objekte sind mit Artikeltyp Zeitschrift und Lieferhinweis an Kunden angelegt. Die Versandkosten, die Sie im Objekt anlegen werden zu denen auf der Verlegerrechnung addiert. In der Regel tragen Sie im Objekt selbst 0,00 EUR ein. Sobald die Rechnung vom Verlag eintrifft (z. B. einmal im Jahr), haben Sie die Möglichkeit auf Basis dieser Verlegerrechnung Belege für Ihre Kunden zu generieren. Verlegerrechnungen können aus dem FuZ-Management heraus aufgerufen werden. Alternativ klicken Sie Menü Backoffice - Liefern und Fakturieren - Verlegerrechnung. Wie in den anderen Workflows haben Sie hier zunächst die Möglichkeit Filter zu definieren, um auf häufig verwendete Suchanfragen schnelleren Zugriff zu haben. Über den Neu-Button erstellen Sie eine neue Verlegerrechnung. Tragen Sie die allgemeinen Daten zur Rechnung ein. Das Eingabefeld Hinweis ist nur für Ihren internen Gebrauch und wird auf Belegen nicht gedruckt. FuZ euro-bis flow Seite 6 von 18
Mit Klick auf Weiter gelangen Sie in die Positionserfassung. Geben Sie die Artikelnummer der Zeitschrift ein. In der folgenden Eingabemaske ergänzen Sie die Angaben aus der Ihnen vorliegenden Verlegerrechnung. Alle hier eingetragenen Informationen erscheinen auch auf den Kundenbelegen mit Ausnahme von Rabatt, EK und Auftragsnummer. Rabatt definiert den Bezugsrabatt, den der Verlag Ihnen gewährt. Auf dem Kundenbeleg wird jedoch der Nachlass, den Sie im FuZ-Objekt hinterlegt haben, berechnet. Sind im FuZ-Objekt über die Versandart individuelle Portokosten definiert, so werden diese zu den hier eingetragenen Versandkosten addiert. Um eine weitere Preisart (z. B. Studentenpreis) abzurechnen, geben Sie die gleiche Artikelnummer noch einmal in das Eingabefeld Artikel ein und erzeugen eine weitere Zeile / Position, der Sie abweichende Preisarten, Preise oder Bezugszeiträume zuordnen können. FuZ euro-bis flow Seite 7 von 18
Mit Fertig stellen schließen Sie den Vorgang ab. Das System sucht nun in den aktiven FuZ-Objekten für diese Artikelnummer(n) nach Datensätzen, die zu den eingegebenen Informationen (z.b. Preisart) passen. Danach zeigt Ihnen das System die Zuordnung, die aufgrund der eingetragenen Daten erfolgen würde. Die Anzeige ähnelt der Warenverteilung des Wareneingangs und lässt sich genauso bearbeiten. Ein Klick auf Fertig stellen und die Kundenrechnungen werden erzeugt. Fortsetzung berechnen Diese FuZ-Objekte sind mit Artikeltyp Fortsetzung und Lieferhinweis an Kunden angelegt. Die Versandkosten, die Sie im Objekt anlegen werden zu denen auf der Verlegerrechnung addiert. In der Regel tragen Sie im Objekt selbst 0,00 EUR ein. Sobald die Rechnung vom Verlag eintrifft (z. B. einmal im Jahr), haben Sie die Möglichkeit auf Basis dieser Verlegerrechnung Belege für Ihre Kunden zu generieren. Erstellen Sie eine neue Verlegerrechnung wie im Abschnitt Zeitschriftenabonnement berechnen beschrieben. Geben Sie bei den Positionen die Artikelnummer der Fortsetzung ein. Anders als bei Zeitschriften geben Sie hier nicht den Bezugszeitraum sondern die Ausgabe an, die berechnet werden soll. Alle hier eingetragenen Informationen erscheinen auch auf den Kundenbelegen mit Ausnahme von Rabatt und Auftragsnummer. Rabatt definiert den Bezugsrabatt, den der Verlag Ihnen gewährt. Auf dem Kundenbeleg wird jedoch der Nachlass, den Sie im FuZ-Objekt hinterlegt haben, berechnet. Sind im FuZ-Objekt über die Versandart individuelle Portokosten definiert, so werden diese zu den hier eingetragenen Versandkosten addiert. Um eine weitere Preisart (z. B. Studentenpreis) abzurechnen, geben Sie die gleiche Artikelnummer noch einmal in das Eingabefeld Artikel ein und erzeugen eine weitere Zeile / Position, der Sie abweichende Preisarten, Preise oder Bezugszeiträume zuordnen können. Mit Fertig stellen schließen Sie den Vorgang ab. Das System sucht nun in den aktiven FuZ-Objekten für diese Artikelnummer nach Datensätzen, die zu den eingegebenen Informationen (z.b. Preisart) passen. Danach zeigt Ihnen das System die Zuordnung, die aufgrund der eingetragenen Daten erfolgen würde. Die Anzeige ähnelt der Warenverteilung des Wareneingangs und lässt sich genauso bearbeiten. Ein Klick auf Fertig stellen und die Kundenrechnungen werden erzeugt. Wir empfehlen, die Belege in der Warenverteilung sofort auszudrucken. So sparen Sie sich den Wechsel ins Belegmanagement. FuZ euro-bis flow Seite 8 von 18
Lieferung an die Buchhandlung Zeitschriftenabonnement einbuchen Wird die Belieferung eines Zeitschriftenabonnements über die Buchhandlung und nicht direkt vom Verlag abgewickelt, so wird das FuZ-Objekt mit Artikeltyp Zeitschrift und Lieferhinweis an Buchhandlung angelegt. Der einzige Unterschied zur Direktbelieferung besteht darin dass die Ware im Wareneingang eingebucht und ein Begleitpapier erzeugt wird. Die Berechnung erfolgt dann wieder über die Funktion Verlegerrechnung. Sie können die Verlegerrechnung auch erzeugen ohne die einzelnen Hefte vorher im Wareneingang eingebucht zu haben. In diesem Fall fehlt Ihnen jedoch in der Historie des FuZ-Objekts der Hinweis ob und wann das Heft eingegangen ist. Nach Eingang der Zeitschrift buchen Sie den Bestand über den Wareneingang ein. Wichtig ist, die Ausgabe anzugeben. Nur so weiß das System, dass es sich um ein Abonnement handelt und versorgt zunächst die aktiven FuZ-Objekte. Wird keine Ausgabe angegeben, wird der Bestand ans Verkaufslager gebucht. Tragen Sie im Wareneingang die Artikelnummer der Fortsetzung und die zu verbuchende Menge ein. Im Feld Ausgabe haben Sie die Möglichkeit über das Lupensymbol eine bereits angelegte Ausgabe dieses Artikels auszuwählen oder eine neue Ausgabe anzulegen. Eine Zeitschriften-Ausgabe legen Sie nur mit der Bezeichnung an. Diese Angabe erscheint auf dem Begleitpapier. Die Eingabefelder der Preisarten lassen Sie leer, da die Berechnung über die Funktion Verlegerrechnung erfolgt. Das Begleitpapier sieht optisch aus wie ein Lieferschein. Jedoch wird daraus keine Rechnung generiert. Im Belegmanagement finden Sie die Dokumente unter dem Typ Begleitpapier. FuZ euro-bis flow Seite 9 von 18
Zeitschriftenabonnement berechnen Zeitschriften werden immer über die Funktion Verlegerrechnung abgerechnet unabhängig davon ob es sich um Direktbelieferung oder um Lieferung durch die Buchhandlung handelt. Um dem Kunden dieses Abonnement zu berechnen gehen Sie also bei Eingang der Rechnung vom Verlag vor wie im Abschnitt Direktbelieferung Zeitschriftenabonnement berechnen beschrieben. Fortsetzung einbuchen Wird die Belieferung einer Fortsetzung über die Buchhandlung und nicht direkt vom Verlag abgewickelt, so wird das FuZ-Objekt mit Artikeltyp Fortsetzung und Lieferhinweis an Buchhandlung angelegt. Wenn die Ware eintrifft, buchen Sie sie im Wareneingang zu. Wichtig ist, die Ausgabe anzugeben. Nur so weiß das System, dass es sich um ein Abonnement handelt und versorgt zunächst die aktiven FuZ-Objekte. Wird keine Ausgabe angegeben, wird der Bestand ans Verkaufslager gebucht. Tragen Sie beim Anlegen oder Verwalten einer neuen Ausgabe die Preise für die jeweiligen Preisarten ein. Diese werden auf Rechnungen und Lieferscheine übernommen. Sind weniger Exemplare vorhanden als FuZ-Objekte existieren, haben Sie die Möglichkeit, diese über die Warenverteilung manuell zu verteilen. Unter Einstellungen im Wareneingang können Sie konfigurieren, ob die Warenverteilung bei FuZ- Artikeln immer angeboten werden soll. Wir empfehlen, den Warenverteiler immer anzeigen zu lassen. So sehen Sie auf einen Blick, ob Sie genug Exemplare erhalten haben. FuZ euro-bis flow Seite 10 von 18
Nach dem Verbuchen des Wareneingangs stehen die Exemplare im Warenversand zur Belegerzeugung bereit. Wählen Sie im Menü Backoffice - Liefern und Fakturieren - Warenversand die Positionen aus und erzeugen Sie durch Klick auf Fertig stellen Belege für die Kunden. Auch für FuZ-Artikel wird, wie bei herkömmlichen Aufträgen auch, je nach Kundenkonfiguration eine Benachrichtigung ins Meldecenter gestellt. Fortsetzung berechnen Die Berechnung von Fortsetzungen ohne Direktbelieferung erfolgt wie bei normalen Artikeln über die Belegerzeugung im Warenversand bzw. die Fakturierung von Sammelrechnungen. FuZ euro-bis flow Seite 11 von 18
Verwalten Bereits angelegte FuZ-Objekte können unter Menü Management - FuZ eingesehen, selektiert und geändert werden. Wie in den anderen Management-Workflows haben Sie hier zunächst die Möglichkeit, Filter zu definieren, um auf häufig verwendete Suchanfragen schnelleren Zugriff zu haben. Im jeweiligen FuZ-Objekt werden über das Menü Historie alle vergangenen Aktionen angezeigt. Belege können ggf. erneut gedruckt werden. Definition der Vorgänge in der Historie Begleitpapier: Verlagsmitteilung: Heftverteilung: Lieferschein: Verlegerrechnung: Ausgabe wurde über den Warenversand ausgeliefert; Begleitpapiere wurden erzeugt (daraus wird keine Rechnung erzeugt) Bestellung oder Änderungsmitteilung an den Verlag Ausgabe wurde im Wareneingang eingebucht Ausgabe wurde über Warenversand ausgeliefert; Lieferscheine wurden erzeugt Verlegerrechnung vom Verlag wurde eingegeben Lieferschein/Rechnung: aus der Verlegerrechnung heraus oder über die Einzelheftberechnung wurde ein Lieferschein/Rechnung für den Kunden erzeugt Vorgang: zugeordnet flow: Klicken Sie den Button neu um eigene Einträge anzulegen Vorgang der Zuordnung zu einem FuZ-Objekt nach Erstellen einer Verlegerrechnung FuZ euro-bis flow Seite 12 von 18
Markieren Sie eine Zeile und klicken Vorschau, so haben Sie die Möglichkeit den entsprechenden Beleg aufzurufen und ggf. nochmal auszudrucken. Kündigen Wenn ein Kunde sein Abonnement kündigt, ändern Sie unter Menü Management - FuZ den Status des Objekts auf Gekündigt. Das System erzeugt sowohl eine Mitteilung an den Verlag als auch eine Kundenmitteilung: Unter der FuZ-Historie haben Sie die Möglichkeit, diese Belege einzusehen und ggf. nachzudrucken. FuZ euro-bis flow Seite 13 von 18
Bei künftigen Wareneingängen oder Verlegerrechnungen wird dieses Objekt nicht mehr berücksichtigt. Alternativ haben Sie auch die Möglichkeit, mehrere Abonnements auf einmal zu kündigen. Markieren Sie die entsprechenden Einträge in der Liste und klicken Sie den Button Kündigen in der Toolbar. Für jedes Objekt wird ein Fenster mit der Druckvorschau für das Kündigungsschreiben geöffnet. Deaktivieren Soll ein FuZ-Objekt nicht gekündigt sondern die Lieferung nur temporär ausgesetzt werden, ändern Sie den Status auf Deaktiviert. Das System erzeugt eine Verlagsmitteilung mit der Anweisung, die Lieferung bis auf Wiederruf zu unterbrechen. Unter der FuZ-Historie haben Sie die Möglichkeit, diesen Beleg einzusehen und ggf. nachzudrucken. FuZ euro-bis flow Seite 14 von 18
Bei künftigen Wareneingängen wird dieses Objekt nicht mehr berücksichtigt. Sobald die Belieferung fortgesetzt werden soll, ändern Sie den Status wieder auf Aktiv. Das System erzeugt eine Bestellung an den Verlag und das Objekt wird bei Wareneingängen wieder versorgt. Reklamieren Um eine Lieferung beim Verlag zu reklamieren, klicken Sie unter Menü Management - FuZ den Button Reklamation. Klicken Sie den Button Neu um eine neue Reklamation zu erzeugen. FuZ euro-bis flow Seite 15 von 18
Nach Fertig stellen wird die Reklamation in der Liste angezeigt und kann ggf. später auf erledigt gesetzt werden. Erneuern Für Abonnements, die in Kürze enden, kann eine Erneuerungsanfrage an den Kunden erzeugt und ausgedruckt werden. Markieren Sie das Objekt in der Liste und klicken Sie den Button Erneuerungsanfrage auf der Toolbar. Das System erzeugt automatisch ein Schreiben an den Kunden. Er wird darauf hingewiesen, dass sein Abo endet und dazu aufgefordert sich bei Wunsch nach Verlängerung zu melden. FuZ euro-bis flow Seite 16 von 18
Freitext auf Belegen drucken Auf Rechnungen und Lieferscheinen werden über der jeweiligen Position die Informationen aus dem Feld Bemerkung des FuZ-Objekts gedruckt, unter der jeweiligen Position erscheint der Hinweis aus der Verlegerrechnungsposition. Rechnung (Standard Report): FuZ euro-bis flow Seite 17 von 18
Rechnungspositionen gutschreiben Um Rechnungspositionen gutzuschreiben rufen Sie im Menü Backoffice Liefern und Fakturieren Belegmanagement die Rechnungsnummer auf. Klicken Sie den Button Gutschrift erstellen oder öffnen Sie die Rechnung per Doppelklick, wechseln zu den Positionen und klicken den Button Positionen gutschreiben. Damit FuZ-Rechnungspositionen gutgeschrieben werden können, muss der Haken Lagebestand buchen entfernt werden. Zeitschriften an Kasse verkaufen Um Zeitschriften an der Kasse artikelgenau verkaufen zu können, legen Sie den Artikel mit seiner EAN im Artikelmanagement an und deklarieren ihn als Artikeltyp Zeitschrift oder Fortsetzung. Auf diesen Artikel wird über den Wareneingang Bestand gebucht, der dann über die Kasse verkauft werden kann. Wird beim Kassieren eine Zeitschriften-EAN gescannt, die als FuZ-Artikel im Artikelmanagement existiert, so wird dieser Verkauf artikelgenau abgerechnet. Wird eine Zeitschriften-EAN gescannt, die nicht als FuZ-Artikel angelegt ist, bleibt die Handhabung wie gehabt. Es wird der Preis angezeigt und die Buchung erfolgt auf den Zeitschriftenartikel. Remittieren Derzeit ist es noch nicht möglich, FuZ-Artikel über euro-bis flow zu remittieren. FuZ-Artikel ohne Abonnement verkaufen FuZ-Artikel für die im Wareneingang mehr Exemplare zugebucht wurden als aktive Objekte vorhanden sind, werden auf das Verkaufslager gebucht und können normal verkauft werden. Bitte beachten Sie, dass für diese sog. Apart-Verkäufe (Rechnung oder Kasse) der Preis aus dem Artikelmanagement (Basisdaten) gezogen wird und daher entsprechend gepflegt werden muss. FuZ euro-bis flow Seite 18 von 18