Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung... 2 2. Benutzeroberfläche... 2 3. Haushaltsbuch... 3 3.1. Buchungsübersicht... 3 3.1.1. Buchungen erfassen (Einnahmen/Ausgaben)... 3 3.1.2. Buchungen ändern... 4 3.1.3. Buchungen löschen... 5 3.1.4. Journal... 5 3.2. Wiederkehrende Buchungen... 7 3.3. Kategorien verwalten... 9 4. Auswertung...11 4.1. Kontostandsentwicklung...11 4.2. Einnahmen Verteilung...12 4.3. Ausgaben Verteilung...13 5. Synchronisierung mobiler Geräte...14 6. Datensicherung / Umzug auf neuen PC...15 1
1. Einleitung Das vorliegende Benutzerhandbuch erklärt den Zweck und die einzelnen Funktionen des VSB Haushaltsplaners sowie deren Bedienung. Der VSB Haushaltsplaner ist eine Software, die vom VerbraucherService Bayern im Katholischen Deutschen Frauenbund e.v. zur Verfügung gestellt wird. Der Zweck des VSB Haushaltsplaners ist es, die computerbasierte Führung eines Haushaltsbuches (Einnahmen und Ausgaben) bestmöglich zu unterstützen, um einen Überblick über die getätigten Einnahmen und Ausgaben eines Haushalts zu erhalten. 2. Benutzeroberfläche Nach dem Start des VSB Haushaltsplaners erscheint die nachfolgende Ansicht: Auf der linken Seite befindet sich die Navigation mit den folgenden auswählbaren Punkten: Haushaltsbuch o Buchungsübersicht o Wiederkehrende Buchungen o Kategorien verwalten 2
Auswertung o Kontostandsentwicklung o Einnahmen Verteilung o Ausgaben Verteilung Synchronisierung mobiler Geräte o Synchronisierung mit Android App o Synchronisierung mit iphone App Auf der rechten Seite erscheint nach Klick der jeweilige Inhalt (Inhaltsbereich). Beim Start des Programms wird im Inhaltsbereich die Buchungsübersicht angezeigt. Im Folgenden werden die einzelnen Punkte genauer erläutert. 3. Haushaltsbuch In der Kategorie Haushaltsbuch finden sich alle Funktionen um das Haushaltsbuch zu führen. Unter Buchungsübersicht (siehe 3.1) können Buchungen erfasst, geändert, gelöscht und angezeigt werden. Jede Buchung wird einer Kategorie (z.b. Nettolohn, Miete, Lebensmittel, etc.) zugeordnet. Mit der Funktion "Wiederkehrende Buchungen" (siehe 3.2) können Sie Buchungen anlegen, die regelmäßig anfallen. Diese werden dann automatisch zur Buchung am jeweiligen Tag vorgeschlagen. Unter Kategorien verwalten (siehe 3.3) können die Kategorien geordnet und neue Unterkategorien hinzugefügt werden. 3.1. Buchungsübersicht In der Buchungsübersicht, die auch gleich nach dem Öffnen des Programms zu sehen ist (siehe Abbildung auf vorheriger Seite), können in der Eingabemaske oben neue Buchungen erfasst sowie bestehende Buchungen angesehen, geändert und auch wieder gelöscht werden. Darunter werden die getätigten Buchungen in einer Tabelle, dem Journal, übersichtlich dargestellt und können gefiltert sowie ausgedruckt werden. Am unteren Ende der Ansicht wird der aktuelle Kontostand (Summe aus Einnahmen und Ausgaben) angezeigt. Am rechten Rand wird zudem noch die Summe der Einnahmen und Ausgaben derjenigen Buchungen, die im Journal angezeigt werden, aufgeführt. 3.1.1. Buchungen erfassen (Einnahmen/Ausgaben) Nach einem Klick auf Buchungsübersicht, erscheint im Inhaltsbereich im oberen Abschnitt die nachfolgende Eingabemaske für eine neue Buchung einer Einnahme oder Ausgabe. 3
Folgende Felder müssen/können ausgefüllt werden: Datum: Das Datum der Buchung (Pflichtfeld) Betrag: Der Buchungsbetrag in Euro. (Pflichtfeld) Kategorie: Die Kategorie der Buchung (Pflichtfeld) Hinweis: Durch einen Klick auf Unterkategorie hinzufügen kann bequem eine neue Kategorie erstellt werden, falls keine passende existiert. Einnahmen/Ausgaben: Die Art der Buchung Einnahmen oder Ausgaben. Nach Wahl der Kategorie wird dieses Feld automatisch richtig gesetzt. (Pflichtfeld) Text: Zusatztext der Buchung (optional) Nach dem Klick auf den Button Buchen wird die Buchung gespeichert und ist anschließend in der unteren Tabelle, dem Journal, zu sehen. 3.1.2. Buchungen ändern Durch die Auswahl einer Buchung (Klick mit der linken Maustaste) aus der Tabelle (Journal) erscheint in der Eingabemaske die selektierte Buchung und kann abgeändert werden. Sobald alle Änderungen abgeschlossen sind, kann die Änderung mit dem Button Buchung ändern gespeichert werden. Der Vorgang kann natürlich jederzeit durch den Klick auf Abbrechen abgebrochen werden. Damit kehrt die Maske auch wieder in den alten Zustand Neue Buchung zurück. Tipp: Bei sich wiederholenden Buchungen (z.b. Nettoeinkommen, Miete, Strom, etc.) ist es empfehlenswert, die letzte Buchung zunächst zu selektieren, das Datum zu ändern und auf den Button Als neue Buchung speichern zu klicken damit können Sie Zeit sparen. Alternativ können Sie natürlich auch die Funktion "Wiederkehrende Buchungen" nutzen. Nachfolgend finden Sie eine Abbildung der Buchung ändern Maske. In diesem Beispiel wurde die Ausgabe Metzger im Wert von 27,12 vom 06.01.2016 selektiert und steht nun oben zur Bearbeitung bereit. 4
3.1.3. Buchungen löschen Um eine existierende Buchung zu löschen, muss die jeweilige Buchung durch Klick in der Tabelle (Journal) selektiert werden und es erscheint oberhalb wieder die Eingabemaske Buchung ändern. Der dritte Button ist mit Buchung löschen beschriftet. Nach einem Klick auf diesen Button, müssen Sie den Löschvorgang nochmals bestätigen, erst dann wird die selektierte Buchung endgültig gelöscht. Tipp: Durch den Tastendruck der Taste Entf nach der Selektion einer Buchung in der Tabelle (Journal), kann eine Buchung ebenfalls nach Bestätigung gelöscht werden. So können Sie schneller Buchungen löschen. 3.1.4. Journal Das Journal zeigt die gespeicherten Buchungen in Form einer Tabelle an. Dabei werden standardmäßig nur Buchungen des aktuellen Jahres angezeigt. Die Buchungen können durch die jeweiligen Auswahlboxen wie folgt gefiltert werden: 5
Nach Kategorie (es werden nur die Buchungen der selektierten Kategorie angezeigt) Nach Jahr (es werden nur die Buchungen des selektierten Jahres angezeigt) Nach Monat (es werden nur die Buchungen des selektierten Monats angezeigt) Zudem kann die Ansicht in der Tabelle durch Klick auf den Button Drucken ausgedruckt bzw. per Klick auf "Als CSV exportieren für MS Excel" für Microsoft Excel exportiert werden. Durch einen Klick auf die Spaltenüberschriften ( Datum, Kategorie, Text, Einnahmen und Ausgaben ) können die Buchungen sortiert werden. Ein zweiter Klick auf dieselbe Spaltenüberschrift sortiert die Buchungen absteigend. Die nachfolgende Abbildung zeigt ein Beispiel eines Journals mit gesetzten Filtern für die Kategorie Lebensmittel, dem Jahr 2016 und dem Monat Januar : 6
3.2. Wiederkehrende Buchungen Regelmäßige Buchungen wie Mieten, Versicherungen, etc. können Sie unter "Wiederkehrende Buchungen" anlegen. Bei Fälligkeit werden diese Buchungen automatisch vorgeschlagen und nach Bestätigung gebucht. Eine neue wiederkehrende Buchung können Sie durch Klick auf "Neue wiederkehrende Buchung anlegen" erstellen. Ein Klick auf "Wiederkehrende Buchungen ausführen" zeigt die vom System vorgeschlagenen Buchungen, die zum aktuellen Zeitpunkt auszuführen wären. Nach einem Klick auf "Neue wiederkehrende Buchung anlegen", erscheint folgender Eingabedialog: 7
Folgende Felder müssen/können ausgefüllt werden: Serienmuster: "Monatlich" oder "Wöchentlich" (Pflichtfeld) Tag des Monats: Buchungstag im Monat (Pflichtfeld / entfällt bei Serienmuster "Wöchentlich") Monate: Auswahl der Monate an denen die Buchung ausgeführt werden soll. Bei Serienmuster "Wöchentlich" können hier Wochentage gewählt werden (Pflichtfeld) Letzte Ausführung: Datum der letzten erfolgten Ausführung dieser wiederkehrenden Buchung. Durch dieses Datum bestimmt die Software die vorzuschlagenden Einzelbuchungen. Beispiel: Steht in der letzten Ausführung das Datum 01.01.2016, dann bedeutet dies, dass bis einschließlich 01.01.2016 alle wiederkehrenden Buchungen bereits gebucht wurden. Eine wiederkehrende Buchung, die immer zum 1. des Monats ausgeführt werden soll, würde also das nächste Mal erst am 01.02.2016 vorgeschlagen werden. Nach Buchung der vorgeschlagenen Einzelbuchungen setzt die Software dieses Datum automatisch auf das heutige Datum. Achtung: Wenn Sie am 01.01.2016 eine wiederkehrende Buchung anlegen, die immer zum 01. eines Monats ausgeführt werden soll, dann wird diese Buchung zum ersten Mal am 01.02.2016 vorgeschlagen. Wenn Sie stattdessen schon eine Buchung am 01.01.2016 vornehmen wollen, so können sie das Datum der letzten Ausführung auf den 31.12.2015 zurücksetzen, dann wird die Buchung auch für den 01.01.2016 vorgeschlagen. (Pflichtfeld). Betrag: Der Buchungsbetrag in Euro. (Pflichtfeld) 8
Kategorie: Die Kategorie der Buchung (Pflichtfeld) Einnahmen/Ausgaben: Die Art der Buchung Einnahmen oder Ausgaben. Nach Wahl der Kategorie wird dieses Feld automatisch richtig gesetzt. (Pflichtfeld) Text: Zusatztext der Buchung (optional) Nach dem Klick auf den Button Wiederkehrende Buchung speichern wird die wiederkehrende Buchung gespeichert und ist anschließend in der Tabelle zu sehen. Durch einen Doppelklick kann diese wiederkehrende Buchung wieder bearbeitet bzw. auch gelöscht werden. Ein Klick auf "Wiederkehrende Buchungen ausführen" zeigt folgenden Dialog. Die Zeilen zeigen die vorgeschlagenen Einzelbuchungen mit jeweiligen Datum. Durch einen Klick auf das Häkchen ganz links kann eine Einzelbuchung auch von der Buchung ausgenommen werden. Zeigt das Fenster keine Buchungen, so sind zu diesem Zeitpunkt keine wiederkehrenden Buchungen vorhanden, die ausgeführt werden müssten. 3.3. Kategorien verwalten Im Punkt Kategorien verwalten können neue Unterkategorien hinzugefügt und die Reihenfolge der Kategorien geändert werden. Die nachfolgende Abbildung zeigt die Ansicht. 9
Sie können neue Elternkategorien bzw. Unterkategorien erstellen und bearbeiten. Eine neue Elternkategorie erstellen Sie durch einen Klick auf "Kategorie hinzufügen". Jeder Elternkategorie (z.b. Einnahmen, Wohnkosten, Lebenshaltung, etc.) können neue Unterkategorien hinzugefügt werden. In obigem Beispiel wurde der Elternkategorie Einnahmen eine neue Unterkategorie Geschenke hinzugefügt. Um eine neue Unterkategorie hinzuzufügen muss nur unterhalb der Elternkategorie auf Unterkategorie hinzufügen geklickt werden. Es erscheint folgender Dialog, indem nur der Name der neuen Unterkategorie eingegeben und mit Kategorie erstellen bestätigt werden muss. Die Reihenfolge der Unterkategorien kann ebenfalls geändert werden. Durch Drag & Drop (ziehen und loslassen mit der linken Maustaste) der Unterkategorien kann die Reihenfolge verändert werden. 10
4. Auswertung Der VSB Haushaltsplaner stellt umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten der erfassten Buchungen bereit. Die Entwicklung des Kontostands kann im Zeitverlauf angezeigt werden (siehe 4.1), darüber hinaus kann die Verteilung der Einnahmen und Ausgaben in einem Tortendiagramm angezeigt werden. 4.1. Kontostandsentwicklung Die Kontostandsentwicklung ist Teil des Auswertungsmoduls des VSB Haushaltsplaners. Diese kann durch Klick auf Kontostandsentwicklung in der Navigationsleiste links aufgerufen werden. Die Ansicht zeigt in einem Liniendiagramm die Entwicklung des Kontostandes (Summe der Einnahmen und Ausgaben) über den Zeitverlauf an. Am oberen Rand befinden Sich Auswahlboxen mit denen der Betrachtungszeitraum eingegrenzt werden kann. Zunächst muss ein Jahr gewählt werden, standardmäßig ist das aktuelle Jahr ausgewählt. Anschließend kann der Betrachtungszeitraum in drei verschiedenen Zeiträumen flexibel eingegrenzt werden: Jahr (Entwicklung des Kontostands im Jahresverlauf) Monat (Entwicklung des Kontostands innerhalb eines Monats) Woche (Entwicklung des Kontostands innerhalb einer Kalenderwoche) Durch aufziehen mit der linken Maustaste innerhalb des Diagramms kann der Zeitraum beliebig vergrößert werden. Darüber hinaus kann mit einem Rechtsklick auf das Diagramm, dieses kopiert ( Kopieren ), als Grafik gespeichert ( Speichern unter ) oder gedruckt ( Drucken ) werden. Unter Eigenschaften kann die Art der Darstellung verändert werden (beispielsweise Schriftarten oder Farben). Nachfolgend finden Sie eine Beispielansicht für das Jahr 2016, bei dem der Betrachtungszeitraum auf einen Monat, nämlich den Januar 2016 eingeschränkt wurde. 11
4.2. Einnahmen Verteilung Ebenfalls kann die Verteilung der Einnahmen angezeigt werden. Sie kann durch Klick auf Einnahmen Verteilung in der Navigationsleiste links aufgerufen werden. Dabei wird die Summe der Buchungen für jede Elternkategorie berechnet und deren Anteil an den Gesamteinnahmen in einem Tortendiagramm angezeigt. Analog zur Kontostandsentwicklung kann auch hier wieder mit den Auswahlboxen am oberen Rand der Betrachtungszeitraum eingegrenzt werden. Zunächst muss ein Jahr gewählt werden, standardmäßig ist das aktuelle Jahr ausgewählt. Anschließend kann der Betrachtungszeitraum in drei verschiedenen Zeiträumen flexibel eingegrenzt werden: Jahr (Entwicklung des Kontostands im Jahresverlauf) Monat (Entwicklung des Kontostands innerhalb eines Monats) Woche (Entwicklung des Kontostands innerhalb einer Kalenderwoche) Mit einem Rechtsklick auf das Diagramm, kann dieses zudem kopiert ( Kopieren ), als Grafik gespeichert ( Speichern unter ) oder gedruckt ( Drucken ) werden. Unter Eigenschaften kann die Art der Darstellung verändert werden (beispielsweise Schriftarten oder Farben). Nachfolgend finden Sie eine Beispielansicht für das Jahr 2016, bei dem der Betrachtungszeitraum auf einen Monat, nämlich den Januar 2016 eingeschränkt wurde. 12
4.3. Ausgaben Verteilung Analog zu den Einnahmen kann auch die Verteilung der Ausgaben in einem Tortendiagramm angezeigt werden. Die Ausgaben Verteilung erscheint durch einen Klick auf Ausgaben Verteilung in der Navigationsleiste links. Dabei wird die Summe der Buchungen für jede Elternkategorie berechnet und deren Anteil an den Gesamtausgaben angezeigt. Analog zur Kontostandsentwicklung kann auch hier wieder mit den Auswahlboxen am oberen Rand der Betrachtungszeitraum eingegrenzt werden. Zunächst muss ein Jahr gewählt werden, standardmäßig ist das aktuelle Jahr ausgewählt. Anschließend kann der Betrachtungszeitraum in drei verschiedenen Zeiträumen flexibel eingegrenzt werden: Jahr (Entwicklung des Kontostands im Jahresverlauf) Monat (Entwicklung des Kontostands innerhalb eines Monats) Woche (Entwicklung des Kontostands innerhalb einer Kalenderwoche) Darüber hinaus kann nicht nur die Verteilung der Gesamtausgaben angezeigt werden, sondern auch die Verteilung innerhalb einer Ausgabenkategorie. Dazu wählen Sie unter Ausgabenkategorie einfach die gewünschte Kategorie aus. Mit einem Rechtsklick auf das Diagramm, kann dieses zudem kopiert ( Kopieren ), als Grafik gespeichert ( Speichern unter ) oder gedruckt ( Drucken ) werden. Unter Eigenschaften kann die Art der Darstellung verändert werden (beispielsweise Schriftarten oder Farben). 13
Nachfolgend finden Sie eine Beispielansicht für das Jahr 2016, bei dem der Betrachtungszeitraum auf einen Monat, nämlich den Januar 2016 eingeschränkt wurde. 5. Synchronisierung mobiler Geräte Der VSB Haushaltsplaner kann mit der VSB Haushaltsplaner App auf dem iphone und/oder Android synchronisiert werden. Die Voraussetzungen und die Vorgehensweise zur Synchronisierung ist nach einem Klick auf "Synchronisierung mit Android App" bzw. "Synchronisierung mit iphone App" genau beschrieben. Wenn Sie Probleme mit der Synchronisierung haben, liegt dies mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit an Problemen in ihrem Heimnetzwerk bzw. Virenscannern und Firewalls, die die kabellose Synchronisierung verhindern. Wenn Sie bereits einmal synchronisiert haben, werden bei den folgenden Synchronisierungen nur noch die neuen Daten synchronisiert. Sie können aber jederzeit durch den Klick auf "Letzte Synchronisierung zurücksetzen" das Datum der letzten Synchronisierung zurücksetzen - dadurch werden beim nächsten Synchronisieren alle Daten synchronisiert (dies sollten sie sowohl in der Desktop Anwendung als auch in der mobilen App tun). 14
6. Datensicherung / Umzug auf neuen PC Die Daten des VSB Haushaltsplaners befinden sich unter Windows unter folgendem Pfad: C:\Users\<Ihr Benutzername>\AppData\Roaming\VSB Haushaltsplaner Einfacher können Sie diesen Speicherpfad anzeigen, wenn Sie die Windowstaste + R gleichzeitig drücken. Es erscheint folgender Dialog. Hier müssen Sie %APPDATA% eingeben und auf OK klicken. Dann öffnet der Explorer den entsprechenden Ordner. Darin sollte es einen Unterordner "VSB Haushaltsplaner" geben. 15
Kopieren Sie den ganzen Ordner VSB Haushaltsplaner auf ein externes Speichermedium (z.b. USB-Stick), um die Daten zu sichern. Wenn Sie auf einen neuen PC umziehen, sichern sie zunächst den Ordner "VSB Haushaltsplaner" vom alten PC auf ein externes Speichermedium (z.b. USB-Stick) durch Kopieren des gesamten Ordners. Installieren Sie anschließend auf dem neuen PC ganz normal den VSB Haushaltsplaner. Sie können die Installationsdatei unter http://www.verbraucherservice-bayern.de/downloads/ herunterladen. Nach der Installation müssen Sie den gesicherten Ordner "VSB Haushaltsplaner" auf dem Speichermedium auf den neuen PC in den folgenden Pfad kopieren: C:\Users\<Ihr Benutzername>\AppData\Roaming Sie gelangen wieder durch einen Klick auf Windowstaste + R und der Eingabe %APPDATA% auf diesen Pfad. Kopieren Sie nun den Ordner "VSB Haushaltsplaner" vom Speichermedium in diesen Ordner und bestätigen Sie, dass Sie die Dateien ersetzen wollen. 16