Abwicklung einer Kundenbestellung von Zubehör

Abwicklung einer Kundenbestellung von Zubehör Kübra Göcen Suvema AG, Biberist Abteilung Einkauf/Verkauf 3. Lehrjahr, von 2005 bis 2008 Dokumentation zur 3. Prozesseinheit 2007

Inhaltsverzeichnis 1. Flussdiagramm...3 2. Berichtsteil...5 2.1 Einführung...5 2.1.1 Abteilung und Wichtigkeit des Prozesses...5 2.1.2 Ziele...5 2.2 Prozessbeschreibung...5 3. Kritische Teilschritte...7 3.1.1 Material am Lager...7 3.1.2 Auf internen Lieferschein ausbuchen...7 3.1.3 Auftragsabwicklung eintragen...7 3.2 Schlusswort...7 3.2.1 Motivation und Ergebnis...7 4. Vorgehens- und Zeitplanung...8 4.1.1 Erläuterung zu den Prioritäten und dem Datum...8 4.1.2 Vorgehen nach IPERKA...8 5. Musterdokumente...9 5.1.1 Wordbestellung für Unterlieferant...9 5.1.2 Systembestellung (im SBS) für Unterlieferant...10 5.1.3 Artikelstamm...11 5.1.4 Ereignis lösen...12 5.1.5 Maschinenfach...12 6. Auswertung der Lernjournale...14 Kübra Göcen 09.02.2008 Seite 2/14

1 1. Flussdiagramm Legende Start/Ende Eingang der Bestellung Tätigkeiten Entscheidungen Verbindungen Kritische Tätigkeit Kunde informieren Auftrag machbar? LS AB Kritische Entscheidung Lieferschein Auftragsbestätigung Bestellung mit Maschine? Ereignis lösen Auf internen LS ausbuchen Material am Lager? Material am Lager? LS erstellen Material ins Maschinenfach legen Bestellung beim Unterlieferanten Bestellung beim Unterlieferanten Material verschicken Auftragsabwicklung eintragen Auftragsabwicklung eintragen A B Kübra Göcen 09.02.2008 Seite 3/14

A B AB vom Unterlieferanten erhalten? Unterlieferant informieren/ mahnen Unterlieferant informieren/ mahnen AB vom Unterlieferanten erhalten? AB an Kunde Unterlieferant informieren/ mahnen Material erhalten? Material erhalten? Unterlieferant informieren/ mahnen Bestellung im System getätigt? Bestellung im System getätigt? Bestelleingang im System Bestelleingang im System Auf internen LS ausbuchen LS erstellen Material ins Maschinenfach legen Material verschicken Kübra Göcen 09.02.2008 Seite 4/14

2 2. Berichtsteil 2.1 Einführung 2.1.1 Abteilung und Wichtigkeit des Prozesses Das Thema meiner dritten Prozesseinheit ist die Abwicklung einer Kundenbestellung von Zubehör. Es beinhaltet den Ablauf von der Entgegennahme einer Bestellung von Zubehör bis zur richtigen Weiterleitung des Materials. Diesen Prozess wende ich mehrmals am Tag an. Der Ablauf ist sehr wichtig, weil er meine Hauptaufgabe in der Abteilung Einkauf/Verkauf ist. 2.1.2 Ziele Als Ziel habe ich mir vorgenommen, mich wieder an meinen Zeitplan zu halten, die Prozesseinheit klar und sachlich zu beschreiben und interessant darzustellen. 2.2 Prozessbeschreibung (Die kritischen Stellen sind im Text unterstrichen) Eingang der Bestellung Kundenbestellungen für Maschinenzubehör treffen auf unterschiedliche Art und Weise ein. Zum einen bestellen unsere Kunden das Zubehör zusammen mit einer neuen Maschine. Zum anderen wird auch unabhängig von einer Maschinenanschaffung ein Zubehör bestellt. Dies geschieht entweder telefonisch, per E-Mail oder Fax. Auftrag machbar? Nach Erhalt der Bestellung überprüfen wir, ob der Auftrag machbar ist. - Wenn wir dem Kunden kein passendes Zubehör anbieten können, informieren wir ihn, meistens telefonisch, da dies persönlicher ist. Der Auftrag kann somit nicht ausgeführt werden und ist abgeschlossen. - Der weitere Ablauf hängt von der Art der Bestellung ab. Die nächste Entscheidung kommt. Bestellung mit Maschine? Zubehör, welches zusammen mit der Maschine bestellt wurde, wird gemäss dem Auftrag mit der M- Nummer bestellt. - Der Ablauf ist weiter unten beschrieben (blau markiert). - Wenn der Kunde das Zubehör unabhängig von einer Maschine bestellt, müssen wir ein neues Ereignis in unserer Datenbank (Lotus Notes) lösen. Im Ereignis wird der Kunde, die Artikelnummer und die Anzahl Stücke eingetragen. Das System weist dem Ereignis automatisch eine Nummer zu. (Musterdokument) Material am Lager? Wenn wir ein neues Ereignis gelöst haben, schauen wir in unserem System, genannt SBS Auftrag, ob wir das Zubehör am Lager haben. Für diese Ausführung müssen wir nur die Artikelnummer des Zubehörs im SBS Auftrag in den Artikelstamm eintragen. Dort sehen wir im Register Mengen ob dieser Artikel am Lager ist. Im gleichen Register unter offene Bestellmenge sehen wir auch, ob der Artikel schon von einem anderen Mitarbeiter bestellt wurde. Ist das der Fall, so wird der Artikel bei unserem Unterlieferanten nicht bestellt. Der Artikel darf aber nicht im Rückstand sein und der Mindestbestand des Artikels darf nicht unterschritten werden (Siehe kritische Stelle und/oder Musterdokument). - Bei Lagerbestand können wir unserem Kunden den Lieferschein sofort erstellen und das Material mit dem Lieferschein zuschicken. - Bestellungen bei unseren Unterlieferanten werden entweder mit einer bereits vorhandenen Vorlage im Word oder im SBS erstellt (Musterdokument). Es wird nur solches Zubehör im Word bestellt, das nicht im SBS im Artikelstamm erfasst worden ist. Die Bestellungen werden dem Lieferanten meistens per E-Mail als PDF-Dokument gesendet oder auch gefaxt. Anschliessend wird in unserer Datenbank Auftragsabwicklung ein neuer Auftrag mit der Ereignisnummer gelöst. Hier werden der Kunde, unser Unterlieferant und das bestellte Zubehör eingetragen. Die Eröffnung eines Auftrages in der Datenbank Auftragsabwicklung ist sehr wichtig. Nach Erhalt der Auftragsbestätigung müssen wir in der jeweiligen Auftragsabwicklung beim zugehörigen Unterlieferanten Auftragsbestätigung erhalten anklicken. In der Auftragsabwicklung können wir unter Auftragsbestätigung überfällig unsere Lieferanten mahnen, die mit dem Versand der Auftragsbestätigung Verspätung haben (siehe kritische Stelle). Kübra Göcen 09.02.2008 Seite 5/14

Auf der Auftragsbestätigung wird uns die Lieferfrist bekannt gegeben. Dieser Termin plus 1 Woche wird unserem Kunden bestätigt. Die Auftragsbestätigungen senden wir dem Kunden per E-Mail oder Fax. In der Auftragsabwicklung unter Unterlieferanten Lieferung überfällig werden alle fälligen Lieferungen aufgeführt. Gelegentlich überprüfen wir, ob es fällige Lieferungen hat. Falls es welche hat, mahnen wir unsere Lieferanten. Als nächsten Schritt sollten wir die Ware von unserem Lieferanten erhalten. Nachdem wir das Zubehör von unserem Lieferanten erhalten haben, überprüfen wir, ob die Lieferung mit unserer Bestellung identisch ist. Anschliessend setzen wir unser Visum auf den Eingangsstempel unter geprüft (wurde vom Mitarbeiter bei Erhalt der Ware das erste Mal visiert). Danach suchen wir auf dem Lieferschein unsere Referenz- bzw. Auftragsnummer. Die Auftragsnummer geben wir in der Datenbank Auftragsabwicklung ein. Somit öffnet sich der zugehörige Auftrag und wir können beim zugehörigen Lieferanten den Wareneingang anklicken (kritische Stelle). Bestellung im System getätigt? Wir schauen, ob unsere Bestellung im Word oder im SBS erstellt ist. - Wenn sie im Word erfasst wurde, erstellen wir einen Lieferschein im SBS mit der Leistungsnummer 700 (700 steht für Zubehör). - Wurde die Bestellung im SBS getätigt, wird die Ware mit dem Bestelleingang im System eingebucht. Beim Bestelleingang wird die Auftrags- bzw. Ereignisnummer bei der Verwendung eingetragen und die gelieferte Menge (bei Teillieferungen) überprüft oder angepasst. (Musterdokument) Anschliessend wird der Lieferschein mit der Artikelnummer im SBS erstellt. Das Material kann nun verschickt werden. Der Ablauf bei einer Zubehörbestellung unabhängig von einer Maschinenanschaffung ist hier beendet. - Wenn das Zubehör mit der Maschine zusammen bestellt wird, läuft der ganze Prozess anders ab. Als Erstes schauen wir, ob wir das Zubehör am Lager haben (Musterdokument). Material am Lager? - Ist dies der Fall, buchen wir das Zubehör über den internen Lieferschein aus (Falls noch kein interner Lieferschein erstellt worden ist, erstellen wir einen wieder im SBS mit der Referenz der Maschine.) Anschliessend legen wir das Zubehör ins zugehörige Maschinenfach bei uns in der Halle und der Prozess wäre hier beendet. (Musterdokument) - Wenn wir das Zubehör jedoch nicht am Lager haben, bestellen wir den Artikel bei unserem Unterlieferanten. Die Bestellung wird entweder mit einer bereits vorhandenen Vorlage im Word oder im SBS erstellt (Musterdokument). Es wird nur solches Zubehör im Word bestellt, welches in unserem System SBS im Artikelstamm nicht erfasst worden ist. Die Bestellung wird dem Lieferanten meistens per E-Mail als PDF-Dokument oder auch per Fax gesendet Nun rufen wir die Auftragsnummer der Maschine in der Datenbank Auftragsabwicklung auf. Wir gehen in das Register Unterlieferanten, erstellen einen neuen Unterlieferanten und tragen das bestellte Zubehör mit dem gewünschten Auftragsbestätigung- sowie dem Liefertermin ein. Die Eröffnung eines Auftrages ist wegen der Terminüberwachung sehr wichtig. Weiteres zum Teilschritt Auftragsabwicklung ist in der kritischen Stelle erläutert. Nach Erhalt der Auftragsbestätigung müssen wir in der jeweiligen Auftragsabwicklung beim zugehörigen Unterlieferanten Auftragsbestätigung erhalten anklicken. In der Auftragsabwicklung können wir unter Auftragsbestätigung überfällig unsere Lieferanten mahnen, die mit dem Versand der Auftragsbestätigung Verspätung haben (siehe kritische Stelle). Als nächster Schritt sollten wir die Ware von unserem Lieferanten erhalten. Für die Überprüfung der eingegangenen Lieferungen haben wir in der Auftragsabwicklung die Funktion Lieferung überfällig. Falls es fällige Lieferungen hat, mahnen wir unsere Lieferanten. Nach Erhalt der Lieferung überprüfen wir, ob sie mit unserer Bestellung identisch ist. Anschliessend setzen wir unser Visum auf den Eingangsstempel unter geprüft(wurde vom Mitarbeiter bei Erhalt der Ware das erste Mal visiert). Danach suchen wir auf dem Lieferschein unsere Referenz- bzw. Auftragsnummer. Die Auftragsnummer geben wir in der Datenbank Auftragsabwicklung ein. Somit öffnet sich der zugehörige Auftrag und wir können im Register Unterlieferanten beim zugehörigen Lieferanten den Wareneingang anklicken. Weiteres über diesen Teilschritt ist bei den kritischen Stellen beschrieben. Bestellung im System getätigt Wir schauen, ob unsere Bestellung im Word oder im SBS erstellt ist. - Wenn der Artikel im Word bestellt ist, legen wir das Zubehör in das Maschinenfach und der Prozess wäre somit abgeschlossen (Musterdokument). - Wurde die Bestellung jedoch im SBS gemacht, so wird mit dem Bestelleingang das Zubehör im System eingebucht (Musterdokument). Anschliessend buchen wir das Zubehör auf dem internen Lieferschein aus (kritische Stelle). Nun wird das Material in das Maschinenfach gelegt und der Prozess ist abgeschlossen (Musterdokument) Kübra Göcen 09.02.2008 Seite 6/14

3 3. Kritische Teilschritte Einige Teilschritte sind in diesem Ablauf sehr wichtig, und dürfen nicht übersprungen werden. 3.1.1 Material am Lager Bei manchen Artikeln ist schon eine Bestellung beim Unterlieferanten offen. Es kann aber sein, dass der Artikel gleichzeitig im Rückstand, d. h. für einen anderen Auftrag vergeben ist. Das Vorgehen im Lehrbetrieb Im SBS Auftrag sehen wir im Register Mengen ob ein bestimmter Artikel am Lager ist. Wenn es keinen Bestand hat, sehen wir im selben Register unter offene Bestellmenge, ob bereits ein anderer Mitarbeiter den Artikel bei unserem Unterlieferanten bestellt hat. Wir müssen im selben Register auch schauen, ob der Artikel im Rückstand, d. h. schon auf einem anderen Lieferschein auf Rückstand gesetzt und somit für einen anderen Auftrag vergeben worden ist. In diesem Fall müssen wir den Artikel, trotz der offenen Bestellung, beim Lieferanten bestellen. 3.1.2 Auf internen Lieferschein ausbuchen Sämtliches Zubehör das mit der Maschine zusammen bestellt wird, muss im System ausgebucht werden, damit der Artikelbestand im SBS und der Gewinn in der Erfolgsrechnung stimmen. Das Vorgehen im Lehrbetrieb Damit wir in der Erfolgsrechnung nicht einen zu hohen Gewinn haben und der Artikelbestand im SBS stimmt, erstellen wir einen internen Lieferschein, auf dem das Zubehör ausgebucht wird. Dieser Teilschritt darf nicht übersprungen werden. Der interne Lieferschein wird beim Abschluss des Maschinenauftrags (gehört nicht mehr zum Ablauf) zum Einstandspreis in eine Rechnung übernommen und intern verrechnet. 3.1.3 Auftragsabwicklung eintragen Damit wir einen Überblick über die offenen Auftragsbestätigungen und Lieferungen von unsern Unterlieferanten haben, tragen wir alle Zubehörbestellungen in die Auftragsabwicklung ein. Das Vorgehen im Lehrbetrieb Wir tragen all unsere Zubehörbestellungen bei unseren Unterlieferanten in die Auftragsnummer des jeweiligen Kunden in der Auftragsabwicklung ein. Wenn wir von unserem Unterlieferanten eine Auftragsbestätigung oder eine Lieferung erhalten, setzen wir in der Auftragsabwicklung zum zugehörigen Auftrag unter Unterlieferanten beim jeweiligen Register ein Häklein. Durch das haben wir einen Überblick über die offenen und fälligen Auftragsbestätigungen sowie Lieferungen. Von dort aus können wir unsere Unterlieferanten auch mahnen. 1. Bild: Unterlieferanten 2. Bild: Häklein setzen 3.2 Schlusswort Meine dritte und letzte Prozesseinheit während der Lehre bei der Suvema AG ist somit beendet und ich habe alle meine Prioritäten eingehalten. Ich bin mit der Arbeit zufrieden. Ich wollte die Arbeit so einfach wie möglich schreiben und interessant darstellen. 3.2.1 Motivation und Ergebnis Meine Motivation war dank zielorientiertem Vorgehen immer hoch. Mit dem Ergebnis bin ich sehr zufrieden, da ich alle meine Ziele erreicht habe. Ich habe viel Neues dazu gelernt und somit mein Wissen erweitert. Kübra Göcen 09.02.2008 Seite 7/14

4 4. Vorgehens- und Zeitplanung 4.1.1 Erläuterung zu den Prioritäten und dem Datum Bei der Festlegung der Prioritäten habe ich 3 verschiedene Arten der Prioritäten gewählt: Priorität 1: Dieses Ziel besitzt höchste Priorität und ist für die korrekte Abgabe unabdingbar. Priorität 2: Dieses Ziel ist für eine gute Erfüllung der PE erforderlich. Priorität 3: Dieses Ziel dient als Zusatz, um das Bestmögliche zu erreichen. Diese Terminfestsetzung ermöglicht 6 Tage Reservezeit für Unvorhergesehenes. 4.1.2 Vorgehen nach IPERKA Allgemeine Ziele Priorität Aufwand Termin Die PE termingerecht abgegeben und an ük schicken 1-03.12.2007 Verständlichkeit der PE für einen Laien 1-25.11.2007 Ansprechendes Layout, übersichtlicher PE 1-27.11.2007 Informationen Priorität Termin VSIG Bewertungskriterien für die PE durchlesen 2 10 05.11.2007 VSIG Vorgaben für die PE durchlesen 1 10 05.11.2007 Ablauf mindestens 3-mal durcharbeiten 1-05.12.2007 Anhand der letzten PE s Einwände umsetzten 3-05.12.2007 Planung Priorität Termin Vorgehensplan erstellen 2 30 02.11.2007 Liste mit Ansprechpersonen erstellen 3 5 02.11.2007 welche ich bei Gelegenheit um Rat fragen kann. Entscheidung Priorität Termin Realisierbare Ideen innerhalb der Richtlinien entscheiden. 3 10 05.11.2007 Entscheiden, wie Einwände aus früheren Prozesseinheiten 2 10 05.11.2007 Umgesetzt werden können. o Weiteres Vorgehen mit Ausbildner abklären. 3 20 14.11.2007 Realisation Priorität Termin Grundlayout für PE Dokumentation erstellen. 2 30 09.11.2007 Flussdiagramm/ Kurzbericht/ Inhaltsverzeichnis/ 1 600 08.11.2007 Titelblatt erstellen, kritische Stellen erörtern. Formatierung 3 200 laufend Mind. 4 Lernjournale ausfüllen, Musterdokumente 3 30 laufend Kontrolle Priorität Termin Die PE mit den Vorgaben kontrollieren und ergänzen. 2 90 20.11.2007 Unklarheiten, mit denen, in der Planungsphase 2 90 laufend ausgewählten Ansprechpersonen, klären. Prozesseinheit von einem Laien auf 3 30 20.11.2007 Verständlichkeit überprüfen lassen. Auswertung Priorität Termin Auswertungsbogen ausfüllen. 3 15 18.11.2007 Überprüfen, ob die gesetzten Ziele erreicht sind und ergänzen. 3 60 20.11.2007 Total Aufwand 1100 Kübra Göcen 09.02.2008 Seite 8/14

5 5. Musterdokumente 5.1.1 Wordbestellung für Unterlieferant SUVEMA AG Werkzeugmaschinen Postfach Grüttstrasse 106 4562 Biberist Telefon 032 674 41 11 Telefax 032 674 41 10 Service/Hot-LineTelefon 032 674 41 00Telefax 032 674 41 01 Info@suvema.ch www.suvema.ch Zertfiziert ISO / EN 9002 F A X / E- Mail --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- An Schmid AG Tel 00423 384 19 78 Herrn Schmid Fax 00423 384 21 59 FL-9496 Balzers von Jürg Bühlmann E-mail: buehlmann.j@suvema.ch Datum 9. Februar 2008 Seite 1/1 Betrifft U/BESTELLUNG M5516 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Sehr geehrter Herr Schmid Wir bestellen wie folgt: 1 Stk. AWS Coaxialventil 371S15/10/MG12V 24V= Typ 371 mit Haltewinkel Nr. 55020233 CHF? Preis :? Liefertermin : KW 40, 2007 (nicht früher liefern) Lieferart : per Post Lieferadresse: : SUVEMA AG, 4562 Biberist Wir bitten Sie um Fax Bestätigung. Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Mit freundlichen Grüssen SUVEMA AG J. Bühlmann Kübra Göcen 09.02.2008 Seite 9/14

5.1.2 Systembestellung (im SBS) für Unterlieferant Unser Unterlieferant Unsere Auftragsnummer Kübra Göcen 09.02.2008 Seite 10/14

5.1.3 Artikelstamm Artikelstamm anwählen 1 Artikelnummer eintragen (z. B. Art. Nr. 6527002) Tabulator klicken, Art. Nr. öffnet 2 3 Auf der rechten Seite des Bildschirmes das Register Mengen anwählen: 4 Unten erscheinen folgende Angaben über den Artikel: 5 Kommentar Unter Akt. Bestand (aktueller Bestand) sehen wir, wie viel wir von diesem Artikel am Lager haben (0). Unter offene Bestellmenge sehen wir, dass dieser Artikel schon von einem anderen Mitarbeiter von uns bestellt wurde (4). In diesem Fall müssten wir den Artikel bei unserem Unterlieferanten nicht bestellen.!jedoch müssen wir beachten, dass der Artikel nicht im Rückstand ist, d. h. die bestellten Artikel sind schon für einen anderen Auftrag reserviert. In diesem Fall müssten wir trotz offener Bestellmenge den Artikel bei unserem Unterlieferanten bestellen! Kübra Göcen 09.02.2008 Seite 11/14

5.1.4 Ereignis lösen Ereignisnummer Artikelnummer Kunde Anzahl bestellte Stücke 5.1.5 Maschinenfach M- Nummer (Maschinennummer) Kübra Göcen 09.02.2008 Seite 12/14

5.1.6 Bestelleingang Wenn man in unserem System SBS auf Bearbeiten, Einkauf, Bestelleingang geht, erscheint die unten dargestellte Abbildung (Print Screen). Hier sind all unsere Bestellungen, die im SBS erstellt worden sind aufgeführt. Falls die per SBS bestellte Ware bei uns eintrifft, müssen wir hier den Bestelleingang machen. 1 Zeile, wo die Referenznummer (von der Bestellung) ist, markieren. 2 Gelieferte Artikel-Nr. von der Bestellung M5996 markieren 3 Die vom Unterlieferanten gelieferte Bestellmenge eintragen, Verwendung = unsere Bestellreferenz (z. B. M5996) 4 Speichern Kübra Göcen 09.02.2008 Seite 13/14

6 6. Auswertung der Lernjournale Auswertungsbogen zu den Lernjournalen Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch Da ich bereits zwei Prozesseinheiten hinter mir habe, wusste ich, wie das ganze abläuft und wie ich am besten vorgehe. Mir macht es Spass einen Prozess zu beschreiben und ihn genauer unter die Lupe zu nehmen. Aus diesen Gründen war meine Motivation relativ hoch. Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig einfach Diesen Prozess fand ich kompliziert, weil ich am Anfang die Hintergründe nicht verstand. Selbstkontrolle ist in jedem Fall gefragt, weil Bestellungen bei Lieferanten und Auftragsbestätigungen für Kunden verbindlich sind. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden zufrieden Obwohl ich in meiner letzten Prozesseinheit eine 6 erhalten habe, habe ich das Layout meiner letzten Prozesseinheit nicht übernommen, sondern wieder eine neue erstellt. Ich habe diesmal wieder sämtliche Anforderungen erfüllt und das Bestmögliche versucht. Deshalb erhalte ich meiner Meinung nach eine Punktzahl zwischen 69-72 62-68 54-61 47-53 40-0 Eine Kollegin oder ein Kollege von mir erhält in einer Prozesseinheit dieselbe Aufgabe gestellt. Aufgrund meiner Erfahrung gebe ich folgende Tipps Prozess gut beherrschen, bevor man mit der Beschreibung anfängt. Man darf nicht zögern, dem Ausbildner bei Unklarheiten Fragen zu stellen. Natürlich muss aber auch der Wille da sein. Ich empfehle bei der Erstellung einer solchen Arbeit folgendes zu beachten: Ziele schriftlich festlegen Zeitplan nach Prioritäten erstellen Termine einhalten Print Screens erstellen 3. Bild: verschiedene Faktoren Kübra Göcen 09.02.2008 Seite 14/14