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Umstellungsleitfaden für den Einsatz des SEPA-Zahlungsverkehrs in der VR-Networld-Software Version 5 Inhaltsverzeichnis: 1. Allgemeine Informationen Seite 3 1.1. Umstellung auf den SEPA-Zahlungsverkehr Seite 3 1.2. Neuerungen in der Version 5 der VR-Networld Software Seite 3 2. Umstellung auf die Version 5 der VR-Networld Software Seite 4 2.1. Versionsprüfung und Sicherung Seite 4 2.2. Update auf die Version 5 der VR-Networld Software Seite 5 3. Erste Schritte in der neuen Version 5 der VR-Networld Software Seite 7 3.1. Übersicht über die Menüfunktionen Seite 7 3.2. Registrierung Ihrer (Lizenzverwaltung Seite 8 4. Nutzung der EURO-Überweisung (SEPA-Überweisung) Seite 10 4.1. Einzelerfassung von EURO-Überweisungen Seite 10 4.2. Versand von übernommenen Zahlungsaufträgen aus externen Programmen (DTA/DTAUS Import) als EURO-Überweisung Seite 13 4.3. Versand von übernommenen SEPA-Zahlungsaufträgen aus externen Programmen (XML-Import) Seite 15 5. Nutzung der SEPA-Lastschrift (Basis- bzw. Firmenlastschrift) Seite 16 5.1. Allgemeines zum SEPA-Lastschrifteinzug Seite 16 5.2. Technische Pflege der Gläubigeridentifikationsnummer Seite 16 5.3. Erfassung und Verwaltung von SEPA-Mandaten Seite 17 5.4. Einzelerfassung von SEPA-Lastschriften Seite 20 6. Technische Unterstützung und Haftungsausschluss Seite 25 Kundenleitfaden Seite 2 19.09.2013
1. Allgemeine Informationen 1.1 Umstellung auf den SEPA-Zahlungsverkehr Am 01.02.2014 wird der neue einheitliche Zahlungsverkehrsraum SEPA umgesetzt. Ab diesem Zeitpunkt werden die nationalen Zahlungsverkehrsverfahren zur Ausführung von Überweisungen und Lastschriften durch die SEPA-Verfahren ersetzt. Für Ihre Überweisungen (z. B. Zahlungen an Lieferanten, Lohn- und Gehaltszahlungen an Mitarbeiter) und Ihre Lastschrifteinzüge (=Sie sind Geldempfänger) z. B. kommunale Entgelte, Fitnessbeiträge bzw. Mitgliedsbeiträge für Vereine bedeutet dies, dass spätestens ab 01.02.2014 die Abwicklung nur noch als SEPA-Überweisung bzw. SEPA-Lastschrift möglich ist. Mit diesem Leitfaden möchten wir Sie bei der technischen Umstellung vom deutschen Zahlungsverkehr auf den SEPA-Zahlungsverkehr unterstützen. 1.2 Neuerungen in der Version 5 der VR-Networld Software Aufgrund der umfangreichen technischen Änderungen, welche auf die Umsetzung des SEPA-Zahlungsverkehrs zurückzuführen sind, war es leider nicht möglich, die vorhandene Versionsreihe 4.x der VR-Networld-Software im vollen Umfang SEPA-fähig zu gestalten. Seitens unserer Rechenzentrale wurde daher entschieden, eine komplette überarbeitete Version 5.x der VR-Networld-Software für Sie zu entwickeln. Nachstehend haben wir für Sie die wichtigsten Veränderungen der neuen Version 5.x der VR-Networld-Software kurz zusammengefasst: 1. Vollumfängliche Umsetzung des SEPA-Zahlungsverkehrs Mit der neuen Version wurde nun der letzte technische Schritt getan, auch SEPA-Dauerlastschriften innerhalb der Anwendung zu erfassen und zu verwalten. Diese Funktion konnte leider in der Version 4.x nicht technisch umgesetzt werden und bedeutete einen großen Nachteil für alle Kunden, welche mit regelmäßigen SEPA-Lastschrifteinzügen arbeiten wollten, z. B: Vereine, Fitnessstudios aber auch kommunale Einrichtungen. 2. Nutzung von Lizenzschlüsseln Mit der Version 5.0 wird die VR-NetWorld Software nun erstmalig mit einem Lizenzschlüsselsystem ausgestattet. Die Grundversion ohne gültigen Lizenzschlüssel kann als 60 Tage Testversion vollumfänglich verwendet werden. Um die VR-NetWorld Software über den Testzeitraum hinaus betreiben zu können ist ein Lizenzschlüssel von Ihrer Hallertauer Volksbank eg nötig. Bestandskunden (Kunden welche die Version 4.x bereits über uns bezogen haben) erhalten den ersten Lizenzschlüssel in einem separaten Schreiben von uns mitgeteilt. Kunden die zu einem späteren Zeitpunkt einen Lizenzschlüssel beziehen wollen, können hierzu direkt eine Anforderung über die Software stellen. 3. Modernisierung der Benutzeroberfläche Die Benutzeroberfläche der VR-NetWorld Software wurde umfänglich modernisiert und den Bedienkonzepten der modernen Windows-Betriebssysteme und Officesuiten angepasst. Diese Anpassung beinhaltet vor allem die Nutzung sogenannter Menübänder welche vielfältige Funktionen der VR-NetWorld Software direkt verfügbar machen. Kundenleitfaden Seite 3 19.09.2013
2. Umstellung auf die Version 5 der VR-Networld Software 2.1. Versionsprüfung und Sicherung Vor Beginn der eigentlichen Umstellungstätigkeiten möchten wir Sie bitten, Ihren verwendeten Versionsstand zu prüfen. Hierzu verwenden Sie bitten den Button? in Ihrer Menüleiste. Auf der nachfolgenden Grafik können Sie dann den aktuellen Versionsstand entnehmen. Bitte beachten Sie, dass sich dieser Leitfaden auf die Umstellung von der Version 4.x auf die Version 5.x der VR-Networld Software bezieht. Falls Sie bereits die aktuellen Versionen 4.30 bzw. 4.42 verwenden, führen Sie nun eine Datensicherung vor der Umstellung auf die Version 5 durch (siehe roter Pfeil in der nachstehenden Grafik). Kundenleitfaden Seite 4 19.09.2013
Falls Sie noch eine ältere Version 4.x des Programms im Einsatz haben empfehlen wir Ihnen, im Vorfeld der Versions- bzw. SEPA-Umstellung auf die Version 5.x ein Programmupdate auf die aktuelle Version 4.42 und nach erfolgreicher Einarbeitung eine Datensicherung vorzunehmen. Für das Programmupdate nutzen Sie bitte folgenden Menüpunkt: 2.2. Update auf die Version 5 der VR-Networld Software C Hinweis: Kein Update ohne Datensicherung der Altversion. Jedes Programmupdate hat Auswirkungen auf die Programmstruktur und beinhaltet ein Restrisiko, dass Ihre Datenbestände ganz oder teilweise unbrauchbar werden. Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen ausdrücklich, vor dem Update auf die Version 5 der VR-Networld Software eine Datensicherung vorzunehmen. Das technische Update von der Version 4.x auf die Version 5.x läuft in drei Schritten ab: 1. Schritt: Download der Installationsdatei Download der Updatedatei über die Internetseite Ihrer Hallertauer Volksbank eg Bereich Service 24 / Zahlungsverkehrs-Software Kundenleitfaden Seite 5 19.09.2013
Auf der Folgeseite bitte wie markiert auf den Menüpunkt Download-Software-Update navigieren und dann das Update herunterladen. 2. Schritt: Installation des Updates Nach dem Download des Programmupdates bitte die VR-Networld-Software schließen (soweit noch nicht erfolgt) und dann das Update über einen Doppelklick auf die Installationsdatei ausführen. C Hinweis: Update der Programmversion nur mit Administrationsrechten Bitte achten Sie beim Update der Programmversion darauf, dass Sie entsprechende Rechte für ein Programmupdate auf Ihrem Computer besitzen (sogenannte Administrationsrechte). 3. Schritt: Prüfung von Funktion und Datenbeständen Nach der erfolgreichen Installation nehmen Sie sich die Zeit, sich mit der neuen Optik vertraut zu machen und Standardaktionen durchzuführen z. B: Abholung der Kontoauszüge. Kundenleitfaden Seite 6 19.09.2013
3. Erste Schritte in der neuen Version 5 der VR-Networld Software 3.1 Übersicht über die Menüfunktionen Wie in der Einleitung zu diesem Leitfaden bereits erwähnt, wurde die Optik der VR-Networld Software umfänglich überarbeitet. Mit den nachfolgenden Grafiken wollen wir Ihnen helfen sich in der neuen Programmumgebung besser zu orientieren: Im Menüpunkt KONTEN des Menübandes finden Sie zum einen Ihre angelegten Bankverbindungen nebst Kontoständen, als auch zum anderen die klassischen Funktionen, welche Sie für das Tagesgeschäft benötigen: - Im Bereich SENDEN / z. B. den Menüpunkt Alle Konten aktualisieren - Im Bereich ERFASSEN /z. B. den Menüpunkt Überweisung - Im Bereich ANZEIGEN / z. B: den Menüpunkt Ausgangskorb Im oberen linken Teil des Programmfensters (Titelleiste) haben Sie zudem Zugriff auf weitere Programmfunktionen z. B: Abmelden oder Drucken. Diese Symbolleiste kann durch Sie nach eigenem Wunsch individualisiert werden. Des Weiteren finden Sie weitere Funktionen z. B. die Datensicherung unter dem Volksbank-Raiffeisenbank Symbol. Die bewährte Baumstruktur aus der Versionsreihe 4.x der VR-Networld-Software kann auch in der Version 5 wieder verwendet werden. Hierzu ist diese nur auszufahren und für den dauerhaften Einsatz zu fixieren. Kundenleitfaden Seite 7 19.09.2013
Nach der Fixierung der Baumstruktur steht Ihnen diese, wie bisher auf der linken Seite des Programms, für die Navigation zur Verfügung. Auf der Grafik ist zudem zu erkennen, dass sich einige der Programmfunktionen als Registerkarte aneinanderreihen lassen z. B. Kontenübersicht / rosa Rahmen, alle Überweisungen / blauer Rahmen, Ausgangskorb Übersicht / hellgrüner Rahmen. Diese Anzeigefunktion ermöglicht Ihnen das schnelle hin- und herschalten zwischen verschiedenen Funktionen. Durch einen Mausklick auf das kleine X am linken Rand der Registerkarte kann die ausgewählte Funktion geschlossen werden. Falls Sie alle Registerkarten geschlossen haben, können Sie sich jederzeit über den Menüpunkt STARTSEITE z. B. die Kontenübersicht wieder einblenden lassen. 3.2. Registrierung Ihrer VR-Networld-Software Version 5 (Lizenzverwaltung) Lizenzverwaltung in den bisherigen Versionen der VR-Networld-Software Bisher erhielten Sie die Hauptversionen der VR-Networld-Software z. B: Version 3.0 bzw. Version 4.0 abhängig von Ihrem Kontomodell kostenpflichtig bzw. kostenfrei als Datenträger (CD-ROM). Durch die Aushändigung des Datenträgers erwarben Sie die Nutzungslizenz für das Programm und konnten die Updates innerhalb einer Hauptversion z. B: Update 4.42 jeweils kostenfrei als Download herunterladen Lizenzverwaltung in der neuen Version 5.x Mit der Version 5.x der VR-Networld-Software wurde nun erstmalig seit der Einführung der Anwendung eine Lizenzverwaltung unter Nutzung von Lizenzschlüsseln (wie auch in anderen Programmen üblich) umgesetzt. Nach einem Update (siehe hierzu auch Punkt 2.1 ) Ihrer bisherigen Version 4.x auf die Version 5.x ist die Version grundsätzlich als TESTVERSION mit allen Funktionen für 60 Tage lauffähig. Um die Anwendung darüber hinaus nutzbar zu machen ist es notwendig, über einen Lizenzschlüssel das Programm zu registrieren. Den hierfür notwendigen Registrierschlüssel erhalten Bestandskunden (Kunden, welche die Version 4.x bereits über uns bezogen haben) in einem separaten Schreiben von uns mitgeteilt. Die Hinterlegung des Lizenzschlüssels sehen Sie nachstehend als VARIANTE 1 beschrieben. Kunden, die zu einem späteren Zeitpunkt einen Lizenzschlüssel beziehen wollen, können hierzu direkt eine Anforderung über die Software stellen. Diese Vorgehensweise sehen Sie als VARIANTE 2 beschrieben. Die Eingabe des Lizenzschlüssels nehmen Sie bitten unter folgendem Menüpunkt vor: Kundenleitfaden Seite 8 19.09.2013
VARIANTE 1 / Bestandskunden, welche bereits Ihren Lizenzschlüssel per Post erhalten haben Bitte wählen Sie unsere Bankverbindung im Registrierungsfenster aus (siehe blauer Pfeil). Als nächstes erfassen Sie bitte die Ihnen mitgeteilte Kundennummer sowie den Lizenzschlüssel in den entsprechenden Eingabefelder (siehe blauer Rahmen). Zur Übermittlung Ihrer Lizenzdaten und zur abschließenden Freischaltung bitte auf den Button Online registrieren klicken (siehe roter Rahmen). VARIANTE 2 / Neukunden, welche noch keinen Lizenzschlüssel besitzen Bitte wählen Sie als erstes unsere Bankverbindung im Registrierungsfenster aus (siehe roter Pfeil). Eine Auswahl ist nur möglich, soweit im Vorfeld der Produktregistrierung unsere Bankverbindung durch Sie in der Anwendung angelegt wurde. Sie können unsere Bankverbindung über den Menüpunkt STAMMDATEN / BANKVERBINDUNGEN nacherfassen. Als zweites erfassen Sie bitte Ihre Kontonummer im Eingabefeld Kundennummer (siehe blauer Pfeil) Zum Abschluss führen Sie bitte den Button Lizenzschlüssel anfordern aus. Hiermit übermitteln Sie uns die notwendigen Daten für die Erstellung Ihres Lizenzschlüssels. Den Lizenzschlüssel übermitteln wir Ihnen dann per Kontoauszugsmitteilung. Kundenleitfaden Seite 9 19.09.2013
4. Nutzung der EURO-Überweisung (SEPA-Überweisung) 4.1 Einzelerfassung von EURO-Überweisungen Für die Einzelerfassung einer oder mehrerer EURO-Überweisung/-en (SEPA-Überweisung) rufen Sie die entsprechende Überweisungsmaske über den Menüpunkt TRANSAKTIONEN auf. In der bisherigen Überweisungsmaske ist nun die Art des Auftrags durch einen Mausklick auf das blaue Dreieck an der linken Seite der Erfassungsmaske auf eine SEPA-Überweisung zu ändern Nun kann in der angezeigten EURO- Überweisung wie bisher die Erfassung der Empfängerdaten erfolgen C Hinweis: Bereits gespeicherte Empfänger werden im Regelfall automatisch mit IBAN und BIC versorgt. Es ist keine manuelle Nacherfassung durch Sie mehr notwendig. Die EURO-Überweisung enthält nun statt der bisherigen Kontonummer und Bankleitzahl die IBAN sowie den BIC-Code des Empfängers. Kundenleitfaden Seite 10 19.09.2013
Für die Auslösung der Zahlung rufen Sie bitten über den Menüpunkt TRANSAKTIONEN den Punkt AUSGANGSKORB auf (siehe blauer Rahmen). In der nachstehenden Liste können Sie nun nochmals eine Prüfung des Auftrags vornehmen und diesen dann über den Button AUSGANGSKORB SENDEN (roter Pfeil) zur Bank übermitteln. C Hinweis: Dauerhafte Änderung der Überweisungsmaske auf SEPA Um die SEPA-Überweisung als Standardmaske für die Erfassung zu hinterlegen bitten wir nachstehende Änderung in Ihren Programmeinstellungen vorzunehmen. Wird die VR-Networld-Software von mehreren Anwendern benutzt bzw. werden mehrere Mandanten verwaltet, gilt die Umstellung für das komplette Programm. WICHTIG: Die dargestellten Änderungen können nur über den User Supervisor vorgenommen werden Für die Änderung rufen Sie den Menüpunkt EXTRAS / EINSTELLUNGEN BEARBEITEN auf: In dem nun angezeigten Fenster wählen Sie bitte den Menüpunkt AUFTRÄGE / WEITERE FUNKTIONEN auf. Dann setzten Sie bitten den Kontrollhaken im Punkt SEPA-Masken bevorzugt verwenden und schließen Ihre Eingabe mit OK ab. Kundenleitfaden Seite 11 19.09.2013
Nach dieser Umstellung und einem Neustart der VR-Networld-Software wird bei Aufruf der Erfassungsmaske immer eine EURO-Überweisung (SEPA-Überweisung) angezeigt. C Hinweis: Massenänderung von bereits erfassten Überweisungen auf SEPA Falls Sie eine größere Anzahl von Überweisungen im deutschen Format (mit Kontonummer und Bankleitzahl) bereits erfasst haben, können Sie diese mit der Massenkonvertierungsfunktion der VR-Networld-Software in wenigen Schritten in SEPA-Überweisungen umwandeln. In der Baumstruktur der Software bitte den Menüpunkt Überweisungen auswählen. Die bereits erfassten deutschen Zahlungen markieren und dann über einen Rechtsklick mit Ihrer Maus die Konvertierung über den Menüpunkt SEPA-Konvertierung / in SEPA-Auftrag umwandeln einleiten. Im folgenden Fenster haben Sie dann die Möglichkeit, vor der eigentlichen Konvertierung über den Button VORSCHAU (blauer Pfeil) das Ergebnis zu prüfen. Durch den Button SPEICHERN (roter Pfeil) wird die Umwandlung gestartet. Nach erfolgter Wandelung erhalten Sie eine Bestätigungsmeldung angezeigt. Kundenleitfaden Seite 12 19.09.2013
4.2 Versand von übernommenen Zahlungsaufträgen aus externen Programmen (DTA/DTAUS Import) als EURO-Überweisung In vielen Unternehmen werden Überweisungsaufträge von externen Programmen, z. B. der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung bzw. der Finanzbuchhaltung per DTA/DTAUS Import in die VR-Networld-Software übernommen, um diese dann bequem an Ihre Hallertauer Volksbank eg zur Verarbeitung zu schicken. Über die integrierte Wandelungsfunktion der VR-Networld-Software ist es möglich, die deutschen Überweisungen Ihrer DTA/DTAUS Datei (diese beinhalten Ihre deutschen Überweisungen) automatisch in EURO-Überweisungen umzustellen. Für einen Import Ihrer Zahlungen sowie die Wandelung Ihrer DTA/DTAUS Datei in SEPA-Überweisungen gehen Sie bitte wie folgt vor: C Hinweis: Unterschied zwischen Import Aufträge aus Datei und Import Datei zur Übertragung Der Unterschied zwischen den beiden Importversionen liegt in der Art, wie Ihnen die Aufträge nach dem Import im Ausgangskorb bereitgestellt werden. In der Variante 1 (Aufträge aus Datei / siehe roter Rahmen) werden Ihnen die einzelnen Überweisungen nach erfolgreichem Import im Ausgangskorb angezeigt. In der Variante 2 (Datei zur Übertragung) wird Ihnen die komplette Datei als Sammelzahlung (keine Einzelposten) im Ausgangskorb angezeigt. Diese Variante eignet sich besonders für den Fall, wenn keine Änderungen mehr an den Datensätzen vorgenommen werden sollen. Über das nachfolgende Auswahlfenster wählen Sie bitte den Speicherort Ihrer DTA/DTAUS Datei aus und importieren diese über den Button Öffnen in die VR- Networld-Software Im folgenden Fenster wird dann die Bestätigung erfragt, ob eine Konvertierung der Zahlungen in SEPA- Überweisungen erfolgen soll Kundenleitfaden Seite 13 19.09.2013
Es besteht dann die Möglichkeit, die vorbereiteten Überweisungen vor der endgültigen Konvertierung in SEPA- Zahlungen nochmals zu prüfen. Hierzu kann der Button VORSCHAU verwendet werden. Über den Button IMPORTIEREN wird der Import sowie die Wandelung nebst Bereitstellung der Zahlungen in den Ausgangskorb angestoßen. Wir empfehlen Ihnen, die importierte DTA/DTAUS Datei erst nach erfolgreicher Verarbeitung zu löschen. Für die Auslösung der Zahlungen rufen Sie bitten den AUSGANGSKORB über den Menüpunkt TRANSAKTIONEN auf. Danach können Sie die Zahlungen per Menüpunkt AUSGANGSKORB SENDEN an die Bank übertragen. C Hinweis: Einstellung des DTA/DTAUS Formates per 01.02.2014 Bitte berücksichtigen Sie, dass die automatische Wandelung des deutschen DTA/DTAUS Formats in ein SEPA-fähiges Format nur als Übergangslösung zu verstehen ist. Grundsätzlich muss Ihre externe Anwendung (Lohn- und Gehaltsprogramm, Finanzbuchhaltung bzw. Vereinsverwaltung), über welche Sie Ihre Zahlungsaufträge in die VR-Networld-Software importieren, spätestens ab dem 01.02.2014 ein SEPA-konformes XML-Datenformat ausgeben. Kundenleitfaden Seite 14 19.09.2013
4.3 Versand von übernommenen SEPA-Zahlungsaufträgen aus externen Programmen (XML-Import) Wie bereits beschrieben nutzen vielen Unternehmen die Möglichkeit, Zahlungsaufträge von externen Programmen z. B. der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung bzw. der Finanzbuchhaltung in die VR-Networld-Software zu importieren. Mit der Einführung des SEPA-Zahlungsverkehrs kommt nun auch ein neues Datenformat (XML-Datei) zum Einsatz. Für einen Import Ihrer SEPA-Zahlungen aus einem externen Programm gehen Sie bitte wie folgt vor: Über das nachfolgende Auswahlfenster wählen Sie bitte den Speicherort Ihrer XML- Datei aus und importieren diese über den Button Öffnen in die VR-Networld-Software Im Anschluss wird Ihnen eine Bestätigungsmeldung für den Import der SEPA-Überweisungen angezeigt. Wir empfehlen Ihnen die importierte XML-Datei erst nach erfolgreicher Verarbeitung zu löschen. Die Auslösung der Zahlungen nehmen Sie bitte über den Menüpunkt AUSGANGSKORB im Bereich TRANSAKTIONEN vor. C Hinweis: Programmhinweis nach Import von XML-Dateien Falls Ihnen nach dem Import ein Programmhinweis erscheint bitten wir Sie, die importierten Kontoverbindungen nochmals genau auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen. Kundenleitfaden Seite 15 19.09.2013
5. Nutzung der SEPA-Lastschrift (Basis- bzw. Firmenlastschrift) 5.1 Allgemeines zum SEPA-Lastschrifteinzug Die SEPA-Lastschrift ähnelt in Teilen Ihrer Abwicklung dem bisherigen deutschen Lastschriftverfahren. Jedoch müssen vor der Nutzung der SEPA-Lastschrift folgende Grundlagen und Voraussetzungen erfüllt sein: 1. Rechtliche Voraussetzungen 1.1 Beantragung einer Gläubigeridentifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank 1.2 Abschluss einer Inkassovereinbarung (Vertrag über den Lastschrifteinzug) zwischen Ihnen und uns als Hallertauer Volksbank eg 2. Organisatorische Voraussetzungen 2.1 Wandelung/Umdeutung Ihrer bisherigen Einzugsermächtigungen bzw. Neueinholung entsprechender SEPA-Mandate Anmerkung: Eine Umdeutung ist für SEPA-Firmenlastschriften nicht möglich 2.2. Rechtzeitige Vorabinformation (Pre-Notification) der Zahlungspflichtigen vor dem ersten Lastschrifteinzug 2.3 Festlegung der fixen Einzugstermine sowie der Mandatsreferenz, welche Sie verwenden wollen. 3. Technische Voraussetzungen Diese werden nachfolgend für die Anwendung VR-Networld Software beschrieben C Hinweis: Voraussetzungen für SEPA-Einzüge erfüllt? Bitte prüfen Sie vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug, ob die vorgenannten Voraussetzungen erfüllt sind. 5.2 Technische Pflege der Gläubigeridentifikationsnummer Um eine SEPA Lastschrift einreichen zu dürfen ist es notwendig, Ihre beantrage Gläubiger-Identifikationsnummer in der VR-Networld Software zu hinterlegen. Dies Erfolgt über den Menüpunkt STAMMDATEN Bitte erfassen Sie in den entsprechenden Feldern die Ihnen von der Bundesbank übermittelte Gläubiger- Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers. C Hinweis: Hinterlegung verschiedener Gläubiger-Identifikationsnummern Es besteht die Möglichkeit, über den Button NEU weitere Identifikationsnummern zu hinterlegen. Kundenleitfaden Seite 16 19.09.2013.x
5.3 Erfassung und Verwaltung von SEPA-Mandaten Neben der Gläubigeridentifikationsnummer ist auch ein gültiges SEPA-Mandat für den Lastschrifteinzug zwingend erforderlich. Die VR-Networld Software unterstützt die Erfassung und Verwaltung dieser Mandate durch die programminterne Mandatsverwaltung. C Hinweis: Unterschied Mandatsverwaltung über VR-Networld bzw. Mandatsverwaltung in externen Programmen Die nachstehenden Ausführungen sind für Sie relevant, soweit Sie die Mandatsverwaltung innerhalb der VR-Networld Software vornehmen wollen. Falls Sie SEPA-Lastschriften aus einem externen Programm z. B: kommunale Anwendung, Beitragsverwaltung für Fitnessstudios bzw. Vereinsverwaltung zur Übermittlung einlesen wollen, bitten wir Sie zu beachten, dass die Mandatsverwaltung dann über Ihr externes Programm sicherzustellen ist. Fragen zur Mandatsverwaltung bei externen Softwareprodukten richten Sie bitten an Ihren Softwareanbieter. Für die Erfassung von Mandaten rufen Sie als erstes die Mandatsverwaltung auf. Diese finden Sie über den Menüpunkt STAMMDATEN. In dem folgenden Fenster nehmen Sie dann über den Button NEU die Erfassung der Mandate vor. Kundenleitfaden Seite 17 19.09.2013.x
In der nun angezeigten Maske sind die eigentlichen Mandatsangaben durch Sie zu erfassen. Bitte beachten Sie, dass die rot umrandeten Felder PFLICHTANGABEN darstellen. Pflichtfeld: Bezeichnung Hier können Sie für das Mandat eine individuelle Bezeichnung vergeben. Beispielsweise könnte hier der Name des Zahlungspflichtigen bzw. eine KD-Nummer bzw. Mitgliedsnummer verwendet werden. Pflichtfeld: Referenz Hier erfassen Sie die eindeutig zuordenbare Mandatsreferenz für Ihren Zahlungspflichtigen. Die Mandatsreferenz wird durch Sie festgelegt und kann bis zu 35 Stellen lang sein. Die Mandatsreferenz kann Buchstaben und Zahlen enthalten. Falls Sie eine automatische Vergabe der Mandatsreferenz wünschen, können Sie hierfür eine Vorlage in den Einstellungen des Programms definieren (Menüpunkt Extras / Einstellungen bearbeiten / weitere Funktionen) Pflichtfeld: Identifikation sowie Konto (IBAN/BIC) Hier wählen Sie bitte die richtige Gläubiger-Identifikationsnummer zum jeweiligen Mandat aus. Dies gilt vor allem dann, wenn Sie mehrere verschiede Gläubiger-IDs erfasst haben. Die Erfassung der Gläubiger-Identifikationsnummern ist im Punkt 5.2 Technische Erfassung der Gläubiger-Identifikationsnummer beschrieben. Die dort hinterlegten Daten werden nach Ihrer Auswahl automatisch übernommen. Des Weiteren ist es notwendig das Gutschriftskonto für den Lastschrifteinzug im Feld Konto (IBAN/BIC) zu hinterlegen sowie die die Adresse des Zahlungsempfängers. Pflichtfeld: Lastschriftart Auswahl, ob eine Basis- oder eine Firmen-Lastschrift diesem Mandat zugeordnet werden soll. Die SEPA-Basislastschrift kann bei Verbrauchern und Unternehmen eingesetzt werden Die SEPA-Firmenlastschrift darf nur zwischen Unternehmern eingesetzt werden Pflichtfeld: Ausstellungsdatum Erfassen Sie hier das Datum der Ausstellung, an dem der Zahlungspflichtige das Mandat unterschrieben hat bzw. das Datum an welchem Sie die Umdeutung/Wandelung Ihrer Einzugsermächtigung durchgeführt haben. Pflichtfeld: Lastschriftsequenz Kennzeichnen Sie über Ihre Auswahl, was für eine Sequenz die SEPA-Lastschrift haben wird. Optionale Datenfelder: Anmerkung und Zuordnungsschlüssel In den beiden optionalen Feldern können Sie Beschreibungen bzw. Zuordnungen für Ihren Zahlungspflichtigen hinterlegen. Diese Datenfelder müssen nicht von Ihnen verwendet werden. Über den Button Übernehmen hinterlegen Sie die erfassten Mandatsdaten am Zahlungspflichtigen. Über den Button Schließen verlassen Sie die Mandatserfassung. Kundenleitfaden Seite 18 19.09.2013.x
C Hinweis: Berichtigung von SEPA-Mandaten bzw. Löschung von Mandaten Falls Ihnen während der Erfassung der Mandatsdaten ein Fehler unterlaufen ist, können Sie diesen über den Button Eigenschaften korrigieren bzw. ein falsch erfassten Mandat für den Button Löschen entfernen. Siehe nachstehende Grafik: Des Weiteren bietet Ihnen die Mandatsliste eine kompakte Übersicht der von Ihnen bereits erfassten Mandate inkl. Druckfunktion für Mandate bzw. Umdeutungen (bitte beachten Sie hierzu die Informationen in der Grafik) Kundenleitfaden Seite 19 19.09.2013.x
5.4 Einzelerfassung von SEPA-Lastschriften Für die Einzelerfassung einer oder mehrerer SEPA-Lastschrift/-en rufen Sie die entsprechende Lastschriftmaske über den Menüpunkt TRANSAKTIONEN auf. Nun kann in der angezeigten SEPA- Lastschrift die Erfassung des Zahlungspflichtigen erfolgen. Im Regelfall sollte vor der Erfassung der eigentlichen Lastschrift die Mandatsdaten beim Zahlungspflichtigen hinterlegt werden (siehe hierzu Punkt 5.3). In diesem Fall wird auch automatisch durch die hinterlegten Mandatsdaten die die Art der SEPA- Lastschrift (Basis- oder Firmenlastschrift) zugeordnet. Alternativ kann über den markierten Button in der Lastschriftmaske (siehe blauer Pfeil) in den entsprechenden Verwaltungsbereich gewechselt werden. Im unteren Teil der SEPA-Lastschrift sind die Feldbereiche Ausführungszeitpunkt/Fälligkeit sowie die SEPA-Details zu finden. In diesem sind die Pflichtangaben Fälligkeit zum sowie der Turnus der Ausführung zu erfassen (siehe blaue Rahmen). Im Bereich SEPA Details wird die Mandatsreferenznummer des zugeordneten Mandats angezeigt und es besteht die Möglichkeit eine sog. Ende-zu-Ende Referenznummer für den jeweiligen Auftrag zu erfassen. Die Ende-zu-Ende-Referenznummer ermöglicht Ihnen den Auftrag auf den kompletten Zahlungsweg zu identifizieren, ist aber kein Pflichtfeld. NOTPROVIDED wird automatisch gesetzt, wenn das Feld nicht gefüllt ist. Kundenleitfaden Seite 20 19.09.2013.x
C Hinweis: Berücksichtigung der technischen Vorlaufzeiten bei SEPA-Lastschriften SEPA-Basis-Lastschriften: Erstmalige oder einmalige Lastschriften: Späteste technische Einreichung 6 Bankarbeitstage vor Fälligkeitstermin Wiederkehrende oder letztmalige Lastschriften: Späteste Einreichung 3 Bankarbeitstage vor Fälligkeitstermin SEPA-Firmenlastschrift: Erstmalige, einmalige, wiederkehrende oder letztmalige Lastschriften: Späteste Einreichung 2 Bankarbeitstage vor Fälligkeitstermin Die VR-Networld Software gibt bei einem unzulässigen Unterschreiten der Vorlaufzeiten einen Hinweis aus (siehe nachstehende Grafik). 6. Technische Unterstützung und Haftungsausschluss Für weitergehende Fragestellungen zur SEPA-Umstellung in der Anwendung stehen Ihnen auch unsere Zahlungsverkehrsberater unter unserer Electronic Banking Hotline gerne zur Verfügung. ELECTRONIC BANKING HOTLINE ( 08453 / 3207-7887 HAFTUNGSAUSSCHLUSS Alle Angaben in dieser Umstellungsanleitung wurden mit größter Sorgfalt durch die Hallertauer Volksbank eg erarbeitet und anhand der aktuellen Version der VR Networld Software Version 5 getestet, dennoch sind Fehler nicht ganz auszuschließen. Die Hallertauer Volksbank eg kann weder eine juristische Verantwortung, noch eine sonstige Haftung für Folgen übernehmen, die auf fehlerhafte Angaben zurückgehen. Kundenleitfaden Seite 21 19.09.2013.x