windata SOHO-Kompendium

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1 windata SOHO-Kompendium Einführung des SEPA-Zahlungsverkehrs Vorwort Die Einführung des SEPA-Zahlungsverkehrs ( für Nicht-Verbraucher / für Verbraucher) erfordert einige Änderungen im täglichen Zahlungsverkehr. Nicht nur IBAN und BIC-Code ersetzen Kontonummer und Bankleitzahl, sondern es sind auch einige Änderungen im Bereich Lastschriftverkehr zu beachten. Wir empfehlen für das neue SEPA-Basis-Lastschriftverfahren, soweit noch Daten (z.b. DTA-/DTAUS-Dateien) aus dem letzten Lastschrifteinzug vorliegen, diese einmalig zu importieren, so dass die Bankverbindungen automatisch mit IBAN und BIC durch das Programm ergänzt werden. Die Eingabe der Gläubiger-Identifikationsnummer, der Mandate und der SEPA- Basis-Lastschriftbuchungen ist jedoch einmalig notwendig. windata SOHO kann die SEPA-Basis-Lastschrift, jedoch nicht die Eillastschrift verarbeiten. Inhalt 1. Voraussetzungen/Aktualität 2. SEPA-Überweisung (SCT) 2.1. Erfassen von neuen SEPA-Überweisungen 3. SEPA-Basis-Lastschrift (SDD Core) 3.1. Gläubiger-Identifikationsnummer hinterlegen 3.2. Manuelle Mandatserfassung bei Zahlungspflichtigen 3.3. Erfassen von neuen Zahlungspflichtigen mit SEPA-Daten 3.4. Umstellung von bestehenden Lastschriften in SEPA-Basis-Lastschriften 3.5. Erfassen von neuen SEPA-Basis-Lastschriften 3.6. Versendung von SEPA-Basis-Lastschriften 3.7. Bearbeiten/Löschen von bestehenden SEPA-Basis-Lastschriften 4. Datenimport einer Zahlungsverkehrsdatei (Überweisungen/Lastschriften) 4.1. Datenimport einer DTA-/DTAUS-/SEPA-XML-Zahlungsverkehrsdatei 4.2. Direktes Versenden einer XML-Zahlungsverkehrsdatei 5. Datensicherung 6. Datenrücksicherung windata SOHO Version Stand: 30. Oktober 2013 Seite 1

2 1. Voraussetzungen/Aktualität Voraussetzung für die SEPA-Nutzung ist ein online-fähiges windata SOHO-Programm, womit Sie z.b. Umsätze schon abrufen und einsehen können. Bitte aktualisieren Sie das Programm über den oberen Menüpunkt auf die neueste Version: Update Jetzt aktualisieren Weiter > 2. SEPA-Überweisung (SCT) 2.1. Erfassen von neuen SEPA-Überweisungen Menüpunkt: Zahlungsverkehr SEPA-Überweisungen a) Erfassen Sie den neuen Zahlungsempfänger mit IBAN und BIC (bestehende Zahlungsempfänger, mit Kontonummer und Bankleitzahl, werden automatisch umgerechnet und können weiter genutzt werden) b) Füllen Sie den Auftrag vollständig aus und speichern ihn. Mehrere Überweisungen sollten als Sammler verschlüsselt werden. c) Die Versendung erfolgt wie gewohnt über die Menüpunkte: Ausführen Zahlungen übertragen Alle markieren Weiter > Weiter > d) Freigabe der Zahlung(en) und Erfolgsbestätigung abwarten / Listenausdruck windata SOHO Version Stand: 30. Oktober 2013 Seite 2

3 3. SEPA-Basis-Lastschrift (SDD Core) 3.1. Gläubiger-Identifikationsnummer hinterlegen Jeder, der SEPA-Basis-Lastschriften einzieht, muss vorab bei der dt. Bundesbank eine Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen und in windata SOHO hinterlegen: Menüpunkt: Stammdaten Auftraggeber a) Auftraggeberkonto doppelt anklicken und den Reiter Gläubiger-ID-Nr. aufrufen. Dort auf Bearbeiten und die leeren Felder ausfüllen: Gläubiger-Identifikations-Nr. (Erteilung durch die dt. Bundesbank) erteilt am (Datum der Erteilung) erteilt für Firma (z.b. Name des Vereins) Straße/PLZ/Ort (z.b. Sitz des Vereins) Speichern und Schließen b) Im ersten Fenster nun die Gläubiger-Identifikations-Nr. abschließend zuordnen und Übernehmen drücken. windata SOHO Version Stand: 30. Oktober 2013 Seite 3

4 3.2. Manuelle Mandatserfassung bei Zahlungspflichtigen Bei jedem Zahlungspflichtigen ist ein Mandat einzupflegen: Menüpunkt: Stammdaten Zahlungspflichtige a) Den ersten Zahlungspflichtigen doppelt anklicken und den Reiter Mandate aufrufen. b) Dort die leeren Felder ausfüllen: Mandat-Nr. (freiwählbare Mandatsreferenz pro Zahlungspflichtigen) Typ (Basislastschrift) Art (Wiederkehrende Lastschrift) Gläubiger-Identifikations-Nr. anklicken (siehe 3.1) Erstellt am (Datum des Mandates bzw. Datum der Umdeutung) OK 3.3. Erfassen von neuen Zahlungspflichtigen mit SEPA-Daten (IBAN, BIC & Mandat) Menüpunkt: Stammdaten Zahlungspflichtige Neu a) Eingabe von Name, Vorname, IBAN und BIC b) Reiter Mandate anklicken Dort die folgenden Felder ausfüllen: Mandat-Nr. (frei wählbare Mandatsreferenz pro Zahlungspflichtigen) Typ (Basislastschrift) Art (Wiederkehrende Lastschrift) Gläubiger-Identifikations-Nr. anklicken (siehe 3.1) Erstellt am (Datum des Mandates bzw. Datum der Umdeutung) OK windata SOHO Version Stand: 30. Oktober 2013 Seite 4

5 3.4. Umstellung von bestehenden Lastschriften auf SEPA-Basis-Lastschriften Voraussetzung für die manuelle Umstellung sind vorhandene Lastschriften (mit Kontonummer und Bankleitzahl). Sollten diese noch nicht in windata SOHO vorhanden sein, ist ein DTA/DTAUS-Import (siehe 4.1) möglich. Des Weiteren ist das Einpflegen der Gläubiger-Identifikations-Nr. (siehe 3.1) und der Mandate (siehe 3.2) notwendig. Eine automatisierte Umstellung von Lastschriften in SEPA-Basis-Lastschriften ist nicht möglich! a) Aufruf bestehender Lastschriften über den Menüpunkt: Zahlungsverkehr Lastschriften b) Rufen Sie den Reiter Übersicht auf und Drucken Sie einmal die Gesamtliste der Lastschriften auf Papier aus. c) Legen Sie anhand der zuvor ausgedruckten Gesamtliste neue SEPA-Basis-Lastschriften über den Menüpunkt: Zahlungsverkehr SEPA-Basis-Lastschrift (siehe 3.5) an. d) Löschen Sie die bestehenden Lastschriften (mit Kontonummer und Bankleitzahl) über den Menüpunkt: Zahlungsverkehr Lastschriften. e) Rufen Sie den Reiter Übersicht auf und gehen auf Alle markieren und auf Löschen Erfassen von neuen SEPA-Basis-Lastschriften Menüpunkt: Zahlungsverkehr SEPA-Basis-Lastschrift Bitte beachten Sie im Fenster Zahlungstermin, die Zahlungsweise (z.b. jährlich), einen Fälligkeitstermin für alle Aufträge festzulegen und den Vorlauf auszuwählen! Daraus resultierend ergibt sich der (späteste) Versandtermin! windata SOHO Version Stand: 30. Oktober 2013 Seite 5

6 3.6. Versendung von SEPA-Basis-Lastschriften Bei der Versendung von SEPA-Basis-Lastschriften ist auf die rechtzeitige Versendung vor Fälligkeit zu achten! Menüpunkt: Ausführen Zahlungen übertragen a) Reiter SEPA-Basis-Lastschrift Alle markieren Weiter > Weiter > b) Freigabe der Zahlungen und Erfolgsbestätigung abwarten / Listenausdruck 3.7. Bearbeiten/Löschen von bestehenden SEPA-Basis-Lastschriften Menüpunkt: Zahlungsverkehr SEPA-Basis-Lastschrift a) Reiter Übersicht anklicken und zu bearbeitende Lastschrift anklicken b) Unterhalb auf Löschen oder Ändern c) Löschung mit OK bestätigen oder Änderungen vornehmen und Speichern 4. Datenimport einer Zahlungsverkehrsdatei (Überweisungen/Lastschriften) 4.1. Datenimport einer DTA-/DTAUS-/SEPA-XML-Zahlungsverkehrsdatei Wenn Sie Zahlungsverkehrsdateien aus anderen Programmen importieren und versenden möchten, gehen Sie wie folgt vor: Menüpunkt: Import/Export Importieren a) Auswahl der Importdaten: Zu importierende Daten: Zahlungsaufträge Importformate: z.b. SEPA-Zahlungen (XML) Weiter > windata SOHO Version Stand: 30. Oktober 2013 Seite 6

7 b) Importdatei, Dateiformat = Alle Dateien (*.*) auswählen und Öffnen c) Auswahl Import als Einzel- oder Sammelzahlung auswählen > Weiter d) Import-Bestätigung abwarten e) Die Versendung erfolgt wie über den Menüpunkt: Ausführen Zahlungen übertragen Alle markieren Weiter > Weiter > f) Freigabe der Zahlungen und Erfolgsbestätigung abwarten / Listenausdruck windata SOHO Version Stand: 30. Oktober 2013 Seite 7

8 4.2. Direktes Versenden einer XML-Zahlungsverkehrsdatei Direktes Einlesen und Versenden von externen Zahlungsverkehrsdateien (z.b. Löhne und Gehälter) ist unter diesem Menüpunkt möglich: a) Menüpunkt: Ausführen Fremddatei senden b) Folgen Sie anschließend den Aufforderungen mit anschließender Versendung 5. Datensicherung Um jegliche Datenverluste zu vermeiden legen Sie bitte regelmäßig Datensicherungen auf externen Medien (z.b. USB-Stick, externe Festplatte oder Server) über folgenden Menüpunkt an: Datenbanken Datensicherung Sicherungsordner auswählen Weiter > 6. Datenrücksicherung Um Daten weiterzugeben und wieder einzuspielen (z.b. Computerwechsel), können Sie via Datenrücksicherung den abgesicherten Datenbestand (siehe 4.) über folgenden Menüpunkt zurücksichern: Datenbanken Datenrücksicherung Sicherungsordner und Sicherungsdatei auswählen Weiter > Weiterführende Informationen rund um den SEPA-Zahlungsverkehr erhalten Sie auf unserer Homepage unter: Alle Angaben in dieser Verfahrensanleitung wurden mit größter Sorgfalt erarbeitet und anhand der aktuellen Version von windata SOHO getestet, dennoch sind Fehler nicht ganz auszuschließen. Die Volksbank Beckum-Lippstadt eg kann weder eine juristische Verantwortung, noch irgendeine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurückgehen, übernehmen. Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Volksbank Beckum-Lippstadt eg Telefon: Stefan Pösentrup 02941/ Marc Adler 02941/ Magnus Künneke 02941/ windata SOHO Version Stand: 30. Oktober 2013 Seite 8