Tutorial: Die Buchungserfassung In diesem Tutorial erklären wir Ihnen den Buchungsdialog der myfactory Finanzbuchhaltung und zeigen Ihnen anhand von Beispielen, wie Sie - Belege ohne Offene Posten buchen (z. B. Tankbelege) - Rechnungseingänge mit Anlage eines Offenen Posten buchen - Zahlungsausgänge mit Ausgleich von Offenen Posten buchen - Gutschriften verbuchen - eine Zahlung eines Kundenguthabens verbuchen Darüber hinaus erklären wir Ihnen die Besonderheiten bei Gutschriften und Überweisungen an Kunden bzw. Zahlungen von Lieferanten. Inhalt Grundsätzliches zur Buchungserfassung... 1 Aufbau der Buchungserfassung... 2 Vorbereitung Anlegen einer Buchungssitzung für die Beispielbuchungen... 4 Einfache Belege buchen ohne Offene Posten... 5 Fehlerhafte Buchung analysieren... 6 Rechnungseingänge mit Anlage eines Offenen Posten buchen... 7 Zahlungsausgänge mit Ausgleich eines Offenen Postens buchen... 10 Eine Gutschrift buchen... 13 Überweisung eines Kundenguthabens... 14 Die Sache mit der Umkehr (Gutschriften, Zahlung an Kunden, Zahlungen von Lieferanten)... 16 Test-Buchungssitzung löschen... 17 Grundsätzliches zur Buchungserfassung Wichtig für eine schnelle und komfortable Buchungserfassung ist es, dass Sie die Möglichkeiten der Buchungserfassung kennenlernen und verstehen, wie das System arbeitet. Wie Sie die Buchungserfassung mit Feldansprüngen und Schleppfeldern komfortabler gestalten können, beschreiben wir in dem Tutorial Buchungserfassung anpassen. Welche Grundlageneinstellungen was in der Buchungserfassung bewirken ist in dem Tutorial Einrichtung Finanzbuchhaltung erläutert. Bei der myfactory handelt es sich um eine sogenannte Periodenbuchhaltung, wobei eine Periode immer einem Monat entspricht. Für Jahresabschlussarbeiten können aber weitere Perioden über die 12. hinaus angelegt werden. Üblicherweise handelt es sich bei der 1. Periode um Januar. Wenn Sie mit einem abweichenden Wirtschaftsjahr arbeiten, ist die 1. Periode immer der 1. Monat Ihres Wirtschaftsjahres. Alle Buchungen werden in sogenannten Buchungssitzungen gesammelt, diese Buchungssitzung können Sie sich wie einen Ordner vorstellen, in dem die Belege abgeheftet werden. Sie benötigen mindestens eine Buchungssitzung pro Periode, die Anzahl ist nicht limitiert. Beachten Sie aber, dass viele Buchungssitzungen das Auffinden einer einzelnen Buchung erschweren. 2011 myfactory International GmbH Seite 1 von 18
Aufbau der Buchungserfassung Die Buchungserfassung ist in drei Bereiche aufgeteilt: Kopfbereich 2011 myfactory International GmbH Seite 2 von 18 Der Kopfbereich enthält Daten zur Buchungssitzung, hier können Sie auch eine neue Buchungssitzung anlegen. Bei der Vergabe eines Namens für eine Buchungssitzung sollten Sie immer vor Augen haben, dass Sie diese wieder schnell aufrufen können sollten. Bewährt hat sich die folgende Namensgebung: JahrMonat(Optional: Ergänzende Informationen). Beispiele: 201108, 201107, 201107Bankauszüge Wenn Sie eine Sitzung erneut aufrufen möchten, tippen Sie einfach in das Feld Buchungssitzung den Namen, z. B. 201108, ein. Sofern es keine weitere Sitzung gibt, in der diese Zeichenfolge vorkommt, wird sie direkt ausgewählt und angezeigt, andernfalls erhalten Sie eine Auswahlliste. Das Buchungsdatum im Kopfbereich steht in direktem Zusammenhang mit der Buchungsperiode. Tragen Sie dort ein Datum im September ein, wechselt die Buchungsperiode automatisch auf September. Es ist später nicht zulässig ein Buchungsdatum außerhalb der Periode einzutragen (dazu später mehr). In das Feld Benutzer wird der Anwender eingetragen, der diese Sitzung angelegt hat. In Journal tragen Sie das Hauptjournal ein, dort werden alle Buchungen eingetragen und dieses Journal wird zum Jahresende ausgedruckt. Über Verarbeitung entscheiden Sie, wie die Buchungen nach dem Klick auf Speichern behandelt werden sollen. Zur Wahl stehen Dialog und Stapel. Bei der Erfassung im Stapel werden die Buchungen lediglich abgespeichert aber noch nicht verarbeitet, haben also keine Auswirkung auf Ihre Auswertungen oder Offene Posten. Damit diese Buchungen wirksam werden, können Sie entweder einzelne Buchungen verarbeiten oder über das Menü Sitzung alle noch nicht verarbeiteten Buchungen auf einen Rutsch verbuchen lassen. Das Buchen im Dialog löst direkt nach Speichern die Verarbeitung der Buchung aus. Sie wird sofort wirksam und erscheint in den Auswertungen, Offene Posten werden angelegt bzw. ausgeglichen, usw. Wenn Sie schon früher mit Finanzbuchhaltungsprogrammen gearbeitet haben, werden Sie an dieser Stelle vielleicht zurückschrecken aber keine Sorge, im Vergleich zu früher können auch diese Buchungen später immer noch geändert werden.
Erst mit dem Journalisieren werden die Buchungen unveränderlich - unser Ordner (Buchungssitzung) wird dadurch quasi in den Tresor gelegt und verschlossen. Die empfohlene Einstellung ist hier Dialog. Folgende Einstellungen können nach dem Speichern der ersten Buchung nicht mehr geändert werden: - Buchungsperiode - Benutzer - Journal Listenbereich Im Listenbereich sehen Sie alle bereits erfassten Buchungen und können sich über eine -Schaltfläche einen Nachweis anzeigen lassen, die Buchung verarbeiten, löschen, usw. In der letzten Spalte sehen Sie bei bereits verarbeiteten Buchungen (Dialog) einen grünen Haken. Sollte die Buchung Fehler enthalten, sehen Sie in dieser Spalte ein rotes Ausrufezeichen. Über die -Schaltfläche können Sie sich eine detaillierte Fehlermeldung anzeigen lassen. Buchungsbereich Das Herzstück der Buchungserfassung. Mit diesem Bereich werden wir uns auf den folgenden Seiten intensiv befassen. 2011 myfactory International GmbH Seite 3 von 18
Vorbereitung Anlegen einer Buchungssitzung für die Beispielbuchungen Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu im Kopfbereich und tragen Sie einen griffigen Namen ein. Sie können diese Buchungen in Ihrer Datenbank nachvollziehen die Buchungssitzung kann vollständig gelöscht werden (am Ende dieses Tutorials zeigen wir Ihnen wie). Die Beispiele beziehen sich auf den Kontenrahmen SKR03. Bestätigen Sie den Namen mit OK und ergänzen Sie die übrigen Kopfdaten. In welcher Periode Sie die Buchungen erfassen spielt dabei keine Rolle. Jetzt sind Sie schon bereit für die ersten Buchungen. 2011 myfactory International GmbH Seite 4 von 18
Einfache Belege buchen ohne Offene Posten Als erstes Beispiel buchen wir einen Tankbeleg über 47,95 Euro. Tragen Sie Belegdatum und Belegnummer ein. Das Feld Buchungsschablone lassen Sie bitte leer. Wählen Sie bei Konto Soll und bei Konto Haben jeweils Sachkonto aus. Wenn Sie die Umschaltung per Präfix aktiviert haben (siehe Tutorial Einrichtung Finanzbuchhaltung) können Sie auch im Feld für die Kontonummer zur Umschaltung 1- gefolgt von der Kontonummer eintragen. In unserem Beispiel buchen wir 4530 Laufende Kfz-Betriebskosten an 1200 Bank mit 19% Vorsteuer. Nach dem Sie das zweite Konto eingetragen haben, wird in das Feld Buchungsschablone automatisch die Auswahl Aufwandskonto an Finanzkonto eingesetzt. Wenn Sie unsicher bzgl. der Soll- und Habenstellung sind, können Sie auch über die Buchungsschablone den gewünschten Geschäftsvorfall auswählen und die Felder ergänzen. Tragen Sie nun noch den Steuerschlüssel ein (in diesem Fall 1002 für 19%) und beschreiben Sie die Buchung mit einem aussagekräftigen Buchungstext. Klicken Sie jetzt auf Speichern. Unsere Buchung erscheint nun im Listenbereich. Da wir die Verarbeitung Dialog gewählt haben, erscheint in der letzten Spalte ein grüner Haken, der kennzeichnet, dass die Buchung ordnungsgemäß verarbeitet werden konnte. Über die Schaltfläche stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung: Über Nachweis sehen Sie die Details der Buchung und können einen Blick auf das Buchungsjournal werfen. Mit Bearbeiten wird die Buchung zurückgesetzt und Sie können Änderungen vornehmen. Diese Buchung können Sie darüber hinaus Kopieren oder Löschen. Mit der Funktion Stornieren wird eine Stornobuchung angelegt. Diese Funktion ist besonders sinnvoll, wenn Sie die Buchungssitzung bereits journalisiert haben und die Buchung somit nicht mehr geändert werden kann. Über Stornieren können Sie eine ggf. falsche Buchung in einer neuen Sitzung stornieren und anschließen den korrekten Buchungssatz eingeben. 2011 myfactory International GmbH Seite 5 von 18
Fehlerhafte Buchung analysieren Kopieren Sie einmal unsere Beispielbuchung. Es werden alle Daten bis auf die Belegnummer übernommen. Lassen Sie das Feld einmal ganz bewusst leer und klicken Sie auf Speichern. Eine Fehlermeldung zeigt Ihnen an, dass die Belegnummer nicht eingetragen wurde. Die Buchung bleibt in dem Buchungsbereich stehen und erscheint zusätzlich im Listenbereich mit einem roten Ausrufezeichen. Sie können die Buchung direkt korrigieren und erneut abspeichern. Aber manchmal muss man evtl. noch etwas klären und möchte weiterarbeiten. Klicken Sie in diesem Fall auf die Schaltfläche Neu und buchen Sie weiter. Über die -Schaltfläche können Sie sich jederzeit den Fehlertext anzeigen lassen. 2011 myfactory International GmbH Seite 6 von 18
Rechnungseingänge mit Anlage eines Offenen Posten buchen Wenn Sie Rechnungen über den Bereich Einkauf als Rechnungseingang erfassen, werden diese Belege automatisch an die Finanzbuchhaltung übergeben und auch ein Offener Posten angelegt. Aber vielleicht möchten Sie diese Eingangsrechnungen direkt in die Buchungserfassung eintragen das ist natürlich ebenfalls möglich. In unserem Beispiel möchten wir einen Rechnungseingang eines Lieferanten über Büromaterial verbuchen. Sie können dieses Beispiel ruhig auf einen bestehen Lieferanten in Ihrem System anwenden durch das Löschen unserer Test-Buchungssitzung werden die Buchungen und Offene Posten spurlos gelöscht. Tragen Sie eine Buchung wie im folgenden Screenshot gezeigt ein: Auch hier können Sie direkt die Konten eintragen und müssen nicht zuerst die Buchungsschablone auswählen. Mit der Präfix-Umschaltung können Sie in das Feld Konto Haben 3- eintragen um die Auswahl direkt auf Kreditor zu setzen. Im Vergleich zu der ersten Beispielbuchung ist nun die Schaltfläche Offene Posten aktiv. Diese Schaltfläche können Sie anklicken, um die Details des Offenen Postens, wie z. B. Zahlungskondition, festzulegen. Diese Funktion wird auch automatisch aufgerufen, wenn Sie direkt auf Speichern klicken. Wenn Sie die Schaltfläche Offene Posten anklicken, die Angaben ergänzen und den Dialog schließen, bleibt die Buchung stehen und kann wie gewohnt über Speichern verarbeitet werden. Klicken Sie zuerst auf Speichern wird nach der Ergänzung der OP-Daten der Buchungssatz direkt gespeichert und die Buchungserfassung mit einem neuen Buchungssatz gestartet. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Offene Posten. 2011 myfactory International GmbH Seite 7 von 18
In dem nun geöffneten Dialog können Sie eine von der Belegnummer abweichende OP-Nummer vergeben, das Valutadatum und die Zahlungskondition setzen. Über die -Schaltfläche können Sie weitere Details zum Offenen Posten festlegen: Sie haben sogar die Möglichkeit, den Buchungsbetrag auf mehrere Offene Posten aufzuteilen. Passen Sie hierfür das Betragsfeld an und tragen z. B. 100 Euro ein. Wenn Sie das Feld mit Tabulator oder der Enter-Taste bestätigen wird der Differenzbetrag als Offen angezeigt. Sie können nun eine weitere OP-Nummer mit den entsprechenden Angaben und dem gewünschten Betrag eintragen. Bestätigen Sie Ihre Eingaben in dem Sie den Dialog über die Schaltfläche Schließen verlassen. Der Offen - Betrag muss dabei auf 0 stehen, sonst erhalten Sie eine entsprechende Hinweismeldung und der Dialog kann nicht geschlossen werden. Über die x -Schaltfläche können Sie übrigens eine Zeile löschen und den Betrag neu aufteilen. Zurück in der Buchungserfassung bestätigen Sie Ihre Buchung mit Speichern. Im Listenbereich taucht nun unsere neue Buchung auf. Über den Nachweis ( -Schaltfläche) sehen Sie jederzeit, welche OPs sich hinter der Buchung verbergen. 2011 myfactory International GmbH Seite 8 von 18
Die Verfahrensweise bei Rechnungsausgängen, die Sie direkt über die Buchungserfassung buchen möchten, ist identisch. 2011 myfactory International GmbH Seite 9 von 18
Zahlungsausgänge mit Ausgleich eines Offenen Postens buchen Zahlungsausgänge samt Skonto, oder auch Teilzahlungen und Anzahlungen, werden ebenso einfach über die Buchungserfassung eingetragen. Sie haben hier zwei Möglichkeiten den Ausgleich vorzunehmen: Entweder Sie erfassen zunächst die Buchungsdaten und nehmen über die Schaltfläche Offene Posten den ausgleich vor oder Sie nutzen die OP-Suche, die Sie in den Grundlagen einstellen können (Siehe Tutorial Einrichtung Finanzbuchhaltung). Beide Varianten zeigen wir Ihnen am Beispiel des Ausgleichs unserer zuvor angelegten Offenen Posten. Zunächst die erste Variante über die Schaltfläche Offene Posten : Tragen Sie eine Buchung wie abgebildet in Ihrer Buchungserfassung ein: Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Offene Posten. Die myfactory sucht nun gemäß Ihren Grundlagen-Einstellungen den Offenen Posten. Da die eingetragene Belegnummer gefunden werden konnte, wurde der Betrag von 98 Euro direkt diesem OP zugeordnet. Da die Skontofrist nicht überschritten wurde, wird der Differenzbetrag in das Feld Skonto eingetragen. Über die -Schaltfläche lassen Sie sich die Zahlungskonditionen anzeigen und übernehmen ggf. die Beträge in den Ausgleichs-Dialog. 2011 myfactory International GmbH Seite 10 von 18
Die Checkbox Ausbuchen und das Feld Konto gehören zusammen. Dies können Sie nutzen, wenn der OP durch den Zahlbetrag + Skontobetrag nicht ausgeglichen ist, Sie diesen aber dennoch ausbuchen möchten. In diesem Fall setzen Sie den Haken bei Ausbuchen und tragen das gewünschte Konto zum Ausbuchen ein (z. B. Gewährte Boni, Sondernachlässe, etc.). Haben Sie eine Zahlung geleistet oder erhalten aber die Zahlung kann keinem OP zugeordnet werden, z. B. eine Vorauszahlung, haben Sie in der letzten Zeile die Möglichkeit, eine OP-Nummer einzutragen und die Zahlung als neuen Zahlungs-OP anzulegen. Bestätigen Sie nun den OP-Ausgleich über die Schließen -Schaltfläche und speichern Sie Ihre Buchung. Schauen Sie sich nun einmal das Buchungsjournal über den Nachweis ( -Schaltfläche) an. Hier sehen Sie, wie die myfactory automatisch das Aufwands- und die Steuerkonten um den Skontobetrag korrigiert. Schauen wir uns nun die zweite Variante zum Ausgleichen eines OPs an. Hier tragen Sie in das Feld Belegnummer einfach die gesuchte OP-Nummer angeführt von einem Minus- Zeichen ein (Wichtig: Damit dies auch funktioniert muss die Option in den Grundlagen aktiviert sein lesen Sie hierzu im Tutorial Einrichtung Finanzbuchhaltung nach). Das Minus-Zeichen am Anfang veranlasst die Suche in den Lieferanten-OPs, gesucht wird die folgende Nummer, die auch nur einen Teil der vollständigen Nummer darstellen kann. Gibt es Mehrfach-Treffer zeigt die myfactory Ihnen eine entsprechende Auswahl an. 2011 myfactory International GmbH Seite 11 von 18
In unserem Fall ist die gesuchte Nummer aber eindeutig und alle Felder werden vorbelegt: Sie können nun die Buchung direkt speichern. Da der OP automatisch zugeordnet wurde, wird der Dialog zum OP-Ausgleich nicht noch einmal angezeigt. Natürlich können Sie den vorgeschlagenen Zahlungsbetrag ändern, Skontoangaben machen, usw. Die Vorgehensweise bei Zahlungseingängen ist identisch. Bei der OP-Suche tragen Sie nur anstelle eines Minus-Zeichens ein Plus-Zeichen ein. Dies veranlasst die Suche in den Kunden-OPs. 2011 myfactory International GmbH Seite 12 von 18
Eine Gutschrift buchen Eine Gutschrift verbuchen Sie wie ein Rechnungseingang allerdings gibt es hier eine Besonderheit zu beachten. Erfassen Sie zunächst die folgende Buchung: Beachten Sie, dass das Soll- und Habenkonto im Vergleich zum Rechnungseingang verdreht ist. Demzufolge wurde auch eine abweichende Buchungsschablone ausgewählt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Offene Posten : Es erscheint der gleiche Dialog, wie Sie ihn schon von dem Rechnungseingang her kennen. Allerdings wurde der Betrag nicht automatisch zugeordnet. Hier kommt die Besonderheit: Da es sich um eine Gutschrift handelt, ist in das Betragsfeld ein negativer Wert einzutragen, damit diese Gutschrift auch korrekt in der OP- Verwaltung angezeigt wird. Durch die Eintragung von -50 Euro wird der Offen -Betrag als 0 angezeigt und die Anlage kann geschlossen und die Buchung gespeichert werden. 2011 myfactory International GmbH Seite 13 von 18
Überweisung eines Kundenguthabens Warum ein Kunde bei Ihnen ein Guthaben hat, kann viele Grüne haben. Vielleicht hat er eine Rechnung überzahlt oder es wurde ihm eine Gutschrift gewährt. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie den Zahlungsausgang an den Kunden buchen können. Zuerst buchen wir noch eine Kundengutschrift, die wir dann im zweiten Schritt bezahlen werden. Erfassen Sie eine Buchung mit den folgenden Angaben: Nach dem speichern sollte im Listenbereich dieser Eintrag stehen: Jetzt erfassen wir die Zahlung an den Kunden: 2011 myfactory International GmbH Seite 14 von 18
Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Offene Posten : Da die Belegnummer 1 wieder eindeutig gefunden werden konnte, wird der Zahlungsbetrag gleich richtig zugeordnet. Genau wie bei einer Gutschrift wird der Betrag mit einem Minus eingetragen. Und der Offen - Betrag auf 0 gesetzt. Die OP-Zuordnung kann geschlossen und die Buchung gespeichert werden. 2011 myfactory International GmbH Seite 15 von 18
Die Sache mit der Umkehr (Gutschriften, Zahlung an Kunden, Zahlungen von Lieferanten) Vielleicht werden Sie sich nun fragen, warum man bei Gutschriften oder der Zahlung an einen Kunden einen negativen Betrag in dem Offene Posten -Dialog eintragen muss. Der Hintergrund ist ganz einfach: Die Offene Posten -Verwaltung denkt anders als die Finanzbuchhaltung. In der Finanzbuchhaltung verwenden Sie negative Beträge meist nur bei Stornobuchungen. Alle anderen Buchungen werden mit einem positiven Betrag gebucht und der Sachverhalt über die Kontenstellung (Soll an Haben) dargestellt. Die Offene Posten -Verwaltung jedoch kennt kein Soll oder Haben. Hier gibt es nur Rechnungen und Zahlungen. Dazu wird der Wert der Buchungserfassung genommen und in die entsprechende Spalte geschrieben. Dabei sind Rechnungen immer Rechnungen an den Kunden bzw. vom Lieferanten und Zahlungen Geldeingänge vom Kunden bzw. Geldausgänge an einen Lieferanten. Wenn diese Fälle jetzt verdreht werden, Sie also z. B. Geld von einem Lieferanten bekommen, muss der Betrag in Ihrer Buchhaltung positiv auftauchen, in Ihrer OP-Verwaltung aber negativ. Sie haben quasi eine negative Zahlung an einen Lieferanten geleistet. Daher sind in diesen Fällen bei der OP-Anlage bzw. Ausgleich negative Beträge einzutragen. 2011 myfactory International GmbH Seite 16 von 18
Test-Buchungssitzung löschen Am Ende diese Tutorials zeigen wir Ihnen, wie Sie die Buchungssitzung wieder aus Ihrem System entfernen können. Rufen Sie aus dem Menü Sitzung zunächst den Eintrag Zurücksetzen auf. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit OK. Daraufhin werden alle bereits verarbeiteten Buchungen wieder ausgebucht. Und das Ergebnis in einem Dialog angezeigt. 2011 myfactory International GmbH Seite 17 von 18
Anschließend wird die Sitzung über den Eintrag Löschen komplett entfernt. 2011 myfactory International GmbH Seite 18 von 18