Whitepaper 2015 Die richtige Lösung zum Erstellen, gemeinsamen Bearbeiten, Ändern und Sichern von PDF-Dokumenten
Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 2 Die Notwendigkeit einer alternativen PDF-Lösung... 3 Das Geschäftsszenario für Foxit PhantomPDF... 4 Erstellen, gemeinsam Bearbeiten, Ändern und Sichern von PDF-Dokumenten mit Foxit PhantomPDF... 4 PhantomPDF Standard... 5 PhantomPDF Business... 5 Erstellen von PDF-Dokumenten... 5 Aus anderen Dateiformaten... 6 Aus gescannten gedruckten Dokumenten... 7 PDF-Portfolios... 8 Einfaches Navigieren mithilfe einer menübandbasierten Symbolleiste... 8 Organisieren von PDF-Dokumenten... 8 Hinzufügen von Anmerkungen zu PDF-Dokumenten für die Zusammenarbeit mit Anderen... 10 Gemeinsame Überprüfung... 12 Bearbeiten von PDF-Dokumenten... 13 Allgemeine Bearbeitung... 13 Erweiterte Bearbeitung... 16 Sichern von PDF-Dokumenten... 17 Signieren von PDF-Dokumenten... 19 Freigeben von PDF-Inhalt für andere Anwendungen... 20 PDF-Formulare... 21 Ausfüllen von Formularen... 21 Formulardesign... 22 Datenerfassung mit 2D-Strichcode... 24 Suchen nach und Lesen von PDF-Portfolios... 24 Auslieferung mit Desktop PDF-Index... 25 Support bei Bedarf... 25 Zusammenfassung... 25 Kontakt... 27 2
Die Notwendigkeit einer alternativen PDF-Lösung Wir alle müssen professionell gestaltete PDF-Dokumente und -Formulare für verschiedene Aufgaben erstellen, beispielsweise um Dokumente freizugeben, die Zusammenarbeit von Arbeitsgruppen umzusetzen, Unternehmensformulare zu entwerfen, Unternehmensmaterialien zu erstellen, Verträge vorzubereiten, digitale Signaturen anzuwenden, gedruckte Dokumente in digitale Dokumente umzuwandeln und Dokumente zu archivieren. Eine vollständige PDF-Lösung für Unternehmen und staatliche Organisationen besteht aus wirtschaftlichen Lösungen für: 1) Enterprise PDF Reading 2) Erstellung, gemeinsame Bearbeitung, Änderung und Sicherheit von PDF- Dokumenten 3) Suchfunktionen und Indizierung für eine vereinfachte Suche und einen vereinfachten Abruf von PDF-Dokumenten 4) Digital Rights Management (DRM) und/oder Information Rights Management (IRM) zum Schutz von PDF-Dokumenten im Netzwerk 5) Weltweiter Telefon- und E-Mail-Support rund um die Uhr Dieses Whitepaper konzentriert sich auf Punkt 2 weiter oben eine Lösung zum Erstellen, gemeinsamen Bearbeiten, Ändern und Sichern von PDF-Dokumenten. Weitere Informationen zu den anderen Komponenten einer vollständigen PDF-Lösung für Unternehmen erhalten Sie durch Klicken auf die folgenden Links: Enterprise PDF Reader Bessere Suchergebnisse für PDF-Dokumente PDF Security Suite 3
Das Geschäftsszenario für Foxit PhantomPDF PDF hat sich als stabiler offener Standard für die Dokumentanzeige zu einem erstklassigen alles überragenden Dateiformat entwickelt und kann faktisch mit jeder Anwendung, Hardware jedem Gerät und Betriebssystem zusammenarbeiten. PDF erweist sich unabhängig davon, ob Sie ein Dokument im Internet veröffentlichen oder wichtige Unternehmensdokumente in einem Archiv speichern, als unverzichtbare Technologie für die meisten Unternehmen. Dies hat zu einem explosionsartigen Anstieg der Anzahl an PDF-Dokumenten geführt. Laut Google stellt PDF nach HTML das bekannteste Dateiformat im Internet dar (http://www.google.com/help/faq_filetypes.html). Aus diesem Grund ist die Zahl der Benutzer, die PDF-Dokumente erstellen, gemeinsam bearbeiten, ändern und sichern müssen, ebenfalls explosionsartig angestiegen. PDF-Funktionen werden inzwischen nicht mehr nur von wenigen Mitarbeiten, sondern von einer Vielzahl von Mitarbeitern im Unternehmen benötigt. Deshalb sind die Kosten für Adobe Acrobat (zwischen $299 und $449) wirtschaftlich nicht tragbar. Stattdessen erhalten Sie alle von Ihnen benötigten Funktionen (und mehr) zu einem erschwinglichen Preis. PhantomPDF ist mit dem ISO-Standard 32000-1 / PDF 1.7 konform und arbeitet mit allen vorhandenen PDF-Dokumenten und -Formularen zusammen. Eine Migration auf PhantomPDF ist daher einfach und kostet deutlich weniger als eine Aktualisierung auf die nächste Version von Adobe Acrobat. Erstellen, gemeinsam Bearbeiten, Ändern und Sichern von PDF- Dokumenten mit Foxit PhantomPDF Das preisgekrönte Programm Foxit PhantomPDF bietet die richtigen Funktionen zum richtigen Preis, sodass Sie hervorragend gestaltete PDF-Dokumente und -Formulare schnell, preiswert und sicher erstellen können. Foxit PhantomPDF ist die perfekte Lösung für kleine und mittlere Unternehmen sowie für große Konzerne. Kunden entscheiden sich für Foxit- Produkte, weil sie schnell, erschwinglich, sicher und leicht zu implementieren sind. Über 4
100.000 Kunden in mehr als 200 Ländern haben sich für die von mehr als 325 Millionen Menschen genutzten, preisgekrönten Foxit PDF-Lösungen entschieden. Foxit PhantomPDF ist in zwei Versionen erhältlich, die auf die unterschiedlichen Nutzungsprofile verschiedener Benutzer abgestimmt sind. PhantomPDF Standard PhantomPDF Standard bietet PDF-Funktionen, wie z. B. Bearbeitungsfunktionen zum Ändern von Text, Hinzufügen von Kopfzeilen, Fußzeilen, Seitenzahlen, Bildern und Videos, Hinzufügen und Löschen von Seiten, Entwerfen von Formularen usw. Aufgrund der OCR- Unterstützung kann gescannter oder bildbasierter Inhalt in Text umgewandelt werden, der ausgewählt und durchsucht werden kann. Benutzer können PDF-Dokumente in Microsoft Office -, Text-, RTF-, HTML- und andere bekannte Bildformate exportieren. Umfassende Sicherheitsfunktionen schützen Dokumente mittels Verwendung von Kennwort- und Zertifikatsverschlüsselung sowie digitaler Signaturen. PhantomPDF Business PhantomPDF Business enthält neben den Funktionen von PhantomPDF Standard erweiterte Bearbeitungs- und Sicherheitsfunktionen. Benutzer können die Vorteile der Verwendungskontrolle des Microsoft Active Directory Rights Management Service auf PDF- Dokumente erweitern, um dem Verfasser die Steuerung der Dokumentfunktionen jeder einzelnen PDF-Datei zu ermöglichen, z. B. Festlegen der Benutzer, die das Dokument anzeigen, drucken, kopieren und bearbeiten dürfen. Mit Schwärzungen können Benutzer sichtbaren Text und Bilder dauerhaft aus PDF-Dokumenten entfernen (schwärzen). Die Bates-Nummerierung wird zu Erkennungs- und Schutzzwecken unterstützt. Mit den erweiterten Bearbeitungsfunktionen können Benutzer Bilder, Objekte und gescannte Dokumente bearbeiten, Eigenschaften des Seitenlayouts ändern, Schattierungen zu Objekten hinzufügen, Buchstaben in Pfade umwandeln, AI-Dateien bearbeiten usw. Erstellen von PDF-Dokumenten Es gibt zwei gängige Möglichkeiten zum Erstellen von PDF-Dokumenten: 1) Umwandeln von PDF aus anderen Dateiformaten. 5
2) Umwandeln von gedruckten Dokumenten in PDF mittels eines Scanners. Aus anderen Dateiformaten Wenn Benutzer über die digitale Quelldatei des Dokuments verfügen, gestaltet sich die Verwendung von PhantomPDF zum Umwandeln der Datei in PDF äußerst einfach. Gängige Möglichkeiten hierzu umfassen: 1) In fast allen Textverarbeitungsprogrammen können Benutzer das Dokument in PDF umwandeln, indem sie den PhantomPDF-Druckertreiber verwenden. Bei Verwendung der Druckfunktion einer Anwendung können die Benutzer statt eines verfügbaren Druckers den Foxit PhantomPDF-Drucker auswählen. Nach Auswahl des PhantomPDF-Druckertreibers wird das Dokument durch Klicken auf die Schaltfläche zum Drucken in ein PDF-Dokument umgewandelt. 2) Öffnen der Datei in PhantomPDF bei automatischer Umwandlung der Datei in PDF. 3) Ziehen und Ablegen der Datei in PhantomPDF bei automatischer Umwandlung der Datei in PDF. 4) Microsoft Office-Benutzer können die Registerkarte Foxit PDF in der Menüleiste verwenden und die Datei in PDF umwandeln oder die Datei in einem Schritt in PDF umwandeln und als E-Mail senden. Alle im Word-Dokument enthaltenen Links werden bei der Umwandlung in PDF beibehalten, einschließlich der Lesezeichen. 5) Als Microsoft Outlook-Benutzer können Sie die Registerkarte Foxit PDF auswählen, um E-Mails direkt über die Microsoft Outlook-Anwendung in PDF-Dokumente umzuwandeln. Nach dem Erstellen können die PDF-Dokumente archiviert bzw. bearbeitet werden. Benutzer können eine oder mehrere E-Mails oder sogar einen ganzen E-Mail-Ordner auswählen. Die Ausgabe kann ein PDF-Portfolio oder eine PDF-Datei mit allen E-Mails und E-Mail-Anhängen sein. Mit der automatischen Archivierungsfunktion können Benutzer voreingestellte Ordner automatisch in PDF- Dateien umwandeln. 6
Aus gescannten gedruckten Dokumenten Viele Dokumente liegen nicht in digitaler Form vor, weil das Dokument alt ist und die digitale Version nicht mehr existiert oder weil nur eine gedruckte Version vorhanden ist. Aber auch ohne digitale Version eines Dokuments können Benutzer unter Verwendung eines Scanners PDF-Dokumente erzeugen. Mit PhantomPDF können Sie den Scanvorgang steuern, um neue bearbeitbare PDF-Dokumente aus gescannten Bildern zu erstellen oder um gescannte Bilder an vorhandene PDF-Dokumente anzuhängen. Nach dem Erstellen eines PDF-Dokuments aus einem gescannten Dokument, werden die Seiten des Dokuments als gescannte Bilder dargestellt. Dies bedeutet, dass Benutzer Text weder markieren noch einfügen und ausschneiden bzw. andere Funktionen durchführen können. Eine Suche nach Wörtern im Bild ist auch nicht möglich. Im Lieferumfang von PhantomPDF Standard und Business ist OCR-Software (Optical Character Recognition) enthalten, die Text im gescannten Bild erkennen kann und eine Metaebene hinter dem Bild erstellt, in der Benutzer Text innerhalb des gescannten Dokuments markieren und danach 7
suchen können. Nach Ausführung des OCR-Werkzeugs in einem gescannten Dokument kann der Benutzer den Text im Dokument auch bearbeiten. PhantomPDF Business bietet darüber hinaus hohe Komprimierung für gescannte Dokumente. Stark komprimierte Dokumente benötigen weniger Speicherplatz und können leichter elektronisch verteilt werden. PDF-Portfolios Ein PDF-Portfolio ist ein aus einer Sammlung von mehreren Dateien erstelltes PDF- Dokument, das PDF-Dateien und Nicht-PDF-Dateien wie Word-Dokumente, Tabellen, Präsentationen oder Bilder enthalten kann. Mit PhantomPDF kann ein PDF-Portfolio angezeigt, erstellt und bearbeitet werden. PhantomPDF-Benutzer können vorhandene kompatible PDF-Portfolios anzeigen und bearbeiten und somit ihre Investitionen in vorhandene Portfolios schützen. Benutzer können auch neue Portfolios erstellen, die mit jedem kompatiblen PDF Reader angezeigt bzw. mit jedem kompatiblen PDF Editor bearbeitet werden können. Einfaches Navigieren mithilfe einer menübandbasierten Symbolleiste Foxit PhantomPDF verfügt über eine äußerst benutzerfreundliche Oberfläche mit einer menübandbasierten Symbolleiste, die dem Design von Microsoft Office 2013 (Office 15) nachempfunden ist. Mit dieser neuen Symbolleiste wird Foxit PhantomPDF-Benutzern eine bekannte Benutzerumgebung bereitgestellt. Organisieren von PDF-Dokumenten Nach dem Erstellen eines PDF-Dokuments können Benutzer Seiten des Dokuments bearbeiten, um das Dokument nach ihren Wünschen zu organisieren. Zu den in PhantomPDF bereitgestellten Organisationsfunktionen gehören: 8
Dokumentübergreifendes Ziehen und Ablegen von Seiten In PhantomPDF können Benutzer das Seitenfenster verwenden, um schnell und einfach Seiten aus einem PDF-Dokument in andere PDF-Dokumente zu ziehen und dort abzulegen. Diese Seiten können aus Dokumenten verschoben werden, die auf mehreren Registern in einer PhantomPDF-Instanz oder dokumentübergreifend in mehreren PhantomPDF- Instanzen angezeigt werden. Vergleichen von PDF-Dateien sucht nach den Unterschieden in zwei PDF-Dateien, damit Benutzer Änderungen schnell und einfach erkennen können. Einfügen und Löschen von Seiten. Extrahieren von Seiten Wiederverwendung ausgewählter Seiten eines PDF- Dokuments in einem anderen PDF-Dokument. Extrahierte Seiten enthalten nicht nur den Inhalt, sondern auch alle Formularfelder, Kommentare und Links, die mit dem Inhalt der ursprünglichen Seite verknüpft sind. Ersetzen von Seiten Ersetzen einer Seite mit Inhalt aus einer anderen PDF-Datei. Vertauschen und Verschieben von Seiten Ändern der Reihenfolge der Seiten in einem PDF-Dokument. Duplizieren von Seiten Erstellen einer Kopie einer Seite. Aufteilen eines Dokuments Aufteilen des Inhalts eines PDF-Dokuments auf mehrere PDF-Dokumente Zuschneiden von Seiten Zum Anpassen des sichtbaren Seitenbereichs. Dies sorgt für Konsistenz innerhalb einer PDF-Datei, die aus Seiten mit unterschiedlicher Größe besteht. Drehen von Seiten Drehen von Seiten, um beispielsweise Hochformat in Querformat zu ändern oder Seiten zu korrigieren, die verkehrt herum in den Scanner eingelegt wurden. Reduzieren von Seiten Zum Reduzieren mehrerer Ebenen eines Dokuments auf eine Ebene. Mehrere Ebenen können beispielsweise dadurch entstehen, dass 9
Zeichnungen und Anmerkungen hinzugefügt wurden. Bei der Reduzierung werden diese Anmerkungen erfasst und zu einem Teil des ursprünglichen Inhalts gemacht. PhantomPDF bietet Integration mit SharePoint, wodurch Benutzer auf SharePoint- Servern abgelegte PDF-Dateien nahtlos ein- und auschecken können. Hinzufügen von Anmerkungen zu PDF-Dokumenten für die Zusammenarbeit mit Anderen PhantomPDF verfügt über äußerst leistungsstarke Anmerkungsfunktionen (auch als Kommentarfunktionen bezeichnet). Mithilfe dieser Funktionen können Verfasser und Prüfer zusammenarbeiten, um die Effizienz der von ihnen erstellten Dokumente zu optimieren. In PhantomPDF können Anmerkungen zu jeder Art von Inhalt, einschließlich Bildern, hinzugefügt werden. Benutzer können beispielsweise Bilder von Website-Inhalt mit dem Snipping-Werkzeug von Windows erstellen, diese in PDF importieren und dann dem Verfasser des Inhalts eine Rückmeldung geben versuchen Sie das mal mit einem Textverarbeitungsprogramm. Mehrere Anmerkungswerkzeuge mit verschiedenen Funktionen stehen zur Auswahl zur Verfügung: Text-, Markierungs-, Zeichenmarkierungs-, Mess-, Stempel- und Notizwerkzeuge. Mit der Kommentarverwaltung können Benutzer die bereitgestellten und empfangenen Kommentare problemlos steuern. Benutzer können ihre Anmerkungen exportieren, importieren, zusammenfassen, ausblenden oder anzeigen. Mit den Notizwerkzeugen können Benutzer gelbe Post-it -ähnliche Kommentare in PDF-Dokumente einfügen. Textmarkierungswerkzeuge geben die Textstellen an, die bearbeitet oder beachtet werden sollen. Durch Textmarkierungen wird der eigentliche Text in der PDF-Datei nicht geändert. Vielmehr wird damit angegeben, welcher Text gelöscht, eingefügt, hervorgehoben oder unterstrichen werden soll. Zu den Textmarkierungswerkzeugen 10
gehören: Hervorhebungen, Unterstreichungen, Durchstreichungen, Wellenlinien, Ersetzungen und Einfügungen. Mit den Zeichenwerkzeugen können Sie ein Dokument mit Pfeilen, Linien, Quadraten, Rechtecken, Kreisen, Ellipsen, Polygonen, Polygonlinien, Wolken usw. markieren. Dieses Werkzeug erweist sich als nützlich, wenn Sie bestimmte Formen zum Markieren von Text oder Bildern erstellen müssen. Mit den Texteingabewerkzeugen können Benutzer an beliebigen Stellen im PDF- Dokument Kommentare einfügen, die nicht als Anmerkungen angezeigt werden. Zu diesen Werkzeugen gehören: Texteingabe, Textfeld und Legende. Das Texteingabewerkzeug eignet sich zum Ausfüllen von gesperrten Formularen. Die Felder des Legendenwerkzeugs sind besonders nützlich, wenn Sie einen bestimmten Bereich eines Dokuments herausgreifen (aber nicht verdecken) möchten. Im Lieferumfang von PhantomPDF ist darüber hinaus eine Rechtschreibprüfung für Texteingabe- und Notizenanmerkungen enthalten. Mit den Stempelwerkzeugen können Benutzer ein PDF-Dokument mit Inhalt und Wasserzeichen stempeln. Foxit PhantomPDF unterstützt Bildstempel mit verschiedenen Bildformaten (JPEG, GIF, BMP, WMF usw.) sowie PDF-Dateistempel. Sie können entweder dynamische Stempel erstellen, die Informationen wie Name, Datum und Uhrzeit aus Ihrem System abrufen, oder vorhandene dynamische Stempel importieren. Das Stempeln von PDF-Dateien ist eine sehr nützliche Funktion, insbesondere dann, wenn dem Leser Status oder Vertraulichkeit des Dokuments angezeigt werden muss. Mit Messwerkzeugen können Benutzer Abstände und Bereiche von Objekten in PDF-Dokumenten messen. Die Messwerkzeuge sind besonders nützlich, wenn die Objekten in einem Formular oder einer CAD-Zeichnung (Computer-Aided Design) zugeordneten Abstände oder Bereiche benötigt oder bestimmte Bereiche eines Dokuments vor dem Senden an einen Drucker gemessen werden sollen.. 11
Gemeinsame Überprüfung Foxit Shared Review schließt die Lücke zwischen mobilen und Desktop-Wissensarbeitern, um die positive Zusammenarbeit für die Entwicklung besserer Dokumente voranzutreiben. Mit der gemeinsamen Überprüfung können Verfasser von Dokumenten ein Dokument gemeinsam nutzen und Feedback/Kommentare der Prüfer an einem zentralen Ort sammeln. Da Wissensarbeiter sowohl Desktop- als auch mobile Anwendungen nutzen, können PhantomPDF-Benutzer eine gemeinsame Überprüfung initiieren, um Benutzer von Foxit Reader (Desktop-Benutzer) und Benutzer der kostenlosen MobilePDF-Anwendung (mobile ios - und Android -Benutzer) einzubeziehen. Verfasser von Dokumenten können eine gemeinsame Überprüfung in einem Netzwerkordner, SharePoint-Arbeitsbereich oder über eine E-Mail-basierte Überprüfung hosten. Verfasser können Dokumentüberprüfungen verwalten und den Status jeder Überprüfung anzeigen. Teilnehmer an einer gemeinsamen Überprüfung können mit allen Kommentarwerkzeugen von PhantomPDF arbeiten, um Feedback zu geben. In jeder Anmerkung wird der Name des 12
Teilnehmers sowie die Uhrzeit der Anmerkungserstellung angezeigt. Die Zusammenarbeit der Teilnehmer wird dadurch vereinfacht. Bearbeiten von PDF-Dokumenten Mit PhantomPDF können Benutzer Dokumente bearbeiten. Die Bearbeitung unterscheidet sich von Kommentaren/Anmerkungen, da Kommentare/Anmerkungen lediglich zu einer vorhandenen PDF-Datei hinzugefügt werden können. Wenn Benutzer ein PDF-Dokument jedoch bearbeiten, können sie die Inhalte des ursprünglichen Dokuments ändern. PhantomPDF unterstützt zwei Arten von PDF-Bearbeitung allgemeine und erweiterte Bearbeitung. Allgemeine Bearbeitung PhantomPDF bietet PDF-Bearbeitungsfunktionen mit hohem Leistungsumfang, mit denen Benutzer PDF-Dokumente schnell, einfach und effizient bearbeiten können. Zu den allgemeinen Bearbeitungsfunktionen gehören: 13
Bearbeiten von Absätzen Mit den Funktionen von Textverarbeitungsprogrammen vergleichbare Bearbeitungsfunktionen. PhantomPDF erkennt Textfelder automatisch und ermöglicht Benutzern, Absätze innerhalb dieser Textfelder zu bearbeiten. Zu den Funktionen zum Bearbeiten von Absätzen gehören: Automatisches Umbrechen und Neuformatieren von Text im Textfeld während der Bearbeitung. Benutzer können Textfelder verbinden, trennen und verknüpfen, ihre Größe ändern und sie verschieben. Bearbeiten der Schriftart von PDF-Text durch Ändern des Typs, des Schnitts, der Farbe und der Effekte der Schriftart. Ausrichten von Text (linksbündig, rechtsbündig oder zentriert) bei Verfügbarkeit verschiedener Zeilenabstandsoptionen. Ändern der Farbe des bearbeiteten Texts, damit andere Benutzer Änderungen leichter überprüfen und genehmigen können. Rechtschreibprüfung. Ausrichten von Objekten (linksbündig, rechtsbündig oder zentriert). Positionieren Sie Objekte horizontal oder vertikal. Drehen, Scheren oder Spiegeln von Objekten. Bearbeiten von Bildern und Objekten Detaillierte Bearbeitung von Bildern und Objekten. Ändern der Farbe, Breite, Größe und anderer Grafik- und Bildeigenschaften. Bearbeiten gescannter Dokumente Bearbeitung der Inhalte eines gescannten PDF-Dokuments nach Ausführung der optischen Zeichenerkennung. In PhantomPDF können Benutzer die optische Zeichenerkennung auf gescannte Dokumente anwenden und den Modus Bearbeitbarer Text auswählen. Im Modus Bearbeitbarer Text kann die Datei, auf die optische Zeichenerkennung angewendet wurde, absatzweise bearbeitet werden. Hinzufügen von Bildern und Multimedia zu PDF-Dokumenten steigert deren Interaktivität. Mit PhantomPDF können Benutzer Multimediadateien in PDF- Dokumente einfügen. Multimedia umfasst Audio, Musik und Videoclips. 14
Hinzufügen von Kopf- und Fußzeilen, Wasserzeichen und Hintergründen mit Text und Bildern, um Ihre PDF-Dokumente professioneller aussehen zu lassen. Dies ermöglicht Benutzern auch, auf einfache Weise nach Wasserzeichen zu suchen und diese anzuzeigen sowie Markierungen in Dokumenten einzufügen. Automatisches Erstellen von Weblinks aus URLs. Hinzufügen von Bates-Nummern, die im rechtlichen, medizinischen und geschäftlichen Bereich verwendet werden, um Identifikationsnummern sowie Datums-/Uhrzeitangaben in Bildern und Dokumenten zu platzieren. Diese Nummern können rein numerisch sein oder eine Kombination aus Buchstaben und Zahlen enthalten. Es handelt sich um eine eindeutige Seriennummer, die an jede Seite eines erfassten Dokuments angehängt wird. Mit Bates-Nummern können darüber hinaus juristische Dokumente gekennzeichnet werden, um deren Identifizierung und Abruf zu vereinfachen. Bearbeiten von Seitenübergängen im Vollbildmodus bietet Benutzern einen Mechanismus, mit dem festgelegt werden kann, wie die Seiten im Vollbildmodus umgeblättert werden sollen. Diese Funktion ist mit der Übergangsfunktion in Microsoft PowerPoint vergleichbar. Hinzufügen von Lesezeichen, bei denen es sich um Navigationswerkzeuge handelt, mit denen die Lesbarkeit von PDF-Dokumenten optimiert wird. Sie erweisen sich als besonders nützlich im Inhaltsverzeichnis eines Dokuments. Hinzufügen von Verweislinks, mit denen Verfasser die Leser auf verwandte Artikel, Verweise oder Webseiten hinweisen können. Anhängen von Dateien. Ermöglicht Benutzern, PDF-Dateien und andere Dateitypen an ein PDF-Dokument anzuhängen. 15
Erweiterte Bearbeitung Mit PhantomPDF Business steht Benutzern eine einzigartige Software zur PDF-Bearbeitung zur Verfügung. Besonders hervorzuheben sind folgende Funktionen: Bearbeiten von PDF-Dokumenten mit Zeichenwerkzeugen Zur Verfügung stehen Werkzeuge, wie beispielsweise Radiergummi, Schere, Lasso usw. Manuelles Importieren von Schriftarten Importiert Schriftarten bei Bedarf in PDF-Dateien. Ändern der Eigenschaften des Seitenlayouts Seiten- und Inhaltsgröße können geändert werden. Hinzufügen von Schattierungen zu Objekten und Bearbeiten der Schattierungen Macht die spektakuläre Darstellung von Objekten möglich. Umwandeln von Text in Pfad Wandelt Text in ein Objekt um und erweist sich als besonders nützlich, wenn beim Bearbeiten von Text die entsprechende Schriftart auf dem System nicht vorhanden ist. Öffnen und Bearbeiten von AI-Dateien Es ist nicht erforderlich, weitere teure Software anzuschaffen. 16
PDF-Bearbeitung mit vollem Funktionsumfang Einfügen neuer oder Löschen alter Seiten, Einfügen von neuem Text mit eingebetteten oder nicht eingebetteten Schriftarten, Einfügen von Linien, Hinzufügen von gefüllten oder nicht gefüllten Rechtecken oder Ellipsen sowie Einfügen von Bildern und Grafiken. Schwebende Fenster Anpassen des Arbeitsbereichs durch Verschieben des Lesezeichen- und Eigenschaftenfensters an eine ideale Position auf der Seite. Lineale und Raster Stellt horizontale und vertikale Lineale und Raster bereit, mit denen Benutzer Objekte auf der Seite präzise ausrichten und positionieren und die Abmessungen von Formen messen können. Mit der Funktion Am Raster ausrichten werden Text und andere Objekte beim Platzieren oder Verschieben auf der Seite automatisch auf dem am nächsten liegenden Schnittpunkt der Raster positioniert. Einfachere Aktionen zur Einrichtung von PDF-Text Einrichten der Attribute des Texts im PDF-Dokument unter direkter Verwendung des Dialogfelds Neue Textobjekte hinzufügen, einschließlich Schriftart, Farbe, Größe, horizontale Skalierung, Zeilenabstand usw. Ändern von Text in Form. Teilen Sie Textobjekte in mehrere Textobjekte auf oder fügen Sie mehrere Textobjekte in einem Textobjekt zusammen. Sichern von PDF-Dokumenten Die Sicherheitsfunktionen von PhantomPDF bieten Benutzern außergewöhnliche Steuerungsmöglichkeiten. Um den Inhalt eines PDF-Dokuments angemessen zu schützen, können Sie das Dokument verschlüsseln und sichern und somit unbefugten Zugriff verhindern und vertrauliche Informationen schützen. Mit PhantomPDF von Foxit können Sie Kennwortschutz, Zertifikatsschutz, Microsoft AD RMS-Schutz und Sicherheitsbeschränkungen zu PDF-Dateien hinzufügen, um nur bestimmten Benutzern das Öffnen, Kopieren, Ändern (Bearbeiten und Anmerken) oder Drucken des Dokuments zu ermöglichen. 17
Mit Schwärzungen können Verfasser vertrauliche Informationen dauerhaft aus einem Dokument entfernen, bevor das Dokument verteilt wird. Nach dem Schwärzen von Text oder Objekten werden diese dauerhaft gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden. Mit der Kennwortverschlüsselung können Verfasser PDF-Dokumenten Kennwörter hinzufügen, um den Zugriff auf und/oder die Ausführung bestimmter Funktionen, wie z. B. Drucken, Kopieren und Bearbeiten, zu beschränken. Zugriff wird nur den Betrachtern gewährt, die das vom Verfasser festgelegte Kennwort eingeben. Mit der Dokumentbereinigung können Verfasser ihre Dokumente vor der Veröffentlichung bereinigen. Ein Dokument wird während seiner Erstellung häufig geändert. Dies liegt an der Möglichkeit der gemeinsamen Nutzung von Anmerkungen, zu Referenzzwecken angehängten Dateien und anderen Informationen, die der Verfasser im abschließenden Dokument nicht veröffentlichen möchte. Vor der abschließenden Veröffentlichung entfernt die Dokumentbereinigung 13 verschiedene Informationstypen aus dem Dokument. Dazu zählen Metadaten, Kommentare, die bei vorherigen Speichervorgängen ausgeblendeten Daten, ausgeblendete Ebenen, überlappende Objekte usw. Mit der Zertifikatsverschlüsselung können Verfasser den Dokumentzugriff auf eine bestimmte Gruppe von Benutzern einschränken, deren Identitäten überprüft und verwaltet werden können. Ein Zertifikat, das einen öffentlichen Schlüssel und andere Identifizierungsinformationen enthält, wird zum Verschlüsseln von Dokumenten verwendet. Nur Betrachter mit entsprechenden privaten Schlüsseln können das Dokument entschlüsseln, das mithilfe des Zertifikats verschlüsselt wurde, und Zugriff auf das Dokument erlangen. Verschlüsseln Sie Dokumente generell, wenn möglich, mit Zertifikaten von Drittanbietern. Das Schützen von Dokumenten mit Zertifikaten bietet den Vorteil, dass Verfasser für jede Person besondere Berechtigungen festlegen können. Zum Beispiel können Verfasser ausgewählte Berechtigungen bereitstellen (einer Person das Ausfüllen von Formularen und Einfügen von Kommentaren in ein Dokument und einer anderen Person das Bearbeiten von Text oder das Löschen von Seiten gestatten). 18
Bei dem Microsoft Active Directory Rights Management Service (AD RMS) handelt es sich um die IRM-Lösung (Information Rights Management) von Microsoft, die vertrauliche Informationen vor nicht autorisiertem Zugriff über Technologien, wie Verschlüsselung und Durchsetzung von Berechtigungsrichtlinien, schützt. PhantomPDF Business erweitert die Vorteile der AD RMS-Nutzungskontrolle auf alle PDF-Desktopdokumente und ermöglicht dem Verfasser die Steuerung der Dokumentfunktionen innerhalb jeder einzelnen PDF-Datei (beispielsweise welche Benutzer über die Berechtigung zum Lesen und Schreiben in eine Datei verfügen). Benutzer können auch dynamische Wasserzeichen einfügen und anzeigen. Dokumentzertifizierung Gibt an, dass Sie den Inhalt genehmigt haben, und ermöglicht die Angabe der Änderungstypen, die für das PDF-Dokument ohne Verlust der Zertifizierung zulässig sind. Signieren von PDF-Dokumenten In PhantomPDF stehen mehrere Möglichkeiten zum Signieren von PDF-Dokumenten zur Verfügung: 19
Handschriftliches Signieren von Dokumenten. PDF Sign-Signaturen können anhand eines Bilds Ihrer Signatur oder durch eigenhändiges Schreiben auf touchfähige Desktopsysteme oder Tablets erstellt werden. Sie können mehrere Signaturen erstellen, beispielsweise eine vollständige oder eine aus Initialen bestehende Signatur. Sie können Signaturen mit Kennwörtern verschlüsseln, um sie vor nicht autorisierter Verwendung dieser Signatur zu schützen. esignatures unter Verwendung von DocuSign -Integration. Hiermit können Benutzer PDF-Dokumente und -Formulare mithilfe der branchenweit am meisten verwendeten esignature-lösung senden, signieren und speichern. Neue Benutzer können sich für DocuSign-Dienste registrieren. Vorhandene Benutzer können sich an DocuSign anmelden, um PDF-Dokumente und -Formulare schnell und einfach über die PhantomPDF-Symbolleiste zu signieren und zu senden. Digitale Signaturen fungieren als herkömmliche handschriftliche Signaturen, die zum Authentifizieren der Identität eines Benutzer sowie des Dokumentinhalts verwendet werden können. Sie speichert Informationen zum Unterzeichner zusammen mit Datum, Uhrzeit und Status des Dokuments zum Zeitpunkt der Signierung. Mit PhantomPDF können Benutzer Dokumente digital signieren und die digitalen Signaturen anderer Personen überprüfen. PhantomPDF kann basierend auf den für jede digitale Signatur spezifischen Sicherheitseinstellungen verhindern, dass Betrachter das PDF-Dokument ändern. PhantomPDF kann digitale Signaturen schützen, indem die Eingabe eines Kennworts für dessen Verwendung angefordert wird. Dadurch kann die digitale Signatur vor unerlaubtem Zugriff geschützt werden. Freigeben von PDF-Inhalt für andere Anwendungen Häufig müssen Benutzer PDF-Inhalt für andere Anwendungen freigeben. Mit PhantomPDF können Benutzer PDF-Dokumente in Microsoft Word-, PowerPoint- und Excel - sowie in RTF- (Rich Text Format) und HTML-Formate (Hyper Text Markup Language) umwandeln. Darüber hinaus können Benutzer Text und Bilder kopieren und in andere Anwendungen einfügen. 20
PDF-Formulare Foxit PhantomPDF ist äußerst nützlich beim Ausfüllen und Entwerfen von Formularen. Es gibt zwei Arten von Formulardateien. Bei der einen handelt es sich um eine PDF-Datei mit ausfüllbaren Feldern, die Ihnen die Möglichkeit gibt, das Formular direkt auszufüllen, indem Sie in die Formularfelder klicken. Andere Funktionen werden hierbei nicht benötigt. Eine solche Datei nennt man interaktives PDF-Formular. Bei dem anderen Formular handelt es sich um eine einfache PDF-Datei mit Linien und Text. Eine solche Datei wird als nicht interaktives PDF-Formular bezeichnet. Ausfüllen von Formularen PhantomPDF unterstützt das Ausfüllen von Formularen für herkömmliche PDF-Formulare (auch bekannt als Acro-Formulare Forms) sowie für XFA-Formulare (XML Forms Architecture), eine proprietäre Spezifikation von Adobe, die nicht als ISO-Standard (PDF) 21
zertifiziert ist. Bei interaktiven Formularen hebt PhantomPDF die ausfüllbaren Felder hervor und bietet eine benutzerfreundliche Navigation zum Ausfüllen aller ausfüllbaren Felder. Dazu zählt die digitale Signierung von Acro- und XFA-Formularen. Bei nicht interaktiven Formularen können Benutzer mithilfe der Texteingabewerkzeuge die entsprechenden Felder ausfüllen. In beiden Fällen ermöglicht PhantomPDF Benutzern das Speichern und Drucken der ausgefüllten Formulare. Formulardesign Foxit PhantomPDF enthält Funktionen zum schnellen und einfachen Entwickeln interaktiver PDF-Formulare mittels automatisierter Formularfelderkennung und Bearbeitung. Das Werkzeug zur Formularfelderkennung erkennt mögliche Formularfelder in PDF- Dokumenten. Der Benutzer kann die entsprechenden Dateien dann bearbeiten und in interaktive Formulare umwandeln. Mithilfe des Designer-Assistenten können Benutzer auf ein Formularfeld klicken, das dann automatisch an der Stelle eingefügt wird, die für das Feld vorgesehen ist. Dieser Vorgang wird auch als Formularfeldentwicklung mit einem Klick bezeichnet. Die automatische Benennung von PDF-Formularfeldern basiert auf dem benachbarten Text und bietet Unterstützung bei der schnellen und einfachen Erstellung von robusten interaktiven PDF-Formularen. Mithilfe der Foxit PhantomPDF-Werkzeuge können Sie Schaltflächen, Textfelder, Kontrollkästchen, Kombinationsfelder, Listenfelder und Optionsfelder zum Erstellen eines interaktiven PDF-Formulars hinzufügen und die zugehörigen Eigenschaften festlegen. Der Benutzer kann alle folgenden Formularfelder mithilfe der oben erwähnten Funktionen zur automatischen Formularerstellung verwenden: Schaltfläche Erstellt ein interaktives Formularelement, um bestimmte vordefinierte Aktionen auszulösen, wie z. B. das Öffnen einer Datei, das Übermitteln von Daten an 22
eine Webserver oder das Zurücksetzen eines Formulars. Diese Schaltfläche kann mit Bildern und Text angepasst werden. Optionsfeld Stellt mehrere Auswahlmöglichkeiten bereit, aus der die Person, die das Formular ausfüllt, nur ein Element auswählen kann. Mit Kontrollkästchen Stellt Ja- oder Nein-Auswahlen für einzelne Elemente bereit. Enthält das Formular mehrere Kontrollkästchen, können die Personen, die das Formular ausfüllen, eine beliebige Auswahl treffen. Kombinationsfeld Ermöglicht der Person, die das Formular ausfüllt, die Auswahl aus einem Popupmenü oder die Eingabe eines Werts. Listenfeld Zeigt eine Liste mit Optionen an, die von der Person, die das Formular ausfüllt, ausgewählt werden können. Textfelder Ermöglicht der Person, die das Formular ausfüllt, die Eingabe von Text, wie z. B. Name, Adresse, Telefonnummer etc. Signaturfeld Erstellt ein leeres Feld für digitale Signaturen, in dem der Prüfer unterzeichnet. 23
Datenerfassung mit 2D-Strichcode Foxit Ultraforms ist ein separates Foxit-Produkt mit einem leistungsstarken Modul zum Erstellen von 2D-Strichcodes. Dieses Produkt wurde speziell zum Arbeiten mit ausfüllbaren PDF-Formularen entwickelt. Es ist für große Unternehmen und Regierungsbehörden sehr hilfreich, die Daten von Papierausdrucken erfassen müssen. Um Probleme bei der Datenerfassung zu beheben, stellen Ultraform-Kunden ihren Endbenutzern ausfüllbare PDF- Formulare zur Verfügung, die für Ultraforms aktiviert sind. Wenn diese Endbenutzer das PDF-Formular elektronisch ausfüllen, generiert Ultraforms einen 2D-Strichcode rechts auf dem Formular, das die vom Endbenutzer in das Formular eingegebenen variablen Daten enthält. Nach dem Drucken und Signieren können übermittelte Formulare schnell gescannt und die Formulardaten können problemlos und genau in Datenbanken oder Anwendungen erfasst werden. Foxit PhantomPDF zeigt 2D-Strichcode an, der aus ausfüllbaren PDF-Formularen mit Aktivierung von Ultraforms generiert wurde. Für Foxit Ultraforms aktivierte Formulare generieren einen 2D-Barcode rechts auf dem Formular, das die variablen Daten enthält, die vom Endbenutzer in das Formular eingegeben wurden. Nach dem Drucken und Signieren können übermittelte Formulare schnell gescannt und die Formulardaten können problemlos und genau in Datenbanken oder Anwendungen erfasst werden. Suchen nach und Lesen von PDF-Portfolios Foxit PhantomPDF kann PDF-Portfolios öffnen und lesen und Suchläufe in einer einzelnen Datei oder in allen Dateien im Portfolio durchführen. Ein PDF-Portfolio kann sowohl PDF- Dateien als auch andere Dateien, wie Word-Dokumente, Tabellen, Präsentationen oder Bilder, enthalten. 24
Auslieferung mit Desktop PDF-Index PhantomPDF wird mit PDF IFilter Desktop von Foxit geliefert. PDF IFilter Desktop ist ein Plug-in, das es dem Indizierungsdienst von Windows und anderen Windows- Suchtechnologien ermöglicht, PDF-Dateien mit einem Index zu versehen. Benutzer können mithilfe der Windows-Suche nach PDF-Dokumenten auf ihrem System suchen, indem sie Suchbegriffe verwenden, die auf Inhalt, Titel, Thema, Verfasser, Schlüsselwörtern, Anmerkungen, Lesezeichen, Anhängen usw. basieren. Support bei Bedarf Moderne Unternehmen verfügen weltweit über Standorte und haben Mitarbeiter, die auch außerhalb der üblichen Bürozeiten (9:00 bis 17:00 Uhr) arbeiten. Wenn Probleme auftreten, sind Wissensdatenbanken oder Häufig gestellte Fragen nicht immer geeignet, diese Probleme zu beheben. Foxit-Kunden haben die Möglichkeit, bei Foxit anzurufen und sofortigen Kundensupport zu erhalten. Foxit bietet rund um die Uhr sieben Tage die Woche Kundensupport über Telefon und E-Mail an. Darüber hinaus können Benutzer über das Foxit-Benutzerforum mit Foxit und anderen Foxit-Benutzern zusammenarbeiten, um Hilfe, Ratschläge und Empfehlungen zu erhalten. Zusammenfassung 2001 gegründet ist Foxit ein führender Anbieter von Softwarelösungen zum Lesen, Bearbeiten, Erstellen, Organisieren und Schützen von PDF-Dokumenten. Mit dem Hauptsitz im kalifornischen Fremont, USA, verfügt Foxit weltweit über Niederlassungen in China, Belgien, Japan und Taiwan. Foxit konzentriert sich auf PDF-Lösungen mit mehr als 100 erfahrenen PDF-Ingenieuren. Als Gewinner zahlreicher Preise wurde Foxit an über 100,000 Kunden in mehr als 200 Ländern verkauft und wird von mehr als 325 Millionen Benutzern eingesetzt. 25
Foxit verfügt neben seiner Finanzkraft über viel Erfahrung in der PDF-Erstellung sowie über preisgekrönte Produkte, um als vernünftige und kostengünstige Alternative zu Adobe Acrobat aufzutreten. Testen Sie Foxit PhantomPDF, eine großartige Software-Lösung zu einem fairen Preis, 30 Tage kostenlos. Foxit PhantomPDF kann als kostenlose 30-Tage- Testversion heruntergeladen werden, indem Sie hier klicken. 26
Kontakt Wenn Sie Fragen zu unseren Produkten haben oder Produktsupport benötigen, können Sie sich gerne an uns wenden. Wir sind jederzeit für Sie da. Geschäftssitz: Foxit Software Incorporated 42840 Christy Street. Suite 201 Fremont CA 94538 USA Postanschrift: Foxit Software Incorporated 42840 Christy Street. Suite 201 Fremont CA 94538 USA Vertrieb: 1-866-680-3668 (rund um die Uhr) Support und Allgemeines: 1-866-MYFOXIT oder 1-866-693-6948 (rund um die Uhr) Fax: 1-510-405-9288 Website: www.foxitsoftware.com/german/ E-Mail: Vertrieb und Informationen: sales@foxitsoftware.com Marketingservice: marketing@foxitsoftware.com Support und Allgemeines: Geben Sie eine Störungsmeldung über unser Support-Portal ein Fragen zur Website: webmaster@foxitsoftware.com 27
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