Kanton St.Gallen Bildungsdepartement Kantonsschule am Burggraben St.Gallen Untergymnasium, Gymnasium ICT-Anleitung: Office 365 Education OneDrive (for Business) 1. Was ist OneDrive (for Business)? OneDrive for Business stellt einen Ort in der Cloud bereit, an dem man Arbeitsdateien speichern, freigeben und synchronisieren kann. Mit OneDrive for Business kann man Dateien von jedem beliebigen Gerät aus aktualisieren und freigeben oder mit anderen Benutzern gleichzeitig bearbeiten. OneDrive for Business unterscheidet sich von OneDrive, bei dem es sich um einen rein privaten Speicherort handelt, der nichts mit der Schule zu tun hat. Privates Microsoft-Konto OneDrive Privater Cloud-Speicher Office 365 Business-Konto (Organisationskonto) OneDrive for Business Cloud-Speicher für Arbeitsdateien Die Erstellung eines privaten Microsoft-Kontos ist kostenlos und wird meistens für private Zwecke verwendet. Es besteht aus einer E-Mail-Adresse (beispielsweise xy@outlook.com) und einem Kennwort, welches für die Anmeldung bei Diensten wie Outlook.com oder OneDrive verwendet wird. Ein Office 365 Business-Konto, auch Organisationskonto genannt, wird für geschäftliche Zwecke genutzt. Es wird durch die Schule zur Verfügung gestellt. 2. Clouddienste für die Dateiablage Gemäss Ausnahmebewilligung zur Dienstanweisung über Einsatz und Verwendung von Informatikmitteln vom 25. August 2009 dürfen die Mitarbeitenden der Sekundarstufe II Inhalte in den Clouddiensten von Office 365 speichern. Andere Clouddienste (wie z.b. Dropbox) dürfen dienstlich nach wie vor nicht genutzt werden. Das Datenschutzgesetz vom 20. Januar 2009 (sgs 142.1) gilt auch im Umgang mit Daten in den Schulen der Sekundarstufe II. Es ist nicht gestattet, vertrauliche Daten im Schulnetz oder bei den Clouddiensten von Office 365 zu speichern. Als besonders geschützte und damit vertrauliche Daten gelten all jene, welche normalerweise nur einem sehr eng begrenzten Personenkreis bekannt sind. Siehe dazu www.schule.sg.ch > Mittelschule > Informationen für Lehrpersonen und Kommissionen > Erlasse und Weisungen. Version vom 18.1.17, Str
3. OneDrive nutzen Via Internet-Browser die Site https://portal.office.com aufrufen. Der Login-Name ist vorname.name@ksbg.ch Auch die Schüler/-innen verwenden diesen Loginnamen, ohne über ein Mail-Konto mit dieser Adresse zu verfügen. Enter oder Tabulator drücken und die Umleitung auf die Anmeldeseite abwarten. Das Kennwort entspricht demjenigen, welches für den Login auf einem Schulgerät verwendet wird. Enter drücken oder Anmelden klicken. 2/12
Der gewünschte Dienst wird mit Klick aus das entsprechende Symbol gestartet auf der Office 365-Startseite unter Zusammenarbeit mithilfe von Office Online. von jeder Seite aus über das App-Startfeld oben links auf der Seite. 3/12
4. Mit OneDrive arbeiten Die gespeicherten Ordner und Dateien lassen sich online ansehen, verändern, löschen und teilen. 4.1 Ansicht Sicht Windows-Rechner über Web-Zugang Sicht Windows-Rechner mit OneDrive-App 4/12
Sicht ipad mit OneDrive-App 4.2 Ordner und Dateien teilen Ordner und Dateien können unterschiedlich freigegeben werden. Beispielsweise über Rechtsklick auf den Datei- oder Ordnernamen > Details > Teilen. Die angegeben Links ermöglichen Personen ausserhalb der Sekundarstufe II des Kantons St.Gallen den Zugriff auf die Dateien. Entweder mit Lese- und Schreibrechten (bearbeiten) oder ausschliesslich Leserechten (anzeigen). Über Personen hinzufügen können Personen aus der Organisation eingeladen werden. Diesen können Lese-Schreibrechte (Kann bearbeiten) oder nur Leserechte (Kann anzeigen) gegeben werden. Die Rechte können nachträglich angepasst werden. Die Organisation umfasst die Sekundarstufe II des Kantons St.Gallen alle Kantonsschulen und Berufsfachschulen. 5/12
In OneDrive gespeicherte Dateien können auch direkt in der Office-Applikation freigegeben werden. Beispielsweise in Word oben rechts auf Freigeben klicken. Mit mir geteilte Ordner und Dateien werden auf OneDrive Online unter Mit mir geteilt und auf dem ipad-app unter Freigegeben angezeigt. 6/12
4.3 Dateien lokal speichern und synchronisieren Mit der OneDrive-App kann der Cloudspeicher in den Windows-Explorer integriert und lokal synchronisiert werden. Für das Einrichten in OneDrive-Online auf Synchronisieren klicken und den Anweisungen folgen. Ansicht Windows-Explorer In der Windows 10-Taskleiste zeigen die Symbole für das Upload- Center, OneDrive for Business und den privaten OneDrive-Speicher allfällige Synchronisationsprobleme an. Auf dem ipad lassen sich im OneDrive-App mehrere private und geschäftliche Clouds hinzufügen, was ein Wechsel des Cloudspeicherortes einfach möglich macht. (Die OneDrive for Business App wurde ersetzt durch die OneDrive-App OneDrive for Business-App löschen.) 7/12
4.4 Office Dokumente in OneDrive Online erstellen In OneDrive Online können direkt neue Office-Dokumente erstellt werden. Mit Klick auf Dokument im schwarzen Balken kann der Dokumentenname geändert werden. 8/12
4.5 Zeitgleich an einem Dokument arbeiten Möchten mehrere Personen eine geteilte Datei zeitgleich bearbeiten, öffnen sie diese in OneDrive Online (oder mit In Word bearbeiten im lokal installierten Word) und bearbeiten diese mit dem jeweiligen online App. 9/12
4.6 Cloud-Dienste in Office-Produkten einbinden Mit der lokalen Installation von Office-Produkten (am Beispiel Word dargestellt) können verschiedene Dienste, wie beispielsweise OneDrive-Speicherorte verbunden werden. Oben rechts auf den Namen klicken und Kontoeinstellungen wählen oder Start > Konto wählen Dienst hinzufügen wählen. 10/12
Dateien können direkt aus den verbundenen Cloud-Diensten geöffnet oder dorthin gespeichert werden. Sicht Windows-Rechner Sicht ipad 11/12
5. Online Schulung Unter https://support.office.com werden die wichtigsten Apps erklärt. Für weitere Informationen > Support > Schulung oder > Support > Anwendungen wählen. 12/12