Evangelos Zesakes Principal Consultant Alegri International Service GmbH

Agenda Vorstellung Alegri Vorstellung OSRAM Herausforderungen im Vertragsmanagement IST-Situation Verbesserungspotential Live-Demo Architektur Q&A

Vorstellung des Partners ALEGRI INTERNATIONAL

Unternehmensprofil

Unternehmensstruktur

Alegri Consulting Portfolio

Auszug Referenzen TÜV Süddeutschland HypoVereinsbank ADAC e.v. DLR Deutsches Luft- und Raumfahrt Zentrum Siemens AG DIT Deutsche Investment Trust BT Global Group Altana AG EADS Grob Maschinenbau Magna Steyr EagleBurgmann Industries Deutsche Post Deutsche Bank Deutsche Börse Freudenberg Roche Diagnostics O2 Germany B/S/H/ Bosch Siemens Hausgeräte GPCBiotec BMW AG Commerzbank AG Degussa OSRAM DaimlerChrysler AG Eckes-Granini Nürnberger Versicherungen R + V Versicherung EDS Bayer AG Genossenschaftsverband Bayern

Vorstellung des Kunden OSRAM GMBH

Klaus Hornung Leiter Rechtsabteilung Jurist und Syndikusanwalt 1984 heute Zentrale Rechtsabteilung OSRAM GmbH

HERAUSFORDERUNGEN IM VERTRAGSMANAGEMENT

Management von Menschen, Prozessen, Inhalten Wer ist beauftragt? Wer hat welche Rolle? Wer ist berechtigt? Welche Inhalte? Wo befindet er sich? Ist er aktuell? Welche Schritte? Welches Ziel? Wer genehmigt? Was geschieht danach?

Herausforderungen im Dokumentenmanagement (Technik) Das Competence Center Standard und Normen ECM" beschäftigt sich mit den normierten und standardisierten Regelungen oder Spezifikationen im Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM). Wichtige ECM-Bereiche sind hierbei: Standards im Umfeld Records Management (Bsp. DOMEA, MoREQ, ISO 15489, GEVER (Schweiz), ELAK (AU) etc. Standards für Dateiformate (Bsp. TIF, JPG, JPG 2000, PDF, PDF/A, OpenOffice etc.) Standards für Metadaten (Dublin Core, MODS, MARC, DIN EN 61355 etc.) Schnittstellen- und Architekturstandards (Bsp. WebDAV, ODMA, JSR 170, DMA etc.) Speichersysteme und -formate (Bsp. UDO, ISO 9660, UDF, PDD, Blu-Ray, HD-DVD etc.) Standards im Umfeld digitale Signaturen (Bsp. ISIS-MTT, ArchivSig etc.) Prozess-, Workflow-Standards (Bsp. WfMC, BPML etc.) Zertifizierungen, Testate, Prüfkataloge (Bsp. PK-DML, TÜVIT, DOMEA, Zertifikate von Wirtschaftsprüfern etc.)

Herausforderungen im Dokumentenmanagement (rechtlich) Die wichtigsten rechtlichen Bereiche sind hierbei: Steuerrechtliche Vorgaben, insbesondere die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und Umsatzsteuer SoD (Separation of Duties) Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) Handelsrechtliche und privatrechtliche Vorgaben (HGB, BGB) Datenschutzrechtliche Aspekte (Datenschutzgesetz) Rechtssicherer Einsatz von digitalen Signaturen Revisionssichere Archivierung von Dokumenten Branchenspezifika (Pharma, Automotive, Behörden) FDA Compliance, FDA 21 Part 11, REACh, GAMP, GxP, GMP, GCP Sonstige DMS-bezogene regulatorische Anforderungen (Sarbanes Oxley Act, Basel II etc.) BMWi (Dok. Nr. 564): Handlungsleitfaden zur Aufbewahrung elektronischer und elektronisch signierter Dokumente (Aug. 2007)

Tägliches Arbeiten - individuelle, flexible Zusammenarbeitsformen - Hinweise / Wiedervorlage ( alerting ) auf Fristen / Termine - multilingual - alle üblichen Datei-Formate - Nutzung der bestehenden Office- Werkzeuge - Ablage nach eigenen Kriterien - qualifiziertes und zielorientiertes Suchen/Finden von Dokumenten - grenzübergreifend - unternehmensübergreifend

IST-Situation

Vertragslebenszyklus: Ist-Zustand 1.4 Archivierung Ablage des Vertrags Fristenüberprüfung 1.3 Finalisierung Zusammenfassung aller Inhalte in einen Vertrag Vertrag wird zur Unterschrift versandt 1.2 Gestaltung Vertragsinhalte von verschiedenen Stellen fließen zusammen Unterschiedliche Dateiformate 1.1 Initiierung Vertragsentwurf wird erstellt

Initiierung Vertragsmappe anlegen & beschriften Erstinformationen erfassen und ablegen Kollegen informieren Ordner ablegen 1.4 Archivierung Ablage des Vertrags Fristenüberprüfung 1.3 Finalisierung Zusammenfassung aller Inhalte in einen Vertrag Vertrag wird zur Unterschrift versandt 1.2 Gestaltung Vertragsinhalte von verschiedenen Stellen fließen zusammen Unterschiedliche Dateiformate 1.1 Initiierung Vertragsentwurf wird erstellt

Gestaltung Vertragsentwurf als Word-Datei erstellen Word-Datei & ergänzende Dokumente per Email versenden Rückmeldungen anfragen Vertragsentwurf überarbeiten 1.4 Archivierung Ablage des Vertrags Fristenüberprüfung 1.3 Finalisierung Zusammenfassung aller Inhalte in einen Vertrag Vertrag wird zur Unterschrift versandt 1.2 Gestaltung Vertragsinhalte von verschiedenen Stellen fließen zusammen Unterschiedliche Dateiformate 1.1 Initiierung Vertragsentwurf wird erstellt

Finalisierung Vertragsinhalte zusammenfassen Finale Vertragsversion erstellen Kollegen informieren Vertrag zur Unterschrift versenden 1.4 Archivierung Ablage des Vertrags Fristenüberprüfung 1.3 Finalisierung Zusammenfassung aller Inhalte in einen Vertrag Vertrag wird zur Unterschrift versandt 1.2 Gestaltung Vertragsinhalte von verschiedenen Stellen fließen zusammen Unterschiedliche Dateiformate 1.1 Initiierung Vertragsentwurf wird erstellt

Archivierung Unterschriebenen Vertrag annehmen Ablageort festlegen Vertragsfristen prüfen Erinnerungen für Vertragsfristen erstellen 1.4 Archivierung Ablage des Vertrags Fristenüberprüfung 1.3 Finalisierung Zusammenfassung aller Inhalte in einen Vertrag Vertrag wird zur Unterschrift versandt 1.2 Gestaltung Vertragsinhalte von verschiedenen Stellen fließen zusammen Unterschiedliche Dateiformate 1.1 Initiierung Vertragsentwurf wird erstellt

Optimierungspotential Vertragsübergreifende Suche Versionen vergleichbar machen Erinnerung automatisieren Kategorisierung der Vorgänge/ Verträge ermöglichen Einheitliche Attribute/ Verschlagwortung festlegen

Live-Demo

Leistungsmerkmale auf einen Blick Zentralisieren von Speicherung, Verwaltung und Abruf von Dokumenten unternehmensweit Suche - sofortiger und direkter Zugang zu Informationen Optimierung der täglichen Geschäftsprozesse Automatische Benachrichtigung (Termine, Fristen)

Erweiterungsbausteine Elektronische Signatur Business Intelligence ERP- Anbindung Revisionssicherheit Rechtssichere digitale Speicherung Auswertung der laufenden Verträge Kennzahlen über Vertragsstatus Vertragscontrolling Einbinden von Daten aus ERP-Systemen Direkter Zugriff auf vertragsrelevante Informationen Compliance

Technologische Basis Server Microsoft Office Sharepoint Server 2007 Lizenz für Server und Benutzer PC/ Notebook Windows XP oder Vista Office 2003 oder 2007 Outlook oder andere Email-Anwendungen

Projektablauf Phase 1 Aufnahme des Ist Zustands Organisations- und Prozessberatung Phase 2 Geschäftsprozessmodellierung/ Pflichtenheft Proof-Of-Concept Implementierung Phase 3 Datensicherungskonzept Übergabe an den Betrieb Phasenübergreifend Projektmanagement

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Architektur - technisch VMS Home Site Collection Webparts Contract Workspace Site Template Eventhandler Contract Archive Contract Search Contract File 1 Content Types Site Columns Contract 1 Search Eventhandler Contract n Microsoft Office Sharepoint Server 2007

Q&A Wie können wir Ihnen weiterhelfen?

Kontakt zu Alegri Evangelos Zesakes Principal Consultant Alegri International Service GmbH Rablstr. 26 D 81669 München Tel. +49 (0)89 666 107-0 E-Mail: evangelos.zesakes@alegri.de

Bei Fragen stehen wir gerne zur Verfügung!