Prozesse als eepk modellieren Bausteine und Regeln zur Prozessmodellierung in der Darstellungsvariante eepk 2007-10-20 Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 1
Welche Daten sind relevant? Ressourcen (Dokumente, Formulare, Dateien, Informationen allg. oder Werkzeuge) Arbeitsschritte (Beschreibung oder Benennung eines einzelnen Schrittes) Zuständigkeiten (Prozeßeigner oder Case-Team, im Notfall Organisationseinheiten) Meilensteine (Zeitpunkte, Ziele, Teilziele) Zeitliche Abfolge (Sequenzen, Iterationen, Verknüpfungen) 2007-10-20 Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 2
Anforderungen an die Darstellungsform Eindeutigkeit Vollständigkeit Einfachheit leichte Verständlichkeit einfache Pflege Akzeptanz!!! 2007-10-20 Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 3
Perspektiven der Prozess- Modellierung (Q)MS KVP BM PPS & ERP 2007-10-20 Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 4
Darstellung durch eepk* s Top-Down-Prinzip (Grob-/Fein-/Detailmodell, oder andere Hierarchiebezeichnung) System aus miteinander in Verbindung stehender Elemente (Netz). Element Funktion durch Rechtecke darstellbar Element Ereignis durch Raute darstellbar Verbindungen von Elementen durch Linien/Pfeile (Kanten) darstellbar 2007-10-20 Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 5 * erweiterte Ereugnisgesteuerte Prozesß-Kette
Bausteine bei eepk s Ziele, Kunden, Eigner & Kennzahlen Funktionen Ereignisse Verknüpfungen Ressourcen Zuständigkeiten Schnittstellen 2007-10-20 Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 6
Ziele, Kunden, Eigner, Kennzahlen I Prozessziele definieren den Zweck und somit die Daseinsberechtigung eines Prozesses (Bsp. Lieferzeit, Reaktionszeit) Die Definition des Kunden eines Prozesses hilft bei der Prozessoptimierung und beim Hineindenken in den Kunden (Bsp. Branche, Größe, Probleme) 2007-10-20 Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 7
Ziele, Kunden, Eigner, Kennzahlen II Der Prozesseigner oder das Prozesseignerteam ist für den reibungslosen zielgerichteten Ablauf und die Optimierung eines oder mehrerer Prozesse zuständig (Bsp. Hr. Müller, Frau Meier) Kennzahlen dienen zur schnellen Feststellung des Zielerreichungsgrades eines Prozesses (Bsp Reklamationsrate, Anrufe/d) 2007-10-20 Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 8
Funktionen (Was?) Element beschreibt eine Tätigkeit, Aktion oder Phase die ein bestimmtes Ergebnis (Ereignis) zur Folge hat Form: Objekt + Verrichtung Bsp. Angebot erstellen Grüne Rechtecke mit runden Ecken 2007-10-20 Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 9
Ereignisse (Wann?) Element beschreibt einen Zeitpunkt, einen Zustand oder einen Meilenstein als Ergebnis einer Funktion Form: Objekt + Zustand Beispiel: Angebot ist erstellt rosa Vieleck 2007-10-20 Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 10
Verzweigungen I (Wie?) Verschiedene Elemente miteinander durch Linien oder Pfeile (= Kanten) verbinden Pfeilrichtung zeigt Richtung des Ablaufes an (Ungerichtet nur Linie) Beispiel: nach Angebot erstellen folgt Angebot ist erstellt 2007-10-20 Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 11
Verzweigungen II (Wie?) Elemente beschreiben Prozeßverzweigungen oder Zusammenführungen Symbole Oder, Und, XOR Beispiel: Nach Angebotserstellung teilt sich ein Prozeß in Angebot versenden und Angebot auf Wiedervorlage legen 2007-10-20 Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 12
Mögliche sinnvolle Verzweigungen Oder Und Exklusives Oder 2007-10-20 Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 13
Ressourcen (Mit was? Für was?) Elemente beschreiben, welche Ressourcen verbraucht und geschaffen werden Hängen immer an Funktionen Pfeil von Ressource zu Funktion = Verbrauch; von Funktion zu Ressource = Ergebnis der Funktion Bsp. Symbole Dokument Datei KnowHow 2007-10-20 Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 14
Zuständigkeiten (Wer?) Element beschreibt, welche Stelle für die Durchführung einer Funktion zuständig ist Form: Keine Personen, nur Stellen! Beispiel: Prozesseigner Prozeß xy, Verkauf gelbes Oval 2007-10-20 Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 15
Schnittstellen Element beschreibt das Springen zu einem anderen Prozeß oder einer Detailebene Form: Objekt + Verrichtung bzw. (Unter-) Prozeßname Beispiel: Angebot erstellen Kombination aus weißem Ereignis mit weißer Funktion 2007-10-20 Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 16
Selektion Verzweigung mit dem Element (X) Oder Entscheidung über Pfadwahl durch Ereignisdefinition Mehrfachselektion mit Verzweigung in mehrere Pfade möglich Bsp: Kaufentscheidung 2007-10-20 Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 17
Sequenzen Folge von Funktionen und Ereignissen mit ent-sprechenden Zuständigkeiten und Ressourcen Schnittstellen können in der Ablauffolge eingearbeitet sein Bsp: Analyse, Entwicklung, Implementierung 2007-10-20 Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 18
Schleifen Abläufe so lange durchlaufen, bis Abbruchereignis eintritt Schleife nur so lange durchlaufen, wie Startbedingungen eintreten Endlosschleifen vermeiden Bsp: Genehmigungs-schleifen 2007-10-20 Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 19
Style-Guide verwendbaren Symbole Farben und evtl. Schriften DV-Tools Druckformate Detaillierungsebenen Stellen-/Organisationsbezeichungen Bezeichnungen der Dokumente 2007-10-20 Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 20
Regeln für eepk s Reihenfolge und Notation Verzweigungen Schnittstellen Sequenzen Selektionen Schleifen 2007-10-20 Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 21
Regel für Reihenfolge und Notation Reihenfolge immer: Ereignis, Funktion, Ereignis, Funktion, Ereignis... Rechts immer Zuständigkeiten definieren Links immer Ressourcen definieren Am Anfang und am Ende immer ein Ereignis (Anfang: Startereignis, Trigger) Einfach halten / weniger ist mehr! 2007-10-20 Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 22
Regel für Verzweigungen Nach Und-Verzweigungen stehen immer Funktionen Nach (X) Oder-Verzweigungen stehen immer Ereignisse Zusammenführung meist gleich wie Verzweigung (z.b. Wenn Verzweigung Und dann Zusammenführung Und) 2007-10-20 Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 23
Regel für Schnittstellen Schnittstellen werden bzgl. Regeln wie Funktionen behandelt Startereignis des Schnittstellenprozesses ist identisch mit dem Ereignis vor dem Schnittstellensymbol Letztes Ereignis des Schnittstellenprozesses ist identisch mit Ereignis nach dem Schnittstellensymbol 2007-10-20 Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 24
Gruppenarbeit Fehler finden Prüfen Sie den Beispielprozess anhand der Regeln zur Definition eines Geschäftsprozesses Streichen Sie die Fehler im Prozess an Benennen Sie, wie der Prozess an den betreffenden falschen Stellen richtig gezeichnet werden müsste. 2007-10-20 Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 25
Prozessmodellierung Hilfreiches zur Analyse, Detaillierung und zu Check s von Prozessen 2007-10-20 Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 26
Leitfaden für die Prozess-Analyse Prozeßziele und Kundendefinition erfassen Arbeitsschritte auflisten (Was?, Funktionen) Arbeitsschritte ordnen (Reihenfolge, Kanten) Fertigstellung der Arbeitsschritte festlegen (Wann?, Ereignisse) Zuständigkeit klären (Wer?, Organisations-einheit und Fähigkeiten) Ressourcen erfassen (Mit was? Für was?, Ressourcen) 2007-10-20 Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 27
Gruppenarbeit Prozess modellieren Lesen Sie sich das Interviewprotokoll durch Folgen Sie dem Leitfaden zur Modellierung eines Prozesses und stellen Sie diesen als eepk dar. Verwenden Sie dazu einfach ein A4 oder A3 Blatt und einen Stift Sie können vereinfachte Symbole zur Darstellung der eepk verwenden. 2007-10-20 Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 28
Detaillierungsgrad und Struktur Zielrichtung/Strategie der Unternehmung Qualitätsrelevanz Zielgruppen Wechsel vom Was zum Wie Übersichts-/Detail- und Feinmodelle 2007-10-20 Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 29
Prozess-Checks Sinn und Zweck von Checks Goal-Fitting-Check Top-Down-Check Bottom-Up-Check Regel-Check Prozeßkategorie-Check Prozess-FMEA s 2007-10-20 Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 30
Sinn und Zweck von Checks Prozeßgüte steigern Strategie- und Zielorientierung sicherstellen Eindeutigkeit und Einfachheit der Prozesse fördern Modellierungsfehler entdecken und beheben Mögliche Probleme frühzeitig reduzieren Entwicklungspotential aufzeigen 2007-10-20 Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 31
Goal-Fitting-Check Was trägt der einzelne Prozeß zur Erreichung von Vision und Ziel der Unternehmung bei? Welche Prozesse unterstützen welche Ziele der Unternehmung oder anderer Prozesse? Inwieweit trägt der Prozeß wirklich zur Erreichung des eigenen Prozeßzieles bei? (Existieren diesbezüglich qualitätsrelevante Funktionen und Abläufe?) 2007-10-20 Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 32
Top-Down-Check Prozeß vom Startereignis bis zum letzten Ereignis durchgehen und prüfen Prüfen, ob der Ressourcenfluß nachvollziehbar und vollständig dargestellt ist Wird durch vorliegende Funktionen die Basis für die nächste geschaffen? Stimmt die logische Reihenfolge? Sind Verzweigungen syntaktisch richtig? 2007-10-20 Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 33
Bottom-Up-Check Vom letzten Ereignis ausgehend den Prozeß zurück zum Anfang überprüfen Woher kommen Ressourcen für die Funktion? (Wo werden Sie erstellt und wie weitergeleitet?) Fragestellung: Was müßte logischerweise vor der aktuellen Funktion stehen? Welche Vorbereitungen sind notwendig? (Sind Bedingungen erfüllt?) 2007-10-20 Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 34
Regel-Check Stimmt die Reihenfolge Ereignis, Funktion, Ereignis,... Sind nach Verknüpfungen die richtigen Elemente plaziert (Entsprechendes bei Zusammenführungen) Stimmten bei Schnittstellen die jeweils ersten und letzten Ereignisse mit dem vorgelagerten und nachgelagerten Ereignis des Schnittstellensymbols überein? 2007-10-20 Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 35
Stolpersteine I Die Beteiligten müssen motiviert sein Detaillierungsgrad gut überlegen Ziel und Perspektive nicht aus den Augen verlieren Machtspiele der Abteilungen Problematik des Kompetenzschutzes Transparenz ja, aber nur bei anderen 2007-10-20 Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 36
Stolpersteine II Ich habe zu tun Mir bringt das ganze sowieso nichts Mal sehen, wer gewinnt Wozu das, bei mir läuft doch alles gut Hilfe, mir wird auf die Finger geschaut Ängste wie Macht-/Arbeitsplatzverlust Man nimmt immer nur Modelle auf!!! 2007-10-20 Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 37
Weitere Darstellungsvarianten Pictogramme DIN 66001 SADT Structured Analysis mit Design Technique Petri-Netze Nach Adam Petri UML Unified Modelling Language 2007-10-20 Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 38