13 Arbeiten im Team Lernziele Präsentationen versenden Präsentationen überarbeiten Präsentationen vergleichen und zusammenführen Kommentare einfügen und bearbeiten Präsentationen per E-Mail verschicken PP03S-3-1 Wenn Sie eine Präsentation per E-Mail verschicken möchten, können Sie das direkt aus PowerPoint heraus erledigen. PowerPoint kennt dazu zwei Varianten, die über den Befehl Datei/Senden an erreichbar sind: E-Mail-Empfänger (als Anlage) Die Präsentation wird als eigenständige Datei an die E-Mail angehängt. Dies ist die klassische Form, um eine Datei zu verschicken, und eignet sich für die Weitergabe von Dokumenten. E-Mail-Empfänger (zur Überarbeitung) Diese Variante ist für den Fall gedacht, dass Sie die Präsentation von einem Dritten überarbeiten lassen wollen. Die Änderungen dieses Benutzers werden dabei im Dokument vermerkt, so dass Sie sie später leicht in das Originaldokument einarbeiten können. Übung 1: Präsentation an eine E-Mail anhängen In dieser Übung versenden Sie eine Präsentation als Anhang einer E-Mail. 1. Öffnen Sie die Präsentation. 2. Wählen Sie den Befehl Datei/Senden an/e-mail-empfänger (als Anlage). PowerPoint startet Ihr E-Mail-Programm und erstellt dort eine neue E-Mail. Die PowerPoint-Präsentation ist bereits als Anlage eingefügt. 3. Tragen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein und ändern Sie bei Bedarf den Betreff, der von PowerPoint mit dem Dateinamen ausgefüllt wird. 4. Schreiben Sie den Text der E-Mail. 150
Die Präsentation ist als Anlage in die E-Mail eingefügt 5. Klicken Sie auf Senden, um die E-Mail zu verschicken. 6. Wechseln Sie wieder zu PowerPoint. Übung 2: Präsentation zur Überarbeitung versenden PP03S-3-1 In dieser Übung verschicken Sie eine Präsentation zur Überarbeitung durch einen anderen Benutzer. Im weiteren Verlauf dieser Lektion werden Sie die von ihm vorgenommenen Änderungen in Ihre Originalpräsentation einarbeiten. 1. Öffnen Sie die Präsentation, die Sie überarbeiten lassen wollen. 2. Wählen Sie Datei/Senden an/e-mail-empfänger (zur Überarbeitung). PowerPoint startet Ihr E-Mail-Programm und erstellt dort eine neue E-Mail. Die PowerPoint-Präsentation ist bereits als Anlage eingefügt. 3. Geben Sie die Adresse ein und nehmen Sie bei Bedarf noch Änderungen am Betreff vor. Wenn Sie möchten, können Sie unterhalb der Eingabefelder noch einen begleitenden Text verfassen (wie im Bild oben zu sehen). 4. Klicken Sie auf Senden, um die Präsentation zu verschicken. Der Empfänger kann die Präsentation normal öffnen und bearbeiten. Dabei werden alle von ihm vorgenommenen Änderungen automatisch gespeichert. Wenn er die Überarbeitung abgeschlossen hat, kann er das Dokument bequem über die Schaltfläche Bearbeitung zurücksenden die automatisch in der Symbolleiste Überarbeiten erscheint an Sie zurückschicken. Arbeiten im Team 151
Änderungen bearbeiten PP03S-3-1 Wenn Sie eine Präsentation erhalten, die von einem anderen Benutzer überarbeitet wurde, können Sie dessen Änderungen bzw. Korrekturen der Reihe nach ansehen und einzeln entscheiden, ob Sie sie annehmen oder ablehnen. Übung 3: Änderungen annehmen und verwerfen In dieser Übung werden Sie die Änderungen, die ein anderer Bearbeiter an Ihrem Dokument vorgenommen hat, kontrollieren. 1. Öffnen Sie aus Ihrem E-Mail-Programm das Dokument, das die Änderungen enthält. Beim Öffnen des Dokuments stellt PowerPoint fest, dass es sich um ein überarbeitetes Dokument handelt, und fragt, ob die Änderungen in das Originaldokument übernommen werden sollen. 2. Klicken Sie auf Ja. PowerPoint öffnet dann Ihre Originaldatei und übernimmt die Änderungen aus dem überarbeiteten Dokument in die Originaldatei. Falls Sie auf Nein klicken, öffnet PowerPoint die geänderte Datei und lässt Ihre Originaldatei unverändert. 152 Kapitel 13
Wenn die Überarbeitungen in die Originalpräsentation übernommen wurden, wird der Aufgabenbereich Revisionen eingeblendet. Auf der Registerkarte Liste sehen Sie die vorgenommenen Änderungen. 3. Wenn Sie nur die Änderungen eines bestimmten Benutzers bearbeiten wollen, klicken Sie in der Symbolleiste Überarbeiten auf Bearbeiter und wählen ihn aus. 4. Klicken Sie in der Symbolleiste Überarbeiten auf Nächstes Element, um zur ersten Änderung bzw. zum ersten Kommentar zu springen. 5. Bestimmen Sie mit den Schaltflächen Übernehmen und Markierung löschen, ob Sie die Änderung annehmen wollen bzw. ob Sie sie löschen wollen oder nicht. 6. Springen Sie die einzelnen Änderungen/Kommentare der Reihe nach an. 7. Um alle Änderungen/Kommentare eines Benutzers auf einen Schlag anzunehmen, öffnen Sie das Ausklappmenü der Schaltfläche Übernehmen und wählen den entsprechenden Befehl. 8. Wenn Sie die Änderungen aller Benutzer eingearbeitet bzw. überprüft haben, klicken Sie in der Symbolleiste Überarbeiten auf die Schaltfläche Bearbeitung beenden. Das Dokument verliert damit seinen Sonderstatus und wird wieder zu einer normalen PowerPoint-Präsentation. Dokumente zusammenführen PP03S-3-3 Im letzten Abschnitt haben Sie den Arbeitsprozess kennen gelernt, mit dem Sie eine Präsentation komfortabel im Team gemeinsam bearbeiten können. Der Clou dabei war, dass das Dokument dabei weiß, dass es momentan überarbeitet wird, und die in den Dokument-Kopien vorgenommenen Änderungen automatisch übernimmt. Mit PowerPoint ist es aber auch möglich, zwei unabhängige Versionen eines Dokuments miteinander zu vergleichen und die vorhandenen Unterschiede als Änderungen in eine der Präsentationen einzutragen. Übung 4: Dokumente vergleichen 1. Öffnen Sie das Dokument, in das Sie die Unterschiede übernehmen wollen. 2. Wählen Sie Extras/Dokumente vergleichen und zusammenführen. 3. Markieren Sie in dem angezeigten Dialog das Dokument, mit dem Sie das zuerst geöffnete Dokument vergleichen wollen. Arbeiten im Team 153
4. Klicken Sie auf Zusammenführen. 5. In dem so erzeugten Dokument können Sie die Änderungen mit den bisher erlernten Kenntnissen ansehen und bearbeiten. Kommentare PP03S-3-2 Wenn Sie ein Dokument mit einer Bemerkung versehen wollen, ohne dabei den eigentlichen Text zu verändern, können Sie einen so genannten Kommentar einfügen. Übung 5: Kommentare einfügen In dieser Übung werden Sie ein Dokument mit einem Kommentar versehen. 1. Markieren Sie die Textstelle, die Sie kommentieren möchten. 2. Wählen Sie den Befehl Einfügen/Kommentar. PowerPoint fügt auf der Folie einen Kommentarverweis ein, der mit Ihren Initialen gekennzeichnet ist, und öffnet ein gelbes Kommentarfeld. 3. Jetzt geben Sie Ihre Bemerkung in das Kommentarfeld ein. Klicken Sie außerhalb des Kommentarfeldes, wenn Sie fertig sind. 154 Kapitel 13
Übung 6: Kommentare anzeigen und bearbeiten In dieser Übung zeigen Sie die Kommentare einer Präsentation an und nehmen Änderungen an ihnen vor. 1. Rufen Sie den Befehl Ansicht/Markup auf. PowerPoint zeigt die Kommentarverweise auf den Folien an, die einen Kommentar enthalten. 2. Klicken Sie einen Kommentarverweis mit der rechten Maustaste an und wählen Sie aus dem Kontextmenü die gewünschte Aktion. 3. Wechseln Sie mit den Schaltflächen Vorheriges Element und Nächstes Element zu anderen Kommentaren des Dokuments. 4. Wählen Sie den Befehl Ansicht/Markup, um die Kommentarmarkups auszublenden. Zusammenfassung In dieser Lektion haben Sie gelernt, wie Sie eine Präsentation im Team bearbeiten können. Sie können nun Änderungen und Kommentare einfügen und löschen und Dokumente per E-Mail versenden. Wiederholungsfragen Wie erreichen Sie, dass lediglich die Überarbeitungen eines Bearbeiters angezeigt werden? Wie können Sie eine Hervorhebung wieder löschen? Wie können Sie die Kommentarmarkups anzeigen lassen? Was passiert beim Zusammenführen von Präsentationen? Arbeiten im Team 155