Aufgaben und Befugnisse.1 Führungsaufgaben Die PTB-Leitung ist verantwortlich für: Strategische Zielsetzung Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen (Personal, Mittel und Einrichtungen) für den Betrieb der ZS Der Leiter der ZS, trägt die Gesamtverantwortung für die ZS, insbesondere für sämtliche Bewertungen und Zertifizierungen im Rahmen der Konformitätsbewertungsverfahren der ZS, Sicherstellung erforderlicher Notifizierungen und Anerkennungen, Erarbeitung des notwendigen Regelwerks für die Bewertung und Zertifizierung, Betrieb und Weiterentwicklung des QM-System der ZS, Umsetzung der Vorgaben des Präsidiums und des zentralen Qualitätsmanagements Der Leiter der ZS hat diese Aufgaben entsprechend den nachfolgenden bzw. im 4 beschriebenen Detailfestlegungen an die Mitarbeiter der ZS delegiert. Er ist bei den Zertifizierungsvorgängen gegenüber den Sektorleitern und den Zertifizierern weisungsberechtigt. Leiter der ZS, Sektorleiter und Zertifizierer sind in diesem Rahmen fachlich weisungsfrei von Ihren jeweiligen Linienvorgesetzten..2 Fachaufgaben der ZS Fachaufgaben des Leiters der ZS Zentrale Außendarstellung der ZS Betrieb der zentralen Kontaktstellen für Kunden der ZS Festlegung des Leistungsangebots der ZS Vorgabe der Zertifizierungskriterien und Verfahren der ZS Entscheidung sektorübergreifender Fragen Fachaufgaben der Sektorleiter Unterstützung der ZS-Leitung bei der einheitlichen Umsetzung der ZS-Regeln, d.h. Koordinierung und Überwachung der Zertifizierer des betreffenden Sektors Unterstützung der Zertifizierer bei der praktischen Anwendung der ZS-Regeln Unterstützung der ZS-Leitung bei der Schulung der Zertifizierer Entscheidung sektorspezifischer Fragen Fachaufgaben der Zertifizierer Entscheidung über die Auftragsannahme von Konformitätsbewertungsverfahren der ZS, Beauftragung von Bewertern, Auditoren und Fachexperten Überwachung der Durchführung von Konformitätsbewertungsaufträgen, Zertifizierungsentscheidung auf Basis der Bewertungsberichte der Bewerter, Zeichnung der Zertifikate der ZS Sofern nicht gesondert geregelt, vertreten sich die Zertifizierer eines Sektors im Abwesenheitsfall gegenseitig. 1 von 5
Fachaufgaben der Bewerter und Auditoren Bearbeitung von Konformitätsbewertungsaufträgen Ggf. Beauftragung von Prüfern Erstellung und Zeichnung von Bewertungsberichten Vorbereitung der Zertifikate der ZS Abwesenheitsvertretungen der Bewerter und Auditoren werden von den Verantwortlichen nach den Grundsätzen der Geschäftsordnung festgelegt. Die Namen der Personen sind in den sektorspezifischen Listen der Zertifizierer und Bewerter bzw. in den Listen der Auditoren und Fachexperten der dokumentiert. Weitere Einzelheiten sind in Arbeitsanweisungen geregelt..3 QM-Aufgaben: Innerhalb des QM-Systems der ZS nimmt die ZS-Leitung insbesondere folgende Aufgaben wahr: Leiter der ZS: Planung und Durchführung der erforderlichen Maßnahmen zur Erfüllung der vereinbarten Arbeits- und Qualitätsziele; Festlegung der Aufgaben und Befugnisse innerhalb der ZS; Durchführung der Managementbewertung (Stufe 1) der ZS Aktionskontrolle der Beschlüsse der Managementbewertung (Stufe 1) Bearbeitung von Widersprüchen und Beanstandungen über Tätigkeiten der ZS; Bereitstellung und Auswertung der Datenbank über Widersprüche, Beschwerden und Beanstandungen im Verantwortungsbereich der ZS; Weiterentwicklung des QM-Systems der ZS im Rahmen der zentralen Vorgaben; Mitarbeit im A-MD; Sicherung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses; Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen in der ZS; Inkraftsetzung von QM-Dokumenten auf ZS-Ebene; QMV der ZS: Pflege des QM-Handbuchs der ZS; Steuerung der Herausgabe des QMH der ZS; Pflege des Dokumentenverzeichnisses der ZS; Pflege des Archivierungsplans der ZS; Führung eines Verzeichnisses über Kooperationen und Unterauftragnehmer in den Sektoren der ZS; Planung und Durchführung interner Audits in der ; Vertretung der ZS in den Arbeitsbesprechungen des A-QM; Weitere Aufgaben und Zuständigkeiten im Rahmen des QM-Systems der sind in den ZS-Arbeitsanweisungen (ZS-AA), bzw. den sektorspezifischen Arbeitsanweisungen aufgeführt. Die nachfolgende Tabelle legt Zuständigkeiten innerhalb der ZS für einzelne Aufgabenkomplexe fest und regelt Verantwortung und Befugnisse im Rahmen des QM- Systems. 2 von 5
Aufgaben L-ZS QMV-ZS SL-ZS Z-ZS Umsetzung der Forderungen von DIN EN 45011 und DIN EN ISO/IEC 17021 D M M M Festlegung von Q-Zielen in der ZS D M M Unterstützung der ZS-Leitung zu QM-Fragen D M Berichterstattung an die ZS-Leitung zu QM-Fragen D M Pflege des QMH der ZS M D Pflege sektorübergreifender ZS-Arbeitsanweisungen M D Pflege sektorspezifischer ZS-Arbeitsanweisungen M D Pflege des Dokumentenverzeichnisses der ZS, Festlegung von Zugriffsrechten M D Pflege der Dokumentenverzeichnisse der Sek-ZS M D Pflege des Bestandes von aktuellen Normen, Gesetzen und sonstigen QM-relevanten Informationen für die ZS Erstellung und Pflege des Archivierungsplanes der ZS Führung der notwendigen Aufzeichnungen für das QM-System der ZS Feststellung und Aufzeichnung von Qualitätsproblemen D D D D Veranlassung und Überwachung von Korrekturmaßnahmen im Verantwortungsbereich der ZS D/ M Analyse von Fehlerursachen und Lenkung des KVP D/M M M D Führung der Akte (Pflege der Datenbank) "Widersprüche, Beschwerden, Beanstandungen im Verantwortungsbereich der ZS Auswertung der Akte über Widersprüche, Beschwerden und Beanstandungen Bearbeitung von Beschwerden gemäß QM-VA-14 (Widersprüche, Beschwerden, Beanstandungen) D D/M D/M M D/M M D/M M Führen der Listen der Zertifizierer und Bewerter M D Feststellung der Eignung von Zertifizierern und Bewertern M D Führen der Listen der Auditoren und Fachexperten M D Feststellung der Eignung von Auditoren und Fachexperten M D Vorbereitung und Durchführung interner Audits Managementbewertungen Stufe 1 (MB-ZS) gemäß QM-VA-01 D M M Aktionskontrolle der Beschlüsse der MB-ZS D M M Ermittlung des QM- Qualifizierungsbedarfs von Mitarbeitern der ZS M Veranlassung von QM-Schulungsmaßnahmen M D Durchführungsverantwortung, M Mitwirkung 3 von 5
.3 Abgrenzung der Zertifizierungstätigkeit gegenüber anderen Tätigkeiten Die ist in die Aufbau- und Ablauforganisation der PTB eingebettet. Ihre Tätigkeit ist somit ein Teil des gesamten wissenschaftlich-technischen Dienstleistungsangebots der PTB. Die speziellen Aufgaben und Zuständigkeiten aller an den Zertifizierungsverfahren beteiligten Mitarbeiter sind im Geschäftsverteilungsplan festgelegt. Bei der Festlegung dieser Aufgaben und Befugnisse, und insbesondere bei der Beauftragung durch die wird darauf geachtet, dass die konkrete Tätigkeit der Mitarbeiter für Zertifizierungsverfahren arbeitsorganisatorisch gegenüber allen anderen Tätigkeiten abgegrenzt ist. Damit werden diesbezügliche Forderungen der Normen DIN EN 45011 und DIN EN ISO/IEC 17021 eingehalten. Ebenso ist gewährleistet, das die Zertifizierer, aufgrund der Festlegungen des Geschäftsverteilungsplanes und der Organisation der Aufgabenzuweisung, nicht leitend an F/E-Arbeiten beteiligt sind, die inhaltlich das zu zertifizierende Produkt/QM- System konkret zum Gegenstand haben. Auf die Gewährleistung der Unabhängigkeit und Unparteilichkeit wird im Kap. 4.2 des QMH eingegangen..4 Sicherung der Kompetenz Die am Prüf- und Zertifizierungsprozess beteiligten PTB-Mitarbeiter werden unter dem Gesichtspunkt höchster Fachkompetenz, umfangreicher Erfahrungen und der weiteren persönlichen Kriterien eingesetzt. Die Kriterien für den Einsatz der Mitarbeiter, insbesondere der Auditoren und Fachexperten für die Begutachtung und Anerkennung von Hersteller-QM-Systemen sind in ZS-Arbeitsanweisungen geregelt. Die Personalunterlagen, die alle Qualifikationsnachweise, berufliche Werdegänge und weitere persönliche Daten enthalten, werden entsprechend den geltenden gesetzlichen Bestimmungen zentral der zuständigen Organisationseinheit geführt. Die Aus- und Fortbildung ist PTB-weit durch die PTB-QM-VA Mitarbeiterqualifizierung geregelt. Für alle am Zertifizierungsprozess beteiligten Mitarbeiter werden in Zusammenarbeit mit dem zentralen Qualitätsmanagement und der in der PTB zuständigen Organisationseinheit für die Aus- und Fortbildung spezifische Fortbildungsmaßnahmen konzipiert und organisiert. Hierbei spielt auch der ZA eine wichtige Rolle. Die Sektorleiter und Zertifizierer unterstützen in ihren Stamm-Organisationseinheiten diese Maßnahmen. Die Beurteilungen der Leistungen aller Mitarbeiter werden in zweijährigem Abstand durchgeführt. Die nach dem Geschäftsverteilungsplan zugewiesene Tätigkeit im Rahmen des Zertifizierungsprozesses ist neben den anderen Beurteilungskriterien auch Gegenstand der Beurteilung und der jährlich stattfindenden Mitarbeitergespräche. Die ZS führt sektorspezifische Listen der Zertifizierer und Bewerter sowie der Auditoren und Fachexperten. Diese Listen werden jährlich im Rahmen der Managementbewertung bestätigt. 4 von 5
Zielstellung der o.g. Maßnahmen ist zum einen die Erfüllung der Notifizierungskriterien und Normenanforderungen, zum anderen, und das ist noch wesentlicher, ist es die Herausarbeitung von notwendigem Qualifizierungsbedarf. Die Leitung der ZS, sowie die Sektorleiter unterstützen die Durchführung sektorspezifischer Qualifizierungsmaßnahmen. Die Leitung der unterstützt und regt die Durchführung von Erfahrungsaustauschen (sektorspezifisch und sektorübergreifend) an. 5 von 5