Human Diversity Management Systems Zertifizierungsschema DE Diversity Management basierend auf ÖNORM S 2501 Ausgabedatum: V1.0, 2013-05-01 Heinestrasse 38, 1020 Wien peter.jonas@as-plus.at Forum European Diversity Management info@forum-european-diversity-management.eu Sulzweg 9, 1190 Wien Austrian Standards plus GmbH, Sitz: Wien, Firmenbuchnummer: FN 300135a, Firmenbuchgericht: Wien DVR: 3003066, UID: ATU63688218 Bankverbindung: Erste Bank, BLZ 20111, Konto 28844271400. ÖNORM EN ISO 9001:2000 zertifiziert durch Forum European Diversity Management, Sitz: Wien, ZVR-Zahl: 271619953, Vereinskonto bei der Bank Austria, BLZ 12000, Konto 52005521108.
Vorwort Das Forum European Diversity Management (FEDM) wurde 2006 mit dem Ziel gegründet, Qualitätsstandards für Diversitätsmanagement zu schaffen und einen konkreten Leitfaden bzw. eine Norm für interessierte Organisationen und Berater/innen auszuarbeiten. Dieses Ziel wurde am 1.1.2008 mit der Veröffentlichung der ÖNORM S 2501:2008 Diversity Management Allgemeiner Leitfaden über Grundsätze, Systeme und Hilfsinstrumente erreicht. 2012 entwickelte das FEDM die Marke Human Diversity Management Systems und arbeitete das vorliegende Zertifizierungsschema gemeinsam mit seinem Zertifizierungspartner Austrian Standards plus Certification (AS+C) aus, der Zertifizierungsstelle von Austrian Standards. 1 Anwendungsbereich Dieses Zertifizierungschema legt die Vorgangsweise zur Bewertung und Zertifizierung eines Diversity- Managementsystems fest. Die Bewertung eines Diversity-Managementsystems einer Organisation erfolgt auf Basis der folgenden normativen Dokumente: ÖNORM S 2501: 2008-01-01 Diversity Management - Allgemeiner Leitfaden über Grundsätze, Systeme und Hilfsinstrumente Die Kriterien zur Zertifizierung des Diversity-Managementsystems einer Organisation sind im Anhang A festgelegt. Die Zertifizierung erfolgt nach den Grundsätzen der EN ISO/IEC 17021 1. 2 Antragstellung 2.1 Der Antragsteller muss die Einleitung des Zertifizierungsverfahrens mittels eines von der Zertifizierungsstelle zur Verfügung gestellten Antragformulars beantragen. 2.2 Der Antragsteller muss eine bevollmächtigte Kontaktperson für die Durchführung des Zertifizierungsverfahrens benennen. 2.3 Der Antrag muss den gewünschten Geltungsbereich der Zertifizierung in Bezug auf die Standorte des Unternehmens die in den Geltungsbereich des Zertifikates einbezogen werden sollen, spezifizieren. 2.4 Zusammen mit dem Antrag muss der Antragsteller folgende Informationen über das zu zertifizierende Managementsystem dokumentieren. Diese Dokumentation muss das folgende umfassen: a) den gewünschten Geltungsbereich der Zertifizierung; b) die allgemeinen Merkmale der antragstellenden Organisation, einschließlich deren Name sowie die Anschrift(en) ihres/ihrer physischen Standorts(e), bedeutsame Aspekte ihrer Prozesse und Tätigkeiten sowie alle maßgeblichen rechtlichen Verpflichtungen; 1 ÖVE/ÖNORM EN 17021:2011-05 Konformitätsbewertung - Anforderungen an Stellen, die Managementsysteme auditieren und zertifizieren 2
c) allgemeine Informationen bezüglich der antragstellenden Organisation, die für den beantragten Zertifizierungsbereich relevant sind, wie z. B. ihre Tätigkeiten, personelle und technische Ressourcen, Funktionen und Beziehungen in einer größeren Körperschaft, falls gegeben; d) Informationen bezüglich aller ausgegliederten Prozesse, die von der Organisation genutzt werden und die Konformität mit den Anforderungen beeinflussen. 3 Prüfung des Antrags 3.1 Vor Durchführung des Audits prüft die Zertifizierungsstelle den Antrag um sicherzustellen, dass die Informationen über die antragstellende Organisation ausreichend für die Durchführung des Audits sind, alle bekannten Differenzen im Verständnis zwischen der Zertifizierungsstelle und der antragstellenden Organisation geklärt werden, der Geltungsbereich der angestrebten Zertifizierung, der/die Standort(e) der Tätigkeiten der antragstellenden Organisation, die zur Ausführung der Audits erforderliche Zeit sowie alle andere Aspekte, die die Zertifizierungstätigkeit beeinflussen, berücksichtigt werden. 3.2 Basierend auf dieser Prüfung wird die Zertifizierungsstelle die Kompetenzen ermitteln, die sie in ihrem Auditteam benötigt. Das Auditteam besteht zumindest aus einem Leitenden Auditor sowie aus Co-Auditoren nach Erfordernis. Das Auditteam in seiner Gesamtheit deckt die erforderlichen Kompetenzen und Qualifikationen zur Zertifizierung des Dienstleisters ab. 4 Erstzertifizierungsaudit Das Erstzertifizierungs-Audit eines Managementsystems muss in zwei Stufen durchgeführt werden. 4.1 Audit - Stufe 1 Das Audit der Stufe 1 wird durchgeführt um das eigentliche Zertifizierungsaudit (Audit der Stufe 2 gemäß Abschnitt 4.2) vorzubereiten. Das kann Audit der Stufe 1 kann entweder vorort bei der zu zertifizierenden Organisation durchgeführt werden oder auf Basis von eingereichten Unterlagen durchgeführt werden. Das Audit der Stufe 1 wird durchgeführt, um a) die Managementsystem-Dokumentation des Kunden zu auditieren, b) den Standort und die standortspezifischen Bedingungen des Kunden zu beurteilen sowie Diskussionen mit dem Personal der Organisation des Kunden zu führen, um die Bereitschaft für das Audit Stufe 2 zu ermitteln, c) den Status des Kunden zu bewerten sowie das Verständnis bezüglich der Anforderungen der Norm, insbesondere im Hinblick auf die Identifizierung von Schlüsselleistungen bzw. bedeutsamen Aspekten, Prozessen, Zielen und das Betreiben des Managementsystems, d) notwendige Informationen zu sammeln bezüglich des Geltungsbereichs des Managementsystems, der Prozesse und des/der Standorts(e) des Kunden sowie zugehörige gesetzliche und behördliche Aspekte und deren Einhaltung des Kunden, e) die Zuteilung der Ressourcen für Audits der Stufe 2 zu bewerten sowie die Einzelheiten der Audits der Stufe 2 mit dem Kunden abzustimmen, 3
f) einen Schwerpunkt für die Planung des Audits der Stufe 2 zu schaffen, indem ausreichendes Verständnis des Managementsystem des Kunden sowie zu den Standorttätigkeiten zusammen mit möglichen signifikanten Aspekten erlangt werden, g) zu beurteilen, ob die internen Audits und Managementbewertungen geplant und durchgeführt werden und dass der Grad der Umsetzung des Managementsystems belegt, dass der Kunde für das Audit der Stufe 2 bereit ist. Auditfeststellungen aus der Stufe 1 werden dokumentiert und dem Kunden mitgeteilt, einschließlich der Hinweise zu identifizierten Schwachstellen, die während des Audits der Stufe 2 als Nichtkonformität eingestuft werden könnten. 4.2 Audit der Stufe 2 Der Zweck des Audits der Stufe 2 ist es, die Umsetzung einschließlich der Wirksamkeit des Managementsystems der Organisation zu bewerten. Das Audit der Stufe 2 muss an dem/den Standort/en der zu zertifizierenden Organisation stattfinden. Das Audit der Stufe 2 muss mindestens das Folgende umfassen: a) Informationen und Nachweise über die Konformität mit allen Anforderungen dieses Zertifizierungsschemas; b) Überwachung der Leistung, Messung, Berichterstellung und Überprüfung nach Schlüsselleistungs-Ziele und -Vorgaben; c) Betriebssteuerung/-lenkung der Prozesse der Organisation; d) Prüfung von Nachweisen bzgl. interner Audits und Managementbewertungen; e) Verantwortlichkeit der Leitung für die grundsätzlichen Regelungen der Organisation; f) Verbindungen zwischen normativen Anforderungen, Politik, Leistungszielen und -vorgaben, Verantwortlichkeiten, Kompetenz des Personals, Tätigkeiten/Arbeitsweise, Verfahren, Leistungsdaten und Feststellungen sowie Schlussfolgerungen aus internen Audits. 5 Auditbericht zur Erstzertifizierung Das Auditteam analysiert und bewertet alle während der Audits der Stufe 1 und der Stufe 2 erfassten Informationen und Auditnachweise, trifft Auditfeststellungen und Auditschlussfolgerungen. Die Informationen, die das Auditteam der Zertifizierungsstelle für die Zertifizierungsentscheidung bereitstellt, müssen mindestens enthalten: a) die Auditberichte; b) Anmerkungen zu den Nichtkonformitäten und, wo zutreffend, zu Korrekturen und Korrekturmaßnahmen, die vom Kunden ergriffen wurden; c) Bestätigung der an die Zertifizierungsstelle gelieferten Informationen, die in der Antragsprüfung verwendet wurden, und d) eine Empfehlung, ob die Zertifizierung gewährt werden soll oder nicht, zusammen mit Bedingungen bzw. Beobachtungen. 4
6 Ausstellung des Zertifikates Basierend auf den Schlussfolgerungen des Audits und der Empfehlung des leitenden Auditors entscheidet die Zertifizierungsstelle über die Ausstellung des Zertifikates. Das Zertifikat hat eine Gültigkeit von 3 Jahren vorausgesetzt dass die Bedingungen zur Aufrechterhaltung des Zertifikates gegeben sind. 7 Überwachungsaktivitäten Zur Aufrechterhaltung des Zertifikates sind Überwachungsaudits im Abstand von 1 Jahr durchzuführen. Überwachungsaudits sind Vor-Ort-Audits, stellen aber nicht notwendigerweise vollständige Systemaudits dar, sodass die Zertifizierungsstelle das Vertrauen aufrecht erhalten kann, dass das zertifizierte Managementsystem zwischen den Re-Zertifizierungsaudits weiterhin die Anforderungen erfüllt. Das Überwachungsaudit-Programm muss mindestens umfassen: a) interne Audits und Managementbewertung; b) eine Bewertung der ergriffenen Maßnahmen zu Nichtkonformitäten, die während des vorhergehenden Audits festgestellt wurden; c) Wirksamkeit des Managementsystems im Hinblick auf das Erreichen der Ziele des zertifizierten Kunden; d) Fortschritt bei geplanten Tätigkeiten, die auf eine ständige Verbesserung zielen; e) anhaltende Betriebssteuerung/-lenkung; f) Bewertung von Änderungen und g) Nutzung von Zeichen und/oder andere Verweise auf die Zertifizierung. Über die Durchführung des Überwachungsaudit wird vom Leitenden Auditor ein Bericht erstellt. Dieser ist Voraussetzung für die Aufrechterhaltung des Zertifikates. 8 Re-Zertifizierung Zur Verlängerung eines Zertifikates sind Re-Zertifizierungsaudits gemäß Abschnitt 8.1 durchzuführen. 8.1 Re-Zertifizierungsaudit Das Re-Zertifizierungsaudit muss ein Vor-Ort-Audit beinhalten, welches Folgendes behandelt: a) die Wirksamkeit des Managementsystems in seiner Gesamtheit angesichts interner oder externer Änderungen und seine fortgesetzte Bedeutung und Anwendbarkeit im Geltungsbereich der Zertifizierung; b) die dargelegte Verpflichtung zur Aufrechterhaltung der Wirksamkeit und Verbesserung des Managementsystems, um die gesamte Leistungsfähigkeit zu steigern; c) ob das Betreiben des zertifizierten Managementsystems zum Erreichen von Politik und Zielstellungen der Organisation beiträgt. Wenn während eines Re-Zertifizierungsaudits Fälle von Nichtkonformitäten oder mangelnde Nachweise für die Konformität identifiziert werden, so muss die Zertifizierungsstelle Fristen für umzusetzende Korrekturen und Korrekturmaßnahmen noch vor Ablauf der Zertifizierung bestimmen. 5
8.2 Auditbericht zum Re-Zertifizierungsaudit Die Zertifizierungsstelle trifft die Entscheidungen über die Erneuerung der Zertifizierung auf der Grundlage der Ergebnisse des Re-Zertifizierungsaudits sowie der Ergebnisse aus der Bewertung des Systems über den Zeitraum der Zertifizierung. 9 Auditor/innen Audits sind zumindest von einem/einer Leitenden Auditor/in durchzuführen. In Abhängigkeit von der Größe des zu zertifizierenden Organisation und/oder der Komplexität des Verfahrens kann der Leitende Auditor von einem oder mehreren Co-Auditor/innen begleitet werden. 6
Anhang A Auditkriterien C-01: Es existieren Verfahren, um stereotypisierende und diskriminierende Praktiken zu identifizieren, zu hinterfragen und zu beseitigen. (Beispiel: anonyme Melde-Möglichkeiten für Diskriminierung und Mobbying, oder: Es gibt Personen, die explizit zuständig sind für Gleichbehandlung und Diversity) C-02: Die Organisation hat ein Grundverständnis von Diversitätsmanagement, das über die gesetzlichen Verpflichtungen hinausgeht und Diversitätsmanagement gezielt für den Erfolg der Organisation nutzbar macht. (Beispiel: Diversity war in der Organisation schon ein Thema (Seminare, Workshops, Weiterbildung etc.), spiegelt sich zum Teil in Leitbildern wider) C-03: Die Organisation hat eine klare Motivation für Diversitätsmanagement und hat eine konkrete Strategie und Maßnahmen entwickelt zur Erreichung seiner Diversitätsmanagement-Ziele. (Beispiel: Diversity Marketing, Diversity-Personalpolitik, klarer Business Case / Geschäftsnutzen) C-04: Es existieren Ziele und Maßnahmen in den einzelnen, dimensionsspezifischen DiM-Bereichen. (Beispiel: Fokusgruppen, Mentoring, Führungskräfteauswahl, etc.) C-05: Es existiert ein dokumentiertes System, welches sicherstellt, dass die erforderlichen Prozesse und Phasen zur organisationsspezifischen Planung, Koordinierung und Umsetzung von Diversitätsmanagement durchgeführt werden. (Beispiel: Management-System mit Kennzahlen für DiM) C-06: Es existiert ein dokumentiertes System, welches sicherstellt, dass Diversitätsmanagement alle relevanten Geschäfts- und Arbeitsfelder der Organisation umfasst: Personalentwicklung, Human resource management, Qualitäts- und Innovationsmanagement, CSR, Marketing und Sales, Beschaffung, Controlling, Kommunikation und PR, Stakeholderdialog und Lobbying etc. C-07: Die Organisation schafft Anreizsysteme für Diversitätsmanagement und verankert Diversitätsmanagement in der Leistungsbeurteilung. (Beispiel: Verankerung in Zielvereinbarung, spezielle Kompetenzmodelle) C-08: Die Organisation stellt die erforderliche organisationsspezifische Aus- und Weiterbildung ihrer Führungskräfte und Mitarbeiter/innen für Diversitätsmanagement sicher. C-09: Die Organisation erhebt und analysiert die erforderlichen Daten in den relevanten Organisationsbereichen. C-10: Die Organisation verfügt über ein System zur betriebswirtschaftlichen Beurteilung von Investition in und Geschäftsnutzen von Diversitätsmanagement. (Beispiel: Diversity-Index, Diversity-Score Card, etc.) C-11: Die Organisation legt spezifische, messbare, angemessene, realistische und zeitgerechte Ziele bzw. Kennzahlen für DiM fest. C-12: Die Organisation integriert die Ziele bzw. Kennzahlen von DiM in das strategische Controlling bzw. in Kennzahlensysteme. C-13: Die Organisation evaluiert die Ergebnisse von DiM und kann a) den Grad der Zielerreichung beurteilen, b) die Ziele und Maßnahmen anpassen für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP), c) Kosten/Nutzen-Rechnungen durchführen. d) Maßnahmen zur Verankerung von DiM als Querschnittthema setzen. Austrian Standards plus GmbH, Sitz: Wien, Firmenbuchnummer: FN 300135a, Firmenbuchgericht: Wien DVR: 3003066, UID: ATU63688218 Bankverbindung: Erste Bank, BLZ 20111, Konto 28844271400. ÖNORM EN ISO 9001:2000 zertifiziert durch Forum European Diversity Management, Sitz: Wien, ZVR-Zahl: 271619953, Vereinskonto bei der Bank Austria, BLZ 12000, Konto 52005521108.
C-14: Die Leitungsebenen der Organisation bekennen sich zu Diversitätsmanagement und nehmen aktiv daran teil. C-15: Die Organisation stellt sicher, dass in die Diversitätsmanagementprozesse ausreichend Mitarbeiter/innen eingebunden sind. C-16: Es existieren Verfahren für die interne und externe Kommunikation von DiM und für das Management von externen Anfragen und Äußerungen von Stakeholdern. (Beispiel: Intranet, Kundenfeedback-Bögen, Aufnahme in Geschäftsbericht, Teilnahme an Diversity-Preisen und Auszeichnungen, etc.) C-17: Die Organisation teilt Diversitätsmanagement alle erforderlichen Ressourcen zu (zeitliche, finanzielle und räumliche). C-18: Es existieren definierte Zuständigkeiten, Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Befugnisse und Kommunikationswege für eine/n Diversity Verantwortliche/n der Organisation. C-19: Die Organisation strebt einen hohen Grad von Diversitätsreife an, indem sie gesellschaftliche Entwicklungen in ihren Leistungen und Angeboten proaktiv aufnimmt, Verantwortung übernimmt und selbst Rahmenbedingungen für Vielfalt und Inklusion am Arbeitsplatz schafft. (Beispiel: Diversity-Sponsoring für Projekte oder Programme von Organisationen, Diversity Supplier Chain, regionale und überregionale Initiativen) 8