MS Outlook 00 Kompakt DAS KONTAKTE-FENSTER Die Verwaltung von Adressmaterial ist sowohl im privaten Bereich als auch in Unternehmungen ein wichtiges Thema. Outlook stellt dafür auf Einzel-PC den Ordner Kontakte bereit. Auf Netzwerkebene übernimmt diese Funktion der Exchange-Server. Die dort geführten Ordner werden als öffentliche oder globale Adressliste bezeichnet und zentral von einem Administrator verwaltet. In jedem Outlook-Postfach ist automatisch ein Kontakt-Ordner vorhanden. Daneben können weitere Ordner angelegt werden. Alle Kontakte, die darin angelegt werden, erscheinen in der Adressliste.. Outlook-Funktion Kontakte In Outlook 00 werden Kontakte als eigene Funktion im Aufgabenbereich angeboten. Hinter diesem Befehl findet sich die Liste jener Kontakte, die in diesem Postfach angelegt wurden. Je nach Einstellung in Register START /Gruppe AKTUELLE ANSICHT kann die Darstellung der vorhandenen Kontakte in unterschiedlicher Form erfolgen. Vordefinierte Ansichten Verfügbare Kontaktordner Inhaltsbereich mit unterschiedlichen vordefinierten Ansichten Buchstabenregister zur raschen Selektion von Einträgen Team ALGE 7
MS Outlook 00 Kompakt. Kontakt neu anlegen Sie wollen einen neuen Kontakt anlegen und verwenden dazu den Befehl START /NEU /NEUER KONTAKT. oder verwenden Sie die Tastenkombination + +. Zusammenfassung der eingegebenen Informationen Notizen zur Person 3 Öffnen Sie das Kontaktformular START /NEU /NEUER KONTAKT. Füllen Sie alle Felder aus, zu denen Ihnen Informationen vorliegen; beachten Sie, dass bei manchen Feldern DropDown-Listen mit fixen Zuweisungen bestehen. Speichern Sie das Formular mit dem Befehl KONTAKT /SPEICHERN & SCHLIESSEN. Dialog zur besseren Zuordnung der Einträge in die Datenbank. Der Aufbau von Visiten- und Adresskarten wird entsprechend der gewählten Speicherart erstellt. 8 Team ALGE
MS Outlook 00 Kompakt Im Feld Speichern unter soll bereits die spätere Suchmethode berücksichtigt werden. Je nachdem, wie Sie den Kontakt suchen privat über Vornamen oder geschäftlich über den Dienstort wird diese Einstellung im Buchstabenregister gereiht. E-Mail-Adresse Das Programm speichert Adressen über so genannte Adresslisten. Sie können mehrere derartige Listen erstellen, um damit über Ihre Kontakte bessere Übersicht zu behalten. In einem Firmennetzwerk (Exchange-Server) sind üblicherweise Adresslisten verfügbar: Kontakte: Hier geben Sie Ihr persönlich zu verwaltenden Adressen ein. Globale Adressliste: Diese Adressen stehen nur bei Verwendung eines Mail-Servers zur Verfügung. Die darin gespeicherten Adressen werden zentral durch den Administrator verwaltet. Der Zugriff auf diese Daten ist jedem autorisierten User möglich. Der Name wird aus bestehenden Einträgen zusammengestellt. Er kann jederzeit abgeändert werden. Telefonnummer In den Listfeldern werden verschiedene Beschriftungen angeboten. Die Telefonnummern können frei eingegeben werden. Mittels Doppelklick auf das Eingabefeld erscheint ein Dialog zur strukturierten Eingabe. Team ALGE 9
MS Outlook 00 Kompakt Adressen Auswahlmöglichkeit für GESCHÄFTLICH, PRIVAT und WEITERE Bei Aktivierung der Option kann die Adresse in Word genutzt werden. Nutzung des Dialogs xxx-überprüfen Durch Doppelklick in das Eingabefeld oder das Bezeichnungsfeld öffnet sich ein Dialog, der zu jedem Thema eine Überprüfung anbietet. Die Eintragung im Adressfeld zeigt einige Fehler auf. Die Datenbank erwartet hier nicht mehr den Eintrag der Firma sondern nur jenen der Straße. Die Postleitzahl stimmt nicht, außerdem kann sie ohne Länderkennzeichen eingegeben. Dieses ergibt sich aus Land/Region. Korrigieren Sie die PLZ auf 90 (ohne A-). Um die Daten sauber zu halten, empfiehlt es sich, diese Einträge zu korrigieren. Landkarte Klicken Sie die Schaltfläche ZUORDNEN. Die Schaltfläche ZUORDNEN ermöglicht, die Adresse in einer Landkarte / Stadtplan anzuzeigen. Automatische Übernahme der Adresse aus dem Kontaktfenster (siehe auch Punkt 3.4.3 ab Seite 3). 0 Team ALGE
MS Outlook 00 Kompakt Bilder hinzufügen 3 Öffnen Sie mit Doppelklick den Dialog zur Übernahme des Bildes. Wählen Sie das Bild. Bestätigen Sie die Auswahl mit. Im Kontakt und in den Visitenkarten wird nun das Bild angezeigt. Beachten Sie jedoch, dass die Verwendung von Fotos ein Eingriff auf Urheberrechte und auf die Rechte der betroffenen Person haben kann..3 Kontakte aus E-Mail-Adressen erzeugen Sie erhalten eine E-Mail und wollen den Absender dieser Mail in Ihre Kontakte übernehmen. R Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Adresse, die unter VON: eingetragen ist. Wählen Sie den Eintrag ZU OUTLOOK-KONTAKTEN HINZUFÜGEN.4 Kontakte aus Visitenkarte erzeugen Daten einer Visitenkarte, die als Anhang einer E-Mail empfangen wurde, können direkt den eigenen Kontakten hinzugefügt werden. Aktivieren Sie mittels Doppelklick auf das Visitenkartenattachment ein Kontaktformular. Mit SPEICHERN&SCHLIESSEN werden die vorhandenen Daten übernommen. Team ALGE