ABLAUF PROJEKTMANAGEMENT Zusammenstellung der Phasen, der inhaltlichen Bearbeitungspunkte und der dazu passenden Fragestellungen. Dabei gehen wir davon aus, dass die Projektidee bereits geboren ist und ein erster Auftrag dieses Vorprojektes auszuarbeiten gegeben wurde. AVL-INSTITUT, A-4114 Neuhaus 9, Tel: ++43/7232/3065-0, Fax: DW 35 Ablauf Projektmanagement 0310 KOH 1
INHALTSVERZEICHNIS 1 PROJEKTIDEE / -HINTERGRUND 4 1.1 Projektname 4 1.2 Ausgangssituation, Problemstellung 4 1.3 Erwünschter Nutzen, Beitrag 4 1.4 Erste Lösungsansätze 4 1.5 Projektrisiken 5 1.6 Projektwürdigkeit 5 2 PROJEKTBESCHREIBUNG / -AUFTRAG 6 2.1 Projektcodierung 6 2.2 Projektziele / -struktur 6 2.3 Projektaufgaben (PSP) 6 2.4 Milestone Ablaufplanung 6 2.5 Budget / Ressourcen 7 2.6 Umfeldanalyse sachlich, sozial / Kritische Erfolgsfaktoren 7 2.7 Projektorganisation / -rollen 7 2.8 Projektauftrag / -genehmigung 7 3 PROJEKTORGANISATION / -EINBINDUNG 8 3.1 Teambildung, Anforderungen und Arbeitsweise des Projektteam 8 3.2 Gestaltung des Informationsflusses 8 3.3 Entscheidungsstruktur und Abgrenzung zur Linie 8 3.4 Benötigte Hilfsmittel 9 4 PROJEKTPLANUNG ABLAUF, TERMINE, RESSOURCEN 10 4.1 Feinplanung der Arbeitspakete in Bezug auf die Abläufe 10 4.2 Feinplanung der Arbeitspakete in Bezug auf die Termine 10 4.3 Feinplanung der Arbeitspakete in Bezug auf die Ressourcen und Kosten: 10 4.4 Verfassen der Auftragspaketaufträge 10 4.5 Risikoplanung und Vorkehrungen treffen 11 Ablauf Projektmanagement 0310 KOH 2
5 PROJEKTBEARBEITUNG / -CONTROLLING 12 5.1 Vergabe der Auftragspakete an die Projektteammitglieder 12 5.2 Evaluierung nach Leistung Termine Kontrolle 12 5.3 Änderungsmanagement 12 5.4 Projektdokumentation und berichtswesen 12 5.5 Meeting-management 13 5.6 Aufrechterhaltung der Arbeitsfähigkeit des Teams 13 5.7 Kontakt zu und Abstimmung mit den Schnittstellen 13 6 PROJEKTABSCHLUSS 14 Ablauf Projektmanagement 0310 KOH 3
1 PROJEKTIDEE / -HINTERGRUND Diese Phase dient dazu ohne allzu großen Aufwand ein gemeinsames Bild von dem zu entwickeln was Sinn, Inhalt und Zweck bzw. Ergebnis des Projektes sein soll. 1.1 PROJEKTNAME Welchen Titel soll das Projekt erhalten? Ist dieser Titel schon mit anderen Vorstellungen/Bildern, eventuell auch aus vorangegangenen Projekten, belegt? Gibt der Titel den Inhalt, die Absicht des Projektes wider? Ist er aktuell und spontan genug um Aufmerksamkeit zu erzeugen? 1.2 AUSGANGSSITUATION, PROBLEMSTELLUNG Wie, wann und bei welcher Gelegenheit kam es zu der Projektidee? Was war die Ausgangssituation bzw. aufgrund welches Problems kam es zu der Projektidee? Welche Chance wollen wir mit den Projektergebnissen nutzen? Wie kann ich die Bedeutung des Problems beschreiben? Wie wirkt sich die derzeitige unerwünschte Situation aus? Wer sind die Betroffenen des Problems? 1.3 ERWÜNSCHTER NUTZEN, BEITRAG Was soll mit dem Projekt erreicht werden? Welche Absicht verfolgen wir mit dem Projekt? Wozu kann das Projekt beitragen? Worauf würde sich das Projekt eventuell noch auswirken? Wie könnten Ergebnisse der Projektarbeit aussehen? Welche konkreten Probleme sind dann gelöst? Welche Kosten ergeben sich durch das Problem? 1.4 ERSTE LÖSUNGSANSÄTZE Welche Themen müssen im Projekt bearbeitet werden? Worauf ist im Projekt zu achten? Aus der jetzigen ersten Sicht muss was getan werden? Was sind Chancen, Risiken des Projektes? Welche Einflußfaktoren gibt es sonst noch? Welche Themenschwerpunkte ergeben sich daraus noch? Ablauf Projektmanagement 0310 KOH 4
1.5 PROJEKTRISIKEN Welche negativen Auswirkungen könnten die Ergebnisse des Projektes zeigen? Woran könnten wir diese negativen Auswirkungen erkennen? Wo liegen die Fallgruben und Stolpersteine bei unseren Überlegungen? 1.6 PROJEKTWÜRDIGKEIT Handelt sich es um für uns neuartige Aufgabenfelder? Hat das Projektergebnis hohe Bedeutung für uns? Birgt das Projektergebnis ein hohes Risiko? Sind die notwendigen Arbeiten bereichsübergreifend und sind viele Sichtweisen zu berücksichtigen? Welchen ROI können wir erzielen? Ablauf Projektmanagement 0310 KOH 5
2 PROJEKTBESCHREIBUNG / -AUFTRAG 2.1 PROJEKTCODIERUNG Welches Nomenklatursystem ist zu verwenden? 2.2 PROJEKTZIELE / -STRUKTUR Was für Absichten verfolgen wir mit dem Projekt? Was liegt zum Projektende als Ergebnis vor, um die Absichten zu erreichen? Welche Teilergebnisse wollen wir festlegen? Wie hängen die Ziele in ihrer Struktur zusammen? Welche qualitativen, zeitlichen und kostenbasierte Zielvorstellungen gibt es jeweils? Worum geht es inhaltlich bei den Zielen? Woran erkennen wir, dass das Ziel erreicht ist? Wann sollen die Ziele erreicht sein? 2.3 PROJEKTAUFGABEN (PSP) Was alles ist zu tun, um das jeweilige Ziel zu erreichen? Wie können die Aufgaben sinnvoll gruppiert werden? Haben die Aufgaben einen sinnvollen Umfang? Sind die Aufgaben so strukturiert, dass sie jeweils als ganzes delegiert werden können? Kann die Struktur als Basis für die weitere Bearbeitung dienen und das Berichtswesen ebenfalls gleich strukturiert werden? Was ist zu tun, um das Projekt als solches abzuarbeiten bzw. zu steuern? Wer muss wann, worüber wie informiert werden? 2.4 MILESTONE ABLAUFPLANUNG Wie sind die Aufgabenpakete zeitlich zu gliedern? Wann sollen sie sinnvollerweise beginnen und wann müssen sie beendet sein? Sind die Aufgabenpakete so gegliedert, dass auf vorhandene Ressourcen rücksicht genommen wurde? Sind die Aufgabenpakete eventuell in unterschiedliche Zeiträume zu teilen, oder können sie in einem durchgehenden Zeitintervall geplant werden? Wo gibt es bei den Arbeitspaketen eine echte Abhängigkeit der Beginn eines Paketes ist vom Ende eines anderen Paketes abhängig? Wo wollen wir die Milestones setzen (häufig bei den Hauptaufgaben)? Ergibt das Gesamtbild einen sinnvollen Ablauf und eine realistische Einteilung der Ressourcen? Ablauf Projektmanagement 0310 KOH 6
2.5 BUDGET / RESSOURCEN Bezogen auf jedes Hauptaufgabenpaket sind wie viele Mannstunden der Projektgruppe anzusetzen? Bezogen auf jedes Hauptaufgabenpaket sind wie viele Mannstunden außerhalb der Projektgruppe anzusetzen(z.b. Kollegen die miteinbezogen werden müssen)? Wo fallen Kosten an und wie viel (Reise-, Material-, Dienstleistungs-, Sonstige Kosten)? 2.6 UMFELDANALYSE SACHLICH, SOZIAL / KRITISCHE ERFOLGSFAKTOREN Wer hat welche Erwartungen an das Projekt? Wie stark können diese jeweils auf das Projekt Einfluß nehmen? Wer kann uns also unterstützen und wer würde uns torpedieren? Was können wir tun, um die Chancen zu nutzen und die Risiken zu vermeiden? Welche Interessen verfolgen die Gegner und wie können wir sie überzeugen, dass auch sie vom Projekterfolg profitieren? Welche sonstigen Chancen und Risiken lassen sich sonst noch für uns erkennen (z.b Einfluß anderer oder vorhergehender Projekte, konjunkturelle Lage, Wettbewerb, etc.) Wie lassen sich daraus die kritischen Erfolgsfaktoren zusammenstellen und was tun wir, um den Erfolg des Projektes abzusichern? 2.7 PROJEKTORGANISATION / -ROLLEN Welche Organisationsform hat unser Projekt? Welche Rollen soll es in unserem Projekt geben? Welche Aufgaben hat die jeweilige Rolle? Wer darf was bestimmen und wann muss das Problem nach oben weitergegeben werden? Wer übernimmt welche Rolle im Projekt? 2.8 PROJEKTAUFTRAG / -GENEHMIGUNG Siehe Formular Ablauf Projektmanagement 0310 KOH 7
3 PROJEKTORGANISATION / -EINBINDUNG Diese Phase dient der Gestaltung organisatorischer Rahmenbedingungen, wie Anforderungsprofilen, Kommunikationsstrukturen und den notwendigen Hilfsmitteln die zur Verfügung zu stellen sind. 3.1 TEAMBILDUNG, ANFORDERUNGEN UND ARBEITSWEISE DES PROJEKTTEAM Welche konkreten Anforderungen werden an das Team gestellt? Wer ist zusätzlich zum Team an Bord zu holen? Wie kann die Gruppe zu einem Team werden (Start up)? Wer hat welche besonderen Stärken für das Projekt (Start up)? Welche Spielregeln sind uns im Team wichtig? Wie grenzen sich die einzelnen Rollen im Team genau ab(z.b. Leitung, Controlling)? 3.2 GESTALTUNG DES INFORMATIONSFLUSSES Wie soll unser Meeting-Management aussehen: Mindestanforderung: Start up Steuerungsmeetings Abschlussmeeting Wie soll unser Informationsmanagement aussehen: Berichtswesen an interne Projektpartner Information an externe Projektbetroffene Welche Projektmarketingmaßnahmen sind im Detail für welche Zielgruppe sinnvoll? 3.3 ENTSCHEIDUNGSSTRUKTUR UND ABGRENZUNG ZUR LINIE Wie wird das Projekt in das Unternehmen integriert? Welche Schnittstellen gibt es zum Projekt, -team? Wie stimmen sich Projektleiter mit den Linienverantwortlichen ab? Welche Führungsaufgaben übernimmt der Projektleiter, welche übernimmt der disziplinarische Vorgesetzte? Welche Schnittstellen soll es geben? Wie können Vereinbarungen zwischen Linie und Projekt abgesichert werden (Eskalationsszenario) Ablauf Projektmanagement 0310 KOH 8
3.4 BENÖTIGTE HILFSMITTEL Welche Tools benötigen wir für die Berichterstellung, Projektdokumentation? Stehen jedem Projektmitglied die notwendigen Hilfsmittel und Tools zur Verfügung? Wie werden die Kosten abgerechnet? Welche Schulungen sind eventuell im Vorfeld noch notwendig (z.b.msproject)? Liegen alle Genehmigungen vor um die budgetierten Mittel verfügbar zu machen? Ablauf Projektmanagement 0310 KOH 9
4 PROJEKTPLANUNG ABLAUF, TERMINE, RESSOURCEN Diese Phase dient der detaillierten Planung einzelner oder aller Auftragspakete? Der Identifizierung des kritischen Pfads und einer exakten Nachkalkulation. Alle Arbeiten basieren aber auf der Projektstrukturplanung. 4.1 FEINPLANUNG DER ARBEITSPAKETE IN BEZUG AUF DIE ABLÄUFE Was alles ist in diesem Arbeitspaket konkret zu tun? Wie sind die Aufgaben terminlich zu reihen? Wie hängen die Aufgaben logisch zusammen? 4.2 FEINPLANUNG DER ARBEITSPAKETE IN BEZUG AUF DIE TERMINE Wann können die Aufgaben frühestens beginnen? Wann müssen die Aufgaben spätestens fertig sein? Wann können die Aufgaben frühestens fertig sein? Wann müssen die Aufgaben spätestens beginnen? Wo ergeben sich Pufferzeiten? Wo ist der kritische Pfad? 4.3 FEINPLANUNG DER ARBEITSPAKETE IN BEZUG AUF DIE RESSOURCEN UND KOSTEN: Wie viele Stunden werden für die Aufgaben jeweils benötigt? Welche Kosten fallen in welcher Höhe an? 4.4 VERFASSEN DER AUFTRAGSPAKETAUFTRÄGE Name und Codierung des AP Was ist das konkrete Ergebnis des AP? Was ist zu tun im AP? Wann müssen die Ergebnisse vorliegen? Wer ist Zuständig? Ablauf Projektmanagement 0310 KOH 10
4.5 RISIKOPLANUNG UND VORKEHRUNGEN TREFFEN Welche Änderungen könnten vom Auftraggeber kommen? Worauf ist aus der Umwelt zu achten und wie können wir uns schon heute dagegen absichern? Welche Risikofaktoren ergeben sich aus der Projektarbeit? Wie sichern wir die Akzeptanz des Projektes? Wie können wir die Erwartungshaltungen der Betroffenen und Auftraggeber stabil halten? Ablauf Projektmanagement 0310 KOH 11
5 PROJEKTBEARBEITUNG / -CONTROLLING 5.1 VERGABE DER AUFTRAGSPAKETE AN DIE PROJEKTTEAMMITGLIEDER Wer soll die AP übernehmen? Was befähigt gerade diesen dieses AP zu übernehmen? Welche Unterstützung benötigt dieser für die Aufgabenerfüllung? 5.2 EVALUIERUNG NACH LEISTUNG TERMINE KONTROLLE Sind die Ergebnisse der bisher abgeschlossenen Aufgabenpakete den Vorstellungen entsprechend? Wird das Projekt das bewirken, was beabsichtigt war und woran erkennen wir das? Wie weit ist die Erfüllung der offenen Aufgaben gediehen (Fortschrittskontrolle)? Wurden die Termine bisher eingehalten? Wird das Projekt zum geplanten Termin fertig werden? Sind die bisher aufgelaufenen Kosten und aufgewendeten Ressourcen dem Plan entsprechend? Wie verhalten sich die kritischen Erfolgsfaktoren? Wie sieht die Akzeptanz des Projektes aus und woran erkennen wir das? 5.3 ÄNDERUNGSMANAGEMENT Gibt es Änderungswünsche oder -notwendigkeiten zum Projekt? Wie wirken sich diese aus auf die Leistung, die Kosten, die Termine? Müssen die Pläne angepasst werden? 5.4 PROJEKTDOKUMENTATION UND BERICHTSWESEN Wie ist die Inhaltsangabe im Projekttagebuch aufzubauen? Sind alle Dokumente im Tagebuch enthalten? Sind die Dokumente (Pläne) aktuell? Welche Berichte werden für wen erstellt (Projektorganisation)? Wie werden die Berichte gestaltet? Sind die Objektbereiche Leistung, Termine, Kosten klar im Soll und Ist und deren Abweichung erkennbar? Was besagen die Trendanalysen? Wie plausibel sind die Ergebnisse? Ablauf Projektmanagement 0310 KOH 12
5.5 MEETING-MANAGEMENT Was geschieht im Start up Meeting, den Steuerungsmeetings und dem Abschlussmeeting? Sind die Termine sinnvoll abgestuft und vereinbart? Liegt eine klare Agenda für alle Teilnehmer auf? Wissen die Teilnehmer was sie vorbereiten müssen? Wie werden die Ergebnisse der Meetings nachverfolgt? 5.6 AUFRECHTERHALTUNG DER ARBEITSFÄHIGKEIT DES TEAMS Wie sieht die Motivation der Teammitglieder aus und woran erkenne ich das? Ist dem Team Nutzen und Beitrag des Projektes klar? Ist jedem Teammitglied klar was er, warum zu tun hat? Sind Erfolgserlebnisse zu feiern? Wie können wir den Spaßfaktor erhöhen? Welche Erkenntnisse können wir als Team ziehen? Woran lässt sich die Funktionsfähigkeit des Informationsflusses erkennen? Wie kann ich das gemeinsame Verantwortungsgefühl stärken? Wie kann ich das Team unterstützen? Wie gut ist die Kommunikationsfähigkeit im Team und woran erkenne ich das? 5.7 KONTAKT ZU UND ABSTIMMUNG MIT DEN SCHNITTSTELLEN Wie sehen die Schnittstellenpartner das Projekt? Welche Informationen benötigen sie, um wieder informiert zu sein Gibt es konkurrierende Erwartungen? Gibt es Erwartungen die nicht erfüllbar sind? Ablauf Projektmanagement 0310 KOH 13
6 PROJEKTABSCHLUSS Überprüfen Sie, ob Sie die Zielvorgaben erreicht und Termine, Kosten und Ressourcen eingehalten haben. Erstellen Sie einen Abschlussbericht! (Inhalt: Ziele, Daten, Strukturen, Leistungen, Ergebnisse, besondere Punkte, Kosten, Projektabnahme durch Auftraggeber mittels Unterschrift) Führen Sie eine Abschlusssitzung mit dem Auftraggeber durch! Holen Sie sich Feed-back von den Projektmitgliedern: Was war gut - und wo haben wir noch Entwicklungschancen? Was lernen wir aus dem Projekt? Beziehen Sie die Realisierungsverantwortlichen nochmals intensiv mit ein! Würdigen Sie die Leistung der Projektmitglieder im Rahmen eines offiziellen Abschlusses! (Incentives, Abschlussfeier, Empfehlung,...) Ablauf Projektmanagement 0310 KOH 14