PERSONALKOSTEN IN HORIZON 2020
PERSONALKOSTENABRECHNUNG: ALLGEMEINE VORAUSSETZUNGEN Erfüllung der allg. Voraussetzungen für die Förderfähigkeit (Projektteilnehmer entstanden, für das Projekt notwendig...) Person fällt unter eine der Kategorien des Art. 6.2.A. des GA (z.b. Angestellte keine freien DienstnehmerInnen/ WerkvertragsnehmerInnen!) schriftliches Assignment to the action (ausdrückliche Zuweisung zum Projekt durch Dienstvertrag, schriftliche Anweisungen, Organigramm ) Zeitaufzeichnungen bzw. Bestätigung (Declaration) der 100%-Tätigkeit für das Projekt Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse 1 1090 Wien www.ffg.at 1
PERSONALKOSTEN IM ÜBERBLICK Personalkosten als tatsächliche Kosten (actual costs) Berechnung nach den Angaben im Grant Agreement (Art. 6.2.A) Personalkosten als Einheitskosten (unit costs) Durchschnittspersonalkosten Berechnung nach der üblichen Praxis des Beneficiary Fixer Stundensatz für KMU-EigentümerInnen und natürliche Personen ohne Gehalt Österreich: 34,08 Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse 1 1090 Wien www.ffg.at 2
BERECHNUNG DES STUNDENSATZES AUF JAHRESBASIS Personalkosten = Stundensatz x EU-Projektstunden Brutto-Brutto-Kosten: Berechnung des Stundensatzes: Jährliche Brutto- Brutto-Kosten ------------------------------------------- Jahresproduktivstunden (3 Optionen) Gehälter Sozialversicherungsbeiträge Steuern und Abgaben Sonstige verpflichtende Gehaltsbestandteile freiwillige Prämien etc. gelten als additional remuneration nur für Non-Profit-Organisationen u.u. förderfähig Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse 1 1090 Wien www.ffg.at 3
OPTIONEN FÜR DIE BERECHNUNG DER JAHRESPRODUKTIVSTUNDEN 1. 1720 Stunden : fixed hours (Teilzeit: aliquoter Anteil) kann jeder Teilnehmer verwenden 2. Individuelle Jahresproduktivstunden : Berechnung: Annual workable hours der Person (= die laut Gesetz/ Kollektivvertrag/ Arbeitsvertrag/ vorgesehene Arbeitszeit unter Berücksichtigung von Urlaubsanspruch, Feiertagen etc.) + Überstunden Fehlzeiten (Krankenstände etc.) 3. Standard-Jahresproduktivstunden Berechnung nach üblichen Kostenrechnungsprinzipien müssen mind. 90 % der Annual workable hours entsprechen Bitte beachten: Pro Jahr können nicht mehr Stunden als die jeweiligen Jahresproduktivstunden abgerechnet werden! Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse 1 1090 Wien www.ffg.at 4
BERECHNUNG AUF JAHRESBASIS: LETZTES ABGESCHLOSSENES WIRTSCHAFTSJAHR Ist das Wirtschaftsjahr am Ende der Berichtsperiode noch nicht abgeschlossen, sind bei der Berechnung der Personalkosten auf Jahresbasis die Zahlen des letzten abgeschlossenen Wirtschaftsjahres heranzuziehen Ausnahme: im laufenden Jahr eingestelltes Personal Spätere Adjustments sind nicht möglich Beginn RP: 01.10.2014 Ende RP: 31.03.2016 Fortschreibung des Stundensatzes aus 2015 für Jänner bis März 2016 Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse 1 1090 Wien www.ffg.at 5
BERECHNUNG DES STUNDENSATZES AUF MONATSBASIS Monatliche Brutto- Brutto-Kosten ------------------------------------------- Jahresproduktivstunden/12 (Option 1 oder 3) Sonderzahlungen (13./14. Gehalt ) sind zu aliquotieren Nur eine Variante (monatl. oder jährl. Berechnung) pro Organisation und Wirtschaftsjahr Vorteil: keine Verluste bei Gehaltssteigerungen im laufenden Jahr Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse 1 1090 Wien www.ffg.at 6
BERECHNUNGSBEISPIEL 1: INDIVIDUELLE JAHRESPRODUKTIVSTD. Sollarbeitszeit: Tage/Jahr 365 davon Samstage/Sonntage - 104 Jahresurlaub - 25 Feiertage (Mo.-Fr.) - 10 freie Tage gem. Kollektivvertrag - 2 SUMME 224 Tage 224 Tage x 8 Stunden = 1792 Stunden + 100 Überstunden: 1892 Stunden - 80 Stunden Fehlzeiten (6 Tage Krankenst./4 Tage Pflegefreistellung der Urlaub wurde bereits oben berücksichtigt!) Individuelle Jahresproduktivstunden: 1812 Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse 1 1090 Wien www.ffg.at 7
BERECHNUNGSBEISPIEL 2: STANDARD-JAHRESPRODUKTIVSTD. 1. Standard-Jahresproduktivstunden gemäß der üblichen Kostenrechnungspraxis der F&E-GmbH: Sollarbeitszeit: 1792 Stunden (Berechnung wie in Beispiel 1) = 224 Tage abzüglich durchschnittl. nicht produktive Zeiten (laut interner Statistik der F&E-GmbH): Krankenstand: 7 Tage Weiterbildung: 4 Tage sonst. unproduktive Aktivitäten: 5 Tage Gesamt: 16 Tage Ergibt 208 produktive Tage/Jahr à 8 Stunden = 1664 Stunden 2. Vergleich mit Sollarbeitszeit: 1792 (Sollarbeitszeit in Stunden) x 0.9 = 1612,8 1612,8 < 1664 Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse 1 1090 Wien www.ffg.at 8
JAHRESPRODUKTIVSTUNDEN: KOMBINATION MEHRERER OPTIONEN Konstistente Anwendung: nur eine Option pro Gruppe von Personal (= unter ähnlichen Bedingungen beschäftigte Personen) Z.B. Gruppe A: Option 1 Gruppe B: Option 2 Die für eine Gruppe gewählte Option kann immer nur zu Beginn eines Geschäftsjahres gewechselt werden Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse 1 1090 Wien www.ffg.at 9
JAHRESPRODUKTIVSTUNDEN: VORAUSSETZUNGEN IM VERGLEICH 1720 Individ. Jahresproduktivstd. Standard-Jahresproduktivstd. keine Jährliche Sollarbeitszeit steht fest (laut Dienstvertrag/Kollektivvertrag/Gesetz) UND konsistente Anwendung (innerhalb einer vergleichbaren Gruppe von Personal) ODER Jährliche Sollarbeitszeit steht nicht fest, aber Ein fixer Stundensatz wurde vertraglich vereinbart UND die erfolgte Bezahlung kann nachgewiesen werden UND es gibt keine weiteren ( parallelen ) Verträge mit derselben Person DANN wie folgt zu berechnen: Bezahlung im Verlauf des Jahres fixer Stundensatz gem. Vertrag Nur bei Berechnung auf Jahresbasis möglich! UND Berechnung entspricht der der üblichen Praxis des Teilnehmers UND die Standard-Jahresproduktivstunden entsprechen mind. 90 % der Jahres- Sollarbeitszeit (gemäß Dienstverträgen/ anwendbarem Kollektivvertrag/Gesetz) -> wenn nicht: auf 90 % erhöhen oder andere Option verwenden Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse 1 1090 Wien www.ffg.at 10
STANDARD REMUNERATION UND ADDITIONAL REMUNERATION Grundgehalt Standard remuneration Verpflichtende Extras" Gesetzl./ vertragl. Grundlage (kein Ermessen des Arbeitgebers) betrifft die Haupttätigkeit (kein Zusammenhang mit einem konkreten Projekt) z.b.: 13./14. Gehalt, Gefahrenzulage Additional remuneration Bonuszahlungen nur für Non-Profit- Organisationen förderfähig nur unter bestimmten Voraussetzungen förderfähig nur bei Zusammenhang mit der Projektteilnahme möglich Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse 1 1090 Wien www.ffg.at 11
GRUNDGEHALT UND VERPFLICHTENDE EXTRAS Wird für die regulären Aufgaben bezahlt (Verpflichtung zur Bezahlung ist vom konkreten Projekt unabhängig) Ist fix, d.h. Bedingungen und Betrag/Prozentsatz stehen fest (Ausnahme: variable verpflichtende Gehaltsbestandteile) Es besteht ein Rechtsanspruch (laut Dienstvertrag/ Kollektivvertrag/Gesetz) Zusätzliche Bedingungen für variable Gehaltsbestandteile: Betrag wird durch objektive, dokumentierte Kriterien bestimmt (z.b. 500 Euro Prämie pro wissenschaftliche Publikation ) Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse 1 1090 Wien www.ffg.at 12
ADDITIONAL REMUNERATION I Wird zusätzlich zum regulären Gehalt bezahlt Beispiele: Bonus für Projektteilnahme zusätzlicher Vertrag für zusätzliche Aufgaben mit einem höheren Stundensatz ( Schwellenwert von 8.000 gilt) Indikatoren: höherer Stundensatz (durch Projektteilnahme bedingt) andere/zusätzliche Arbeitsaufgaben/Expertise Zur additional remuneration zählen neben dem zusätzlichen Gehalt auch die damit verbundenen Steuern etc. Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse 1 1090 Wien www.ffg.at 13
ADDITIONAL REMUNERATION II Nur für Non-Profit-Organisationen mit bis zu 8.000 EUR pro Jahr (bei 100%-Tätigkeit für Projekt) förderfähig Voraussetzungen: Zusammenhang mit Projektteilnahme nur für zusätzliche Arbeit oder Expertise Vergabe nach objektiven, allgemeinen Kriterien konsistente Anwendung auf Basis der üblichen Praxis schriftlich dokumentiertes Vergabesystem unabhängig von der Finanzierungsquelle (spezielle Regeln nur für EU-Projekte sind unzulässig) Regeln dürfen nicht so gestaltet sein, dass Boni nur bei übrig gebliebenem Projektbudget vergeben werden Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse 1 1090 Wien www.ffg.at 14
PERSONALKOSTEN: ENTSCHEIDUNGSBAUM Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse 1 1090 Wien www.ffg.at 15
DURCHSCHNITTSPERSONALKOSTEN (UNIT COSTS) Stundensatz wird auf Basis der üblichen Kostenrechnungspraxis des Beneficiary berechnet Konsistente Verwendung der Durchschnittspersonalkosten (einheitliche Methode innerhalb einer Gruppe von Personal) Objektive Kriterien (Verwendung unabh. von Förderstelle) Budgetierte/geschätzte Elemente dürfen einfließen, müssen aber ebenfalls auf objektiven Informationen beruhen Freiwilliges Methodenzertifikat ( CoMUC ) Methode wird bei Audit nicht mehr hinterfragt Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse 1 1090 Wien www.ffg.at 16
ÜBERSTUNDEN Auswirkungen auf die Jahresproduktivstunden: Option 1 (1720 Stunden): keine Auswirkungen Option 2: Überstunden sind einzurechnen ( annual workable hours + Überstunden Krankenstände etc.) Option 3: Überstunden sind implizit enthalten Sonstiges: Es können nie mehr Stunden über EU-Projekte abgerechnet werden als die jeweiligen Jahresproduktivstunden Bei 100%-Tätigkeit für das Projekt: keine Auswirkungen auf die Kostenabrechnung kein eigener Stundensatz für Überstunden ( FP7) Überstundenpauschalen sind (normalerweise) teil der basic remuneration und fließen in den Stundensatz ein Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse 1 1090 Wien www.ffg.at 17
KMU-PAUSCHALE Zielgruppe: KMU-EigentümerInnen und natürl. Personen, die an einem Projekt mitarbeiten und kein Gehalt beziehen Stundensatz für Österreich: 34,08 Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse 1 1090 Wien www.ffg.at 18
ABRECHNUNG VON AM PROJEKT MITARBEITENDEN PERSONEN Kategorie Art. GA Anmerkungen Employees (or equivalent) 6.2.A.1 als actual oder unit costs Natural persons working under a direct contract 6.2.A.2 - Insb. KonsulentInnen - Achtung österr. Recht! Personnel seconded by a third party against payment Personnel seconded by a third party free of charge Owners of beneficiaries that are SMEs (ohne Gehalt) Beneficiaries that are natural persons not receiving a salary 6.2.A.3. u. 11.1. 6.4 und 12.1 6.2.A.4. 6.2.A.5 Bedingungen beachten! - Bedingungen beachten! - gelten als Einnahme fixer Stundensatz ( unit costs ) fixer Stundensatz (wie für KMU- EigentümerInnen) Contracts 10.1 - Bedingungen beachten! gelten nicht als - auch für Leiharbeit Personalkosten! Subcontracts 13.1 - Bedingungen beachten! - auch für Leiharbeit Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse 1 1090 Wien www.ffg.at 19
NATURAL PERSONS WORKING UNDER A DIRECT CONTRACT (CONSULTANTS ) Erfüllung der allg. Voraussetzungen für die Förderfähigkeit Direkter Vertrag zwischen Person und Teilnehmer Arbeit unter den Anweisungen und der Kontrolle des Teilnehmers Berichtspflicht gegenüber dem Teilnehmer Arbeit in den Räumlichkeiten des Teilnehmers (Ausnahme: Teleworking-Vereinbarung) Arbeitsergebnisse (inkl. IPR) gehören dem Teilnehmer Kosten nicht wesentlich höher als bei vergleichb. Angestellten stundenweise Bezahlung durch Zeitaufzeichnungen dokumentiert Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse 1 1090 Wien www.ffg.at 20
FREIE DIENSTNEHMER/INNEN Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse 1 1090 Wien www.ffg.at 21
VERGLEICH PERSONS WITH A DIRECT CONTRACT/ SECONDMENT/ LEIHARBEIT I Vertragliche Grundlage Natural persons working under a direct contract Personnel seconded by a third party ag. payment Überlassene Arbeitskärfte ( Leiharbeit ) eine natürliche Person arbeitet unter den Anweisungen und der Kontrolle des Teilnehmers an einem Projekt mit direkter Vertrag zwischen einer natürlichen Person und dem Teilnehmer, der nicht dem Arbeitsrecht unterliegt die natürliche Person hat einen Dienstvertrag mit einem Dritten und wird von diesem bezahlt der Dritte vereinbart mit dem Teilnehmer, dass die Person (vorübergehend) für diesen arbeitet Personalkosten Subcontract bzw. sonst. direkte Kosten Kurzbeschreibung Budgetkategorie Personalkosten Achtung, österr. Recht! Auswahl Keine speziellen Kriterien Bestes Preis- Leistungs-Verhältnis oder niedrigster Preis Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse 1 1090 Wien www.ffg.at 22
ZEITAUFZEICHNUNGEN I Grundsatz: die für das Projekt gearbeiteten Stunden müssen mit Zeitaufzeichnungen dokumentiert werden die Zeitaufzeichnungen sind zumindest monatlich von MitarbeiterIn und Vorgesetztem/r zu unterzeichnen Ausnahme: bei Personen, die mind. einen Monat lang zu 100 % ihrer Arbeitszeit für ein Projekt gearbeitet haben, genügt eine Bestätigung ( Declaration ) des Beneficiary es ist nur eine Bestätigung pro Berichtsperiode zulässig! Vorlagen für Time Sheet und Bestätigung: http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/other/legal/templ/tmpl_time-records_en.pdf http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/other/legal/templ/tmpl_decl_excl-work_en.pdf Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse 1 1090 Wien www.ffg.at 23
ZEITAUFZEICHNUNGEN II Mindestinhalt: title and number of the action beneficiary s full name full name, date and signature of the person working for the action number of hours worked for the action supervisor s full name and signature reference to the tasks or work packages Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse 1 1090 Wien www.ffg.at 24
DECLARATION ÜBER 100%-TÄTIGKEIT FÜR DAS PROJEKT 1. Bei 100%-Tätigkeit über die gesamte Berichtsperiode 2. Bei 100%-Tätigkeit für mind. einen Monat 3. Beschreibung der Tätigkeiten 4. Unterschriften Vorgesetzte/r und MitarbeiterIn Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse 1 1090 Wien www.ffg.at 25