Fehlzeiten erfassen ab der Programmversion 2015 In der Programmversion 2015 wurde die Fehlzeitenerfassung überarbeitet. Anstelle einer tabellarischen Ansicht bietet Ihnen Lexware lohn+gehalt eine kalendarische Darstellung der Fehlzeiten. Wie erfassen Sie neue Fehlzeiten? Die neue Fehlzeitenerfassung bietet viele Vorteile: Mit der neuen Version 2015 können Sie die Fehlzeiten einfach und übersichtlich im Kalender erfassen. Die unterschiedlichen Fehlzeiten werden farbig dargestellt. Ihre bisherigen Fehlzeitbuchungen werden nach der Installation in die neue Ansicht übernommen. Die Ansicht der Vorjahre ändert sich nicht. Ausführliche Informationen haben wir für Sie im angehängten PDF-Dokument bereitgestellt. http://support.lexware.de 1
Inhalt 1 Aufbau des Bereichs 'Fehlzeiten'... 3 1.1 Aktueller Abrechnungsmonat.. 3 1.2 Angezeigte Monate.. 3 2 Übersicht der Fehlzeiten... 4 3 Neue Fehlzeit buchen.. 5 3.1 Im Kalender. 5 3.2 Im Buchungsdialog...... 6 4 Fehlzeitenbuchung bearbeiten. 6 5 Fehlzeitenbuchung löschen... 6 6 Vorliegen einer Krankmeldung. 7 7 Fehlzeit ohne Enddatum.... 8 http://support.lexware.de 2
1 Aufbau des Bereichs 'Fehlzeiten' Tragen Sie die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter im Bereich 'Fehlzeiten' ein. Wenn Sie in den Lohndaten den Bereich 'Fehlzeiten und Textfeld - Fehlzeiten' aufrufen, wird der Kalender angezeigt. Mit der neuen Programmversion werden Ihre bisherigen Fehlzeitenbuchungen unverändert in den Kalender übernommen. Die bereits gebuchten Fehlzeiten sind als farbige Blöcke sichtbar. Um die einzelnen Fehlzeiten besser zu erkennen, ist jeder Fehlzeitart eine Farbe zugeordnet. 1.1 Aktueller Abrechnungsmonat Der aktuelle Monat wird mit einem farbigen Hintergrund hervorgehoben. 1.2 Angezeigte Monate Verändern Sie die angezeigten Monate mit den Pfeilsymbolen rechts unter dem Kalender: Mit der Schaltfläche 'Aktueller Abrechnungsmonat' wird der Kalender auf den aktuellen Abrechnungsmonat zentriert. Um die Ansicht einen Monat in die Vergangenheit zu verschieben, klicken Sie auf den nach oben zeigenden Pfeil. Um die Ansicht einen Monat in die Zukunft zu verschieben, klicken Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil. http://support.lexware.de 3
2 Übersicht der Fehlzeiten Die verschiedenen Fehlzeitenarten sind folgenden Gruppen zugeordnet: Gruppe Fehlzeiten 1. Arbeitsunfall Arbeitsunfall mit Entgeltfortzahlung Arbeitsunfall mit Verletztengeld 2. Krankheit Krankheit mit Entgeltfortzahlung Krankheit mit Krankengeld Krankheit ohne Krankengeld Krankheit nach Ablauf Krankengeldbezug Krankheit mit Krankentagegeld Krankheit nach Ablauf Krankentagegeld Krankheit bei Eintritt ohne Entgeltfortzahlung Krankengeldbezugsende wegen voller EMrente 3. Wiedereingliederung/Reha Wiedereingliederung/Reha mit Entgeltfortzahlung Wiedereingliederung/Reha mit Übergangsgeld Wiedereingliederung/Reha ohne Übergangsgeld Wiedereingliederung/Reha mit Krankentagegeld 4. Beschäftigungsverbot generelles Beschäftigungsverbot nach MuSchG individuelles Beschäftigungsverbot nach MuSchG teilw. generelles Beschäftigungsverbot nach MuSchG teilw. individuelles Beschäftigungsverbot nach MuSchG 5. Mutterschutzfrist Mutterschutzfrist mit Zuschuss des Arbeitgebers Mutterschutzfrist ohne Zuschuss des Arbeitgebers 6. Elternzeit, Pflegezeit Elternzeit Elternzeit mit Elterngeld Pflegezeit > 10 Tg kurzzeitige Arbeitsverhinderung wg. Pflege 7. Wehr-/Zivildienst Wehr-/Zivildienst mit Aushändigung der LStKarte Wehr-/Zivildienst mit Verbleib der LStKarte Wehrübung/Eignungsübung 8. Krankheit Kind Pflege eines kranken Kindes mit Entgeltfortzahlung Pflege eines kranken Kindes mit Krankengeld Pflege eines kranken Kindes ohne Krankengeld 9. Streik rechtmäßiger Streik unrechtmäßiger Streik Aussperrung 10. unbezahlte Abwesenheit unbezahlter Urlaub unentschuldigtes Fehlen unbezahlte Abwesenheit unwiderrufliche Freistellung ohne Weiterzahlung des Entgelts 11. Urlaub Jahresurlaub 12. sonstige bezahlte Abwesenheit Sonderurlaub sonstige bezahlte Freistellung bezahlte Freistellung bei Kündigung Freistellung ohne gesetzl. Unfallversicherung http://support.lexware.de 4
3 Neue Fehlzeit buchen Wenn Sie eine neue Fehlzeit im aktuellen Abrechnungsmonat buchen möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten: 3.1 Im Kalender Wählen Sie in der Leiste unterhalb des Kalenders die gewünschte Fehlzeitengruppe aus. Die Art der Fehlzeit geben Sie erst im Buchungsdialog an. Ziehen Sie mit der Maus einen Block im Kalender. Beginnen Sie an den Tag, an dem die Fehlzeit beginnt. Halten Sie Maustaste bis zum Ende der Fehlzeit gedrückt. Sobald Sie die Maustaste loslassen, öffnet sich der Buchungsdialog. Wählen Sie im Buchungsdialog 'Fehlzeit buchen' über das zweite Pfeilsymbol die Art der Fehlzeit (z. B. 'Krankheit mit Entgeltfortzahlung') aus. Überprüfen Sie Beginn und Ende der Fehlzeit. Um den Abwesenheitszeitraum zu ändern, klicken Sie auf das Datum oder das Kalendersymbol. Sie können den ersten oder den letzten Tag als halben Fehltag kennzeichnen. Speichern Sie Ihre Eingaben mit 'OK'. http://support.lexware.de 5
3.2 Im Buchungsdialog Klicken Sie unterhalb des Kalenders auf die Schaltfläche 'Neue Fehlzeit erfassen'. Der Buchungsdialog wird geöffnet. Die letzte gebuchte Fehlzeitenart wird mit dem aktuellen Systemdatum angezeigt. Wählen Sie über die Pfeilsymbole die gewünschte Fehlzeit aus. Die Zuordnung der Fehlzeitenarten zu den Gruppen finden Sie in der Tabelle auf der Seite 4. Geben Sie Beginn und Ende der Fehlzeit ein. Speichern Sie die Eingaben mit 'OK'. 4 Fehlzeitenbuchung bearbeiten Klicken Sie auf den farbigen Block im Kalender. Die Schaltfläche 'Bearbeiten' wird aktiviert. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Bearbeiten'. Der Buchungsdialog wird geöffnet. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Speichern Sie Ihre Eingaben mit 'OK'. TIP: Mit Doppelklick auf die gebuchte Fehlzeit wird der Buchungsdialog sofort geöffnet. Wenn Teile der Fehlzeit vor dem aktuellen Abrechnungsmonat liegen, öffnen Sie den betreffenden Monat im Korrekturmodus. 5 Fehlzeitenbuchung löschen Klicken Sie auf den farbigen Block im Kalender. Die Schaltfläche 'Entfernen' wird aktiviert. Klicken Sie auf 'Entfernen'. Folgende Abfrage wird geöffnet: 'Möchten Sie die Fehlzeit... Datum löschen?' Bestätigen Sie die Abfrage mit 'OK'. Die Fehlzeit wird gelöscht. Löschen Sie eine Fehlzeit, die im Vormonat beginnt, über den Korrekturmodus. http://support.lexware.de 6
6 Vorliegen einer Krankmeldung Bei der Fehlzeit 'Krankheit, mit Entgeltfortzahlung' gibt es die Varianten mit oder ohne Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU). Wählen Sie im Buchungsdialog unter Status 'mit AU' oder 'ohne AU' aus. Über 'Berichte - Fehlzeiten - Fehlzeitenübersicht' werden Ihnen alle Fehlzeiten aufgelistet. Hinweis Fehlzeiten mit dem Status 'ohne AU' werden bei der Anfrage von Vorerkrankungen nicht berücksichtigt, da die Krankenkasse keine Kenntnis dieser Fehlzeiten hat. Auf die Lohnabrechnung und die Erstattung U1 hat das Vorliegen einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung keine Auswirkungen. http://support.lexware.de 7
7 Fehlzeiten ohne Enddatum Mit der Installation der neuen Programmversion werden Ihre bisher gebuchten Fehlzeiten in den Kalender übernommen. Eine Besonderheit gilt für Fehlzeiten, die bisher kein Enddatum hatten. Im Kalender wird für diese Fehlzeiten ein Block bis zum Ende des Abrechnungsjahres angezeigt. Wenn Sie die Buchung bearbeiten, enthält der Buchungsdialog das Kontrollkästchen 'Kein End-Datum festgelegt'. Solange dieses Kontrollkästchen angehakt ist, wird die Fehlzeit fortgeführt. Als vorläufiges Enddatum wird der 31.12. des aktuellen Abrechnungsjahres angezeigt. Neue Version im Abrechnungsjahr 2014: Enddatum 31.12.2014 Neue Version nach dem Jahreswechsel von 2014 in 2015: Enddatum 31.12.2015. Möchten Sie das Enddatum ändern, entfernen Sie das Häkchen. Wenn das Ende noch nicht bekannt ist, müssen Sie die Fehlzeit nicht bearbeiten. Sie wird solange in die Folgemonate fortgeschrieben, bis Sie ein Enddatum eingeben. http://support.lexware.de 8