Microsoft Office Outlook 2010

DAS EINSTEIGERSEMINAR Microsoft Office Outlook 2010 von Hiroshi Nakanishi 1. Auflage Microsoft Office Outlook 2010 Nakanishi schnell und portofrei erhältlich bei beck-shop.de DIE FACHBUCHHANDLUNG Thematische Gliederung: Software für Projektmanagement, Groupware Software für Projektmanagement, Groupware mitp/bhv 2010 Verlag C.H. Beck im Internet: www.beck.de ISBN 978 3 8266 7523 2

Microsoft Office Outlook 2010 Outlook ist ein universelles Desktop-Management-Programm. Ganz gleich, ob E-Mailing, Kontaktverwaltung, Terminkoordination oder das Erstellen von Notizen mit Outlook 2010 wird die Büroarbeit einfacher und effizienter. Dieses Einsteigerseminar führt Sie leicht verständlich und Schritt für Schritt an die Benutzeroberfläche und die wichtigsten Funktionen von Outlook 2010 heran. Grundlagen Programmstart und -ende, Oberfläche, Titelleiste, Menüband, Register, Backstage- und Arbeitsbereich, Outlook-Elemente, Statusleiste, Texte bearbeiten und gestalten E-Mails erstellen Nachrichten schreiben und senden, Signatur einrichten, Optionen von E-Mails, Nachrichten kategorisieren, Nachrichtenformate und -designs E-Mails organisieren Posteingangsbereich, E-Mails lesen, bearbeiten, beantworten und weiterleiten, Farbkategorien, QuickSteps, Ansichten und Filter, Unterhaltungen, Suche und Archivierung, Junk-E-Mails, Serien-E-Mails Kontakte Kontakte anlegen, organisieren und importieren, Verwaltung von Gruppen Termine Einstellungen und Ansichten des Kalenders, Termine erfassen und pflegen, Besprechungen Aufgaben Aufgaben erfassen, kategorisieren, delegieren und erledigen, Ansichten anpassen und drucken Sonstiges E-Mail-Konto einrichten, Umgang mit Notizen, Arbeiten mit Datendateien, Datensicherung LERNEN ÜBEN ANWENDEN der sichere Weg zum Erfolg! LERNEN ÜBEN ANWENDEN Der erste Teil vermittelt die notwendigen theoretischen Grundlagen. Schritt für Schritt werden Sie mit den wesentlichen Programmfunktionen und Features vertraut gemacht. Im zweiten Teil vertiefen und festigen Sie Ihren Wissensstand. Dazu finden Sie diverse kapitelbezogene Fragen und Übungs aufgaben mit ausführlichen, kommentierten Lösungen. Dieser Teil schlägt eine Brücke zwischen Theorie und Praxis. In einem komplexen, durchgängigen Praxisbeispiel wenden Sie nun die in Teil I erlernte und in Teil II geübte Theorie an. DAS EINSTEIGERSEMINAR Microsoft Office Outlook 2010 DAS EINSTEIGERSEMINAR Microsoft Office Outlook 2010 Hiroshi Nakanishi Probekapitel & Infos erhalten Sie unter: info@bhv-buch.de www.bhv-buch.de Regalsystematik: Office ISBN ISBN 978-3-8266-7523-2 (D) 14,95 7523 LERNEN ÜBEN ANWENDEN 7523_ES_Outlook_U4_korr.indd 1 18,7 mm 22.09.2010 11:13:37

BuchOutlook.book Seite 5 Freitag, 24. September 2010 5:27 17 Inhaltsverzeichnis Einleitung................................. 13 Lernen Üben Anwenden.......................... 13 Inhalt und Aufbau des Buches........................ 14 L Teil I: Lernen...................... 15 L1 Grundlagen zu Outlook 2010.................. 17 Programmstart und Oberfläche....................... 17 Outlook starten................................. 17 Der Outlook-Bildschirm.............................. 18 Die Titelleiste................................... 18 Menüband und Register.......................... 19 Menübefehle über Tastenkombinationen............. 19 Menüband verkleinern............................ 20 Der Backstage-Bereich........................... 21 Der Arbeitsbereich............................... 23 Die verschiedenen Outlook-Elemente................ 24 Die Statusleiste................................. 26 Ein eigenes Menüband erstellen...................... 27 Outlook beenden................................ 32 Texte bearbeiten und gestalten....................... 32 Änderungen rückgängig machen.................... 33 Rechtschreibprüfung............................. 33 Zeichen gestalten............................... 35 Text formatieren................................ 35 Absätze gestalten............................... 37 Inhaltsverzeichnis 5

BuchOutlook.book Seite 6 Freitag, 24. September 2010 5:27 17 L2 E-Mails erstellen........................... 39 Eine Nachricht schreiben und senden.................. 39 Die Empfänger eingeben......................... 40 Betreff und Nachrichtentext....................... 43 Der Nachrichtentext............................. 43 Die E-Mail abschicken........................... 44 Eine Signatur einrichten............................. 46 Weitere Signaturen einrichten..................... 48 E-Mail-Optionen................................ 50 Weitere Optionen zu einer E-Mail..................... 52 Empfangsbestätigungen.......................... 52 Antworten per Abstimmungsschaltflächen anfordern.... 54 Arbeiten mit Dateianhängen....................... 58 Dateien an eine E-Mail anfügen.................... 58 Dateianhang speichern........................... 61 Outlook-Elemente anfügen........................ 62 Nachrichten kategorisieren.......................... 65 Zur Nachverfolgung kennzeichnen.................. 65 Die Nachrichtenformate............................. 68 Nachrichtenformat für eine E-Mail einstellen.......... 69 Den Nachrichtentext mithilfe von Designs formatieren..... 71 Designs....................................... 71 Textformate.................................... 73 Netiquette..................................... 73 L3 E-Mails bearbeiten und organisieren............ 77 Der Posteingang.................................. 77 Navigationsbereich.............................. 78 Lesebereich................................... 79 Aufgabenleiste................................. 80 E-Mails lesen und bearbeiten........................ 81 E-Mails beantworten und weiterleiten.................. 82 E-Mails weiterleiten.............................. 84 E-Mails drucken................................ 87 E-Mails löschen................................ 88 Eine komplette Unterhaltung abweisen.............. 89 6 Inhaltsverzeichnis

BuchOutlook.book Seite 7 Freitag, 24. September 2010 5:27 17 Farbkategorien einsetzen............................ 90 Kategorien benennen............................ 91 Schnelle Schritte mit QuickSteps...................... 92 Fertige QuickSteps einsetzen...................... 92 Ansichten und Filter................................ 95 Ansichten einsetzen............................. 95 Spalten und Sortierung anpassen................... 97 Unterhaltungen anzeigen............................ 99 Eigene Ansichten.............................. 102 Ansicht speichern.............................. 105 Ansichten verwalten............................ 106 E-Mails filtern.................................. 109 Arbeiten mit den Suchtools.......................... 111 Den Suchbereich festlegen....................... 111 Die Suche verfeinern............................ 112 E-Mails in Ordnern ablegen......................... 112 Neuen Ordner anlegen.......................... 113 Ordner verwalten............................... 115 L4 Besondere Funktionen zu E-Mails............. 117 E-Mails zwischenspeichern......................... 117 Einstellungen zum Zwischenspeichern.............. 119 E-Mails erneut zustellen............................ 120 Suchordner einsetzen.............................. 121 Den E-Mail-Verkehr automatisch regeln................ 124 Regel erstellen................................. 125 Erweiterte Optionen zu Regeln.................... 127 Junk-E-Mails..................................... 130 Absender blockieren............................ 130 Optionen zu Junk-E-Mails einstellen................ 131 E-Mail-Adressen und Domänen blockieren........... 134 E-Mails mit Briefpapier............................. 134 E-Mails in einer Datei abspeichern.................... 136 Inhaltsverzeichnis 7

BuchOutlook.book Seite 8 Freitag, 24. September 2010 5:27 17 L5 Kontakte pflegen.......................... 141 Kontakte anlegen................................. 142 Den Namen eingeben........................... 143 Kontakte bearbeiten............................ 149 Weitere Informationen zur Person................. 151 Kontakte wiederverwenden...................... 152 Kontakte importieren.............................. 153 Die unterschiedlichen Ansichten..................... 159 Eigene Ansicht definieren........................ 160 Kontakte drucken................................. 165 Das Druckformat Telefonbuch.................... 168 Kontaktgruppen.................................. 169 Weitere nützliche Informationen zu Kontakten.......... 171 Kontakte suchen............................... 172 E-Mail an einen Kontakt......................... 174 Einen Kontakt weitergeben....................... 175 L6 Serien-E-Mails............................ 179 Serien-E-Mails erstellen............................ 179 Seriendruckfelder einfügen....................... 181 Die Serien-E-Mails senden....................... 183 Serienbriefe erstellen.............................. 185 L7 Mit dem Kalender Termine erfassen........... 193 Erste Schritte mit dem Kalender..................... 193 Kalender starten............................... 193 Sich im Kalender bewegen....................... 195 Weitere Alternativen, sich einen bestimmten Termin anzeigen zu lassen............................. 196 Einstellungen für Ihren Kalender.................. 197 Ansichten.................................... 200 Termine erfassen und bearbeiten.................... 203 Termine erfassen.............................. 203 Private Termine............................... 208 Ereignisse erfassen............................ 209 8 Inhaltsverzeichnis

BuchOutlook.book Seite 9 Freitag, 24. September 2010 5:27 17 Serientermine erstellen.......................... 210 Mehrere Termine gleichzeitig..................... 213 Termine farbig kennzeichnen..................... 214 Weitere Ansichten................................. 216 Die Termine in einer Tabelle...................... 216 Eine eigene Ansicht definieren.................... 216 Kalender drucken................................. 219 Termine oder Ereignisse löschen..................... 221 Reservieren Sie Termine mit sich selbst............... 223 Besprechungen planen............................. 226 Die Einladung versenden........................ 226 Der Empfänger................................ 227 Die Besprechung............................... 230 L8 Aufgaben planen.......................... 231 Aufgaben erfassen................................ 232 Die schnelle Möglichkeit......................... 232 Eingabe über das Aufgabenfenster................. 233 Aufgaben bearbeiten............................ 236 Wiederkehrende Aufgaben....................... 237 Aufgaben kategorisieren............................ 239 Schnelles Zuweisen einer Kategorie................ 241 Der Einsatz der Kategorien....................... 242 Aufgaben erledigen................................ 243 Ansichten anpassen............................... 244 Die Vorgangsliste.............................. 244 Die detaillierte Liste............................. 245 Eine eigene Ansicht für die Aufgabenliste erstellen.... 245 Aufgaben drucken................................. 250 Die Aufgabenliste drucken........................ 250 Mehrere Seiten im Memoformat drucken............ 252 Aufgaben suchen................................. 253 Aufgaben delegieren............................... 255 Die Aufgabe zuweisen........................... 255 Die Aufgabe beim Empfänger..................... 256 Die delegierte Aufgabe.......................... 257 Aufgaben strukturieren............................. 257 Inhaltsverzeichnis 9

BuchOutlook.book Seite 10 Freitag, 24. September 2010 5:27 17 L9 Datendateien und Archive................... 261 Arbeiten mit Datendateien.......................... 261 Neue Datendateien anlegen...................... 262 Outlook-Elemente archivieren und zurückspielen........ 267 Vorüberlegungen.............................. 267 Automatisch archivieren......................... 268 Archivfunktion manuell starten.................... 272 L10 Notizen.................................. 273 Eine Notiz erstellen............................... 273 Eine Notiz erfassen............................. 274 Einen Notizzettel vergrößern..................... 276 Weitere Notizzettel............................. 276 Die Darstellung der Notizen anpassen................ 277 Ansicht anpassen.............................. 278 Andere Farben einstellen........................... 278 L11 E-Mail-Konto einrichten..................... 281 Neues Konto hinzufügen........................... 281 Weitere Einstellungen............................. 286 Ü Teil II: Üben..................... 289 Ü1 Ü2 Ü3 Übungen zu Kapitel L1...................... 291 Übungen zu Kapitel L2...................... 293 Übungen zu Kapitel L3...................... 295 10 Inhaltsverzeichnis

BuchOutlook.book Seite 11 Freitag, 24. September 2010 5:27 17 Ü4 Ü5 Ü6 Ü7 Ü8 Ü9 Ü10 Ü11 Übungen zu Kapitel L4...................... 297 Übungen zu Kapitel L5...................... 298 Übungen zu Kapitel L6...................... 300 Übungen zu Kapitel L7...................... 301 Übungen zu Kapitel L8...................... 303 Übungen zu Kapitel L9...................... 305 Übungen zu Kapitel L10..................... 306 Übungen zu Kapitel L11..................... 307 A Teil III: Anwenden................ 309 A1 Praxisbeispiel............................ 311 Die Arbeit mit den Kontakten........................ 311 Die Kontakte in einer Word-Tabelle................. 311 Kontakte aus Word importieren.................... 313 Einen neuen Kontakt anlegen..................... 317 Mit den Kategorien planen.......................... 320 E-Mails an bestimmte Kontakte.................... 324 Eine Verteilerliste anlegen........................ 325 Serienbriefe erstellen............................ 329 Aufgaben planen................................. 332 Eine Aufgabenliste erstellen...................... 332 Terminserien erstellen........................... 334 Inhaltsverzeichnis 11

BuchOutlook.book Seite 12 Freitag, 24. September 2010 5:27 17 Das Eisenhower-Prinzip......................... 335 Termine erfassen................................. 341 Termine erfassen.............................. 344 Mail versenden.................................. 345 Index................................... 349 12 Inhaltsverzeichnis