Prozess- und Projektmanagement 2011 Manfred Bauer
= Methodenkompetenz Versetzt den Projektmanager in die Lage: Projekte überschaubar zu definieren, zu strukturieren und notwendige Leistungen abzugrenzen, Projektabläufe realistisch zu planen und termingerecht zu führen, die notwendigen Einsatzmittel und Kosten zu ermitteln und zu planen, die Projektfinanzierung zu gestalten, Projekte im Einklang der Zielgrößen, Termine, Kosten und Leistung in ihrem Zusammenwirken zu planen, zu steuern und zu überwachen. 2
Projektvorbereitung - Projektplanung - Projektausführung - Projektabschluss Umfeld Anfrage/Angebot Planung Bau Inbetriebnahme Übergabe Ziel Stakeholder Projektzieldefinition ist erfolgt Phasenplanung ist erfolgt Umfeld- und Stakeholderanalyse ist erfolgt ist der nächste Schritt von planund steuerbaren Teilaufgaben bis zum Arbeitspaket. 3
Phasen und Meilensteine sind definiert 4
bedeutet: Die Gesamtaufgabe in plan- und steuerbaren Teilaufgaben bis zum Arbeitspaket zu zerlegen und einen Projektstrukturplan zu erstellen. 5
6 Projektstrukturplanung
Projektstrukturplan Begriffe Der PSP ist die grafische oder tabellarische Darstellung der, die systematische Antwort auf die Frage: Was ist in unserem Projekt zu tun? Projektstrukturplan PSP: Vollständige, hierarchische Darstellung aller Elemente (Teilprojekte, Arbeitspakete) der Projektstruktur als Diagramm oder Liste (DIN 69901-5:2009-01 Pkt. 3.82) PSP, englisch: Work Breakdown Structure WBS 7
Projektstrukturplan Begriffe Teilprojekt: Teil eines Projektes, welcher mit dem gesamten Projekt strukturell in Verbindung steht. Teilaufgabe: Teil eines Projektes, der im Projektstrukturplan weiter aufgegliedert werden kann (alt: DIN 69901). Arbeitspaket Teil des Projektes, der im PSP nicht weiter aufgegliedert ist und auf einer beliebigen Gliederungsebene liegen kann (DIN 69901-5:2009-01 Pkt. 3.9) englisch: Work Packages 8
Zweck und Nutzen PSP Reduktion von Komplexität in Projekten. Darstellung des Projektgegenstandes in seiner Gesamtheit. Aufdecken von Unklarheiten in der Zieldefinition. Bestimmung aller operrationalisierten und damit kontrollierbaren Arbeitseinheiten (Arbeitspakete, Teilaufgaben). Ordnen aller Arbeitspakete nach Zusammengehörigkeit. Schaffung von Transparenz im Projekt. Förderung einer gemeinsamen Sichtweise des Projektes. 9
Zweck und Nutzen PSP Förderung eines durchgängigen Ordnungsprinzips. Verständigung im späteren Änderungsmanagement. Vergabe von Arbeitspaketen an Unterauftragnehmer. Bestimmung der Kostenträger in der Kalkulation eines Projektbudgets, d.h. Aufwandsschätzung. Legt fest, wie die Projektkosten und Daten zusammengefasst werden. 10
Projektstrukturplan Klassisch Darstellung als Organigramm. Kann aber auch als nummerierte Aufzählung mit Einrückungen oder als MindMap dargestellt sein. PSP ist nicht an Ressourcen oder den Projektablauf orientiert. Im Projektstrukturplan kann die Qualitätssicherung ein Arbeitspaket sein, im Balkenplan besteht dies eventuell aus mehreren Vorgängen. Die Zusammenfassung aller Elemente auf einer Ebene muss der Summe aller Arbeiten auf der nächsttieferen Ebene entsprechen. 11
Risiken bei Vernachlässigung der PSP-Erstellung In der Praxis starten viele Projektmanager lieber gleich mit dem Balkenplan, aber... Vergessene Arbeitspakete und Tätigkeiten führen zu Termin- und Kostenüberschreitungen 12
Projektstrukturplan Niedrigste Position in jedem Zweig ist das Arbeitspaket, es wird nicht weiter unterteilt. 13
Projektstrukturplan objektorientierte Gliederung Gedankliche Zerlegung in die Komponenten. Es werden aber nicht alle Aufgaben erfasst um das Projektziel zu erreichen. Es fehlen die funktionsorientierten Gliederungen, wie z.b. Projektmanagement. 14
Projektstrukturplan funktionsorientierte Gliederung Es fehlt nun die Komponentenstruktur der Kamera, sie ist dem Gliederungsprinzip geopfert worden. 15
Gemischter Projektstrukturplan Projekte sollten/müssen für eine ganzheitliche Sicht objekt- und funktionsorientiert gegliedert werden. Es gibt keine starren Regeln, ebenso wenig ob je Ebene nur eine Betrachtung erfolgen soll. 16
Projektstrukturplan Projekte deren Projektstruktur bekannt sind, werden von oben nach unten geplant (top down). Projekte, die neu sind, von unten nach oben (bottom up). Teilweise liegen in Unternehmen Standardstrukturpläne vor. Bis zur 5. Ebene ist aus Sicht der Kostenkontrolle eine Kostenanalyse vorteilhaft. Abhängig von der Projektgröße, dem Berichtswesen, dem Kundenvertrag. 17
Projektstrukturplan Beispiel 1. Schritt: Gliedern des Projektes in einzelne Elemente 18
Projektstrukturplan Beispiel 2. Schritt: Ergänzen der Hilfselemente, auch Routineaufgaben 19
Projektstrukturplan Beispiel 3. Schritt: Definieren der Arbeitspakete 20
Projektstrukturplan Beispiel 4. Schritt: Neuordnung und Feinabstimmung - AP auf gleicher Ebene auf der sie genutzt werden - AP 111 ist eine Vergabe an Unterlieferanten, AP Details werden durch Vertrag bzw. Spezifikation festgelegt 21
Projektstrukturplan 5. Schritt: Festlegung einer eindeutigen Identifikation 22
Arbeitspaket Teil des Projektes, der im PSP nicht weiter aufgegliedert ist und auf einer beliebigen Gliederungsebene liegen kann (DIN69901) englisch: Work Packages Minimale und Maximale Größe des Arbeitspaketes am Anfang der festlegen, z.b. min. 3 Tage, max. 30 Tage. 23
Arbeitspaket Inhalte - Arbeitspakete können in einzelne Vorgänge (Aktivitäten) zerlegt werden - Keine Darstellung im PSP aber ev. in der Terminplanung - Größenordnung je nach Erfordernis festlegen in Arbeitsstunden - enthält eventuell Kostenvorgaben - ist eindeutig benannt - ist abgegrenzt zu anderen Arbeitspaketen - hat eindeutige Eingangsvoraussetzungen (Einflussfaktoren!) - hat eindeutig nachweisbare Ergebnisse - ist eindeutig einem Verantwortlichen zugeordnet 24
Arbeitspaket Nutzen - der Projektmitarbeiter kennt seine Aufgabenstellung - die erwartenden Ergebnisse liegen fest - Missverständnisse bei der Delegation von Aufgaben werden minimiert - die Arbeitsmengen sind eindeutig mess-, plan- und steuerbar - Basis für ein effizientes projektinternes Controlling -Aus den Einzelkosten der Arbeitspakete und deren Summen lassen sich die Gesamtkosten des Projektes ermitteln. - Verfolgung des Projektfortschritts wird erleichtert oder gar erst ermöglicht - Basis für die Abhängigkeitsanalyse in der Terminplanung 25
Projektplanung Die Größe des Projektes bestimmt die Art der Planung Die 4-W-Planung 1. Wer ( Ausführender) macht 2. Was (Aufgabe, Arbeitspaket) 3. Bis wann (Abgabetermin) 4. Mit welchem wie gemessenen Ergebnis (Ziel und Erfolgskriterium)? Es darf kein W vergessen werden! Wilfried Reiter: Die nackte Wahrheit über Projektmanagement: Orell Füssli Verlag, Zürich 2004: ISBN- 3-280-05018-9 26
Arbeitspaket ZIEL 27
Arbeitspaket 28
Arbeitspaket Die Arbeitspaketvereinbarungen stoßen dann an Grenzen, wenn: sie zum reinen Formalismus werden, d.h. keine Aufgabe mehr ohne Arbeitspaketvereinbarung ausgeführt wird, keine Vereinbarung über das Arbeitspaket zu Stande kommt, da Kosten, Termine oder erforderliche Vorleistungen unterschiedlich zwischen dem Projektleiter und dem Mitarbeiter angesetzt werden, wenn die Personalressourcen nicht realistisch in Auslastung und Qualität bewertet sind. 29
Arbeitspaket 30
PSP und AP in der Angebotsphase Bei der Erstellung des Projektstrukturplanes in der Angebotsphase kann festgelegt werden, ob und welche Teilaufgaben - bis auf Arbeitspakete - zu detaillieren sind, bzw. die in der Angebotsphase bereits bearbeitet werden müssen, da es sich z.b. um Simulationserstellungen, Modellversuche etc. handelt. Sie liefern entscheidende Ergebnisse für die Bewertung des Lastenheftes oder Kriterien zur weiteren Angebotsbearbeitung. Je mehr Arbeitspakete in der Angebotsphase definiert werden und je genauer sich die entsprechenden Fachabteilungen zu den Paketen äußern und diese als gültig in bezug auf Termin, Kosten und Rahmendaten bestätigen, um so weniger interne Diskussionen ergeben sich in der späteren Projektabwicklung. Standardaktivitäten mit Kosten- und Terminangaben zur Kalkulation nutzen. 31
Mit Erarbeitung der Arbeitspakete ist die Aufgabe des Projektstrukturplanes zunächst erfüllt. Nächste Schritte: 1. Aufwandsschätzung der Arbeitspakete 2. Logische Verknüpfung der AP 3. Zeitliche Abhängigkeiten der AP 4. Erstellung der Ablaufplanung als Balkenoder Netzplans 32
PSP Nächster Schritt Terminplanung 33
Besser als die Planung am PC, ist die Planung am Tisch. 34
Ablauf- und Terminmanagement Achtung bei der Umsetzung des Projektstrukturplanes in Balkenpläne oder Netzpläne, die idealisierte Form ist ressourcenunabhängig d.h. die Planung erfolgt mit festgelegten Endterminen. Die realistische Version erfolgt ressourcenabhängig, d.h. ist Hr. Müller oder Hr. Meier für dieses Arbeitspaket verantwortlich oder ist eine externe Beauftragung erforderlich? Welche Erfahrung hat der AP-Verantwortliche? Planen Sie nicht den Endtermin, sondern die Ressourcen denn an den Ressourcen scheitert der Endtermin. 2) Auf Basis der sich daraus ergebenden Endtermine / Meilensteintermine werden kritische Aufgaben sichtbar und es kann die entsprechende Unterstützung bzw. erforderliche Maßnahmen definiert werden um: a) den vereinbarten Termin zu erreichen, b) eine Terminanpassung mit dem internen und/oder externen Auftraggeber zu erreichen. 35
Arbeitshilfen zur Vorlesung Prozessund Projektmanagement Die zur Verfügung gestellten Dokumente/ Präsentationen lehnen sich weitgehend an das entsprechende Kapitel des PMF an. Es handelt sich um eine Arbeitshilfe für Studierende und nicht um ein zitierfähiges Werk mit entsprechendem Copyright. Quellen sind: 1) Projektmanagement Fachmann Band 1 und 2: ISBN 3-926984-57-0: RKW-Verlag Eschborn: 7. Auflage 2003 2) Wilfried Reiter: Die nackte Wahrheit über Projektmanagement: Orell Füssli Verlag, Zürich 2004: ISBN- 3-280-05018-9 Büdingen 29.3.2009 Manfred Bauer 36