Einrichtung von Teilzeitkräften 1 Sinn und Zweck Diese Einrichtung dient der vereinfachten Definition bereits bestehender oder eigener Arbeitszeitregelungen für Teilzeitkräfte. Ein Mitarbeiter ist dann eine Teilzeitkraft, wenn er einen gültigen Teilzeitfaktor zugeordnet bekommt, der nicht 0% und nicht 100% beträgt. 2 Vorgehensweise Wie die Einrichtung von Teilzeitkräften vorzunehmen ist, hängt davon ab, wie Sie diese in Ihrem Zeitwirtschaftssystem führen möchten: (Kapitel 2.1) Sie möchten die Teilzeitkräfte an einer bereits bestehenden Arbeitszeitregelung teilhaben lassen, die auch für die Vollzeitkräfte gilt, (Kapitel 2.2) Sie möchten Ihren Teilzeitkräften eine flexible Arbeitszeitgestaltung ermöglichen oder (Kapitel 2.3) Sie möchten Ihre Teilzeitkräfte über einen bestimmten Zeitraum hinweg ins Soll setzen. Jede dieser Möglichkeiten weist Vor- als auch Nachteile auf, die Ihnen jeweils in den einzelnen Kapiteln dargelegt werden. 2.1 Bei Nutzung einer bestehenden Arbeitszeitregelung Dies ist der einfachste Fall, da hierbei die bereits eingepflegten Daten der Arbeitszeitregelung verwendet werden. Unterscheiden sich die Arbeitstage der Teilzeitkräfte nicht von denen der Vollzeitkräfte, so ist dies anzuwenden. Folgender Fall dient als Beispiel: Die Vollzeitkräfte eines Unternehmens werden täglich acht Stunden ins Soll gesetzt und die Teilzeitkräfte dieses Unternehmens sollen entsprechend Ihres Teilzeitfaktors ebenfalls täglich ins Soll gesetzt werden. 1
Da bekannt ist, dass diese Teilzeitkräfte in nächster Zeit nicht in den Status einer Vollzeitkraft wechseln werden und der Arbeitsaufwand möglichst gering gehalten werden soll, ist die Nutzung einer bereits bestehenden Arbeitszeitregelung sinnvoll. Die Definition der Arbeitszeitregelung findet man im AHB JANUS Zeitwirtschaftssystem unter dem Menüpunkt Einstellungen -> Arbeitszeitregelung: [F6_0001.jpg] Arbeitszeitregelung Um die Teilzeitfaktoren in der Arbeitszeitgruppe zu berücksichtigen, ist folgende Einstellung der Arbeitszeitgruppe vorzunehmen: 2
[F6_0002.jpg] Berücksichtigung des Teilzeitfaktors in der AZG Da sowohl Vollzeit- als auch Teilzeitkräfte diese Arbeitszeitgruppe nutzen, ist der Haken in dem Feld Teilzeitfaktor berücksichtigen zu setzen. Die nächste Änderung ist in den Stammdaten des Mitarbeiters im Reiter Zeiterfassung vorzunehmen: 3
[F6_0003.jpg] Teilzeitfaktoreingabe in den Personenstammdaten Um den Teilzeitfaktor eingeben zu können, betätigen Sie bitte die Schaltfläche >, woraufhin folgende Eingabemaske erscheint: Führen Sie einen Doppelklick mit der linken Maustaste auf die oberste freie Zeile aus und geben Sie den Zeitraum ein, in welchem der Teilzeitfaktor gültig ist. Geben Sie den Teilzeitfaktor ein (50% entsprechen 50,00). [F6_0004.jpg] Teilzeitfaktoreingabe Vorteile dieser Methode: Es bedarf keiner Neuanlage einer Arbeitszeitregelung oder Arbeitszeitgruppe. 4
Des Weiteren können Mitarbeiter mit beliebigen Teilzeitfaktoren an einer einzigen Arbeitszeitgruppe teilnehmen. Nachteile dieser Methode: Wird die Arbeitszeitregelung geändert, so wirkt sich dies auf Voll- und Teilzeitkräfte aus. Auswirkung auf den Urlaub: Der Urlaubsanspruch der Teilzeitkräfte muss dem der Vollzeitkräfte entsprechen, da an allen Tagen die Sollzeit gesetzt wird. Die Gutschrift für den Urlaub entspricht der Soll- oder Fixzeit der Vollzeitgruppe, entsprechend dem Teilzeitfaktor. 2.2 Bei flexibler Arbeitszeitgestaltung Dies ist der aufwendigste Fall, da hierbei keine Regelmäßigkeit der Tage, an denen die Teilzeitkraft ins Soll zu setzen ist, vorliegt. Demzufolge werden hiermit die Sollzeiten solcher Teilzeitkräfte verwaltet, deren Arbeitszeiten von denen der Vollzeitkräfte abweichen. Folgender Fall dient als Beispiel: Eine Teilzeitkraft (55%) kommt montags, dienstags, donnerstagsund freitags für jeweils vier Stunden und mittwochs für sechs Stunden. Demnach ist sie montags, dienstags, donnerstags und freitags mit vier Stunden ins Soll zu setzen, mittwochs dagegen mit sechs Stunden. Entgegen des vorher beschriebenen Falles sind nun eine eigene Arbeitszeitgruppe und zwei Arbeitszeitregelungen anzulegen. Hinweis: Weiterhin ist zu beachten, dass in der Arbeitszeitgruppe der Haken Teilzeitfaktor 5
berücksichtigen nicht zu setzen ist, da sonst die verminderte Sollzeit der einzelnen Arbeitszeitregelungen zusätzlich durch den berücksichtigten Teilzeitfaktor verringert wird. Es sind zwei Arbeitszeitregelungen anzulegen, da pro Arbeitszeitregelung eine Sollzeit gesetzt wird: [F6_0005.jpg] AZR mit 4 Stunden Sollzeit Diese Arbeitszeitregelung setzt den Mitarbeiter täglich um vier Stunden ins Soll. 6
Die folgende setzt den Mitarbeiter täglich um sechs Stunden ins Soll: [F6_0006.jpg] AZR mit 6 Stunden Sollzeit Um die Teilzeitkraft wie im obigen Fall täglich ins Soll zu setzen, ist die Zuordnung der Arbeitszeitregelungen in der Arbeitszeitgruppe vorzunehmen: [F6_0007.jpg] Arbeitszeitregelung 7
Die Einführung einer Arbeitszeitregelung ohne Sollzeit (im Beispiel die Arbeitszeitregelung 0) ist notwendig, um die Behandlung aller Wochentage klar definiert zu haben. Vorteile dieser Methode: Individuelle, auf die Teilzeitkräfte zugeschnittenen Arbeitszeitmodelle können gestaltet werden. Einzelne Wochentage können gesondert behandelt werden. Nachteile dieser Methode: Ändert der Mitarbeiter sein Arbeitsverhalten, so sind auch die Arbeitszeitregelungen in der Arbeitszeitgruppe entsprechend zu ändern. Für jeden einzelnen Teilzeitfaktor muss eine Arbeitszeitgruppe mit den dazugehörigen Arbeitszeitregelungen angelegt werden. Auswirkungen auf den Urlaub: Der Urlaubsanspruch richtet sich nach der Anzahl der Arbeitstage in der Woche. Bei fünf Arbeitstagen entspricht er dem Anspruch einer Vollzeitkraft. Ansonsten berechnet er sich nach der Formel: (Urlaub der Vollzeitkraft * wöchentliche Arbeitstage der Teilzeitkraft) : 5 = Urlaub der Teilzeitkraft 2.3 Bei Sollsetzung über einen bestimmbaren Zeitraum Dies ist bei solchen Teilzeitkräften anzuwenden, die mit unregelmäßigen Arbeitszeiten und Arbeitszeiten nach Bedarf tätig sind. Hierbei ist lediglich eine Arbeitszeitregelung anzulegen, in welcher die Sollzeit des Mitarbeiters über einen bestimmten Zeitraum festgelegt wird und je nach Bedarf eine variable Anzahl von Arbeitszeitgruppen, um die Arbeitszeitregelung den Wochentagen zuzuordnen. Hinweis: Wird ein Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum ins Soll gesetzt, so ist für jeder 8
Wochentag mit einer Sollzeit zu versehen, ebenso Wochenenden! Aus diesem Grund sind zumindest zwei Arbeitszeitregelungen anzulegen, wenn der Mitarbeiter über das Wochenende keine Sollzeit erhalten soll: eine, die ihn von montags bis freitags ins Soll setzt und eine, die ihn über das Wochenende nicht ins Soll setzt. Folgender Fall dient als Beispiel: Teilzeitkräfte sind wöchentlich 39 Stunden ins Soll zu setzen, aber nicht samstags und sonntags. Als Grundlage hierfür soll eine Arbeitszeitregelung dienen, die auch solchen Mitarbeitern zugeordnet ist, die samstags und sonntags die Sollzeit gesetzt bekommen. Somit ist nachfolgende Arbeitszeitregelung bereits anzulegen: [F6_0008.jpg] AZR mit wöchentlicher Sollzeit Der Intervall der Sollzeitsetzung ist in den Arbeitszeitregeln frei wählbar in dem Block Sollzeit setzen. Für unseren Beispielsfall beachten Sie, dass das Setzen der Sollzeit samstags und sonntags in dem Reiter Fehlzeit-Behandlung der Arbeitszeitregelung gesetzt ist (Ansicht siehe Bild F6_0011). 9
Ist dem Mitarbeiter an einem anderen Wochentag eine andere Sollzeit zu setzen, so ist eine weitere Arbeitszeitregelung für diesen Wochentag anzulegen. Hinweis: Im Gültigkeitszeitraum der Arbeitszeitgruppe ist diese Arbeitszeitregelung mit dem Datum des ersten Wochentages anzugeben, an dem diese Regelung gelten soll und der Gültigkeitszeitraum endet am gleichen Datum wie die Arbeitszeitregelung der übrigen Tage. Soll der Mitarbeiter am Wochenende nicht arbeiten, so ist eine weitere Arbeitszeitregelung anzulegen, welche ihn samstags und sonntags nicht ins Soll setzt: [F6_0010.jpg] Arbeitszeitregelung ohne Sollzeit Zudem ist zu beachten, dass in den Einstellungen des Reiters Fehlzeitbehandlung die Sollzeit samstags, sonntags und an Feiertagen nicht gesetzt wird: 10
[F6_0011.jpg] Keine Setzung der Sollzeit Ebenso ist die Behandlung von Wochentagen vorzunehmen, an welchen der Mitarbeiter keine Sollzeit gesetzt bekommen soll. Die Arbeitszeitgruppe der Teilzeitkräfte unseres Beispiels ist in der Bestimmung der Arbeitszeitregelungen wie folgt anzulegen: [F6_0012.jpg] Bestimmung der Arbeitszeitregelungen In der ersten Zeile wird der Gültigkeitszeitraum der Arbeitszeitregelung angegeben, welche den Mitarbeiter an den Tagen Montag bis Freitag wöchentlich 39 Stunden ins Soll setzt. In der zweiten Zeile wird die Arbeitszeitregelung vom ersten Tag Ihrer Gültigkeit an angegeben, durch die der Mitarbeiter an Wochenenden nicht ins Soll gesetzt wird. Die Gruppenparameter der Arbeitszeitgruppe sind entsprechend Ihrer Wünsche einzustellen. 11
Vorteile dieser Methode: Die ständigen Änderungen der Tage mit Sollzeit durch unregelmäßige Arbeitszeiten zieht keine Veränderung in der Zuordnung der Arbeitszeitregelung in der Zeiterfassung nach sich. Nachteile dieser Methode: Tage, an denen der Mitarbeiter nicht kommen muss, können als Fehltage ausgegeben werden. Die Saldenanzeige stimmt meist erst am Ende der Woche. Auswirkungen auf den Urlaub: Der Urlaubsanspruch richtet sich nach der Anzahl der Arbeitstage in der Woche. Bei fünf Arbeitstagen entspricht er dem Anspruch einer Vollzeitkraft. Ansonsten berechnet er sich nach der Formel: (Urlaub der Vollzeitkraft * wöchentliche Arbeitstage der Teilzeitkraft) : 5 = Urlaub der Teilzeitkraft 3 Tipps und Tricks Beachten Sie, dass die einzelnen Fehlzeitgründe am Besten auf die Fixzeit auszugleichen sind und dass diese Fixzeit auch in der Arbeitszeitregelung angegeben wird. Um bei Fehlzeitgründen den Mitarbeitern, die z.b. ihre Sollzeit wöchentlich bekommen, einen einzelnen Tag auszugleichen, wird die Fixzeit benötigt. Durch die Angabe der Fixzeit bestimmen Sie den Zeitanteil der Gutschrift (z. B. bei Urlaub, Krankheit, etc.). Aus diesem Grund sollten die Fehlzeitgründe auf die Fixzeit ausgeglichen werden. Soll eine Teilzeitkraft an Wochenenden nicht ins Soll gesetzt werden, aber eine monatliche oder wöchentliche Sollzeit erhalten, so ist die Einstellung der Sollzeitsetzung in der Fehlzeit-Behandlung der Arbeitszeitregelung zu deaktivieren. Ausnahme: s. Beispielsfall unter Punkt 2.3 Bei Sollsetzung über einen bestimmbaren Zeitraum 12