Xpert - Europäischer ComputerPass Peter Wies 1. Ausgabe, Januar 2014 Tabellenkalkulation (mit Excel 2013) XP-EX2013
3 Xpert - Europäischer ComputerPass - Tabellenkalkulation (mit Excel 2013) 3 Mit Formeln arbeiten In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie mit einfachen Formeln Berechnungen durchführen wie Sie Zahlen mit der Funktion SUMME addieren wie Sie Zellbezüge in Formeln verwenden Voraussetzungen Im Tabellenblatt bewegen Daten eingeben Zellinhalte verändern und löschen 3.1 Aufbau und Eingabe von Formeln Grundlagen zu Formeln Formeln sind Berechnungsanweisungen, mit deren Hilfe Sie Daten auswerten können. Formeln lassen sich in eine Zelle oder in die Bearbeitungsleiste eintragen. Standardmäßig zeigt Excel in der Bearbeitungsleiste die Formel und in der Zelle das Ergebnis an. Nach jeder Veränderung in der Tabelle werden automatisch alle Formeln neu berechnet und die Ergebnisse aktualisiert. Formel Formelergebnis Bestandteile einer einfachen Formel Zellbezüge Operator Multiplikation Operator Division Variable Werte Konstante Gleichheitszeichen Zellbezüge Formeln beginnen in Excel immer mit einem Gleichheitszeichen (=). Zellbezüge sind Koordinaten von Zellen, mit deren Inhalt gerechnet wird, beispielsweise A1, B3, F5. Verschiedene Zellbezüge werden in Excel während der Formeleingabe automatisch in verschiedenen Farben dargestellt. Bei Funktionen (einer besonderen Form von Formeln) können Sie Zellbezüge auch für Zellbereiche angeben, z. B. A1:A10 für den Bereich A1 bis A10. 34 HERDT-Verlag
Mit Formeln arbeiten 3 Konstanten Rechenoperatoren Konstanten sind vorgegebene feste Werte, die sich nicht aus einer Berechnung ergeben. Konstante Werte können nur innerhalb der Formel selbst eingegeben oder geändert werden. Beispiele für Konstanten sind Zahlen (z. B. 500 oder 75%) oder Texte (z. B. Auswertung, 2013 ). Folgende Rechenoperatoren stehen in Excel zur Verfügung: + Addition: + - Subtraktion: - * Multiplikation: H + oder B im Ziffernblock / Division: H 7 oder C im Ziffernblock ^ Potenz: ^ Auch in Excel gilt die Regel Punkt- vor Strichrechnung. Um die Reihenfolge von mehreren Berechnungen innerhalb einer Formel festzulegen, werden - wie in der Mathematik üblich - runde Klammern () verwendet, z. B. =(A1+A2)*100. Besonderheiten bei der Eingabe von Rechenoperatoren Wenn Sie in eine Zelle den Rechenoperator + oder - gefolgt von Text eingeben, geht Excel davon aus, dass eine Berechnung durchgeführt werden soll. Entsprechend fügt das Programm automatisch vor dem Operator ein Gleichheitszeichen ein. So wird beispielsweise die Eingabe + Gebühren nach Betätigen von Ü zu =+ Gebühren. In der Zelle erscheint ein Fehlerwert. Wenn Sie möchten, dass der Rechenoperator + bzw. - zusammen mit dem Text in einer Zelle angezeigt wird, beginnen Sie die Eingabe mit einem Hochkomma ' (H #), beispielsweise '+ Gebühren. Soll in einer Zelle Text mit einem vorangestellten Gleichheitszeichen angezeigt werden, z. B. = Ergebnis des Vorjahres, müssen Sie ebenfalls zu Beginn ein Hochkomma ' eingeben, z. B. '= Ergebnis des Vorjahres. Formel eingeben Markieren Sie die Zelle, in der das Ergebnis der Formel angezeigt werden soll. Geben Sie ein Gleichheitszeichen (=) ein. Geben Sie anschließend die Formel ein und schließen Sie die Eingabe ab, z. B. mit Ü. Formel-AutoKorrektur Excel erkennt die häufigsten Fehler bei der Eingabe einer Formel und bietet in einem Dialogfenster einen Korrekturvorschlag an, den Sie mit Ja übernehmen können. HERDT-Verlag 35
3 Xpert - Europäischer ComputerPass - Tabellenkalkulation (mit Excel 2013) Die folgende Tabelle zeigt Beispiele für häufige Fehler bei der Eingabe von Formeln: Fehlerbeschreibung Beispiel Korrekturvorschlag Sie haben zwei Operatoren hintereinander eingegeben. =A1+*B1 =A1+B1 Sie haben einen Zellbezug mit einem Leerzeichen eingetragen. =A 1/B1 =A1/B1 Sie haben zwischen den Ziffern einer Zahl ein Leerzeichen eingegeben. =B4*2 7 =B4*27 Formeln auf dem Tabellenblatt anzeigen (Formelansicht) Standardmäßig werden in einer Tabelle, die Formeln enthält, die Ergebnisse in den bereffenden Zellen angezeigt. Sie können in der Tabelle die Formeln (Formelebene) anstelle der Ergebnisse (Ergebnisebene) einblenden. Das ist z. B. dann hilfreich, wenn Sie nach einer bestimmten Formel suchen oder Formelteile in eine andere Formel kopieren möchten. Klicken Sie im Register FORMELN, Gruppe Formelüberwachung, auf die Schaltfläche. In den Formelzellen werden nun die jeweiligen Formeln eingeblendet. Darüber hinaus werden alle anderen Zellen, die ein besonderes Zahlenformat besitzen (z. B. das Format Buchhaltung), im Standardformat angezeigt. stellen Sie die standardmäßige Tabellen- Durch erneutes Anklicken der Schaltfläche blattansicht wieder her. 3.2 Die Funktion SUMME Was ist die Funktion SUMME? Die Funktion SUMME ist eine spezielle vorgefertigte Formel, mit der Sie schnell Spaltenund Zeilensummen erzeugen können. Berechnung mit dem Operator + Berechnung mit der Funktion SUMME Wenn Sie (Register START, Gruppe Bearbeiten) anklicken, wird die Funktion SUMME in die aktive Zelle und in die Bearbeitungsleiste eingefügt. Dabei interpretiert Excel standardmäßig den zusammenhängenden gefüllten Zellbereich, der direkt an die aktive Zelle anschließt, als Summenbereich. Dieser Bereich wird als Koordinatenvorschlag in die Summenfunktion eingefügt und in der Tabelle durch einen Laufrahmen hervorgehoben. 36 HERDT-Verlag
Mit Formeln arbeiten 3 Funktion SUMME über das Menüband einfügen Markieren Sie die Zelle, in der das Ergebnis der Summenberechnung stehen soll. Klicken Sie im Register START, Gruppe Bearbeiten, auf. Excel schlägt einen Summenbereich vor und blendet eine Infobox mit der Beschreibung des Funktionsaufbaus ein. Laufrahmen für Summenbildung Vorgeschlagener Summenbereich Bestätigen Sie den Vorschlag mit Ü. oder Markieren Sie einen anderen Zellbereich und bestätigen Sie mit Ü. Excel erkennt einen zusammenhängenden Summenbereich nur, wenn keine Leerzellen vorhanden sind. Daher müssen Sie vor der Summenbildung leere Zellen mit Nullen versehen oder während der Summenbildung einen anderen als den vorgeschlagenen Bereich markieren. Fügen Sie nachträglich neue Zellen in den Summenbereich ein, werden diese automatisch mit in den Summenbereich übernommen. Die neue Summe wird sofort berechnet. Funktion SUMME über die Optionsschaltfläche / Schnellanalyse einfügen Spaltensummen erzeugen Markieren Sie den Zellbereich, den Sie summieren möchten, und klicken Sie auf. Klicken Sie auf ERGEBNISSE und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche. durchgeführt, werden die jeweili- Haben Sie Berechnungen mithilfe der Schnellanalyse gen Ergebnisse automatisch fett formatiert. HERDT-Verlag 37
3 Xpert - Europäischer ComputerPass - Tabellenkalkulation (mit Excel 2013) Zeilensummen erzeugen Markieren Sie den Zellbereich, den Sie summieren möchten, und klicken Sie auf. Klicken Sie auf ERGEBNISSE und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche. Laufende Summen erzeugen Sie haben beispielsweise in einer Tabelle für jeden Monat die Anzahl der Besucher Ihrer Webseite erfasst. Nun möchten Sie für die einzelnen Monate ermitteln, wie viele Besucher Ihre Webseite bis dato insgesamt hatte. Die entsprechenden Werte berechnen Sie mithilfe einer laufenden Zeilensumme: Markieren Sie innerhalb einer Spalte den Zellbereich, für den Sie eine laufende Summe berechnen möchten, und klicken Sie auf. Wählen Sie ERGEBNISSE, klicken Sie am rechten Rand der eingeblendeten Liste auf und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche. In einem Teil der Ergebniszellen erkennt Excel vermeintliche Fehler, da in den dortigen Formeln nicht alle angrenzenden Zellen berücksichtigt werden. Die entsprechenden Zellen werden mit einem grünen Dreieck in der linken oberen Ecke gekennzeichnet. Entsprechend lassen sich mithilfe einer laufenden Spaltensumme Werte summieren, die Sie zeilenweise erfasst haben: 38 HERDT-Verlag
Mit Formeln arbeiten 3 Markieren Sie innerhalb einer Zeile den Zellbereich, für den Sie eine laufende Summe berechnen möchten, und klicken Sie auf. Wählen Sie ERGEBNISSE und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche. 3.3 Zellbezüge durch Zeigen in Formeln einfügen Zellbezüge in Formeln verwenden Eine Zelle Zellbereiche Ein Zellbezug wird durch den Spaltenbuchstaben und die Zeilennummer angegeben (beispielsweise C5, F9, A3, H38). Der Zellbezug eines Zellbereichs wird durch die erste und letzte Zelle, getrennt durch einen Doppelpunkt, dargestellt. Zellbereiche werden für Funktionen benötigt, beispielsweise zur Berechnung von Summen. Beispiel für mehrere Zellen einer Spalte: A1:A3 Beispiel für mehrere Zellen einer Zeile: A3:B3 Beispiel für Zellen mehrerer Zeilen und Spalten: A1:B3 Zellbezüge durch Zeigen eingeben Bei der direkten Eingabe der Zellbezüge in Formeln besteht die Gefahr, dass eine Formel durch Tippfehler falsche Spaltenbuchstaben bzw. Zeilennummern enthält. Excel bietet deshalb eine sicherere Methode zur Eingabe der Zellbezüge: Sie können Zellbezüge durch Zeigen mit der Maus festlegen, statt hierfür die Tastatur zu verwenden. HERDT-Verlag 39
3 Xpert - Europäischer ComputerPass - Tabellenkalkulation (mit Excel 2013) Beginnen Sie die Formeleingabe wie gewohnt. Sie möchten in die Formel einen Bezug auf eine einzelne Zelle einfügen einen Bezug auf einen Zellbereich einfügen Klicken Sie die Zelle an, deren Zellbezug Sie in der Formel verwenden möchten. Die Koordinaten der Zelle werden in die Formel eingefügt. Die Zelle wird in der Tabelle durch einen Laufrahmen gekennzeichnet. Zellbezug und zugehöriger Laufrahmen werden durch die Zuweisung einer Farbe hervorgehoben. Markieren Sie den entsprechenden Zellbereich mit der Maus. Zellbezüge auf mehrere unabhängige Zellen einfügen Halten Sie S gedrückt und klicken Sie die gewünschten Zellen nacheinander an. Vervollständigen Sie die Formel durch Eingabe der benötigten Operatoren und durch Zeigen weiterer Zellen und drücken Sie abschließend Ü. Wenn Sie eine falsche Zelle markiert haben, können Sie den betreffenden Zellbezug mit R wieder aus der Formel entfernen. 3.4 Formeln bearbeiten Formeln ändern Klicken Sie doppelt auf die Zelle mit der Formel, die Sie bearbeiten möchten. Ändern Sie die Formel. Sie können die Formel einer zuvor markierten Zelle auch in der Bearbeitungsleiste ändern. Zellbezüge in einer Formel schnell mit der Maus ändern Klicken Sie doppelt auf die Zelle mit der Formel, die Sie bearbeiten möchten. Die Größe eines in der Formel verwendeten Zellbereichs ändern Sie folgendermaßen: Rahmen an einem der Eckanfasser ( ) auf die gewünschte Größe ziehen 40 HERDT-Verlag
Mit Formeln arbeiten 3 Vorhandene Zellbezüge lassen sich so ersetzen: Rahmen des Zellbezugs, der ersetzt werden soll, auf die gewünschte Zelle ziehen 3.5 Schnellübersicht Sie möchten einfache Formeln eingeben die Summenfunktion nutzen Zellbezüge zeigen eine Formel ändern Gleichheitszeichen (=) einfügen, Zellbezüge mit den gewünschten Rechenoperatoren eingeben, Ü Register START, Gruppe Bearbeiten, oder Zellbereich markieren, der summiert werden soll,, ERGEBNISSE, Schaltfläche der gewünschten Summenfunktion anklicken Zellbezüge bei der Formeleingabe mit der Maus durch Anklicken der Zelle bzw. Markieren des Zellbereichs festlegen Doppelklick in die Zelle oder bei markierter Zelle " betätigen, Änderungen vornehmen, Ü 3.6 Übung Umsatzzahlen auswerten Level Zeit ca. 10 min Übungsinhalte Übungsdatei Ergebnisdatei Funktion SUMME einsetzen Einfache Formeln erstellen Umsatzzahlen Umsatzzahlen-E Öffnen Sie die Übungsdatei Umsatzzahlen. Ermitteln Sie den Jahresumsatz in der Zelle B6 mit der Funktion SUMME. Berechnen Sie die Werte in Spalte C, indem Sie den Umsatz des jeweiligen Quartals durch den Jahresumsatz teilen und mit 100 multiplizieren. Fügen Sie dabei die Zellbezüge durch Zeigen in die entsprechenden Formeln ein. Speichern Sie die Arbeitsmappe unter dem Namen Umsatzzahlen-E. HERDT-Verlag 41