Debitoren & Verkauf Benutzerhandbuch Microsoft Dynamics NAV 5.00 / 2009 CH Klassische Benutzeroberfläche
Benutzerhandbuch Debitoren & Verkauf Microsoft Dynamics NAV 5.00 / 2009 CH Klassische Benutzeroberfläche
Informationen zum Inhalt Das in diesem Buch enthaltene Programmmaterial ist mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art verbunden. Autor und Verlag übernehmen folglich keine Verantwortung und werden keine daraus folgende oder sonstige Haftung übernehmen, die auf irgendeine Art aus der Benutzung dieses Programmmaterials oder Teilen davon entsteht. Der Inhalt des Handbuches kann ohne vorherige Ankündigung bei Bedarf geändert werden. Obwohl wir bestrebt sind, den Handbuch- Inhalt so informativ wie möglich und aktuell zu halten, sind Fehler und Unterlassungen nicht ganz zu vermeiden. Für Verbesserungsvorschläge sind Autoren und Verlag dankbar. Warenzeichen Die in diesem Buch erwähnten Software- und Hardwarebezeichnungen sind in den meisten Fällen auch eingetragene Marken und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen. Copyright Das Werk, einschliesslich aller Teile, ist uheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung ausserhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigung, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Publikation Druckerei Odermatt, November 2009 Version 5.0 / 2009 CH, Klassische Benutzeroberfläche Alle Rechte vorbehalten. Weitere Publikationen finden Sie unter www.navibooks.com. Druck und Verlag Druckerei Odermatt, Dorfplatz 2, 6383 Dallenwil
Inhalt Kapitel 1 Einführung Verkauf & Marketing 5 Einleitung 6 Programm-Module 8 Menüaufbau des Moduls 10 Integration im Gesamtsystem 12 Kapitel 2 Stammdaten und Debitoren einrichten 15 Debitoren & Verkauf Einrichtung 16 Debitoren Stammdaten 24 Kapitel 3 Verkäufe erfassen 45 Grundlagen Verkaufsbeleg 46 Möglichkeiten der Fakturierung 50 Kapitel 4 Verkaufspreise 53 Übersicht Preis- und Rabattsystem 54 Standard Verkaufspreis 55 Alternative Preise 56 Zeilenrabatte 59 Kapitel 5 Von der Offerte zur Rechnung 69 Grundlagen 70 Aufbau eines Verkaufsbelegs 71 Verkaufsbelege bearbeiten 85 Funktionalitäten der Offerte 96 Teillieferung und -rechnung im Verkauf 100 Belege drucken 113 Kapitel 6 Buchen im Verkauf 117 Einleitung 118 Posten bei der Rechnungsbuchung 122 Rundungsdifferenzen buchen 129 Buchungen stornieren 131 Stapelbuchen 135 Kapitel 7 Spezialbelege und -funktionen 139 Rahmenauftrag 140 i
Inhalt Fakturieren in mehreren Währungen 143 Sammelrechnungen 147 Gutschriften 152 Verkauf Reklamationen 155 Reservationen 163 Direktlieferung und Spezialauftrag 168 Lieferterminzusagen 174 Artikeltracking mit Serien- und Chargennummern 178 Beleggenehmigung 181 Kapitel 8 Zahlungen erfassen 187 Grundlagen 188 Ausgleichsmethoden 189 Buchen von Debitorenzahlungen 194 Debitorenposten ausgleichen 202 Skonto 218 Vorauszahlungen 227 Geschäftsfälle 233 Kapitel 9 Elektronischer Zahlungsverkehr 237 Funktionsübersicht ESR 238 ESR Stammdaten und Vorbereitungen 242 ESR Rechnung drucken 248 Zahlungseingang ESR 250 LSV Funktionsübersicht 254 LSV Stammdaten und Vorbereitungen 258 LSV Einzug 265 Kapitel 10 Mahnwesen 277 Grundlagen Mahnwesen 278 Stammdaten Mahnwesen 279 Verzugszinsen 302 Kapitel 11 Analyse & Budget 315 Analyse & Berichtswesen 316 Erstellen von Analysenberichten 317 ii
Inhalt Verkaufsbudgets 333 iii
Inhalt iv
Kapitel 1 Einführung Verkauf & Marketing Das Modul Verkauf & Marketing beinhaltet alle wichtigen Funktionen, um die Debitoren, die Auftragsbearbeitung und den Zahlungsverkehr optimal zu verwalten. Von der Offerte mit Offertvarianten bis hin zur Rechnung oder Rücksendung/Gutschrift können Dokumente beliebig kopiert und bearbeitet werden. Als Einstieg in das Handbuch Verkauf & Marketing finden Sie in diesem Kapitel wichtige Informationen zu Aufbau und Integration dieses Modules: Diese Themen werden im vorliegenden Kapitel behandelt: Einleitung Programm-Module Menüaufbau des Moduls Integration im Gesamtsystem Einfluss auf Lager-Disposition
Kapitel 1. Einführung Verkauf & Marketing 1.1 EINLEITUNG Waren und Dienstleistungen in der gewünschten Qualität termingerecht auszuliefern und damit Geld zu verdienen ist wohl das Ziel fast jeder Unternehmung. Stellen wir uns einmal vor, welche Aktivitäten notwendig sein könnten bis der Kunde die Lieferung erhält und bis wir die Zahlung des Debitors erhalten haben: Nach einer Lagerbestandesprüfung kann der Auftrag ganz oder teilweise ab Lager geliefert werden, oder die Artikel müssen beim Lieferanten oder in der Produktion beschafft werden. Bei Dienstleistungsunternehmen müssen die nötigen Ressourcen auf deren Verfügbarkeit geprüft werden. Der Lieferant oder die Fertigungsabteilung liefert die Ware an unser Handelslager. Von dort wird die Kundenbestellung komplett oder in Teilen ausgeliefert und fakturiert. Im Fall dass der Kunde die Qualität der Lieferung bemängelt, senden wir eine Ersatzlieferung. Für Produkte die gewartet werden, kann der Kunde ein After-Sales- Services-Vertrag abschliessen. Kommt der Kunde mit der Zahlung in Verzug werden wir ihn mit einem Kontoauszug oder mit einer Mahnungen darüber informieren. Die Zahlung des Debitoren wird via ESR-File bequem eingelesen, kontrolliert und verbucht. Und so weiter und so fort... Es bestehen also eine Reihe von zusammenhängenden Ereignissen ausgehend von einem Verkaufsauftrag, die in einer integrierten Lösung wie Microsoft Dynamics NAV gut überblickt werden können. Dabei haben wir die Abläufe des Einkaufs oder der Produktion nicht näher betrachtet. 6
1.1 Einleitung Die Businesslösung Microsoft Dynamics NAV Microsoft Dynamics NAV (ehemals Microsoft Business Solutions- Navision) ist eine Business-Lösung welche exakt auf die vielfältigen Bedürfnisse wachsender mittelständischer Unternehmen zugeschnitten. Sie basiert auf den bewährten Grundsätzen Einfachheit, Flexibilität und Innovation. Microsoft Dynamics NAV ist schnell zu implementieren, leicht anzupassen, einfach zu bedienen und zu pflegen. Das vorliegende Handbuch basiert auf den Standardmodulen der Schweizer Landesversion und führt den Benutzer schrittweise in die entsprechende Thematik ein. Beachten Sie, dass Terminologie und Funktionalität im Handbuch - durch individuelle Kundenanpassungen oder durch Versionsunterschiede - zur installierten Version abweichen können. 7
Kapitel 1. Einführung Verkauf & Marketing 1.2 PROGRAMM-MODULE Jede Unternehmung hat unterschiedliche Anforderungen an ein Verkaufsmodul. Microsoft Dynamics NAV besteht aus verschiedenen Programm-Modulen. Kurzbeschreibung der Programm-Module In der Liste sind die Programm-Module für Verkauf & Marketing aufgeführt. Ausführliche Informationen zu diesen und weiteren Modulen erhalten Sie von Ihrem Microsoft Dynamics NAV Partner. Modul Basismodul Verkauf Fakturierung Verkauf Auftragssteuerung Rechnungsrabatt Verkauf Zeilenrabatt Kurzbeschreibung Einrichten von Debitorstammdaten (wie Verkäufer, Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen, Länder, Sprachen etc.), Rechnungen und Gutschriften über Erfassungsjournale erfassen und buchen, Zahlungseingänge buchen, Offene Posten verwalten, Mahnwesen, beliebig viele Währungen pro Debitor. Verkaufsbelege für Rechnung und Gutschrift, Artikel und Leistungen detailliert zusammenstellen, Barverkäufe, mehrere MWSt Sätze pro Beleg. Fakturierung mit Offerten und Aufträgen, Offerte in Auftrag übernehmen, Verkaufsmengen im Lager provisorisch reservieren, Teillieferungen und Teilrechnungen, Direktlieferungen, Reservation. Preisnachlass auf Basis des Auftragsvolumens, Rabattstaffel pro Debitor oder Debitorengruppe definieren, Rabatte auf separate Fibukonten buchen, Mindermengenzuschlag. Rabattstrukturen für einzelne Kunden, Kundengruppen und Artikelgruppen festlegen. Rabatt kann mit Rechnungsrabatt und individuellen Preisen kombiniert werden. 8
1.2 Programm-Module Modul Verkauf alternative Preise Kampagnen Verkaufspreise Alternative Lieferadressen Lieferterminzusage Spediteure Retourenverwaltung Verkauf Offertverwaltung (SwissModule) ESR (SwissModule) LSV / DebitDirect (SwissModule) EBPP (Electronic Bill Presentment & Payment) Kurzbeschreibung Pro Artikel alternative Verkaufspreise für einzelne oder alle Debitoren, bestimmte Debitorenpreisgruppen, Einheiten, Varianten, Mindestmengen und weiteren definieren. Verknüpfung von Verkaufspreisen und Zeilenrabatten mit Kampagnen. Beliebig viele Lieferadressen pro Debitor verwalten (Seite 78). Frühest möglicher Liefertermin für Artikelzeilen eines Verkaufsauftrags berechnen (Seite 174). Lieferungen einem Spediteur zuordnen, Lieferung mit Trackingnummer via Internet verfolgen (Seite 39). Falsch gelieferte oder defekte Waren wieder einlagern und über Ersatzlieferungen und Gutschriften korrigieren (Seite 155). Erweiterte Funktionalität im Offertwesen mit Offertvarianten (Seite 96). ESR und ESR+ Einzahlungsscheine drucken und von Post oder Bank gemeldete Zahlungseingänge ab Datei einlesen und buchen (Seite 237). Debitorenrechnungen "einziehen" mit System LSV der Schweizer Banken sowie DebitDirect von Postfinance (Seite 254). Mit dem EBPP-Modul können Sie Verkaufsrechnungen erstellen, welche anschliessend elektronisch versendet und empfangen werden können. 9
Kapitel 1. Einführung Verkauf & Marketing 1.3 MENÜAUFBAU DES MODULS Im Hauptmenü unter Verkauf & Marketing finden Sie verschiedene Menüpunkte. Je nach Aufgabengebiet und Benutzerrechten haben Sie Zugriffe auf diese Menüs. Der Navigationsbereich soll Benutzern einen intuitiven Zugang zu Belegen, Berichten und Funktionalitäten ermöglichen, indem eine Oberfläche verwendet wird, die der in Microsoft Outlook sehr ähnlich ist. Der Navigationsbereich wurde in die Anwendungsbereiche unterteilt, die die Rollen und Aufgaben der Mitarbeiter widerspiegeln. Das separate Fenster sowie die Baumstruktur ermöglichen den Benutzern Zugriff auf Menüoptionen, ohne Fenster schliessen zu müssen, in denen sie arbeiten. Mehr über den Navigationsbereich erfahren Sie im Einführungshandbuch. 10
1.3 Menüaufbau des Moduls Kurzbeschreibung der Menüpunkte Die verschiedenen Menüpunkte werden Sie je nach Aufgabengebiete intensiver oder vielleicht gar nicht verwenden. Welche Menüs Sie verwenden können, ist auch von Ihren Zugriffsrechten abhängig. Hier ein Kurzbeschrieb der Möglichkeiten in den einzelnen Menüpunkte: Menüpunkt Verkauf Auftragsabwicklung Marketing Lager & Preise Analyse & Berichtswesen EBPP Historie Einrichtung Beschreibung Verwaltung der Stammdaten wie Debitoren, Verkäufer, Team, Kontakte etc. Verkaufsbelege erfassen oder kopieren mit beliebig vielen Verkaufszeilen, drucken von Belegen Wird im Handbuch Marketing beschrieben. Artikel, Katalogartikel, VK-Preisvorschläge, Belege Budget, Analyseberichte, Absatzplanung Aufbereitung von Rechnungen und Gutschriften im xml- Format für den Versand an Paynet oder Yellowbill. Empfang von Rechnungen und Gutschriften. Gebuchte Belege für Nachdruck, Navigation von Daten Alle wichtigen Stammdaten wie Zahlungsbedingungen, Verkäufer, Rabattgruppen, usw. Tipps Sollten Sie eine Zugriffsmeldung beim Anklicken eines Menüs erhalten, kann dies folgende Ursachen haben: Das mit dem Menü verbundene Modul ist nicht lizenziert. Ihre Benutzerrechte erlauben keinen Zugriff auf dieses Menü. 11
Kapitel 1. Einführung Verkauf & Marketing 1.4 INTEGRATION IM GESAMTSYSTEM Das Modul Verkauf & Marketing ist ein Teil der Gesamtlösung von Microsoft Dynamics NAV. Die einzelnen Module sind miteinander verknüpft, was den Zugriff auf Informationen aus anderen Modulbereichen jederzeit gewährleistet. Wollen Sie beispielsweise Artikel verkaufen, muss der Artikelstamm mit den relevanten Daten vorhanden sein. Sollen Debitorenzahlungen elektronisch via ESR abgewickelt werden, müssen entsprechende Informationen im ESR-Modul vorhanden sein. Folgende Module spielen mit dem Modul Verkauf & Marketing zusammen: Integration Fibu Das Fibu Basismodul ist die Grundvoraussetzung für den Einsatz aller weiteren Module. Nachfolgend sind die wichtigsten Punkte zur Verbindung mit dem Modul Verkauf & Marketing erklärt: Erfolgswirksame Buchungen werden via Debitorenbuchungsgruppe in der Fibu abgelegt. Währungen werden in der Fibu verwaltet und den Debitoren zugeordnet. Verkaufsbelege können neben Artikel und Ressourcen auch Fibukonten enthalten. Kostenstellen- und Kostenträger-Informationen sowie weitere Dimensionen werden in der Fibu verwaltet und in den Verkaufszeilen zugeordnet. Informationen zur Rechnungsrundung in Verkaufsbelegen werden in der Fibu Einrichtung festgelegt. Zeilenrundungen werden in den Debitoren & Verkauf Einr. verwaltet. Mehrwertsteuersätze aus der Fibu werden über die MWST Buchungsmatrix festgelegt. 12
1.4 Integration im Gesamtsystem Integration Lager Das Modul Lager umfasst alle relevanten Informationen, um Ihre Produkte und Dienstleistungen zu identifizieren. Artikel und Debitoren können verknüpft werden, damit zum Beispiel immer die korrekten Preise, abhängig von Mengenstaffeln verwendet werden. Weitere Verknüpfungen im Artikelstamm: Vorhandene Reservationen Lagerbestand / Verfügbarkeit Ersatzartikel Lagerorte Lieferanten Tracking für Serien- und Chargennummern Integration Einkauf Nicht immer kann ab Lager geliefert werden, oft werden Produkte gar nicht am Lager geführt. Deshalb ist die Verbindung zu diesem Modul sehr wichtig. Vielfach werden die Artikel direkt vom Lieferanten zum Kunden befördert. Die Integrationsvorteile dieses Moduls: Auftragszeilen mit Einkaufszeilen verbinden Geplante Zugänge aufgrund von Bestellzeilen sind in Verkaufszeilen ersichtlich Bestellvorschlag aufgrund der Bedarfssituation im Verkauf Lagereingang mit Chargen- /Seriennummer Integration Marketing CRM liegt in aller Munde, aber wie wird dieses Modul im Gesamtsystem genutzt? Hier ein paar Beispiele: Marketingadressen und Debitorkarten abgleichen, Informationen zum Debitoren sind im Marketing ersichtlich Buchungen und Belegdrucke für Debitoren werden im Marketing registriert und dann für Marketingzwecke weiterverarbeitet 13
Kapitel 1. Einführung Verkauf & Marketing Änderungen werden beidseitig im Verkauf und Marketing sofort aktualisiert Kommunikation mit Email, Word, Outlook und Telefon Einfluss der Dimensionen Die Dimensionen ermöglichen erweiterte Gesichtspunkte bei der Analyse von Fibubuchungen. Dimensionen sind frei definierbare Bereiche zu denen auch die Kostenstellen und Kostenträger gehören. Sie können die Dimensionen beliebig einsetzen um Analysen basierend auf Verkäufer, Länder, Unternehmensgruppen, Marketingkampagnen und vielen weiteren Kriterien zu gewinnen. Ausführliche Infos zu den Dimensionen erfahren Sie im Fibu Handbuch. Einfluss auf Lager-Disposition Produkte können oft nicht sofort ausgeliefert werden, da diese nicht oder nur teilweise lagerhaltig sind. Vielfach möchte der Kunde die Lieferung zu einem bestimmten Lieferdatum in der Zukunft. In anderen Fällen ist der Liefertermin eine Annahme basierend auf den Lieferzeiten des Lieferanten. Welche Bestände sind an welchem Ort vorhanden, und von welchem Lager decken wir einen aktuellen Bedarf? Sich dauernd verschiebende Lagerbestände aufgrund von geplanten und effektiven Ein- und Ausgängen erfordern einen guten Überblick der Bestände und eine äusserst genaue Datenerfassung. Artikelreservation Das Reservieren von Artikeln ist eine Funktion des Moduls Basis Lager. Mit dem Reservationssystem können wir eine systemmässige Verbindung zwischen Verkaufszeile, Lagerposten und Einkaufszeile vornehmen. Wir halten sozusagen schützend die Hand auf diese Bestände und verhindern, dass der Bedarf durch andere Aufträge verbraucht wird. 14
Kapitel 2 Stammdaten und Debitoren einrichten Bevor mit dem Modul Verkauf & Marketing gearbeitet werden kann, müssen verschiedene Stammdaten eingerichtet werden. In diesem Kapitel lernen Sie die notwendigen Vorarbeiten kennen. Es werden folgende Themen behandelt: Debitoren & Verkauf Einrichtung Debitoren Stammdaten
Kapitel 2. Stammdaten und Debitoren einrichten 2.1 DEBITOREN & VERKAUF EINRICHTUNG In diesem Fenster werden die Basisinformationen zum Anlegen von Lieferungen und Rechnungen sowie die Numerierung von Belegen festgelegt. Wenn Sie neu mit Microsoft Dynamics NAV arbeiten, können Sie davon ausgehen, dass diese Einrichtungen bereits vorgenommen wurden. Änderungen in diesem Fenster sollten nur durch autorisierte Personen durchgeführt werden. Felder Debitoren & Verkauf Einrichtung Nachfolgend finden Sie eine Kurzbeschreibungen oder Verweise auf wichtige Themen: Feld Beschreibung Rabattbuchung siehe auf Seite 65 Kreditlimitenwarnung siehe auf Seite 32 Bestandeswarnung siehe auf Seite 93 Liefersperre bei neg. Bestand Lieferschein b. VK- Rechnung siehe auf Seite 93 siehe auf Seite 49 16
2.1 Debitoren & Verkauf Einrichtung Feld Liefersch. bei Lief. und Rech. Rücksendung bei Gutschrift Rechnungsrundung Ext. Belegnr. erforderlich Währungsausgleich Logoposition auf Belegen Bem. Rahmenauf. in Auftr. kop. (und folgende Felder) MWST-Differenz zulassen Rechnungsrab. berechnen Beschreibung Die Lieferung und Fakturierung eines Verkaufsauftrages kann in einem Arbeitsgang erfolgen. Wenn Sie diese Option aktivieren, werden Lieferschein und Rechnung gedruckt, andernfalls nur die Rechnung. Bei der Erstellung der Rechnung aus dem Fenster Rechnung wird normalerweise nur die Rechnung gedruckt. Bei Aktivierung dieses Feldes wird auch der Lieferschein erstellt. Wenn ein Häkchen gesetzt ist, wird zusätzlich zu einer gebuchten Verkaufsgutschrift automatische eine gebuchte Rücksenung erstellt, sobald die Gutschrift gebucht wird. Ein Häkchen in diesem Feld bedeutet, dass die Beträge in der Verkaufsrechnung gerundet werden. Die Rundungsregel ist in der Fibu Einrichtung (Mandantenwährung) resp. auf der Währungstabelle (sämtliche Fremdwährungen) hinterlegt. siehe auf Seite 73 In diesem Feld wird hinterlegt, welche Währungen miteinander ausgeglichen werden dürfen. Vorzugsweise wird hier Alle gewählt. In diesem Feld können Sie die Logopositionen für die Verkaufsofferte, -auftragsbestätigung, -rechnung sowie - lieferschein definieren. Ein Häkchen bedeutet, dass die Bemerkungen jeweils in den nachfolgenden Auftrag übernommen werden. Wird in diesem Feld ein Häkchen gesetzt, so dürfen die MWSt-Beträge in den Verkaufsbelegen manuell angepasst werden. siehe auf Seite 63 17
Kapitel 2. Stammdaten und Debitoren einrichten Feld Rech. Rab. pro MWST- ID ber. Einst.-Pr.-Rückverfolg. notw. Offerten autom. neu berechnen Vorauszahlung beim Buchen prüfen Zeile Betragsrundung (MW) Rech. Rund. Betrag zu MWST addieren Beschreibung Wird in diesem Feld ein Häkchen gesetzt, so werden die Rechnungsrabatte pro MWST ID berechnet und nicht gesamthaft auf den Rechnungsbetrag. siehe auf Seite 160 Bei der Aktivierung diesesr Option werden alle Zeilen der Offerte automatisch neu berechnet. Sie haben pro Auftrag auch die Möglichkeit, diesen Prozess manuell über die Funktion Zeilen neu berechnen anzustossen. Ein Häkchen bedeutet, dass Microsoft Dynamics NAV es nicht erlaubt, einen Auftrag auszuliefern oder zu fakturieren, solange noch unbezahlte Vorausrechnungen offen sind. Mit diesem Feld wird festgelegt, wie der Betrag ohne MWST in den einzelnen Verkaufszeilen gerundet wird. Diese Einstellung ist nur für die Mandatenwährung gültig. Die Einstellung für die Fremdwährungen erfolgt in der Währungstabelle. siehe Beispiel auf Seite 129 18
2.1 Debitoren & Verkauf Einrichtung Debitorenkarte Die Verwaltung der Debitoren ist einer der wichtigsten Aufgaben in der Gesamtlösung. Die Debitorenkarte ist in verschiedene Register eingeteilt. Nebst Adresse und Kontaktperson sind folgende Informationsbereiche abrufbar: Liefer- und Rechnungsadresse Zahlungs- und Lieferbedingungen Debitorenposten Buchungsgruppe für die Verbindung in die Fibu Rabattgruppen Statistik Bankkonten Offene Aufträge Rückstände und weitere Bestimmte Felder müssen ausgefüllt werden, andere werden bei Bedarf oder ohne Einfluss des Benutzers automatisch ausgefüllt. 19
Kapitel 2. Stammdaten und Debitoren einrichten Pflichtfelder Es gibt nur wenige Felder, die, wenn sie nicht ausgefüllt sind, beim Erfassen von Verkaufsbelegen eine Warnung verursachen. Folgende Informationen müssen auf der Debitorenkarte vorhanden sein: Nummer Buchungsgruppen MWST Ausgleichsmethode Debitoren erfassen und bearbeiten Bevor ein neuer Debitor angelegt wird, sollte überprüft werden ob dieser bereits existiert. Nutzen Sie dafür die verschiedenen Such- und Filtermöglichkeiten. Debitoren erfassen Jeden Debitoren, den Sie erfassen, erhält eine eindeutige Debitornummer. Abhängig von der Nummernserie für Debitoren können Sie diese Nummer manuell oder automatisch vergeben lassen. Die Nummernserie für Debitoren legen Sie unter Finanzmanagement, Einrichtung, Nummernserie fest. Wie Nummernserien erfasst werden, erfahren Sie im Fibu Handbuch. Welche Nummernserie für Debitoren verwendet werden soll, legen Sie unter Verkauf & Marketing, Einrichtung, Debitoren & Verkauf Einrichtung im Register Numerierung fest. Debitoren können auf verschiedene Arten erfasst werden: Manuell auf der Debitorenkarte Durch Kopieren eines ähnlichen Debitors In Offerten mit Debitorenvorlage Auf der Adresskarte im Modul Marketing mit der Funktion Erstellen als 20
2.1 Debitoren & Verkauf Einrichtung Beispiel Debitor erfassen Erfassen Sie folgenden Debitor neu: 1 Wählen Sie Verkauf & Marketing, Verkauf, Debitoren. Die Debitorenkarte mit einem Debitor wird angezeigt. 2 Fügen Sie einen neuen Datensatz ein und erfassen die folgenden Felder: Nummer: 80000 Name: Franz Meier AG Adresse: Industriestr. 345 Adresse 2: Postfach 1045 PLZ/Ort: 1000 Lausanne Ländercode: leer Kreditlimite: 2000 Verkäufercode: Ihre Initialen, 5% Provision Lieferbedingungscode: abgeholt Geschäftsbuchungsgruppe: CH MWST Geschäftgruppe: CH Debitorenbuchungsgruppe: INLAND Zahlungsbedingungscode: Netto innert 21 Tagen Zahlungsform: Bar Währungscode: leer Sprachcode: FRS Tipps Legen Sie einen Muster Debitor mit kompletter Adresse in einem speziellen Nummernkreis an, damit sich die Benutzer beim Erfassen neuer Adressen daran orientieren können. Debitoren bearbeiten Das Bearbeiten der Debitorenkarte beinhaltet alle Änderungen in einem oder mehreren Feldern auf der Debitorenkarte. Die Folgen einer Änderung sind unterschiedlich und hängen davon ab, welche Felder davon betroffen sind. Beachten Sie auf jeden Fall, dass wenn Sie beispielsweise die Zahlungsbedingungen ändern, dies nicht automatisch in Aufträgen nachgeführt wird. 21
Kapitel 2. Stammdaten und Debitoren einrichten Besteht eine Verbindung zwischen der Debitoren- und Adressverwaltung und ändern Sie in der einen oder anderen Tabelle, dann werden diese Änderungen sofort nachgeführt. Wenn Sie eine Änderung auf der Debitorenkarte vornehmen, wird das Datum im Feld Aktualisiert am angepasst. Das Feld Ausgleichsmethode enthält eine Grundregel für die Behandlung von Debitorenzahlungen. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie auf Seite 189. Debitoren löschen Es gibt verschiedene Gründe warum ein Debitor gelöscht wird: Debitor wurde irrtümlicherweise doppelt erfasst Debitor ist seit Jahren inaktiv, konkurs oder wurde aufgelöst usw. Beachten Sie folgendes vor dem Löschen von Debitoren: Debitoren mit offenen Posten, ungebuchten Offerten, Verkaufsaufträgen, Rechnungen oder Gutschriften können nicht gelöscht werden. Es können nur einzelne Debitoren gelöscht werden. Löschen Sie gezielt, beispielsweise anhand dem Datumsfeld Aktualisiert am der Debitorenkarte oder dem Buchungsdatum des letzten Rechnungspostens. Anstatt einen Debitor zu löschen, treffen Sie im Feld Gesperrt eine Auswahl. So bleiben Statistik, Posten, Bemerkungen usw. bestehen, aber es können keine neue Aufträge erfasst werden. Weisen Sie diesem inaktiven Debitor eventuell eine spezielle Debitorenbuchungsgruppe zu. Debitorenliste drucken Damit Sie Ihre Eingaben schwarz auf weiss prüfen können, haben Sie die Möglichkeit die Debitoren auf Papier auszugeben. Wählen Sie Verkauf & Marketing, Verkauf, Berichte, Debitoren, Berichte Debitoren, 22
2.1 Debitoren & Verkauf Einrichtung Informationen Einr., Liste um die Debitorenliste ausdrucken. Der Bericht kann mit verschiedenen Optionen ausgegeben werden. Auf Knopfdruck erhalten Sie eine Liste, wenn Sie in der Debitorenliste (F5 auf der Debitorenkarte) das Word-Icon anklicken: 23