Scopevisio ABRECHNUNG Rechnungen auf Englisch Inhalt
1.Einleitung...3 1.Ein Beleglayout erstellen...3 2.Einstellungen in Scopevisio vornehmen...4 2.1Einstellungen im Produktkatalog...4 2.2Einstellungen an den Belegpositionen...5 2.3Einheiten übersetzen...5 2.4Spracheinstellung im Rechnungsempfänger...5 3.Die Rechnung vorbereiten...6 3.1Textbausteine für die Rechnung...6 3.2Rechnungslayout importieren...6 3.3Regeln für Rechnungen erstellen...6 4.Einzelne Rechnungen schreiben...8 2.Rechnungslauf ausführen...8 Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 2
1.Einleitung Sie können die Belege von Scopevisio ABRECHNUNG Angebote, Rechnungen usw., aber auch Mahnungen aus Scopevisio FINANZEN, in Fremdsprachen generieren. Wie das funktioniert, wird im Folgenden am Beispiel einer englischsprachigen Rechnung erklärt. Sie können maximal fünf Sprachen anlegen, die das lateinische Alphabet verwenden. Wenn Sie zusätzliche Sprachen aktivieren möchten, wählen Sie Global > Stammdaten > Sprachen und Textbausteine > Sprachen für Auftragsbelege bearbeiten. Mit einem Klick auf Hinzufügen können Sie zusätzliche Sprachen anlegen. 1.Ein Beleglayout erstellen Normalerweise möchten Sie nicht nur eine einzige Rechnung auf Englisch erstellen, sondern gleich mehrere. Für diesen Zweck erstellen Sie ein Beleglayout in Englisch, dessen Textbausteine aus den jeweiligen Systemdaten befüllt werden. Damit können Sie englische Rechnungen zukünftig per Knopfdruck generieren. Wählen Sie Global > Stammdaten > Beleglayouts und wählen Sie Beleglayout individuell erstellen und öffnen Sie aus der Liste der Beispiellayouts z. B. ein Layout für Rechnung. Dieses können Sie mit Ihrem Briefkopf und -fuß ausstatten und auf Englisch umformulieren, etwa so: Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 3
Die Angaben in geschweiften Klammern { } sind Textbausteine. Diese werden separat auf Englisch formuliert. Wie das funktioniert, lesen Sie in Abschnitt 3.1. Speichern Sie das geänderte Layout im ODT-Format auf Ihrem Computer ab. Hinweis: Eine ausführliche Anleitung zur Erstellung der Layouts finden Sie unter Beleglayouts - Erste Schritte und Beleglayouts Weitere Schritte. 2.Einstellungen in Scopevisio vornehmen 2.1 Einstellungen im Produktkatalog Passen Sie zunächst Ihren Produktkatalog an die neue Sprache an und hinterlegen Sie Übersetzungen, die bei der Rechnungstellung direkt aus dem System übernommen werden. Wählen Sie Stammdaten > Produkte > Produkte verwalten. Markieren Sie ein Produkt und klicken Sie auf Bearbeiten. Dann erweitern Sie das Geschäftsobjekt Übersetzung (ganz unten) und hinterlegen die englische Produktbezeichnung und -beschreibung. Speichern Sie Ihre Eingaben. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 4
2.2 Einstellungen an den Belegpositionen Hinterlegen Sie nun die englischen Übersetzungen für die weiteren Belegangaben wie bspw. die Zahlungsart, Anreden oder Datumsangaben, damit diese ebenfalls korrekt bei der Rechnungstellung übernommen werden. Wählen Sie Stammdaten > Sprachen und Textbausteine > Übersetzungen verwalten. Sie sehen nun eine Liste von Platzhaltern mit Spalten für fremdsprachliche Übersetzungen. Geben Sie hier die englischsprachigen Übersetzungen ein, damit die Platzhalter in der Rechnung richtig ausgefüllt werden. Hier finden Sie auch den Link Spracheinstellungen zu einem Formular, auf dem Sie noch weitere Sprachen hinzufügen können. 2.3 Einheiten übersetzen Stunden, Tonnen, Kilo, Stück, Liter, Lizenzen es gibt eine Vielzahl von Einheiten, mit denen Einzelpreise auf Rechnungen multipliziert werden können. Diese Einheiten übersetzen Sie wie folgt: Wählen Sie Systemadministration > System > Auswahllisten verwalten (oder scopen Sie den Begriff Auswahllisten ), klappen Sie den obersten Punkt Keine Angabe aus und setzen Sie einen Doppelklick auf Einheit. Dort können Sie, soweit erforderlich, die Einheiten übersetzen. Speichern Sie Ihre Eingaben. 2.4 Spracheinstellung im Rechnungsempfänger Öffnen Sie den Kontakt, der die englischsprachige Rechnung bekommen soll, und geben Sie im Geschäftsobjekt Kommunikation im Feld Sprache den Wert Englisch ein. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 5
Vorsicht Falle: Wenn Sie die Rechnung direkt aus der Debitorenansicht erstellen, müssen Sie die Spracheinstellung im Debitor im Geschäftsobjekt Debitor Steuer/Währung auf Englisch einstellen. 3.Die Rechnung vorbereiten 3.1 Textbausteine für die Rechnung Natürlich können Sie nicht nur Rechnungspositionen, Einheiten und Beträge in Englisch aufführen, sondern auch einen Einleitungs- und/oder Schlusssatz in das Dokument einfügen oder, falls Sie Ihre Rechnungen per E-Mail verschicken, einen E-Mail Text. Diese Passagen können Sie wie folgt als Textbausteine formulieren: Wählen Sie Stammdaten > Sprachen und Textbausteine > Textbausteine verwalten. Klicken Sie auf Hinzufügen und erstellen Sie die benötigten Textbausteine. Sie können darin auch Platzhalter einfügen. 3.2 Rechnungslayout importieren Um das englische Rechnungslayout zu importieren, wählen Sie OpenScope > Import/Export > Beleglayouts verwalten und klicken auf Hinzufügen und Datei hochladen. Es öffnet sich ein Formular, in dem Sie das Rechnungslayout von Ihrem Computer auswählen können. Achtung: Stellen Sie den Beleglayouttyp Abrechnung ein. 3.3 Regeln für Rechnungen erstellen Die Verwendung von Regeln hat einen großen Vorteil: Sie können bestimmen, was geschieht, wenn bestimmte Bedingungen zutreffen. Angenommen, Sie erstellen deutsche und englische Rechnungen im Wechsel: Wenn Sie regelgesteuert das jeweils passende Layout ansteuern, müssen Sie nicht jedes Mal die entsprechenden Layouts manuell auswählen. Sie können z. B. eine Regel erstellen, die besagt: Wenn als Sprache des Rechnungsempfängers Englisch im Kontaktmanagement eingestellt ist, soll das Layout für englische Rechnungen verwendet werden. So haben Sie mit einem einzigen Knopfdruck sowohl die deutschen als auch die englischen Rechnungen versandfertig. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 6
Wählen Sie Stammdaten > Beleglayouts > Regeln für Beleglayouts und Textbausteine und klicken Sie auf Hinzufügen, um eine Bedingung hinzuzufügen. Im Geschäftsobjekt Bedingungen wählen Sie Neuer Eintrag, definieren Sprache > ist gleich und klicken auf den Link Sprache auswählen, um die entsprechende Sprache hier Englisch zu wählen. Im Geschäftsobjekt Aktionen wählen Sie Neuer Eintrag und geben Ihre englische Rechnung an. Anschließend können Sie nun auch noch den englischen Einleitungstext und Schlusstext auswählen. In der Auswahlliste können Sie den Einleitungstext wählen und dann in das Feld rechts daneben klicken, um den Link Textbaustein auswählen einzublenden. Diesen klicken Sie an und fügen den gewünschten Baustein (hier z. B. Rechnungstext Englisch 1) ein. Denselben Vorgang wiederholen Sie, um den Schlusstext einzufügen. Ihr Formular müsste nun ungefähr so aussehen: Achten Sie darauf, dass Ihre Regel Eingeschaltet ist und eine ausreichend hohe Priorität hat, damit sie nicht von einer anderen Regel außer Kraft gesetzt wird. Speichern Sie die Einstellungen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 7
4.Einzelne Rechnungen schreiben Ist eine fremdsprachige Rechnung ein Einzelfall, können Sie die Belegtexte auch einfach manuell eintippen, ohne die Textbausteine in den Stammdaten zu verändern. Klicken Sie Abrechnung > Rechnungen, wählen Sie den Kunden aus, klicken Sie auf Hinzufügen und fügen Sie Ihre Rechnungspositionen hinzu. Wählen Sie den Reiter Belegtext und fügen Sie den Einleitungstext und den Schlusstext manuell in die entsprechenden Felder ein. Über den Link Textbaustein: einfügen können Sie Textbausteine, die Sie zuvor angelegt haben (hier: Rechnungstext Englisch 1 und 2) auswählen und Einsetzen. Anschließend klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben Drucken und dann auf Beleglayouts. Dann wählen Sie Ihr Rechnungslayout aus der Liste aus und wählen PDF- Datei erzeugen. 2.Rechnungslauf ausführen Klicken Sie auf Abrechnung > Rechnungen > Rechnungsläufe und wählen Sie den Zeitraum für den Rechnungslauf aus. Legen Sie auch fest, ob Sie Ihre Rechnungen in Form von PDF-Dateien oder E-Mails generieren möchten. Wählen Sie Rechnungslauf anlegen. Darunter wird nun im Geschäftsobjekt Rechnungslauf anzeigen ein Datensatz für Ihren neuen Rechnungslauf erstellt. Mit einem Doppelklick auf die Datenzeile können Sie die einzelnen Rechnungen einblenden. Klicken Sie rechts auf die Links zu den PDF-Dateien, um diese anzuschauen. Sie werden feststellen, dass die deutschen Rechnungen auf Deutsch und die englischen entsprechend der Regel, die Sie definiert haben auf Englisch erstellt worden sind. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 8
Dabei wurde das englischsprachige Layout verwendet und die Rechnungspositionen sowie der Einleitungs- und Schlusssatz wurden mit den englischsprachigen Textbausteinen gefüllt. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 9