Zeiterfassung und Zeitabrechnung

Transkript

1 Zeiterfassung und Zeitabrechnung

2 Inhalt 1. Vorbereitung Zeiterfassung Zeiten über den Kalender erfassen Kontextmenü für Zeiteinträge Das Zeiteintrag-Formular Private Termine und Abwesenheiten Drill-Down Weitere Funktionen des Kalenders Zeiten über die Stoppuhr erfassen Zeiterfassungslisten Zeitabrechnung Zeitabrechnung anlegen Leistungsnachweis erstellen Rechnung erstellen Einstellungen für die Zeitabrechnung Leistungsnachweis-Layout Kalender mit Outlook verlinken Aktualisiert Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 2 von 18

3 1. Vorbereitung Bevor Sie die Scopevisio Zeiterfassung und Zeitabrechnung nutzen, empfehlen wir folgende Schritte: 1. Die Gesellschaft, der gegenüber Sie Zeiten abrechnen, sollte in Scopevisio als Debitor angelegt sein. 2. Die abzurechnenden Leistungen sollten in den Stammdaten im Produktkatalog angelegt sein. 3. Ferner gehen wir davon aus, dass Sie Zeiten auf Projekte bzw. Aufträge erfassen möchten und diese ebenfalls bereits angelegt haben. Den Namen des Menüpunktes Projekte konnten Sie während der Einrichtung im Einrichtungsassistenten unter dem Punkt Gesellschaft im Datenfeld Projektbezeichnung individuell anpassen und bspw. in Vorgang oder Akte umbenennen. Im Folgenden wird der Menüpunkt Projekte genannt. 2. Zeiterfassung 2.1 Zeiten über den Kalender erfassen Im Normalfall erfassen Sie Zeiten im Kalender. Diesen finden Sie als Menüpunkt in der Rubrik Aktivitäten. In Ansichten im Bereich Kontakte, Projekte oder Aufgaben finden Sie zusätzlich ein Kalendersymbol und ein Zeiteintragsymbol am rechten Bildschirmrand. Wenn Sie darauf klicken, wird der zugehörige Kalender bzw. ein Zeiteintrag mit Bezug zu dem ausgewählten Objekt geöffnet. Öffnen Sie nun Aktivitäten > Kalender. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 3 von 18

4 Die folgende Nummerierung bezieht sich auf die Nummern in der Abbildung. 1. Über Symbole im Kalenderkopf können Sie zwischen der Tages-, Wochen- und Monatsansicht wechseln. 2. Filter erlauben Ihnen, einen Projektkalender aufzurufen und/oder den Kalender einer Person, eines Kontaktes oder einer Leistung anzuzeigen. So können Sie z. B. anzeigen, welche Zeiten Mitarbeiter xy auf eine bestimmte Leistung in einem bestimmten Projekt gebucht hat. 3. Im Bereich Kalender können Sie Kalendereinträge zu Aufgaben, Projekten, offenen Posten oder Zeiteinträgen anzeigen. 4. Um einen Zeiteintrag zu erstellen, ziehen Sie die Maus über den entsprechenden Zeitraum im Kalender und klicken mit der rechten Maustaste. Wählen Sie aus dem Kontextmenü Neuer Eintrag am und erstellen Sie den Zeiteintrag im Zeiteintrag- Formular, wie nachfolgend beschrieben. 5. Der Zeiteintrag wird anschließend im Kalender angezeigt. Tipp: Sie können einen Termin mit der Maus per Drag & Drop in einen anderen Zeitslot verschieben. Halten Sie während des Ziehens die STRG-Taste gedrückt, kopieren Sie den Termin in den anderen Zeitslot. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 4 von 18

5 2.2 Kontextmenü für Zeiteinträge Wenn Sie im Kalender einen Zeiteintrag mit der rechten Maustaste anklicken, öffnet sich ein umfangreiches Kontextmenü. Zugehörige Aktivitäten, Kontakte, Mitarbeiter usw. können hier angesteuert werden. Die Vermerke Durchgeführt und Abrechnungsfreigabe sind schnell erstellt. Der Befehl Parallelisieren dupliziert den betreffenden Zeiteintrag, sodass Sie eine Kopie davon an eine andere Stelle im Kalender ziehen können. Einen Termin teilen bedeutet, diesen bis zu dem angegebenen Zeitpunkt laufen zu lassen, dort zu unterbrechen (z. B. für eine Mittagspause oder einen eingeschobenen, anderen Termin) und danach wieder aufzunehmen. Die meisten dieser Angaben können auch über das Zeiteintragformular gemacht werden, das Sie z. B. mit einem Doppelklick auf den Zeiteintrag öffnen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 5 von 18

6 2.3 Das Zeiteintrag-Formular Hier können Sie den Zeiteintrag zuordnen und als abrechnungsfähig kennzeichnen. Die folgende Nummerierung bezieht sich auf die Nummern in der Abbildung. 1. Geben Sie eine Bezeichnung ein, unter der der Zeiteintrag im Kalender angezeigt wird. Darunter können Sie die genaue Dauer des Eintrags festlegen. 2. Geben Sie die Dauer des Zeiteintrags an. 3. Setzen Sie einen Bezug zu einem Projekt und/oder einem Kontakt, einer Aufgabe, einem Auftrag und einer Leistung. 4. Ist die Leistung fakturierbar, wählen Sie hier Ja. 5. Die Felder Abr.-Freigabe und Durchgeführt erlauben Ihnen, einen Status des Zeiteintrags anzugeben. Zeiteinträge mit Abrechnungsfreigabe werden im Kalender mit einem Häkchen, Einträge mit dem Vermerk Durchgeführt mit einem grünen Rand angezeigt. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 6 von 18

7 Um Leistungen in die Zeitabrechnung übernehmen zu können, müssen sie folgende Voraussetzungen erfüllen: Fakturierbarkeit Zur Abrechnung freigegeben Maßeinheit der Leistungen im Produktkatalog: Stunden oder Tage Zusätzlich können Sie eine interne Notiz am Zeiteintrag hinterlassen. Tipp: Weisen Sie Ihre Mitarbeiter an, ihre Zeiten immer auf einen konkreten Auftrag oder ein Projekt zu erfassen. Zwei Symbole erleichtern Ihnen darüber hinaus die Orientierung im Kalender (sie werden, wie nachfolgend gezeigt, auch durch Mouseover-Texte erläutert): Eine Sanduhr zeigt an, dass ein Zeiteintrag in eine Abrechnung übernommen wurde. Ein Eurozeichen zeigt an, dass ein Zeiteintrag bereits abgerechnet ist. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 7 von 18

8 2.4 Private Termine und Abwesenheiten Um einen privaten Termin oder einen Urlaub zu erfassen, machen Sie in den Feldern Mitarbeiter und Kontakt identische Angaben und geben als interne Notiz z. B. Urlaub, Arztbesuch o. ä. an. Für die Personaldisposition ist es wichtig, auch die Abwesenheiten darstellen zu können. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 8 von 18

9 2.5 Drill-Down Klicken Sie einen Zeiteintrag mit der rechten Maustaste an, um zu weiteren, verbundenen Informationen zu navigieren: Die Option Parallelisieren erstellt eine Kopie eines Zeiteintrags, die Sie an einen anderen Ort im Kalender verschieben können. Noch schneller geht das, indem Sie den Zeiteintrag bei gedrückter STRG-Taste ziehen; damit ziehen Sie direkt eine Kopie des Eintrags an eine andere Stelle. Über die Teilen-Option kann ein Zeiteintrag in zwei aufgespalten werden. Das ist z. B. praktisch, wenn Pausenzeiten nicht mit abgerechnet werden dürfen oder wenn andere Aktivitäten, z. B. ein Telefonat, dazwischen kommen. Wählen Sie Eintrag bestätigen um anzuzeigen, dass der Zeiteintrag zur Abrechnung freigegeben wurde. Im Kalender werden solche Zeiteinträge mit einem Häkchen markiert. 2.6 Weitere Funktionen des Kalenders Über das Symbol verwalten. und den Befehl Veröffentlichte Kalender können Sie Kalender-Links 2.7 Zeiten über die Stoppuhr erfassen Erfassen Sie Zeiteinträge mit einem Klick und pflegen Sie weitere notwendige Informationen später nach. Diese Methode bietet sich z. B. dann an, wenn Sie Ihre aktuelle Arbeit für ein Telefonat unterbrechen müssen oder ein spontanes Kundengespräch erfassen möchten. Haben Sie beim Start der Zeiterfassung über die Stoppuhr ein Formular mit einem Kontakt- oder Projektdetail geöffnet bzw. in der jeweiligen Übersicht markiert, wird der neue Zeiteintrag automatisch damit verknüpft. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 9 von 18

10 Hinweis: Die Zeiteinträge müssen mindestens eine Minute lang sein. Um den so erstellten Zeiteintrag zu bearbeiten, öffnen Sie ihn über Projekte > Zeiterfassung oder über den Kalender mit einem Doppelklick und tragen Sie benötigte Informationen wie etwa Leistungsbeschreibung oder Notizen nach. 3. Zeiterfassungslisten Im Menü rufen Sie unter Projekte > Zeiterfassung die Zeiterfassungslisten auf. Hier werden alle Zeiteinträge, die Sie über die oben genannten Möglichleiten eingetragen haben, in einer übersichtlichen Tabelle angezeigt. Diese Listen können Sie nach Mitarbeiter, Projekt, Kontakt oder Leistung filtern. Im folgenden Beispiel wurde nach einem Projekt gefiltert, um die Abrechnung dieses Projekts gegenüber dem Kunden vorzubereiten. Über den Button Neuen Eintrag hinzufügen können Sie einen Zeiteintrag analog zum Eintrag im Kalender anlegen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 10 von 18

11 In den Zeiterfassungslisten können Sie Zeiteinträge nachträglich bearbeiten. Fehlt z. B. die Zuordnung zu einem Projekt oder Auftrag, weil der Mitarbeiter seine Zeit nicht richtig geschlüsselt hat, können Sie diese Zuordnung hier vornehmen. Wir empfehlen, die Spalten Durchgeführt, Abrechnungsfreigabe und Fakturierbar einzublenden. Tipp: Nutzen Sie die praktische Massenbearbeitung um mehrere Zeiteinträge in einem Arbeitsschritt bspw. zu bestätigen. Markieren Sie alle gewünschten Einträge und bestätigen Sie einen dieser Einträge, alle anderen markierten Einträge werden nun auch bestätigt. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 11 von 18

12 4. Zeitabrechnung Hinweis: Um die Funktion Zeitabrechnung nutzen zu können, benötigen Sie die Lizenz Scopevisio Projekte Enterprise Line. Wählen Sie im Menü den Punkt Projekte > Zeitabrechnung. Wenn der Punkt nicht angezeigt wird, verfahren Sie wie folgt: Gehen Sie zu Systemadministration > Benutzerverwaltung > Profile und Rechte der Benutzer verwalten. Wählen Sie Firmen und Benutzer alle Rechte und klicken Sie auf den Button Bearbeiten. Schalten Sie ganz unten das Recht Zeitabrechnung zu, indem Sie die Stop-Zeichen per Klick in grüne Häkchen verwandeln. Dann speichern Sie die Einstellung mit Klick auf das Diskettensymbol. Der Menüpunkt Zeitabrechnung wird jetzt angezeigt. Hier können Sie eine Zeitabrechnung nach Mitarbeiter, Projekt, Kontakt, Auftrag oder Leistung anlegen und einzelne Zeiteinträge der Zeitabrechnung hinzufügen oder entfernen. Wenn die Zeitabrechnung stimmt, können Sie eine Rechnung inkl. Leistungsnachweis über die abgerechneten Leistungen erstellen. Wählen Sie zunächst die Bedingungen, unter denen die Abrechnung angelegt werden soll. Die kann ein Zeitraum sein, der abgerechnet werden soll, ein abgeschlossenes Projekt oder auch ein Kunde, der alle für ihn durchgeführten Dienstleistungen in Rechnung gestellt bekommt. Diese Bedingungen können natürlich auch kombiniert werden. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 12 von 18

13 4.1 Zeitabrechnung anlegen Wählen Sie die gewünschten Bedingungen und klicken Sie auf Zeitabrechnungen anlegen. Die Statusmeldung zeigt In Bearbeitung und es werden fakturierbare, bestätigte Zeiteinträge für die Abrechnung aufgelistet. Sollte die Fehlermeldung Ein Zeiteintrag wurde aufgrund einer fehlenden Zuordnung übersprungen erscheinen, kontrollieren Sie, ob diesen Zeiteinträge eine Leistung mit der Einheit Stunden oder Tage zugewiesen wurde. Um einen Zeiteintrag zu bearbeiten, klicken Sie doppelt auf die entsprechende Zeile. Im folgenden Formular können Sie weitere Bearbeitungen vornehmen und dazu auch weitere Spalten einblenden. Hinweis: Sie haben z. B. die Spalten Original-Zeiteintrag und Zeiteintrag sowie Original- Menge und Menge zur Verfügung. Die Original-Angaben sind die, die der Mitarbeiter in Scopevisio erfasst hat. Die anderen Angaben sind die, die Sie auf der Rechnung ausweisen möchten. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 13 von 18

14 4.2 Leistungsnachweis erstellen Wenn Sie die Einträge geprüft oder ggfs. bearbeitet haben, klicken Sie auf Zeitabrechnung durchführen. Scopevisio arbeitet einen kurzen Moment und zeigt Ihnen dann das folgende Formular mit einer Erfolgsmeldung: Die Leistungsdokumentation ist somit erstellt und kann durch einen Klick auf den Link des PDFs in der Spalte Letzte Leistungsnachweisdatei heruntergeladen werden. Wichtig: Nur eine korrekte und vollständige Leistungsdokumentation gibt Ihnen die Sicherheit, dass der Kunde die Rechnung nicht bemängeln und die Zahlung dadurch herausschieben oder verweigern kann. Diese Dokumentation liefert Ihnen Scopevisio frei Haus! Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 14 von 18

15 4.3 Rechnung erstellen Klicken Sie auf Rechnung bearbeiten, um in die folgende Rechnungsansicht zu gelangen: Hier können Sie abschließende Angaben machen, z. B. eine Auslagenpauschale hinzufügen oder, wie oben, einen Debitorenbetreuer und einen Hinweis eintragen usw. Wenn Sie nun auf Drucken klicken, werden die Rechnung und mit ihr die Leistungsdokumentation als zwei getrennte PDF-Dateien ausgegeben. Die Schaltfläche Drucken erlaubt Ihnen, ein Beleglayout zu verwenden, soweit Sie dieses in Scopevisio angelegt haben. Wählen Sie -Versand, wird eine mit diesen beiden PDFs im Anhang und Ihrem vorbereiteten Text ausgegeben (siehe Abbildung unten). Sie müssen nur noch auf Versenden klicken. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 15 von 18

16 Anschließend können Sie die Rechnung im Rechnungsformular buchen. Haben Sie auf Buchen geklickt, lassen sich die Rechnungspositionen nicht mehr bearbeiten. Die Rechnung taucht nun in Ihrer Offene-Posten-Liste Debitoren auf (im Menü unter Finanzen > Forderungen > Debitoren). Von dort aus kann sie buchhalterisch weiterverarbeitet werden. Tipp: Stellen Sie Buchungsregeln ein, die Ihnen die Zuordnung von Zahlungeingängen zu offenen Posten und einen Teil der Buchungsarbeit abnehmen. 4.4 Einstellungen für die Zeitabrechnung Über das Symbol Weitere Funktionen können Sie aus dem Formular Zeitabrechnungen heraus Einstellungen für die Zeitabrechnung definieren. So können Sie die Zeiteinträge z. B. auf eine Leistung verdichten. Das bedeutet, dass pro Leistung auf der Rechnung nur eine Zeile mit dem jeweiligen Gesamtbetrag ausgewiesen wird. Das macht die Rechnung übersichtlicher. Auf der Leistungsdokumentation hingegen werden die Zeiten vollständig aufgeschlüsselt. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 16 von 18

17 5. Leistungsnachweis-Layout Wie für alle Abrechnungsdokumente in Scopevisio können Sie auch für den Leistungsnachweis ein individuelles Layout erstellen und mit Ihrem Logo, Adressdaten und weiteren Informationen ergänzen. Über OpenScope > Import&Export > Beleglayouts verwalten, können Sie sich das Standardlayout auf Ihren PC herunterladen und mit der Software OpenOffice bearbeiten. Öffnen Sie dazu das Formular Beleglayouts wie oben beschrieben und wählen Sie in dem Dropdown Menü Alle Beleglayouts aus. Mit Klick auf den Dateinamen Layout_ZeitabrechnungLeistungsnachweis öffnet sich die odt-datei. Die Datei können Sie nach analog zu den anderen Abrechnungsdokumenten bearbeiten. Eine ausführliche Anleitung finden Sie in Beleglayouts Erste Schritte. 6. Kalender mit Outlook verlinken Sie können Zeiterfassungs-Kalender als Link in Outlook einbinden. Öffnen Sie hierzu Projekte > Zeiterfassung, filtern Sie nach Mitarbeiter, Projekt, Kontakt und/oder Leistung den Kalender bzw. die Zeiteinträge heraus, die Sie haben möchten. Sie können dem Kalender einen Namen geben (und ihn übrigens auch über das Symbol speichern). als Arbeitsliste Anschließend wählen Sie das Symbol als Kalender öffnen. für weitere Funktionen und wählen Aktuelle Ansicht Der Kalender mit der ausgewählten Konfiguration öffnet sich und im Kopfbereich befindet sich ein Feld namens Öffentlicher Link. Dieses stellen Sie auf verfügbar ein. Es erscheint ein Kalender-Link mit einem Kopierbutton daneben. Sobald Sie auf den Kalender-Link klicken, wird dieser als ics-datei zum Speichern oder Öffnen in Outlook angeboten. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 17 von 18

18 Der aus Scopevisio verlinkte Kalender wird jetzt in Outlook neben Ihrem üblichen Kalender mit angezeigt. Wie Sie Zeiteinträge aus Outlook in Scopevisio übertragen, erfahren Sie im Dokument Office Connector Erste Schritte. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 18 von 18