Kampagnen. Zielgruppen ansprechen mit Scopevisio

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1 Kampagnen Zielgruppen ansprechen mit Scopevisio

2 Inhalt 1. Individualisierte Kampagnen auf Knopfdruck Scopevisio-Standardbeleglayout anpassen Platzhalter in das Beleglayout einfügen Briefkopf und Brieffuß erstellen Logo und Kontaktinformationen in der Kopfzeile platzieren Firmenanschrift in die Absenderzeile einfügen Bankverbindung, Steuernummer usw. in die Fußzeile setzen Beleglayout hochladen Kampagne einrichten Empfängerkreis ermitteln Adressaten in Unternehmen herausfiltern Verteiler erstellen Verteiler bereinigen Empfänger entfernen Empfänger hinzufügen Liste erstellen Funktion: Massen-Lead-Generierung: Serienbrief-Kampagne versenden Kampagne versenden CleverReach Kampagne generieren Schritt für Schritt Export zu CleverReach Kampagne in Scopevisio abschließen PDF-Anlage anhängen Test- versenden Textbaustein erstellen Kampagne aussenden Aktualisiert Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 2 von 20

3 Kampagnen mit Scopevisio In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie Kampagnen mit Scopevisio durchführen können. Kampagnen sind nur mit der Enterprise Line von Scopevisio möglich. 1. Individualisierte Kampagnen auf Knopfdruck Das Scopevisio Kampagnenmanagement unterstützt Sie bei Massenaussendungen, z. B. von Newslettern, per oder Brief an Ihre Kontakte. Sie können die Daten aller gespeicherten Kontakte gezielt nach den Informationen filtern, die Sie im Kontaktmanagement hinterlegt haben Auf diese Weise erstellen Sie eine Zielgruppe. In Scopevisio haben Sie die Möglichkeit, Kampagnen als (auch mit Anhang) zu versenden oder PDFs zu generieren und ausdrucken zu lassen. Diese PDFs können, ähnlich wie Abrechnungsbelege, mithilfe von Platzhaltern individualisiert werden. Neben den individuellen Anreden und Adressen der Empfänger können Sie auch Inhalt und Eigenschaften der Kopf-, -Absender- und Fußzeilen, Schriftart und -größe sowie die Position Ihres Firmenlogos festlegen, Tabellen und Textblöcke hinzufügen und Platzhalter in die Dokumente einfügen. Die dazu verwendeten Platzhalter werden bei der Ausgabe der Belege automatisch durch die entsprechenden Daten ersetzt, z. B. Kundenname und Adresse sowie individualisierte Textbausteine, die in Ihrer Kundendatenbank gepflegt werden. Wir empfehlen, die Beleglayouts mit OpenOffice zu erstellen und zu bearbeiten. 2. Scopevisio-Standardbeleglayout anpassen Scopevisio liefert Ihnen eine Reihe von Standardbeleglayouts, die Sie einfach an Ihre eigenen Anforderungen anpassen können. Öffnen Sie im Menü Global > Stammdaten > Beleglayouts und wählen Sie Beleglayout individuell erstellen. Im folgenden Fenster können Sie das Layout, das Sie anpassen möchten, auswählen und auf Ihrem PC speichern. Dann öffnen Sie das Layout in OpenOffice. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 3 von 20

4 2.1 Platzhalter in das Beleglayout einfügen Platzhalter sind Felder, die durch die Informationen ersetzt werden, die Sie im Scopevisio Kontaktmanagement gespeichert haben. In dem Layout werden diese durch geschweifte Klammern { } gekennzeichnet. Hinweis: Der Text, der den Platzhalter ersetzt, wird in der Formatierung des entsprechenden Platzhalters eingefügt. Wenn Sie also die Formatierung fett für den Platzhalter {Kunde_Nachname} in der odt-datei gewählt haben, wird der Nachname auch in fett gedruckt. Hinweis: Eine Auflistung der möglichen Platzhalter können Sie hier herunterladen: Platzhalter- Übersicht. 2.2 Briefkopf und Brieffuß erstellen Die folgenden Schritte erklären wie Sie in der Kopfzeile z. B. Ihr Logo und Ihre Kontaktinformationen platzieren. in der Absenderzeile Ihre Firmenanschrift hinzufügen. in der Fußzeile Ihre Bankverbindungen, Steuerangaben und weitere Informationen hinterlegen Logo und Kontaktinformationen in der Kopfzeile platzieren Markieren Sie den Briefkopf und löschen Sie die Anweisungen. Fügen Sie stattdessen Ihr Logo und Ihre Informationen ein. Tipp: Fügen Sie eine Grafik über Einfügen > Bild ein. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 4 von 20

5 2.2.2 Firmenanschrift in die Absenderzeile einfügen Klicken Sie in das Textfeld mit dem Text Gestalten Sie hier die Absenderzeile und hinterlegen Sie Ihre Absenderadresse Bankverbindung, Steuernummer usw. in die Fußzeile setzen Angaben wie die Bankverbindung, Adresse oder Umsatzsteuer-ID werden meist im Brieffuß abgebildet. Sie können diese Informationen entweder als Grafik einfügen, oder als Text in die dafür vorgesehene Stelle eingeben. Markieren Sie die Anweisungen im Brieffuß und löschen Sie sie. Stattdessen fügen Sie nun Ihre Informationen oder eine Grafik ein. 2.3 Beleglayout hochladen Wenn Sie das Layout angepasst haben, importieren es über OpenScope > Import&Export > Beleglayouts verwalten. Klicken Sie auf Hinzufügen und laden Sie die odt-datei über den Upload Button hoch. Stellen Sie sicher, dass die Datei über die Auswahl unter Beleglayouttyp als Kampagnenlayout markiert wurde. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 5 von 20

6 3. Kampagne einrichten Wählen Sie im Menü Marketing > Kampagnen. Es öffnet sich eine Tabelle mit einer Übersicht über alle bisher erstellen Kampagnen. Mit Hinzufügen gelangen Sie in das Formular, um eine neue Kampagne zu erstellen. Tipp: Wenn Sie in der Vergangenheit bereits eine ähnliche Kampagne durchgeführt haben, können Sie diese in der Liste der Kampagnen markieren und darunter auf den Button Duplizieren klicken. Damit übernehmen Sie sämtliche Einstellungen der früheren Kampagne und müssen nur noch Einzelheiten anpassen. Im Folgenden wird die Einrichtung einer ganz neuen Kampagne beschrieben. Sie sehen das folgende Formular: Je nach der Ausrichtung Ihrer Kampagne können Sie unterschiedliche Formularabschnitte einblenden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine leere Stelle klicken und Geschäftsobjekte ein- und ausblenden wählen. Innerhalb der Abschnitte blenden Sie nur die Datenfelder ein, die Sie brauchen. Die folgende Abbildung zeigt das Kontextmenü. Hinweis: Das ist kein Muss, macht aber Ihr Formular viel übersichtlicher. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 6 von 20

7 In die ausgewählten Felder tragen Sie die Kriterien ein, die die Empfänger der Kampagne charakterisieren. Die Auswahlhilfen in den einzelnen Feldern helfen Ihnen dabei. Tipp: Wenn Sie Auswahllisten ändern möchten, können Sie das über Menü > Systemadministration > System > Auswahllisten verwalten tun. Achten Sie darauf, die Kampagnen-Treffer-Güte richtig einzustellen! Die Voreinstellung lautet Mindestens ein Kriterium trifft zu, aber häufig sind mehrere oder alle Kriterien wichtig. Sie können auch nach benutzerdefinierten Feldern filtern. Hier müssen Sie jedoch den Inhalt des Feldes exakt so eintippen, wie er hinterlegt ist auch unter Beachtung der Groß- und Kleinschreibung. Sonst erkennt Scopevisio einen gefundenen Treffer nicht. 4. Empfängerkreis ermitteln Geben Sie an, welche Personen angeschrieben werden sollen. Dies können Sie anhand der Kriterien in den einzelnen Geschäftsobjekte und/oder über das Feld Personen angeben im Kampagnenprofil tun. 4.1 Adressaten in Unternehmen herausfiltern Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 7 von 20

8 Über das Filtersymbol können Sie wählen, welche Ansprechpartner in Unternehmen angeschrieben werden sollen. Die scrollbare Liste gibt Ihnen viele Möglichkeiten, genau die richtigen Adressaten herauszusuchen vorausgesetzt, diese wurden in Ihr Kontaktmanagement eingepflegt. 4.2 Verteiler erstellen Wenn Sie alle Eingaben getätigt haben, klicken Sie bitte links oben, unter dem Kampagnenprofil, auf den Link Berechnen. Scopevisio filtert jetzt die von Ihnen gewünschten Kontakte heraus und zeigt die Anzahl der gefundenen Kontakte an. Hinweis: Die Tabelle wird bei weiteren Änderungen nicht automatisch aktualisiert. Wenn Sie erneut Änderungen an den Filtern vornehmen, berechnen Sie die Tabelle über den Link Berechnen. Unterhalb des Eingabeformulars Kampagne werden die gefundenen Kontakte tabellarisch angezeigt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Tabellenkopf und im Kontextmenü auf Spaltenauswahl, um nur die von Ihnen gewünschten Spalten anzeigen zu lassen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 8 von 20

9 Wenn Sie in die Tabelle klicken, ohne eine Datenzeile zu markieren (markierte Zeilen wechseln die Farbe und werden blassgelb), dann erscheint ein Kontextmenü, in dem Sie den Eintrag Direkt- Exportieren finden. Hiermit können Sie die Kontakttabelle in Excel exportieren. 4.3 Verteiler bereinigen Empfänger entfernen Möchten Sie einzelne Empfänger aus der Kampagne herausnehmen? In diesem Fall können Sie in der Empfängerliste rechts neben einer Datenzeile auf ein kleines Minuszeichen klicken, um die Zeile und damit den Datensatz des Empfängers für dieses Mal aus der Kampagne zu entfernen. Falls der Empfänger auch in Zukunft nicht mehr angeschrieben werden soll, weil er z. B. eine Unsubscribe -Nachricht geschickt hat, öffnen Sie bitte den Kontakt. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 9 von 20

10 Hier können Sie im Geschäftsobjekt Kommunikation das Feld Abgemeldet von Kampagnen auf Ja umstellen. Dies hat zur Folge, dass der betreffende Kontakt in Zukunft nicht mehr angeschrieben wird Empfänger hinzufügen Möchten Sie einen weiteren Empfänger hinzufügen, dann klicken Sie unterhalb der Empfängertabelle auf Weitere hinzufügen, suchen die gewünschten Kontakte aus und klicken auf Zuweisen. 4.4 Liste erstellen Sie können sich die Daten der gewählten Kontakte in verschiedenen Formaten (pdf, csv, doc) ausgeben lassen. Wählen Sie die gewünschte Art von Liste (Kampagnen-, Adress-, oder Telefonliste). Sie erstellen möchten und in welchem Format Sie die Liste ausgeben möchten. 4.5 Funktion: Massen-Lead-Generierung: In der Detailansicht einer Kampagne im Geschäftsobjekt Kampagnen befindet sich das Feld Lead Generierung mit Ja/Nein-Auswahl. Wenn Sie hier Ja einstellen und die Eingabe speichern, erscheint unterhalb der Zielgruppe der Button Leads generieren. Wenn er angeklickt wird, erscheint die Abfrage Möchten Sie Leads ohne Verkaufschance generieren? Wird diese mit Ja beantwortet und auch die nachfolgende Sicherheitsabfrage bejaht, werden sämtliche in der Zielgruppe aufgeführten Kontakte als Leads gekennzeichnet. Nun können Sie unter dem Punkt Lead Verkaufschance > Vorlage hinzufügen eine Standard- Verkaufschance generieren, die jeweils den so erstellten neuen Leads zugewiesen wird. 5. Serienbrief-Kampagne versenden Wenn Sie eine Kampagne erstellt und die Zielgruppe selektiert haben, finden Sie unterhalb der Zielgruppen-Liste unter anderem die Möglichkeit vor, die Kampagne als Serienbrief im PDF- Format zu generieren. Im nächsten Bildschirm, Kampagnen PDF Export, können Sie auf ODT-Datei auswählen und anhängen klicken. In diesem Fall gelangen Sie zu den bereits in Scopevisio gespeicherten (Standard-) Layouts. Oder Sie klicken auf den Upload-Button links daneben. Das öffnet Ihren Datei-Explorer und Sie können ein Anschreiben von Ihrer Festplatte hochladen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 10 von 20

11 Mit dem Button Test PDFs erzeugen unten rechts können Sie prüfen, ob das Ergebnis Ihren Vorstellungen entspricht. Hinweis: Der PDF-Export kann bei mehreren Hundert Schreiben eine Weile dauern. Die PDF-Datei mit den Anschreiben wird unter dem von Ihnen vergebenen Namen und Speicherort auf Ihrem Computer gespeichert. Sie müssen sie nur noch öffnen und ausdrucken. Nach dem Versand der Kampagne sollten Sie diese als Exportiert kennzeichnen, damit sie gesperrt wird und nicht versehentlich erneut versendet werden kann Kampagne versenden Scrollen Sie in Ihrer endgültigen Verteilerliste auf dem Formular Kampagne ganz nach unten. Dort finden Sie eine Reihe von Buttons, unter anderem . Klicken Sie darauf. Nun öffnet sich ein Versand-Formular für -Kampagnen. Hinweis: Als Anhang können Sie sowohl alle Arten von Dateien als auch ein nachbearbeitetes odt- Layout wählen (siehe Punkt 2). Platzhalter in dem Layout werden automatisch kontaktspezifisch ausgefüllt und die Datei erreicht den Empfänger als PDF. 1. Die Adressen Ihrer gewählten Kontakte werden automatisch aus dem Kontaktmanagement entnommen. 2. Über die Felder Von (Name) und Von ( ) können Sie definieren, welche Absenderdaten dem Empfänger angezeigt werden. So können Sie z. B. einen Absender Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 11 von 20

12 wie angeben. Der Empfänger der Antwort kann dabei vom Absender der Kampagne abweichen. Geben Sie die Empfängeradresse in dem Feld Antwort an ein. 3. Vergeben Sie einen Betreff für die . Hinweis: Es können keine Platzhalter in den Betreff eingefügt werden. 4. Bestimmen Sie den Text für Ihre . Hier können Sie beliebig viele Platzhalter hinzufügen, die kundenspezifisch ausgefüllt werden. 5. Wählen Sie Ihre Anhänge. 6. Hinweis: Verwenden Sie die unter Punkt 2 beschriebenen odt-dateien. Platzhalter werden automatisch ausgefüllt und die odt-datei wird in ein PDF umgewandelt. Eine Liste mit allen verwendbaren Platzhaltern können Sie hier herunterladen: PDF Tipp: Fügen Sie den Platzhalter $Abmeldelink an das Ende Ihres Textes an. Der Empfänger erhält dann den Link: Bitte klicken Sie hier, um sich aus dem Verteiler auszutragen. Ob sich ein Kontakt aus dem Newsletter ausgetragen hat, sehen Sie im Kontaktmanagement im Geschäftsobjekt Kommunikation im Datenfeld Abgemeldet von Kampagnen. Dieser Kontakt wird in zukünftigen Kampagnen nicht mehr berücksichtigt. 7. Sie können Sich selbst an Ihre eigene Adresse eine oder mehrere Test- s senden. Diese werden Ihnen so angezeigt, wie Ihre Kunden die erhalten. Klicken Sie auf Test- versenden, wählen Sie aus der folgenden Tabelle die Kunden deren Kampagnen- Sie testen möchten und klicken Sie auf Test- (s) versenden. 8. Sie erhalten die an die von Ihnen bei Scopevisio hinterlegte Benutzer- - Adresse. 9. Klicken Sie auf Kampagne versenden um die endgültig an Ihre Kunden zu versenden. Alle anderen Angaben können Sie aus hinterlegten Textbausteinen ausfüllen: Klicken Sie unterhalb des -Formulars auf den Link Textbaustein auswählen, um den passenden Baustein für Ihre zu suchen. Sie gelangen damit in die Textbausteinübersicht, in der viele Bausteine bereits vordefiniert sind. Sie müssen sie nur noch anklicken und Hinzufügen. 7. CleverReach Kampagne generieren Schritt für Schritt Klicken Sie auf den Button CleverReach, um die Kontaktdaten zu CleverReach zu exportieren. Screenshot Scopevisio Haben Sie Ihren CleverReach Account noch nicht mit Scopevisio verknüpft, öffnet sich eine Benachrichtigung. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 12 von 20

13 Über den Link Konto in der Benachrichtigung können Sie die nötigen Einstellungen vornehmen. Screenshot Scopevisio Klicken Sie auf den Link, um die CleverReach Einstellungen zu öffnen, in denen Sie Ihre Empfänger-gruppen und auch Ihre API-Keys finden. Den eindeutigen API Key finden Sie in Ihren CleverReach Account-Einstellungen. Kopieren Sie diesen in das entsprechende Feld in Scopevisio. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 13 von 20

14 7.1 Export zu CleverReach Speichern Sie Ihre Angaben und klicken Sie auf den Zurück-Pfeil um sich erneut die Kampagne anzeigen zu lassen. Nun können Sie die Daten nach CleverReach exportieren. Screenshot CleverReach Im Feld Segmentierungsmerkmal können Sie ein eindeutiges Merkmal für diese Kampagne hinterlegen, z. B. CeBIT. Anhand dieses Merkmals können Sie innerhalb der Gruppe ein Segment in CleverReach bilden. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 14 von 20

15 Sie können die Daten in CleverReach in eine bestehende Gruppe exportieren oder eine neue Gruppe erstellen. Screenshot CleverReach In CleverReach wird bei der entsprechenden Einstellung eine neue Gruppe angelegt. Screenshot CleverReach Innerhalb der Gruppe wird ein Feld namens scopevisio angelegt. Dieses Feld enthält den Wert des Feldes Segmentierungsmerkmal aus Scopevisio. Falls Sie diese Gruppe für verschiedene Kampagnen verwenden, können Sie hierdurch ein Segment bilden, das dieses Merkmal enthält. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 15 von 20

16 Screenshot CleverReach Sie können nun Ihr gewünschtes Mailing an die Gruppe und das Segment versenden. 7.2 Kampagne in Scopevisio abschließen Nach dem Export der Dateien kann diese Kampagne als exportiert markiert werden. Somit kann der Inhalt dieser Kampagne zwar noch eingesehen, aber nicht mehr bearbeitet werden. Screenshot Scopevisio Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 16 von 20

17 Sie wählen den Textbaustein Kampagne- aus und erhalten folgende Vorlage: Das ist nicht das, was wir wollten: Unsere Signatur fehlt noch; außerdem ist die Anrede falsch, weil sich diese Testkampagne nur an Frauen richtet und personalisiert sein sollte. Auch der Text könnte noch ausführlicher sein. Also schreiben wir einen anderen Text, verwenden Platzhalter für die Anrede und definieren einen neuen Textbaustein für unsere Signatur. Hinweis: Platzhalter beginnen mit einem $-Zeichen und werden beim Ausgeben der Mails mit den hinterlegten Inhalten, z. B. dem Namen des jeweils angeschriebenen Kontaktes, ausgefüllt. Wir löschen aus der Anrede die Worte Damen und Herren, klicken auf Platzhalter einfügen und wählen die Platzhalter für Titel und Nachnamen des Kontaktes aus. Anschließend korrigieren wir den Text der E- Mail und fügen unten unsere Signatur hinzu. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 17 von 20

18 In unserer Platzhalterübersicht finden Sie alle Platzhalter, die Sie einfügen können. 7.3 PDF-Anlage anhängen Scrollen Sie nun unter der nach unten, bis zum Feld Anhänge. Rechts neben dem Feld finden Sie ein rundes Plussymbol, das Sie anklicken können, um z. B. PDF-Anhänge von Ihrer Festplatte hinzuzufügen. Sie können auch ein ODT-Beleglayout auswählen und anhängen. Damit werden Ihrer Aussendung personalisierte Dokumente im PDF-Format beigefügt. Wie diese erstellt werden, ist im Dokument Beleglayouts Erste Schritte beschrieben. Das fertig ausgefüllte -Formular sieht folgendermaßen aus: Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 18 von 20

19 7.4 Test- versenden Klicken Sie anschließend auf Test versenden. Sie gelangen damit in das Formular Kampagnen Test , in dem Sie oben Ihre eigene -Adresse in das Feld Test- Empfänger eingeben und unten einen oder mehrere Kontakte für die Generierung der Test- auswählen. Klicken Sie anschließend auf derselben Seite weiter unten auf den Button Test (s) versenden. Kurz darauf erhalten Sie die Test- in Ihren Posteingang. Nun können Sie auf Wunsch noch Korrekturen vornehmen. 7.5 Textbaustein erstellen Diese Vorlage ist so gut geworden, dass wir sie gerne als Textbaustein für zukünftige Kampagnen speichern möchten. Wir kopieren den gesamten Text und klicken auf Textbaustein auswählen > Hinzufügen. Es öffnet sich ein leeres Formular, in dem wir dem neuen Textbaustein einen Namen geben und unten in das Textfeld unseren Entwurf hineinkopieren. Hinweis: Sie können nur einen einzigen Textbaustein, aber beliebig viele Platzhalter verwenden. Anschließend speichern wir und klicken auf den Zurück-Pfeil neben dem Speichern-Symbol. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 19 von 20

20 7.6 -Kampagne aussenden Nun ist alles bereit, um die Kampagne auszusenden. Rechts unten im -Formular klicken Sie jetzt auf den Button Kampagne versenden. Quittieren Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja. Ein Fortschrittsbalken unten rechts zeigt Ihnen, wie weit Scopevisio mit der Aussendung ist. Es ist sinnvoll, die Kampagne anschließend als exportiert zu markieren. Dadurch vermeiden Sie, dass eine Kampagne versehentlich doppelt versendet werden kann. Beachten Sie jedoch, dass an einer Kampagne, sobald sie als exportiert markiert wurde, keinerlei Änderungen mehr möglich sind. Die Kampagne wird in der Kampagnenliste angezeigt und kann, wie eingangs gesagt, im Wiederholungsfalle dupliziert werden. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 20 von 20