Wodis Sigma Release 8 Rechnungen effizient bearbeiten Björn Deterra und Rainer Wendt, Aareon Ein Unternehmen der Aareal Bank Gruppe 1
Warum ist gerade auch eine effiziente Rechnungsbearbeitung so spannend? 2
Warum ist gerade auch eine effiziente Rechnungsbearbeitung so spannend? Massenprozess Erfassung Rechnungsprüfung Es lohnt sich, den Prozess der Rechnungsbearbeitung zu analysieren! Bearbeitungszeiten Manuelle Bearbeitung/Buchung Suche Bearbeitung von Rückfragen Wichtige Informationen 3
Welche Potenziale zur Effizienzsteigerung können genutzt werden? Rechnungseingang Rechnungserfassung Rechnungsprüfung Rechnungsbearbeitung Rechnungszahlung Rechnungsbeauskunftung 4
Welche Potenziale zur Effizienzsteigerung können genutzt werden? Größtes Potenzial liegt im Rechnungseingang. 5
In welchem Format kommen die Rechnungen in Ihr Unternehmen? Gescanntes Dokument Aareon Rechnungsservice manuell Papierdokument Rechnungseingangsbuch automatisch Mareon Datensatz 6
Mit vier Angaben zur fertigen Rechnungseingabe! 1 2 3 4 Rechnungsnummer Eingangsrechnung Auftrag Betrag 7
Welche Möglichkeiten der Voreinstellungen werden unter Extras/Einstellungen geboten? Empfohlene Vorgehensweise zur einfachen Erfassung: Bearbeitung: Tab-Taste 8
Welche Möglichkeiten der Voreinstellungen werden unter Extras/Einstellungen geboten? Empfohlene Vorgehensweise zur einfachen Erfassung: Bearbeitung: Tab-Taste Automatismen aus Wodis Sigma 9
Welche Möglichkeiten der Voreinstellungen werden unter Extras/Einstellungen geboten? Empfohlene Vorgehensweise zur einfachen Erfassung: Bearbeitung: Tab-Taste Automatismen aus Wodis Sigma Vorhandene Funktionalitäten 10
Welche Möglichkeiten der Voreinstellungen werden unter Extras/Einstellungen geboten? Empfohlene Vorgehensweise zur einfachen Erfassung: Bearbeitung: Tab-Taste Automatismen aus Wodis Sigma Vorhandene Funktionalitäten Add-ons 11
Der Einsatz von Mareon und Aareon Rechnungsservice vereinfacht den Prozess für Sie! Manuelle Erfassung Manuelle Kontierung Aareon Rechnungsservice Mareon- Einsatz 12
Im Rechnungseingang lässt sich die Durchlaufzeit meiner Erfahrung nach um die Hälfte reduzieren. Riesige Zeitersparnis: Erfassung Abstimmung Versand Weiterverarbeitung Fehleranfälligkeit 13
Rechnungen und deren Prüfrelevanz Wann ist eine Kontrolle sinnvoll oder effektiv? Generelle Prüfung keine Prüfung sind gleichermaßen ineffizient! Eine effiziente Prüfung unterscheidet Fälle und erfolgt in Stichproben! 14
Rechnungen und deren Prüfrelevanz Legen Sie fest, was Sie im Unternehmen prüfen! Rechnungsbetrag Verbrauchsabweichungen aber bleiben Sie bei den Spielregeln flexibel! Auftragsüberschreitungen Auftragsarten Gewährleistungsfälle Kleinreparaturen! Sie entscheiden über relevante Kriterien! 15
Funktionsweise und Kombinatorik von Würfeln Würfel lassen sich beliebig miteinander kombinieren. Würfel sind skalierbar! Würfel sind negierbar! Würfel sind deaktivierbar!! Die Rechnungsprüfung ist an Ihr Unternehmen individuell anpassbar! 16
Flexible Prüfung = effiziente Prüfung 17
Wie effektiv ist meine Prüfmatrix?! Nicht jede Prüfung ist für jedes Unternehmen effizient! 18
Automatismen in Wodis Sigma nutzen Regelmäßige Prüfung offener Aufträge: Auftrag auf erledigt setzen: Es ist noch etwas vor Ort zu tun Schaden ist noch nicht beseitigt Ggf. Rückstellungen bilden Generierung der Endrechnung Übertrag in REB Sachlich-rechnerische Prüfung in Rechnungsrückmeldung 19
Rechnungsrückmeldung für die digitale Rechnungsprüfung nutzen 20
Kennen Sie diese Meldung aus Wodis Sigma schon? Sachlich-rechnerische Prüfung digital mit der Rechnungsrückmeldung Register Minderung Absolute oder prozentuale Minderungen zur Übergabe in das REB (kein Skonto!): Kürzungen Abzüge Einbehalte 21
Automatismen und Funktionalitäten in Wodis Sigma vereinfachen die Arbeit Funktionalitäten von Abschlags-/Teilschluss- und Endrechnung mit Release 8: Bearbeitung von kumulierter Abschlagsrechnung in Umsetzung Vereinfachungen im Umgang mit Sicherheits- und Gewährleistungseinbehalten 22
Schnelle Zahlung sorgt für Skontoerträge Welche Rechnungen stehen zur Zahlung an? Maximiertes Zahlungsziel oder Skontobetrag? Individuell verhandelter Skonto? Sie entscheiden, was Sie zahlen, z. B. alle fälligen Rechnungen Rechnungen eines Rechnungsstellers Rechnungen eines Prüfdurchgangs etc. 2d 7d 23
BK01 Integrierte Signatur beschleunigt den Zahlungsprozess Bankdaten werden optional sofort erstellt und stehen zur Signatur bereit 24
Behalten Sie den Überblick wenn Sie Rechnungen suchen und finden Ausstehende Prüfungen Offene Zahlungen Einbehalte Konkrete Geschäftspartner Konkrete Aufträge Buchungsinformationen! Suchkriterien sind kombinierbar! 25
Rechnungsübersicht ist mehr als Überblick denn aus der Übersicht heraus kann in die Bearbeitung verzweigt werden Rechnungseingang Buchungsdatum ändern Belegauskunft Rechnungen löschen Zahlungsausgang! Mehrfachselektion und Mehrfachbearbeitung! 26
Rechnungsbearbeitung ist das Zusammenspiel von Rechnung und Zahlung und dies lässt sich nun noch flexibler auswerten! Auswertungen sind individualisierbar! 27
Weitere Informationen erhalten Sie an den Ständen: F 28