Bearbeiten der eingehenden Anmeldung eines AHV-Versicherungsausweises, Versand des AHV-Versicherungsausweises, die neue Versicherungsnummer Erstellt von Anna Schwander 2006
2. Inhaltsverzeichnis 3. Flussdiagramm Seite 3 4. Kurzbericht Prozesseinheit 1 Seite 4 4.1. Einführung in die Prozesseinheit Seite 4 4.2. Versichertennummer Seite 4 4.3 Prozessbeschreibung Seite 4 4.4. Schlusswort Seite 5 5. Musterdokument Seite 6 5.1. AHV-Versicherungsausweis Seite 6 5.2. Anmeldung für einen Versicherungsausweis Seite 7 6. Planung der Prozesseinheit 1 Seite 8 7. Auswertungsbogen der Lernjournale Seite 9 Prozesseinheit 1 2
3. Flussdiagramm Eingang der Anmeldung bis zum Versand des AHV-Versicherungsausweises. Start Eingang des Anmeldeformulars. Code 43 & AHV- Nr. auf Formular notieren. Ja Ist der Versicherte im ZAS vorhanden? Nein Code 21 & Stammnummer notieren. Im VE, unter Sub. suchen mit Name und Vorname suchen. Sub. Nr. notieren & in VE Versicherten Ja Ist der Versicherte im VE vorhanden? Nein In VE, Versicherten 21 oder 43 mit Sub. Nr. und Personalien im System erfassen. 21 oder 43 mit Personalien im System erfassen. Brief ausdrucken, mit Formular zu Pendenzen legen. Wenn der VA kommt, kontrollieren und versenden. Ende Prozesseinheit 1 3
4. Kurzbericht Prozesseinheit 1 4.1. Einführung in die Prozesseinheit Warum braucht man eigentlich einen Versicherungsausweis? Das habe ich mich gefragt, als ich zum ersten Mal hörte, dass wir jeden Tag Anmeldungen für Versicherungsausweise erhalten. Die Antwort ist eigentlich ganz einfach: In der Schweiz wohnhafte und berufstätige Personen benötigt einen AHV-Ausweis. Dieser wird ausgestellt bei Leistungsbezug, ab 18 Jahren (Erwerbstätige), ab 21 Jahren (Nichterwerbstätige) oder mit Aufnahme einer Erwerbstätigkeit in der Schweiz (Ausländer). Mit diesem Ausweis wird bestätigt, dass diese Person in das Versichertenregister der AHV aufgenommen wurde. Bei Antritt einer neuen Stelle, muss der Arbeitgeber den Versicherungsausweis verlangen und prüfen, ob die Nummer seiner Ausgleichskasse eingetragen ist. Fehlt die Nummer, so hat der Arbeitgeber den Ausweis seiner Ausgleichskasse zur Eröffnung eines individuellen Kontos zuzustellen. Der ganze Ablauf von der Bestellung bis zur Versendung solcher Versicherungsausweise ist auf den folgenden Seiten beschrieben. Zuerst werde ich aber erklären, was eine Versichertennummer überhaupt ist. 4.2. Die Versichertennummer Die heutige AHV-Nummer wird seit der Einführung der AHV im Jahr 1948 verwendet, bis am 1. April 1972 bestand die Nummer noch aus 8 oder aus 10 Stellen, danach wurde die Nummer auf 11 Stellen erweitert. Da jede AHV-Versichertennummer nur ein einziges Mal zugeordnet werden darf, stösst das aktuelle Nummernsystem nunmehr an seine Grenzen. Deswegen wird ab 1. Januar 2008 ein neues Nummernsystem angewendet. Die heutige 11-stellige AHV-Nummer wird durch die neue 13-stellige Nummer ersetzt. Durch den Wechsel der AHV-Nummer werden keine Daten verloren gehen, da die alte Nummer gespeichert und im AHV-Register mit der neuen verbunden wird. Der Vergleich zwischen der heutigen AHV-Nummer und der zukünftigen AHV-Nummer Die heutige AHV-Nummer enthält verschlüsselte Angaben über den Besitzer: Geburtstag, -monat, und jahr, Geschlecht, Anfangsbuchstaben des Geschlechtsnamen, Schweizer/in oder Ausländer/in. Die ersten 8 Ziffern nennt man die Stammnummer. Die zukünftige AHV-Karte enthält nur noch den Namen, den Vornamen, das Geburtsdatum und die AHV-Nummer des Versicherten. Aus der Versichertennummer können keinerlei Rückschlüsse auf den Inhaber vorgenommen werden, da die Nummer aus Zufallszahlen besteht. 4.3. Prozessbeschreibung Als erstes überprüft man auf dem Anmeldeformular, ob alle Daten vorhanden sind. Das heisst auf jedem Formular muss der Name, Vorname, Geburtsdatum, Nationalität, Geschlecht und die Abrechnungsnummer vorhanden sein (siehe Musterdokument 1). Danach muss man im ZAS nachschauen, ob der Versicherte schon einen AHV- Versicherungsausweis besitzt. Dies muss man überprüfen, weil es auf einem Versicherungsausweis verschiedene Codierungen hat, je nach Erstellungsgrund. ZAS (Zentrales Ausgleichsstellen-Register). Das ZAS ist ein Programm, in dem jede Person, die einen AHV-Ausweis besitzt, eingetragen ist. 1 Beim ZAS gibt man entweder den Namen, das Geschlecht und den Geburtstag des Versicherten oder seine AHV-Nummer ein. 2 Danach erscheint der Versicherte (zweites Prozesseinheit 1 4
Ist der Versicherte noch nicht im ZAS eingetragen, so notiert man die Stammnummer und den Code 21. Dieser steht dafür, dass der Versicherte noch keinen Ausweis besitzt. Ist der Versicherte schon im ZAS vorhanden, so muss man die AHV-Nummer und den Code 43 notieren. Der Code 43 wird benutzt, wenn der Versicherte schon einmal einen Versicherungsausweis hatte. VE, Sub. suchen (Subjekt im Programm suchen). So überprüft man, ob der Versicherte schon einmal intern registriert wurde. Wurde der Versicherte schon einmal intern registriert so muss man sich die Subjekt Nummer notieren. Ist der Versicherte noch nie intern registriert worden, so ändert sich nichts am Ablauf. Nun geht man ins VE und erfasst den Versicherten im System mit der entsprechenden Codierung. Diese Daten werden mit dem Datenaustausch an das ZAS gesendet. VE (Versicherter Programm). Damit die Versendung der AHV-Ausweise speditiv abläuft, drucken wir den Brief gleich aus und legen ihn mit der Anmeldung zu den Pendenzen. Nach ca. einer Woche erhalten wir den AHV-Versicherungsausweis (siehe Musterdokument 5.2.). Dieser wird anschliessend kontrolliert und mit dem bereits vorgedruckten Brief versendet. 4.3 Schlusswort Während meiner Arbeit an der Prozesseinheit bemerkte ich, wie zeitaufwendig der ganze Ablauf ist. Ausserdem war es auch das erste Mal, dass ich ein Flussdiagramm erstellen musste. Vor Beginn meiner Arbeit konnte ich mir noch gar nichts unter diesem Begriff vorstellen. Doch nun kann ich ein Flussdiagramm lesen, zeichnen und erklären. Abschliessend möchte ich erwähnen, dass diese Arbeit für mich trotz grossem Arbeits- und Zeitaufwand eine wertvolle Erfahrung war. Ich bin überzeugt, dass ich diese Erfahrung in die nächste Prozesseinheit einfliessen lassen kann. Prozesseinheit 1 5
5. Musterdokumente 5.1. Anmeldeformular Prozesseinheit 1 6
5.2. Versicherungsausweis Prozesseinheit 1 7
6. Planung der Prozesseinheit 1 Reihenfolge Datum Arbeitsvorgang Zeitbudget Bemerkung 1 12.12.2005 Vereinbarung der PE, Gespräch 2 28.12.2006 Planung 1h 30 Zeitplanung, Planung der Arbeitsschritte, erstellen des Planungsschemas 3 01.01.2006 Bearbeitungszeitraum 45min Einlesen in die - Vorgaben der PE 4 01.02.2006 1h Titelblatt 5 30min Teilschritte fürs Flussdiagramm festlegen 6 2h Flussdiagramm 7 30min Einleitung 8 30min Versicherungsausweise 9 2h 30min Prozessbeschrieb 10 30min Schlusswort 11 15min Inhaltsverzeichnis 12 20min Musterdokumente 13 19.03.2006 Überarbeitung und Klärung von eventuellen Fragen 14 27.02.2006 Beurteilungsgespräch 15 Bis Einsendung spätestens am 31.03.2006 3h zusammenstellen Grammatik an Frau Telesel, ÜK- Leiterin Prozesseinheit 1 8
7. Auswertungsbogen der Lernjournale Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch weil dies die erste Prozesseinheit für mich war. Die ganze Arbeit war für mich eine sehr grosse Herausforderung und daher war auch die Motivation eigentlich sehr hoch. Am Anfang hatte ich Schwierigkeiten mit dem Flussdiagramm, aber diese behoben sich eigentlich sehr schnell.... Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig einfach weil am Anfang die Handhabung der verschiedenen Programme neu war. Ich hatte jedoch das Glück, dass mir meine Bezugspersonen den Prozess genau erklären konnten.... Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden sehr zufrieden weil ich mein erworbenes Wissen direkt umsetzen konnte.... Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts alles weil es die zukünftige Erarbeitung eines weiteren Prozesses bestimmt vereinfacht. Prozesseinheit 1 9