Elektronische Rechnung in der Praxis

August-Horch-Straße 6-8 56070 Koblenz Tel.: 0 261/398-582 Fax: 0 261/398-986 Christoph.Krause@hwk-koblenz.de www.ebl-mittelrhein.de Moderne Geschäftsprozessgestaltung in Mittelstand und Handwerk Elektronische Rechnung in der Praxis Kostenfreie Informationsveranstaltung 06. Juni 2013 16.00-18.00 Uhr Programm Moderne Geschä:sprozessgestaltung in MiBelstand und Handwerk 06.06.2013, Koblenz 16.00 Uhr Christoph Krause, Norbert Frick, ebusiness-lotse Mittelrhein 16.15 Uhr Elektronische Rechnungen bringen für alle Unternehmen und für die öffentliche Verwaltung enorme Einsparpotentiale. Aber auch die Großunternehmen haben ein Interesse daran, dass möglichst viele ihrer kleinen und mittleren Geschäftspartner sich am elektronischen Rechnungsaustausch beteiligen. Mit der Änderung der Umsatzsteuergesetzgebung in 2012 ist die Versendung und der Empfang elektronischer Rechnungen wesentlich erleichtert worden. Doch mit der Änderung kommen neue Fragen auf: Stefan Engel- Flechsig Leiter FeRD Welche Lösungen sind für kleine und mittlere Unternehmen anwendbar? Was sind die genauen rechtlichen Anforderungen für Unternehmen? Wie kann die elektronische Rechnung in der Praxis eingesetzt werden? Welchen Nutzen haben Unternehmen von dem Einsatz? Welche Lösungsschritte sind für eine effektive Nutzung erforderlich? Stefan Engel-Flechsig Rechtsanwalt und Leiter des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) 17.00 Uhr In diesem Vortrag wird zunächst eine Einführung in das Thema Prozessmanagement gegeben und

Vorstellung FeRD Gesetzliche Rahmenbedingungen Prozesse Formate und Verfahren Weitere Schritte 2

Vorstellung FeRD Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) ist die naqonale PlaSorm von Ministerien, Verbänden und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland. Das Forum soll die Akzeptanz und die Verbreitung elektronischer Rechnungen in Deutschland erhöhen, zur Meinungsbildung bei Unternehmen und Verbänden beitragen sowie die deutsche Meinung gebündelt an die KoordinaQonsgruppe der Europäischen Kommission weitergeben. Das Forum hat die Aufgabe, das Thema elektronische Rechnungen unter technischen, geschä:lichen, wirtscha:lichen und rechtlichen Gesichtspunkten aufzubereiten sowie geeignete Maßnahmen zum raschen und einfachen Einsatz elektronischer Rechnungen vorzubereiten, zu koordinieren und umzusetzen. 3

FeRD - Mitglieder BIT- KOM VDA DATEV AWV GS1 BMWi VeR BMI BMF BKA Unis Leitung bei AWV Gründungsmitglieder Offen für Verbände und Ministerien nach Gründungsphase Verteilte Aufgabenerledigung Gemeinsame Website BdB PDF/A DIHK VOI BDI ZdH GFaR ZVEI BDA BStB GDV HdE BGA Grafikquelle: AWV e.v. 2013 4

FeRD OrganisaQon AP7 Öffentliches Auftragswesen FeRD Plenum AP1 Vision & Koordinierung AP6 Internationale Vernetzung & Rechtsfragen Steigerung der Akzeptanz elektronischer Rechnungen und Implementierung Prozesse & Best Practices AP2 AP5 Marketing Implementierung Technische Standards & ZUGFeRD AP3 AP4 Grafikquelle: AWV e.v. 2013

FeRD - Ergebnisse Beschreibung effizienter Prozesse (2012) Verfahrensbeschreibung abgeschlossen AbsQmmung zwischen beteiligten Verbänden, insb. VDA und GS1 Handlungsempfehlungen zur Umsetzung des elektronischen Rechnungsaustauschs mit der öffentlichen Verwaltung Task- Force Rechnungsvolumen (2012) Grundlage für die Schätzung in Deutschland AbsQmmung mit Eurostat- Fragebogen Input für das Europäische MulQstakeholder Forum (MSHF) FeRD Format (2012-2013) Handlungsempfehlungen zur Ums Basierend auf UN/CEFACT und PDF/A 3 des elektronischen Rechnungsaus Im nicht- öffentlichen und öffentlichen Bereich einsetzbar InternaQonal kompaqbel mit der öffentlichen Verwaltu Input für das europäische MSHF Rechtsfragen (2011-2013) BMF Schreiben begleitet Werbung für DG Taxud Vorschläge IdenQfizierung rechtlicher Aspekte für das europäische MSHF Zuarbeit AcQvity 3 des europäischen MSHF Richtlinien für die Nutzung des FeRD- Logos Version 1.0 FeRD 06-06- 2013 Frankfurt, Bonn Januar 2013

Gemeinsame Erklärung auf der CeBIT 2013 BMI, BMWi und BITKOM unterstützen gemeinsam, dass die elektronische Rechnungsstellung in der Privatwirtscha: sowie der öffentlichen Verwaltung in Deutschland möglichst schnell Einzug hält. Version 1.0 Bildquellen: Jürgen Klocke, AWV e.v. 2013 FeRD 06-06- 2013 7

Vorstellung FeRD Gesetzliche Rahmenbedingungen Prozesse Formate und Verfahren Weitere Schritte 8

EU Richtlinie 2010/45 und naqonale Umsetzung Änderung der Richtlinie 2006/112/EG über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem hinsichtlich der Rechnungsstellungsvorschri:en Abl. EU 22.7.2010, L 189 Ergänzung der Richtlinie von 2001, mit der erstmalig elektronische Rechnung im Umsatzsteuerrecht anerkannt wurden NaQonale Umsetzung spätestens bis 31.12.2012 in allen EU Mitgliedstaaten In Deutschland umgesetzt durch Steuervereinfachungsgesetz vom 23.9.2011, in Kra: ab 1.7.2011; Umsetzungsschreiben BMF vom 2.7.2012 Grundlegende Änderung der Rechnungsstellung: Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 sollen durch Änderungen im Umsatzsteuergesetz (UStG) die bislang sehr hohen Anforderungen an die elektronische ÜbermiBlung von Rechnungen reduziert und so BürokraQe- kosten der Wirtscha: in Milliardenhöhe abgebaut werden. 9

DefiniQonen und Grundsätze des 14 Absatz 1 UStG Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonsqge Leistung abgerechnet wird, gleichgülqg, wie dieses Dokument im Geschä:sverkehr bezeichnet wird: Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der ZusQmmung des Empfängers elektronisch zu übermibeln; Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird; Die Echtheit der Herkun: der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden: Echtheit der Herkun: bedeutet die Sicherheit der IdenQtät des Rechnungsausstellers. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach dem UStG erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkun:, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. 10

Innerbetriebliches Kontrollverfahren: Gesetzliche Anforderung Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren ist ein Verfahren, das der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt; Es ist erforderlich, um die Echtheit der Herkun:, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung sicherzustellen; Unternehmer wird im eigenem Interesse insbesondere überprüfen, ob die Rechnung in der Substanz korrekt ist, d. h. ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und QuanQtät erbracht wurde, der Rechnungsaussteller also tatsächlich den Zahlungsanspruch hat, die vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist, und ähnliches. 11

Innerbetriebliches Kontrollverfahren: Sicht der Betriebsprüfung Die Verwendung eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens zur Überprüfung von Papier- und elektronischen Rechnungen führt zu keinen neuen Aufzeichnungs- oder Auzewahrungsverpflichtungen; Auch erhöhen sich dadurch die umsatzsteuerlichen Anforderungen an eine Papierrechnung nicht; Keine neuen speziellen Verfahrensweisen innerhalb des Unternehmens: Bereits ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen kann als geeignetes Kontrollverfahren dienen, das die Zuordnung der Rechnung zur empfangenen Leistung ermöglicht; Innerbetriebliches Kontrollverfahrens bedeutet nicht, dass es sich um ein technisches oder EDV- gestütztes Verfahren handeln muss; Auch in kleinen Unternehmen, die über kein kaufmännisches Rechnungswesen verfügen, können innerbetriebliche Kontrollverfahren zur Überprüfung eingehender Rechnungen angewandt werden: In der einfachsten Form kann dies z. B. durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und ggf. dem Lieferschein geschehen; 12

Verlässlicher Prüfpfad Verlässlicher Prüfpfad ist Bestandteil eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens zur Gewährleistung der Echtheit der Herkun: einer Rechnung, der Unversehrtheit ihres Inhalts und ihrer Lesbarkeit; Anhand eines verlässlichen Prüfpfads ist ein Zusammenhang zwischen der Rechnung und der zugrunde liegenden Leistung herzustellen; Durch einen Abgleich mit der Bestellung, dem Au:rag oder Vertrag und, ggf. dem Lieferschein überprü: der Unternehmer, ob die Rechnung inhaltlich ordnungsgemäß ist, also die Rechnungsangaben und der leistende Unternehmer zutreffend sind; Der verlässliche Prüfpfad begründet keine neue Aufzeichnungspflicht; Innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen, müssen und können nicht von der Finanzverwaltung zerqfiziert werden. 13

Innerbetriebliches Kontrollverfahren: Anerkannte Technische Verfahren Unbeschadet anderer zulässiger Verfahren gelten bei einer elektronischen Rechnung die Echtheit der Herkun: und die Unversehrtheit des Inhalts als gewährleistet durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter- AkkrediQerung nach dem Signaturgesetz vom 16. Mai 2001 (BGBl. I S. 876), das zuletzt durch ArQkel 4 des Gesetzes vom 17. Juli 2009 (BGBl. I S. 2091) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung, oder elektronischen Datenaustausch (EDI) nach ArQkel 2 der Empfehlung 94/820/ EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustauschs (ABl. L 338 vom 28. Dezember 1994 S. 98), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkun: und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten. 14

Mehrstücke einer Rechnung - Ausnahme Werden für ein und dieselbe Leistung mehrere Rechnungen ausgestellt, ohne dass sie als Duplikat oder Kopie gekennzeichnet werden, schuldet der Unternehmer den hierin ausgewiesenen Steuerbetrag nach 14c Absatz 1 UStG; Dies gilt jedoch nicht, wenn inhaltlich idenqsche Mehrstücke derselben Rechnung übersandt werden. Im Rahmen des vom SteuerpflichQgen gewählten innerbetrieblichen Kontrollverfahrens welches in der Praxis weitestgehend mit der herkömmlichen Rechnungseingangsprüfung gleichzusetzen ist - obliegt es der Entscheidung des SteuerpflichQgen, welche Rechnungsdaten (XML Daten) oder Rechnungsbild (PDF/A- 3) in das von ihm gewählte innerbetriebliche Kontrollverfahren einbezieht. 15

Archivierung - Grundsätze Elektronische Rechnungen sind in dem elektronischen Format der Ausstellung bzw. des Empfangs (z.b. digital als E- Mail ggf. mit Anhängen in Bildformaten wie pdf oder Qff, digital als Computer- Telefax, digital als Web- Download oder in EDI- Formaten) aufzubewahren; Das bei der Auzewahrung angewendete Verfahren und die Prozesse müssen den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und DV- gestützter Buchführungssysteme und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüzarkeit digitaler Unterlagen entsprechen; Änderungen hinsichtlich Vereinfachung, Inhalte und Zusammenführung in Vorbereitung Die auzewahrten Rechnungen müssen während der Dauer der Auzewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein; Auzewahrungsfrist beträgt bei einem Unternehmer in der Regel 10 Jahre. 16

Archivierung Zwingende Vorschri:en Elektronische Rechnungen sind zwingend elektronisch während der Dauer der Auzewahrungsfrist auf einem Datenträger aufzubewahren, der keine Änderungen mehr zulässt (z.b. einmal beschreibbare CDs und DVDs); Auzewahrung einer elektronischen Rechnung als Papierausdruck ist nicht zulässig (Medienbruch, zusätzliche Kontrollen notwendig, erhöhte Auzewahrungskosten); Rechnungsempfänger, die elektronische Rechnungen nicht aus steuerlichen Gründen auzewahren müssen, können hingegen selbst entscheiden, wie sie die Rechnung auzewahren möchten. 17

Vorstellung des FeRD Gesetzliche Rahmenbedingungen Prozesse Formate und Verfahren Weitere Schritte 18

Wie verfahren bei elektronischen Rechnungen? (Beispiel für PDF- Rechnungen) Eingangs- bearbeitung Formelle & Inhaltliche Prüfung Zahlung Buchung Archivierung Was und Warum? Es gilt zu gewährleisten, dass Rechnungen in angemessener Zeit in Augenschein genommen werden. Prüfung, ob die Rechnung den formellen Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes entspricht und eine Zahlungsverpflichtung begründet. Durch die Zahlung wird abschließend dokumenqert, dass es sich um eine ordnungsgemäße Rechnung gehandelt hat. Die Belege sollen zeitnah und unverändert gebucht werden. Elektronische Rechnungen müssen elektronisch auzewahrt werden und mindestens 10 Jahre lesbar sein. Tipps & Tricks Richten Sie eine spezielle E- Mail- Adresse für den Rechnungs- empfang ein. Schauen sie täglich in das Pos}ach, beachten Sie dabei die Spam- Filter. Prüfen Sie die Lesbarkeit der Rechnung. Bestehen Sie ggf. darauf, dass Ihnen nur Rechnungen im PDF- Format zugestellt werden. So ist die Lesbarkeit auch über einen längeren Zeitraum sichergestellt. Kennzeichnen Sie die Rechnung als Eingegangen, z.b. in dem Sie diese in einen speziellen Ordner verschieben. Prüfen Sie die HerkunN der Rechnung. Anhaltspunkt kann bspw. ein Abgleich der Absender Adresse mit der angegebenen Bankverbindung oder Steuernummer sein. Prüfen Sie, ob alle Angaben gem. 14 (4) UStG auf der Rechnung enthalten und korrekt sind (siehe andere Seite). Prüfen Sie dabei insbesondere, dass die Bezeichnung ihres Unternehmens korrekt ist ein Liefer- oder Leistungsdatum angegeben wurde Prüfen Sie, dass die Rechnung nicht schon mal geschickt wurde (doppelte Rechnung). Prüfen Sie, ob die Rechnung sachlich richug ist, z.b. durch Abgleich der Rechnung mit Liefer- oder Leistungsnachweisen (bzw. mit Bestellungen). Prüfen Sie, ob die richqgen Leistungsmengen und die vereinbarten Preise in Rechnung gestellt wurden und ob der Rechnungsgesamtbetrag richug berechnet wurde. Legen Sie fest, wie mit fehlerhanen Rechnungen in ihrem Unternehmen verfahren werden soll. Kennzeichnen Sie die Rechnung als Geprü:, z.b. durch Verschieben in einen speziellen Ordner. Achten Sie auf die Inanspruchnahme von Skonto. Achten Sie darauf, Doppelzahlungen zu vermeiden. Vermeiden Sie Barzahlungen oder fordern Sie eine QuiBung an, damit Sie einen Beleg über die Zahlung vorweisen können. Stellen Sie sicher, dass ein Bezug zwischen Zahlung und Rechnung hergestellt werden kann, z.b. indem Sie in der Überweisung das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer angeben. Kennzeichnen Sie die Rechnung als Bezahlt, z.b. durch Verschieben in einen speziellen Ordner. Übergeben Sie die Rechnungen regelmäßig und zeitnah an ihre Steuerkanzlei oder Buchhaltung. Bringen Sie die KonQerung auf dem Rechnungsbeleg auf oder stellen Sie sicher, dass zwischen dem elektronischen Rechnungsbeleg und dem korrespondier- enden Buchungssatz ein Bezug besteht oder hergestellt werden kann. Kennzeichnen Sie die Rechnung als Gebucht, z.b. durch Verschieben in einen speziellen Ordner. Legen Sie die Rechnungen inhaltlich unverändert nach einem einheitlichen Schema ab. Nutzen Sie dazu eine durchgängige SystemaQk z.b. Rechnungsdatum und Rechnungsnummer. Führen Sie ggf. ein Rechnungseingangsbuch Archivieren Sie auch die Mail, wenn diese relevante InformaQonen zur Rechnung enthält. Archivieren Sie die Rechnungen auf einem elektronischen Medium, das Veränderungen nicht zulässt (bzw. diese protokolliert). Überlegen Sie, ob ein elektronisches Archiv für Sie sinnvoll ist, da nur spezielle CDs/DVDs in 10 Jahren noch lesbar sind. DokumenQeren Sie die für ihr Unternehmen festgelegte Verfahrensweise und stellen Sie sicher, dass diese auch eingehalten wird.

Formelle Prüfung nach 14 (4) UStG Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten 1. den vollständigen Namen und die vollständige AnschriN des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, 2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer- IdenUfikaUonsnummer, 3. das Ausstellungsdatum, 4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur IdenQfizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer), 5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonsqgen Leistung, 6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonsugen Leistung 7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonsqge Leistung ( 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichqgt ist, 8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt en}allenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonsqge Leistung eine Steuerbefreiung gilt und 9. in den Fällen des 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Auzewahrungspflicht des Leistungsempfängers

Vorstellung des FeRD Gesetzliche Rahmenbedingungen Prozesse Formate und Verfahren Weitere Schritte 21

Wo und wie werden die Rechnungsdaten genutzt? Beim Prüfen vor Buchung und Zahlung Beim Zahlen Beim Buchen Grafikquelle: AWV e.v. 2013 22

Überblick Elektronische Rechnungen Strukturierte Daten Unstrukturierte Daten E- Invoice EDI EDIFACT/ XML Bilateral XML, CSV, Excel PDF + Daten ( Hybrid ) XML, CSV, PDF, TIFF, Maschinelle Datenverarbeitung/- Prüfung EDI- Vereinbarung erforderlich Innerbetriebliche Kontrollverfahren Etablierter Standard X.400, AS2, OFTP, OFTP2, WebEDI, SFTP, etc. Maschinelle Datenverarbeitung/- Prüfung Innerbetriebliches Kontrollverfahren/ Prüfpfad Zusätzlich ggf. EDI- Vereinbarung Signatur Formate nicht standardisiert, nur bilaterale Vereinb. X.400, AS2, OFTP, WebEDI, SFTP, E- Mail, Web- Services, etc. Maschinelle Datenverarbeitung/- Prüfung Innerbetriebliches Kontrollverfahren/ Prüfpfad Zusätzlich ggf. EDI- Vereinbarung Signatur Formate aktuell noch nicht standardisiert, nur bilaterale Vereinb. E- Mail, Web- Services etc. Manuelle oder Halb- maschinelle (OCR) Datenverarbeitung/- Prüfung Innerbetriebliches Kontrollverfahren/ Prüfpfad E- Mail, etc.

Stammbaum der Rechnugsformate 24

Übertragungsformate für elektronische Rechnungen Papier Bild- Datei ZUGFeRD PDF/A- 3 inkl. XML Web EDI EDI Basic Comfort Extended - Verarbeitungstiefe + + Allgemeine Verarbeitbarkeit - Grafikquelle: AWV e.v. 2013 25

ZUGFeRD Datenformat von FeRD Dem Empfang von PDF- Dateien mit eingebebeten strukturierten Daten (PDF/A- 3) sollte der Vorzug vor reinen PDF- (Bild)Dateien gegeben werden Einfache Handhabung in Bezug auf Weiterverarbeitbarkeit und Archivierung PDF/A als Archivierungsformat etabliert (ISO 19005) Einfache IntegraQon in bestehende Erstellungsprozesse (z.b. Drucken) Ein normales PDF reicht gem. UStG für eine Rechnung aus, im Rahmen von ZUGFeRD wird PDF/A- 3 entschieden, da hier eine ISO- standardisierte Methode beschrieben wird, wie ein PDF mit einer XML- Datei kombiniert werden kann. PDF/A- 3 Grafikquelle: AWV e.v. 2013 26

Vorstellung des FeRD Gesetzliche Rahmenbedingungen Prozesse Formate und Verfahren Weitere Schritte 27

Weitere SchriBe Aufgaben in 2013 FerQgstellung des ZUGFeRD- Datenmodells DefiniQon einer Governance für die Pflege des Standards Erstellung der vollständigen SpezifikaQon Unterstützung Pilotprojekte Umsetzung in 2014 Experten in Unternehmen und Verwaltung erreichen PrakQsche Umsetzung in Unternehmen und Verwaltung Europäisierung/InternaQonalisierung des Standards Customizing des Standards für branchenspezifische Belange MarkeQng verstärken, ggf. PlaSorm schaffen 28

FeRD & EU MSF InformaQonen www.ferd- net.de www.awv- net.de hbp://ec.europa.eu/internal_market/payments/einvoicing/ index_en.htm#maincontentsec1 hbp://ec.europa.eu/enterprise/sectors/ict/e- invoicing/benefits/ invoicing_forum_en.htm

Kontakt Rechtsanwalt Stefan Engel- Flechsig stefan@engel- flechsig.de +49 228 28 98 253 +49 172 944 70 93 30