Elektronische Mitteilung an das Finanzamt Spezifikation der Schnittstelle Verlag für Standesamtswesen GmbH Hanauer Landstr. 197, 60314 Frankfurt am Main V 2.2 Juni 2014
Spezifikation El. Mitteilung Finanzamt 1 Mitteilung des Standesamts an das Finanzamt nach ErbStDV 9 in elektronischer Form Diese Spezifikation beschreibt den Aufbau der Dateien mit elektronischen Mitteilungen, die im Sterbefall von Standesämtern an die Finanzämter auf Datenträger weitergegeben werden. 1. Dateien Aufbau. Eine Übermittlungsdatei besteht aus Datensätzen gleicher Länge. Die meisten dieser Datensätze sind Mitteilungssätze; ein Mitteilungssatz enthält die Daten zu einem Sterbefall. Außerdem gibt es einen Vorlaufsatz mit dem Absender und einen Nachlaufsatz, der sicherstellt, daß alle Sätze angekommen sind. Zeichensatz. Die Dateien werden im Zeichensatz PC8 mit Erweiterungen für das Standesamt (APC8 siehe Anhang) geschrieben. So geht an der Schnittstelle keine Information verloren. Die Übermittlungsdateien können vom Empfänger auf jeden beliebigen Ziel-Zeichensatz transformiert werden. Dateiname. Alle Mitteilungen eines Berichtszeitraums, also eines Monats werden auf dieselbe Datei geschrieben. Der Monat wird in den Dateinamen codiert: Stelle 1-3 "mfa" Mitteilung Finanzamt Stelle 4-5 <Jahr> numerisch Stelle 6-7 <Monat> numerisch Extension ".dat" also z.b. mfa9708.dat. Sortierung. Die erste Zeile jeder Datei ist der Vorlaufsatz. Danach folgen die Mitteilungssätze. Letzte Zeile ist der Nachlaufsatz. Die Mitteilungssätze werden fortlaufend in der Reihenfolge von Eintragsjahr/Eintragsnummer im Sterbebuch auf die Datei geschrieben. Wenn Totgeburten eingetragen wurden, ist die Reihung nicht lückenlos. Datensätze. Jeder Datensatz ist eine Zeile in der Datei. Alle Datensätze haben dieselbe fixe Länge von 1536 Bytes. Satzende ist 0d 0a (CR LF). Felder innerhalb eines Datensatzes werden bis zum Ende des Feldes mit Leerstellen aufgefüllt. Die verschiedenen Typen von Datensätzen sind an ihrer Satzart zu unterscheiden. Satzart. Jeder Datensatz hat an den ersten beiden Stellen eine Kennung für die Satzart. Die Satzarten sind
Spezifikation El. Mitteilung Finanzamt 2 00 Vorlaufsatz 01 Mitteilungssatz 98 Nachlaufsatz 99 Gelöschter, ungültiger Satz. Leere Felder. In der Datensatzbeschreibung sind einige Felder als "leer" gekennzeichnet. Sie dürfen dennoch ASCII-Zeichen 32-126 enthalten. Verwender der Schnittstelle müssen Inhalte an solchen Stellen ignorieren. Umfang. In einer elektronischen Mitteilungen werden nicht mehr und keine anderen Daten weitergegeben als schriftlich. Die gesetzliche Grundlage für die Mitteilung ist also gegeben. 2. Aufbau der Datensätze 2.1 Vorlaufsatz von bis Anz Format Inhalt 0001 0002 2 n Satzart = 00 0003 0010 8 n Ordnungsnummer des Standesamts 0011 0090 80 alpha Name des Standesamts 0091 0128 38 alpha "Mitteilungen an das Finanzamt" 0129 0132 4 JJJJ aktuelles Jahr 0133 0134 2 MM aktueller Monat 0135 0142 8 n Bruttoanzahl der Sätze (inklusive Vorlauf-, Nachlaufsatz und als gelöscht markierte Sätze) 0143 0150 8 n Nettoanzahl der Sätze (nur die gültigen Mitteilungssätze) 0151 1534 1384 leer 1535 1536 2 0d 0a 2.2 Nachlaufsatz von bis Anz Format Inhalt 0001 0002 2 n Satzart = 98 0003 0010 8 n Bruttoanzahl der Sätze 0011 0018 8 n Nettoanzahl der Sätze 0019 1534 1516 leer
Spezifikation El. Mitteilung Finanzamt 3 1535 1536 2 0d 0a 2.3 Mitteilungssatz von bis Anz Format Inhalt 0001 0002 2 n Satzart = 01 0003 0006 4 JJJJ Eintragsjahr 0007 0012 6 enr Eintragsnummer 0013 0020 8 JJJJMMTT Eintragsdatum Verstorbene(r) 0021 0021 1 alpha Geschlecht m = männlich, w = weiblich 0022 0101 80 alpha Familienname 0102 0181 80 alpha Vornamen 0182 0189 8 JJJJMMTT Geburtsdatum 0190 0191 2 alpha Familienstand (siehe 3.3) 0192 0223 32 alpha nicht zuordenbarer Familienstand (siehe 3.3) 0224 0231 8 alpha PLZ Wohnort 0232 0281 50 alpha Wohnort 0282 0341 60 alpha Straße und Hausnummer Wohnort 0342 0349 8 JJJJMMTT Todestag (siehe 3.4) 0350 0469 120 alpha Angabe, wenn Todestag nicht präzise bekannt ist 0470 0477 8 alpha PLZ Sterbeort 0478 0527 50 alpha Sterbeort 0528 0587 60 alpha Straße und Hausnummer Sterbeort 0588 0707 120 alpha Angabe, wenn Sterbeort nicht präzise bekannt ist 0708 0767 60 alpha Familienname 0768 0827 60 alpha Vornamen 0828 0835 8 JJJJMMTT Geburtsdatum 0836 0843 8 alpha PLZ Wohnort Ehegatte (Angabe bei Familienstand VH, VW)
Spezifikation El. Mitteilung Finanzamt 4 0844 0893 50 alpha Wohnort 0894 0953 60 alpha Straße und Hausnummer Wohnort 0954 0955 2 n Kinder 0956 0957 2 n Abkömmlinge Anzahl verwandter Hinterbliebener (siehe 3.5) 0958 0959 2 n Eltern/Geschwister 0960 0961 2 n Sonstige Verwandte Auskunftgeber 0962 1021 60 alpha Familienname 1022 1081 60 alpha Vornamen 1082 1089 8 alpha PLZ Wohnort 1090 1139 50 alpha Wohnort 1140 1199 60 alpha Straße und Hausnummer Wohnort Nachlaß (siehe 3.6) 1200 1200 1 alpha Land und forstwirtschaftliches Vermögen 1201 1201 1 alpha Grundvermögen 1202 1202 1 alpha Betriebsvermögen 1203 1203 1 alpha Sonstiges Vermögen 1204 1263 60 alpha Sonstige Angaben Weitere Angaben 1264 1383 120 alpha Bemerkungen 1384 1454 71 alpha Beruf des Erblassers 1455 1525 71 alpha Beruf des Ehegatten 1526 1534 9 leer 1535 1536 2 0d 0a
Spezifikation El. Mitteilung Finanzamt 5 3. Erläuterungen 3.1 Format Legende für die Angaben in der Spalte Format: alpha n JJJJ MM TT enr 3.2 Familiennamen und Vornamen alphanumerische Zeichen nur numerische Zeichen Jahr numerisch 4 Stellen Monat numerisch 2 Stellen Tag numerisch 2 Stellen Eintragsnummer numerisch, kann jedoch bei doppelt vergebenen Nummern einen zusätzlichen Buchstaben erhalten, z.b. 145a Das Standesamt vermerkt in den Personenstandsbüchern die namensrechtliche Bedeutung von Namensbestandteilen und Namenszusätzen. Im Datensatz wird die Form mitgeteilt, die auch für Anschriften verwendet wird (also ohne namensrechtliche Kennzeichnung). 3.3 Familienstand Der Familienstand wird gemäß dem Datensatz für das Meldewesen mitgeteilt: LD VH VW GS FU ledig verheiratet verwitwet geschieden unbekannt. Wenn der im Sterbebuch eingetragene Familienstand nicht gemäß dieser Tabelle zugeordnet werden kann, wird er im Klartext in das folgende Feld eingetragen. 3.4 Todestag Es wird der Todestag übermittelt. Lautet der Eintrag im Sterbebuch "zwischen dem... und dem..." wird das spätere Datum übermittelt. In allen Fällen, in denen kein eindeutiger Todestag in die Sterbeurkunde eingetragen ist, wird der Klartext des Sterbeeintrags in das folgende Feld eingetragen. 3.5 Anzahl verwandter Hinterbliebener Die bei Eltern/Geschwister angegebene Zahl ist nur zu berücksichtigen, wenn keine Kinder und keine Abkömmlinge hinterblieben sind.
Spezifikation El. Mitteilung Finanzamt 6 Die bei Sonstige Verwandte angegebene Zahl ist nur zu berücksichtigen, wenn keine Kinder, Abkömmlinge oder Eltern/- Geschwister hinterblieben sind. 3.6 Nachlaß Angaben zum Nachlaß in folgender Form j n u (leer) ja nein unbekannt keine Angabe
Spezifikation El. Mitteilung Finanzamt 7 Anhang Zeichensatz APC8 1. Zeichensatztabelle