ANZEIGE VON AUS MITTELN DRITTER GEFÖRDERTER FORSCHUNGSVORHABEN gemäß 36 HHG DECKBLATT An das Haushaltsmanagement der Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt Senckenberganlage 31-33 60325 Frankfurt über Dekanin/Dekan des Fachbereichs* Gf. Direktorin/Direktor des Wissenschaftlichen Zentrums für* Datum, Stempel, Unterschrift Projektleitung: Name, Vorname FB-Nr, Institut Straße PLZ, Ort Datum Status des Projektleiters: Prof. aktiv PD nicht beschäftigt APL nicht beschäftigt Prof. emeritiert Prof. pensioniert Forschungsvorhaben: Thema/Arbeitstitel Internationale Kooperation (Details bitte S.3 angeben) Widerspruchsklausel Es wird darauf hingewiesen, dass der Fachbereich/Wissenschaftliches Zentrum nach 37 Abs. 3 Satz 2 in Verbindung mit Abs. 2 Satz 1 der Inanspruchnahme seines Personals /seiner Sachmittel und seiner Einrichtungen innerhalb von 2 Monaten widersprechen kann.
A. STATUS: PROJEKTANTRAG EINGEREICHT ACHTUNG: NUR AUSZUFÜLLEN, WENN ZUSÄTZLICHE ZENTRALE RESSOURCEN DER UNIVERSITÄT BENÖTIGT WERDEN Voraussichtliche Dauer der Bearbeitung Laufzeit Beginn Ende Höhe der beantragten Summe von Drittmitteln, aufgegliedert in Personalmittel Verbrauchsmittel Investitionen Gesamt Drittmittelgeber Bei BMBF/BMWi bitte Angabe des Projektträgers Inanspruchnahme von zusätzlichen* Ressourcen der Universität, aufgegliedert in Laufende Mittel (Personal- und Verbrauchsmittel) Investitionen (bei Geräten Geräteart angeben); Umbaumaßnahmen Räume (Anzahl & m²-zahl) * Bitte nur die Mittel der Universität einsetzen, die für das Forschungsvorhaben während der Inanspruchnahme von Mitteln Dritter zusätzlich in Anspruch genommen werden sollen. Vom Zuwendungsgeber wird folgender Eigenanteil erwartet:... Der Eigenanteil wird gedeckt aus folgenden Mitteln des Fachbereichs/der Zentralverwaltung:... Für die Goethe-Universität Frankfurt werden nach Abschluss der Drittmittelfinanzierung weiterhin folgende/keine Kosten entstehen Ich werde das Forschungsvorhaben im Hauptamt wahrnehmen. Hinweis: Die Genehmigung von Nebentätigkeiten ist rechtzeitig vor ihrer Aufnahme bei der Personalabteilung zu beantragen. Es ist sichergestellt, dass die Ergebnisse des Forschungsvorhabens in absehbarer Zeit veröffentlicht werden können. Frankfurt, den Unterschrift 2
B. STATUS: PROJEKTANTRAG BEWILLIGT Neues Projekt Projektverlängerung eines bereits laufenden Projektes Projektleiter/Institut/ Fachbereich Drittmittelgeber Bei BMBF/BMWi bitte Angabe des Projektträgers Forschungsvorhaben Projekt.Nr (externe Nummer): Interne Projektnummer: Zugangsberechtigung zum Kontoauszug für einzurichtendes Projektkonto; für den Projektleiter wird automatisch ein Zugang eingerichtet Namen der Personen, die für das Projekt sachlich und rechnerisch richtig zeichnen können Unterschriftsproben siehe S. 5 u. 6 Darüberhinaus soll für Herrn/Frau der Zugang eingerichtet werden Vor- und Zuname: 1. 2. Höhe der bewilligten Summe von Drittmitteln, aufgegliedert nach Personal Verbrauchsmittel Investitionen Gesamt Bewilligter Zeitraum Laufzeit Beginn Ende Internationale Zusammenarbeit JA NEIN wenn JA, bitte Angabe der Partner: Internationales Projekt; Finanzierung national Projektfinanzierung aus internationalen Quellen Projektfinanzierung national mit internationaler Co-Finanzierung Ich werde das Forschungsvorhaben im Hauptamt wahrnehmen JA NEIN Hinweis: Die Genehmigung von Nebentätigkeiten ist rechtzeitig vor ihrer Aufnahme bei der Personalabteilung zu beantragen. Es ist sichergestellt, dass die Ergebnisse des Forschungsvorhabens in absehbarer Zeit veröffentlicht werden können. Frankfurt, den Unterschrift Projektleiter 3
ERKLÄRUNG ZUR UMSATZSTEUERPFLICHT Projektleiter:... Institut:... Fachbereich:... Drittmittelgeber:... Projekttitel:...... Bitte ankreuzen Zuwendung 1) Kooperation 2) Auftragsforschung 3 ) bei Projekten mit ausländischen Vertragspartnern bitte Angabe über den Leistungsort... Forschungs-/Innovationscharakter bitte näher spezifizieren:...... Dienstleistungsprojekt/Werkvertrag 4) bei Projekten mit ausländischen Vertragspartnern bitte Angabe über den Leistungsort... Grundsätzlich sind von der Rechtsabteilung geprüfte und vom Forschungsreferat unterschriebene Verträge der Drittmittelanzeige beizufügen. Ein 10%-iger Overhead ist in die Berechnung einkalkuliert. Frankfurt, den... Unterschrift der Projektleitung: 1) Zuwendung: z.b. DFG-Projektbewilligungen. 2) Forschungskooperationen: Von Forschungskooperationen spricht man im allgemeinen, wenn alle Vertragsparteien Forschungsleistungen erbringen, die im Projektplan zu dokumentieren ist; nicht ausreichend ist es, wenn die Leistung eines Partners lediglich darin besteht, die Arbeiten des anderen Partners zu finanzieren. 3) Auftragsforschung: Unter Auftragsforschung versteht man im allgemeinen, ein Projekt mit Forschungs- / Innovationscharakter, d.h. Methodenentwicklung, Methodenspezifizierung, neues Anwendungsgebiet einer bekannten Methode, jedoch keine Anwendung gesicherter wissenschaftlicher Erkenntnisse. 4) Dienstleistungen/Werkverträge: Bei Dienstleistungs-/Werkverträgen werden gesicherte wissenschaftliche Erkenntnisse angewendet, z.b. Materialprüfungen, Gutachten. Unter Anwendung gesicherter wissenschaftlicher Erkenntnisse, sind Aufträge zu verstehen, deren Erledigung durch Einsatz bereits etablierter Verfahren erfolgt und nicht mit der Generierung neuer wissenschaftlicher Erkenntnisse verbunden ist. 4
Frankfurt am Main, Tel.: - (Antragsteller: - BE, FB, Zentrum, Abteilung, Dezernat etc.) Auf dem Dienstweg Eingangsvermerk An den Präsidenten der J. W. Goethe-Universität Frankfurt - Abteilung Finanzen und Steuern z. Hd. Frau Köhl Unterschriftsberechtigung für VertreterIn Hiermit erkläre ich mein Einverständnis, dass folgende/r MitarbeiterIn, Herr/Frau, Vergütungsgruppe / Besoldungsstufe, bei nachfolgend aufgeführten Kostenstellen bzw. Projekten sachlich und rechnerisch richtig zeichnen darf: Kostenstelle: Projektkonten: (Weitere Kostenstellen oder Projektkonten bitte auf gesondertem Blatt) Name des Antragsstellers in Klarschrift: Unterschrift des Antragsstellers: (Instituts)Stempel: Unterschriftenprobe 1: (Bitte innerhalb der Markierungen unterschreiben) Unterschriftenprobe 2: (Bitte innerhalb der Markierungen unterschreiben) 5
Frankfurt am Main, Tel.: - (Antragsteller: - BE, FB, Zentrum, Abteilung, Dezernat etc.) Auf dem Dienstweg Eingangsvermerk An den Präsidenten der J. W. Goethe-Universität Frankfurt - Abteilung Finanzen und Steuern z. Hd. Frau Köhl Unterschriftsprobe des Kostenstellen- bzw. Projektverantwortlichen Hiermit erkläre ich, Herr/Frau, Vergütungsgruppe / Besoldungsstufe, bei nachfolgend aufgeführten Kostenstellen bzw. Projekte befugt zu sein, sachlich und rechnerisch richtig zu zeichnen: Kostenstelle: Projektkonten: (Weitere Kostenstellen oder Projektkonten bitte auf gesondertem Blatt) Name des Antragsstellers in Klarschrift: Unterschrift des Antragsstellers: (Instituts)Stempel: Unterschriftenprobe 1: (Bitte innerhalb der Markierungen unterschreiben) Unterschriftenprobe 2: (Bitte innerhalb der Markierungen unterschreiben) 6
Merkblatt Drittmittelanzeige Das Hessische Hochschulgesetz vom 9. Oktober 2007 regelt in 37 (Forschung mit Mitteln Dritter), dass Drittmittelvorhaben grundsätzlich über den Dekan des Fachbereichs oder den Gf. Direktor des wissenschaftlichen Zentrums dem Präsidium der Universität anzuzeigen sind. Nach 37 Abs. 3 HHG kann der Fachbereich oder das Zentrum der Inanspruchnahme seines Personals, seiner Sachmittel und seiner Einrichtungen innerhalb einer Frist von höchstens zwei Monaten widersprechen, wenn die Erfüllung der Aufgaben der Hochschule und die dienstlichen Pflichten der beteiligten Personen durch ein mit Mitteln Dritter durchzuführendes Vorhaben beeinträchtigt wird oder unangemessene Folgelasten entstehen. Daher ist das Formblatt jeweils vom Dekan/Gf. Direktor genau zu prüfen. Beim Ausfüllen des Formblattes ist folgendes zu beachten: Die beiliegende Drittmittelanzeige ist als zweistufiges Papier aufgebaut. 1. Teil A ist auszufüllen, wenn Projektanträge bei Projektträgern zur Begutachtung eingereicht werden und zusätzliche Ressourcen der Universität benötigt werden. Teil A ist zusammen mit dem Deckblatt über das Dekanat/den Gf Direktor dem Präsidium zuzuleiten. 2. Teil B ist im Falle bewilligter Projektanträge bzw. von der Rechtsabteilung geprüfter und vom Forschungsreferat unterschriebener Verträge auszufüllen und ebenfalls zusammen mit dem Deckblatt (oder einer Kopie des bereits eingereichten Deckblattes) über das Dekanat an das Haushaltsmanagement (nicht das Forschungsreferat!) zu leiten. 3. Bitte beachten: Die Vergabe der Projektnummer erfolgt durch die Abteilung Haushaltsmanagement welche Ihnen dann auch umgehend die Interne Kontonummer mitteilt. Diese benötigt zusätzlich zu der Anzeige zudem das Original des Bewilligungsbescheids oder des Vertrages. 4. Bezüglich Ihres Antrages auf Zuteilung von Drittmittelräumen erhalten Sie umgehend Antwort von der entsprechenden Fachabteilung (Liegenschaften) bzw. dem Präsidium. 5. Mitglieder und Angehörige der Universität, zu deren Aufgaben Forschungs- und Entwicklungsvorhaben nicht gehören, können Drittmittelvorhaben nur durchführen, wenn der Dekan des Fachbereichs oder der Gf. Direktor des Zentrums dem Vorhaben zustimmt. 7
Hinweise zu allg. Steuerproblematik und Overheadkalkulation: Bereits vor der Einrichtung von Projektnummern ist zu klären, ob es sich bei Ihrem Drittmittelvorhaben um ein umsatzsteuerpflichtiges Projekt handelt, da sich dies unmittelbar auf die Verbuchung und Abführung/Geltendmachung von Umsatzsteuer/Vorsteuerabzug auswirkt. Sollten sich bei einer späteren Umsatzsteuerprüfung durch das Finanzamt Frankfurt Nachforderungen ergeben, kann dies zu erheblichen Steuernachzahlungen führen. Zuwendungen und Forschungskooperationen Zuwendungen und Forschungskooperationen unterliegen nicht der Umsatzsteuer. Dienstleistungen/Werkverträge Wenn im Rahmen eines Projekts lediglich die Anwendung gesicherter Erkenntnisse erfolgt und die Hochschule hierdurch in Konkurrenz zu anderen Anbietern am Markt tritt, wird Umsatzsteuer in Höhe von derzeit 19% fällig. Auftragsforschung Seit 1.1.2004 (rückwirkend seit September 2003) unterliegt auch Auftragsforschung an deutschen Hochschulen der vollen Steuerpflicht (Umsetzung des Urteils des europäischen Gerichtshofes zur Besteuerung von Auftragsforschung an Deutschen Hochschulen vom 20. Juni 2002; Rundschreiben des Präsidenten der Hochschulrektorenkonferenz vom 01.08.03; Steueränderungsgesetz 2003/ Beschluss des Finanzausschuss des Deutschen Bundestages vom 5.11.2003). Daher ist auch bei der Auftragsforschung Umsatzsteuer in Höhe von derzeit 19 % in Rechnung zu stellen. Da die Auftragsforschung jedoch von der Körperschaftssteuer befreit ist, bedarf es einer Erklärung der/des Projektverantwortlichen zu den Projektakten, aus der in möglichst allgemeinverständlichen Worten der Forschungscharakter des Projekts hervorgeht. Overheadkalkulation Seit 1.1.2004 ist für alle umsatzsteuerpflichtigen Drittmittelprojekte ein 10%-iger Overhead einzukalkulieren (vgl. Rundschreiben des Kanzlers vom 5.3.2003). Die Hälfte dieses Overheads verbleibt bei dem Projektleiter, die andere Hälfte wird zur Deckung der Gemeinkosten zentral vereinnahmt. Im Fall von overheadfähigen Projekten öffentlicher Projektträger, z.b. der EU, ist der mögliche Overheadanteil im Antrag auszuschöpfen. 25% des im Projektvolumen enthaltenen Overheadanteils werden zentral vereinnahmt, der restliche Overhead verbleibt wiederum bei dem Projektleiter. Wenn Sie im Einzelfall Fragen bezüglich der Umsatzsteuer- oder Overheadpflicht eines Projektes haben, sollte zur Klärung des Sachverhaltes unbedingt eine Abstimmung mit dem zuständigen Mitarbeiter erfolgen: Finanzbuchhaltung: Holger Gottschalk -22192; Claudia Eibeck -23242; Forschungsreferat: Dr. Carola Zimmermann 22130; 8
NEU: Hinweise zu Auftragsforschungsprojekten > 50.000 Das nachfolgend beschriebene Verfahren betrifft nur Projekte mit einem Kostenvolumen von mehr als 50.000, die ab dem Jahr 2006 beginnen. Mit Schreiben vom 22.10. 2004 ( Az.: I2B-05KLR) teilte das HMWK den Hochschulen mit, dass die Bewertung von unfertigen Leistungen in Form von nicht abgeschlossenen Auftragsforschungsprojekten 1 ab 2005 2 den Regelungen des Kontierungshandbuches entsprechen müsse. Diese sagen aus, dass den einzelnen Projekten zur Ermittlung der Herstellungskosten auch angemessene Anteile von - Materialgemeinkosten - Fertigungseinzelkosten ( im wesentlichen Personalkosten) - Fertigungsgemeinkosten zuzuordnen sind. In der Umsetzung sind die einzelnen Komponenten der Herstellungskosten wie folgt zu ermitteln: Materialeinzelkosten Materialkosten, die direkt auf das Projekt gebucht werden Fertigungseinzelkosten Personalkosten, die direkt für die Fertigstellung des Projektes anfallen. Teilweise werden diese Kosten direkt auf das Projekt verbucht, teilweise jedoch anderweitig finanziert. Für Mitarbeiter, deren Personalkosten nicht direkt auf dem Projekt verbucht sind, ist ein Bogen zur Erfassung der Personaleinzelkosten zu führen und die zu berücksichtigenden Kosten werden so über die als Exceltabelle beigefügte Anlage ermittelt. Dazu wird in die Tabelle für jede Person ohne Namensnennung, die in dem Projekt mitarbeitet monatsweise der prozentuale Anteil der Gesamtarbeitszeit eingetragen, die der Mitarbeiter im Projekt tätig war. Die Tabelle ist vierteljährlich der Abteilung Controlling zuzuleiten. Der ermittelte prozentuale Anteil der Arbeitzeit wird mit durchschnittlichen Personalkostensätzen in einen -Betrag umgerechnet. Gemeinkosten ( Material- und Fertigungsgemeinkosten) Die Ermittlung der Gemeinkosten erfolgt nach einem Zuschlagssatz gemäß der Gleichung Gemeinkosten = ( Materialeinzelkosten + Fertigungseinzelkosten ) x Zuschlagssatz Die Gemeinkosten werden von der Abteilung Controlling nach Abfrage der Kontendaten und Zugang der Personaleinzelkostenbögen ermittelt. Die ermittelten Gemeinkosten werden momentan nicht belastend in den einzelnen Projekten verbucht, sondern dienen lediglich bilanziellen Zwecken. Das benötigte Excelformular zur Erfassung der Personalkosten steht als Anlage zur Drittmittelanzeige im Internet. 1 Es handelt sich dabei um Projekte von öffentlichen oder privaten Auftraggebern, die in den Projektnummernkreisen 62, 64, 65, 66 und 67 abgebildet sind. 2 Mit Schreiben vom 9.9.2005 hat das HMWK festgelegt, dass das Verfahren erst ab 2006 angewandt wird. 9