Melderportalschulung des Krebsregisters Baden-Württemberg. Schulung für niedergelassene Ärzte und Praxismitarbeiter 2017

Melderportalschulung des Krebsregisters Baden-Württemberg Schulung für niedergelassene Ärzte und Praxismitarbeiter 2017

Inhalt Einführung in das Krebsregister BW Registrierung im Melderportal Erfassungsanwendung Nutzung der Abrechnungsdatei Weitere Funktionen des Melderportals 2

Melderportalschulung KRBW 2017 EINFÜHRUNG IN DAS KREBSREGISTER BW 3

Aufbau des KRBW Räumliche und organisatorische Trennung durch dreiteilige Registerstruktur: Vertrauensstelle (VS) Klinische Landesregisterstelle (KLR) Epidemiologisches Krebsregister (EKR) VS und KLR bilden das Klinische Krebsregister für Baden- Württemberg 4

Trägerschaft VS KLR EKR 5

Aufgaben der VS Entgegennahme elektronischer, verschlüsselter Meldungen Prüfung der personenbezogenen Daten auf Vollständigkeit und Plausibilität Record Linkage Verfahren: Zuordnung verschiedener Meldungen zu einem Patienten Bearbeiten von Patientenauskunftsersuchen und -widersprüchen Melderverwaltung und -support Abrechnung mit den Krankenkassen Auszahlen der Aufwandsentschädigung Entgegennahme der Meldungen aus Meldeamt / Gesundheitsamt 6

Aufgaben der KLR Prüfung der klinischen Angaben auf Vollständigkeit und Plausibilität Prüfung der Meldungen in Bezug auf die Aufwandsentschädigung Verwaltung der medizinischen Datenbank Rückmeldung der klinischen Daten an die meldenden Stellen (Datenrückmeldung, Auswertungstool) Bereitstellung von Daten zur Qualitätssicherung in der Krebsbehandlung im Rahmen der regionalen Qualitätskonferenzen 7

Aufgaben des EKR Auswertungen zu Krebs in einem definierten Einzugsgebiet bevölkerungsbezogene Auswertungen Auswertung zu Häufigkeit, Verbreitung (regionaler und zeitlicher Verlauf) und Sterblichkeit bei Krebskrankheiten Evaluation von Früherkennungsmaßnahmen Unterstützung und Durchführung wissenschaftlicher Vorhaben Gesundheitsberichterstattung (Robert Koch-Institut) Klinisch-epidemiologische Forschung 8

Datenfluss im KRBW Datenrückmeldung Melder Melderportal VS KLR EKR Meldeamt Gesundheitsamt Reg. Qualitätskonferenzen / Landesqualitätskonferenz Robert-Koch- Institut 9

Meldepflicht Meldepflicht für alle niedergelassenen (Zahn-)Ärzte seit 01.10.2011 für neue diagnostizierte Krebsfälle ab Diagnosedatum 01.10.2011 für neu anfallende Therapien / Nachsorgen zu Diagnosen ab Diagnosedatum 01/2009 Fallbeispiel 1: Diagnose ED 03/2009 keine Meldepflicht Therapie 2009 keine Meldepflicht Nachsorge 2010 keine Meldepflicht Nachsorge 2017 Meldepflicht, da ED nach 01/2009 Fallbeispiel 2: Diagnose ED 11/2011 Meldepflicht, da ED nach 10/2011 Therapie 2012 Meldepflicht, da ED nach 01/2009 Nachsorge 2017 Meldepflicht, da ED nach 01/2009 10

Meldepflichtige Diagnosen ICD-10 C00.0 C96.9 Bezeichnung Bösartige Neubildungen (mit Ausnahme von C77 C79 [sekundäre Neubildungen]) D00.0 D09.9 In-situ-Neubildungen D39.1 D41.4 D42.- D43.- D44.3 D44.5 D45.- D46.- D47.1, D47.3 D47.5 Neubildungen unsicheren oder unbekannten Verhaltens D32.0 - D33.9 D35.2 - D35.4 Gutartige Tumoren des Zentralnervensystems (Gehirn, Hirnhäute, Rückenmark) 11

Rechtliche Grundlagen Landeskrebsregistergesetz (LKrebsRG) Baden-Württemberg vom 21.02.2006, neu gefasst am 27.02.2016: Meldepflicht für alle Ärzte und Zahnärzte Pflicht zur Patienteninformation Widerspruchsrecht des Patienten Auskunftsanspruch des Patienten quartalsweise elektronische Meldung Aufwandsentschädigung 12

Gesetzesnovellierung 2016 was hat sich geändert? VS und KLR sind das flächendeckende klinische Krebsregister in BW Meldung im Folgequartal nach Feststellung des meldepflichtigen Ereignisses Patientenwiderspruchsrecht nur gegen die dauerhafte Speicherung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten Meldung trotz Patientenwiderspruch Ärzte ohne Patientenkontakt können Informationspflicht übertragen Meldung über das strukturierte Behandlungsprogramm DMP Brustkrebs Rückverfolgung von Pathologiemeldungen und Todesbescheinigungen, zu denen im Register keine weiteren Meldungen mehr vorliegen Anpassungen bei der Abrechnung 13

Aufwandsentschädigung nach Krebsfrüherkennungs- und -registergesetz (KFRG) Ab 01.07.2016 neue Aufwandsentschädigung (bundesweit nach Krebsregister-Meldevergütung-Vereinbarung vom 15.12.2014 und Schiedsspruch 24.02.2015): Diagnosemeldung: 18,00 (einmalig pro Tumorfall) Therapiemeldung: 5,00 Verlaufsmeldung: 8,00 Pathologiemeldung: 4,00 Keine Vergütung von C44-Tumoren und ihren Vorstufen seit 27.02.2016 (Novellierung LKrebsRG) 14

Krebsregisterverordnung Zeitpunkt der Meldung in der Behandlungsabfolge: 1. Diagnosedatensatz Der Diagnosedatensatz ist zu melden, wenn die Diagnose hinreichend klinisch oder histologisch gesichert ist. 2. Therapiedatensatz Der Therapiedatensatz ist zu melden a) nach Abschluss einer Therapie (Ausnahme: Langzeittherapie), b) wenn die Therapie begonnen und das Therapieende nicht absehbar ist (Langzeittherapie). 3. Verlaufsdatensatz Der Verlaufsdatensatz ist zu melden a) nach jeder Nachsorgeuntersuchung, auch bei Fortbestehen einer Vollremission, b) nach Erhalt einer neuen Nachsorgeinformation, c) nach dem Tod des Patienten/der Patientin in der meldenden Einrichtung* *bzw. bei durchgeführter Leichenschau 15

Plausibilitätsprüfungen Vollständigkeits- und Plausibilitätsprüfungen Warnung oder Fehler Beispiele: Fehler: Seitenlokalisation für paariges Organ nicht angegeben Warnung: Vorname und Geschlecht unwahrscheinlich 16

Melderportalschulung KRBW 2017 REGISTRIERUNG IM MELDERPORTAL 17

Registrierung 1. Mozilla Firefox/Internet Explorer öffnen 2. eingeben Melderportal anklicken 18

Registrierung Echtsystem anklicken 19

Zugangsdaten beantragen Melderportallink https://www.kr-bw.de als Favorit abspeichern Einmalig Zugangsdaten beantragen anklicken. 20

Zugangsdaten beantragen Einmalig Zugangsdaten beantragen 21

Zugangsdaten beantragen Pflichtfelder (fett markiert) ausfüllen auf Weiter klicken 22

Zugangsdaten beantragen auf Weiter klicken 23

Zugangsdaten beantragen auf Weiter klicken 24

Zugangsdaten beantragen Optionale Felder ausfüllen und auf weiter klicken 25

Zugangsdaten beantragen DE04660501010012345678 Nutzungshinweise lesen und bestätigen 12345678 Pflichtfelder füllen und Antrag absenden 26

Erstmalige Anmeldung Sie können das Fenster nun schließen Sie erhalten eine Melder-ID per Brief, eine KLR-PIN in E-Mail 1 und ein einmaliges Start-Passwort, einen Authentifizierungscode sowie einen Aktivierungscode in E-Mail 2. 27

Zugangsdaten per Brief Praxis Dr. Mustermann Frau Dr. Erika Mustermann Gartenstraße 105 76133 Karlsruhe Melder-ID per Brief Praxis Dr. Mustermann CON Dr. Erika Mustermann 28

Zugangsdaten erste E-Mail KLR-PIN 29

Zugangsdaten zweite E-Mail Authentifizierungscode Einmaliges Startpasswort Aktivierungscode Link anklicken 30

Erstmalige Anmeldung E-Mail Adresse und einmaliges Start- Passwort eingeben. Anmelden anklicken. 31

Erstmalige Anmeldung 400218 Erika.Mustermann@telemed.de Eingabe der. der Zugangsdaten Zugangsdaten 887c14 selbstgewähltes Eingabe der Passwort eingeben Zugangsdaten und wiederholen vmgb Aktivierungscode eingeben Abschließen anklicken 32

Erstmalige Anmeldung Eingabe PIN (per E-Mail erhalten) für Eingabe und Zugriff auf medizinische Daten. PIN merken? Anmelden anklicken. 33

Übersichtsansicht Melderportal 34

Änderungen vornehmen 35

Melderdaten ändern Zum Ändern der Melderdaten die Änderung beantragen 37

Systemeinstellungen vornehmen Systemeinstellungen vornehmen und abspeichern 39

Passwort ändern Altes Passwort eingeben, neues Passwort eingeben und wiederholen, Ändern klicken 41

Voreinstellung Meldungen Die hier vorausgefüllten Angaben werden in alle Meldungen übernommen Die Patientenunterrichtung kann für alle Meldungen vorausgefüllt werden. 43

Melderportalschulung KRBW 2017 ERFASSUNGSANWENDUNG 44

Beispiel-Fall Patientendaten: Patient ID: 12345 Name: Vorname: Geschlecht: Adresse: Müller Anna weiblich Geb.-Datum: 19.04.1965 Mühlbachweg 11, 70191 Stuttgart Diagnose: Laut Arztbrief hatte die Patientin ein Mamma-Karzinom oben außen rechts, diagnostiziert am 06.02.2016. Dieser Tumor wurde am 08.02.2016 in der Klinik XY operativ entfernt. Laut Pathobefund ergab sich ein pt2 pn1(2/10) M0, R0, G2 und die Morphologie 8500/3. Die Patientin soll in Ihrer Praxis mit einer Chemotherapie weiterbehandelt werden. 45

Melderportal Nicht sprechende Patientenidentifikationsnummer aus Ihrem Praxissystem 46

Patient erfassen 47

Patient erfassen Erforderliche Mindestangaben für eine Meldung sind fett markiert. Weitere vergütungsrelevante Felder sind in der Feldübersicht des Datenkatalogs einsehbar. Sie sind online im Melderportal mit einem * bzw. bei abhängigen Feldern mit zwei ** markiert. 48

Patient erfassen 49

Angaben zum Tumor: Pflichtfelder 50

Angaben zum Tumor: Suchfunktion 52

Angaben zum Tumor 53

Tumorhistorie Weitere Meldungen anlegen 56

Therapie erfassen 58

Therapie erfassen Substanzen werden automatisch gefüllt 63

Tumorhistorie 64

Melden 65

Melden 66

Melden 67

Melden 68

Melden 69

Anzeigen Meldungen 70

Meldungsstatus 71

Vertrauensstelle Melder Melderportal VS KLR EKR 72

Vertrauensstelle Angaben zum Melder Angaben zur Meldung Angaben zum Patienten 73

Vertrauensstelle: Ansicht abgerechnete Meldung Angaben zum Melder Angaben zur Meldung Angaben zum Patienten 74

Klinische Landesregisterstelle Melder Melderportal VS KLR EKR 75

Klinische Landesregisterstelle Angaben zum Melder Angaben zur Meldung Angaben zum Patienten Medizinische Daten 76

Epidemiologisches Krebsregister Melder Melderportal VS KLR EKR 77

Beispiel-Fall Krankheitsverlauf: Bei der Patientin wurde die Chemotherapie am 21.06.2016 beendet. Die erste Nachuntersuchung am 28.06.2016 ergab, dass sich die Patientin in einer kompletten Remission befindet. 78

Meldung überarbeiten 79

Beispiel-Fall Krankheitsverlauf: Bei der Patientin wurde die Chemotherapie am 21.06.2016 beendet. Die erste Nachuntersuchung am 28.06.2016 ergab, dass sich die Patientin in einer kompletten Remission befindet. 84

Verlauf erfassen 85

Verlauf erfassen 86

Verlauf erfassen 87

Tumorhistorie 88

Beispiel-Fall Krankheitsverlauf: Am 17.09.2016 erscheint die Patientin erneut zu einer Nachsorge. Dabei wird ein Progress der Erkrankung festgestellt. Nach ausreichender Untersuchung wird eine Metastase in der Wirbelsäule diagnostiziert. 89

Verlauf erfassen 90

Verlaufsmetastase 91

Tumorhistorie 94

Meldungen übermitteln 95

Tumorhistorie 98

Beispiel-Fall Krankheitsverlauf: Am 12.11.2016 wird bei der Patientin erneut ein Tumor diagnostiziert. Der Tumor sitzt im Kolon und wird am 26.11.2016 operativ entfernt. 99

Weiteren Tumor erfassen 100

Tumorhistorie 104

Tumorhistorie 105

Therapie erfassen Tumorzuordnung vorbelegt mit zuvor selektiertem Tumor 106

Therapie erfassen Tumoridentifikator kann aus dem Drop-Down Menü ausgewählt werden. So kann die Therapie der richtigen Diagnose zugeordnet werden. 107

Tumorhistorie 110

Melderportalschulung KRBW 2017 NUTZUNG DER ABRECHNUNGSDATEI 111

Melderportal Abrechnungsdatei 112

Melderportal Abrechnungsdatei 113

Melderportal Abrechnungsdatei 5 114

Melderportal 115

Neu erkannte Tumorfälle 116

Neu erkannte Tumorfälle Pflichtangaben zum Tumor Diagnosedatum anpassen, wenn möglich Weitere Angaben zum Tumor 117

Tumorhistorie weitere Meldungen Ändern von Personendaten Therapie- und/oder Verlaufsmeldungen anlegen Öffnen und/oder Löschen der Meldung Haken setzen um zu melden 118

Zusammenfassung Meldeoptionen Abrechnungsdatei Vorbereitung von Meldungsentwürfen zu allen Tumorpatienten (auch Diagnosen vor 2009) aus dem Abrechnungsdatenträger Nur GKV-Versicherte (privat versicherte Patienten sind manuell zu erfassen) Klärung technischer Voraussetzungen mit Praxissoftwarehersteller notwendig Zu empfehlen bei vielen Tumorpatienten, da Zeitersparnis Erfassungsmodul Manuelle Eingabe aller meldepflichtigen Daten inkl. personenbezogener Daten Unabhängig von der Krankenversicherung des Patienten Nach erfolgter Registrierung ist Meldung direkt möglich Zu empfehlen bei wenigen Tumorpatienten, da leichtere Handhabung Daten nur einmal pro Quartal verfügbar Zeitnahe Erfassung möglich 121

Melderportalschulung KRBW 2017 WEITERE FUNKTIONEN DES MELDERPORTALS 122

Änderung Patientenstammdaten Eingabe der Patienten-ID 123

Änderung Patientenstammdaten Ändern von Personendaten 124

Änderung Patientenstammdaten 125

Unvollständige Meldungen Unvollständige Meldungen sind Meldungen, die noch nicht alle Pflichtangaben enthalten oder fehlerhaft sind und somit noch nicht an das Krebsregister übermittelt werden können. 128

Beispiel für eine unvollständige Meldung 129

Korrekturanforderungen 130

Korrekturanforderungen 131

Zu korrigierende Meldungen 8500/2 132

Nachricht schreiben/senden 133

Nachricht schreiben/senden 134

Nachricht erhalten 135

Nachricht öffnen 136

Nachricht öffnen KLR schrieb am 08.04.2016 09:52:46: Sehr geehrter Herr Dr. Mustermann, in der Diagnosemeldung wurde die ICD-10 C50.4 und die Histologie 8500/2 übermittelt. Da die Diagnose einen invasiven Tumor widerspiegelt und die Histologie durch die Dignität /2 einen in situ - Tumor beschreibt, sind diese beiden Angaben widersprüchlich. Falls es sich um einen invasiven Tumor handelt, so muss die Histologie mit der Dignität /3, also 8500/3, dokumentiert werden. Bei einem in situ-tumor muss die ICD-10 ein D-Code sein, in diesem Fall D05.1. Bitte korrigieren Sie die Meldung entsprechend. Mit freundlichen Grüßen Ihre KLR Krebsregister Baden-Württemberg Klinische Landesregisterstelle Tel: 0711/2 57 77-70 E-Mail: info@klr-krbw.de 137

Meldung aus Nachricht heraus öffnen Meldung zum Überarbeiten öffnen. 138

Meldung bearbeiten 8500/2 139

Meldung korrigieren 140

Meldung korrigiert 141

Korrekturanforderungen bearbeitet 142

Korrigierte Meldung erneut übermitteln 143

Exportierte Meldungen löschen 144

Exportierte Meldungen löschen 2. 3. 4. 1. u. 4. 145

Datenrückmeldung 146

Datenrückmeldung 147

Datenrückmeldung Einzel- oder Sammelabruf 148

Ausgabemöglichkeiten 149

Melderportalschulung KRBW 2017 AUSBLICK MELDERPORTAL 150

Auswertung 151

Auswertungstool Datenauswahl zwischen Fälle oder Meldungen Eingrenzungsmöglichkeiten Ausgabeoptionen: Als Tabelle und Diagramm 152

Melderportalschulung KRBW 2017 KONTAKTDATEN 154

Hilfe 155

Kontakt und Hilfe 156

Wichtige Dokumente unter Service Downloads Datenkatalog Plausibilitätsprüfungen VS / KLR Definition von paarigen Organen Informationsblatt für Patienten (Patientenwiderspruch) 157

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit