DATASERVICE HVWin32 Betriebskostenabrechnung
Allgemeines Bei der Betriebskostenabrechnung münden primär Buchungen in eine Abrechnung. Ob und wie ein Konto einmündet legt der Benutzer fest. HVWin32 unterstützt zwei Arten der BK-Abrechnung: "klassische BK-Abrechnung": Ausgaben / Einnahmen. "Abrechnung nach ÖNORM-A4000": Ausgaben / Einnahmen mit einem fest definiertem Layout (wird im Seminar 5 behandelt). Bei der Überlegung der Definitionen muß auf die Gemeinsamkeit aller Objekte großer Wert gelegt werden. Die Grunddefinitionen müssen immer auf alle Objekte ausgelegt werden (siehe Seminar 2 Parameteranlage)! Es sollte in allen Objekten die Schlüsselnummer innerhalb einer Schlüsselart gleich bleiben. Die Bezeichnung kann natürlich pro Objekt anders gewählt werden. Die folgenden Schlüsselnummern sind ein Standardvorschlag (Empfehlung): 01: Nutzfläche 02: Anteile 03: BK-Aufteilungsschlüssel Im Objekt müssen nur die benötigten Schlüssel definiert werden, die Bezeichnungen sowie die beinhaltenden Werte können natürlich abweichen. So kann z.b. in einem Miethaus der Schlüssel "03 BK-Akonto" lauten und aus dem prozentuellen Anteil der Gesamtnutzfläche bestehen, in einem Eigentumsobjekt allerdings "03 BK-WE" lauten und aus den Anteilen bestehen. Die Kontozuordnung des BK-Aufteilungsschlüssel bleibt hiermit immer 03, der Name und der Wert variiert allerdings von Objekt zu Objekt. Schrittweise Vorgehensweise bei der BK-Abrechnung 1. Druck der Objektabrechnung 2. Druck der Einzelabrechnung 3. Übernahme der Einzelabrechnungsergebnisse in die Vorschreibung 4. Echtverbuchung Objektabrechnung (wenn benötigt für Saldovortrag ins nächstes Jahr)
Kontendefinition / Block-Positionen Stamm Die Hauptunterteilung der BK-Abrechnung sind die BK-Blöcke. Innerhalb der BK-Blöcke gibt es die Unterscheidung nach Ausgaben, Einnahmen, Saldovortrag und Nachverrechnung. "BK-Block-Position": Interne Positionsnummer; die Ausdrucke erfolgen in aufsteigender Reihenfolge. "BK-Block-Bezeichnung": Name des Abrechnungs- Blocks (wird in der Überschrift angedruckt). "Anteile an Reserven in Eigentümerabrechnung": Gibt an ob das Ergebnis dieses Blocks in die Anteile an Reserven, welche nicht Nachverrechnet werden, einmünden soll. "Kennzeichnung für Instandhaltungsblock": Definition des Instandhaltungsblocks; für "autom. Ust. nur Instandhaltung" und "ÖNORM-Rücklagenabrechnung" wichtig. "ÖNORM-Aufteilungsschlüssel": Der im Objekt definierte Schlüssel nach dem die Objektsumme auf den einzelnen Mieter aufgeteilt werden soll. Es müssen sowohl für die Mieter-, als auch für die Eigentümerabrechnung eigene Blöcke definiert werden! Unser Standardvorschlag ist: 20xx für Mieter und 40xx für Eigentümer. Der hier eingegebene Schlüssel gilt nur für die ÖNORM-Kurzfassung, für die "klassische BK-Abrechnung" ist der Aufteilungsschlüssel beim Sachkonto zu definieren!
Kontendefinition / Konten-Stamm Nachdem die BK-Blöcke definiert wurden, müssen die einzelnen Konten jetzt nur noch zugeordnet werden. Der Sachkontenstamm ist jahresbezogen, d.h. Sie müssen in das Buchungsjahr einsteigen in dem Sie die Abrechnung drucken möchten (Anzeige rechts oben "Buchungsjahr" beachten)! "Kontonummer": Aufruf der Kontonummer welche für die BK-Abrechnung angepaßt werden soll. "BK-Abrechnung" für die BK- Abrechnungsdefinitionen auswählen.
Kontendefinition / Konten-Stamm Nachdem die BK-Blöcke definiert wurden, müssen die einzelnen Konten jetzt nur noch zugeordnet werden. Der Sachkontenstamm ist jahresbezogen, d.h. Sie müssen in das Buchungsjahr einsteigen in dem Sie die Abrechnung drucken möchten (Anzeige rechts oben "Buchungsjahr" beachten)! "BK-Mieter-/Eigentümer-Abr": Ob dieses Konto in die Abrechnung für "Mieter" oder "Eigentümer" einmündet. Konten die nicht in die BK- Abrechnung einmünden sollen, werden hier mit "keine Definition" definiert!
Kontendefinition / Konten-Stamm Nachdem die BK-Blöcke definiert wurden, müssen die einzelnen Konten jetzt nur noch zugeordnet werden. Der Sachkontenstamm ist jahresbezogen, d.h. Sie müssen in das Buchungsjahr einsteigen in dem Sie die Abrechnung drucken möchten (Anzeige rechts oben "Buchungsjahr" beachten)! "BK-Einn-/Ausg-/SV-Def": Hier wird definiert, ob es sich bei diesem Konto um ein Aufwandskonto, Einnahmenkonto, BK-Verrechnungskonto oder BK-Saldovortragskonto handelt. Mit dieser Definition wird dem Programm mitgeteilt in welchen Bereich des Blocks das Konto einmündet.
Kontendefinition / Konten-Stamm Nachdem die BK-Blöcke definiert wurden, müssen die einzelnen Konten jetzt nur noch zugeordnet werden. Der Sachkontenstamm ist jahresbezogen, d.h. Sie müssen in das Buchungsjahr einsteigen in dem Sie die Abrechnung drucken möchten (Anzeige rechts oben "Buchungsjahr" beachten)! "BK-Konto-Darstellung-Def in Abrechnung": Hier wird definiert wie das Konto beim Abruf der Abrechnung "Detailzeilen gemäß Definition..." in der BK- Abrechnung angedruckt werden soll. Es gibt die Möglichkeit alle Buchungen, nur Saldo, die Monatssalden, nur Buchungsdatum oder die Periode anzudrucken.
Kontendefinition / Konten-Stamm Nachdem die BK-Blöcke definiert wurden, müssen die einzelnen Konten jetzt nur noch zugeordnet werden. Der Sachkontenstamm ist jahresbezogen, d.h. Sie müssen in das Buchungsjahr einsteigen in dem Sie die Abrechnung drucken möchten (Anzeige rechts oben "Buchungsjahr" beachten)! "BK-Abr-Aufteilungsschlüssel": Mit diesem Schlüssel erfolgt die automatische Aufteilung des Kontosaldos auf den einzelnen BE in der BK- Einzelabrechnung (muß dem Schlüssel aus "Objekt- Stamm/Obj-Schlüssel" entsprechen).
Kontendefinition / Konten-Stamm Nachdem die BK-Blöcke definiert wurden, müssen die einzelnen Konten jetzt nur noch zugeordnet werden. Der Sachkontenstamm ist jahresbezogen, d.h. Sie müssen in das Buchungsjahr einsteigen in dem Sie die Abrechnung drucken möchten (Anzeige rechts oben "Buchungsjahr" beachten)! "BK-Block-Auswahl": Definition in welchen BK-Block dieses Konto einmündet.
Kontendefinition / Konten-Stamm Nachdem die BK-Blöcke definiert wurden, müssen die einzelnen Konten jetzt nur noch zugeordnet werden. Der Sachkontenstamm ist jahresbezogen, d.h. Sie müssen in das Buchungsjahr einsteigen in dem Sie die Abrechnung drucken möchten (Anzeige rechts oben "Buchungsjahr" beachten)! "Abr.-UstProzentsatz": Der Ust-Satz, mit dem dieses Konto in die BK-Abrechnung einmündet. 0%, 10%, 20% je nach BeMwst: Hier kommt es auf die Definition der BE-Mwst beim einzelnen BE an (BE-Stamm). Wenn die BE-Mwst mit 0% definiert ist, dann mündet dieses Konto mit 0% Mwst ein, wenn die BE-Mwst mit 10% definiert ist, dann mündet dieses Konto mit 10% Mwst ein und wenn die BE-Mwst mit 20% definiert ist, dann mündet dieses Konto mit 20% Mwst ein.
Kontendefinition / Konten-Stamm Nachdem die BK-Blöcke definiert wurden, müssen die einzelnen Konten jetzt nur noch zugeordnet werden. Der Sachkontenstamm ist jahresbezogen, d.h. Sie müssen in das Buchungsjahr einsteigen in dem Sie die Abrechnung drucken möchten (Anzeige rechts oben "Buchungsjahr" beachten)! "Abr.-UstProzentsatz": Der Ust-Satz, mit dem dieses Konto in die BK-Abrechnung einmündet. 0% wenn BeMwst = 0, sonst 20%: Hier kommt es ebenfalls auf die Definition der BE-Mwst beim einzelnen BE an (BE- Stamm). Wenn die BE-Mwst mit 0% definiert ist, dann mündet dieses Konto mit 0% Mwst ein, wenn die BE-Mwst allerdings mit 10% oder 20% definiert ist, dann mündet dieses Konto mit 20% Mwst ein.
Kontendefinition / Konten-Stamm Nachdem die BK-Blöcke definiert wurden, müssen die einzelnen Konten jetzt nur noch zugeordnet werden. Der Sachkontenstamm ist jahresbezogen, d.h. Sie müssen in das Buchungsjahr einsteigen in dem Sie die Abrechnung drucken möchten (Anzeige rechts oben "Buchungsjahr" beachten)! "Abr.-UstProzentsatz": Der Ust-Satz, mit dem dieses Konto in die BK-Abrechnung einmündet. BK-EinnKonto 0%: An der Aufteilung nehmen nur BE's mit 0% BE-Mwst teil (Schlüsselsumme ist die Summe der 0%-BE Schlüssel). BK-EinnKonto 10%: An der Aufteilung nehmen nur BE's mit 10% BE-Mwst teil (Schlüsselsumme ist die Summe der 10%-BE Schlüssel). BK-EinnKonto 20%: An der Aufteilung nehmen nur BE's mit 20% BE-Mwst teil (Schlüsselsumme ist die Summe der 20%-BE Schlüssel).
Kontendefinition / Konten-Stamm Nachdem die BK-Blöcke definiert wurden, müssen die einzelnen Konten jetzt nur noch zugeordnet werden. Der Sachkontenstamm ist jahresbezogen, d.h. Sie müssen in das Buchungsjahr einsteigen in dem Sie die Abrechnung drucken möchten (Anzeige rechts oben "Buchungsjahr" beachten)! "Abr.-UstProzentsatz": Der Ust-Satz, mit dem dieses Konto in die BK-Abrechnung einmündet. 0% fix: Dieses Konto mündet fix mit 0% Mwst in die Abrechnung ein. 10% fix: Dieses Konto mündet fix mit 10% Mwst in die Abrechnung ein. 20% fix: Dieses Konto mündet fix mit 20% Mwst in die Abrechnung ein.
Kontendefinition / Posten-Stamm Wenn beim BK-Abrechnungsdruck "Akonto aus Vorschreibung" ausgewählt wird, dann münden statt der bebuchten Einnahmenkonten die vorgeschriebenen Beträge ein (hierbei spricht man von "Einnahmen aufgrund der Vorschreibung"). Damit Posten korrekt einmünden, müssen im " Postenstamm" die Posten dementsprechend konfiguriert werden: "Posten-Art, Kennung": BK-Akonto-Posten für "BK- Einnahmen" bzw. "BK- Nachverrechnung" für die Nachverrechnungsposten. "BK-Block-Auswahl": Der Block, indem die Postensumme einmünden soll.
BK-Abrechnungsdruck Es gibt vier unterschiedliche Auswahlmöglichkeiten zum BK-Abrechnungsdruck, wobei die "Auswahlen" fast identisch sind: "BK-Objektabrechnung Mieter": Ausdruck der Objektabrechnung für Mietobjekte "BK-Objektabrechnung Eigentümer": Ausdruck der Objektabrechnung für Eigentumsobjekte "BK-Einzelabrechnung Mieter" Ausdruck der Einzelabrechnung für Mieter "BK-Einzelabrechnung Eigentümer" Ausdruck der Einzelabrechnung für Eigentümer "Von-Bis-Auswahl": Legt fest welche Objekte/BE für welchen Zeitraum ausgedruckt werden sollen.
BK-Abrechnungsdruck Es gibt vier unterschiedliche Auswahlmöglichkeiten zum BK-Abrechnungsdruck, wobei die "Auswahlen" fast identisch sind: "BK-Objektabrechnung Mieter": Ausdruck der Objektabrechnung für Mietobjekte "BK-Objektabrechnung Eigentümer": Ausdruck der Objektabrechnung für Eigentumsobjekte "BK-Einzelabrechnung Mieter" Ausdruck der Einzelabrechnung für Mieter "BK-Einzelabrechnung Eigentümer" Ausdruck der Einzelabrechnung für Eigentümer "Listendarstellung": Hier wird die optische Ausdruckart festgelegt: Saldenzeile je Konto: Pro Konto wird nur eine Zeile mit dessen Saldo angedruckt. Einzelbuchungen je Konto: Hier werden alle Buchungen mit Buchungstext angedruckt. Detailzeilen: Hierbei wird auf die Definition im Sachkontenstamm zugegriffen.
BK-Abrechnungsdruck Es gibt vier unterschiedliche Auswahlmöglichkeiten zum BK-Abrechnungsdruck, wobei die "Auswahlen" fast identisch sind: "BK-Objektabrechnung Mieter": Ausdruck der Objektabrechnung für Mietobjekte "BK-Objektabrechnung Eigentümer": Ausdruck der Objektabrechnung für Eigentumsobjekte "BK-Einzelabrechnung Mieter" Ausdruck der Einzelabrechnung für Mieter "BK-Einzelabrechnung Eigentümer" Ausdruck der Einzelabrechnung für Eigentümer "Akonto-Entnahme": Einstellung für die Entnahme des Akonto (Einnahmen): aus Vorschreibung: Es münden die vorgeschriebenen Beträge in die Abrechnung ein. Hier sind die zusätzlichen Definitionen im Posten- Stamm zu beachten. aus Buchhaltungskonten: Es münden die Sachkonten in die Abrechnung.
BK-Abrechnungsdruck Es gibt vier unterschiedliche Auswahlmöglichkeiten zum BK-Abrechnungsdruck, wobei die "Auswahlen" fast identisch sind: "BK-Objektabrechnung Mieter": Ausdruck der Objektabrechnung für Mietobjekte "BK-Objektabrechnung Eigentümer": Ausdruck der Objektabrechnung für Eigentumsobjekte "BK-Einzelabrechnung Mieter" Ausdruck der Einzelabrechnung für Mieter "BK-Einzelabrechnung Eigentümer" Ausdruck der Einzelabrechnung für Eigentümer "Durchführungsbestimmungen": Einstellung für zusätzlich Möglichkeiten während des Drucks: Nur Salden-Neuausgabe: Es erfolgt kein Ausdruck, es werden nur die Salden neu ausgegeben (gespeichert). EUR und ATS ausweisen: Doppelte Auspreisung der Salden.
BK-Abrechnungsdruck Es gibt vier unterschiedliche Auswahlmöglichkeiten zum BK-Abrechnungsdruck, wobei die "Auswahlen" fast identisch sind: "BK-Objektabrechnung Mieter": Ausdruck der Objektabrechnung für Mietobjekte "BK-Objektabrechnung Eigentümer": Ausdruck der Objektabrechnung für Eigentumsobjekte "BK-Einzelabrechnung Mieter" Ausdruck der Einzelabrechnung für Mieter "BK-Einzelabrechnung Eigentümer" Ausdruck der Einzelabrechnung für Eigentümer "Nachverrechnungsposten Mitein beziehen": Wenn mit der Auswahl "Akonto aus Vorschreibung" gedruckt wird, "Druckdann mit Saldovortrag": münden neben den Akonto-Posten Andruck des auch Saldovortrag die Nachverrechnungsposten (derzeit noch nicht verfügbar). ein. Ist bei einer reinen Jahresabrechnung ohne Saldovortrag "Ust-Automatik": nicht notwendig. "Buchungsdetail Gibt an, ob zu bei den Nullsaldo Nettodrucken": Ausgaben noch errechnete Ust- Ob Beträge Konten hinzuaddiert mit Nullsalden, werden auf denen sollen: "Zusammenstellung allerdings Buchungen am Ende vorhanden keine der Abrechnung Ust Automatik: sind, nicht drucken": ebenfalls angedruckt Unterdrückt kein "Ust" werden Andruck. Andruck sollen. der E-Abr-Ustautomatik: "Zusammenstellung" bei den Eigentumsabrechnungen. Bei allen Blöcken wird der Andruck der "Ust" aktiviert. Nur Instandh.: Nur beim Instandhaltungsblock wird die "Ust" angedruckt. Zusätzlich gibt es für den Druck der BK-Abrechnung noch die BK-Abrechnungen Optionen, zu denen Sie mit Hilfe des Buttons "Optionen BK-Abrechnung" gelangen.
BK-Einzelergebnisse in die Vorschreibung übernehmen Für eine automatische Übernahme von Einzelergebnissen in die Vorschreibung muß zuerst eine Einzelabrechnung gedruckt werden. Im Zuge dessen werden die Einzelergebnisse pro Ust-Satz gespeichert. Für die Übernahme wird im Objekt pro Ust- Satz ein Nachverrechnungskonto benötigt. Pro Ust-Satz (0%, 10% u. 20%) wird ein Empfängerkonto benötigt, welches im Postenstamm unter "Posten-Art, Kennung" mit BK- Nachverr-Ust 0%, BK- Nachverr-Ust 10% bzw. BK-Nachverr-Ust 20% definiert ist. Sofern dies alles berücksichtigt ist, können die Einzelergebnisse aus der BK-Abrechnung in die Vorschreibung übernommen werden. Wenn die Empfängerposten bereits Beträge beinhalten, dann werden diese überschrieben, allerdings bei Nullsaldo nicht gelöscht!
BK-Einzelergebnisse in die Vorschreibung übernehmen Für eine automatische Übernahme von Einzelergebnissen in die Vorschreibung muß zuerst eine Einzelabrechnung gedruckt werden. Im Zuge dessen werden die Einzelergebnisse pro Ust-Satz gespeichert. Für die Übernahme wird im Objekt pro Ust- Satz ein Nachverrechnungskonto benötigt. Vor der Übernahme können die Salden noch über folgende Menüs überprüft werden: "BK-Einzelergebnis Bildanzeige": Bildanzeige der Ergebnisse. "Von-/ Bis-Auswahl" Auswahl der anzuzeigenden Daten. "Anzeigemodus" Zusätzliche Auswahl der anzuzeigenden Daten.
BK-Einzelergebnisse in die Vorschreibung übernehmen Für eine automatische Übernahme von Einzelergebnissen in die Vorschreibung muß zuerst eine Einzelabrechnung gedruckt werden. Im Zuge dessen werden die Einzelergebnisse pro Ust-Satz gespeichert. Für die Übernahme wird im Objekt pro Ust- Satz ein Nachverrechnungskonto benötigt. Vor der Übernahme können die Salden noch über folgende Menüs überprüft werden: "BK-Einzelergebnis Bildanzeige": Bildanzeige der Ergebnisse. Hier werden die einzelnen Ergebnisse der Abrechnung pro BK-Block und Mwst-Satz dargestellt und können vor der Übernahme in die Vorschreibung bzw. vor der Verbuchung der Objektabrechnung überprüft werden.
BK-Einzelergebnisse in die Vorschreibung übernehmen Für eine automatische Übernahme von Einzelergebnissen in die Vorschreibung muß zuerst eine Einzelabrechnung gedruckt werden. Im Zuge dessen werden die Einzelergebnisse pro Ust-Satz gespeichert. Für die Übernahme wird im Objekt pro Ust- Satz ein Nachverrechnungskonto benötigt. Vor der Übernahme können die Salden noch über folgende Menüs überprüft werden: "BK-Abrechnungsergebnisse Druck": Ausdruck der Ergebnisse in Listenform. "Von-/ Bis-Auswahl" Auswahl der auszudruckenden Daten. Auswahl für welchen Abrechnungstyp der Ausdruck der Ergebnisse gewünscht wird.
BK-Objektergebnisse verbuchen Vor der Verbuchung muß die BK-Objektabrechnung durchgeführt werden. Im Zuge dessen werden die Block-Ergebnisse gespeichert. Im "Objektstamm" müssen pro BK-Block die Buchungskonten eingetragen werden, wobei die Verbuchung dann pro Block netto "KontoV" gegen "KontoS" erfolgt. Vor der Echtverbuchung können die Salden wie zuvor beschrieben, noch überprüft werden. Sie können auch bei mehreren Blockpositionen die gleichen Konten verwenden, dann ist allerdings eine nachträgliche Splittung der BK-Block-Ergebnisse nicht mehr möglich! Es wird nicht das Endergebnis sondern der Saldo des Abrechnungsjahres verbucht!