E-Gov Fokus E-Dokumentenmanagement in der öffentlichen Verwaltung 20 April 2007 "Elektronischer Akt" (ELAK) E-Government Projekt für die österreich Bundesverwaltung - Projektziele - Projektergebnisse - Kennzahlen zum ELAK - Zukunft des ELAK Kernaussagen: - Der ELAK ist das Original - Modernste Verwaltung in Europa - ELAK ist die Basis des egovernment - Errichtung eines durchgängigen egovernment-prozesses Johann Siegl Leiter ELAK Competence Center, Bundesrechenzentrum GmbH (AT) Günther Lauer Bereichsleiter E-Government, Bundesrechenzentrum GmbH (AT)
"Elektronischer Akt" (ELAK) E-Government-Projekt für die österr Bundesverwaltung Ing Günther Lauer, Johann Siegl 20042007, V10 wwwbrzgvat Vertraulichkeitshinweis Der IT-Dienstleister des Bundes Einführung des elektronischen Aktes (ELAK) Projektziele Einführung und Betrieb eines elektronischen Aktensystems für die österreichische Bundesverwaltung Der ELAK ist das Original Effizienzsteigerung bei den internen Geschäftsabläufen Steigerung der Nachvollziehbarkeit und Transparenz Verkürzung von Durchlaufzeiten für Akten Verbesserung der Service-Qualität Verbesserung der Arbeitsqualität für Mitarbeiter 2
Projektvorgehen ELAK 3 Einführungsprojekt Einführungsvorgehen Spezifikation des Referenzsystems Errichtung einer sehr leistungsfähigen IKT-Infrastruktur auf 3 Standorte (BRZ, PRZ, ZAS) verteilt Durchführung des Rollout in 11 Bundesministerien und der Buchhaltungsagentur des Bundes (Jahr 2004) Auslieferung von Software-Funktionalität Fabasoft egov-suite V50, die auf Web-Technologie (Standard-Browser) beruht, für ca 8000 Benutzer Gesamtabnahme der Rolloutleistung (03/2005) 4
Architektur der IT-Infrastruktur Anschaltknoten Kunden- Firewall ELAK-Firewall SAN Lastverteiler SAN-Switches Arbeitsplätze Webbrowser-Clients Webserver- Farmen Backendserver-Cluster Tape-Library 5 Einführungsprojekt Kennzahlen Software-Lösung Fabasoft egov-suite (einschl VK-EIB) - umfasst eine Funktionalität von mehr als 240 Use Cases Ausfallsichere Datenhaltung von 10,7 TB (Nettodaten), 36 TB Datenspeicher verteilt auf 3 Standorte 600000 Eingangsstücke, 600000 Akte sowie 1,9 Mio DMS-Objekte pro KalJ Datenzuwachs an Dokumenten u Versionen ~ 2 TB pro KalJ Applikationsperformance = 99% aller Transaktionen < 4 sec Verfügbarkeit: 99,7% (max 2,33 Std Stillstand im Quartal) an Arbeitstagen in der Zeit von 07:00 20:00 Uhr pro Quartal 6
Einführungsprojekt Projektergebnisse für die Bundesverwaltung medienbruchfreie Bearbeitung von Akten (ca 20 % Papierbedarfsreduktion und Einsparung an Archivraum) der ELAK ist das Original Einsparung der Aushebungsvorgänge in den Papierarchiven Reduktion von Transportzeiten, kein Papiertransport (ca 12 % zeitliche Einsparung im Aktenlauf) Automatische Versionserstellung unterstützt die Nachvollziehbarkeit und Dokumentation von Geschäftsfällen Kommunikation per Akt ist orts- und zeitunabhängig (Nutzung auch über Internet) Sicherheit (Schutz von unbefugtem Zugriff, Schutz der BearbeiterInnen durch Versionierung) 7 Einführungsprojekt Projektergebnisse für den Bürger Bereitstellung eines durchgängigen egovernment-prozesses von der Antragstellung bis zur Erledigung Eingebrachte Anliegen können rascher erledigt werden, da sich durch den ELAK die internen Wege verkürzen Auskünfte können schneller erteilt werden, da der ELAK einen rascheren Zugriff auf Akten und eine effizientere Recherche erlaubt Schriftstücke und Informationen über Geschäftsfälle können den BürgerInnen elektronisch übermittelt werden Nachvollziehbarkeit und Dokumentation der Geschäftsfallbearbeitung = Transparenz der Verwaltung 8
Zukunft des ELAK wwwbrzgvat Der IT-Dienstleister des Bundes Zukunft des elektronischen Aktes egovernment-backbone für die Bundesverwaltung Einführung der elektronischen Zustellung über ein Zustellservice Einführung der pdf-amtssignatur Erweiterung bestehender Kopplungen (HV-SAP) Einführung eines zentralen Posteinganges (zentraler Scan- u Verteiler-Dienstleister) für alle Bundesministerien Auswertung der ELAK-Daten zur Geschäftsprozessoptimierung Optimierung der ELAK-Funktionalität (weniger ist mehr) Integration der nachgeordneten Dienststellen (ELAK-Light?) 10
Elektronische Zustellung XML-Erledigung 11 Signaturen in der Verwaltung Quelle: http://wwwciogvat/faq/amtssignatur 12
PDF-Amtssignatur Quelle: http://wwwciogvat/faq/amtssignatur 13 Erweiterung der Kopplung HV-SAP 14
egovernment-bereich der BRZ GmbH Kontakt: http://wwwbrzgvat güntherlauer@brzgvat johannsiegl@brzgvat Vertraulichkeitshinweis Der IT-Dienstleister des Bundes 15