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Inhaltsverzeichnis Einleitung und Vorteile 3 Startseite 4 Neue Bestellung anlegen 5-6 Bestellposition löschen 7 Bestellung vorbereiten 8 Auftragsbestätigung 9 Bestellvorlage erstellen 10-12 Bestellung aus Bestellvorlage erzeugen 13-15 Artikelsuche 16-17 Der Produktkatalog 18-20 Meine Bestellungen 21 Meine Rechnungen 22 Status der Bestellungen 23-24 Sicherheit 25 Ihre Ansprechpartner 25 Feedback 26 Seite 2 von 26
Einleitung und Vorteile Das Xtranet+ System ermöglicht Ihnen die elektronische Bestellung bei Xerox Papier & Zubehör. Die elektronische Bestellung ist schneller und flexibler als die traditionellen Bestellwege Fax oder Telefon. Vorteile Schneller. Die Bestellung wird sofort -online- in das Xerox SAP-System übertragen Fehlerfrei. Keine manuelle Eingaben, daher keine Übertragungsfehler Verfügbarkeitsprüfung. Das System prüft sofort, ob die bestellten Artikel in unserem Lager verfügbar sind Preisfindung. Das System ermittelt sofort Ihre individuellen Preise und zeigt diese für jede Position an Produktinformationen. Xtranet+ zeigt alle Produktinformationen und Abbildungen aus unserer zentralen Produktdatenbank Suchfunktion. Suchmöglichkeit nach Artikelnummer, Beschreibung oder nach Produktgruppe wie z.b. Farbfolien Meine Bestellungen. Zeigt Ihnen alle Bestellungen, die Sie an Xerox Papier & Zubehör geschickt haben Meine Rechnungen. Zeigt alle Rechnungen, die Sie von Xerox Papier & Zubehör erhalten haben Bestellvorlagen. Erstellen und speichern Sie Vorlagen für häufig zu bestellende Produkte -macht den Bestellprozess schneller- 24 Stunden/7 Tage die Woche. Schicken Sie Ihre Bestellung zu jeder Tages- und Nachtzeit Xtranet+ wird den persönlichen Kontakt mit Xerox Papier & Zubehör keinesfalls ersetzen, aber es liefert unseren Kunden eine Menge an Informationen und gibt uns die Zeit für intensivere Kundenbetreuung. Die Xtranet+ Hotline erreichen Sie unter Tel: 02131-2248-2332 Fax: 02131-2248-2409 Seite 3 von 26
Startseite Nach Eingabe der User-ID und des Passworts gelangen Sie auf die Startseite. Auf dieser Seite finden Sie die Register: Meine Vorgänge Produktsuche Produktkatalog und die Vorgänge: Neue Bestellung anlegen Bestellung aus Bestellvorlage anlegen und Neue Bestellvorlage anlegen Seite 4 von 26
Neue Bestellung anlegen Wenn Sie die Artikelnummer kennen, geben Sie diese im Feld Produkt ein und ergänzen Sie die Menge. Die Liste mit den Mengeneinheiten haben Sie zusammen mit diesem Handbuch erhalten. Papiere werden grundsätzlich in Tausend Blatt bestellt, d.h. die Mengeneinheit ist K1 = 1000 Blatt. Möchten Sie ein Papier z.b. mit einer höheren Grammatur oder größeres Format bestellen, finden Sie die Hinweise zur Verpackungseinheit im Xtranet+ Produktkatalog oder im gedruckten Xerox Katalog. Beispiel: Xerox Supergloss 210 g/m², 003R95457, 125 Blatt pro Packung und 8 Packungen pro Karton. Die Mindestbestellmenge bei Papier ist immer 1 Karton, egal welche Grammatur. Wenn Sie also 1 Karton Supergloss 210 g/m² in A4 bestellen möchten, geben Sie bei Menge: 1 K1 (also 1 x 1000 Blatt) ein, da 1000 Blatt in einem Karton sind. Xerox Supergloss 250 g/m² in A4 hat nur 100 Blatt pro Packung, also nur 800 Blatt im Karton, daher gibt man bei Bestellmenge ein: 0,8 K1 (für 0,8 x 1000 Blatt = also 800 Blatt). Seite 5 von 26
Neue Bestellung anlegen Geben Sie zusätzlich die folgenden Daten ein: Ihre Referenznummer*: Lieferadresse*: Wunschlieferdatum: Kontaktperson: Ihre Bestellnummer Wählen Sie aus der Liste die Lieferadresse aus Sie können ein Wunschlieferdatum eingeben, geben Sie keines ein, wird abhängig vom Produkt ein Standard-Lieferdatum gesetzt Lieferzusatz an wen die Ware ausgeliefert werden soll * = Pflichtfelder Seite 6 von 26
Bestellposition löschen Möchten Sie Positionen löschen, markieren Sie die jeweilige Box in der Spalte Löschen an und klicken Sie anschließend auf Aktualisieren. Wenn Sie alle Bestellpositionen erfasst haben, klicken Sie auf Bestellung vorbereiten. Seite 7 von 26
Bestellung vorbereiten Nach Ihrem Klick auf Bestellung vorbereiten erscheint das obige Bild mit den folgenden Informationen für jede Bestellposition: Artikel Menge Einheit Bezeichnung Verfügbarkeit Sie sehen, ob der Artikel in ausreichender Menge verfügbar ist Lieferdatum Preis Lieferanschrift Gesamtpreis der Bestellung, MwSt, Gesamtpreis brutto Über den Button Einkauf fortsetzen können Sie weitere Positionen hinzufügen oder über den Button Bestellen die Bestellung auslösen. Seite 8 von 26
Auftragsbestätigung Nachdem Sie die Bestellung abgeschickt haben, erhalten Sie eine Auftragsbestätigung. Über den Button Drucken können Sie diese Bestätigung als Referenz ausdrucken. Seite 9 von 26
Bestellvorlage erstellen Für Artikel, die Sie regelmäßig bestellen, können Sie eine Vorlage erstellen, um den Bestellvorgang zu beschleunigen. Sie können so viele Vorlagen erstellen, wie Sie möchten. Während des Bestellvorgangs können Sie trotzdem noch Artikel löschen und/ oder hinzufügen. Seite 10 von 26
Bestellvorlage erstellen Geben Sie eine Referenznummer ein. Wählen Sie eine Lieferanschrift aus und geben Sie die Artikel und Mengen ein. Für diese Vorlage wurde als Referenznummer DC2060 gewählt, da die Vorlage Artikel für die Docucolour 2060 beinhaltet Papier, Folien, Etiketten und Visitenkarten. Drücken Sie den Button Sichern um die Vorlage zu speichern. Seite 11 von 26
Bestellvorlage erstellen Nachdem sie gesichert wurde, wird Ihnen die Vorlage mit allen Details angezeigt. Xtranet+ vergibt jeder Vorlage eine interne Nummer (in diesem Fall die Nummer 332). Seite 12 von 26
Bestellung aus Bestellvorlage erzeugen Klicken Sie auf Bestellung auf der Grundlage einer Bestellvorlage. Seite 13 von 26
Bestellung aus Bestellvorlage erzeugen Wählen Sie die Vorlage, die Sie benutzen möchten, aus. Seite 14 von 26
Bestellung aus Bestellvorlage erzeugen Die Vorlage öffnet sich und Sie können die Bestellvorlage wie eine normale Bestellung bearbeiten. Seite 15 von 26
Artikelsuche Sie können nach der Artikelnummer oder der Artikelbeschreibung suchen. Führende Nullen vor Artikelnummern mit eintragen. Seite 16 von 26
Artikelsuche Die Suche nach der Artikelbeschreibung Business ergab 28 Treffer. Wählen Sie aus der Liste den gesuchten Artikel aus. Klicken dazu auf das Warenkorbsymbol, um den Artikel in die Bestellung aufzunehmen. Sie müssen dann nur noch die gewünschte Menge hinzufügen. Seite 17 von 26
Der Produktkatalog Nutzen Sie den Produktkatalog um detaillierte Informationen und Abbildungen unserer Produkte zu erhalten. Sie können hierzu die Artikelnummer im Feld Schnellsuche eingeben, oder über die Produktstruktur eine Produktgruppe auswählen. Detaillierte Produktinformationen erhalten Sie, wenn Sie auf den Produktnamen klicken. Seite 18 von 26
Der Produktkatalog Hier erhalten Sie die technischen Spezifikationen des Artikels. Die Kompatibilität zu den Xerox Farbdruckern können Sie sich hier ebenfalls anzeigen lassen. Seite 19 von 26
Der Produktkatalog informiert über die technischen Merkmale des Produktes und zeigt gleichzeitig, auf welchen Kopierern/Druckern das Produkt eingesetzt werden kann. Seite 20 von 26
Meine Bestellungen Prüfen Sie den Status Ihrer Bestellung. Sie haben die Wahl sich die offenen Bestellungen und/oder die erledigten Bestellungen für einen auszuwählenden Zeitraum anzeigen zu lassen. Seite 21 von 26
Status der Bestellung Um Details zur Bestellung zu sehen, wählen Sie eine Bestellung aus der Liste aus. Als Ergebnis sehen Sie hier die Daten Ihrer Bestellung Seite 22 von 26
Meine Rechnungen So wie Sie sich die Bestellungen anzeigen lassen, können Sie sich auch Ihre Rechnungen anzeigen lassen. Die Daten der Rechnung sehen Sie hier. Klicken Sie hier, um eine Rechnung im PDF-Format auf Ihren PC runter zu laden. Die Rechnung im PDF-Format beinhaltet die gleichen Daten wie Ihre Originalrechnung, hat jedoch ein anderes Format. Seite 23 von 26
Meine Rechnung PDF Version der Rechnung Weitere Daten der Rechnung Seite 24 von 26
Sicherheit Xtranet+ ist eine sichere Seite im Web. Sie erkennen dies daran, dass ein Schloss als Symbol in der Statuszeile Ihres PC erscheint. Xtranet+ hat ein gültiges Sicherheitszertifikat. Damit ist sicher gestellt, dass Ihre Daten verschlüsselt an Xerox Papier & Zubehör übertragen werden und diese von Dritten nicht gelesen werden können. Xerox arbeitet mit SSL-Verschlüsselung. Ihre Ansprechpartner Haben Sie Fragen zu Xtranet+? Dann sprechen Sie uns bitte an! Hans Dietze Manager ebusiness & Databasemanagement Telefon: 02131/ 2248-2332 Fax: 02131/ 2248-2409 Mail: hans.dietze@deu.xerox.com Daniela Tasche Produktmanagerin ebusiness Telefon: 02131/ 2248-2616 Fax: 02131/ 2248-2409 Mail: daniela.tasche@deu.xerox.com Seite 25 von 26
Feedback Ihre Meinung zu Xtranet+ Das ist gut! Das könnte besser sein! Anregungen/ Kommentare Name:. Firma:. Kundennummer. Vielen Dank für Ihr Feedback! Bitte faxen Sie diese Seite an: 02131/ 2248-2409 Seite 26 von 26