Collaboration@OSN. Erarbeitung und Umsetzung einer ecollaboration Strategie

Collaboration@OSN Erarbeitung und Umsetzung einer ecollaboration Strategie

Collaboration@OSN Erarbeitung und Umsetzung einer ecollaboration Strategie Themen Der Kontext Das Paradox Die Herausforderungen Das Potenzial ausschöpfen Die Erfolgsfaktoren Das Projektdesign Die Bausteine von Collaboration@OSN

Der Kontext: Vom Management by E-Mail zu ecollaboration 3Collaboration@OSN - Erarbeitung und Umsetzung einer ecollaboration Strategie Heute: Zukunft: Die Mitarbeiter organisieren und erledigen ihre Arbeit von ihrem Schreibtisch aus. Sie koordinieren sich via E-Mail. CRM E-Mail Projects Die Mitarbeiter benutzen die gleiche, zentrale Arbeitsplattform. Sie koordinieren sich via Workflow, gemeinsame Task-Listen und Unified Communication. Projects CRM Document Management Task and Time Management Controlling Controlling Task and Time Management Document Management Working Harder Working Smarter Bis zu 70% der E-Mails enthalten geschäftskritische Daten. Das E-Mailvolumen nimmt jedes Jahr um 30% zu.

Das Paradox: IT-Investitionen sind das Mittel - nicht das Ziel Paradox 1 Marktbeobachter wie Forrester oder Gartner notieren seit einigen Jahren wachsende Investitionen im Bereich der ICT Studien des Fraunhofer-Instituts stellen fest, dass der IT-Nutzen aus Sicht der Information Worker sich nicht verbessert hat 4Collaboration@OSN - Erarbeitung und Umsetzung einer ecollaboration Strategie Paradox 2 der direkte Impact von ICT-Investitionen bezogen auf den Produktivitäts-zuwachs der Information Worker liegt bei 2% erst durch die Kombination mit angepassten Arbeitsmethoden steigt der Produktivitätszuwachs der Information Worker auf bis zu 20%

5Collaboration@OSN - Erarbeitung und Umsetzung einer ecollaboration Strategie O p e n S y s t e m network OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch Die Herausforderungen Integration von Technologien, Prozessen und Teamkulturen Technologien finden nur dann Akzeptanz, wenn sie anschlussfähig sind an die bestehenden Arbeitsprozesse und Teamkulturen. Darum müssen aus Informatik-projekten Organisationsprojekte werden. Verknüpfung von Team-Ebene und individueller Ebene Die entscheidende Schnittstelle liegt zwischen dem Team und dem Individuum. Nur wenn Team-Arbeitsplatz und individuelle Arbeitstechnik aufeinander passen, hat ICT einen positiven Effekt. Die Zukunft vorweg nehmen Die Entwicklungen im Bereich ICT stehen erst am Anfang. Es zeichnet sich ab, wohin die Reise geht, aber wir sind noch nicht dort. Zukunftsorientiertes Vorgehen heisst, auf die Lösung mit dem grössten Entwicklungspotenzial setzen.

6Collaboration@OSN - Erarbeitung und Umsetzung einer ecollaboration Strategie O p e n S y s t e m network OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch Das Potenzial ausschöpfen SharePoint in Kombination mit Microsoft Office und Office Communicator eröffnet völlig neue Möglichkeiten, um als Unternehmen nachhaltig dynamischer und leistungsfähiger zu werden. 1) Diese neuen Möglichkeiten werden erschlossen durch die Vernetzung von IT-Implementierung, Gestaltung der Zusammenarbeitsprozesse sowie Organisations- und Personalentwicklung. Organisation Entscheidend ist dabei die Kombination aus Lernen, Konzeptarbeit und Umsetzung. Performance Prozesse Beschleunigung Informatik 1) Microsoft spricht in diesem Zusammenhang von einem People-Ready Business: a people-ready business knows that people are its most important asset, and it empowers its people to drive the business forward. When individuals realize their potential, your company realizes its potential

7Collaboration@OSN - Erarbeitung und Umsetzung einer ecollaboration Strategie O p e n S y s t e m network OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch Die Erfolgsfaktoren think big, act smart Unternehmenstechnologien auswählen - aber Gruppenkonzepte implementieren. Prozesse und Arbeitsweisen implementieren - nicht Funktionen Suchen sie eine passende Lösung für das Problem - nicht umgekehrt. Lernarenen fördern die Nachfrage Wie kann ich wissen was ich will, bevor ich sehe was es gibt? on-the-job Coaching unterstützt die Lernprozesse Wenn das Projekt fertig ist, dann fängt es erst an so richtig interessant zu werden.

8Collaboration@OSN - Erarbeitung und Umsetzung einer ecollaboration Strategie O p e n S y s t e m network OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch Das Projektdesign Aus einem IT-Projekt ein Organisationsprojekt zu machen, heisst, Wandel nicht nur zu initiieren, sondern auch nachhaltig zu verankern. Das verlangt die Arbeit an verschiedenen Themen gleichzeitig: Lernarena Projekte als Inseln des Neuen PERSONALENTWICKLUNG zu Spitzenleistungen befähigen das Neue erleben das Neue ermöglichen Wandel unterstützen Nutzeninkasso Wandel verankern kollektive Fähigkeiten aktivieren neue Realitäten schaffen SharePoint Arbeitsplattform für alle und vieles CHANGE MANAGEMENT Wandel planen, gestalten und steuern

9Collaboration@OSN - Erarbeitung und Umsetzung einer ecollaboration Strategie O p e n S y s t e m network OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch Die Bausteine von Collaboration@OSN Lernen Konzeptarbeit und Umsetzung ecollaboration Vision Labors (z.b. Sitzungen, Projekte, Workflows) Strategie und Umsetzungskonzept Evaluation Lernplattform zur Sammlung von Erfahrungen, Einübung von Best Practices, on-the-job-befähigung und Erkundung des Potenzials der neuen Technologie. Ziel: qualitative Unterstützung und Bereicherung der Strategie-Erarbeitung und schnelle Realisierung von Verbesserungspotenzialen/Quick Wins. Pilot / Rollout Evaluation

10 ecollaboration Vision Was? Bedürfnisse/Probleme der Business Units kennenlernen USP durch ecollaboration erkunden Erwartungen konkretisieren/konsolidieren Rahmenbedingungen abstecken (Ressourcen, Technik) Wie? Interview mit Schlüsselpersonen aus Business und IT Lernen von anderen, z.b. InnovationLab Microsoft Ergebnis ecollaboration Vision ist beschrieben Zweck, Ziele und Umfang der ecollaboration Strategie sind abgesteckt Labors und Quick Wins sind identifiziert Collaboration@OSN - Erarbeitung und Umsetzung einer ecollaboration Strategie

11 Beispiel Working Smarter Input für eine ecollaboration Vision OSN baut auf dem Wissen, dem Können und den Erfahrungen seiner Mitarbeitenden auf, und macht dieses Wissen, dieses Können und diese Erfahrungen in der täglichen Arbeit nutzbar. Die Mitarbeitenden sind in der Lage effizient zusammenzuarbeiten - auch ohne zusammen zu sein, Informationen rasch und gezielt zu suchen und zu teilen, ein Netzwerk mit Kollegen und Experten zu pflegen - intern und extern, wichtige Geschäftsentscheide schnell und kundenorientiert zu fällen, Prozesse zu steuern und zu optimieren, ihre persönliche Arbeitstechnik optimal auf die Erfordernisse vielfältiger Aufgaben und Herausforderungen abzustimmen. Collaboration@OSN - Erarbeitung und Umsetzung einer ecollaboration Strategie

12 Labors Was? Umgang mit neuer Technologie kennenlernen Wie? Ideen für Business-Nutzen erkunden Implementierungsaufwand abschätzen (technisch, organisatorisch und kulturell) Für 2-5 Fragestellungen/Anwendungsgebiete je ein out-of-the-box SharePoint-Template entwerfen und Anwender für den Einsatz gezielt schulen und coachen Evaluation der Labors nach ca. 3-4 Monaten Ergebnis Praxisorientiertes Wissen und Erfahrung sind aufgebaut Strategieerarbeitung ist anwendungsorientiert unterlegt Quick Wins sind realisiert Collaboration@OSN - Erarbeitung und Umsetzung einer ecollaboration Strategie

13 Beispiel ecollaboration Skizze einer integrierten Arbeitsumgebung Kontext: Die Anwender arbeiten mit Office und sie nutzen Outlook für ihre persönliche Arbeitstechnik. Outlook is my place! Es gibt nur ein aktuelles Dokument an dem alle Beteiligten arbeiten und das für alle Berechtigten zugänglich ist. Es besteht Transparenz darüber, wer wann welche Änderung gemacht hat und wer wann für Rückfragen erreichbar ist. Der SharePoint-Workspace ermöglicht ecollaboration und unterstützt die Teamarbeitstechnik. SharePoint workspace is our team place! Die Anwender haben jederzeit Zugriff auf die Daten, die sie für Ihre Arbeit brauchen und sie verschwenden keine Zeit für das Finden von Informationen. Das Portal erweitert die ecollaboration-funktionalitäten von SharePoint um eine zielgruppen- und kontextspezifische Informationsbereitstellung. Portal is our company place! Collaboration@OSN - Erarbeitung und Umsetzung einer ecollaboration Strategie

14 Beispiel ecollaboration Schlüsselkompetenzen Funktionalitäten kennen und bedienen können die richtige Wahl treffen: welches Tool für welche Aufgabe die optimale Integration: das Zusammenspiel der Tools beherrschen Tool- Kompetenz Methoden- Kompetenz Zeitmanagement und Arbeitstechnik Sitzungsmanagement Soziale Kompetenz Moderationstechnik und Prozessbegleitung Verständigungsorientierte Kommunikation und Konfliktbearbeitung Rollen und Regeln der (virtuellen) Zusammenarbeit Führen im Team/Netzwerk Netiquette Collaboration@OSN - Erarbeitung und Umsetzung einer ecollaboration Strategie

15 Beispiel ecollaboration Persönliche und Teamarbeitstechnik (1/2) Treiber der Produktivität Unterstützung durch Outlook/SharePoint Aufgabenplanung Den Überblick halten in Outlook Ziele klären Zusammenhänge aufdecken Aufgaben priorisieren und delegieren Zeitmanagement Zeitfallen Selbstmanagement Sitzungstechnik Vor- und Nachbereitung Regeln, Rollen, Arbeitsweisen (Zusammen-)Arbeiten zwischen den Sitzungen Kommunikation und Konfliktmanagement verständnisorientiert kommunizieren wann welche Kommunikationsform? Umgang mit Konflikten Kategorien und Nachverfolgung Filter und Ansichten In Outlook mit Aufgaben arbeiten Aufgaben vs. Termine Auf SharePoint mit Dateien arbeiten Metadaten Versionsverwaltung Besprechungsbereich auf SharePoint Agenda und Protokolle Link auf Dateien und Informationen in Listen Project Log auf SharePoint Transparenz über den Prozess E-Mail-Management Regelassistent Ordnerstruktur und Suchordner Mails in Aufgaben und Termine umwandeln Collaboration@OSN - Erarbeitung und Umsetzung einer ecollaboration Strategie

16 Beispiel ecollaboration Persönliche und Teamarbeitstechnik (2/2) Wie könnte die Befähigung ablaufen? Hilfe zur Selbsthilfe Es werden nur ausgewählte Funktionen aus Outlook und SharePoint thematisiert WIE arbeitet man mit Outlook und SharePoint (statt: WAS kann Outlook/SharePoint) Diskussionsforum (FAQ) ScreenCasts (kurze Howe to videos ) Links auf Microsoft-Ressourcen (z.b. Office Online, elearning) Kurze, interaktive Input-Module (Wissen) wechseln sich ab mit der Erprobung und Umsetzung im Arbeitsalltag (Können) Fragen werden geklärt und Erfahrungen werden ausgetauscht Die Umsetzung wird mit einem online-coaching (z.b. via Live Meeting) unterstützt Die Lerngemeinschaft bleibt während einer gewissen Zeit möglichst in der gleichen Zusammensetzung bestehen Collaboration@OSN - Erarbeitung und Umsetzung einer ecollaboration Strategie

17 Strategie und Umsetzungskonzept Was? Wie? ecollaboration Strategie ausarbeiten Zweck, Umfang, Grundprinzipien, Anwendungsgebiete und Rahmenbedingungen Design und Navigation, Informationsarchitektur, Systemarchitektur, Berechtigungs- und Sicherheitskonzept, Einbettung in Intranet und ERP Befähigungs- und Organisationsentwicklungs-Konzept Konzept zur Umsetzung der ecollaboration Strategie skizzieren technisch, organisatorisch, kulturell Projektvorschlag mit Arbeitspaketen, Meilensteinen, Zeitplan, Budget und Ressourcen Zusammenarbeit in interdisziplinärem Team (Business, IT, PE/OE) Einarbeitung der Erkenntnisse aus der Evaluation der Labors Ergebnis Strategiedokument und Projektvorschlag für die Umsetzung sind entscheidungsbereit Collaboration@OSN - Erarbeitung und Umsetzung einer ecollaboration Strategie

18 Pilot und Rollout Was? Wie? Umsetzung der ecollaboration Strategie technisch, organisatorisch und kulturell Migration der Labors gemäss zu definierender Projektplanung (vgl. Modul Strategie und Umsetzungskonzept ) Evaluation nach Abschluss der Umsetzung, um Optimierungspotenziale zeitnah zu identifizieren und zu realisieren Ergebnis Nutzeninkasso schnellere Prozesse transparentere Entscheidungen bessere Zielerreichung vernetztes Fachwissen Collaboration@OSN - Erarbeitung und Umsetzung einer ecollaboration Strategie

19 Vorgehensplan Phase 1: Analyse und Vision Zeitbedarf Analyse der Bedürfnisse und erarbeiten der ecollaboration Vision Anwendungsbereiche für Labors identifizieren und entscheiden 2 Monate Labors aufsetzen und in Gang bringen Meilenstein: ecollaboration Vision ist erarbeitet Phase 2: Befähigung und Strategieerarbeitung Betreuung und Evaluation der Labors ecollaboration Strategie erarbeiten 6 Monate Projektvorschlag erarbeiten Meilenstein: Umsetzungskonzept ist entschieden Phase 3: Umsetzung und Optimierung ecollaboration Strategie umsetzen gemäss Projektvorschlag 6-12 Monate Umsetzungsevaluation und Optimierungsschlaufe Collaboration@OSN - Erarbeitung und Umsetzung einer ecollaboration Strategie

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