Hinweise zu den Fristen zur Abgabe der Unterlagen für Teilnehmer am ERASMUS+-Programm 14/15 der Universität Würzburg Liebe ERASMUS+-Studierende des Programmjahres 14/15, erst einmal gratuliert Ihnen das I.O. nochmals ganz herzlich zu Ihrem ERASMUS+-Studienplatz im Ausland. Es wird eine unvergessliche, Gewinn bringende Zeit für Sie! Zudem hoffen wir, dass Sie die ersten wichtigen Vorkehrungen bereits getroffen haben (Annahmeerklärung, Registrieren an der Gastuni). Zu all den bisherigen und kommenden Schritten möchten wir Ihnen heute einige Hinweise an die Hand geben. Bitte verwahren Sie diese Hinweise gut auf, denn Sie benötigen diese während des gesamten Programmzeitraums. Außerdem beinhalten diese Fristen, zu deren Wahrung Sie vertraglich verpflichtet sind. 1. Zuständigkeiten Fragen zu Ihrem Platz an der Gastuni: Ihr Programmverantwortlicher an der Fakultät Fragen zur Mobilitätsförderung & zum administrativen Prozedere: ERASMUS+-Outgoing-Koordination im I.O. Fragen zur Beurlaubung: Referat für Studienangelegenheiten, Oswald-Külpe-Weg 84/2, Campus Nord Fragen zu BAFÖG: das für Ihr Gastland zuständige BAFÖG-Amt http://www.auslandsbafoeg.de/auslandsbafoeg/antragstellung/ Fragen zur Anerkennung: Prüfungsausschuss Ihrer Fakultät 2. Gegenseitige Erreichbarkeit Erreichbarkeit der ERASMUS+-Outgoing-Koordination im I.O.: Öffnungszeiten: Mo, Di, Fr: 8-12; Mi: 8-12, 14-16; Do: 8-11.30 Telefon: zu den Öffnungszeiten; Tipp: Während der Sprechzeiten ist es oft nicht möglich, eine telefonische Beratung durchzuführen, gern können Sie aber auch außerhalb der Sprechzeiten bis ca. 14.30h anrufen. Mail: 24/7; Tipp: Auf Grund der zahlreichen Anfragen zu Stoßzeiten planen Sie bitte eine Bearbeitungszeit von mind. einer Woche ein. Erreichbarkeit der Studierenden: Sie sind vertraglich dazu verpflichtet, uns umgehend jede Änderung anzuzeigen, beispielsweise Änderung der Postadresse, der Mailadresse, der Handynummer, des Bankdaten, der Studiendauer an der Gastuni etc. 3. Rückmeldung Sie müssen sich auf jeden Fall rückmelden, sonst verlieren Sie Ihren Studentenstatus und damit auch Ihren Anspruch auf die ERASMUS+-Förderhilfe. Die Rückmeldung erfolgt im Referat für Studienangelegenheiten, Oswald-Külpe-Weg 84/2, Hubland Campus Nord, oder über sb@home. 1
4. Beurlaubung Die Beurlaubung erfolgt ebenfalls im Referat für Studienangelegenheiten, Oswald-Külpe-Weg 84/2, Hubland Campus Nord. Sie benötigen hierfür ein Formular, das Sie dort oder im Internet erhalten. Bitte kommen Sie damit im I.O. vorbei; wir müssen das Formular stempeln, um Ihren ERASMUS+-Aufenthalt zu bestätigen. Im Falle einer Beurlaubung werden bei der Rückmeldung die Verwaltungsgebühren inklusive des Semestertickets fällig. 5. BAFÖG Falls Sie BAFÖG beantragen wollen, wenden Sie sich bitte an das für Ihr Gastland zuständige BAFÖG-Amt http://www.auslandsbafoeg.de/auslandsbafoeg/antragstellung/. Stellen Sie den Antrag ca. 6 Monate vor Ihrem Auslandsaufenthalt. Auch hierfür benötigen Sie einige Angaben vom I.O. Diese erhalten Sie mit dem Grant Agreement (siehe unten). Falls Sie vorab bereits eine Bescheinigung benötigen, wenden Sie sich an uns. Wir stellen Ihnen gerne ein Dokument vorab aus. 6. Registrierung an der Gastuni Mit der Abgabe der Annahmeerklärung und des MoveOnline Ausdrucks am International Office Würzburg zum 31.05.14 teilten Sie Ihre Daten dem International Office Würzburg mit, NICHT aber dem International Office der Gastuni! Auch dort müssen Sie ein Anmeldeformular (online oder in Papierform) mit einigen weiteren Dokumenten, die je nach Gastuni variieren (z.b. Passbild, Kopie der Versicherungskarte, sb@home-ausdruck, Sprachnachweise etc.), einreichen. Einige Gastunis schreiben die Incomings an und informieren über dieses Prozedere. Andere nicht. Bitte informieren Sie sich selbstständig auf der Website Ihre Gastuni (Stichwort: ERASMUS+, Incomings etc.) über das dortige Vorgehen und kontaktieren dort die zuständigen Personen. 7. DOKUMENTE UNTERLAGEN VOR DEM AUSLANDSAUFENTHALT 7.1. Annahmeerklärung und MoveOnline Ausdruck Abgabe am 31.5.14; nur gültig in Verbindung mit dem Ausdruck Ihrer Eintragung in MoveOnline; liegt dem International Office bereits vor 7.2. Grant Agreement Bei dem Grant Agreement handelt es sich um neu konzipiertes Dokument für das ERASMUS+-Programm. Es ist das einzige Dokument, das die EU im Programmjahr 14/15 im Original mit Ihrer Unterschrift benötigt. Dieses erreicht Sie auf dem Postweg an die von Ihnen angegeben Heimatadresse. Frist: muss vor Ausreise dem International Office Würzburg im Original mit Unterschrift vorliegen Steps: -gut durchlesen und ggf. Fehler angeben -unterschreiben -Rücksendung PER POST an das International Office Würzburg 2
Wichtig: Bitte machen Sie sich eine Kopie des Formulars!!! Die Informationen sind für Behörden, z.b. das BAFÖG-Amt oder die Kindergeld-Stelle, wichtig. Letztes Jahr war für das BAFÖG-Amt ein maschinell erstelltes Bewilligungsschreiben ohne Unterschrift ausreichend. Falls einige BAFÖG-Ämter im Zuge von ERASMUS+ diese Richtlinien geändert haben und Sie eine BEGLAUBIGTE Kopie des Dokuments benötigen, kontaktieren Sie uns bitte. Wir stellen Ihnen gerne eine aus. 7.3. Learning Agreement alternativ Da das Learning Agreement noch nicht freigegeben wurde, wird dieses Jahr die Auszahlung auf Grund eines Alternativ-Formulars angeordnet. Frist: muss vor Ausreise dem International Office Würzburg als Scan vorliegen Steps: -ausdrucken -unterschreiben -Scan an das International Office Würzburg 7.4. Immatrikulationsbescheinigung aus Wü für das WS 14/15 Frist: muss vor Ausreise dem International Office Würzburg als Scan vorliegen Steps: -Scan an das International Office Würzburg UNTERLAGEN WÄHREND DES AUSLANDSAUFENTHALTS 7.5. Aufenthaltsbestätigung Teil Arrival Bitte lassen Sie sich vom I.O. der Gastuni den genauen Tag Ihrer Ankunft bestätigen. Hiermit ist nicht der Tag Ihrer Ankunft im Gastland gemeint, sondern der erste Tag, an dem Sie an der Gastuni etwas bezüglich ERASMUS+ zu tun haben (z.b. Welcome Week, Bibliotheksführung etc.). Frist: muss sofort nach Ankunft an der Gastuni dem International Office Würzburg als Scan vorliegen 7.6. Learning Agreement ERASMUS+ - Teil I und II Sobald das Learning Agreement ERASMUS+ - Teil I und II freigegeben ist, werde ich Ihnen dieses per Mail zusammen mit Hinweisen zum Ausfüllen schicken. Sie lassen es dann an Ihrer Gastuni von der verantwortlichen Person unterschreiben und senden es nach Würzburg an die zuständige Person, die ich Ihnen nenne. 7.7. ggf. Immatrikulationsbescheinigung aus Wü für das SS 14 3
UNTERLAGEN NACH DEM AUSLANDSAUFENTHALT 7.8. Aufenthaltsbestätigung Teil Departure Bitte lassen Sie sich vom I.O. der Gastuni den genauen Tag Ihrer Abreise bestätigen. Hiermit ist nicht der Tag Ihrer Abreise aus dem Gastland gemeint, sondern der letzte Tag, an dem Sie an der Gastuni etwas bezüglich ERASMUS+ zu tun haben (z.b. Recherche in der Bibliothek etc.). Frist: muss sofort nach Abreise von der Gastuni dem International Office Würzburg als Scan vorliegen 7.9. Learning Agreement ERASMUS+ Teil III Sobald das Learning Agreement ERASMUS+ - Teil III freigegeben ist, werde ich Ihnen dieses per Mail zusammen mit Hinweisen zum Ausfüllen schicken. Sie lassen es dann an Ihrer Gastuni von der verantwortlichen Person unterschreiben und senden es nach Würzburg an die zuständige Person, die ich Ihnen nenne. 7.10. EU-Survey Online-Umfrage Die EU lässt dem Studierenden per Mail einen online-bericht zukommen. Frist: muss 30 Tage nach Ende der Mobilitätsphase der EU online vorliegen 7.11. selbstverfasster Bericht 3-5 Seiten, soll Tipps für die zukünftigen ERASMUS+-Studierenden enthalten Frist: muss 30 Tage nach Ende der Mobilitätsphase dem International Office Würzburg als Scan mit Ihrer Unterschrift vorliegen 7.12. Transcript Das Transcript ist das Zeugnis, das Sie von Ihrer Gastuni erhalten. Es kann die Kurse, für die Sie sich eingeschrieben und an denen Sie (nicht) regelmäßig teilgenommen haben, zeigen und listet die Seminare, bei denen Sie die Klausur (nicht) bestanden haben. Das Transcript benötigen Sie für die Anerkennung Ihrer Leistungen beim Prüfungsausschuss Ihrer Fakultät. Frist: Die Ausstellung des Transcripts an der Gastuni sollte nicht länger als 5 Wochen in Anspruch nehmen. Bitte reichen Sie sofort nach dessen Empfang, spätestens aber am 30.09.15, im International Office Würzburg ein. 8. Feedback nach Einreichen der Unterlagen Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass es uns bei der großen Teilnehmerzahl nicht möglich ist, den Erhalt der Unterlagen zu bestätigen. Seien Sie aber versichert, dass wir uns aber rechtzeitig melden, falls ein Dokument von Ihnen fehlen sollte. 4
9. Berechnung der Förderhöhe Berechnung der vorläufigen Pauschale: Diese errechnet sich aus den Angaben des Zeitraums in Ihrer Annahmeerklärung. Beispiel: 01.09.14-31.01.15 = 5 Monate = 150 Tage Achtung: Jeder Monat wird mit einer Anzahl von 30 Tagen gerechnet! Die Tage werden dem mit dem jeweiligen Tagessatz für Ihre Ländergruppe (LG) multipliziert. LG 1 = 250,20/Monat, 8,34/Tag; LG2 = 200,10/Monat, 6,67/Tag; LG3 = 150/Monat, 5,00/Tag Berechnung des tatsächlichen Betrags: Dieser errechnet sich aus den Angaben des Zeitraums in Ihrer Aufenthaltsbestätigung. Beispiel: 01.10.14-15.01.15 = 31+30+31+15 = 3 Mon 17 Tage = 107 Tage Achtung: Jeder Monat wird mit der tatsächlichen Anzahl an Tagen gerechnet! Danach werden wiederum die Tage dem mit dem jeweiligen Tagessatz für Ihre Ländergruppe multipliziert. 10. Teilrückzahlung / Nachzahlung Bitte machen Sie sich eine Notiz über den vorläufigen Zeitraum, den Sie für Ihren Aufenthalt in Ihrer Annahmeerklärung angegeben haben und der auch so im Grant Agreement ausgewiesen wurde. Die wenigsten Studierenden werden diesen Zeitraum so einhalten können. Anhand der Aufenthaltsbestätigung wird nach Ihrer Rückkunft der Zeitraum neu berechnet. Daher beachten Sie bitte: Bei dem ausgezahlten Gesamtbetrag handelt es sich um eine vorläufige Zahlung, d.h. wenn Ihr Aufenthaltszeitraum länger als der in der Annahmeerklärung angegebene Zeitraum ist, erhalten Sie von uns eine Nachzahlung. Ist Ihr tatsächlicher Aufenthaltszeitraum jedoch KÜRZER als der in der Annahmeerklärung angegebene Zeitraum, so wird Ihrerseits eine RÜCKZAHLUNG fällig. Bitte halten Sie die in der Rückzahlungsaufforderung angegebene Frist unbedingt ein, da nach dieser die Zahlungsversäumnis automatisch an die Staatsoberkasse gemeldet wird und ein Mahnverfahren gegen Sie eingeleitet wird. 11. Vorzeitiger Abbruch des Auslandsstudiums / Unterschreiten des Zeitraums Wollen Sie Ihren Studienaufenthalt vorzeitig beenden, melden Sie dies umgehend Ihrem Programmverantwortlichen sowie der ERASMUS+-Outgoing-Koordination im I.O. Dies ist nicht nötig, wenn Sie 2 Wochen eher als in der Annahmeerklärung angegeben zurückkehren. Der vorzeitige Abbruch wird mit der Aufenthaltsbestätigung dokumentiert. Ihre Fördersumme wird dann neu berechnet, und es kann zu einer Teil- Rückzahlung Ihrerseits kommen. Bitte beachten Sie, dass Sie durch eine Verkürzung keinesfalls unter 3 Monate (90 Tage) kommen, da Sie sonst die ERASMUS+-Bedingungen zur Mindestaufenthaltsdauer von 3 Monaten nicht erfüllen und Sie die gesamte bisher erhaltene Fördersumme zurückzahlen müssen! 5
12. Verlängerung des Auslandsstudiums / Verlängerungszahlung Wollen Sie Ihren Studienaufenthalt verlängern, melden Sie dies umgehend Ihrem Programmverantwortlichen sowie der ERASMUS+-Outgoing-Koordination im I.O. Diese prüfen, ob eine Verlängerung möglich ist. Die Verlängerung wird mit der Aufenthaltsbestätigung dokumentiert. Ihre Fördersumme wird dann neu berechnet: Sind genügend Mittel vorhanden, kann es zu einer Verlängerungszahlung an Sie kommen. Sind nicht genügend mehr Mittel da, können Sie ggf. Ihren Aufenthalt ohne Förderung ( Zero-Grant-Period ) verlängern. Sie können nicht länger als insgesamt 11 Monate durch das ERASMUS+-Programm eine Förderung erhalten. Wichtig: Sie müssen die Verlängerung mindestens einen Monat vor dem geplanten Ende Ihrer Mobilitätsphase melden! 13. Don ts Unterschreiten Sie keinesfalls den Mindestaufenthaltszeitraum von 3 Monaten. Ein ERASMUS+-Studium an zwei Unis ist nicht möglich. Sie absolvieren ein Vollzeitstudium an Ihrer Universität im Ausland. Ein anderweitiges Praktikum ist nicht möglich. (Bitte sprechen Sie die ERASMUS+-Outgoing-Koordination im I.O. wegen Praktikumsmöglichkeiten an). Bitte versäumen Sie keine Fristen. 6