54 UMSATZSTEUER Ausstellung von Rechnungen gem 11 UStG Rechnungsarten und erforderliche Rechnungsmerkmale (Angaben) 1. Folgen 11 UStG und Abschnitt 11 der UStR einem System? 11 UStG Inhalt UStR Abs 1 Z 1-2 Berechtigung und Verpflichtung zur Rechnungsausstellung Rz 1501-1504 Abs 1 Z 3 Angaben in Rechnungen Rechnungsmerkmale Änderungen zu Abs 1 Z 1-3 durch AbgÄG 2002 insb. UID-Nummer Kunde Rz 1505-1520 Rz 1537-1556 Abs 1 Z 4 Anzahlungen, Anzahlungsrechnungen, Schlussrechnung Div Sonderfälle (Duplikate, Mautgebühren, Vermittler u sw) Rz 1521-1526 Rz 1527-1536a Abs 1a Rechnungen bei Reverse Charge Umsätzen Abs 2 Definition Rechnung, e-rechnungen, Aufbewahrung Rz 1557-1570 Abs 3-5 Präzisierungen zu Abs 1 Z 3 Rz 1621-1624 Abs 6 Kleinbetragsrechnung als "Ausnahme" von Abs 1 Z 3 Rz 1625-1626 Abs 7-8 Gutschriften als Rechnungen Rz 1638-1664 Abs 9-11 Fahrausweise als Rechnungen Rz 1691-1721 Abs 12 USt kraft Rechnungslegung mit Berichtigungsmöglichkeit Rz 1733-1740 Abs 13 Berichtigung bei Entgeltsminderung Rz 1756 Abs 14 USt kraft Rechnungslegung 2. Tatbestand Rz 1771-1772 Abs 15 VO-Ermächtigung betr. Ausnahmen von der Rechnungsausstellungspflicht 2. Definition "Rechnung" Als Rechnung gilt jedes Schriftstück, mit der ein Unternehmer über eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnet, gleichgültig, wie diese Urkunde im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. 3. Rechnungsarten, die in 11 UStG genannt werden; Sonderfälle werden in den UStR behandelt. Rechnungen können in Papierform oder elektronisch ausgestellt werden, sofern der Empfänger dieser Art der Rechnungsausstellung zustimmt. Näheres dazu siehe gesonderten Beitrag in diesem Arbeitsbuch. Auch bestimmte Fahrausweise gelten (mit reduzierten Angaben) als Rechnung. Gutschriften sind Urkunden, mit der ein Unternehmer über eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnet, die an ihn ausgeführt wird. Sie gelten als Rechnungen des ausführenden Unternehmers, wenn folgende Voraussetzungen vorliegen: a. Der Empfänger der Gutschrift muss zum gesonderten Ausweis der USt in einer Rechnung berechtigt sein, b. es muss zwischen dem Aussteller und dem Empfänger der Gutschrift Einverständnis darüber bestehen, dass mit einer Gutschrift abgerechnet wird; widerspricht der Empfänger der Gutschrift dem darin enthaltenen Steuerbetrag, verliert diese die Wirkung einer Rechnung. c. die Gutschrift muss die für eine Rechnung erforderlichen Angaben enthalten und muss ab 1.1.2013 ausdrücklich als Gutschrift bezeichnet werden. 11 Abs 8 Z 3 UStG idf AbgÄG 2012 d. die Gutschrift muss dem leistenden Unternehmer zugeleitet worden sein.
UMSATZSTEUER 55 4. Erforderliche Angaben in Rechnungen "Rechnungsmerkmale" Um die Wirkungen einer Rechnung is 11 UStG zu entfalten und insbesondere zum Vorsteuerabzug zu berechtigen, müssen Rechnungen (in Papierform, elektronisch, oder in Form einer Gutschrift) bestimmte in 11 Abs 1 Z 3 UStG genannte Angaben enthalten. Diese Angaben können gem 11 Abs 2 UStG auch in anderen Belegen enthalten sein, auf die in der Rechnung hingewiesen wird. Für bestimmte Rechnungen wie zb Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise und andere Sonderfälle bestehen Erleichterungen hinsichtlich der grundsätzlich erforderlichen Angaben. Die Angaben des 11 Abs 1 Z 3 UStG müssen nur auf Rechnungen aufscheinen, zu deren Ausstellung ein Unternehmer gem 11 Abs 1 Z 1-2 UStG verpflichtet ist. Daher müssen zb Rechnungen von Ärzten an Privatpersonen, die nur freiwillig oder auf Verlangen des Patienten ausgestellt werden, die Rechnungsmerkmale des 11 nicht enthalten! Klarstellung durch Umsatzsteuerprotokoll 2003 - GZ 09 4501/34-IV/9/03. 11 Abs 1 Z 3 UStG enthält die erforderlichen Angaben in einer Rechnung, von denen manche gem 11 Abs 6 UStG auch bzw nicht in sogenannten Kleinbetragsrechnungen erfolgen müssen. Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen, deren Gesamtbetrag 150,- bzw ab 1. März 2014 400,- nicht übersteigen - AbgÄG 2014. Die erforderlichen Angaben/Rechnungsmerkmale sind: Name und Anschrift des Leistungsempfängers, d.i. der Abnehmer der Lieferung oder Empfänger der Leistung (nicht bei Kleinbetragsrechnung) UID-Nummer des Leistungsempfängers (nicht bei Kleinbetragsrechnung), wenn Gesamtbetrag > 10.000,- inklusive USt und wenn der leistende Unternehmer im Inland einen Wohnsitz (Sitz), seinen gewöhnlichen Aufenthalt oder eine Betriebsstätte hat und der Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ausgeführt wird Kann der leistende Unternehmer die UID des Kunden nicht anführen, weil dieser über keine gültige UID verfügt oder diese nicht angibt, hat das für den leistenden Unternehmer keine Konsequenzen. In den genannten Fällen genügt der Hinweis "Keine UID angegeben". Verfügt der Leistungsempfänger nur über eine ausländische UID, so ist diese anzugeben. Der Leistungsempfänger seinerseits ist nur dann zum Vorsteuerabzug berechtigt, wenn die Rechnung alle erforderlichen Merkmale (dh auch seine eigene UID) aufweist. Eine Rechnungsberichtigung (zb fehlende UID) kann nur vom Rechnungsaussteller vorgenommen werden. Die Richtigkeit der UID des Kunden (Leistungsempfängers) muss vom Rechnungsaussteller nicht überprüft werden - Rz 1554 UStR. Hingegen muss der Leistungsempfänger die UID des Rechnungsausstellers doch überprüfen; bei unrichtiger UID kann der Vorsteuerabzug versagt werden. Änderung der Rz 1539 UStR durch Wartungserlass 2013. Ausstellungsdatum (auch bei Kleinbetragsrechnung) Fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird (nicht bei Kleinbetragsrechnung) Im Rahmen der fortlaufenden Nummer sind auch Buchstaben zulässig, sofern das Erfordernis der fortlaufenden Bezeichnung gewährleistet ist. Hinsichtlich der fortlaufenden Nummer ist durch den Leistungsempfänger keine Überprüfung vorzunehmen. Der Zeitpunkt des Beginnes der laufenden Nummer kann frei gewählt werden, muss jedoch systematisch sein (auch täglicher Nummernbeginn ist zulässig).
56 UMSATZSTEUER Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers (auch bei Kleinbetragsrechnung) Ist die Leistung ausgeführt worden, scheint aber in der Rechnung als leistender Unternehmer eine Firma auf, die unter dieser Adresse nicht existiert, so fehlt es an der Angabe des leistenden Unternehmers. Es liegt daher keine Rechnung vor, die zum Vorsteuerabzug berechtigt. UID-Nummer des Rechnungsausstellers, wenn dieser im Inland Lieferungen oder sonstige Leistungen erbringt, für die das Recht auf Vorsteuerabzug besteht. (nicht bei Kleinbetragsrechnung) Die UID des Rechnungsausstellers muss vom vorsteuerabzugsberechtigten Kunden (Leistungsempfänger) nach Änderung der Rz 1539 UStR durch Wartungserlass 2013 doch auf inhaltliche Richtigkeit geprüft werden. Umgekehrt muss der Rechnungsaussteller bei Rechnungen > 10.000,- die UID-Nummer des Leistungsempfängers nicht prüfen Rz 1554 UStR. Die UID muss im Zeitpunkt der Vornahme des Vorsteuerabzuges vorliegen. Wird sie erst später ergänzt, steht der Vorsteuerabzug erst in dem Zeitpunkt zu, in dem sämtliche Rechnungsmerkmale vorliegen. Im Rahmen einer Überprüfung durch die Finanzbehörde ist dem Unternehmer eine angemessene Frist zur Behebung des Mangels zu stellen. Wird die UID rechtzeitig ergänzt, ist die Rechnung rückwirkend anzuerkennen. Unternehmer, die nur Umsätze bewirken, für die die Steuer nach 22 Abs 1 UStG mit 10 % bzw 12 % der Bemessungsgrundlage festgesetzt wird, erhalten in der Regel keine UID-Nummer und können daher in ihren Rechnungen diese nicht angeben. Derartige Rechnungen berechtigen trotz Fehlens der UID-Nummer des leistenden Unternehmers zum Vorsteuerabzug, vorausgesetzt der leistende Unternehmer weist in der Rechnung an einen anderen Unternehmer darauf hin, dass der Umsatz dem Durchschnittssteuersatz von 12 % unterliegt. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung so präzise wie möglich. (auch bei Kleinbetragsrechnung) Bloße Sammelbegriffe wie zb Speisen, Getränke, Lebensmittel, Putzmittel, Büromaterial, Eisenwaren, Bekleidung, Fachliteratur, Wäsche, Werkzeuge usw., stellen keine handelsübliche Bezeichnung dar und reichen daher nicht aus, um von einer zum Vorsteuerabzug berechtigenden Rechnung sprechen zu können. Es bedarf in derartigen Fällen einer den entsprechenden Ergänzung der Rechnung durch den Lieferer. Die Bezeichnung Geschenkkorb wird hingegen als handelsüblich angesehen. Bei sonstigen Leistungen müssen Art und Umfang der Leistung ersichtlich gemacht werden. Bezeichnungen wie Reparaturen, Lohnarbeit, Fuhrleistungen ohne weitere Angaben sind nicht ausreichend. Unselbständige Nebenleistungen, die das Schicksal der Hauptleistung teilen, müssen nicht gesondert angeführt werden. Tag der Lieferung oder der sonstigen Leistung oder den Zeitraum, über den sich die sonstige Leistung erstreckt (auch bei Kleinbetragsrechnung) Bei Lieferungen oder sonstigen Leistungen, die abschnittsweise abgerechnet werden zb Lebensmittellieferungen, genügt die Angabe des Abrechnungszeitraumes, soweit dieser einen Kalendermonat nicht übersteigt Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (auch bei Kleinbetragsrechnung) Nicht zum Entgelt gehören die Beträge, die im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt werden (durchlaufende Posten). Diese sind entsprechend kenntlich zu machen. Werden Entgelt und durchlaufende Posten in einer Summe angegeben und davon die USt berechnet, entsteht Steuerschuld gem 11 Abs 12 UStG für die auf die durchlaufenden Posten entfallende USt. Bei Kleinbetragsrechnungen genügt es, wenn das Entgelt und der Steuerbetrag in einer Summe angegeben werde.
UMSATZSTEUER 57 anzuwendender Steuersatz, bzw im Falle einer Steuerbefreiung Hinweis, dass für diese Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt (auch bei Kleinbetragsrechnung) auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag (bei Kleinbetragsrechnung in einer Summe mit dem Entgelt, siehe oben) Wird in einer Rechnung der Steuerbetrag für Lieferungen oder sonstige Leistungen, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen automatisch ermittelt, so ist der Ausweis des Steuerbetrages in einer Summe zulässig, wenn für die einzelnen Posten der Rechnung der maßgebliche Steuersatz angegeben wird. Dabei kann an Stelle des %-Satzes eine Kennziffer oder ein Symbol verwendet werden, falls auf der Rechnung eine entsprechende Erläuterung erfolgt. Der angewendete Steuersatz ist in der Erläuterung ausdrücklich anzuführen. 5. Sonderfall Vorauszahlungs- oder Anzahlungsrechnung Alle Inhalte des 11 UStG gelten sinngemäß auch für Anzahlungsrechnungen. Diese sollten auch entsprechend bezeichnet werden (zb "Anzahlungsrechnung über den am... vereinnahmten Teilbetrag", "1. Teilrechnung über die vereinbarte und am... fällig werdende Abschlagszahlung"). Hinsichtlich des Zeitpunktes der Lieferung oder sonstigen Leistung ist der voraussichtliche Zeitpunkt oder Zeitraum anzugeben. Sollte der Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung noch nicht feststehen, genügt der Hinweis, dass diesbezüglich noch keine Vereinbarung getroffen wurde. An die Stelle des Entgelts und des darauf entfallenden Steuerbetrages für die Leistung tritt das vor der Ausführung der Leistung vereinnahmte oder angeforderte Entgelt (Teilentgelt) sowie der darauf entfallende Steuerbetrag. Gem 19 Abs 2 UStG entsteht die Steuerschuld auch bei Sollbesteuerung erst mit Ablauf des Voranmeldungszeitraumes in dem ein (Teil-)Entgelt vereinnahmt worden ist. Gleichzeitig steht dem Leistungsempfänger gem 12 Abs 1 Z 1 UStG im selben Ausmaß der Vorsteuerabzug zu. Ähnliches gilt gem Rz 1524a UStR für Rechnungen, in denen künftige Mieten oder ähnliche Leistungen abgerechnet werden. In diesen Fällen kann die Angabe des Leistungszeitraumes in der Weise erfolgen, dass der Beginn des Leistungszeitraumes mit dem Zusatz angeführt wird, dass die Vorschreibung (= Anzahlungsrechnung) bis zum Ergehen einer neuen Vorschreibung gilt. Achtung: Anders verhält es sich im Falle einer Vorausrechnung, in der losgelöst von einer Anzahlungsrechnung eine noch nicht erbrachte Leistung mit gesondertem Steuerausweis voraus fakturiert wird. In diesem Fall kommt es zur Umsatzsteuerschuld kraft Rechnungslegung und steht dem Rechnungsempfänger daraus kein Vorsteuerabzug zu. 6. Exkurs: Angaben auf Geschäftspapieren gem 14 UGB und Offenlegung gem 25 MedienG Rechnungen sind Geschäftspapiere, auf denen zusätzlich zu den Angaben gem 11 UStG auch Pflichtangaben gem 14 UGB erforderlich sind siehe Folgeseiten. Die Angabe von Geschäftsführern, Gesellschaftern und Beteiligungsverhältnissen ist auf Rechnungen und anderen Geschäftspapieren NICHT erforderlich. Diese umfangreicheren und detaillierteren Angaben sind gem 25 MedienG jedoch im Impressum von sog. "großen Websites" zu veröffentlichen, das sind Websites, die nicht nur den Inhaber der Seite und dessen Produkte präsentieren, sondern einen Informationsgehalt aufweisen, der geeignet ist, die öffentliche Meinungsbildung zu beeinflussen. Näheres dazu findet sich in "Das korrekte Website Impressum" Wirtschaftsrecht auf www.wko.at.
58 UMSATZSTEUER Was auf einer Rechnung gem 11 UStG stehen muss Name des Leistungsempfängers Anschrift des Leistungsempfängers Ausstellungsdatum Rechnung / Gutschrift Anzahlungsrechnung. für.. Fortlaufende UID-Nr. des Leistungs- Rechnungs-Nr. empfängers, wenn Gesamtsumme > 10.000,- Tag der Lieferung / sonstigen Leistung oder Muss vom Rg.Aussteller Zeitraum, über den sich die Leistung erstreckt nicht geprüft werden. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung, so präzise wie möglich Anzuwendender Steuer-%-Satz bzw im Falle einer Steuerbefreiung Hinweis darauf Gesamtsumme... Netto- Entgelt für die Lieferung oder für die sonstige Leistung. Auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag.. Name des liefernden/leistenden Unternehmers UID-Nummer des Rechnungsausstellers Muss vom Leistungsempfänger geprüft werden!. Anschrift des liefernden/leistenden Unternehmers Zusätzliche Pflicht-Angaben gem 14 UGB für Unternehmer, die im Firmenbuch eingetragen sind:....... Rechtsform Sitz Firmenbuchgericht Firmenbuch-Nummer Zusätzl. Angaben für GmbH bei GmbH & Co KG, ohne nat. Person als unbeschr. haftender Gesellschafter: Firma und Rechtsform Sitz Firmenbuchgericht Firmenbuch-Nummer Zusätzliche freiwillige / zweckmäßige Angaben: Geschäftsführer / geschäftsführende Gesellschafter Bankverbindung 1 Bankverbindung 2 Telefon-Nummer Telefax-Nummer EDV-Datei-Bezeichng DVR-Nummer Homepage E-Mail Adresse
UMSATZSTEUER 59 Was auf einer Kleinbetragsrechnung stehen muss Kleinbetragsrechnung: bis 28.2.2014 Gesamtbetrag 150,-, ab 1.3.2014 400,- Name des Leistungsempfängers Anschrift des Leistungsempfängers Ausstellungsdatum Rechnung / Gutschrift Anzahlungsrechnung. für.. Fortlaufende UID-Nr. des Leistungs- Rechnungs-Nr. empfängers, wenn Gesamtsumme > 10.000,- Tag der Lieferung / sonstigen Leistung oder Zeitraum, über den sich die Leistung erstreckt Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung, so präzise wie möglich Anzuwendender Steuer-%-Satz bzw im Falle einer Steuerbefreiung Hinweis darauf Gesamtsumme von Entgelt und USt-Betrag... Netto- Entgelt für die Lieferung oder für die sonstige Leistung. Auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag.. Name des liefernden/leistenden Unternehmers UID-Nummer des Rechnungsausstellers. Anschrift des liefernden/leistenden Unternehmers Zusätzliche Pflicht-Angaben gem 14 UGB für Unternehmer, die im Firmenbuch eingetragen sind:....... Rechtsform Sitz Firmenbuchgericht Firmenbuch-Nummer Zusätzl. Angaben für GmbH bei GmbH & Co KG, ohne nat. Person als unbeschr. haftender Gesellschafter: Firma und Rechtsform Sitz Firmenbuchgericht Firmenbuch-Nummer Zusätzliche freiwillige / zweckmäßige Angaben: e Gesellschafter Bankverbindung 1 Bankverbindung 2 Telefon-Nummer Telefax-Nummer EDV-Datei-Bezeichng DVR-Nummer Homepage E-Mail Adresse