2. PROZESSEINHEIT ERFASSUNG UND ORGANISATION ABLAGE BASISDATEN UND INFORMATIONEN NEUKUNDE VON TANJA ERNI
INHALTSVERZEICHNIS Titelblatt 1 Inhaltsverzeichnis 2 Flussdiagramm 3-5 Prozessbeschreibung 6-7 Erfahrungsbericht 8 Musterdokumente 9-12 Vorgehensplan 13 Auswertung der Lernjournale 14 Tanja Erni 2. Prozesseinheit: Erfassung Neukunde 2
FLUSSDIAGRAMM Start Kundengespräch Entgegennahme Kundenunterlagen Prüfung Basis-U. Prüfung FIBU-U. Prüfung Lohn-U. A Tanja Erni 2. Prozesseinheit: Erfassung Neukunde 3
A Prüfung Steuer-U. Liste für fehlende Unterlagen Stahlschrankdossier für Dauerakten Fehlt etwas gem. Liste? kein Register Jahresakten? Grünes und/oder Rotes Register erstell. Erfassung Kunde in Zentraler Adressdatenbank Erfassung Kunde als Projekt für Leistungserfassung B Tanja Erni 2. Prozesseinheit: Erfassung Neukunde 4
B Erfassen von Steuerdaten im Steuerprogramm Buchhaltung in FIBU einrichten Mitarbeiter in Lohnprogramm einrichten Mandant in FIBU erfassen Ende Tanja Erni 2. Prozesseinheit: Erfassung Neukunde 5
PROZESSBESCHREIBUNG Heutzutage wird man von Daten und Informationen nur so überflutet. Sie sind basis und Voraussetzung um die gestellten Aufgaben korrekt ausführen zu können. Es ist deshalb wichtig die Daten- und Informationsablage gut zu organisieren, um sie abrufen zu können, wenn man sie benötigt. Deshalb haben mein Geschäft und ich entschieden eine Prozessbeschreibung für die Erfassung neuer Kunden zusammen zu erarbeiten. 1. Ein mögliches Szenario könnte sein, dass der Treuhänder eines Kunden wegzieht und er nun einen anderen Treuhänder benötigt, der ihn bei seinen Arbeiten unterstützt. Nun gilt es für uns zusammen mit dem Kunden festzulegen wo wir ihn am besten unterstützen können. Unser neuer Kunde hat sich entschieden, dass wir die Finanzbuchhaltung seiner Unternehmung führen, den Jahresabschluss erstellen, die Lohnbuchhaltung mit allen Abrechnungen führen und die Steuererklärung erstellen sollen. Für die Bearbeitung dieser verschiedenen Bereiche benötigen wir folgende Unterlagen gemäss unserer internen Checkliste: a. Basisunterlagen: Öffentliche Gründungsurkunde, Statuten, Handelsregisterauszug, Organigramm, Firmenprospekte, Businessplan und wichtige Verträge (z.b. Leasingverträge, Darlehensverträge usw.) b. Fibuunterlagen: vorjährige Jahresrechnungen sowie bisheriger Kontoplan c. Lohnunterlagen: vorjährige Abrechnungen, Personalstammblätter, Sozialversicherungsabzüge, Arbeitsverträge d. Steuerunterlagen: die Steuererklärungen der letzten zwei Jahre 2. Der Kunde sendet uns diese Unterlagen per Post zu oder bringt sie persönlich in unserem Büro vorbei. Ich nehme die Unterlagen entgegen und beschrifte sie. Der Name sowie das Eingangsdatum werden auf einem Notizzettel gross vermerkt. Eine erste Einsicht findet statt. Ich unterteile die Unterlagen in die verschiedenen Bereiche und sortiere sie somit. 3. Sind alle Basisunterlagen vorhanden? Wenn nicht alle vorhanden sind, schaue ich was fehlt und trage dies in eine Liste ein. 4. Sind alle Unterlagen für die Finanzbuchhaltung vorhanden? Wenn nicht alle vorhanden sind, schaue ich was fehlt und trage dies in eine Liste ein. 5. Sind alle Lohnunterlagen vorhanden? Wenn nicht alle vorhanden sind, schaue ich was fehlt und trage dies in eine Liste ein. 6. Sind alle Steuerunterlagen vorhanden? Wenn nicht alle vorhanden sind, schaue ich was fehlt und trage dies in eine Liste ein. 7. Die Liste mit den aufgeführten fehlenden Unterlagen stelle ich dem Kunden zu. Ich warte, bis der Kunde die verlangten Unterlagen bringt. Sobald ich diese erhalten habe, kontrolliere ich die Unterlagen noch einmal anhand der Liste. Fehlen immer noch Informationen muss ich eine neue Liste anfertigen und diese wieder dem Kunden zustellen, bis ich alle notwendigen Unterlagen erhalten habe. 8. Die Basisakten sind bei uns im Stahlschrank abgelegt. Das Stahlschrankdossier besteht aus 5 Teilen. 1. Teil: Urkunden und Verträge Gründungsurkunden, Verträge, HR-Einträge, Statuten, Zeitungsberichte etc. 2. Teil: Formulare Kopie des ausgefüllten Verrechnungssteuerformulars, diverse Formulare (Form. 25, 110, 103, etc.) 3. Teil: Jahresabschluss Jahresabschluss, spezielle Notizen, Abklärungen, Abmachungen, etc. 4. Teil: Steuern Steuererklärungen, Unterlagen zur Steuererklärung, Veranlagungen, etc. 5. Teil: Rechnung/Honorar Kopie der von uns gestellten Rechnung Tanja Erni 2. Prozesseinheit: Erfassung Neukunde 6
9. Ist es nötig ein Jahresregister anzulegen? Ist das der Fall, wird ein rotes Hängeregister für pendente Lohnunterlagen, sowie ein grünes für Pendenzen der Finanzbuchhaltung angelegt. Das grüne Register teile ich nochmals durch zwei braune Kartons. 1. Teil Pendenzen (müssen jeweils bis spätestens vor Jahresabschlusserstellung geklärt sein) Verrechnungssteuerformular inklusive die dazugehörigen Kopien der Bankkonti und Dividendenausweise 2. Teil zwischen den zwei Kartons sind der Kontoplan und weitere Buchhaltungshilfen abgelegt (Leasingverträge, Musterkontoblätter, etc.) 3. Teil verbuchte Unterlagen, Kopien der Kassablätter und Konti, etc. (diese Unterlagen müssen Ende Geschäftsjahr zusammen mit den Abschlussunterlagen abgelegt werden) Kopien der MWSt-Abrechnungen und die Jahresumsatzabstimmungen für die MWSt 10. Eröffnung des Kunden in der zentralen Adressdatenbank. Hierbei geht es um die Erfassung a. des Kundennamens gemäss Handelsregisterauszug b. der Namen der Geschäftsführer bzw. Inhaber c. der Strasse und des Wohnort d. der Anrede für Briefe e. der Adressgruppenzugehörigkeit 11. Eröffnung des Kunden als Projekt für die Leistungserfassung a. Erfassung Projektname b. Zuteilung der Adresse für Rechnungsstellung 12. Steuerdaten im Steuerprogramm erfassen. Hierbei geht es um die Erfassung a. der Steuergemeinde b. der Form der Erwerbstätigkeit (unselbständig erwerbend) c. der Register-Nummer d. der Art der Steuererklärung (juristische Person) 13. Eröffnen des Mandanten in der Finanzbuchhaltung 14. Einrichten der Buchhaltung in der Finanzbuchhaltung a. Kontoplan anpassen b. Saldi übernehmen 15. Mitarbeiter in Lohnprogramm erfassen Der Prozess machte mir sehr viel Spass, weil ich viel Kontakt mit verschiedenen Kunden hatte. Ich lernte genau zu arbeiten und vor allem grosse Mengen an Informationen richtig zu verarbeiten. Es macht mir Freude wenn ich sehe wie meine Prozesseinheit auch von anderen Mitarbeitern in meinem Geschäft genutzt wird. Tanja Erni 2. Prozesseinheit: Erfassung Neukunde 7
ERFAHRUNGSBERICHT 1. Beispiel: Checklisten nicht abgegeben Situation: Ich vergass die Checkliste für die Bereitstellung der Steuerunterlagen abzugeben. Erfahrung: Der Prozess verlangsamte sich und ich musste den Kunden nochmals unnötig belästigen. 2. Beispiel: nicht korrektes Sortieren der Unterlagen Situation: Ich habe die Unterlagen am Anfang des Prozesses nicht genau sortiert. Ich habe Unterlagen nachverlangt obwohl sie bereits bei uns waren. Erfahrung: Es bringt nichts die Unterlagen nur halbherzig zu ordnen. Alles muss genaustens aufgeteilt werden um solche Fehler zu vermeiden und den Kunden nicht unnötig zu belästigen. 3. Beispiel: weitergehen ohne entsprechende Unterlagen Situation: Der Kunde hat nicht alle verlangten Unterlagen gebracht. Ich musste eine Liste erstellen mit den noch benötigten Informationen. Erfahrung: Ich muss diesen Prozess der Unterlagen verlangen und kontrollieren stetig wiederholen bis wir alle Informationen haben. Weil ich nicht alle Unterlagen hatte, konnte ich nicht alles genau fertig machen. Als ich dann die Unterlagen zugestellt bekam, verlor ich nochmals sehr viel Zeit um zu kontrollieren, was ich bereits alles gemacht hatte. Tanja Erni 2. Prozesseinheit: Erfassung Neukunde 8
MUSTERDOKUMENTE A) Erfassung von Juristischen Personen in Adressdatenbank Tanja Erni 2. Prozesseinheit: Erfassung Neukunde 9
B) Adressgruppen definieren in Adressdatenbank Tanja Erni 2. Prozesseinheit: Erfassung Neukunde 10
C) Erfassung Kunde als Projekt für Leistungserfassung Tanja Erni 2. Prozesseinheit: Erfassung Neukunde 11
D) Erfassung Steuerdaten Juristische Personen Tanja Erni 2. Prozesseinheit: Erfassung Neukunde 12
VORGEHENSPLAN Anfang 1. Schritt 05.11.2007 Angefangen 18.11.2007 Fertig gestellt 21.01.2008 Ende Schritte 2-21 1. Bestimmung des Prozesseinheits-Themas mit dem Ausbildner 1.1. Ausfüllen der Vereinbarung 1.2. Termine vereinbaren 2. Informationen erarbeiten 3. Bestimmungen der Prozesseinheit durchlesen 4. Dokumente vorbereiten (Vorgehensplan, Titelblatt, Inhaltsverzeichnis, Flussdiagramm, Bericht, Musterdokumente) 5. Lernjournal ausfüllen 6. Notizen für den Erfahrungsbericht machen 7. Flussdiagramm erstellen 8. Bericht schreiben (Einführung, Prozessbeschreibung, Schlusswort) 9. Lernjournal ausfüllen 10. Überarbeitung des Berichtes 11. Überarbeitung des Flussdiagramms 12. Notizen für den Erfahrungsbericht machen 13. Gestaltung bearbeiten - Titelblatt 14. Rechtschreibung/Formulierung prüfen 15. Lernjournal ausfüllen 16. Überprüfen ob alles in Ordnung ist 17. Alles vervollständigen 18. Lernjournal ausfüllen 19. Auswertungsbogen der Lernjournale ausfüllen 20. Erfahrungsbericht schreiben 21. Abschlusskontrolle zur Prüfung, ob die Mappe vollständig ist. Tanja Erni 2. Prozesseinheit: Erfassung Neukunde 13
AUSWERTUNG DER LERNJOURNALE Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt Durchschnittlich: tief hoch Begründung: Weil ich gerne meine Prozesse analysiere. Das Erlernen des Prozesses war für mich Durchschnittlich: schwierig einfach Begründung: Weil dieses Thema ganz neu für mich war. Mann muss auf sehr viele Kleinigkeiten achten. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich Durchschnittlich: unzufrieden sehr zufrieden Begründung: Weil ich denke, dass ich trotz der wenigen Zeit, die ich für das Erlernen des Themas aufgewendet habe, verstanden habe um was es geht. Ich konnte dies auch gut umsetzen. Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meiner Erfahrung Durchschnittlich: nichts alles Begründung: Weil ich unbedingt die Zeiteinteilung besser planen muss. Tanja Erni 2. Prozesseinheit: Erfassung Neukunde 14