Deskline 3.0. Datenbank-Administrator Teil 1. Handbuch. Letzte Änderung von: Brigitte Hinterlechner. am: 25.9.2015. Impressum

Handbuch Deskline 3.0 Datenbank-Administrator Teil 1 Letzte Änderung von: Brigitte Hinterlechner Impressum am: 25.9.2015 Herausgeber: feratel media technologies AG Maria-Theresien-Straße 8, A-6020 Innsbruck Copyright: Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, insbesondere die Rechte der Verbreitung, der Vervielfältigung, der Übersetzung, des Nachdrucks und der Wiedergabe auf fotomechanischem oder ähnlichem Wege, durch Fotokopie, Mikrofilm oder andere elektronische Verfahren sowie der Speicherung in Datenverarbeitungsanlagen, bleiben, auch bei nur auszugsweiser Verwertung, der feratel media technologies AG vorbehalten. Es wird darauf verwiesen, dass alle Angaben in diesem Handbuch trotz sorgfältiger Bearbeitung ohne Gewähr erfolgen und eine Haftung der feratel media technologies AG ausgeschlossen ist. ferateldeskline 3.0 by feratel media technologies AG 1

1. Allgemein... 4 1.1. Einstiegsmaske/Maskensystem Deskline 3.0... 4 1.1.1. Titel und Headline... 4 1.1.2. Menü-Bereich in der linken Leiste... 5 1.1.3. Hauptbereich/Mittelteil der Deskline 3.0-Maske... 9 1.1.4. Fußzeile... 9 1.1.5. Shortcuts/Schnelltasten... 9 2. Organisationen (91)... 9 2.1. Allgemein... 9 2.2. Rollen einer Organisation... 12 2.2.1. Datenhalter... 12 2.2.1.1. Standard-Einstellungen... 12 2.2.1.2. Optionen...14 2.2.2. SalesPoint... 19 2.2.2.1. Bezahlung Gast...19 2.2.2.2. Standard-Einstellungen... 24 2.2.2.3. Weitere Einstellungen... 28 2.2.3. Abr. Buchung... 34 2.2.4. Datenhalter MW und Abr. Meldew.... 37 2.2.5. Externe Systeme... 37 2.2.6. Mailing-House... 37 2.2.7. VESR... 38 2.2.8. Archiv... 39 2.2.9. 2.2.10. Texte... 39 Nummern... 42 2.3. Datenrechte... 43 2.3.1. Datenhalter an Datenhalter... 44 2.3.2. Datenhalter an SalesPoint... 45 2.3.3. SalesPoint an SalesPoint... 46 2.3.4. Finanzen... 47 2.4. Adresse... 47 2.5. Optionen... 49 2.6. Sprachen... 54 2.6.1. Verwendung von Sprachen in ExpertClient-Anwendungen... 54 2.7. Bankkonten... 55 2.8. Kreditkarten... 57 2.9. Systemparteien Beziehungen... 58 3. Benutzer (93, 94)... 59 3.1. Benutzergruppen (93)... 59 3.1.1. Passwort-Logik... 59 3.2. Benutzer (94)... 60 3.2.1. Übersicht... 60 3.2.2. Details... 62 3.2.2.1. Optionen...63 3.2.2.2. Zugriffsrechte... 64 3.2.2.3. Einloggen auf Organisationen... 66 3.2.2.4. Menü Sichtbarkeit...67 3.2.2.5. WebClient - WebClient Unterkunft...67 3.2.2.6. WebClient - WebClient Infothemen... 69 3.2.2.7. WebClient WebClient Gästeführer... 70 3.2.2.8. WebClient Externe Systeme... 71 3.2.2.9. Archiv... 72 4. Administration der Vorgabewerte (luv)... 73 4.1. Vorgabewerte Allgemein... 73 4.1.1. Begrüßungen... 74 4.1.2. Steuer Codes... 75 by feratel media technologies AG 2

4.1.3. Konten... 76 4.1.4. Sprachen... 77 4.1.5. Länder... 77 4.1.6. Währung... 78 4.1.7. Geographische Struktur... 79 4.1.8. Dokumente, Parameter, Sicherheit und Menüdefinitionen... 79 4.1.9. Kriterien... 79 4.1.10. Bankcodes... 81 4.1.11. PLZ - Postleitzahlen... 81 4.1.12. Aufzählungen... 82 4.1.13. Codes... 82 4.1.14. Urlaubsthemen... 84 4.1.15. 4.1.16. Bewertungen... 85 Individuelle Felder... 86 4.2. Vorgabewerte Leistungsträger... 87 4.2.1. Klassifizierungen... 87 4.2.2. Sterne... 90 4.2.3. Leistungscodes... 92 4.2.4. Hotspots... 93 4.2.5. Kreditkarten... 95 4.3. Vorgabewerte Meldewesen... 95 4.3.1. Buchungen... 95 4.4. Vorgabewerte Infrastruktur... 98 4.4.1. Infrastruktur Themen... 98 4.5. Vorgabewerte Externe Systeme... 99 by feratel media technologies AG 3

1. Allgemein Deskline 3.0 kann auf 3 Ebenen administriert werden: 1. feratel-administrator (das ist der Hauptadministrator jeder Datenbank) 2. Datenbank-Administrator (dieser hat weitreichende Rechte über die gesamte Datenbank hinweg) 3. Organisations-Administrator (dieser hat die Möglichkeit, an vielen Stellen des Systems Einstellungen für seine Organisation vorzunehmen) Neben diesen 3 Abstufungen wirken die Berechtigungen, sich für eine oder mehrere Organisationen einzuloggen die Rechte, die eine Organisation an eine andere vergibt die Aktivierungen und Blockierungen in den Vorgabewerten Einstellungsmöglichkeiten, die direkt auf das Menü bezogen sind (Rechte in Reports) Die einzelnen Bereiche der Administration sowie die Bearbeitungsmöglichkeiten durch den feratel- Administrator werden in den weiteren Kapiteln näher beschrieben. Kommandos: Der Hauptmenüpunkt Administration kann auch über das Kommando 9 geöffnet werden. 1.1. Einstiegsmaske/Maskensystem Deskline 3.0 Die Einstiegsmaske im Deskline 3.0 richtet sich nach den Menü-Sichtrechten und nach der Organisationszugehörigkeit des Benutzers. In der Titelzeile wird in Klammer die Organisation angezeigt, auf die der Benutzer eingeloggt ist. 1.1.1. Titel und Headline Unter Datei findet sich folgendes Menü: Mit Login wird die laufende Sitzung beendet und das Einstiegsfenster erscheint erneut, damit sich der Benutzer neu oder mit einem anderen Login einloggen kann. Mit PWD kann das Passwort des eingeloggten Benutzers durch ihn selbst geändert werden, indem das alte Passwort eingegeben und ein neues Passwort hinterlegt und bestätigt wird. Mit Cache leeren kann der ExpertClient-Cache gelöscht werden. Mit dem Page Setup können Formate vorab eingerichtet werden. Beenden schließt die Deskline 3.0-Sitzung. Alle Menüpunkte, die auch ein Kürzel aufweisen (z.b. PWD) können durch Eingabe dieses Kürzels in die Kommandozeile auch direkt angesprochen werden! Unter Start können alle Menüs aufgerufen werden: by feratel media technologies AG 4

Unter Help wird das Deskline 3.0 Hilfesystem aufgerufen, das einem Handbuch gleich kommt. Es ist hierarchisch aufgebaut und bietet eine Suchfunktion für Stichworte. Ergebnisse aus einer Stichwortsuche können per Doppelklick gewählt werden. Für den Menüpunkt links können im Deskline 3.0 links hinterlegt werden, die hier bequem und einfach von jedem Benutzer aufgerufen werden z. B. die WebClient-Adresse für den Vermieter- Zugang etc. 1.1.2. Menü-Bereich in der linken Leiste Im linken Bereich der Maske werden alle verfügbaren und für den jeweiligen Benutzer aktivierten Menüpunkte angezeigt. Mit Klick auf die Symbole kann man jedes Modul erreichen bzw. sich tiefer in ein Untermenü navigieren. Folgende Menüpunkte sind verfügbar: Administration (9) Vorgabewerte (luv) Briefvorlagen (TxT) Benutzer (93, 94) Organisationen (91) Suchprofil Konfiguration (pro) Stammdaten (1) Adressen (11) Leistungsträger LT (12) je nach Benutzer-Sichtrechten zugänglich oder nicht! Vorgabewerte zeigen vor definierte Standards, die vom sog. Update-Server kommen; lokale Werte können ergänzt werden. In den Briefvorlagen werden alle vom System verwendeten Briefe abgelegt (Infoanfragen, Angebote, Buchungsbestätigungen ). In Benutzer werden alle Benutzer und Benutzergruppen des Systems administriert unter anderem auch die Benutzer des WebClients. Die Organisationsverwaltung inkl. der Rollen, die eine Organisation inne haben kann, findet in 91/ Organisationen statt. Suchprofile und Suchresultat-Profile werden in diesem Menüpunkt abgelegt und bearbeitet. Alle Adresstypen sind hier aufgelistet (Gäste, Vermieter ). In 12/Leistungsträger finden sich die Stammdaten aller Leistungsträgertypen (Unterkunft, Packages, Agenturen). by feratel media technologies AG 5

Veranstaltungen (152/352) Hier werden Veranstaltungsdaten erfasst und selektiert. Auch eine Reportfunktion ist vorhanden Infrastruktur (151/351) Hier werden Infrastrukturdaten, wie z. B. Restaurants, Museen, etc., erfasst und selektiert. Pauschalen (19) Hier werden Destinationspauschalen erfasst und gewartet. Prospekte und Artikel (17, 46) Hier werden die Stammdaten für Artikel und Prospekte abgelegt. Jahresrechnung Administration (ReI) Jahresrechnung Zuweisung (ReA) Bewertungssystem (ras) Meta-Bewertung (mrs) Archiv Datenänderung (dch) Touren (TuR) Gästeführer (TuG) Öffnet den Bereich Jahresrechnung (Wiederkehrende Rechnung) und den Tab Administration Öffnet den Bereich Jahresrechnung (Wiederkehrende Rechnung) und den Tab Zuweisung In diesem Bereich können die von Gästen abgegebenen Bewertungen eingesehen und bearbeitet werden. Öffnet den Bereich Bewertungssystem und den Tab Meta Ratings Hier befinden sich die Logs über Datenwartungsarbeiten im Bereich Stammdaten Öffnet den Bereich Gästeführern und den Tab Touren Öffnet den Bereich Gästeführern und den Tab Gästeführer Info/Buchung (3) Suchen/Buchen (321, 331) Suchen/Buchen, Tab Packages (32P, 33P) Suchen/Buchen, Tab Zusatzleistung (32S) Suchen/Buchen, Tab Artikel (32A) Suchen/Buchen, Tab Info- Anfrage (32I) Infoanfrage (311) Transaktionsliste (312, 322, 332, 381) In der Suche kann nach allen Leistungsund Produkttypen gesucht werden; das Resultat kann in den Warenkorb übernommen werden. Es öffnet sich die Suche/Buchen-Maske und dort der Tab Packages Es öffnet sich die Suche/Buchen-Maske und dort der Tab Zusatzleistungen Es öffnet sich die Suche/Buchen-Maske und dort der Tab Artikel Es öffnet sich die Suche/Buchen-Maske und dort der Tab Infoanfrage In 311 erfolgen alle Gastanfragen bezüglich Prospekte, Veranstaltungen und Infothemen. Hier werden alle getätigten Transaktionen gelistet (Angebote, Optionen, Buchungen, Stornos) mit Filtermöglichkeit. by feratel media technologies AG 6

Stapeldruck (313, 323, 333, 334) Kommunikationen (com) Debitoren /Kreditoren (4) Debitor / Kreditor (41, 44) Mahnwesen (43) Wenn Transaktionen nicht sofort gedruckt/gesendet werden, dann können diese hier im Stapeldruck abgearbeitet werden. In Kommunikationen wird angezeigt, ob eine Transaktion erfolgreich oder fehlerhaft gesendet wurde mit Filtermöglichkeit. Dient der Verwaltung von Zahlungen und offenen Posten Dient der Erstellung von Mahnungen Zahlungsaufträge (45) Kontierungen (acc) Dient der gesammelten Auszahlung von Kreditoren Dient der Überführung von Kontierungen Abrechnungen (34) Abrechnung Leistungsträger (345) Abrechnung SalesPoint (346) Kreditkarten Abrechnungen (341) In diesem Bereich werden Buchungen gegenüber dem Leistungsträger verrechnet. In diesem Bereich werden Buchungen gegenüber dem SalesPoint (POS) verrechnet. Dient der Verwaltung von Gutschriften der Kreditkartenfirmen Abrechnung Meldewesen (721) Wiederkehrende Rechnung (342) Meldewesen Statistik Export Gästemeldeblatt (712) Hier werden die Ortstaxensammelrechnungen an die Vermieter verwaltet. Hier werden wiederkehrende Rechnungen, wie z. B. die Abrechnung der Zweiwohnsitzpauschalen oder Katalogeinschaltungen an Leistungsträger verwaltet. Hier werden MW-Statistiken erstellt und können exportiert werden. In diesem Bereich werden alle abgabenrelevanten Einstellungen durchgeführt. Hier werden die eingegangenen Meldescheine erfasst und bearbeitet Betriebsdaten (v12) Hier werden Leistungsträgerdaten für die Zuweisung von Meldescheinen erfasst. Administration (cad) Hier erfolgen alle administrativen Einstellungen, die für die Berechnung und Abwicklung des Meldewesens relevant sind by feratel media technologies AG 7

Block-Ausgabe (711) Hier wird die Verteilung der Meldescheinblöcke verwaltet. MW-Profil-Administration (pad) Statistiken/Reports Reports (rep) Hier können div. Profile für die der Erfassung von Meldescheinen gespeichert und bearbeitet werden. In diesem Bereich befinden sich alle Statistiken, Listen und Reports. In Reports werden vordefinierte Reports und Statistiken gespeichert. Internet Vermieterstatistik (coc) Hier findet man die Statistik der Internetaufrufe (Counting Clicks) je Leistungsträger detailliert. Anstatt auf ein Menü zu klicken, können auch Schnellkommandos verwendet werden. Diese werden in der Kommando-Box unterhalb des Menüs eingegeben: Allgemein gültige Kommandos des Systems werden in der Liste (oberhalb) in Klammern angezeigt. Eingabe des Kommandos 1 & Enter öffnet die Stammdaten, 11 & Enter öffnet automatisch den Adresspool mit Fokus auf die allgemeinen Adressen. Weitere Beispiele: 311 öffnet die Info-Anfrage 18 öffnet den Adresspool, Fokus auf die Gastadressen Weitere Kommandos können vom feratel-administrator mit speziellen Zugangsrechten hinterlegt werden: Die Navigation im Deskline 3.0 kann mit der Tabulator-Taste oder mit der Maus erfolgen. Vertikal: Horizontal: Der Menübereich kann vertikal und horizontal vergrößert oder verkleinert werden, in dem die Maus an der strichlierten Linie angesetzt und die Grenzen verschoben werden. Wenn es für ein Hauptmenü mehrere Untermenüs gibt, die nicht alle im linken Bereich angezeigt werden können, dann erscheinen Pfeile, mit denen man sich im Untermenü weiter nach unten oder oben navigieren kann. Unterhalb der Hauptmenüs gibt es die Möglichkeit, weniger oder mehr Hauptmenüs in der Standardleiste zu zeigen. Die weg geklickten Menüs werden als Mini-Buttons links eingeblendet und können zur Aktivierung des Menüs angeklickt werden. by feratel media technologies AG 8

1.1.3. Hauptbereich/Mittelteil der Deskline 3.0-Maske Beim Einstieg wird entweder das Standard- Symbol (siehe linker Kasten) angezeigt oder eine neue Nachricht, die systemintern versendet und auch an den eingeloggten Benutzer geschickt wurde. Deskline 3.0 bietet die Möglichkeit, mehr als ein Menü auf einmal geöffnet zu haben. In weiterer Folge werden alle geöffneten Menüpunkte hier als Tabellenblätter oder Tabs angezeigt: Der jeweils aktive Tab ist blau gefärbt, alle anderen können mit Klick geöffnet oder per Pfeiltaste angesteuert werden. Mit dem Kreuz am jeweiligen Tabellenblatt oder ganz rechts kann ein Menü geschlossen werden. Mit den kleinen Pfeilen am rechten Rand können geöffnete Tabellenblätter sichtbar gemacht werden, die schon über den rechten Rand hinaus gehen. Zusatzinfo: In den meisten Modulen kann man sich in andere Module/Menüs verlinken: Beispiel: Während der Erstellung eines Angebots können die Stammdaten eines Leistungsträgers im gleichen Menü geöffnet, geändert und gespeichert werden. 1.1.4. Fußzeile In der Fußzeile wird der eingeloggte Benutzer gezeigt und der Status, in dem sich das System gerade befindet (hier z. B. Warten auf Benutzereingabe ). Am rechten Rand werden allgemeine Arbeitsplatz-Einstellungen gezeigt, wie z.b. die Uhrzeit und die Tastatureinstellungen. 1.1.5. Shortcuts/Schnelltasten Shortcuts/Schnelltasten gibt es im System Deskline 3.0 durchgängig. Diese können anstelle oder in Kombination mit Mausklicks und der Tabulatortaste verwendet werden. Erkennbar sind die Shortcuts durch die unterstrichenen Buchstaben auf den einzelnen Buttons. Sie werden mit ALT&BUCHSTABE angewendet: Neu wird durch ALT&N aktiviert, für die Funktion Kopieren wird ALT&K gewählt. 2. Organisationen (91) 2.1. Allgemein Sämtliche Organisationen (Mandanten) einer Datenbank sind in einer Hierarchie im Menü Administration/Organisationen dargestellt, die Administration davon ist im rechten Masken-Bereich unter Details sichtbar. HINWEIS: Die Hierarchische Darstellung hat KEINE Auswirkung auf die Zusammenarbeit unter den Organisationen und dient hauptsächlich der Übersichtlichkeit. ACHTUNG! Es können nur 2-stufige Hierarchien abgebildet werden. by feratel media technologies AG 9

Auf jeder Datenbank Deskline 3.0 kann es lokale Organisationen und globale Organisationen geben. Globale Organisationen werden seitens feratel zentral am Meta-Server eingerichtet, können auf mehreren Datenbanken eingespielt werden und sind immer Organisationen in der Rolle von SalesPoints, nie Datenhalter-Organisationen. Damit können SalesPoints, die für mehrere oder alle Kunden-Datenbanken eingerichtet werden müssen, einfach an zentraler Stelle abgelegt und auf die jeweiligen Datenbanken eingespielt werden. Lokale Organisationen: Auf jeder Datenbank kann es eine oder mehrere über- und untergeordnete Organisationen geben. Unterorganisationen haben einen Parent eine darüber stehende Organisation ist in Hauptorg. eingetragen: während in diesem Fall Innsbruck und Feriendörfer selbst übergeordnete Organisation ist (keine darüber stehende Organisation): Organisationen haben generell die gleichen Rechte und können auch gleich gestellt Rechte vergeben unabhängig von der Einstufung als über- oder untergeordnete Organisation. Generelle Informationen für jede Organisation werden am ersten Tab Allgemein definiert: Name der Organisation ihr Code aktiv oder nicht aktiv global: vom Metaserver eingespielte Organisationen haben automatisch die Checkbox global aktiviert. Jede Organisation kann mehrere Rollen inne haben diese werden auf der Registerkarte Allgemein definiert: by feratel media technologies AG 10

Hauptrolle: Tourismus für die Nutzung der für Destinationen relevanten Bereiche, wie z. B. Stammdaten- und Gästeanfragenverwaltung, Fibu-Backoffice-Bereich, etc. Gästetaxe für die Nutzung der Meldewesenfunktion, wie z. B. Erfassung von Meldescheinen und Abrechnung der Gästetaxe. Datenhalter: Organisationen, die Daten warten und Dateneigentümer sind (Verantwortlich für die Datenpflege von Vermietern, Veranstaltungen, etc.) SalesPoint: Organisationen, die Transaktionen durchführen und Produkte zum Verkauf anbieten, bzw. Buchungen durchführen Abr. Buchung: Organisationen, die Buchungen mit Anbieter/Leistungsträger abrechnen (Provisionen, Auszahlungen). Datenhalter MW/Abr. Meldewesen: Organisationen, die mit dem Meldewesen arbeiten und auch die Meldewesen-Abrechnungen übernehmen. Beschreibung und detaillierte Information zu den diversen Rollen entnehmen Sie bitte dem nächsten Kapitel. Point of Sale Organisationen können Buchungen als Vermittler oder als Veranstalter durchführen. Unterschiede ergeben sich im gewerberechtlichen und steuerlichen Bereich abhängig nach länderspezifischen Gegebenheiten. Sobald eine Organisation die Rolle Abr. Buchung oder Abr. Meldew. nicht inne hat und damit keine Abrechnung für Buchungen bzw. fürs Meldewesen macht (Checkbox nicht aktiv), kann ein anderer Abwickler in den Feldern Abr. Buchung und Abr. Meldew. definiert werden: Währung: Hier kann die Währung für eine neu anzulegende Organisation definiert werden. Die Währung kann im Nachhinein (nach erstmaligem Speichern der neuen Organisation) durch keinen Administrator mehr geändert werden. Zugriff: Der gesamte Abschnitt Details auf der Registerkarte Allgemein kann ausschließlich vom feratel-administrator bearbeitet werden. Beschreibung: Das Textfeld kann auch in Briefen verwendet werden. by feratel media technologies AG 11

2.2. Rollen einer Organisation Abhängig von den Rollen, die eine Organisation inne hat, können diverse Datensicht-Rechte und Daten-Zugriffsrechte in den einzelnen Menüs Datenhalter, SalesPoint, Abwickler Buchung und Abwickler Meldewesen vergeben werden. Jede mögliche Rolle ist mit einem Symbol zur leichten Wiedererkennbarkeit gekennzeichnet: : Der Datenhalter ist mit einem Schreibstift markiert : SalesPoints sind mit einem Warenkorb versehen : Abwickler werden durch einen Abakus gekennzeichnet 2.2.1. Datenhalter 2.2.1.1. Standard-Einstellungen Standard-Einstellungen für eine Datenhalter-Organisation erleichtern die Datenpflege, wenn diese in bestimmten Bereichen für den Großteil der Leistungsträger gleich/ähnlich ist. Die Datenhalter- Vorgaben/Einstellungen kommen dann zum Tragen, wenn es auf Leistungsträger-Ebene keine Vorgaben gibt diese würden die Datenhalter-Einstellungen übersteuern (Ausnahme Saisonen). Einträge können für Kinderermäßigungen, Ankunft/Abreise, für Verkaufsbedingungen und Saisonen gemacht werden: Kinderermäßigungen: Die Voreinstellungen für Kinderermäßigungen werden dann beim Erfassen von Preis-Vorlagen vorgeblendet, wenn es keine Werte auf Leistungsträger-Ebene gibt. In der Preis-Vorlage selbst können die Voreinstellungen unverändert übernommen oder überschrieben werden. Hinweis: Details zur Kindermäßigung finden Sie im Handbuch zum Thema Stammdatenwartung. Ankunft/Abreise: by feratel media technologies AG 12

Diese Standard-Einstellungen beinhalten den Mindestaufenthalt und wenn verwendet den maximalen Aufenthalt, abhängig davon, wie viel Zeit zwischen Buchungs- und Anreisedatum liegt. Auch die möglichen An-/Abreise-Wochentage können variieren. Alle beim Datenhalter getätigten Standard-Einstellungen kommen bei der Erfassung von Vorlagen zur Anwendung, wenn es auf Leistungsträger-Ebene keine Einträge in den Standards gibt. In der Vorlage für Ankunft/Abreise selbst können die Voreinstellungen unverändert übernommen oder überschrieben werden. Hinweis: Details zu An-Abreisekonditionen finden Sie im Handbuch zum Thema Stammdatenwartung. Verkaufsbedingungen: In den Standard-Einstellungen für Verkaufsbedingungen kann definiert werden, ob ein Produkt anbietbar und buchbar sein soll (bis wie viele Tage vor Anreise), ob ein Produkt auf Rückfrage buchbar ist und ob es von TA/TOs (Reisebüros und veranstalter) gebucht werden kann. In Ausnahmen (unterer Bereich) kann definiert werden, wenn für eine spezielle Konstellation andere Bedingungen gelten sollen. Beispiel: Ein Produkt ist immer buchbar, aber wenn der SalesPoint X bucht, dann ist das Produkt nur auf Rückfrage buchbar. Alle beim Datenhalter getätigten Standard-Einstellungen kommen bei der Erfassung von Vorlagen zur Anwendung, wenn es auf Leistungsträger-Ebene keine Einträge in den Standards gibt. In der Vorlage für Verkaufsbedingungen selbst können die Voreinstellungen unverändert übernommen oder überschrieben werden. Hinweis: Details zu den Verkaufsbedingungen finden Sie im Handbuch zum Thema Stammdatenwartung. Saisonen: by feratel media technologies AG 13

Saisonen auf Organisationsebene können als Hilfe bei der Markierung des Kalenders dienen, wo Preise, An-/Abreisebedingungen, Verkaufsregeln oder auch Verfügbarkeiten einer bestimmten Periode zugewiesen werden sollen. Hat ein Vermieter keine eigenen Saisonzeiten hinterlegt, ist der Radio-Button für die Organisations-Saisonen automatisch aktiviert. Wenn ein Leistungsträger aber über eigene Zeiten verfügt, kann zwischen den Ebenen gewechselt werden: Soll nach der Eingabe der Standard-Vorlage eine weitere Vorlage für Preise, An-/Abreise oder Verkaufsbedingungen hinterlegt werden, können die Saisonzeiten des Datenhalters und/oder Leistungsträgers für die Farb- und Namensgebung verwendet werden. Neue Saisonen können mit hinzugefügt werden, bestehende Einträge werden mit dem Button Löschen gelöscht. Bestehende Einträge können mit Klick auf bearbeitet werden. 2.2.1.2. Optionen Anfragepool Filter: Über den Anfragepool Filter kann ein Filter für Anfrage-Pool-Transaktionen eingetragen werden. Hier kann definiert werden, welche Kriterien beim Vermieter geprüft werden sollen. Nur wenn alle ausgewählten Kriterien erfüllt sind, wird ihm diese Anfrage im WebClient angezeigt. by feratel media technologies AG 14

Hinweis: Wenn diese Checkbox Unterkunftstyp aktiv ist, wird im WebClient beim Öffnen einer Anfrage geprüft, ob der Vermieter den vom Gast gewünschten Produkttyp (Appartement, Zimmer oder Camping) hat. Wenn nein, erhält er eine Warnung und kann die Anfrage nicht aktivieren. Diese Prüfung kann aus Performancegründen nicht bereits in der Liste erfolgen sondern erst beim Öffnen! Optionen: Objektcode ist eindeutig: Ist dieser Eintrag gedimmt dargestellt, bedeutet das, es wurde auf Datenbankebene also für alle Organisationen festgelegt, dass der Objektcode generell eindeutig sein muss. Gibt es auf Datenbankebene keine Festlegung für eine eindeutigen Objektcode, kann auf Organisationsebene mit dieser Checkbox bestimmt werden, ob innerhalb dieser Organisation ein Objektcode mehr als einmal verwendet werden kann oder nicht. Die Prüfung erfolgt dann beim Neuanlegen eines Leistungsträgers: (Beispiel: Objektcode muss eindeutig sein) Angebotass. nimmt SalesPoint-Logo: Angebotsanfragen können von der eigenen Organisation oder von Buchungsorganisationen erstellt werden. Über diesen Parameter kann pro Organisation gesteuert werden, ob bei Angebotserstellung über den Angebotsassistenten, das WebClient-Logo der Benutzerorganisation oder jenes der Buchungsorganisation herangezogen wird: Ist dieser Parameter deaktiviert (Standard), nimmt das System immer das WebClient- Organisationslogo der eigenen Organisation (Organisation des eingeloggten Benutzers). Handelt es sich um eine Anfrage einer Buchungsorganisation und ist dieser Parameter aktiviert, zieht das System das WebClient-Logo der Buchungsorganisation (SalesPoint) heran: Definiert die Buchungsorganisation kein gültiges WebClient-Logo, werden die Logos der eigenen Organisation herangezogen. Verfügbarkeitsaktualisierung prüfen: by feratel media technologies AG 15

Hier kann festgelegt werden ob die Verfügbarkeitsaktualisierung bei Vermietern geprüft werden soll oder nicht. Wird das Auswahlkästchen aktiviert, müssen die Vermieter ihre Verfügbarkeiten innerhalb einer bestimmten Frist aktualisieren. Die Kontingentwartungsfrist ist hier in Tagen einzutragen. Wenn hier ein Wert definiert ist (z. B. 14 Tage), werden Warnmeldungen im WebClient erfolgen, die den Vermieter darauf hinweisen, dass seine Verfügbarkeiten schon seit 14 Tagen nicht mehr gewartet wurden. WICHTIGER HINWEIS ZUM THEMA VERFÜGBARKEITSAKTUALISIERUNG: Anfragepool: Die Aktualitätsprüfung der Verfügbarkeiten kann auch Auswirkungen auf die Nutzung des Anfragepools haben, sofern von der Region gewünscht. Ein Aktivieren eines Anfragepooltickets kann davon abhängig gemacht werden, ob die Verfügbarkeiten aktuell gewartet wurden. Andernfalls wird eine Aktivierung verhindert. Prüfung der Aktualität auf globalen Salespoints: Die Aktualitätsprüfung kann sowohl im ExpertClient beim jeweiligen Datenhalter als auch im Link für die Anzeige von freien Objekten für diesen Datenhalter definiert werden. Diese Prüfung gilt allerdings nicht für übergeordnete links (z. B. Suchlink auf das Bundesland Salzburg hier kann nur ein gemeinsamer Eintrag in Tagen erfolgen, die Einträge je Datenhalter werden ignoriert!). Nicht geprüft wird auch bei Suchen/Buchungen über Globale Salespoints (Portale wie z. B. www.feratel.com) und Schnittstellenportale wie z. B. BestFewo, Casamundo, etc. Auch hier ist nur ein gemeinsamer Eintrag möglich. Erinnerungsmail Aktualisierung Verfügbarkeiten: Ist die Checkbox aktiv, kann automatisch ein Erinnerungsmail an den Vermieter verschicken werden, wenn die Kontingentsaktualisierungsfrist bei einer oder mehreren seiner Leistungen verfallen ist und die Kontingente somit nicht mehr aktuell sind. Das Erinnerungsmail wird nur einmalig an jenem Tag verschickt, an dem die Verfügbarkeiten nicht mehr aktuell sind. Es wird nur verschickt, wenn - die Verfügbarkeitsaktualisierung für diesen Datenhalter geprüft wird - die Verfügbarkeitsaktualisierung für den jeweiligen Betrieb geprüft wird - die Leistung die Checkbox Verwende Verfügbarkeiten aktiviert hat Diese Funktion wird nach Wunsch Datenbank zentral aktiviert. Es müssen folgende Einstelllungen getroffen werden, um diese Funktion zu nutzen: - Reminder Email Job muss aktiviert werden - Funktion in Datenhalter-Administration muss aktiviert werden - Briefvorlage Erinnerung Aktualisierung Verfügbarkeit muss vorhanden sein Leistungsträger Voreinstellungen Aktualität Verfügbarkeit gecheckt Ist diese Checkbox aktiv, so ist auch beim Neuerfassen eines Unterkunfts-Leistungsträgers die Checkbox Prüfung auf aktuelle Verfügbarkeiten? (Leistungsträger-Detailmaske) immer aktiv. Verwende Preis pro Tag Ist diese Checkbox aktiv, können bei einem Produkt zusätzlich noch die Preisberechnungsregeln pro Person/Tag by feratel media technologies AG 16

pro Person/XX Tage pro Einheit/Tag pro Einheit/XX Tage gewählt werden. Hinweis für die Suche: Die Suche erfolgt immer nach Nächten, bringt aber bei Produkten mit dieser Preisregel ein Ergebnis nach Tagen. Beispiel: Suche nach 1 Nacht Ergebnis 2 Tage Bei Buchung, Option wird die Verfügbarkeit für die erste Nacht reduziert. Im Suchergebnis wird die Preisregel korrekt mit Preis pro Tag angezeigt und der Tagespreis bleibt leer: An-/Abreise Mindestlücke/Anschl.buch. Wenn dieser Parameter auf Organisationsebene aktiv ist, werden damit weitere Spalten in den An- /Abreisebedingungen erst aktiv: Mindestlücke : Damit kann definiert werden, wie viel Abstand zwischen zwei Buchungen liegen muss. Keine Anschl.buch. : Verhindert direkt aufeinander folgende Buchungen. Veranstaltungen Voreinstellungen: Für das Erfassen von Veranstaltungen kann hier vordefiniert werden, auf welchem Level diese sichtbar sein sollen: by feratel media technologies AG 17

Bei der Neuanlage von Veranstaltungen wird dann das vordefinierte Sichtbarkeits-Niveau auf der Erfassungsmaske in der Auswahl-Box vorgeschlagen: Transaktionen-Einstellungen: Mit dieser Funktion wird das Kontingent eines Vermieters auf Null gesetzt, wenn er eine Buchung auf Anfrage ablehnt oder nicht annimmt. Es ist dann davon auszugehen, dass er tatsächlich nichts mehr frei hat. Beispiel: Das Kontingent vor Buchungsanfrage = 3, es wird durch die Buchungsanfrage auf 2 reduziert und normalerweise bei Ablehnung durch das System wieder erhöht. Wenn die neue Funktion aktiviert ist, reduziert das System das Kontingent für den Zeitraum auf Null. Bewertung: Hier wird die minimale Anzahl an Gast-Bewertungen definiert, ab welcher diese Fakten bei einen Leistungsträger online in der Detailsansicht angezeigt werden sollen. Liegt der Wert bei einem Vermieter noch darunter, werden aber weiterhin für diesen Betrieb Bewertungen in der Datenbank gespeichert und gesammelt. Prospekt/Artikel Einstellungen: Erinnerungs-E-Mail bei Minimum Bestand Prospekte/Artikel: Ist die Checkbox aktiv, wird an die darunter angeführte E-Mail-Adresse eine Erinnerung geschickt, die angibt, dass bei bestimmten Prospekten bzw. Artikeln der Minimum-Bestand erreicht wurde. Max. Gewicht in Infoanfrage (g) : Gibt man hier z. B. 50 ein, wird die Gewichtsanzeige im Warenkorb der Infoanfrage Rot sobald man die 50 Gramm Gewichtslimit überschreitet. by feratel media technologies AG 18

2.2.2. SalesPoint 2.2.2.1. Bezahlung Gast Wenn eine Organisation SalesPoint ist, dann werden im Tab Bezahlung Gast die Voreinstellungen und Einschränkungen für die Bezahlungsmöglichkeiten seitens des Gastes gemacht. Diese kommen für diesen SalesPoint dann zum Tragen, wenn definiert ist, dass er bei Zugriff auf einen Verkaufskanal auch der Gast-Abwickler ist. Beispiel: Der SalesPoint Feratel Demo Destination darf in den Verkaufskanälen Internet und Standard buchen und ist für diese Buchungen der Gastabwickler. by feratel media technologies AG 19

Zahlungsmethoden: Welche Zahlungsmethoden akzeptiert dieser SalesPoint? Das kann Zahlung auf Rechnung, auf Kreditkarte, mit Bargeld, per Elektronischem Lastschriftverfahren (ELV), per Sofortüberweisung oder per ideal (nur NL) sein. Der Parameter Rechnung möglich X Tage vor Ankunft kann nur erfasst werden, wenn als Zahlungsmethode Rechnung ausgewählt wurde. Andernfalls kann die Tagesanzahl nicht bearbeitet werden. Dieser Parameter erlaubt die Anzahl der Tage festzulegen, bis wann eine Zahlung auf Rechnung vor Ankunft noch erlaubt ist. Zahlungstypen: Deskline 3.0 kennt 3 Zahlungstypen: o Keine Zahlung o Gesplittetes Inkasso o Vollinkasso Keine Zahlung: Der SalesPoint nimmt keine Gast-Zahlungen entgegen, das Inkasso erfolgt beim Leistungsträger. Zur Garantie der Buchung werden Kreditkarten und/oder eine Bankkonten-Prüfung heran gezogen (derzeit NUR Kreditkartenprüfung möglich). Notwendig dafür sind entsprechende Schnittstellen, die diese Prüfungen automatisiert durchführen können (z. B. DataTrans-Schnittstelle). Die von einer Organisation verwendete Schnittstelle für diese Prüfungen kann in der Organisationsverwaltung auf der Registerkarte Optionen unter Bezahlung festgelegt werden. Die Kreditkarten- oder Bankkonto-Daten des Gastes werden nur zur Sicherstellung verwendet, es erfolgt keine Abbuchung. Es kann auch eine garantielose Zahlung gewählt werden (beide Kontrollkästchen Kreditkarte und Prüfung Bankkonto sind deaktiviert). ACHTUNG! Wenn Sie in den SalesPoint-Einstellungen unter Keine Zahlung definiert haben, dass eine Buchungsgarantie gefordert wird (derzeit nur Kreditkarten-Prüfung möglich), beachten Sie bitte, dass für die jeweiligen Organisation zumindest ein Zahlungssystem (z. B. DataTrans) aufgeschalten ist. In diesem Fall darf als Zahlungssystem dort NICHT Keine ausgewählt sein (siehe Registerkarte Optionen, Bezahlung in der Organisationsverwaltung). by feratel media technologies AG 20

HINWEIS: Derzeit ist nur eine Kreditkartenprüfung möglich. Die Bankkonten-Prüfung über ELV ist noch nicht umgesetzt! D. h. das Aktivieren/Deaktivieren des Kontrollkästchens Prüfung Bankkonto in den SalesPoint-Einstellungen hat keinerlei Auswirkungen. Gesplittetes Inkasso: Beim gesplitteten Inkasso erfolgt eine Anzahlung beim SalesPoint, die Restzahlung wird direkt beim Leistungsträger erledigt. Um keinen Geldfluss zwischen Leistungsträger und SalesPoint zu haben (der auch Datenhalter ist und damit zuständig für die Leistungsträger-Abrechnung), kann die Checkbox Anzahlung = Kommission vom LT aktiviert werden. Dann entspricht die Anzahlung des Gastes genau dem Kommissionsbetrag, den der Leistungsträger bei Buchung abgeben muss. HINWEIS: Die Berechnung der Anzahlung erfolgt dann live anhand der zum Buchungszeitpunkt eingestellten Provisionsberechnungsregeln z. B. vom Bruttobetrag. Die tatsächliche Provisionsabrechnung erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt. Dabei kann es zu einer Abweichung in der Provisionsberechnung kommen, wenn in der Zwischenzeit die Berechnungsgrundlagen verändert werden. Weiters kann die Höhe durch Definition des Prozentsatzes festgelegt werden und wann die Anzahlung fällig ist (Tage nach Buchung). Mit weiteren Parametern kann die Kalkulationsgrundlage definiert werden. Die Anzahlung soll nur vom Betrag für Unterkunft berechnet werden oder die Anzahlung soll vom Betrag für Unterkunft inkl. der Nächtigungsabgabe berechnet werden. Soll die Nächtigungsabgabe mit gesplittet werden? Wenn für eine Buchungstranskation Split-Inkasso gewählt wird und es ist der Parameter Anzahlung = Kommission LT aktiv (siehe Bezahlung Gast in den SalesPoint Details), dann kommen die Einstellungen, die für die Gastanzahlung getroffen wurden, nicht mehr zum Tragen. Vielmehr wird vorweg kalkuliert, wie hoch die Kommissionsforderung des SalesPoints gegenüber dem Leistungsträger wäre. Dieser Wert ergibt dann die Gast-Anzahlung. Damit entfällt der Geldfluss für eine allfällige Leistungsträger-Abrechnung. Die LT- Abrechnung wird mit Null ausgewiesen. Vollinkasso: Wenn das gesamte Inkasso beim SalesPoint erfolgen soll, dann kann dieses in An- und Restzahlung gesplittet werden abhängig davon, wie groß die Anzahl der Tage zwischen Buchung und Anreise ist (Min. Tage bis Ankunft, um Anz. Zu verwenden) und/oder wie hoch der Buchungswert ist (Min. Buchungswert, um Anz. zu verwenden). Hier wird auch definiert, wann die Anzahlung (Tage nach Buchung) und Restzahlung (Tage vor Anreise fällig sind. Außerdem kann über den Parameter Tage vor Ankunft diese Zahlungsart verwenden eingestellt werden, welche Zeitspanne mindestens zwischen Buchungsdatum und Anreisedatum liegen muss, um Vollinkasso verwenden zu können. Wenn die definierte Zeitspanne oder auch ein längerer Zeitraum dazwischen liegt, so kann zwischen Inkasso und Zahlung beim Leistungsträger gewählt werden. Wenn weniger als die definierte Dauer zwischen Buchung und Anreise liegt, so kann die Zahlungsmethode Vollinkasso nicht ausgewählt werden. Kreditkarte immer Vollbetrag: Hier kann eingestellt werden, dass Kreditkartenzahlungen immer mit vollem Betrag abgewickelt werden, obwohl die Einstellungen auch eine Anzahlung erlauben würden. Im ExpertClient kann diese Einstellung übersteuert werden. by feratel media technologies AG 21

Berechnungsoptionen: Hier kann entschieden werden, ob bestimmte Positionen der Buchung bei An- oder Restzahlung verrechnet werden sollen. Im Beispiel wird alles bei Anzahlung verrechnet, nur Artikel kommen zur Restzahlung! Bezahlungsregel: Abhängig vom Produkttyp kann entschieden werden, wie hoch die Anzahlung sein soll, wenn alle anderen darüber stehenden Parameter erfüllt sind. Die Höhe der Anzahlung kann dabei entweder als Prozentsatz oder als Anzahl von Tagen definiert werden. Im Beispiel werden generell 20 % Anzahlung verlangt, nur für Appartements 25 % und für Stellplätze am Campingplatz 15 %. Wird die Höhe der Anzahlung in Form von Tagen definiert (Anzahlung in Höhe von X Tagen), gelten folgende Regeln: Ist der gebuchte Aufenthalt kürzer als die definierte Tagesanzahl für die Anzahlung, dann gibt es keine Anzahlung, da gleich der Gesamtbetrag fällig ist. Wenn die Anzahlung kleiner ist als der Gesamtbetrag, wird eine An- und Restzahlung verwendet. Ist die Anzahlung gleich hoch wie der Gesamtbetrag, dann wird nur eine Zahlung verwendet. Ist die Anzahlung größer als der Gesamtbetrag, dann wird die Bezahlungsregel ignoriert und es wird nur eine Zahlung verwendet. In drei weiteren Dialogen können Stornoversicherung, Stornogebühren und Buchungsgebühren für den SalesPoint hinterlegt werden. HINWEIS: Auf der Kombination SalesPoint Verkaufskanal können abweichende Einstellungen gespeichert werden! Beispiel: gekenn- Der SalesPoint Accomodation We hat eine eigene Storno- und Buchungsgebühr (mit zeichnet und mit Klick auf zu editieren). Stornoversicherung: Die Stornoversicherung kann abhängig vom Produkttyp by feratel media technologies AG 22

und der Betragshöhe festgelegt werden. Die Höhe der Stornoversicherung wird als Prozentsatz oder Festbetrag definiert. Basis für die Berechnung der Stornoversicherung ist der Bruttologdingbetrage exkl. Mahlzeitenzuschläge, Gästetaxe und Extras. Beispiel: Im angeführten Fall wird die Stornoversicherung mit 5 % kalkuliert, wenn der Buchungswert Euro 599,-- beträgt.. Neue Werte können mit erfasst werden, bestehende Einträge werden mit Klick auf gelöscht. ERV (Europäische Reiseversicherung): Neben dem Typ Deskline gibt es einen Typ für ERV Deutschland und einen für ERV Österreich. Zusätzlich zu der ERV Nummer kann auch eine Terminal ID (Datatrans) erfasst werden. Im Falle von allen drei Typen werden die Kosten für die Versicherung unter dem Button Stornovers. erfasst. Stornogebühr: Die Stornogebühr wird automatisch vom System vorgeschlagen, wenn es zum Storno einer bestehenden Buchung kommt und Einträge an dieser Stelle vorhanden sind. Diese kann abhängig vom Buchungsbetrag und wie viele Tage vor Anreise bis zu Buchung sie erfolgt gestaffelt hinterlegt werden. Der Wert wird als Festbetrag oder als Prozentsatz definiert. Beispiel: Im angeführten Fall werden Euro 90,- verrechnet unabhängig vom Buchungsbetrag wenn das Storno 10 Tage vor Anreise erfolgt. Neue Werte können mit erfasst werden, bestehende Einträge werden mit Klick auf gelöscht. HINWEIS: Achten Sie darauf, dass der Wert 0 Tage vor Ankunft vorhanden ist, nur dann wird die höchste Stornogebühr im Stornofall auch berechnet! Buchungsgebühr: Die Buchungsgebühr eines SalesPoints kann in Abhängigkeit zum Buchungsbetrag als Festpreis oder als Prozentsatz hinterlegt werden. Beispiel: Im angeführten Fall beträgt die Buchungsgebühr Euro 3,--, wenn der Buchungsbetrag Euro 300,- ausmacht. by feratel media technologies AG 23

Neue Werte können mit erfasst werden, bestehende Einträge werden mit Klick auf gelöscht. 2.2.2.2. Standard-Einstellungen In den Standardeinstellungen werden Parameter eingestellt, die die Berechnung der Kommission bestimmen. Wenn die Berechnungsregeln des Abwicklers verwendet werden, dann sind alle Parameter deaktiviert. Die Werte werden vom Abwickler direkt verwendet (das sollte die Grundeinstellung sein damit ist garantiert, dass es zu keinen unliebsamen Überraschungen kommt, zw. wenn vom Vermieter 10% auf Basis des Nettobetrages abgerechnet werden, der Point of Sale die vollen 10 % erhalten soll, dieser aber vom Brutto berechnet wird. In diesem Fall würde vom Vermieter weniger verlangt werden, als an den POS ausgezahlt wird ). Wenn eigene Kommissionsregeln gelten sollen, können die Parameter eingestellt werden: Kalkuliere Kommission vom Total inkl. MWSt. : Die vom Leistungsträger zu bezahlende Kommission wird vom Gesamtbetrag berechnet. Kommissionswert inkludiert MWSt. : Der Kommissions-Prozentsatz inkludiert die MWSt., diese wird nicht extra hinzu gerechnet. MWSt. auf Kommission hängt vom LT ab : Der Prozentsatz der gewählten Steuer für Kommissionen richtet sich nach dem gebuchten Leistungsträger (Logis: 10 % in Österreich). by feratel media technologies AG 24

Gästetaxenzahlung an LT nur bei Vollinkasso : Gilt nur für die Schweiz. Die Kurtaxe kann bei der LT Abrechnung gleich einbehalten werden, um einen zusätzlichen Zahlungstransfer zu vermeiden. LT mit CC-Kommission belasten : Das im System hinterlegte Disagio (unter Administration/Organisation/Kreditkarten) wird dem Leistungsträger in Rechnung gestellt. Komm.-berechnung inkludieren : Sollen Extras, Mahlzeiten und/oder Gästetaxe in die Berechnungsgrundlage auch in die Kommissionsberechnung einfließen? Transaktionen-Einstellungen: In Transaktionen-Einstellungen wird festgelegt, wie lange eine Buchung auf Anfrage für den Vermieter (Zustimmung, Ablehnung) aktiv bleiben soll. Des Weiteren kann eine Frist für den Verfall von Optionsbuchungen vorgegeben werden. Das Ablaufdatum einer Optionsbuchung wird anhand der hier eingegebenen Frist berechnet und im Warenkorb vorgeschlagen (siehe Feld Option im Bereich Zahlungsabwicklung ). Der Benutzer kann das vorgegebene Ablaufdatum aber jeder Zeit im Warenkorb ändern. Hinweis: Nach Ablauf der Optionsfrist kann diese nicht mehr verlängert werden. Es müsste eine neue Optionsbuchung erstellt werden. Andernfalls würde die Logik der Kontingentsrückstellung nicht greifen. Etiketten drucken für: In den Einstellungen unter Etiketten drucken für kann definiert werden, für welche Transaktionstypen die Etiketten gedruckt werden sollen. Die Aufforderung zum Etikettendruck erscheint dann unmittelbar nach Transaktionsabschluss (nach durchgeführter Kommunikation mit Sofortdruck) bzw. nach dem Stapeldruck: Wird der Etikettendruck für einen Transaktionstyp aktiviert, erscheint bei Transaktionsabschluss (unter Verwendung der Option Jetzt drucken ) bzw. am Ende des Stapeldrucks (siehe Handbuch Infoanfrage & Stapeldruck ) ein Dialog. Der Benutzer kann entscheiden, ob die Etiketten gedruckt werden sollen oder nicht. Hinweis: Der Etikettendruck setzt voraus, dass der Benutzer auf dem Kommunikationsdialog den Kommunikationsweg Drucker ausgewählt hat. Falls die Kommunikation über einen anderen Weg erfolgt, wird der Aufforderungsdialog zum Etikettendrucken nicht angezeigt. Bitte beachten Sie, dass für das Drucken der Etiketten eine Briefvorlage vom Typ Etikette vorhanden sein muss (siehe Briefvorlagen ). Einstellungen: Zeige Kommunikationsdialog nach Zahlung: by feratel media technologies AG 25

Über diese Einstellung kann festgelegt werden, ob nach Erfassung einer Zahlung zu einer Buchung, in der Anwendung Debitor/Kreditor, der Kommunikationsdialog angezeigt werden soll. Dadurch ist es möglich, gleich nach Zahlungseingang den Gast bzw. den Leistungsträger mittels geeigneter Dokumente (z. B. Bestätigungen etc.) zu informieren (E-Mail, Fax, Drucker). Follow-Up E-Mail nach Angebot nach X Tage: Es kann hier eingetragen werden, ab wie vielen Tagen nach Angebotslegung dem Gast eine Benachrichtigung per E-Mail zugestellt werden soll. Als Briefvorlage wird Follow-Up E-Mail nach Angebot herangezogen. Der Versand erfolgt aufgrund der hier erfassten Frist durch den Scheduler. Follow-Up E-Mail vor Ankunft X Tage: Hier kann für Buchungen die Frist eingetragen werden, ab wie vielen Tagen vor Ankunft, dem Gast eine Benachrichtigung per E-Mail zugestellt werden soll. Für diese Benachrichtigung wird die Briefvorlage E-Mail vor Ankunft bei Buchung verwendet. Hinweis: Ist die Dauer in Tagen zwischen Buchungs- und Anreisetag kürzer als die hier definierte, wird diese Follow-Up E-Mail trotzdem noch vor Anreise des Gastes zugesandt. Den E-Mail-Ersteller als Reply to verwenden: Normalerweise werden E-Mails, die vom System verschickt werden (Angebote, Buchungsbestätigungen etc.) von Mailserver mit einer speziellen Absenderadresse verschickt, (z. B. info.ischgl.com@feratel.tv). Für den Fall, dass der Gast antworten möchte, darf aber diese Adresse nicht als Antwortadresse verwendet werden. Daher wird im Hintergrund immer die richtige Antwortadresse ( reply to address ) mit verschickt. Normalerweise wird immer die Organisationsemailadresse als Antwortadresse verwendet. Wenn das nicht gewünscht ist, kann die Checkbox aktiviert werden. Dann wird stattdessen die Mailadresse des Users als Antwortadresse verwendet (E-Mail, die beim Deskline-User hinterlegt ist.). Wenn beim User keine E-Mail-Adresse eingetragen ist, nimmt das System wieder die Organisationsadresse. Anfragepool: Anfrage-Verfall Stunden: Hier wird die Verfallsfrist einer Anfragepool-Transaktion eingetragen (in Stunden). Nach Ablauf dieser Frist kann die Anfrage kein Leistungsträger mehr zur Beantwortung entnehmen. Eine Anfrage verfällt, wenn entweder die Verfallsfrist erreicht wird oder aber die Anzahl an entnehmbaren Tickets aufgebraucht ist. Sofern die Anfrage bis zu diesem Zeitpunkt noch immer nicht beantwortet sein sollte, besteht die Möglichkeit, die Anfrage über den Expert- Client zu verlängern. Bestätigungs-E-Mail senden: Hier kann eingestellt werden, ob eine Bestätigungsmail verschickt werden soll (siehe neuer Dokumenttyp Anfrage-Bestätigung an Gast ). Follow-up Email senden nach X Tage: Soll nach Erreichen der Verfallsfrist der Anfrage eine weitere Mail an den Gast verschickt werden, muss dieses Auswahlkästchen aktiviert werden (siehe neuer Dokumenttyp Anfragepool Follow-up ). Mit dem Follow-up Mail wird der Gast über den Status seiner Anfrage automatisch informiert. Es kann festgelegt werden, nach wie vielen Tagen das Follow-up E-Mail verschickt werden soll, nachdem die Anfrage in den Anfragepool gestellt wurde. Min. / Max. Anzahl an Tickets: by feratel media technologies AG 26

Vorgabewert für das Internetanfrageformular: Definiert die Untergrenze bzw. Obergrenze der möglichen Angebote, die der Gast wählen kann. Standard-Anzahl an Tickets: Dieser Vorgabewert wird im Internet dem Gast vorgeschlagen. Weiters gilt dieser Wert auch als Standardeinstellung für den ExpertClient. Bei Erstellung einer Anfrage über das Internet wird dieser Wert standardmäßig dem Benutzer vorgeschlagen. Eine Änderung ist möglich, sofern sich der Wert innerhalb der definierten Grenzen befindet (siehe Min. / Max. Anzahl an Tickets). Bei Anfragen über den ExpertClient wird die Anzahl vorgeschlagen, kann aber vom Benutzer frei übersteuert werden ohne Prüfung der minimalen bzw. maximalen Grenzen: Die hier eingetragene Anzahl an Tickets (Angebote) gibt an, wie viele Leistungsträger diese Anfrage entnehmen dürfen. Sobald das Limit erreicht ist, kann kein weiterer Vermieter mehr auf die Anfrage zugreifen und die Adresse des Gastes einsehen. Info-Anfrage: Hier kann auf Organisationsebene eingestellt werden, ob eine Packliste bei Prospekt- bzw. Infoanfragen gedruckt werden soll oder nicht. Die Aufforderung zum Drucken der Packliste erscheint dann entweder unmittelbar nach dem Speichern der Infoanfrage (nach durchgeführter Kommunikation mit Sofortdruck) oder nach dem Stapeldruck: Wird die Option Packliste drucken aktiviert, erscheint bei Abschluss einer Infoanfrage (unter Verwendung der Option Sofort drucken ) bzw. am Ende des Stapeldrucks (siehe Handbuch Infoanfrage & Stapeldruck ) ein Dialog. Der Benutzer kann entscheiden, ob die Packliste gedruckt werden soll oder nicht. Hinweis: Das Drucken der Packliste setzt voraus, dass der Benutzer auf dem Kommunikationsdialog den Kommunikationsweg Drucker ausgewählt hat. Falls die Kommunikation über einen anderen Weg erfolgt, wird der Aufforderungsdialog zum Drucken der Packliste NICHT angezeigt. Bitte beachten Sie, dass für das Drucken der Packliste eine Briefvorlage vom Typ Packliste vorhanden sein muss (siehe Briefvorlagen ). Bewertungs-E-Mail Warenkorb: Ist diese Checkbox aktiv, so wird im Rahmen einer Buchung automatisch ein Bewertungs-E-Mail an den Gast verschickt. Voraussetzung: Das Modul Bewertungen wurde für diesen Kunden aktiviert, der Job für den Versand ist eingrichtet und eine entsprechende Textvorlage ist vorhanden. Möchte man bei bestimmten Gästen kein Bewertungs-E-mail versenden, so kann im Warenkorb das Icon neben der Gastadresse deaktiviert werden: by feratel media technologies AG 27

Das Verhalten der Logik für die Bewertungen verhält sich standardmäßig wie folgt: Der Bewertungs-Button im Warenkorb kann jederzeit übersteuert werden. Online-Buchungen richten sich jeweils danach, ob der Gast die Checkbox, dass er bewerten möchte, aktiviert oder nicht. 2.2.2.3. Weitere Einstellungen Sofortdruck vorziehen: Hier kann man die standardmäßigen Druckeinstellungen für den Stapeldruck für Info-Anfragen, Angebote und Negativ-Angebote übersteuern. Standardmäßig ist bei allen Transaktionstypen Nein gewählt. Wird beispielsweise bei Info-Anfrage auf Ja umgestellt, so werden diese in jedem Fall immer sofort gedruckt (der Kommunikationsdialog erscheint, sobald die Anfrage gespeichert wird). Hinweis: Bei Angeboten und Negativangeboten hat eine Änderung auf Ja nur eine Auswirkung, wenn beim Gast als bevorzugte Kommunikation Gedrucktes Dokument gewählt ist. Ist Mail oder Fax gewählt, werden Angebote und Negativ-Angebote in jedem Fall immer sofort verschickt. Warenkorb Einstellungen: Erstellt man eine Transaktion wird man bei der Adresszuweisung aufgefordert unter anderem ein Urlausthema auszuwählen. by feratel media technologies AG 28

Ist diese Checkbox leer und somit deaktiviert, wird das Urlaubsthemen-Fenster bei Adresszuweisung nicht mehr angezeigt. Weitere Einstellungen: Angebotsanfrage-Anzeige an LT senden : Ist im Link definiert, dass Angebotsanfragen per Mail direkt an die Destination ergehen, kann mit diesem aktiven Paramater zusätzlich eine Info an den Vermieter geschickt werden. Für diese Funktion wird auf eine eigene Briefvorlage zurückgegriffen. Darin können auf Wunsch alle Anfragedetails angezeigt werden. Hinweis: Wenn diese Checkbox nicht gesetzt ist und Sie mit dem Versenden der Angebotsanfragen-Anzeigen starten möchten, muss als erster Schritt die Checkbox aktiviert und gespeichert werden. Danach muss das Mouseover das Tagesdatum zeigen, sonst werden Anzeigen auch für vergangene Transaktionen verschickt. Achtung: Falls es ein falsches Datum anzeigt, bitte nochmals deaktivieren, speichern und wieder aktivieren und speichern. Ab diesem Zeitpunkt erhält der betroffene Vermieter die Angebotsanfragen-Anzeige, die er dem SalesPoint laut Textinhalt beantworten sollte, z. B.: by feratel media technologies AG 29

Die Anzeige selbst wird mit dem automatischen System-Job verschickt, der auch für den Versand der Follow-Up-Mails (Anfragepool) verantwortlich ist. Newsletter schicken : Bei aktiver Checkbox ist bei der Eingabe einer neuen (Gast-)Adresse das Häkchen für den Newsletter-Versand im Adress-Kontakt bereits vorbelegt. by feratel media technologies AG 30

Verkaufskanäle Am linken unteren Rand kann das Menü für Verkaufskanäle geöffnet werden: Alle verfügbaren Verkaufskanäle (lokal angelegte und auch globale), die für einen SalesPoint verfügbar sind, werden hier aufgelistet. Wird die Checkbox Aktiv für einen Verkaufskanal gesetzt, heißt das, dass der SalesPoint mit diesem Verkaufskanal arbeiten kann er kann Produkte, die diesem Kanal zugeordnet sind, buchen. Die zweite Spalte beinhaltet den Namen des Verkaufskanals. In den weiteren Spalten werden Kommissionen für die Verkaufskanal-SalesPoint-Kombinationen wie folgt hinterlegt: Komm. LT: Wie viel Kommission (%) muss der Leistungsträger bezahlen, wenn er ein Produkt über diesen Verkaufskanal verkauft. Komm. an POS: Wie viel Kommission (%) muss an den SalesPoint gezahlt werden, wenn dieser ein Produkt aus diesem Verkaufskanal bucht. Komm. LT mit TA/TO und Komm. an TA/TO: Wie viel Kommission muss der Leistungsträger bezahlen bzw. wie viel Kommission bekommt ein Reisebüro/Reiseveranstalter, wenn ein Reisebüro/Reiseveranstalter ein Produkt dieses Verkaufskanals bucht. Komm. Details: Die Kommissionslogik erlaubt die Definition von Kommissionen je Verkaufskanal und SalesPoint diese Einstellungen gelten für die gesamte Datenbank: by feratel media technologies AG 31

Ausnahmen dazu können über die Verkaufsregeln je Produkt und Saisonzeit sehr flexibel hinterlegt werden. Eine weitere Zwischenebene erlaubt es abweichende Kommissionseinstellungen auch je Dateneigentümer, Vermieter oder Ta/To definieren zu können. Über die Schaltfläche Komm. Details können zur gewählten Kommissionseinstellung Verkaufskanal SalesPoint Spezialeinstellungen vorgenommen werden. Die Maske zeigt die datenbankweit gültigen Kommissionssätze in der ersten Zeile: Über die Schaltfläche können Ausnahmen entweder für gesamte Organisationen (Dateneigentümer) oder einzelne Vermieter bzw. Ta/To s hinzugefügt werden: Beispiel: Alle Organisationen u. Vermieter haben die Kommissionseinstellung in der ersten Zeile (15 % vom Vermieter, 10% an den SalesPoint). Eine Ausnahme gibt es für den Dateneigentümer Ort A, dieser nimmt vom Vermieter 12 % und gibt an diesen POS 10 %. Weitere Ausnahmen sind Vermieter Geierhof u. Hotel UAB sowie für das Reisebüro Sonnenschein. Prüflogik: Für Ermittlung der korrekten Kommission im Buchungsprozess prüft das System in folgender Reihenfolge by feratel media technologies AG 32

1. ob am gebuchten Produkt eine Ausnahme bei den Verkaufseinstellungen definiert ist; 2. wenn nicht, wird geprüft ob für den Vermieter eine Ausnahme in den neuen Kommissionseinstellungen definiert ist; 3. wenn auch das nicht der Fall ist, wird geprüft, ob für den Dateneigentümer eine Ausnahme definiert ist; 4. ansonsten wird die datenbankweite Kommissionseinstellung für diesen SalesPoint und Verkaufskanal genommen. POS ist Gastabwickler: Wenn diese Checkbox aktiviert ist, dann ist der SalesPoint der Abwickler zur Gastseite. Ist diese Checkbox nicht aktiv, so gelten die Einstellungen des Datenhalters (z. B. was Zahlungsmodalitäten, AGB s, Dokumente, etc., anbelangt). Eigene Stornogebühr: Wenn ein POS mit besonderen Stornogebühren arbeitet, dann werden diese an dieser Stelle eingetragen. Öffnen mit Klick auf in der entsprechenden Spalte; es öffnet sich ein eigener Dialog, in dem mit neue Einträge hinzugefügt bzw. mit bestehende gelöscht werden können. Eigene Buchungsgebühr: Wenn ein POS mit besonderen Buchungsgebühren arbeitet, dann werden diese an dieser Stelle eingetragen. Öffnen mit Klick auf in der entsprechenden Spalte; es öffnet sich ein eigener Dialog, in dem mit neue Einträge hinzugefügt bzw. mit bestehende gelöscht werden können. Abrechnungsregeln: Wenn für einen POS bei Buchung über diesen Verkaufskanal eigene Abrechnungsregeln gelten. by feratel media technologies AG 33

Der Datenbank- bzw. Organisations-Administrator kann alle Kommissionssätze ändern, Ausnahmen definieren/ändern, die Checkbox hinsichtlich des Gastabwicklers anpassen, eigene Storno- und Buchungsgebühren ändern bzw. anlegen und Speichern: Der Organisations-Administrator hat kein Recht, die Aktiv-Checkbox bzw. Abrechnungsregeln zu ändern. Der Datenbank-Administrator darf die Abrechnungsregeln ändern. 2.2.3. Abr. Buchung Wenn eine Organisation auch die Rolle des Abrechnungsabwicklers einnimmt, dann können folgende Parameter definiert werden. by feratel media technologies AG 34

Kommissionseinstellungen Berechnung: Kommiss.berechnung vom Lodging-Total INKL. MWSt.: Bei Abrechnung der Kommission wird als Kalkulationsgrundlage der Logis-Gesamtbetrag inkl. MWSt. heran gezogen. Die Logis- Leistung folgt dem Parameter Kommiss.berechnung vom Logis-Total INKL. MWSt. und wird je nach Einstellung brutto oder netto für die Berechnung verwendet. Kommission exklusive MWSt.: Wenn aktiviert, wird der hinterlegte Kommissionssatz exkl. der MWSt. interpretiert (z. B. Nettokommission = 10%), d. h. auf den Kommissionsbetrag wird die Steuer hinzu gerechnet. Wenn nicht aktiviert, handelt es sich um eine Bruttoprovision (z. B. 12%) = Provision inkl. Umsatzsteuer. MWSt. auf Kommission hängt vom LT ab: Die Besteuerung der Kommission wird mit der jeweils gültigen Besteuerung für den Leistungsträger kalkuliert (z. B. Steuersatz für Logis gilt auch für die Kommission auf Vermietungsleistungen); wenn die Check-Box deaktiviert ist, kommt die Regelbesteuerung zur Anwendung. Steuerliche Besonderheit für Österreich. Gästetaxenzahlung an LT (nur bei Vollinkasso): Wenn die Gesamtzahlung beim Abwickler liegt, kann mit diesem Parameter entschieden werden, ob die Gästetaxe an den Leistungsträger ausgezahlt werden soll; wenn diese Check-Box aktiviert ist (Standard), wird die Gästetaxe nicht einbehalten. LT mit CC-Kommission belasten: Das im System hinterlegte Disagio (unter Administration/Organisation/Kreditkarten) wird dem Leistungsträger in Rechnung gestellt. Kommissionseinstellungen Komm.berechnung inkludieren: Extras: Sollen bei Kommissionsberechnung die Extras (Bettwäsche, Endreinigung, etc.) inkludiert werden oder nicht Mahlzeiten: Sollen bei Kommissionsberechnung die Mahlzeiten(-Zuschläge) inkludiert werden oder nicht Gästetaxe: Soll bei Kommissionsberechnung die Gästetaxe inkludiert werden oder nicht Extras und Mahlzeiten werden entsprechend der Einstellungen für die Buchungsabrechnung (gegenüber dem Leistungsträger) für die Anzahlung bzw. für die Kommission heran gezogen, fließen aber immer als Bruttowert in die Kalkulation. Kommissionseinstellungen Fälligkeitsdaten: Hier können die Zahlungsziele für Forderungen und Verbindlichkeiten in Tagen eingetragen werden: Das Fälligkeitsdatum greift dann für Mahnungen und offene Posten. by feratel media technologies AG 35

Kommissionseinstellungen LT Abrechnungsregeln: Hier werden die Regeln definiert, die dazu führen, dass eine Buchung zum Vermieter hin abgerechnet wird. Je nach Typ kann die Gast-Zahlung oder ein bestimmtes Datum, z. B. das Anreisedatum der Buchung, entscheidend sein. Beispiel: Die Kommissionabrechnung wird monatlich erstellt. Es sollen alle Buchungen, bei denen im Abrechnungszeitraum bereits das Abreisedatum + 2 Tage eingetreten ist, erscheinen: Voucher drucken: Wenn diese Checkbox aktiviert ist, kann eine Leistungsträger-Abrechnung erst gemacht werden, wenn für den Gast ein Voucher gedruckt wurde. Hinweise: Alle Einträge funktionieren in Kombination! Kalkulationsgrundlage für Leistungsträger-Abrechnung: Verwende berechneten Wert. Ist dieser Parameter aktiviert, werden Werte genau so übernommen, wie sie berechnet wurden. Über- und Unterzahlungen seitens des Gastes werden nicht berücksichtigt. Verwende Wert der Gast-Zahlung: Mit diesem Parameter können Über- und Unterzahlungen seitens des Gastes für Leistungsträger-Auszahlung und Abrechnung berücksichtigt werden. Ist der Parameter aktiviert, wird bei Voll- und Split-Inkasso der tatsächlich als Gastzahlung eingegebene Betrag als Basis heran gezogen und mit der Kommissionsabrechnung saldiert. D. h. es wird für die Leistungsträger-Abrechnung, der Wert der tatsächlichen Gastzahlung für die Errechnung der Verbindlichkeit heran gezogen. Dies ist auch bei Barzahlung möglich, wenn mehrere Produkte in einer Buchung gebucht wurden. HINWEIS: Damit ein Leistungsträger abgerechnet werden kann, muss die Forderung an den Gast auf bezahlt stehen das gilt für Über- und Unterzahlungen des Gastes: Wird das Häkchen Bezahlt nicht gesetzt, kann der Leistungsträger nicht abgerechnet werden. Beispiel: 6 % Kommission werden vom Gesamtbetrag berechnet (Euro 84,-), der SalesPoint/Abwickler hat eine Überzahlung erhalten und somit in Summe Euro 1.420,- Auszahlung an den Leistungsträger: Euro 1.336,- by feratel media technologies AG 36

Wäre die Gastzahlung nicht Grundlage, würden EUR 1.316,- ausgezahlt werden. Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit eine Abrechnung zum Leistungsträger erfolgen kann: Die Voraussetzungen können für jeden Leistung/Produkt-Typ (Hotel, Appartement, Camping, Zusatzleistungen) gesondert eingestellt werden. 2.2.4. Datenhalter MW und Abr. Meldew. betrifft die Verwaltung und Abrechnungen im Meldewesen. 2.2.5. Externe Systeme Hier können Sie die Verwendung von Fremdsystemen auf Organisationsebene definieren und konfigurieren. Nähere Details finden Sie in einer separaten Dokumentation ( Partnersysteme ). 2.2.6. Mailing-House Auf dem Dialog kann eingestellt werden welche Mailing-House Firmen aktiv sein sollen (oberer Bereich) bzw. für welche Länder der Export der Infoanfragen erwünscht ist (unterer Bereich). Der Benutzer kann Einträge aktivieren, indem er in das Kästchen in der Spalte Active klickt. Zu den gewählten Mailing-Typen (z. B. Futura ) muss auch noch die entsprechende E-Mail Adresse hinterlegt werden. Voraussetzungen für die Verwendung der Mailing-House Funktion: 1. Das Add-On Modul MailingHouse muss von feratel freigeschalten werden. Wenn Sie dieses Modul in Ihrer Organisation verwenden möchten, wenden Sie sich bitte an das Servicecenter (servicecenter@feratel.com). 2. Rufen Sie den Administrationsdialog für das Mailing-House in der Organisationsverwaltung (Registerkarte Optionen -> Mailing-House ) auf, wählen Sie den gewünschten Mailing-Typ ( Futura ) aus und tragen Sie die entsprechende Ziel E-Mail Adresse ein. Zusätzlich definieren Sie hier jene Gastländer, für die der Export der Infoanfragen gewünscht wird. 3. Ein eigens eingerichteter Scheduler-Job für das Mailing-House muss aktiviert werden (erfolgt durch feratel). 4. Der Export wird automatisiert zu bestimmten (definierbaren) Zeiten ausgeführt. by feratel media technologies AG 37

2.2.7. VESR Über diese Einstellungen kann das Drucken von VESR-Zahlungsscheinen gesteuert werden. Für die Anwendungen Buchung Gast, Abrechnung LT, Abrechnung Meldewesen sowie Wiederkehrende Rechnungen können jeweils folgende Nummern/Optionen definiert werden: ESR/ESR+ VESR Banknummer VESR Kundennummer VESR Konto DTA ID Nummer Über die Schaltfläche Test kann ein VESR-Testprogramm aufgerufen werden. Der Benutzer kann dabei die erforderlichen Parameter manuell eingeben und anschließend die automatische Erstellung der spezifischen VESR-Referenznummern prüfen ( Berechnen ): by feratel media technologies AG 38

2.2.8. Archiv Im Archiv können allgemein verwendete Brief-Header, E-Mail-Header (beide vom Typ organisationslogo ) und E-Mail- Beilagen (Typ Organisation Beilage ) zur späteren Verwendung auf Zeitschiene und mit Reihenfolge - hinterlegt werden. Im Archiv kann außerdem auch ein Logo pro Organisation zur Anzeige im WebClient hinterlegt werden (Typ WebClient Logo ). Falls die Organisation kein eigenes WebClient-Logo hinterlegt hat, versucht das System zuerst auf Systemebene ein Logo zu finden, ansonsten wird standardmäßig das datenbankweit gültige Feratel-Logo im WebClient angezeigt. HINWEIS: Falls es auf einer dieser Ebenen im Archiv mehr als 1 WebClient-Logo geben sollte, nimmt das System derzeit automatisch immer jenes mit der Reihung 1. 2.2.9. Texte Öffnet einen Dialog zur Bearbeitung von organisationsspezifischen Texten. Zu den nachfolgenden Typen können Texte eingetragen werden: Datenschutz-System Allgemeine Geschäftsbedingungen Storno-Bedingungen Datenschutz-Organisation Key Card Info Text Reiserücktrittsschutz Bestpreis Garantie Gästetaxe Information Datenschutz-System: Damit ist es möglich, den generellen Datenschutzhinweis des Buchungssystems zu überschreiben. Dies sollte nur in Absprache mit dem Servicecenter gemacht werden. Informationen zum Datenschutz werden für den Gast bei Online-Buchung sichtbar, wenn er vor Abschluss der Buchung im Warenkorb den Link zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen öffnet. Außerdem werden diese Informationen auch in der Unterkunfts- und Suchergebnisliste jeweils ganz unten angezeigt. Allg. Geschäftsbedingungen: In den AGBs werden die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die für diesen SalesPoint Gültigkeit haben, hinterlegt. Der Text kann in den für die Organisation frei gegebenen Sprachen hinterlegt by feratel media technologies AG 39

werden und scheint bei Buchungen am Internet auf, wo seine Akzeptanz vom Gast bestätigt werden muss. Storno-Bedingungen: Hier werden Storno-Bedingungen, die für diese Organisation/diesen SalesPoint gelten, erfasst, sofern sie nicht bereits in die Allgemeinen Geschäftsbedingungen textlich integriert wurden. Sie werden für den Gast bei Online-Buchung sichtbar, wenn er vor Abschluss der Buchung im Warenkorb den Link zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (siehe oben Bedingungen lesen ) öffnet. Datenschutz-Organisation: Hier können in den für die Organisation frei gegebenen Sprachen Details den Datenschutz betreffend und aus Sicht der Organisation hinterlegt werden. Informationen zum Datenschutz werden für den Gast bei Online-Buchung sichtbar, wenn er vor Abschluss der Buchung im Warenkorb den Link zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen öffnet. Außerdem werden diese Informationen auch in der Unterkunfts- und Suchergebnisliste jeweils ganz unten angezeigt. Key Card Info Text: Der hier gespeicherte Text, wird dem Gast im Rahmen der Ticket Buchung (Skidata) angezeigt. Reiserücktrittsschutz: Hier können Informationen zu diesem Thema erfasst werden. Sie werden dem Gast im Rahmen einer Online-Buchung vor Abschluss der Buchung im Warenkorbfenster über das Info-Icon neben Stornoversicherung angezeigt. by feratel media technologies AG 40

Bestpreis Garantie: Hier können individuell je Organisation Informationen zur Bestpreis Garantie mehrsprachig erfasst werden, die online als Gastinformation angezeigt werden. Gästetaxe Information: Hier können individuell je Organisation Informationen zur Gästetaxe mehrsprachig erfasst werden, die dem Gast bei Online-Buchung im Warenkorb neben Inkl. Nächtigungsabgabe über das Info-Icon angezeigt werden. by feratel media technologies AG 41

2.2.10. Nummern Die Rechnungsnummern in der Anwendung Debitoren/Kreditoren können individuell je Organisation vergeben werden. Über die Schaltfläche Nummern wird ein Dialog geöffnet, auf dem die aktuell vergebenen Nummern anzeigt wird (jeweils aktuell höchste Nummer, pro Rechnungskreis): Es können Nummern für mehrere Abrechnungskreise Buchungen (Gastrechnungen), Abrechnungen (Vermieter-Rechnungen), Org. (SalesPoint-Abrechnungen, MW (Meldewesen-Abrechnung), Wiederkehrende Rechnungen und Gästeführer getrennt definiert werden. Das System zeigt unter Derzeitiger Wert die aktuell höchste vergebene Rechnungsnummer an. Unter Neuer Wert kann eine beliebige höhere Zahl vergeben werden (entweder manuelle Eingabe direkt ins Feld oder Verwendung der kleinen Pfeiltasten, um den Wert jeweils um 1 zu erhöhen/reduzieren). Änderungen müssen mit Speichern bestätigt werden. Der neue Wert gilt ab dem Moment, an dem er abgespeichert wurde. Mittels Klick auf die Schaltfläche Aktualisieren werden die aktuell höchsten Rechnungsnummern neu aus der Datenbank geladen. Diese könnten sich seit Öffnen des Dialogs ja erhöht haben, weil im Hintergrund laufend weitere Transaktionen erstellt werden. HINWEIS: Rechnungsnummern dürfen nur erhöht, nicht verringert werden! Wir empfehlen, diese Funktionalität nur durch Administratoren durchführen zu lassen und dies vorab auf der Testdatenbank zu testen! by feratel media technologies AG 42

Deb./Kred. Fibu-Nr. je Adresse: Anstelle der Sammelkonten für Debitoren und Kreditoren können für den Fibu-Export auch individuelle Konten je Adresse vergeben werden. Dazu muss unter der Organisationseinstellung Optionen Buchhaltung die Aktivierung vorgenommen werden: Damit ist es möglich, die laufende Debi/Kredi AdressFibunr. Zu ändern. Bei Buchungen mit Inkasso vergibt das System die nächste freie Nummer und speichert diese zur Gastadresse (Debitor) ins Feld Fibu-Nummer. Diese Nummer wird beim Export anstelle der Sammelkontonummer verwendet. In der Kontierungsübersicht scheint nach wie vor die Sammelkontonummer auf. 2.3. Datenrechte Über die Schaltfläche Datenrechte kann der Zugriff von Organisationen auf die Daten andere Organisationen, unter Berücksichtigung ihrer repräsentierenden Rolle, festgelegt werden. by feratel media technologies AG 43

Folgende Varianten der Datenrechte könnten eingesehen und bearbeitet werden: Datenhalter an Datenhalter Datenhalter an SalesPoint SalesPoint an SalesPoint Finanzen 2.3.1. Datenhalter an Datenhalter Der Datenhalter ist eine Organisation, die selbst Daten besitzt und verwaltet. by feratel media technologies AG 44

Ein Datenhalter kann an alle anderen Datenhalter-Organisationen Rechte (Sehen, Neu, Bearbeiten und Löschen) vergeben. Diese Rechte können für Leistungsträger (aufgeteilt nach Unterkunft, Zusatzleistungen und Agenturen), Veranstaltungen, Infothemen, Prospekte, Artikel und Pauschalen unterschieden werden. Beispiel: Im Beispiel darunter gewährt Datenhalter Demo Booking Center dem Datenhalter Innsbruck und Feriendörfer Vollzugriff auf die Stammdaten Leistungsträger Zusatzleistung sowie Leistungsträger Agentur. Die Veranstaltungen hingegen können nur eingesehen werden: Für jeden Typ von Stammdaten wird eine Zeile eingetragen. Neue Einträge werden mit gemacht, bestehende Einträge können mit gelöscht werden. Änderungen an bestehenden Einträgen können direkt in der jeweiligen Zeile gemacht werden (Aktivieren oder Deaktivieren der jeweiligen Checkbox für Sehen, Neu, Bearbeiten und Löschen). 2.3.2. Datenhalter an SalesPoint Eine Datenhalter-Organisation kann Transaktionsrechte an Organisationen vergeben, die SalesPoints sind. Transaktionen unterteilen sich in Infoanfrage (Prospekte und Artikel), Veranstaltungsanfrage (Veranstaltungen), Infrastruktur-Anfrage (Infrastruktureinträge), Stornierungen, Angebote, Anfragepool und Buchungen. Damit wird eine Vorabdefinition getroffen, mit welchen POS überhaupt zusammengearbeitet wird. Die Detaileinstellung erfolgt dann bei der Zuordnung zum Verkaufskanal (Sales Channel). Beispiel: Der Datenhalter CallCenter gewährt dem SalesPoint Ort A die Transaktionsrechte Buchungen, Stornierungen, Infoanfrage, Angebote und Anfragepool. by feratel media technologies AG 45

wieder gelöscht werden. Neue Ein- Für jede Transaktion wird ein Eintrag gemacht und kann mit träge können mit hinzu gefügt werden. 2.3.3. SalesPoint an SalesPoint Wenn eine Organisation SalesPoint ist, dann kann dieser an andere SalesPoints (das sind alle Organisationen, die die Rolle des SalesPoints erfüllen) Rechte auf die Verwendung von Transaktionen und Gastadressen vergeben. Beispiel: Der SalesPoint Demo Booking Center gewährt dem weiteren SalesPoint Innsbruck und Feriendörfer Einsicht in Transaktionen für eigene als auch andere Objekte. by feratel media technologies AG 46

Für jeden Eintrag wird eine Zeile erfasst. Neue Einträge werden mit können mit gelöscht werden. getätigt, bestehende Einträge Spezielle Logik bei der Rechtevergabe: Transaktionen für eigene Objekte: Hiermit können einem fremden POS nur jene Transaktionen angezeigt werden, für die der fremde POS auch Datenhalter ist ( Transaktionen für eigene Objekte ). D. h. die vergebende Organisation gewährt dem POS das Recht, Transaktionen zu sehen, die für seine eigenen Objekte gemacht wurden. Transaktionen für andere Objekte: Sollte dennoch der Wunsch bestehen, einem fremden POS ALLE Transaktionen anzuzeigen, dann muss das Recht Transaktionen für andere Objekte ) gewährt werden. Damit sieht dieser POS alle Transaktionen des gewährenden POS. 2.3.4. Finanzen Eine Organisation kann anderen Organisationen das Recht vergeben Finanztransaktionen einzusehen und zu bearbeiten. Dieses Recht bezieht sich auf die Anwendung Debitoren/Kreditoren. Eine eingeloggte Organisation kann in den Debitoren/Kreditoren grundsätzlich ihre eigenen Einträge sehen. Zusätzlich können diese auch noch die Finanztransaktionen anderer Organisationen einsehen, welche das Recht an diese Organisation vergeben haben. Beispiel: Die Organisation Demo Booking Center gewährt der Organisation Innsbruck und Feriendörfer das Recht ihre eigenen Finanztransaktionen einsehen und bearbeiten zu können. 2.4. Adresse Auf dieser Registerkarte können die Adressdetails der Organisation erfasst/eingesehen/bearbeitet werden. by feratel media technologies AG 47

Webclient-Kontaktinformation: In der Organisation können Kontaktdetails hinterlegt werden, die dem Vermieter im WebClient (ab Version 4.0) für Rückfragen angezeigt werden. Entscheidend ist dabei jene Organisation, die den WebClient-User erfasst hat (der Eigentümer des Users). Diese Organisation wird angezeigt. Organisation Adresse: Organisationen kann zusätzlich auch eine Organisationsadresse zugewiesen werden. Diese ist vor allem für die Organisations-(SalesPoint-)abrechnung notwendig. Einstiegsort/ -region: Hier wird für überregionale links definiert, wo genau der Einstieg in den geographischen Gegebenheiten sein soll. Wenn man auf klickt, öffnet sich die Baumstruktur mit den geografischen Details hier kann dann eine Auswahl getroffen werden. Skype: Wenn SkypeMe aktiviert ist, kann hier die Skype-Adresse eingegeben und am Internet als SkypeMe eingeblendet werden. by feratel media technologies AG 48

2.5. Optionen In Optionen werden diverse Organisationsdaten betreffend Buchhaltung, Zahlung, Kommunikation, hinterlegt. Kommunikation: Benutzer Name: Für Kommunikationen per Fax oder SMS müssen Benutzerkennungen pro Kunde hinterlegt werden (das Anfordern und Eintragen von Benutzernamen erfolgt durch feratel). Dieser Benutzer Name kann entweder in der Systemkonfiguration für die gesamte Datenbank oder in den Optionen in der Organisationsverwaltung eingetragen werden. HINWEISE: Das Eintragen eines eigenen Benutzernamens pro Organisation ist insbesondere dann erforderlich, wenn es mehrere unterschiedliche Kunden auf einer Datenbank gibt. In diesem Fall übersteuert die hier eingetragene Benutzerkennung jene aus der Systemkonfiguration. Organisationen, die zusammengehören, können auch denselben zugewiesenen Benutzernamen verwenden. Einstellung jeweils durch den feratel-administrator. Verwende SMS: Ist die Option Verwende SMS in der Organisationsverwaltung freigeschalten bzw. aktiviert (Standard), kann in den Leistungsträgerstammdaten, in den Details unter Buchung, die Funktion SMS Buchungs-Info verwendet werden: by feratel media technologies AG 49

Möchte dieser Leistungsträger über Buchungen und Stornos per SMS benachrichtigt werden, muss das Auswahlkästchen SMS Buchungs-Info aktiviert und die Mobiltelefonnummer eingetragen werden (für nähere Details siehe Handbuch Stammdaten ). Zugriff: Über die Berechtigung zum Aktivieren bzw. Deaktivieren der Option Verwende SMS, in der Organisationsverwaltung, verfügt ausschließlich der feratel-administrator. Wird die Option Verwende SMS in der Organisationsverwaltung vom feratel-administrator deaktiviert, zeigt das System eine Warnung an (siehe Abbildung darunter). Bestätigt der Administrator mit Ja, wird bei sämtlichen Leistungsträgern dieser Organisation, die SMS-Benachrichtigungsfunktion aufgehoben (die zugewiesene Mobiltelefonnummer wird entfernt). Ist die SMS-Funktion in der Organisationsverwaltung nicht freigeschalten, steht die Möglichkeit zur Benachrichtigung per SMS, für die Leistungsträger dieser Organisation, NICHT zur Verfügung. Die Einstellungsmöglichkeiten zur SMS Buchungs-Info werden dann auf der Registerkarte Buchung auch nicht mehr angezeigt (Leistungsträgerdetails in den Stammdaten): Buchhaltung: MwSt.-Nummer: Dient einem Ausweis auf Texten aus Deskline aus gesetzlichen Gründen. Export-Typ: Dient der Zuordnung des Typs zum Export der Fibu-Daten im Rahmen einer Überführung. Zur Auswahl stehen feratel XML (=feratel Standard-Export-Format), Wilkens, Abacus, Orlando und Datev. by feratel media technologies AG 50

File überschreiben: Ist die Checkbox aktiv, wird das Überführungsfile bei jedem neuen Export überschrieben. Pfad-Änderungen erlauben: Ermöglicht die Änderung des Pfads im Rahmen der Überführung im Menü Debitor/Kreditor-Kontierungen-Überführung, wohin das Überführungsfile gespeichert werden soll. Standard-Pfad: Wohin soll standardmäßig das Überführungsfile gespeichert werden. Deb./Kred. Fibu-Nr. je Adresse: Anstelle der Sammelkonten für Debitoren und Kreditoren können für den Fibu-Export auch individuelle Konten je Adresse vergeben werden. Dazu muss unter der Organisationseinstellung Optionen Buchhaltung die Aktivierung vorgenommen werden: Damit ist es möglich, die laufende Debi/Kredi AdressFibunr. Zu ändern. by feratel media technologies AG 51

Bei Buchungen mit Inkasso vergibt das System die nächste freie Nummer und speichert diese zur Gastadresse (Debitor) ins Feld Fibu-Nummer. Diese Nummer wird beim Export anstelle der Sammelkontonummer verwendet. In der Kontierungsübersicht scheint nach wie vor die Sammelkontonummer auf. Bezahlung: Keine, Datatrans, Bankpass oder Wirecard. Keine: Organisationen können auch ohne Kreditkarten-Terminal ebenfalls KK-Buchungen vornehmen. Die Abwicklung des KK-Clearings erfolgt jedoch außerhalb vom Deskline. Hinweis: Wenn für einen SalesPoint zwar die Kreditkartenzahlung aktiviert ist, es aber keine Schnittstelle zu Wirecard oder Datatrans gibt, erscheint am Ende einer Buchung unter Verwendung der Kreditkarte die Frage: DataTrans, Bankpass, Wirecard: Hier werden die Vertragsdaten für Kunden eingetragen, die Datatrans, Bankpass oder Wirecard für die Direktzahlung oder Autorisierung nutzen. Bei Verwendung des Zahlungssystems Datatrans gibt es 2 Verträge, die im System hinterlegt werden können. Lokale Terminal-ID. Vertrag für die mündliche Bekanntgabe der Kreditkarte durch den Gast selbst (ExpertClient-Buchung). Internet Terminal-ID. Vertrag für die 3D Secure Online-Transaktion (Internet Buchung Gast gibt Daten selbst ein). Je nachdem also, über welches System die Buchung eingebracht wurde, wird das entsprechende Terminal verwendet (lokale ExpertClient-Buchung oder Internet- Buchung). HINWEIS: Eine Mischung der Typen ist aus technischen Gründen nicht möglich (z. B. Online KK-Prüfung via Datatrans, im ExpertClient jedoch ohne Prüfung). by feratel media technologies AG 52

SaltKey lokal. bzw. SaltKey Internet. Diese Schlüssel dienen zur Anzeige der Kreditkartendaten für die No-Show-Funktion im WebClient. Der erste gilt für lokale, der zweite für Internet-Buchungen. Datatrans Luhn Check only: (einfache Kreditkarten Quersummen-Prüfung ) Wenn das Häkchen gesetzt ist, wird nur mehr eine Plausibilitätsprüfung für die Kreditkarte durchgeführt. Die Transaktion ist am Datatrans-Merchant nicht sichtbar, kann aber über das Alias am Webclient abgerufen werden! Spezialfall Umbuchung einer Internet-Buchung: Wenn eine Umbuchung erfolgt, MUSS das System am gleichen Terminal der ersten Buchung bleiben und darf NICHT das Terminal wechseln. D. h. bei der Umbuchung einer Online-Buchung über den ExpertClient bleibt das System am Internet- Vertrag (Online-Transaktion) und wickelt über das dafür vorgesehene Terminal (Internet Terminal- ID) die gesamte Umbuchung ab. Dort ist ein CVV-Code zwingend erforderlich der Gast hat diesen bei der Buchung bekannt gegeben. Daher muss er auch bei einer Umbuchung erfasst werden. Wirecard: Eingabe von Authentifizierungsdaten für die Verwendung des Online payment providers Wirecard. Die genauen Details und Konditionen sind in einem Infoblatt zusammengefasst, das im Servicecenter angefordert werden kann. Hinweise: Alle Einstellungen dazu erfolgen jeweils durch den feratel-administrator. Beschreibung: Textfeld, das auch in Briefen verwendet werden kann. Abrechnungsdruck: PDFs für Webcl. Speichern : Ist diese Checkbox aktiv, werden dem Vermieter im WebClient die Rechnungen angezeigt. Voraussetzung ist das dazugehörige, aktive Zugriffsrecht. Das System erstellt dann beim Drucken der Abrechnung ein PDF-File, welches auch im WebClient aufrufbar ist. Wie lange dieses PDF zur Verfügung steht, hängt von der entsprechenden Datenbankeinstellung ab: Abrechnung per E-Mail/Fax verschicken : Durch Aktivierung dieser Funktion erscheint beim Druck der Abrechnung ein Auswahlfenster, wo je Adresse vorgeschlagen wird, wie der Versand erfolgen soll (Abhängig von der Einstellung bei der Adresse unter bevorzugte Kommunikation ) Hinweis: Bitte aktivieren Sie diese Funktion nur, wenn Sie die Abrechnungstexte entsprechend angepasst haben (z. B. E-Mail-Text, Betreff etc.) Elektronische Zustellung : by feratel media technologies AG 53

Aktuell betrifft diese Funktion ausschließlich das Meldewesen. Damit werden Dokumente (in 1. Linie Rechnungen) an einen Zustell-Server gesendet. Ist der Empfänger an diesem Server registriert, kann er in einem persönlichen Bereich seine Rechnungsdaten abfragen. Damit kann der Empfang eindeutig nachvollzogen werden. 2.6. Sprachen In Sprachen werden alle für die Datenbank aktivierten Sprachen aufgelistet. Jede Organisation kann für sich entscheiden, mit welchen Sprachen sie arbeiten will (aktiv oder nicht aktiv). Als Standardsprache wird die Sprache markiert, die generell auf einer Datenbank verwendet wird. Für diese und für jede weitere Sprache kann eine Ersatzsprache definiert werden. Diese kommt zum Tragen, wenn Beschreibungen, andere Texte etc. in einer Fremdsprache nicht vorhanden sind. Mit der Reihung können die Favoriten einer Organisation definiert werden. D. h. häufiger verwendete Sprachen können z. B. durch Vergabe einer kleineren Reihungsnummer weiter nach oben in dieser Liste gereiht werden. Die Reihenfolge der Sprachen in Auswahllisten, die in vielen ExpertClient-Anwendungen angezeigt werden, entspricht immer der Reihung, wie sie in der Organisationsverwaltung definiert ist (siehe z. B. Briefvorlagen ): 2.6.1. Verwendung von Sprachen in ExpertClient-Anwendungen In diesem Abschnitt wird auf die Bedeutung der in der Organisationsverwaltung erfassten Sprachen in Hinblick auf andere ExpertClient-Anwendungen (z. B. Stammdaten) näher eingegangen. Gastkorrespondenz Bei der Erfassung einer neuen Adresse stehen die Organisationssprachen zur Verfügung. Das ist wichtig für das korrekte Eintragen von Gastanreden sowie für die korrekte Auswahl von Briefen. Letztere sollten, wenn möglich, in diesen Sprachen zur Verfügung stehen. Stammdatenpflege Beschreibungen können in den Organisationssprachen hinterlegt werden (mittels ExpertClient und WebClient). Prospekte Prospekte können in den Organisationssprachen bestellt werden (ein Prospekt ist in den Sprachen Deutsch, Englisch und Italienisch verfügbar). by feratel media technologies AG 54

2.7. Bankkonten In den Bankkonten können detaillierte Bankdaten für den SalesPoint hinterlegt werden. Wenn ein SalesPoint für die Gast-Zahlung den Typ auf Rechnung aktiviert war, müssen die Bankdetails (Bank, BLZ, Kontonummer, IBAN) hier hinterlegt werden und können von dieser Stelle in Briefvorlagen als Gast-Information gedruckt werden. Es können auch mehrere Banken hinterlegt werden. HINWEIS: Wenn zu einer Organisation mehrere Bankverbindungen eingetragen wurden, kann mit den verfügbaren Datenfeldern in der Briefvorlagenverwaltung immer nur die erste Bankverbindung auf eine Vorlage gedruckt werden, die zu dieser Organisation erfasst wurde. Wichtig: Für die Funktionen Zahlungsaufträge und SEPA sind diese Einträge jedenfalls unerlässlich! Ein neuer Eintrag wird wie folgt gemacht: Mittels kann eine neue Bankverbindung eingetragen werden. Dabei wird der obere Bereich für die Eingabe freigeschalten. Klick auf den Button - es öffnet sich der Bankendialog. Mit einem Filter kann auf das Land und auf den Namen oder Teile des Namens der gewünschten Bank eingeschränkt werden. Die Bank kann per Doppelklick übernommen werden, danach erfolgt der verpflichtende Eintrag für die Kontonummer, den IBAN, das Konto (=Fibu-Konto), die Reihung und den Name (n) des Kontos. Hinweis: Das Konto (=Fibu-Konto) ist ein Pflichtfeld, da es für eine Überführung in ein externes Fibu-Programm unbedingt benötigt wird. Das Feld IBAN wird beim Speichern auf seine Logik geprüft (Anzahl Felder, Schreibweise). Die Reihung hat Einfluss darauf, an welcher Position diese Bank dann bei Zahlungseingabe in der Anwendung Debitor/Kreditor aufscheint: by feratel media technologies AG 55

Das Feld Letzte Änderung wird automatisch mit Login, Änderungsdatum und Eintragungsdatum gefüllt. Verwendung (Usage): Hier wird definiert, für welche Art von SEPA Abrechnung (Reservierungen oder Meldewesen) dieses Bankkonto verwendet werden soll. SEPA Credit Identification (Creditor ID): Der Zahlungsempfänger (Organisation) benötigt eine eindeutige Creditor ID als Teilnehmer am SEPA Verfahren. Diese dient der eindeutigen Identifizierung des Zahlungsempfängers. Die Vergabe der Creditor ID erfolgt beispielsweise in Österreich durch die OeNB und kann über die Hausbank beantragt werden. HINWEIS: Für SEPA ist die Verwendung von IBAN und BIC zwingend nötig! Wird eine global angelegte Bank als Hausbank verwendet und fehlt da der BIC, muss dieser an das Servicecenter für die Ergänzung geschickt werden oder die Bank wird lokal neu erfasst. Die neue Bankverbindung kann nun gespeichert ( OK ) oder die Änderungen verworfen werden ( Abbrechen ). Bestehende Einträge können wie folgt geändert werden: Markieren Sie den zu ändernden Banken-Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf die folgende Schaltfläche:. Die Felder über der Tabelle werden mit den Details zu diesem Eintrag befüllt und für by feratel media technologies AG 56

die Bearbeitung freigeschalten. Die Felder können jetzt editiert werden. Mittels OK können Sie die Änderungen speichern. Sie können den Bearbeitungsmodus dieser Bankverbindung aber auch ohne zu speichern verlassen, indem Sie auf Abbrechen klicken. Bestehende Einträge können auch gelöscht werden, wenn die Bank nicht mehr gültig ist. 2.8. Kreditkarten In Kreditkarten kann definiert werden, welche Karten vom SalesPoint akzeptiert werden. Die Kommission lt. Kreditkartenvertrag kann hinterlegt werden, ebenso wie die Konten zur Verbuchung. Online: Für Buchung über Internet, die mittels Kreditkarte bezahlt werden, muss bei diesem Kreditkarteneintrag die Checkbox aktiviert sein. Wir mit diesem Kreditkartentyp auch lokal im ExpertClient gebucht, so muss ein weiterer Eintrag gemacht werden, bei dem die Checkbox inaktiv ist. by feratel media technologies AG 57

2.9. Systemparteien Beziehungen Der Dateneigentümer besitzt die Leistungsträger und gibt ihnen den Standort. Leistungen und Produkte gehören zum Leistungsträger und damit zum gleichen Datenhalter. Am Verkaufskanal werden Bedingungen festgelegt, die dann für die zugeordneten Produkte gelten. SalesPoints, die die Bedingungen eines Verkaufskanals akzeptieren, können dessen Produkte buchen. by feratel media technologies AG 58

3. Benutzer (93, 94) Die Benutzer-Verwaltung ist in zwei Bereiche geteilt in die Benutzergruppen und in die Benutzer- Verwaltung selbst. Benutzer am System sind sowohl die Anwender am ExpertClient wie auch die WebClient-Benutzer. Sie alle werden hier mit einigen Unterschieden erfasst. 3.1. Benutzergruppen (93) Die Benutzergruppen sind auf der zweiten Registerkarte der Benutzerverwaltung zu finden. Bereits bestehende Gruppen sind im oberen Kasten mit ihrer Organisation ersichtlich. Benutzergruppen ermöglichen es auf komfortable Weise, für eine größere Anzahl von Benutzern ein Regelwerk für Zugriffsrechte zu definieren. Mit NEU wird eine neue Gruppe angelegt - zunächst wird ein Name für eine neue Gruppe definiert. Auf der linken Seite werden bestehende Zugriffsrechte für diese Gruppe aktiviert oder deaktiviert. Funktionen: Die einzelnen Rechte gliedern sich nach ANZEIGEN, NEU-Anlage, ÄNDERN und LÖSCHEN. Mit SPEICHERN wird die neue Gruppe mit den definierten Rechten gespeichert und kann für die Zuweisung einzelner Benutzer (im Tab Benutzer) verwendet werden. Ganze Gruppen werden mit LÖSCHEN entfernt Achtung: Benutzer verlieren damit ihre Zuordnung! Hinweis: Die Zugriffsrechte für ExpertClient und WC werden separat im Einzelnen in einer Doku beschrieben. 3.1.1. Passwort-Logik Passwort Stufen: Die Vergabe von Passwörtern kann auf Gruppenebene in drei verschiedenen Stufen definiert werden. Diese Definition gibt es zusätzlich zur datenbankweiten Einstellung der Passwort-Mindestlänge. Sicherheitsstufe 1 - Normal : Es erfolgt keine logische Prüfung der Passwortsicherheit Sicherheitsstufe 2: Mittel : Es muss eine Kombination von mindestens zwei unterschiedlichen Zeichentypen (Buchsta- by feratel media technologies AG 59

ben, Ziffern, Sonderzeichen) verwendet werden Beispiele: otto9 1991# w8 +maria Sicherheitsstufe 3: Stark : Es müssen zumindest ein Buchstabe, ein Sonderzeichen, eine Ziffer sowie ein Großbuchstabe enthalten sein Beispiel: ot9@w7 Hinweis: Sobald die Stufe erhöht und gespeichert wird, müssen alle betroffenen Benutzer dieser Gruppe beim nächsten Login ein neues Passwort nach den definierten Richtlinien vergeben. Externe Systeme: Über die Schaltfläche Externe Systeme können Fremdsystemen auf Benutzergruppenebene konfiguriert werden: HINWEIS: Es gibt eine detailliertere Beschreibung der Verwendung sowie der Konfigurationsmöglichkeiten von Fremdsystemen. Sie können diese Spezialdokumentation direkt beim feratel Servicecenter anfordern (servicecenter@feratel.com). 3.2. Benutzer (94) Die Verwaltung einzelner Systembenutzer erfolgt im Tab Benutzer. 3.2.1. Übersicht Die Übersicht der Benutzer ist bei Erstöffnung der Maske leer und bietet eine Filterfunktion für die Suche: by feratel media technologies AG 60

Filter für die Suche: Benutzergruppe: Alle im zweiten Tab definierten Gruppen stehen zur Auswahl z.b. Administratoren, WebClients, Info/Angebot-Benutzer, Anwender fürs Meldewesen Name: Eine Filterung kann mit Eingabe des Benutzer-Namens oder eines Teiles davon erfolgen. Login-Name: Auch nach dem Login-Namen des Benutzers (oder eines Teiles davon) kann die Suche durchgeführt werden. Rolle: Im Deskline 3.0 gibt es bestimmte, vor definierte Rollen, die bei der Sucheinschränkung helfen können das sind z.b. Benutzer am ExpertClient, WebClient-Anwender für Vermieter, für Veranstaltungen oder für Infothemen E-Mail: Auch die Suche nach der E-Mail-Adresse oder eines Teiles davon kann bei der Suche behilflich sein: Sprache: z.b. zeige alle Benutzer, die in englischer Sprache angelegt sind. Organisation: Jeder Benutzer wird von einem Benutzer einer bestimmten Organisation angelegt das ist dann die Organisation, der auch dieser Benutzer angehört und für die er Tätigkeiten durchführt (z.b. Stammdaten-Eingabe, Angebotserstellung ) Login Organisation: Für jeden Benutzer kann bestimmt werden, auf welche Organisation/en er sich einloggen darf. Nach diesen Verknüpfungen kann auch gefiltert werden z.b. suche alle Benutzer, die sich auf die Organisation feratel Demo Destination einloggen dürfen: Alle Filter können auch in Kombination verwendet werden. Mit SUCHEN wird das Resultat generiert und zeigt in Listenform das Ergebnis mit der Benutzergruppe, dem Namen des Benutzers, dem Login-Namen, der E-Mail-Adresse wenn vorhanden der Sprache und der Organisation, der der Benutzer angehört. Mit Klick auf den Button Eingaben löschen können die Filter geleert und eine neue Suche gestartet werden. Möglichkeiten am Ende der Maske: Log: Zeigt, wann sich der gewählte User eingeloggt hat. Eine Filterfunktion lässt Datum, IP und Systeme (ExpertClient, WebClient) eingrenzen. by feratel media technologies AG 61

Passwort zurück : Für den in der Ergebnisliste gewählten User wird das Passwort zurückgesetzt. Es erscheinen folgende Dialoge: Der User wird nach neuerlichem Login aufgefordert, ein neues Passwort zu vergeben. Neu : Ein neuer Benutzer kann eingegeben werden es öffnet sich die leere Detailmaske für die Eingabe. Ändern : Ein bestehender und markierter Benutzer kann bearbeitet/geändert werden. Mit Klick auf Ändern öffnet sich automatisch die Detailmaske, vorausgefüllt mit den Benutzerdaten. Speichern unter : Ein markierter Benutzer kann als weiterer Benutzer angelegt werden (wie Kopierfunktion) die Detailmaske wird automatisch für die Überarbeitung geöffnet. Löschen : Ein markierter Benutzer kann gelöscht werden Achtung: nicht empfohlen! Schließen : Der Benutzer-Dialog wird geschlossen. Wenn ein Benutzer markiert ist, zeigt der Tooltip diejenigen Organisationen, auf die sich der Benutzer einloggen darf: 3.2.2. Details Für jeden Benutzer können Details eingegeben werden. Mit Klick auf NEU öffnet sich eine leere Eingabemaske bereit für die Anlage eines neuen Benutzers. by feratel media technologies AG 62

Benutzergruppen: Zunächst kann eine Gruppe gewählt werden, der der neue Benutzer zugewiesen wird. Alle verfügbaren Gruppen sind in der Listbox zu finden. Hinweis: Durch das Zuweisen eines neuen Benutzers zu einer vorhandenen Benutzergruppe erbt er automatisch die Zugriffsrechte dieser Gruppe. Name, Login-Name und Passwort werden dem Benutzer frei vergeben. Hinweis: Die Passwort-Länge kann in der Systemkonfiguration definiert werden. Sprache: kann aus der Listbox gewählt werden. Alle für die Organisation aktivierten Sprachen stehen zur Verfügung. Entsprechend der Auswahl sieht der Benutzer nach dem Einloggen alle Masken (Menübezeichnungen, Titel, Feld- und Button-Namen, etc.) in dieser zugewiesenen Sprache. E-Mail: Auch die persönliche E-Mail-Adresse des Benutzers kann hinterlegt werden diese steht dann für den Druck auf Briefen zur Verfügung. Hinweis: Zusätzlich kann über die Zugriffsrechte definiert werden, dass diese Email-Adresse als Absender in den Gastmails (Angebote, Buchungsbestätigungen, etc.) verwendet wird, damit ein Antwort-Email des Gastes direkt an den Email-Account des jeweiligen Sachbearbeiters gelangt (Details siehe Handbuch Zugriffsrechte für ExpertClient ) Letztes Login, letzte Änderung: werden automatisch befüllt. Auswahl der Benutzer-Typen: Der neue Benutzer kann einer oder mehreren Benutzer-Typen durch Aktivieren der Checkbox zugewiesen werden. Mehrfach-Zuweisungen können z.b. für Leistungsträger verwendet werden, die Zimmer vermieten und über den WebClient warten (WebClient Unterkunft), Veranstaltungen verwalten (WebClient Veranstaltungen) und ein Kaffeehaus anbieten (WebClient Infothemen). Der Benutzer-Typ ExpertClient MW ist den Benutzern vorbehalten, die mit dem Erfassen und Abrechnen von Meldescheinen zu tun haben. Wird das Modul Gästeführer verwendet, so können Benutzer erfasst werden, die über den WebClient als Gästeführer Wartungen durchführen. In weiteren Tabs können folgende Details hinterlegt werden: 3.2.2.1. Optionen In den Optionen können zahlreiche Details den Benutzer betreffend hinterlegt werden. Alle Informationen können in den aus Deskline generierten Briefen (Info-Briefe, Angebote, Buchungsbestätigungen etc.) verwendet werden. Dazu gehören seine Telefonnummer/n, Fax-Nummer, die URL, sein Geburtsdatum, die Position in der Firma und die Adresse. by feratel media technologies AG 63

Mit dem Häkchen DB-Administrator können zusätzliche Rechte in der Menüsichtbarkeit und in den Zugriffen vergeben werden. Es kann damit festgelegt werden, ob dieser Benutzer Datenbank- Administrator sein soll oder nicht. Die mit der Rolle des Datenbank-Administrators verbundenen Zugriffsrechte entnehmen Sie bitte der Spezialdokumentation 3-stufige Admin-Rechtevergabe. HINWEIS: Die Berechtigung DB-Administrator kann NUR vom feratel-administrator für Benutzer vergeben werden. Für alle anderen Administratoren ist dieses Auswahlkästchen gesperrt. Wenn auf einer Datenbank mit dem Passwort-Verfall gearbeitet wird, dann muss sicher jeder neu angelegte Benutzer beim ersten Einstieg ein neues Passwort zuteilen (gilt auch für den WebClient). Im Feld Letzte Änderung PW sieht man das Datum, wann ein Benutzer zuletzt sein Passwort geändert hat. Bei der Anzeige des Datums der letzten Passwort-Änderung wird auch die genaue Uhrzeit angeführt. Passwort-Änderungen im ExpertClient oder im WebClient sind somit gleich direkt in der Benutzerverwaltung ersichtlich. Im Feld PW Verfall kann man sehen, wann ein Passwort abläuft und damit wieder geändert werden müsste. Um ein Passwort sofort verfallen zu lassen, kann der Administrator in der Benutzer-Verwaltung in den Details eines Benutzers auf das neben dem Passwort klicken und die Einstellungen speichern. Beim nächsten Einloggen wird der geänderte Benutzer nach einem neuen Passwort gefragt. 3.2.2.2. Zugriffsrechte In den Zugriffsrechten auf Benutzer-Ebene finden sich die gleichen Einträge wie schon in den Benutzergruppen. Jeder Benutzer übernimmt automatisch die Einstellungen der Gruppe, der er zugewiesen wird. Auf Benutzer-Ebene können aber individuelle Einträge vorgenommen werden. D.h. ein Benutzer kann mitunter weniger oder mehr als seine Gruppe dürfen. Gibt es Abweichungen bei den Zugriffsrechten zwischen dem gewählten Benutzer und seiner Benutzergruppe, so werden diese Bereiche grün markiert dargestellt. by feratel media technologies AG 64

Filter: Hier kann die Anzeige der Zugriffsrechte auf die Systeme ExpertClient, WebClient3 bzw. WebClient4 eingeschränkt werden. Die Benutzerrechte gehen über Anzeigen, Neu, Ändern und Löschen und können einzeln nach definierten Rechten - vergeben werden. Alle Rechte sind in bestimmte, vor definierte Gruppen unterteilt. Jede Entscheidung kann somit je nach Bereich (in Zeilen) und nach einzelnen Rechten (Spalten) getroffen werden. Beispiel: Die Neuanlage, das Ändern und Löschen einer Benutzer-Gruppe ist für den im Beispiel angeführten Benutzer nicht möglich, während er neue Benutzer sehr wohl anlegen und ändern, nur nicht löschen kann. WebClient: Im Bereich des WebClients sind die einzelnen Zugriffsrechte so angeordnet, damit Einstellungen möglichst leicht aufgefunden werden können. Die Anordnung teilt sich in folgende Gruppen: WebClient Aktivierte Module WebClient Startseite WebClient Data Manager Leistungsträger WebClient Data Manager Leistung WebClient Data Manager Produkt WebClient Data Manager Kalender WebClient Data Manager - Zusatzleistung Leistungsträger WebClient Data Manager - Zusatzleistung Leistung WebClient Data Manager - Zusatzleistung Produkt WebClient Data Manager - Zusatzleistung Kalender WebClient Data Manager Veranstaltungen WebClient Data Manager - Infrastruktur WebClient Buchungsmanager WebClient Statistiken WebClient Einfacher Modus WebClient Info Center WebClient Tour Guide Es sind nicht nur die Gruppen entsprechend ihrer Anzeige im WebClient angeordnet, sondern auch innerhalb der einzelnen Gruppen sind die einzelnen Rechte in chronologischer Reihenfolge gelistet. Man kann gesuchte Einstellungen leichter finden, indem man sich die WebClient-Maske ansieht. by feratel media technologies AG 65

Möchte man etwa den Button Monatskalender auf Leistungsebene deaktivieren, geht man intuitiv wie folgt vor: - Scrollen zur Gruppe WebClient Data Manager Leistung - Der Button Monatskalender kommt nach den Buttons für die Bilder und die Kriterien, also findet man auch die Einstellung dafür nach eben erwähnten Einstellungen: Zugriffsrechte-Beschreibung: Einen Überblick über die Zugriffsrechte, mit einer detaillierten Beschreibung jedes einzelnen Rechts, finden Sie in einer eigenen Spezialdokumentation ( WebClient Rechteverwaltung ). 3.2.2.3. Einloggen auf Organisationen Jeder Benutzer muss standardmäßig einer Benutzergruppe zugewiesen werden. Bei der Neuanlage eines Benutzers wird automatisch die Organisation, mit der der anlegende Benutzer eingeloggt ist, aktiviert. Organisationsadministrator: Es kann pro Benutzer nicht nur eingestellt werden, auf welchen Organisationen er sich anmelden kann. Mittels der Spalte Ist Administrator kann auch festgelegt werden, ob der Benutzer Administrator-Rechte auf diese Organisation haben soll oder nicht. Die Bearbeitungsmöglichkeiten des Organisationsadministrators in den einzelnen Administrationsanwendungen (z. B. Vorgabewerte, Organisation etc.) entnehmen Sie bitte der Spezialdokumentation 3-stufige Admin-Rechtevergabe. Auswahl der Organisation beim Login: Ist einem Benutzer der Zugang auf mehrere Organisationen erlaubt, wird er beim Einloggen gefragt, auf welche Organisation er sich einloggen will. Zur Auswahl steht eine Liste, aus der er wählen kann: by feratel media technologies AG 66

HINWEIS: Damit ist nur eine Login- und Passwort-Kombination für einen Benutzer nötigt, um auf mehrere Organisationen einsteigen zu können. 3.2.2.4. Menü Sichtbarkeit Der Administrator, der die Benutzer anlegt, kann entscheiden, welche Menüs für diesen Benutzer sichtbar sein sollen. Beispiel: Wenn ein Benutzer nichts mit Meldewesen zu tun hat, dann kann der gesamte Menüpunkt ausgeblendet werden, in dem das fett gedruckte Hauptmenü deaktiviert wird: Soll aber nur ein bestimmter Unterbereich eines Hauptmenüs nicht sichtbar sein, wird der Menüeintrag direkt aktiviert. Beispiel: Ein Benutzer soll mit den Adressen nicht konfrontiert werden: 3.2.2.5. WebClient - WebClient Unterkunft Der letzte Tab WebClient hat Gültigkeit für Benutzer des WebClients. Eine Zuweisung kann nur erfolgen, wenn eines der Häkchen WebClient für diesen Benutzer aktiv ist. Dann wird an dieser Stelle festgelegt, für welchen Betrieb der Benutzer Daten via WebClient warten darf. by feratel media technologies AG 67

Mit Klick auf öffnet sich die Liste der möglichen Leistungsträger, aus der gewählt werden kann: Der Benutzer kann auf diesem Auswahldialog nach Leistungsträger suchen, unter Verwendung der Suchfelder Code, Name oder Datenhalter. Weiters kann er die Auswahl einschränken auf einen bestimmten Ort bzw. Leistungsträger-Typ (Unterkunft, Zusatzleistung, Agentur). Über die Checkbox Aktiv wird geregelt, ob nur aktive Leistungsträger, nicht aktive oder alle Leistungsträger in der Ergebnisliste erscheinen. Mit Klick auf die Spaltennamen kann alphabetisch sortiert werden. by feratel media technologies AG 68

Es ist auch möglich mehrere Leistungsträger gleichzeitig für die Übernahme zu markieren. Dazu dienen die Checkboxen in der 1. Spalte unter Wählen. Über den Button Deselektieren werden alle gesetzten Häkchen wieder entfernt. Mit OK kann der gewählte Leistungsträger zugewiesen werden. Auch mehrere Leistungsträger können über einen Benutzer verwaltet werden, indem mit die Suche und Zuweisung entsprechend oft vorgenommen wird. Über die Schaltfläche können bei Bedarf Zuweisungen wieder entfernt werden. Gewünschten Leistungsträger in der Liste selektieren und Schaltfläche drücken. Hinweis: direkt in der WebClient-Maske. betrifft die Anzeige der Tag im Monatskalender 3.2.2.6. WebClient - WebClient Infothemen WebClient-Benutzern können konkrete Infrastruktur-Einträge in der Benutzer-Verwaltung zugewiesen werden. In diesem Tab können Inhalte editiert werden, wenn die Checkbox für die Rolle WebClient Infothemen aktiv ist: Mit öffnet sich ein Filterdialog für die Auswahl: by feratel media technologies AG 69

Für die Einschränkung des Suchergebnisses kann die Checkbox Aktiv (aktive, nicht aktive oder alle Infrastruktureinträge), der Name oder Namensbestandteil, der Typ (Essen&Trinken, ), die Organisation bzw. der Ort verwendet werden. Über den Button Deselektieren werden alle gesetzten Häkchen wieder entfernt. Die gewählten Infrastrukturen werden übernommen und können gespeichert werden. Diese Einträge können je nach Zugriffsrechten im WebClient vom WebClient-Benutzer bearbeitet werden: Als Standard ist bei allen Benutzern und Benutzergruppen eingestellt, dass Infrastrukturen nur gesehen werden können. Für Benutzer, die neue Einträge vornehmen können, kopieren und löschen dürfen, müssen die zwei Checkboxen aktiviert werden: 3.2.2.7. WebClient WebClient Gästeführer Damit ein WebClient Benutzer die Daten für sich als Gästeführer oder für mehrere Gästeführer verwalten kann, muss im Deskline (Administration/Benutzer-Verwaltung) der WebClient-Benutzer das Recht auf den Bereich Gästeführer bekommen: by feratel media technologies AG 70

Im Tab WebClient kann für diesen Benutzer dann im Bereich WebClient Gästeführer die Zuweisung erfolgen: Durch Klick auf das öffnet sich der Dialog für die Zuweisung: Im Suchfilter kann nach folgenden Merkmalen gesucht werden: Aktiv: Wenn die Checkbox aktiviert ist, wird nur nach aktiven Gästeführern im System gesucht. Name: Suche nach dem Namen oder einem Teil davon. Die Auswahl nach Typ ist bereits auf Gästeführer reduziert. Mit Klick auf den Button Suchen kann die Suche ausgelöst werden, mit Klick auf Eingaben löschen werden alle Filter zurückgesetzt. Im Ergebnis darunter werden alle Gästeführer gelistet, die dem Filter entsprechen. Durch Setzen der Checkbox vor dem Namen des Gästeführers wird die Auswahl für die Zuweisung getroffen; mit Klick auf den Button Deselektieren werden die Häkchen wieder entfernt. Ist die Auswahl getroffen, kann der oder können die Gästeführer mit Klick auf den Button Übernehmen zugewiesen werden. Mit Abbrechen wird der Dialog ohne Übernahme geschlossen. Ist die Zuweisung erfolgt, kann der Benutzer mit Speichern gespeichert werden. 3.2.2.8. WebClient Externe Systeme Auf der Registerkarte Externe Systeme können Fremdsystemen auf Benutzerebene konfiguriert werden: by feratel media technologies AG 71

HINWEIS: Es gibt eine detailliertere Beschreibung der Verwendung sowie der Konfigurationsmöglichkeiten von Fremdsystemen. Sie können diese Spezialdokumentation direkt beim feratel Servicecenter anfordern (servicecenter@feratel.com). 3.2.2.9. Archiv Unter dem Button Archiv (linke untere Ecke) können ein oder mehrere Bilder den markierten Benutzer betreffend hinterlegt werden. Auch hier gibt es die gewohnte Zeitschiene für die Gültigkeit des Bildes. Diese Bilder können in den Briefen gedruckt werden, beliebt z. B. das Foto des Benutzers für die Signatur in einem Anfragebegleitschreibens. Hinweis: Diese Funktion kann beispielsweise auf für die Speicherung einer gescannte Unterschrift des Users verwendet werden. Das File kann dann in jedem Brief (Prospektbestellungs-, Angebotsbegleitbrief, etc.), den der User im System unter seinen Login speichert, in der Grußformel gedruckt werden. Am zweiten Tab im Archive/Links können Links den Benutzer betreffend gespeichert und in Briefen aus dem Deskline System entsprechend verwendet werden. Zusätzlich können diese Links im rechten oberen Maskenrand des ExpertClient über Links (neben den ferateleigenen und datenbankrelevanten Kunden-Links) angezeigt und angeklickt werden. Sie sind dort nur für den betreffenden User sichtbar. by feratel media technologies AG 72

4. Administration der Vorgabewerte (luv) Für das System Deskline 3.0 gibt es ein sog. AdminTool, das vom feratel Service Center administriert wird. Das AdminTool ermöglicht es, Software einfach und bequem zu verteilen, wenn Updates gemacht werden müssen ermöglicht die Eingabe von globalen SalesPoints und Verkaufskanälen, deren allgemein gültige Verknüpfung und deren Verteilung auf bestimmte oder alle Kunden-Datenbanken verwaltet die Versionen von Deskline 3.0 verwaltet die AddOns (Zusatzmodule) verwaltet den automatischen Dienst, der die nötigen Briefe bei Internet-Transaktionen verschickt verteilt neue und geänderte Übersetzungen vieles mehr, vor allem aber verwaltet allgemeine Daten für alle Kunden-Datenbanken. Werte und Einträge, die generell verwendet und benötigt werden, müssen nicht individuell von jedem Kunden auf jeder Kunden-Datenbank erfasst werden. Diese werden von der zentralen Stelle aus auf Kunden- Datenbanken eingespielt. Der Großteil dieser Werte betrifft Vorgabewerte, das sind solche, die vom Großteil der Kunden/Anwender in ein und derselben Weise benötigt werden. Ergänzungen, Erweiterungen und Änderungen können an zentraler Stelle so einmalig durchgeführt und an alle verteilt werden. Die Synchronisation von Änderungen am Update-Server mit den lokalen Datenbanken sowie mit dem Meta-Server erfolgt über eigens dafür eingerichtete Jobs, die dies automatisch zu bestimmten Zeiten durchführen. Um die Auswirkung von Änderungen unmittelbar auf der lokalen Datenbank einsehen zu können, kann die Synchronisation auch manuell durchgeführt werden, durch Aufruf der Funktion Datenbank synchronisieren (nur feratel-administrator): 4.1. Vorgabewerte Allgemein Der jeweils aktuelle Stand der großen Zahl an Vorgabewerten kann jederzeit mit den Kunden- Datenbanken synchronisiert werden. Auf den lokalen oder Kunden-Datenbanken können die globalen Werte verwendet oder vom Administrator inaktiv gesetzt werden. Inaktiv werden solche Einträge gesetzt, die nicht benötigt oder benutzt werden und deshalb für die tägliche Anwendung unsichtbar bleiben sollen. Globale Einträge können nicht gelöscht werden. Für die meisten Vorgabewerte gilt, dass von Kundenseite Ergänzungen gemacht werden können. Details dazu finden sich in den nächsten Abschnitten. Vorgabewerte können auf 3 Ebenen verwaltet werden: durch feratel (global), durch den Datenbank-Administrator bzw. durch den Organisations-Administrator by feratel media technologies AG 73

4.1.1. Begrüßungen Für alle Texte/Briefe, die vom Deskline 3.0 verschickt werden, gibt es standardmäßig hinterlegte Begrüßungen und Anreden in allen verfügbaren Sprachen, die durch feratel global vorgegeben und in den Vorgabewerten auf der lokalen Datenbank angezeigt werden. Ergänzungen auf der Kundendatenbank sind möglich. Sortierung: Globale Einträge sowie Standard-Einträge werden in dieser Liste vorgereiht, daran im Anschluss folgen die lokal hinzugefügten Einträge. Die Reihenfolge der Begrüßungen in dieser Tabelle gilt auch für die Anwendung in den Adressen selbst. Folgende Felder sind dabei auszufüllen: Bereich Sprache: Anrede: Begrüßung: Funktion Sprache der neuen Begrüßung. Z. B. Ms oder Herr oder Signor Z. B. Sehr geehrte Herren, Dear sirs, Egregio signor, Der Begrüßungstext kann auch Formel-Felder beinhalten, wie z. B. [NAME], [FULL- NAME]. Bei der Erfassung der Adressdaten in 11 werden diese Felder automatisch während der Eingabe ausgewertet und durch konkrete Texte ersetzt. [NAME] Wird innerhalb des Begrüßungstexts durch den Nachnamen des Gastes ersetzt. Z. B. Sehr geehrter Herr [NAME] wird ersetzt durch by feratel media technologies AG 74

Sehr geehrter Herr Müller. [FULLNAME] Wird innerhalb des Begrüßungstexts durch den Nachnamen gefolgt vom Vornamen des Gastes ersetzt. Z. B. Sehr geehrter Herr [FULLNAME] wird ersetzt durch Sehr geehrter Herr Müller Hans. Beschreibung: Geschlecht: Reihung: Standard: Übersetzung in die home Sprache. Ist die Begrüßung für einen Mann, eine Frau, oder beides/unbestimmt, An welcher Stelle in der Liste soll der neue Eintrag gelistet werden? Soll der neue Eintrag der neue Standard werden. Die Datenpflege erfolgt durch den Datenbank-Administrator (datenbankweit). Globale Begrüßungen werden angezeigt, können auf der lokalen Datenbank aber NICHT geändert oder gelöscht werden. Es können weitere, lokal benötigte Begrüßungen hinzugefügt werden. Diese sind änderbar und können auch wieder gelöscht werden. 4.1.2. Steuer Codes Die vom System Deskline 3.0 verwendeten Steuer-Codes werden seitens feratel-administrators zentral hinterlegt. Dazu gibt es die Normalbesteuerung, den ermäßigten Satz, den Satz für Logis und einen Code für keine Besteuerung jeweils als Mehrwert- und Vorsteuer. Für jedes Land werden die hierfür gültigen Sätze zugewiesen, z. B. Regelbesteuerung für Österreich und Italien: 20 %, für Deutschland: 19 %, für Ungarn: 25 %, für die Schweiz: 7,6 %, usw. Siehe Button MWSt. Standard : by feratel media technologies AG 75

Die Datenpflege erfolgt durch den feratel-administrator. Die zentral vorgegebenen Werte werden inkl. der zugewiesenen Prozentsätze angezeigt. Diese Einträge können auf der lokalen Datenbank NICHT verändert werden. Lokal können zusätzliche Werte je Organisation - erfasst werden. Diese sind änderbar und können auch wieder gelöscht werden. 4.1.3. Konten Alle allgemein benötigte Konto-Typen werden zentral definiert, auf der lokalen Datenbank können dann individuelle Kontonummern zugewiesen werden (Beispiel: Erträge aus Reservierung). Neues Konto anlegen: Button Neu Name des Kontos vergeben, Parent wählen, Code (alphanumerisch) vergeben, Speichern. Button Neuer Wert zur Vergabe einer Fibu-Konto-Nummer: Kontonummer im Feld Wert eintragen und Speichern. Danach kann das Konto jeweils zugewiesen werden, z. B. im Packagemodul (19) bei einer bestimmten Pauschale: by feratel media technologies AG 76

4.1.4. Sprachen Alle am globalen Metaserver verfügbaren Sprachen können für eine Datenbank bereitgestellt werden. In den Vorgabewerten werden dann generell die gewünschten Sprachen aktiviert und können auf Organisationsebene zusätzlich noch eingeschränkt werden. Dort werden dann auch noch Ersatzsprachen und die Reihung definiert. HINWEIS: Gibt es in einer Sprache keine Einträge (z. B. Leistungsträger-Beschreibung), kommt die Ersatzsprache zur Anwendung. Aktuell verfügbar sind folgende Sprachen: Bulgarisch, Katalanisch, Tschechisch, Holländisch, Englisch, Französisch, Deutsch, Ungarisch, Italienisch, Polnisch, Russisch, Slowakisch, Slowenisch, Spanisch, Schwedisch, Ukrainisch. 4.1.5. Länder Alle Länder der Welt werden zentral vorgegeben, inkl. deren Iso-Code, Post-Format und Währung. by feratel media technologies AG 77

Auf der Kunden-Datenbank können zusätzlich Favoriten definiert werden. Diese werden dann beim Erfassen von Adressen vorgereiht. Die Werte können nicht verändert oder gelöscht werden. Da die Liste vollständig ist, ist es nicht möglich, neue Länder hinzuzufügen. 4.1.6. Währung Alle Währungen werden zentral vorgegeben, inkl. Rundungsfaktor, Untereinheiten (z.b. Cent für Euro) und Symbole (z. B. $). HINWEIS: Die Währungskurse der wichtigsten Währungen werden vollautomatisch im Hintergrund durch feratel aktualisiert. Wenn dies nicht gewünscht ist (Destination möchte eigene Kurse verwalten), muss dies im Rahmen der Schulung vermerkt werden. Dann wird der automatische Job dafür deaktiviert und der Administrator muss die Einträge manuell aktualisieren. Faktor: Währungen, für die es einen Umrechnungsfaktor gibt, können als Favoriten aktiviert werden, sie werden in der Währungsliste nach vorne gereiht. Rundung: Hier kann zu einzelnen Währungen ein Rundungsfaktor eingetragen werden. Der Rundungsfaktor ist insbesondere für Währungen von Bedeutung, bei denen die kleinste Einheit in dieser Währung ungleich größer als 1 ist (z. B. Rundung auf 5 Rappen in der Schweiz): by feratel media technologies AG 78

Favorit: In den Währungen können Favoriten definiert werden. Diese können im Angebot oder bei Buchung verwendet werden. Für die Definition eines Favoriten muss zwingend ein Umrechnungswert für die jeweilige Währung hinterlegt werden. Favoriten werden dann bei Verwendung (z. B. bei Buchung) nach vorne gereiht. Das Festlegen von Favoriten ist ausschließlich dem Datenbank- oder dem feratel-administrator vorbehalten. Die Datenpflege erfolgt durch den Organisations- oder den feratel-administrator. Die zentral definierten Währungen können auf der Kunden-Datenbank aktiviert oder deaktiviert, nicht aber gelöscht oder verändert werden. Alle möglichen Währungen sind vorhanden, daher können keine weiteren Währungen auf der lokalen Datenbank angelegt werden. 4.1.7. Geographische Struktur Nur für feratel-administrator sicht- und editierbar. 4.1.8. Dokumente, Parameter, Sicherheit und Menüdefinitionen Dokumente und Parameter werden vom System intern benötigt und werden am AdminTool für alle Kunden-Datenbanken definiert. Sicherheitseinstellungen betreffen die Zugriffsrechte, die auf den Kunden-Datenbanken den Benutzern vergeben werden können. Menüdefinitionen betreffen das Deskline 3.0-Menü, das auf der linken Masken-Seite angezeigt wird. Wenn neue Menüpunkte hinzu kommen, werden diese an zentraler Stelle definiert. HINWEIS: Es gibt keinerlei Bearbeitungsmöglichkeiten dieser angeführten Punkte auf der Kundendatenbank. 4.1.9. Kriterien Es gibt zentral eine Sammlung an Kriterien/Merkmalen, die zur näheren Beschreibung von Leistungsträgern, Leistungen etc. gedacht sind und für alle Kunden-Datenbanken Gültigkeit haben. Diese Merkmale beschreiben die unterschiedlichen Objekte und sind gruppiert nach Themen, wie z.b. Sprachen, Wellness, Sport/Freizeit, Kinder Die Kriterien sind in die vom System angebotenen Sprachen übersetzt. Auf der jeweiligen Kunden-Datenbank können einzelne Kriterien deaktiviert oder neue Merkmale hinzugefügt werden je nach individueller Verwendung. Nur globale Einträge können für die Online-Filterung verwendet werden, vom Kunden erfasst Werte werden aber beim Objekt, dem sie zugewiesen sind, in der Detailanzeige angezeigt. HINWEIS: Einige Merkmale/Kriterien bieten die Möglichkeit, Werte zu erfassen. So können z. B. bei einem Leistungsträger die max. Anzahl der Seminarräume, die Größe der Zimmer, die Anzahl eines Zimmertyps etc. erfasst werden. by feratel media technologies AG 79

Die zentral eingespielten globalen Einträge können nicht gelöscht werden, wohl aber aktiviert oder deaktiviert. Es ist auch möglich, eine ganze Gruppe von Kriterien inaktiv zu setzen, in dem der Gruppeneintrag selbst deaktiviert wird. Lokale Einträge (Gruppen und Untergruppen mit Übersetzungen) können nach Bedarf erfasst werden, diese können auch wieder verändert oder gelöscht werden. Beachten Sie aber bitte, dass dann schon Zuweisungen vorhanden sein können! Achtung: Wird ein Merkmal deaktiviert, sind alle Verknüpfungen zu diesem Kriterium gelöscht. Aktiviert man anschließend das Merkmal wieder, werden die Zuweisungen nicht wieder hergestellt. Wenn ein neuer Wert oder eine neue Gruppe angelegt werden, dann müssen folgende Felder ausgefüllt werden: o Typ (LT Unterkunft, LT Zusatzleistung ) o Parent o Name des Merkmals o Werttyp Ja/Nein ( ob ein Wert zum Kriterium erfasst werden kann oder nicht) o Aktiv Ja/Nein o Favorit Nach dem Speichern können Übersetzungen für das neue Merkmal erfasst werden. Lokal erfasste Werte werden am Internet in der Detailansicht (z. B. beim Vermieter) gezeigt, aber sind nicht als Suchkriterien verfügbar. Bei den Kriterien ist es möglich, Favoriten für die Zuweisung und Suche zu definieren. Diese werden dann in der Auswahl bei Zuweisung vorgereiht. Lokal erfasste Werte können datenbankweit erfasst oder nur pro Organisation hinterlegt werden. Sperrungen: Globale Einträge können für einzelne Organisationen geblockt/gesperrt werden ( Sperrungen ): Hinweis: Sperrungen können ausschließlich vom Datenbank- oder vom feratel-administrator definiert werden. Datenbankweite Einträge: Lokal angelegte Einträge können als datenbankweit angelegt werden. Dann gilt dieser Eintrag für alle Organisationen dieser Datenbank. Wenn diese Check-Box bei Anlage nicht aktiviert wird, dann gilt dieser neue lokale Eintrag nur für die Organisation, auf die der Benutzer eingeloggt ist. by feratel media technologies AG 80

4.1.10. Bankcodes Die zentral vorgegebenen Werte werden bei der Datenwartung der Leistungsträger verwendet. Werte gibt es für Deutschland, Schweiz, Österreich und Italien. Es handelt sich dabei um globale Werte, die nicht verändert werden können. Lokale Einträge können ergänzt werden, dabei müssen, nachdem das Land gewählt wurde, folgende Felder gefüllt werden: Name der Bank, Bankleitzahl, BIC, Adresse (Stadt, Straße, Postleitzahl) 4.1.11. PLZ - Postleitzahlen Die Kombinationen von Postleitzahl und Ort wird zentral auf die Kunden-Datenbanken übergeben und lokal bei der Datenwartung der Leistungsträger verwendet. Das System Deskline 3.0 ist selbstlernend, d. h. neu eingegebene Kombinationen werden automatisch zum Daten-Pool hinzugefügt. Kombinationen sind für Österreich, Deutschland, Italien und Schweiz verfügbar. Globale PLZ-Vorgaben können lokal nicht gelöscht werden. by feratel media technologies AG 81

4.1.12. Aufzählungen Aufzählungen werden vom Deskline 3.0 z. B. für Kontakt-Typen in Adressen, die Sichtbarkeitsniveaus für Veranstaltungen, die Infrastrukturtypen und Buchungsquellen verwendet. Sortierung: Die einzelnen Einträge sind innerhalb der entsprechenden Aufzählungstypen sortiert. Globale Einträge werden nach vor gereiht, gefolgt von weiteren lokal angelegten Einträgen. Innerhalb dieser beiden Gruppen (globale und lokale Einträge) beginnen die Reihungsnummern jeweils mit 1. Aufzählungen werden zentral vorgegeben. Das Anlegen auf der Kunden-Datenbank ist grundsätzlich nicht erforderlich! Aufzählungen neu anlegen, ändern oder löschen ist ausschließlich dem feratel-administrator vorbehalten. Ausnahme für Datenpflege von Aufzählungen - Buchungsquelle: Die Buchungsquelle dient ausschließlich statistischen Gründen bzw. dazu, bestimmte gleichartige Buchungen zu kennzeichnen, z. B. bei Kongressen. Diese Information wird im gleichen Feld gespeichert wie der Linkkey bei Onlinebuchungen. Somit können auch übergreifende Auswertungen durchgeführt werden. Standardmäßig ist das Feld Buchungsquelle nicht aktiv. Die Erfassung der Werte gilt immer für die eigene Organisation. Global (datenbankweit) gültige Werte müssen vom Servicecenter erfasst werden. Hinweis: Sobald Werte erfasst sind, kann im Suchprofil ein Wert vorbelegt werden, dieser wird bei Buchung über dieses Profil sofort im Warenkorb vorgeschlagen und könnte auch übersteuert werden. Wenn im Suchprofil kein Wert zugewiesen ist, erfolgt keine Anzeige (und Auswahlmöglichkeit) des Feldes. 4.1.13. Codes Unter Codes können Gruppen von Adress-Codierungen als Vorgabe für die Kunden-Datenbanken erfasst werden. Für jede Code-Gruppe kann definiert werden, ob sie für allgemeine Adressen (z. B. Leistungsträger) oder für Gast-Adressen Gültigkeit hat. by feratel media technologies AG 82

Hier gibt es Standardwerte, die vom Datenbank-Administrator eingegeben werden können: Diese Werte werden überall auf der Datenbank und in jeder Organisation voran gereiht. Die unter einer Organisation eingegebenen Werte, werden danach gereiht (leicht zu erkennen an dem nicht aktivierten Kästchen Global ): Auch in der Anwendung (Erfassung Gastadresse, Verwendung Gastadresse bei Transaktion ) gilt diese Reihenfolge: Für Gast-Adressen sind standardmäßig zwei Gruppen vorgesehen Marketingcode 1 und 2, eine davon mit Multi-Auswahl, die zweite als Einzelauswahl. by feratel media technologies AG 83

HINWEIS: Bei der Neuerfassung können im Feld Code keine Sonderzeichen eingegeben werden. Dies verhindert das System bereits bei der Eingabe. Auf den Kunden-Datenbanken können die individuellen Einträge hinzugefügt werden: Auch weitere Code-Gruppen können auf den Kunden-Datenbanken eröffnet und mit Einzelwerten gefüllt werden je nach Bedarf. Globale Einträge werden durch feratel vorgegeben und können lokal nicht geändert oder gelöscht werden. 4.1.14. Urlaubsthemen Diese Themen dienen in der Folge dazu, einen Gast, der sich für ein spezielles Thema interessiert hat, einzuordnen und ihm entsprechende Zusatzangebote zu unterbreiten. Das ist dadurch möglich, weil jedes Produkt, aber auch Artikel, Prospekte, Veranstaltungen etc. diesen Themen zugeordnet werden können. Die Urlaubsthemen werden zentral an die Kunden-Datenbanken weiter gegeben. Jeder Eintrag global oder lokal hinterlegt kann aktiviert oder deaktiviert werden. Neue Themen können individuell angelegt werden, indem ein Name, eine Sortierfolge, ev. eine URL und ein Icon hinterlegt werden. Nach dem Erst-Speichern kann über das -Icon rechts neben dem Namen die Übersetzung in den verfügbaren Sprachen eingegeben werden. by feratel media technologies AG 84

Über das -Icon bei Sperrungen können bestimmt Urlaubsthemen für bestimmte Organisationen gesperrt werden. Dieses Recht obliegt nur dem feratel- bzw. Datenbank-Administrator. 4.1.15. Bewertungen Im Deskline 3.0 gibt es ein Gäste-Bewertungssystem, das den Kunden als Zusatzmodul zur Verfügung steht. TVBs, Verbände, Regionen können für die Leistungsträger dieses Modul aktivieren und damit öffentliche Bewertungen ermöglichen. D.h. dass Gäste, die über Deskline 3.0 (Backoffice oder online) einen Vermieter oder anderen Leistungsträger gebucht und da einen Aufenthalt konsumiert haben, die Möglichkeit bekommen, eine Bewertung für den Leistungsträger abzugeben. Diese Bewertungen werden zu einem späteren Zeitpunkt auch für Veranstaltungen und Infothemen aktiviert werden können. Die allgemeinen Fragen für solche Bewertungen werden zentral festgelegt unterschieden nach Hotel, Appartement und Camping. Auf einem weiteren Tab gibt es eine Klassifizierung der Gäste/Anwender. Für allgemeine Statistiken werden diese Einträge zur Auswertung heran gezogen und für alle Kunden gleich sein. by feratel media technologies AG 85

Die Einträge für die Bewertungsfragen und die Klassifizierung der bewertenden Gäste zentral vorgegeben. Die Vorgaben vom AdminTool können aktiviert oder deaktiviert werden. Weitere individuelle Fragen und Klassifizierungen können auf der Kunden-Datenbank vom Datenbank-Administrator hinterlegt und aktiviert/deaktiviert werden. Auch Übersetzungen können dafür eingegeben werden, indem der Benutzer auf den Button mit den drei Punkten klickt. Lokal hinterlegte Werte sind automatisch nicht global. HINWEIS: Wir empfehlen, keine weiteren Fragen zu hinterlegen; um in Zukunft die Möglichkeit für eine Kooperation mit anderen Bewertungssystemen offen zu halten. Mit der Einschränkung auf diese Fragen ist eine Zusammenführung leichter möglich. 4.1.16. Individuelle Felder Zu Leistungsträger, Adressen, Events und Infothemen können individuelle Felder hinzugefügt werden. Die Administration dieser Felder erfolgt ausschließlich in den Vorgabewerten auf der lokalen Datenbank (keine globalen Vorgaben). Die Felder müssen vorab in den Vorgabewerten in der Administration eingetragen werden (siehe Registerkarte Individuelle Felder unter Allgemein ): Diese zusätzlichen Felder werden auf einer neuen Registerkarte eingeblendet, und können dort editiert werden: Folgende Werte sind möglich: String: für alphanumerische Zeicheneingaben. Die Maximalzeichenanzahl kann festgelegt werden, auch, ob die Angabe später fürs Internet bzw. jetzt schon via Schnittstelle verfügbar sein soll. Nummer: für Nummernangaben. Die Längenangabe gibt die maximale Anzahl der Stellen an. Datum: Ein bestimmtes Datum kann festgelegt und dann beim Objekt überschrieben werden. Checkbox: Eine Checkbox wird erstellt by feratel media technologies AG 86

Combobox: Die Auswahlmöglichkeiten werden mittels ; getrennt eingetragen. HINWEIS: Die Felder dienen vorerst nur zur Information und werden NICHT am Internet angezeigt! Für eines der folgenden Updates ist es vorgesehen, diese Felder auch via Schnittstelle zu übertragen 4.2. Vorgabewerte Leistungsträger Wichtig: Nachfolgend werden Vorgabewerte beschrieben, die für die Zuweisungen im Bereich Stammdaten benötigt werden. Bitte beachten Sie: Werden Vorgabewerte hier im Bereich Administration/Vorgabewerte deaktiviert, die bereits in den Stammdaten zugewiesen wurden, werden auch die Zuweisungen im Hintergrund mit gelöscht. Dies betrifft Sterne Klassifizierungen Marketinggemeinschaften Ketten und Merkmalen/Kriterien Damit müssen diese bei neuerlicher Aktivierung auch neu zugewiesen werden. Das gleiche gilt für Veranstaltungen und deaktivierte Veranstaltungsgruppen und für Infrastruktur- Einträge und deaktivierte Merkmale. 4.2.1. Klassifizierungen Auf der Registerkarte Klassifizierungen können alle globalen Kategorien, Klassifizierungen, Ketten, Sterne, Marketinggruppen, Leistungsklassifizierungen (Sterne-Kategorie auf Leistungsebene) und Package-Gruppen eingesehen werden. Jeder globale Eintrag kann aktiviert oder deaktiviert werden. Für alle Typen von Klassifizierungen können wenn benötigt - lokale Einträge gemacht werden, dazu gehören Name, Icon, Übersetzungen. Diese Einträge können auch wieder gelöscht oder verändert werden, was bei globalen Einträgen nicht möglich ist. Global sind alle Arten möglicher Klassifizierungen auf Leistungsträger-Ebene und auf Leistungsebene - abgelegt: Leistungsträger-Kategorien: z.b. Hotel, Gasthof, Jugendherberge, Motel, Bauernhof - sie alle sind in sämtliche Systemsprachen übersetzt. HINWEIS: Einem Vermieter kann mehr als eine Leistungsträger-Kategorie zugewiesen werden, z. B. Hotel-Pension Leistungsträger Hotelketten: Viele der weltweiten Hotelketten und zahlreiche regionale Ketten wurden inkl. Logo und URL zentral abgelegt. Auf den Kunden-Datenbanken können die Leistungsträger entsprechend ihrer Zugehörigkeit zugewiesen werden. Ein Betrieb kann nur einer Kette zugeordnet werden. Beispiele: by feratel media technologies AG 87

Leistungsträger Klassifizierungen: Es gibt einige Kooperationen unter Beherbergungsbetrieben, die Klassifizierungen ähnlich den Sternen anbieten. Beispiel: Kinderhotels können mit Smileys ausgezeichnet werden. Hinweis: In der Spalte Extra Icon kann für den Tooltip ein großeres Icon hinterlegt werden. Beispiel: Ansicht im ExpertClient Und Ansicht im feratel-link (Detailansicht Vermieter) by feratel media technologies AG 88

Leistungsträger Marketinggruppen: werden wie z.b. in Österreich für Interessensgruppen verwendet. Diese Gruppen werden ähnlich den Hotelketten mit URL und Logo abgelegt. Auf den Kunden-Datenbanken können die Leistungsträger entsprechend ihrer Zugehörigkeit einer oder mehreren Marketinggruppen zugewiesen werden. Beispiele: Leistungsklassifizierung: In manchen Ländern werden nicht (nur) die Betriebe selbst mit Sternen ausgezeichnet, sondern auch die Einheiten (z.b. Appartements) selbst. Auch diese Werte sind zentral abgelegt - inkl. Übersetzung und Icons. Werden auf einer Datenbank oder für bestimmte Organisationen einer Datenbank keine Leistungsklassifizierungen benötigt, so können diese Werte generell auf inaktiv (Button aktiv ) gesetzt werden oder über den Button Sperrungen individuell ausgeblendet werden. by feratel media technologies AG 89

Package Gruppe: Diese Daten dienen der Zusammenfassung bestimmter Destinationspackages (Stammdaten/Packages oder Kommando 19) zu einem gemeinsamen Thema, besonders für eine themenbezogene Verlinkung. Einträge können zentral vorgegeben werden (Global). Solche Daten können nur inaktiv bzw. für bestimmte Organisationen gesperrt werden. Lokal erfasste Einträge können zusätzlich auch gelöscht werden. Achtung: Wird ein Merkmal deaktiviert, sind alle Verknüpfungen zu diesem Kriterium gelöscht. Aktiviert man anschließend das Merkmal wieder, werden die Zuweisungen nicht wieder hergestellt. 4.2.2. Sterne Leistungsträger Sterne: Sterne von 1 bis 5 Stern Superior sind zentral hinterlegt und können mit Icons ergänzt werden (diese sind in den einzelnen Ländern unterschiedlich). Übersetzungen sind ebenso vorhanden. Ein Betrieb kann immer nur einer Sterne-Kategorie zugewiesen werden. Wenn eine Destination beispielsweise keine Betriebe der 5 Sterne Kategorie hat, so kann diese Kategorie generell für diese Organisation gesperrt/ausgeblendet werden. Achtung: Wird ein Merkmal deaktiviert, sind alle Verknüpfungen zu diesem Kriterium gelöscht. Aktiviert man anschließend das Merkmal wieder, werden die Zuweisungen nicht wieder hergestellt. Sperrungen: In sämtlichen Klassifizierungen hat man die Möglichkeit globale Einträge für einzelne Organisationen zu sperren/blockieren (siehe Spalte Sperrungen ): by feratel media technologies AG 90

Über die Schaltfläche Alle markieren werden alle Organisationen in dieser Liste für die Sperrung markiert. Demarkieren hebt die Markierung für alle Organisationen wieder auf. Datenbankweite Einträge: Lokal angelegte Einträge können als datenbankweit angelegt werden, dann gilt dieser Eintrag für alle Organisationen dieser Datenbank. Wenn diese Check-Box bei Anlage nicht aktiviert wird, dann gilt dieser neue lokale Eintrag nur für die Organisation, auf die der Benutzer eingeloggt ist. Dies ist auch bei der Infrastruktur möglich (Registerkarte Infrastruktur. Filter können geblockt oder lokal datenbankweit ergänzt werden! HINWEIS: Unterschiedliche Verwendung von lokalen/globalen Werte: Einzige Einschränkung betrifft die lokalen Werte. Diese können am Internet in Suchformularen nicht als Auswahl angezeigt werden. Ansonsten funktionieren sie gleich wie die globalen Werte. Es ist auch möglich, auf einen lokalen Wert einen Link zu setzen. by feratel media technologies AG 91

4.2.3. Leistungscodes Alle drei Bestandteile des Leistungscodes (für Unterkunftsleistungen) bzw. der Einzelcode für Zusatzleistungen werden zentral vorgegeben (globale Einträge); in der Administration können wiederum lokale Einträge gemacht werden. Die Leistungscodes sind dreiteilig angelegt (das gilt für Unterkunftsleistungen, für Zusatzleistungen ist der Code einteilig). Der dreiteilige Code besteht aus: Code-Teil 1 ist zweistellig und abhängig vom Leistungstyp: Typ Unterkunft: Doppelzimmer, Appartement, Camping-Stellplatz Typ Zusatzleistungen: Ski-Ticket, Leihgebühren, Kurse Beispiel: DR, AP, CS, ST, LS Code-Teil 2 ist zweistellig und betrifft die sanitäre Ausstattung: DU/WC, Bad und Dusche/WC, Bad oder Dusche/WC Beispiel: SW, YW, XW, BW Für Zusatzleistungen ist dieser Code nicht in Verwendung Code-Teil 3 betrifft zusätzliche Merkmale und hat 0 5 Stellen: Balkon, Süd, Standard, behindertengerecht, Nichtraucher Beispiel: BAL, SS, SWEST, FF, TWOFL, NOSMO Für Zusatzleistungen ist dieser Code nicht in Verwendung Die Kombination aller drei Teilcodes ergibt den Leistungscode (bzw. nur der erste Code-Teil ergibt den Zusatzleistungscode). Nur der erste Code-Teil ist verpflichtend einzugeben. Da alle Codes übersetzt sind, kann auch bei Umbenennung eines Produkts die Übersetzung in anderen Sprachen jederzeit eingesehen werden. HINWEIS: Bitte beachten Sie, entsprechende Übersetzungen für die einzelnen Codes vorzusehen. Erste Entscheidung dabei ist, ob es sich um einen Code für Unterkunftsleistungen oder um einen Zusatzleistungscode handelt; danach wird der neue Wert einem der drei Code-Teile zugewiesen mit Name und Kurzcode. Nach dem Speichern kann die Übersetzung mit Klick auf den Button mit den drei Punkten erfolgen. by feratel media technologies AG 92

4.2.4. Hotspots Auf Deskline 3.0-Datenbanken kann z.b. die Distanz von einem Objekt zu einem regional wichtigen Hotspot definiert bzw. automatisch berechnet werden. Zentral werden Gruppen bzw. Überbegriffe für Hotspots definiert (inkl. Übersetzungen), für die lokal die wichtigen Punkte zugewiesen werden können. Beispiel: Der Hotspot-Gruppe Flughafen wurden die lokalen Hotspots Flughafen Zürich, Flughafen Friedrichshafen zugewiesen. Übersetzungen für die jeweiligen Einträge können unter dem werden. -Icon neben dem Namen erfasst Entfernungen zwischen Objekten und definierten Hotspots können je Objekt (Leistungsträger, Infrastruktureinrichtung,...) manuell eingegeben werden (reale oder Geh-Distanz in km) und/oder diese werden automatisch berechnet, wenn das Objekt und der Hotspot über Geo-Koordinaten verfügen (Luftlinie). Dazu klickt man auf das Icon in der Spalte KartePosition by feratel media technologies AG 93

Es öffnet sich die Google maps Ansicht mit der Nadel auf Position der Organisationsadresse (Administration/Organisation/Adresse). Von dort aus kann die Position korrigiert (Drag&Drop) und neu gespeichert werden. Die Geokoordinaten sind nun neben den Hotspoteintrag ersichtlich. Hinweis: Die Erfassung von lokalen Hotspots sollte gut überlegt werden und sinnvoll sein. Beispiel: eine Destination verfügt über mehrere Talstationen von Bergbahnen. Diese sollten nicht einzeln namentlich als eigene Hotspots angelegt werden, da die Datenpflege dadurch sehr aufwändig wird und die Übersicht für den Gast verwirrend sein könnte. Hier würde es reichen, einen Eintrag Nächste Talstation o. ä. zu definieren. In der Spalte datenbankweit ist ersichtlich, ob ein Hotspot global vorgegeben wurde (Kästchen ist aktiviert) oder ob es sich um einen lokalen Hotspot handelt (Kästchen ist NICHT aktiviert). Globale Hotspots zeigen neben dem Kontroll-Kästchen eine weitere Schaltfläche an ( ). Darüber wird ein Dialog aufgerufen mittels dessen dieser Hotspot für andere Organisationen aktiviert/deaktiviert werden kann. Standardmäßig sind globale Hotspots bei der Neuanlage für ALLE eigenen Organisationen zur Verwendung freigeschalten (aktiviert). Sperrungen: Datenbankweite Hotspots sind automatisch für alle Datenhalter aktiv. Wenn ein Hotspot für einen Datenhalter blockiert werden soll, dann muss die entsprechende Check- Box in der Spalte Sperrung gesetzt und gespeichert werden: by feratel media technologies AG 94

4.2.5. Kreditkarten Alle zentral hinterlegten Kreditkarten sind auf den Kunden-Datenbanken verfügbar und können aktiviert oder deaktiviert werden. Die am häufigsten vorkommenden Kreditkarten sind mit Logo. Die Datenpflege erfolgt ausschließlich durch den feratel-administrator und bildet die Grundlage für die von Organisationen akzeptierten Kreditkarten (Administration/Organisation/Kreditkarten oder Kommando 91) 4.3. Vorgabewerte Meldewesen Die Einträge für die Gästetaxe/Nächtigungsabgabe werden individuell auf jeder Kunden-Datenbank gemacht. Es gibt eine Trennung der Abgaben für das Buchungs- und Reservierungssystem sowie für das Meldewesen. Hierzu gibt es globale Vorgaben. 4.3.1. Buchungen Hier erfolgt die Erfassung von Abgaben für das Buchungs- und Reservierungssystem sowie die Eingabe von Grundeinstellungen (z. B. Altersgruppen, Personengruppen, Zonen, ) by feratel media technologies AG 95

Der Administrator kann sich die Abgaben pro Ort in einer Liste anzeigen lassen. Nachdem der Ort gewählt wurde, werden die (vorhandenen) Abgaben in der Liste unterhalb angezeigt. HINWEIS: Es stehen immer nur jene Orte zur Auswahl, auf die der angemeldete Administrator Zugriff hat, aufgrund der Anmeldung auf einer bestimmten Organisation. Welche das sind, hängt von der geografischen Zuordnung dieser Organisation z. B. zu einer bestimmten Region bzw. Stadt ab. Neue Einträge können über die Schaltfläche hinzugefügt werden. Achten Sie bitte unbedingt darauf, dass Sie zuvor den richtigen Ort ausgewählt haben. Der neue Eintrag wird nämlich zu diesem Ort eingetragen: Bereich Name: Code Gültig von: Erw. ab Alter: Kinder ab Alter: Taxe EW: Taxe KI: Letzte Änderung: Funktion Vergeben Sie hier einen Namen für den neuen Abgabeneintrag. Eindeutiger Code für diese Abgabe. Datum, ab wann diese Abgabe gültig sein soll. Alter von Erwachsenen, ab wann die Abgabe in der Preisberechnung zu berücksichtigen ist. Alter von Kindern, ab wann die Abgabe in der Preisberechnung zu berücksichtigen ist. Kurtaxenbetrag Erwachsene Kurtaxenbetrag Kinder Benutzer-Login sowie Datum, an dem dieser Eintrag zuletzt geändert wurde. by feratel media technologies AG 96

Zur Bearbeitung eines Eintrages, selektieren Sie einfach die gewünschte Zeile in der Liste und klicken Sie auf die Schaltfläche : Nicht mehr benötigte Einträge können mittels gelöscht werden. Die hier erfassten Einträge stehen dann in den Leistungsträgerstammdaten in der Box Abgabe zur Auswahl und können dort einem Objekt zugewiesen werden (siehe Registerkarte Angebot/Buchung ): Hinweis: Wenn ein Taxe für einen Ort saisonal unterschiedlich ist, so muss für jede Saison ein eigener Eintrag vorhanden sein. Dabei wird ein Gültigkeitsdatum (Gültig von.) eingetragen und es muss immer derselbe Code verwendet werden. Alle weiteren Tabs (MW Gemeinden, MW Länder, MW Hauskategorien, MW TVBs) betreffen das Meldewesen selbst und dessen Abrechnung und werden in einem separaten Handbuch ausführlich beschrieben by feratel media technologies AG 97

4.4. Vorgabewerte Infrastruktur 4.4.1. Infrastruktur Themen Dient der Erfassung und Bearbeitung von Infrastruktur-Themen. Im lokalen System unter den Vorgabewerten können neue Einträge für die beiden Auswahl-Boxen 1 und 2 zu jedem verfügbaren Infrastruktur-Typ gemacht werden. Es gibt folgende fixe vorgegebene Infrastruktur-Typen: Sperrungen: Globale Einträge können für einzelne Organisationen gesperrt/blockiert werden (siehe Spalte Sperrungen ): Datenbankweite Einträge: Lokal angelegte Einträge können als datenbankweit angelegt werden, dann gilt dieser Eintrag für alle Organisationen dieser Datenbank. Wenn diese Check-Box bei Anlage nicht aktiviert wird, dann gilt dieser neue lokale Eintrag nur für die Organisation, auf die der Benutzer eingeloggt ist. by feratel media technologies AG 98