Seriendruck / Etikettendruck

Seriendruck / Etikettendruck mit MS Word für AGENTURA 5/6/7/8/9 AGENTURA Versionen 5, 6, 7, 8, 9 1

1. SPEICHERN DER SELEKTIONSERGEBNISSE... 3 1.1. VARIANTE 1 / SELEKTIONSERGEBNISSE ALS EXCEL-DATEI SPEICHERN... 3 1.2. VARIANTE 2 / SELEKTIONSERGEBNISSE ALS ADT-DATEI SPEICHERN... 5 1.1.1 AUSWAHL WAHR ODER FALSCH... 5 1.1.2 WICHTIGE INFORMATION ZU MS OFFICE 2007:... 5 2. SERIENDRUCK UND ETIKETTENDRUCK MIT EINER EXCEL-DATEI ALS DATENQUELLE... 6 1.1.3 SERIENDRUCK MIT EINER EXCEL-DATEI ALS DATENQUELLE... 6 1.1.4 ETIKETTENDRUCK MIT EINER EXCEL-DATEI ALS DATENQUELLE... 8 3. SERIENDRUCK UND ETIKETTENDRUCK MIT EINER ADT-DATEI ALS DATENQUELLE... 10 1.3. SERIENDRUCK MIT EINER ADT-DATEI ALS DATENQUELLE... 10 1.4. ETIKETTENDRUCK MIT EINER ADT-DATEI ALS DATENQUELLE... 12 4. AUFHEBEN DER SERIENBRIEFE INKL. DATENQUELLE... 15 5. ÖFFNEN VON GESPEICHERTEN ADT-DATEIEN MIT MS EXCEL... 16 AGENTURA Versionen 5, 6, 7, 8, 9 2

1. Speichern der Selektionsergebnisse Wie Selektionen durchgeführt werden, ist im Hauptteil des AGENTURA-Handbuches erklärt. Hier geht es lediglich ausschnittsweise um die Speicherung der Selektionsergebnisse und die Verwendung der gespeicherten Dateien für die Erstellung von Serienbriefen und Etiketten. Es gibt 2 Varianten, um eine Datenquelle für den Seriendruck bzw. Etikettendruck zu speichern: 1.1. Variante 1 / Selektionsergebnisse als Excel-Datei speichern Beim Speichern der Selektionsergebnisse ist die Spalte Auswahl unrelevant. Es werden grundsätzlich alle angezeigten Datensätze gespeichert. (Die Spalte Auswahl hat nur Einfluss auf die Speicherung der Daten als ADT-Datei.) Diese Variante hat den Vorteil, dass man die entstehende Excel-Datei direkt als Datenquelle für Serienbriefe nutzen kann, was bei der beschriebenen Variante 2 über MS Query etwas umständlicher ist. Ab Version 9.16.1.100 werden Sie nach dem Speichern gefragt, ob in allen Kundenakten ein Akteneintrag erfolgen soll. Sie können dann eine kurze Bemerkung eingeben. Anschliessend wird automatisch bei jedem gespeicherten Kunden ein Akteneintrag mit diesem Vermerk im Titel angelegt. Als erstes muss eine Selektion in AGENTURA durchgeführt werden. Speichern Sie Ihr Selektionsergebnis nun als Excel-Tabelle mittels der markierten Schaltfläche. Klicken Sie auf Speichern unter. Das Browserfenster öffnet sich. Wählen Sie günstiger Weise den Speicherort c:\abfragen\export oder einen anderen Speicherort, welchen Sie sich merken. Verwenden Sie im Dateinamen als Sonderzeichen nur Minus- oder Unterstriche! Klicken Sie im Browserfenster auf Speichern und warten Sie, bis MS Excel sich öffnet. Die vorgeschaltete Frage bezüglich der abweichenden Dateiendung bestätigen Sie mit Ja Das liegt daran, dass AGENTURA die Excel-Dateien noch im älteren Format xls speichert und Ihr vermutlich neueres Excel-Programm sich über diese Endung wundert, da es eine xlsx -Datei erwartet. Das ist allerdings auch noch nicht änderbar, da tatsächlich noch einige unserer Kunden mit Office 2000 arbeiten. Klicken Sie nun noch einmal auf die Schaltfläche speichern in Excel (Diskettensymbol). Die nachfolgende Frage beantworten Sie mit Nein. AGENTURA Versionen 5, 6, 7, 8, 9 3

Nun öffnet sich das Browserfenster erneut. Klicken Sie Ihre bereits gespeicherte und geöffnete Datei noch einmal an und lassen Sie diese ersetzen. Sie können nun diese Excel-Tabelle noch bearbeiten. Beim erneuten Speichern wird diese Frage nicht mehr erscheinen. Diese Excel-Datei kann nun direkt als Datenquelle für den Seriendruck verwendet werden. AGENTURA Versionen 5, 6, 7, 8, 9 4

1.2. Variante 2 / Selektionsergebnisse als ADT-Datei speichern Alle gespeicherten ADT-Tabellen können mit MS Excel geöffnet oder mit MS Word als Datenquelle für den Serien- oder Etikettendruck verwendet werden. Bei dieser Variante werden Sie nach dem Speichern gefragt, ob in allen Kundenakten ein Akteneintrag erfolgen soll. Sie können dann eine kurze Bemerkung eingeben. Anschliessend wird automatisch bei jedem gespeicherten Kunden ein Akteneintrag mit diesem Vermerk im Titel angelegt. Als erstes muss eine Selektion in AGENTURA durchgeführt werden. Bevor Sie die Daten nun als ADT-Tabelle speichern, noch einige Anmerkungen: 1.1.1 Auswahl Wahr oder Falsch Bei dieser Variante werden Datensätze, welche auf FALSCH stehen, nicht mit in der ADT-Tabelle gespeichert. Die WAHR- oder FALSCH-Kennzeichnung kommt aus dem Kundenstamm. Ist das Feld Datensatz ausgewählt dort mit einem Häkchen versehen, so werden diese Datensätze bzw. Kundenstämme als WAHR in den Selektionsergebnissen ausgegeben. Diese Funktion ist eine der ersten vorgefertigten Selektionen in AGENTURA gewesen. Man kann so bestimmte Kunden markieren. Es gibt eine Option im Kundenstamm (Optionen/nur ausgewählte Kunden zeigen). Aktiviert man diese, wird ein Filter aktiviert und man bekommt beispielsweise auf der Seite Übersicht im KUNDEN-Formular nur diese ausgewählten Kunden angezeigt. Wenn Sie alle Kunden des Selektionsergebnisses anschreiben möchten betätigen Sie die Schaltfläche mit dem Häkchen in der Navigationsleiste Alle auswählen (die vierte von links). Damit werden alle ausgegebenen Datensätze auf Wahr gesetzt. Speichern Sie nun Ihre Selektionsergebnisse mittels der markierten Schaltfläche im Ordner c:\abfragen\export. Verwenden Sie im Dateinamen als Sonderzeichen nur Minus- oder Unterstriche! Nun kann der Seriendruck mit MS Word über MS Query durchgeführt werden. 1.1.2 Wichtige Information zu MS Office 2007: Sofern Sie MS Word2007 benutzen, können Sie den Seriendruck nur aus einer Excel-Datei als Datenquelle generieren, da MS Office 2007 einen Fehler hat (???). Denn aus MS Word2007 kann MS Query nicht gestartet werden, die Schaltfläche ist zwar vorhanden, es passiert jedoch nichts, wenn man darauf klickt. Dies kann jedoch auch wiederum je nach Office-Variante variieren. Speichern Sie also Ihre Selektionsergebnisse daher in diesem Fall als Excel-Datei. AGENTURA Versionen 5, 6, 7, 8, 9 5

2. Seriendruck und Etikettendruck mit einer Excel-Datei als Datenquelle Nachfolgend werden die Vorgänge anhand von MS Office 2010 beschrieben. Die Abbildungen, Schaltflächen und Wege in Nachfolgerversionen sind jedoch ähnlich und somit erkennbar. 1.1.3 Seriendruck mit einer Excel-Datei als Datenquelle Öffnen Sie Ihre Vorlage/Brief, in welche die Adressdaten für den Seriendruck eingefügt werden sollen. Gehen Sie auf den Kartenreiter Sendungen. Klicken Sie auf Seriendruck starten und auf Briefe. Danach klicken Sie auf Empfänger auswählen und auf vorhandene Liste verwenden. Gehen Sie über das sich öffnende Browser-Fenster dorthin, wo Sie zuvor Ihre Selektion als Excel-Datei gespeichert haben. Klicken Sie Ihre gespeicherte Datei an und auf Öffnen. Das folgende Fenster bestätigen Sie mit OK. Über die Schaltfläche Empfängerliste bearbeiten können Sie die Empfänger einsehen und noch einmal bearbeiten oder auch einige dieser abwählen. Die Spalte Auswahl ist hier völlig unrelevant. Schliessen Sie die Empfängerliste wieder. klicken Sie nun auf die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen. Es öffnet sich eine Liste aller Felder, welche Sie in Ihr Word-Dokument einfügen können. Belassen Sie dabei die Markierung auf dem Punkt Datenbankfelder. Klicken Sie für Adressdaten beispielsweise folgende Felder Feld für Feld einmal an und auf einfügen. Anrede / Vorname / Name/ Namenszusatz / Strasse / PLZ / Ort Gehen Sie anschliessend auf schliessen und ordnen Sie nun die Felder im Adressbereich Ihres Dokumentes richtig an. Setzen Sie Leerzeichen z. Bsp. zwischen Vorname und Name und passen Sie ggf. den Zeilenabstand (Absatz) an. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Vorschau Ergebnisse. AGENTURA Versionen 5, 6, 7, 8, 9 6

Es wird nun der erste Adressdatensatz anstelle der eingefügten Feldnamen angezeigt. Mittels der Pfeile neben dem Zahlenfeld blättern Sie sozusagen in den einzelnen Briefen hin und her. Es ändert sich natürlich nur immer der Empfänger, denn der Brief bleibt ja der gleiche für alle. Um den Seriendruck auszuführen klicken Sie auf Fertigstellen und Zusammenführen. Ein weiteres Menü erscheint, klicken Sie hier auf Dokumente drucken. Markieren Sie den Punkt Alle und klicken Sie auf OK. Ihr Druck-Fenster sollte nun erscheinen. Drucken Sie das Ganze NUR 1 Mal! AGENTURA Versionen 5, 6, 7, 8, 9 7

1.1.4 Etikettendruck mit einer Excel-Datei als Datenquelle Starten Sie MS Word. Gehen Sie auf den Kartenreiter Sendungen. Klicken Sie auf Seriendruck starten und auf Etiketten. Sie müssen nun zuerst ein Etikett auswählen bzw. ein neues Etikett genau nach den Maßen Ihrer vorliegenden Etiketten anlegen. Das Word-Dokument wird nach Übernahme Ihrer Etikettenmaße eingeteilt in einzelne Etiketten-Felder. Klicken Sie auf Empfänger auswählen und auf vorhandene Liste verwenden. Gehen Sie über das sich öffnende Browser-Fenster dorthin, wo Sie zuvor Ihre Selektion als Excel-Datei gespeichert haben. Klicken Sie Ihre gespeicherte Datei an und auf Öffnen. Das folgende Fenster bestätigen Sie mit OK. Über die Schaltfläche Empfängerliste bearbeiten können Sie die Empfänger einsehen und noch einmal bearbeiten oder auch einige dieser abwählen. Die Spalte Auswahl ist hier völlig unrelevant. Schliessen Sie die Empfängerliste wieder. Bleiben Sie auf dem ersten Etikett und belassen Sie den Cursor in der ersten Zeile. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen. Es öffnet sich eine Liste aller Felder, welche Sie in Ihr Word-Dokument einfügen können. Belassen Sie dabei die Markierung auf dem Punkt Datenbankfelder Klicken Sie für Adressdaten beispielsweise folgende Felder Feld für Feld einmal an und auf einfügen. Anrede / Vorname / Name/ Namenszusatz / Strasse / PLZ / Ort Ordnen Sie die Felder lediglich im ersten Etikett an. Setzen Sie Leerzeichen z. Bsp. zwischen Vorname und Name und passen Sie ggf. den Zeilenabstand (Absatz) an. AGENTURA Versionen 5, 6, 7, 8, 9 8

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Etiketten aktualisieren. In Ihr Dokument werden nun pro Etikett alle von Ihnen ausgewählten Datenfelder eingefügt. Zum Schluss klicken Sie auf die Schaltfläche Vorschau Ergebnisse. Auf jedem Etikett sollte nun ein anderer Kunde zu sehen sein. Wenn Sie mit den Pfeiltasten neben dem Zahlenfeld blättern, so verrutschen alle Etiketten jeweils immer nur um einen Platz nach links oder rechts! Die Adressdaten der angezeigten Nummer stehen generell immer im ersten Etikett. Wenn Sie an der Anordnung der Felder oder auch den Zeilenabstand in der Adresse noch ändern möchten, tun Sie dies immer nur im ersten Etikett. Danach klicken Sie wieder auf Etiketten aktualisieren. Um den Seriendruck auszuführen klicken Sie auf Fertigstellen und Zusammenführen. Ein weiteres Menü erscheint, klicken Sie hier auf Dokumente drucken. Markieren Sie den Punkt Alle und klicken Sie auf OK. Ihr Druck-Fenster sollte nun erscheinen. Drucken Sie das Ganze NUR 1 Mal! AGENTURA Versionen 5, 6, 7, 8, 9 9

3. Seriendruck und Etikettendruck mit einer ADT-Datei als Datenquelle Nachfolgend werden die Vorgänge anhand von MS Office 2010 beschrieben. Die Abbildungen, Schaltflächen und Wege in Nachfolgerversionen sind jedoch ähnlich und somit erkennbar. 1.3. Seriendruck mit einer ADT-Datei als Datenquelle Es muss eine ADT-Datei im Ordner c:\abfragen\export gespeichert sein. Starten Sie MS Word. Öffnen Sie Ihre Vorlage/Brief, in welche die Adressdaten für den Seriendruck eingefügt werden sollen. Gehen Sie auf den Kartenreiter Sendungen. Klicken Sie auf Seriendruck starten und auf Briefe. Danach klicken Sie auf Empfänger auswählen und auf vorhandene Liste verwenden. Klicken Sie im sich öffnenden Fenster (meist unten rechts) auf Tools und auf MS Abfrage. Es öffnet sich das Fenster Datenquelle auswählen, Kartenreiter Datenbanken. Entfernen Sie das Häkchen im Kästchen MS Query-Abfrage-Assistent (falls das Feld markiert ist). Klicken Sie auf den Eintrag AGENTURA-EXPORTDATEN und auf OK. Ist der Eintrag nicht zu finden, schliessen Sie Word und auch AGENTURA. Starten Sie über Start/Programme/Agentura den Eintrag ODBC-Treiberinstallation. Es wird ein ODBC-Treiber installiert, welcher direkt in das Verzeichnis c:\abfragen\export verweist. Im Anschluss beginnen Sie mit der gesamten Schrittfolge von vorn. Für Administratoren: Würden Sie Ihre erstellten ADT-Dateien nicht im Ordner EXPORT speichern, müssten Sie manuell neue Alias-Pfade in der ODBC-Datenquellenverwaltung zum neuen Speicherort anlegen um die Datenquelle ansteuern zu können. klicken Sie nun auf OK. MS Query wird gestartet und das Fenster Tabelle hinzufügen wird geöffnet. Klicken Sie hier Ihre zuvor gespeicherte ADT-Datei an und klicken Sie dann auf Hinzufügen. (Ist Ihre gespeicherte Datei nicht zu sehen bzw. ist die ganze Anzeige leer, klicken Sie auf Optionen, setzen Sie alle Häkchen und klicken Sie auf Aktualisieren, danach sollten die Dateien zu sehen sein.) AGENTURA Versionen 5, 6, 7, 8, 9 10

Hier können einzelne Felder oder die ganze Tabelle ausgewählt werden. Schliessen Sie zuerst das Fenster Tabelle hinzufügen. Zum Auswählen der ganzen Tabelle klicken Sie auf die Zeile, die nur ein Sternchen enthält doppelt. Zum Auswählen einzelner Felder klicken Sie die entsprechenden Felder doppelt an. Klicken Sie in der Menüleiste des MS Query-Abfrageassistenten auf die Menüpunkte DATEI und DATEN AN MICROSOFT WORD ZURÜCKGEBEN. Über die Schaltfläche Empfängerliste bearbeiten können Sie die Empfänger einsehen und noch einmal bearbeiten oder auch einige dieser abwählen. Die Spalte Auswahl ist hier völlig unrelevant. Schliessen Sie die Empfängerliste wieder. klicken Sie nun auf die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen. Es öffnet sich eine Liste aller Felder, welche Sie in Ihr Word-Dokument einfügen können. Belassen Sie dabei die Markierung auf dem Punkt Datenbankfelder. Klicken Sie für Adressdaten beispielsweise folgende Felder Feld für Feld einmal an und auf einfügen. Anrede / Vorname / Name/ Namenszusatz / Strasse / PLZ / Ort Gehen Sie anschliessend auf schliessen und ordnen Sie nun die Felder im Adressbereich Ihres Dokumentes richtig an. Setzen Sie Leerzeichen zwischen Vorname und Name und passen Sie ggf. den Zeilenabstand (Absatz) an. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Vorschau Ergebnisse. Es wird nun der erste Adressdatensatz anstelle der eingefügten Feldnamen angezeigt. Mittels der Pfeile neben dem Zahlenfeld blättern Sie sozusagen in den einzelnen Briefen hin und her. Es ändert sich natürlich nur immer der Empfänger, denn der Brief bleibt ja der gleiche für alle. Um den Seriendruck auszuführen klicken Sie auf Fertigstellen und Zusammenführen. Ein weiteres Menü erscheint, klicken Sie hier auf Dokumente drucken. Markieren Sie den Punkt Alle und klicken Sie auf OK. Ihr Druck-Fenster sollte nun erscheinen. Drucken Sie das Ganze NUR 1 Mal! AGENTURA Versionen 5, 6, 7, 8, 9 11

1.4. Etikettendruck mit einer ADT-Datei als Datenquelle Es muss eine ADT-Datei im Ordner c:\abfragen\export gespeichert sein. Starten Sie MS Word. Gehen Sie auf den Kartenreiter Sendungen. Klicken Sie auf Seriendruck starten und auf Etiketten. Sie müssen nun zuerst ein Etikett auswählen bzw. ein neues Etikett genau nach den Maßen Ihrer vorliegenden Etiketten anlegen. Das Word-Dokument wird nach Übernahme Ihrer Etikettenmaße eingeteilt in einzelne Etiketten-Felder. Danach klicken Sie auf Empfänger auswählen und auf vorhandene Liste verwenden. Klicken Sie im sich öffnenden Fenster (meist unten rechts) auf Tools und auf MS Abfrage. Es öffnet sich das Fenster Datenquelle auswählen, Kartenreiter Datenbanken. Entfernen Sie das Häkchen im Kästchen MS Query-Abfrage-Assistent (falls das Feld markiert ist). Klicken Sie auf den Eintrag AGENTURA-EXPORTDATEN und auf OK. Ist der Eintrag nicht zu finden, schliessen Sie Word und auch AGENTURA. Starten Sie über Start/Programme/Agentura den Eintrag ODBC-Treiberinstallation. Es wird ein ODBC-Treiber installiert, welcher direkt in das Verzeichnis c:\abfragen\export verweist. Im Anschluss beginnen Sie mit der gesamten Schrittfolge von vorn. Für Administratoren: Würden Sie Ihre erstellten ADT-Dateien nicht im Ordner EXPORT speichern, müssten Sie manuell neue Alias-Pfade in der ODBC-Datenquellenverwaltung zum neuen Speicherort anlegen um die Datenquelle ansteuern zu können. klicken Sie nun auf OK. MS Query wird gestartet und das Fenster Tabelle hinzufügen wird geöffnet. AGENTURA Versionen 5, 6, 7, 8, 9 12

Klicken Sie hier Ihre zuvor gespeicherte ADT-Datei an und klicken Sie dann auf Hinzufügen. (Ist Ihre gespeicherte Datei nicht zu sehen bzw. ist die ganze Anzeige leer, klicken Sie auf Optionen, setzen Sie alle Häkchen und klicken Sie auf Aktualisieren, danach sollten die Dateien zu sehen sein.) Hier können einzelne Felder oder die ganze Tabelle ausgewählt werden. Schliessen Sie zuerst das Fenster Tabelle hinzufügen. Zum Auswählen der ganzen Tabelle klicken Sie auf die Zeile, die nur ein Sternchen enthält doppelt. Zum Auswählen einzelner Felder klicken Sie die entsprechenden Felder doppelt an. Klicken Sie in der Menüleiste des MS Query-Abfrageassistenten auf die Menüpunkte DATEI und DATEN AN MICROSOFT WORD ZURÜCKGEBEN. Über die Schaltfläche Empfängerliste bearbeiten können Sie die Empfänger einsehen und noch einmal bearbeiten oder auch einige dieser abwählen. Die Spalte Auswahl ist hier völlig unrelevant. Schliessen Sie die Empfängerliste wieder. Bleiben Sie auf dem ersten Etikett und belassen Sie den Cursor in der ersten Zeile. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen. Es öffnet sich eine Liste aller Felder, welche Sie in Ihr Word-Dokument einfügen können. Belassen Sie dabei die Markierung auf dem Punkt Datenbankfelder Klicken Sie für Adressdaten beispielsweise folgende Felder Feld für Feld einmal an und auf einfügen. Anrede / Vorname / Name/ Namenszusatz / Strasse / PLZ / Ort Ordnen Sie die Felder lediglich im ersten Etikett an. Setzen Sie Leerzeichen z. Bsp. zwischen Vorname und Name und passen Sie ggf. den Zeilenabstand (Absatz) an. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Etiketten aktualisieren. In Ihr Dokument werden nun pro Etikett alle von Ihnen ausgewählten Datenfelder eingefügt. Zum Schluss klicken Sie auf die Schaltfläche Vorschau Ergebnisse. Auf jedem Etikett sollte nun ein anderer Kunde zu sehen sein. Wenn Sie mit den Pfeiltasten neben dem Zahlenfeld blättern, so verrutschen alle Etiketten jeweils immer nur um einen Platz nach links oder rechts! Die Adressdaten der angezeigten Nummer stehen generell immer im ersten Etikett. AGENTURA Versionen 5, 6, 7, 8, 9 13

Wenn Sie an der Anordnung der Felder oder auch den Zeilenabstand in der Adresse noch ändern möchten, tun Sie dies immer im ersten Etikett. Danach klicken Sie wieder auf Etiketten aktualisieren. Um den Seriendruck auszuführen klicken Sie auf Fertigstellen und Zusammenführen. Ein weiteres Menü erscheint, klicken Sie hier auf Dokumente drucken. Markieren Sie den Punkt Alle und klicken Sie auf OK. Ihr Druck-Fenster sollte nun erscheinen. Drucken Sie das Ganze NUR 1 Mal! AGENTURA Versionen 5, 6, 7, 8, 9 14

4. Aufheben der Serienbriefe inkl. Datenquelle Der Serienbrief wird nicht in AGENTURA hinter mit dem automatischen Akteneintrag beim Kunden in der Kunden-Akte hinterlegt. Es wäre jedoch sinnvoll, ihn aufzuheben und später auch nachschauen zu können, was dem Kunden geschickt worden ist und vor allem auch, wer alles einen solchen Brief erhalten hat. Sie können beispielsweise eine fiktive Gesellschaft Serienbriefe anlegen, dann am Tag eines Serienbriefes einen Akteneintrag bei dieser Gesellschaft vornehmen und den fertigen Brief als Dokument importieren. Importieren Sie auch gleich zu diesem Akteneintrag die fertige Datenquelle, welche Sie für diesen Serienbrief verwendet haben. Achten Sie beim Import evtl. darauf, dass Brief und Datenquell-Datei nicht auf Dateiebene gelöscht werden. Denn Serienbrief und Datei sind auf Ihrem PC im MS Word verknüpft. MS Word merkt sich den Speicherort Ihrer Datenquelle. Man kann jedoch den Brief aus AGENTURA heraus öffnen. Falls dann irgendwann einmal die Datenquelle nicht mehr dort auf dem PC liegt, wo sie mal lag, wird ein Hinweis erscheinen, dass die Datenquelle nicht mehr gefunden werden kann, aber der Briefinhalt ist vorhanden. Weiterhin können Sie die importierte Datenquelle öffnen. Und man kann bei Bedarf immer wieder beides auf dem PC ausserhalb von AGENTURA speichern und zusammenführen. AGENTURA Versionen 5, 6, 7, 8, 9 15

5. Öffnen von gespeicherten ADT-Dateien mit MS Excel Starten Sie MS Excel. Gehen Sie auf den Kartenreiter Daten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aus anderen Datenquellen und auf die Auswahl Von Microsoft Query. Es öffnet sich das Fenster Datenquelle auswählen, Kartenreiter Datenbanken. Entfernen Sie das Häkchen im Kästchen MS Query-Abfrage-Assistent (falls das Feld markiert ist). Klicken Sie den Eintrag AGENTURA-EXPORTDATEN an. Ist der Eintrag nicht zu finden, schliessen Sie Word und auch AGENTURA. Starten Sie über Start/Programme/Agentura den Eintrag ODBC-Treiberinstallation. Es wird ein ODBC-Treiber installiert, welcher direkt in das Verzeichnis c:\abfragen\export verweist. Im Anschluss beginnen Sie mit der gesamten Schrittfolge von vorn. Für Administratoren: Würden Sie Ihre erstellten ADT-Dateien nicht im Ordner EXPORT speichern, müssten Sie manuell neue Alias-Pfade in der ODBC-Datenquellenverwaltung zum neuen Speicherort anlegen um die Datenquelle ansteuern zu können. Klicken Sie nun auf OK. MS Query wird gestartet und das Fenster Tabelle hinzufügen wird geöffnet. Klicken Sie hier Ihre zuvor gespeicherte Datei an und klicken Sie dann auf Hinzufügen (Ist Ihre gespeicherte Datei nicht zu sehen bzw. ist die ganze Anzeige leer, klicken Sie auf Optionen, setzen Sie alle Häkchen und klicken Sie auf Aktualisieren, danach sollten die Dateien zu sehen sein.) Hier können einzelne Felder oder die ganze Tabelle ausgewählt werden. Schliessen Sie zuerst das Fenster Tabelle hinzufügen. Zum Auswählen der ganzen Tabelle klicken Sie auf die Zeile, die nur ein Sternchen enthält, doppelt. Zum Auswählen einzelner Felder klicken Sie die entsprechenden Felder doppelt an. Klicken Sie in der Menüleiste des MS Query-Abfrageassistenten auf die Menüpunkte DATEI und DATEN AN MICROSOFT EXCEL ZURÜCKGEBEN. Markieren Sie die Punkte Tabelle und bestehendes Arbeitsblatt. Ihre Daten werden nun in Excel eingefügt. Die Excel-Tabelle kann nun wiederum ganz normal auf dem PC gespeichert werden, vorzugsweise im Ordner c:\abfragen\export. AGENTURA Versionen 5, 6, 7, 8, 9 16