Belegungsmanagement am UKT Krankenhausmanagement 08.Juli 9.Juli 2011- Universitätsklinikum Tübingen Birgit Gesche Stabsstelle Medizinplanung und Strukturfragen
Warum Belegungsmanagement Hoher Zeitaufwand für Aufnahmen und Entlassungen für verschiedene Berufsgruppen Fehlender Überblick über die verfügbare Bettenkapazität Mangelnde Planung von Aufnahmen, Verlegungen und Entlassungen Kaum Berücksichtigung von Kontingenten für Notaufnahmen Unausgeglichene Belegungskapazität innerhalb der Abteilungen Kaum Anpassung der Zahl der Pflegekräfte/ Ärzte an den Versorgungsbedarf Existenz einer Aufnahmewarteliste t auf einzelnen Stationen ti (wenig Planungssicherheit für Patienten) 2
Ziele Einführung Belegungsmanagement 1. Steuerung der Belegungssituation (Steuerung aller Aufnahmen, Verlegungen und Entlassungen), 2. Erhöhung der Zufriedenheit der Patienten und Einweiser, 3. Erhöhung der Versorgungsqualität der Patienten, 4. Reduzierung des täglichen Aufwands für die Belegung auf den Stationen, 5. Optimale Auslastung der vorhandenen Kapazitäten, 6. Ausgleich der Belastungssituation innerhalb der Abteilungen, 7. Steigerung der geplanten Aufnahmen 3
Soll-Konzeption - Prozesse Geplante Aufn. Ungeplante Aufn. Notaufnahmen Verlegungen Belegungsmanagement Belegungskriterien Prioritäten Bettenkontigente / OP- Kontingente in Verwaltung auf Station Fallmanagement 4
Prozesse des Belegungsmanagements Kernprozesse: Langfristige OP- / Belegungsplanung Kurzfristige OP-Planung Kurzfristige Planung / Bettenvergabe Notaufnahmen Nebenprozesse: Verlegungen Patientenaufnahme 5
Planungsprozess kurzfristige OP-Planung Kurzfristige OP-PlanungPlanung Überprüfung OP- Kontingente, Überprüfung Anwesenheit Operateure 010 BM Am Donnerstag Abstimmung der OP-Planung der kommenden Woche mit stv.ärztl.direktor oder OA OP-Planung in Ordnung nein 030 BM Patienten absagen und neuen Termin vereinbaren Definition große OP lt. Belegungskriterien 020 BM ja 2-3 Tage vor der OP bei großen OP s bei Patienten anfragen OP-/ Belegungsplanung OP-Planung in Ordnung nein 040 BM Freie Kapazitäten kurzfristig mit Patienten von der Abrufliste füllen ja 050 BM OP-Planung und Aufnahmevormerkung ändern Kurzfristige Belegungsplanung 6
Was soll er tun der Belegungsmanager Klinikspezifisch unterschiedlicheausprägungen Terminvereinbarung Kapazitätsplanung Koordination und Zuordnung von Betten Terminvereinbarung Belegungssteuerung Aufgabenprofil als Rahmen definiert, der klinikspezifische Anpassungen zulässt um die optimale Wirksamkeit des Belegungsmanagements zu erreichen. 7
Aufgaben des Belegungsmanagements Entgegennahme g der Terminanfragen von allen internen und externen Einweisern Überprüfung der Notwendigkeit einer stat. Aufnahme nach 17c KHG Vergabe eines Aufnahme-/OP-Termins unter Berücksichtigung definierter Belegungskriterien (Betten-/OP-Kontingente) Anfordern und Einholen prästationärer Befunde und sonstiger wichtiger Informationen für den Aufenthalt Die tägliche Koordination und Zuordnung von Betten Organisation sämtlicher Termine die im Vorfeld bereits planbar sind Reaktion auf Kapazitätsengpässe bzw. freie Kapazitäten Der BM wird zu einer Schlüsselperson der Abteilung, der stets über die Patientenströme informiert ist und diese lenkt. 8
Schlüsselperson Belegungsmanager Krankenhaus UKT-Kliniken (Bsp) Augenklinik Haut- klinik Urologie Amb. II HKL Dialyse Externe Einweisungen (Bsp.) Hausarzt Reha- Klinik Ambulante Stationen (Bsp.) Intensivstationen Chefsekretari ate Zentrales Belegungs- management Aufnahmestation Klarer Prozess durch zentrales Belegungsmanagement 1 Klinikeigene Stationen 2 4 3 9
Belegmanager inzwischen in fast allen Kliniken Medizinische Klinik, Abteilungen II, III, IV Frauenklinik Hals-, Nasen- und Ohrenheilkunde Neurologie Neurochirurgie Orthopädie Radioonkologie Allgemein-, Viszeral- und Transplantationschirurgie Thorax-, Herz- und Gefäßchirurgie Urologie Hautklinik Augenklinik Kinderchirurgie Psychiatrie 10
Auswirkungen in den Kliniken Bei Einführung häufig Widerstand der Ärzte und Pflegekräfte (Neue Funktion, Abgabe von Kompetenz, Einhaltung von Regeln) Nach kurzer Zeit Entlastung für die Ärzte deutlich spürbar Akzeptanz in der Pflege unterschiedlich. h In manchen Kliniken ik sehr gut. Manche Pflegekräfte sehen den BM aber als Arbeitsbeschaffer, der dafür sorgt, dass die Auslastung hoch ist und damit die Arbeitsbelastung höher wird. Belegungsmanager übernimmt zu ca. 70% Aufgaben vom Ärztlichen Dienst
Auswirkungen Reduktion der Aufnahmezeit auf den Stationen Vermeidung von Falschaufnahmen aufgrund fehlender Voruntersuchungen und Vorbefunden Steigerung der Kapazitätsauslastung t von Station ti und OP Gestiegene Terminsicherheit und treue für Patienten Einweiser OP Ambulanzen Funktionsbereiche Nebeneffekt: Standards durch Verständigung auf einheitliche Vorgehensweise 12
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