Wissenswertes zu Textverarbeitung Am Beispiel von Word 2007 Nicolas Ruh 11.08.2010
Inhalt (A) Theorie 2 Was elektronische Textverarbeitung mit einer Armee zu tun hat 2 Der Inhalt 2 Das Layout 2 Die Struktur 2 Die Armee-Analogie 2 Struktur in Word 3 (B) Fortgeschrittene Übung 4 Aufgabe 4 Fragen 4 (C) Fortgeschrittene Tipps 5 Formatierung 5 Shortcuts 5 <Ihr Name> Seite 1
(A) Theorie Was elektronische Textverarbeitung mit einer Armee zu tun hat Hinter elektronischer Textverarbeitung steckt ein Konzept, dessen Verständnis den Umgang mit jeder Art von Textverarbeitungssoftware extrem erleichtert. Dieses Konzept will ich in die Stichworte Inhalt Struktur Layout fassen, womit ich drei verschiedene Aspekte eines Textdokumentes meine die zusammengenommen das letztendliche Erscheinungsbild des Dokuments bestimmen. Der Inhalt bezeichnet in der Hauptsache die Buchstaben und sonstigen Zeichen, die der Benutzer eintippt oder aus einem anderen Dokument kopiert. In komplexeren Programmen wie z.b. Word kann es aber auch noch andere Inhalte wie Bilder oder Grafiken geben. Das Layout bezieht sich auf all die sichtbaren Eigenschaften des Inhalts, beispielsweise in welcher Farbe, Grösse oder Schriftart ein Text dargestellt wird, aber auch wie der Text über die Seite verteilt wird (Eingerückt? In Spalten? Mit Abstand zum vorhergehenden Text?). Das Layout wird oft auch als Formatierung bezeichnet (aber Achtung, das ist nicht dasselbe wie das Format einer Datei). Die Struktur oder Gliederung ist der am schwierigsten verständliche Aspekt, sie ist so etwas wie eine logische Eigenschaft eines Textes oder Dokuments und kann nur indirekt sichtbar gemacht werden. So ist uns allen klar, dass die oberste Zeile dieses Dokuments eine Art Titel für alles Folgende ist und damit eine andere logische Funktion hat als der Abschnitt, den Sie gerade lesen. Dem Computer ist das allerdings nicht klar, und deshalb müssen wir, die Benutzer, ihm solche Dinge explizit mitteilen. Die Armee-Analogie Und wo kommt jetzt die Armee ins Spiel? Nun, eine Armee ist eine nützliche Analogie, mit der sich das Zusammenspiel von Inhalt, Struktur und Layout gut erklären lässt: So wie ein Textdokument grösstenteils aus Text besteht, besteht eine Armee in der Hauptsache aus Soldaten. Um eine gute Organisation zu ermöglichen, teilt man diese Soldaten in verschiedene Gruppen ein, z.b. Infanteristen, Sanitäter, Offiziere, usw. Die Einteilung selbst ist nicht sichtbar, aber sie kann gut sichtbar gemacht werden, beispielsweise indem man allen Infanteristen eine bestimmte Uniform gibt, den Offizieren aber eine andere. Mit der Einteilung anzufangen und nicht mit der Uniform hat den grossen Vorteil, dass man später ganz einfach allen Angehörigen einer Gruppe neue Uniformen zuteilen oder sie in einer Reihe antreten lassen kann. Wenn eine Struktur gegeben ist, kann das Layout also effizient verändert werden. Der zusätzliche Aufwand der Einteilung in logische Gruppen wird also dadurch wettgemacht, dass es hinterher so viel einfacher ist alles zu organisieren und den Überblick zu behalten. Und genau dasselbe gilt für Textdokumente. <Ihr Name> Seite 2
Struktur in Word Schaltflächen für direkte Formatierung Schaltfläche für indirekte Formatierung Abbildung 1: Das Start-Menü von Word 2007 ermöglicht sowohl direkte als auch indirekte (mit Formatvorlagen) Änderung der Formatierung. Wie man das Layout von Inhalten in Word direkt verändert wissen Sie wahrscheinlich bereits: man markiert den Text und weist ihm eine neue Farbe/Grösse/Schriftart/usw. zu. In Word 2007 finden sich die entsprechenden Knöpfe unter Start Schriftart und Start Absatz, man kann aber auch das Kontextmenü (Rechts-Klick) oder Shortcuts benutzen. All dies sollen Sie aber heute (und hoffentlich auch in Zukunft) n i c h t tun, denn das wäre als wenn ein neuer Soldat einfach eine Uniform bekäme, ohne zu wissen zu welcher Gruppe er gehört *. Stattdessen wollen wir ausschliesslich mit Formatvorlagen arbeiten: einige vordefinierte Schnellformatvorlagen finden sich direkt in Start Formatvorlagen (es gibt sogar eine Live-Vorschau). Wenn Sie beispielsweise die erste Zeile markieren und dann auf die Formatvorlage Titel klicken, passiert zweierlei: zum einen wird der markierte Text der Gruppe Titel zugewiesen, zum anderen wird ihm sozusagen das für die Gruppe Titel definierte Layout angezogen. Dieses Layout kann man jetzt oder später ändern (z.b. im Kontextmenü der Formatvorlage), und diese Änderungen gelten für alle Textteile, die der jeweiligen Gruppe zugeordnet sind. Neben der Möglichkeit zu einem späteren Zeitpunkt konsistente Änderungen am Layout des ganzen Dokuments vorzunehmen hat diese Vorgehensweise noch weitere Vorteile. Gut zu sehen ist das, wenn Sie unter Ansicht Einblenden/Ausblenden das Häkchen bei Dokumentstruktur setzen. In dem sich öffnenden Fenster können Sie jetzt nicht nur einen Überblick über die Struktur Ihres Dokuments gewinnen, sonder Sie können auch bequem zu bestimmten Abschnitten springen. Auch das automatische Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses, die automatische Nummerierung von Überschriften oder Abbildungen, sowie das Einfügen von internen Verweisen (wie Hyperlinks innerhalb eines Dokuments) funktioniert nur, wenn man die Struktur des Dokuments explizit gemacht, d.h. Formatvorlagen benutzt hat. Für grössere Dokumente, beispielsweise für ein längeres Referat oder eine Maturaarbeit, ist es oft am sinnvollsten die Dokumentenstruktur immer angezeigt zu lassen und als allererstes mit der Gliederung anzufangen. Noch bevor Sie den ersten Satz schreiben, formulieren Sie also schon mal (vorläufige) Überschriften und weisen die entsprechenden Formatvorlagen zu, erst danach machen Sie sich an die Ausformulierung des Textes. Sie werden sehen, dass Ihre Arbeiten auf diese Weise nicht nur visuell, sondern auch inhaltlich viel besser strukturiert sein werden. * Und nein, er ist auch nicht schlau genug um das aufgrund der Farbe seiner Uniform herauszufinden. Noch flexibler ist übrigens die Gliederungsansicht, hier lassen sich einzelne Abschnitte auch ein- oder ausblenden und verschieben. <Ihr Name> Seite 3
(B) Fortgeschrittene Übung Aufgabe Wenn Sie dieses.pdf Dokument anschauen, dann haben Sie die vorhergehende Aufgabe vermutlich schon mit Bravour gelöst und sind jetzt bereit für ein etwas fortgeschritteneres Layout. Am besten Sie bauen auf dem schon bearbeiteten Word-Dokument auf (benennen Sie es neu und stellen Sie sicher, dass Sie eine Kopie der älteren Version behalten) und kopieren zunächst die neuen Abschnitte (Fortgeschrittene Übungen und Fortgeschrittene Tipps) ans Ende, so dass Sie alles in einem einzigen, nun neu zu gestaltenden.docx Dokument haben. Die Übungsaufgabe besteht erneut darin, das nun etwas kompliziertere Layout nachzustellen und die (teilweise sehr schwierigen) Frage zu beantworten. Fragen 1. Wie funktionieren Designs in Word? 2. Wieso ist das gesamte Inhaltsverzeichnis grau hinterlegt, wenn man es irgendwo anklickt? 3. Wieso ist bei einem Leeren Dokument keine Formatvorlage für Überschrift 3 vorhanden? 4. Wie kann man fehlende (aber von Word vordefinierte) Formatvorlagen anzeigen (z.b. Fussnotentext )? 5. Wie werden Formatvorlagen für Word gespeichert? 6. Wo werden Formatvorlagen in Word gespeichert? 7. Wie ist das Dateiformat.docx aufgebaut? 8. Was ist der Unterschied zwischen einfügen und verknüpfen von Bildern und anderen Objekten? 9. Wie funktionieren Querverweise und wozu sind sie gut? 10. Wie verwaltet man ein Literaturverzeichnis in Word 2007? 11. Welche Funktionalität von Word verstehen Sie (noch) nicht? <Ihr Name> Seite 4
(C) Fortgeschrittene Tipps Formatierung Shortcuts Bevor Sie versuchen alle Farben einzeln anzupassen, schauen Sie sich doch mal die Schaltfläche Seitenlayout Design genauer an (Stichwort Dactylos ). Deckblätter und Inhaltsverzeichnisse lassen sich automatisch erstellen, wenn die Formatierung sauber gemacht wurde. Inhaltsverzeichnisse und andere Felder haben automatisch generierte Inhalte, Sie sollten niemals manuell verändert werden, da die Änderungen nach dem nächsten update wieder verschwunden sein werden. Word erlaubt es ihnen inzwischen, Dokumente direkt im.pdf Format zu speichern. Interne und externe Links bleiben dabei erhalten (behauptet Microsoft). Für Ihre Maturaarbeit könnte es sich lohnen, dass Sie sich mit der Unterstützung von Literaturverzeichnissen in Word 2007 vertraut machen. Auf dem letzen Arbeitsblatt habe ich Ihnen geraten mit der Strukturierung (Gliederung) zu beginnen und sich dann erst um die Ausformulierung des Inhalts zu kümmern. Das detaillierte Layout, also die Verwendung der Struktur durch Anpassung der Formatvorlagen, kommt dann ganz zum Schluss. Formatierungen anwenden können Sie jetzt. Die Auswahl von Schriften, Farben, Einrückungen, usw. ist wieder ein Kapitel für sich. Im Allgemeinen fährt man ganz gut damit, sich aus den vordefinierten Bausteinen zu bedienen, die halten sich nämlich zumeist an die wichtigste Regel der Typographie: Weniger ist mehr! Ein Textdokument muss vor allem leserlich bleiben, daher sollten stets nur wenige, klare Fonts und eine kleine Anzahl nicht allzu wilder Farben verwendet werden. Nützliche fortgeschrittene Shortcuts in Word: F12 F9 ALT CTRL + Leertaste CTRL + ALT + V CTRL + UMSCHALT + V CTRL + H Speichern unter Markierte Felder aktualisieren Aktivieren/deaktivieren der Tastaturnavigation für Menüs Entfernen der Absatz- oder Zeichenformatierung. Nur Inhalte einfügen (ohne Formatierung) Nur Formatierung einfügen (ohne Inhalt) Ersetzen von Text, Formatierung und Sonderzeichen (Dialog) Tabelle 1: Für weitere Shortcuts, suchen Sie nach "Tastenkombinationen" in der Hilfe. <Ihr Name> Seite 5