Seite 1 von 5 Checkliste zur SEPA-Umstellung in Ihrer Agentursoftware Beiträge zum Thema SEPA die Ihnen Informationen über die Umstellung an sich, die Hintergründe, die Vorteile im europäischen Zahlungsverkehr etc. liefern, gibt es genug. Die wichtigsten Informationen gibt es bei der Bundesbank und auch die Banken selbst haben die Informationen teils sehr verständlich zusammengestellt: Beispielhaft sei hier die Hypovereinsbank genannt, deren Site zum Thema immer wieder lobend erwähnt wird. Hier, in diesem Beitrag geht es weniger um diese allgemeinen Auskünfte, sondern darum, was konkret zu tun ist vor allem in Ihrer Unternehmens- bzw. Agentursoftware. Mehrarbeit durch die Umstellung, mögliche Zahlungsausfälle also Forderungsverluste, ellenlange Kontonummern und seitenweise Kontoauszüge die Liste der Nachteile ist lang und vielen erschließt sich nicht wirklich, weshalb dieses Verfahren, das ja im wesentlichen dafür sorgen soll, dass sich die Banken untereinander verstehen, nicht so angelegt worden ist, dass ein im Hintergrund agierender Konverter die unterschiedlichen länderspezifischen Leitzahlen korrekt übersetzt. Stattdessen müssen das die Bankkunden umsetzen und sich mit jeder Menge Nullen herumplagen: Einen Beitrag zum Schmunzeln gibt es beim NDR. Doch: es ist wie es ist und nun also allerhöchste Zeit, die Umstellung durchzuführen, wollen Sie Ihr Geld weiterhin pünktlich erhalten und ebenfalls dafür sorgen, dass Ihre Kreditoren das ihnen Zustehende rechtzeitig bekommen. Auch, wenn das Europaparlament eine Verlängerung der Umstellungsfrist bis August gewährt hat. SEPA-Umstellung Maßnahmen-Liste Durch die Umstellung des bargeldlosen Zahlungsverkehrs auf die europaweit einheitliche Systematik kommt es zu einigen Veränderungen, die Sie in der Abwicklung des Zahlungsverkehrs berücksichtigen müssen: A. Neue Leitzahlen und Kontonummern Statt Bankleitzahl (BLZ) und Kontonummer gibt es nun IBAN und BIC. Da sich nicht nur die Nummern an sich verändert haben, was entsprechender Mitteilungen an Geschäftspartner bedarf, sondern auch ihre Länge bzw. beim Identifikationscode auch die Umstellung von numerisch auf alphanumerisch, geht es in der Software um andere Datensatz-Felder. Die IBAN ist ein 22 (D) bis 34 stelliger Nummerncode, der sich aus der Länderkennung, der ehemaligen Bankleitzahl und der Kontonummer zusammensetzt. Das ist zu tun: 1. Bankverbindung mitteilen Sorgen Sie dafür, dass Ihre Geschäftspartner Ihre neuen Bankverbindungen rechtzeitig erhalten: Weisen Sie in Ihrer Korrespondenz darauf hin; ggf. muss wenn Ihre Bankverbindungen auf dem Briefpapier stehen neues Briefpapier gedruckt werden. 2. Bankverbindungen konvertieren Die bisherigen Kontonummern und Bankleitzahlen Ihrer Geschäftspartner müssen konvertiert werden. Haben Sie nur wenige Verbindungen umzustellen, konvertieren Sie die Daten einzeln. Einen IBAN-Konverter finden Sie z.b. hier http://www.iban.de/iban-berechnen.html Für den Fall, dass Sie viele Daten umstellen müssen, können Sie den Dienst des Bankverlages in Anspruch nehmen, der zur automatischen Datenkonvertierung ein IBAN-Service- Portal für in Deutschland ansässige Banken eingerichtet hat. Der Service kostet pro eingereichter Datei (bis 100.000 Datensätze) 16,50 EUR: https://www.iban-service-portal.de 3. Prüfen der Bankverbindung Senden Sie Ihren Geschäftspartnern die auf diese Weise ermittelten/errechneten Bankdaten mit der Bitte um Prüfung.
Seite 2 von 5 1. Eigene Stammdaten ändern Zunächst müssen Sie Ihre eigenen Stammdaten, also Ihre Bankverbindungen ändern (auch notwendig für den korrekten Eindruck auf Rechnungsformulare etc.). 2. Formularwesen umstellen Überall dort, wo auf Ihre Bankdaten Bezug genommen wird, müssen diese geändert werden: Textbausteine für Rechnungen, Mahnungen etc., Vorlagen für die Druckausgabe (auch PDF Brief-Vorlagen), Vorlagen für den Ausdruck von Überweisungsträgern. 3. Bankdaten der Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter umstellen Zunächst muss Ihre Software neue Felder für die neuen Nummern zur Verfügung stellen. Die alten reichen hier nicht aus, schon aufgrund begrenzter Feldlängen oder der begrenzten Aufnahme von numerischem Inhalt. Wenn Ihre Agentursoftware keinen eigenen Konverter zur Verfügung stellt, muss die Software den Export der alten Daten wie auch den Import der konvertierten Bankverbindungen ermöglichen. Software-Plus-Funktionen: Idealerweise verfügt die Software über eigene Funktionen zur Konvertierung der Bankdaten. Wenn nicht sollte o.g. Import in eine eigene Tabelle oder Modul erfolgen, in dem die Bankverbindungen gespeichert und überprüft werden können eine nicht unbedeutende Option, falls die alte Kontonummer oder BLZ nicht korrekt war und auch, falls sich das SEPA-Format nochmals ändert. Hier könnte ein Feld/Spalte auch auf mögliche Fehler hinweisen (wenn z.b. bereits die Ausgangsdaten fehlerhaft waren) und eine Überarbeitung der Daten ermöglichen. Ein weiteres schönes Feature böte eine Software, wenn sie ein Schreiben bzw. eine Email automatisiert aus der Software an Ihre Kunden erstellen bzw. versenden könnte mit der Bitte um Prüfung der erstellten Bankverbindung. Wenn Ihre Software bereits über die Möglichkeit verfügt(e), Einzugsermächtigungen und Abbuchungen zu erstellen, sollte sie jetzt die Funktionalität bieten, diese in SEPA- Lastschriften umzuwandeln (siehe C. Änderungen im Lastschriftverfahren). Besonders Userfreundlich wäre insgesamt die Bereitstellung eines Assistenten, der Sie durch alle notwendigen Änderungen begleitet und diese in der Software umsetzt. B. Änderungen im Überweisungs-/Zahlungsverkehr Nicht nur durch die geänderten Leitzahlen verändert sich einiges im Zahlungsverkehr, das berücksichtigt werden muss. So gibt es in Zukunft keine DTAUS-Dateien mehr und auch die Vorlaufzeiten für Überweisungen haben sich geändert. Das ist zu tun: Mit der SEPA-Umstellung verändern sich viele gewohnte Verfahren im Zahlungsverkehr. Das betrifft möglicherweise die Vorlaufzeiten der Bank bis zur Wertstellung, die Akzeptanz von Sammelüberweisungen mit Begleitzettel und die Übermittlung Ihrer Zahlungsaufträge per DTAUS. Dadurch, dass die Banken (wenn Sie nicht am COR-1-Verfahren innerdeutscher Zahlungsverkehr ohne Vorlaufzeit - teilnehmen), mehr Zeit bis zur Wertstellung benötigen und es darüberhinaus in
Seite 3 von 5 Zukunft keine papierhaften Sammelüberweisungen mehr geben wird, müssen möglicherweise die Zahlungsprozesse intern umgestellt werden, gerade auch im Hinblick auf die Gehälter. Das gilt auch für die Übermittlung von Sammelüberweisungen mit Begleitzettel (DATEV). Hier sind Klärungen mit Ihrer Hausbank angesagt. 1. Korrekte Übergabe der Überweisungsdaten In Zukunft gibt es einheitliche Überweisungsformulare für inund ausländische Zahlungen. Falls Sie aus Ihrer Software Überweisungsträger ausdrucken oder am Online-Banking teilnehmen, muss die korrekte Übergabe der Zahlungsinformationen an das Rechnungswesen gewährleistet sein. 2. Änderung von DTAUS zu XML Durch die Einstellung des DTAUS-Verfahrens muss die Software für die Übermittlung der Zahlungsaufträge nun eine XML-Datei zur Verfügung stellen. Falls dies Ihre Software nicht kann, müssen Sie evtl. selbst umwandeln. Hier gibt es Software-Tools: easydta für Windows und intex für den Mac, Hilfe gibt es auch bei ex-sepa. Software-Plus-Funktionen: Einstellung von SEPA-Zahlungsverkehr-Daten in den Stammdaten Ihrer Bankverbindung: Günstig ist, wenn Sie in der Software bei den Stammdaten zum SEPA-Zahlungsverkehr die Informationen Ihrer Bank(en) eintragen können. Ob z.b. Sammeltransaktionen möglich und welche Vorlauffristen in Arbeitstagen vor Bankbuchung notwendig sind oder bis wann die Daten eingereicht werden müssen, um eine Ausführung am gleichen Tag zu erreichen. Ein zusätzliches Feature wäre die grundsätzliche Möglichkeit, beim Kundendatensatz hinterlegen zu können, welche Ihrer eigenen Bankverbindungen für diesen Kunden/Geschäftsbereich genutzt wird (falls Sie mehrere Bankverbindungen haben). C. Änderungen im Lastschriftverfahren Die gravierendsten Veränderungen gibt es im Lastschriftverfahren wichtig für Agenturen, die wiederkehrende Zahlungen Ihrer Kunden, z.b. Hostingservices, über Lastschriften einziehen. Die bisherige Einzugsermächtigung wird durch das SEPA- Lastschriftmandat ersetzt und muss bestimmte Angaben enthalten: die Bezeichnung des Zahlungsempfängers, dessen Gläubiger-Identifikationsnummer, eine Angabe, ob es sich bei der Zahlung um eine einmalige oder eine wiederkehrende Zahlung handelt, den Namen des Kunden, die Bezeichnung der Bank des Kunden sowie seine Kundenkennung. Das ist zu tun: 1. Gläubiger-ID beantragen Die Gläubiger-Identifikationsnummer wird bei der Bundesbank beantragt. Unterstützung finden Sie mit dem 10- Schritte-Check. 2. Liste mit Einzugsermächtigungen erstellen Erstellen Sie eine Liste Ihrer Lastschriftverfahren, um zu erkennen bei welchen Kunden Sie im Lastschrift- oder Abbuchungsverfahren Rechnungsbeträge einziehen. Für die SEPA-Lastschriften benötigen Sie ein SEPA- Lastschriftmandat, wofür Einverständniserklärungen in
Seite 4 von 5 schriftlicher Form mit Datum und Unterschrift vorliegen müssen. Liegt diese nicht vor (z.b. bei Abbuchungsaufträgen), muss sie eingeholt werden. Die schriftlichen Einzugsermächtigungen bzw. SEPA- Lastschriftmandate müssen revisionssicher aufbewahrt werden. 3. Bankgespräch Klären Sie mit der Bank Einreichungsfristen und die Vereinbarungen zu Erst- und Folgelastschriften 4. Pre-Notification Jede SEPA-Lastschrift muss dem Kunden mit einer Vorabankündigung bei einer Erstlastschrift 14 Kalendertage vor der Ausführung angezeigt werden. (Eine Verkürzung der Frist ist über Festschreibung in den AGB möglich.) Die Pre-Notification kann auf der Rechnung vermerkt werden. Bei Folgelastschriften ist diese Ankündigung nicht nötig, wenn der Kunde grundsätzlich über Beiträge und Einzugstermine informiert wurde. Auch die Umstellung auf das SEPA-Lastschriftverfahren muss den Kunden angezeigt werden, die Information muss die Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz-Nr. enthalten und kann auch per Email erfolgen. 5. Mandatsreferenz-Nummer vergeben Die Mandatsreferenz ist ein vom Zahlungsempfänger individuell vergebenes Kennzeichen eines Mandats und ermöglicht in Verbindung mit der Gläubiger- Identifikationsnummer dessen eindeutige Identifizierung. Beide müssen bei jeder SEPA-Lastschrift übergeben werden. Wenn Sie in der Agentur eindeutige Kundennummer vergeben haben und auch keine zwei unterschiedlichen Mandate eines Kunden existieren, dann kann die Kundennummer die Mandatsreferenz sein. Wichtig: Eine Mandatsreferenz verliert Ihre Gültigkeit, wenn auf ihrer Basis für 36 Monate kein Einzug erfolgt ist. Soll danach wieder eingezogen werden, ist eine neue Mandatsreferenz erforderlich. Dies macht eine Ergänzung zur Kundennummer sinnvoll. 1. Gläubiger-ID in den Stammdaten hinterlegen Ihre Gläubiger-ID muss in den Stammdaten der Software hinterlegt werden können. 2. Verwaltung der Mandatsreferenz-Nummern Um die Gültigkeit der Mandatsreferenz prüfen zu können, sind zu jeder Referenz zwei Datumsangaben notwendig: Das Erstellungsdatum" für die erste Verwendung und das letzte Verwendungsdatum" für die wiederholte Ausführung. Das Erstellungsdatum muss, je nach den Vorgaben Ihrer Bank, mind. fünf Tage vor dem ersten Einzug liegen. Die Software muss Ihnen den Überblick über Ihre Mandate ermöglichen, gerade dann, wenn (beispielsweise bei einem Kontowechsel) eine neue Mandatsreferenz erzeugt werden muss. Günstig ist, wenn diese SEPA-Mandatsverwaltung in einer eigenen Tabelle/Modul stattfindet. Hier könnten dann auch falls notwendig mehrere Mandatsreferenz-Nummern für einen Kunden verwaltet werden. Ist dies der Fall, sollte es möglich sein, die aktuelle zu kennzeichnen. Unter Lastschriftart muss eingestellt werden können, ob Sie die Lastschrift unter dieser Mandatsnummer einmalig, zum
Seite 5 von 5 ersten oder letzten Mal oder wiederkehrend einziehen. Die Auswahl hier sollte sich dann auf die Vorschau des Wertstellungsdatums und damit auf die verbleibenden Tage bis zur Wertstellung auswirken, das Datum also berechnet werden (siehe unterschiedliche Vorlaufzeiten bei der Bank). 3. Korrekte Übergabe der Lastschriftinformationen Schließlich muss die Software für die korrekte Übergabe aller Informationen im Lastschrift-Verkehr sorgen. Hierfür muss die Software eigenen Dateien für erste und Folge- Basislastschriften sowie für Firmenlastschriften im XML-Format (siehe oben) erstellen, die dann an die Bank gesendet bzw. in das Online-Banking-Programm importiert werden können, bzw. direkt an die Bank übertragen, wenn die Software über eigenes Online-Banking verfügt Für den Export sollte es möglich sein, in der Software das Verzeichnis/den Ordner bestimmen zu können, in dem die Dateien abgelegt werden. 4. Vorabinformation versenden Für die Vorabinformation an die Kunden zur Ankündigung der Umstellung auf das SEPA-Lastschriftverfahren wäre es ein schönes Feature, wenn das Schreiben bzw. die Email automatisiert aus der Software erstellt bzw. versendet werden könnte, das die neuen Bankverbindungen und das Datum der Umstellung auf SEPA enthält. Software-Plus-Funktionen: Konnte Ihre Software bereits Einzugsermächtigungen handeln bzw. war bei den Kundenstammdaten die Zahlungsart des Kunden wählbar, sollte die Software nun diese in entsprechende SEPA-Mandate umwandeln: Umstellung einer Einzugsermächtigung auf SEPA- Basislastschrift, einer Abbuchung auf eine SEPA- Firmenlastschrift. In der (zusätzlichen) Mandatsverwaltung einstellbar: Referenznummer, Ausstellungsdatum, Verwendung (einmalig, wiederkehrend), aktiv?, gültig?, Gültigkeit des Mandats (Datum bis wann). Direkter Zugriff auf diese Zahlungskonditionen und die Mandatsreferenznummer beim Erstellen der Rechnung(en). Erstellung von SEPA-Firmenlastschrift-Mandaten mit entsprechenden Texten zum Versand an den Kunden, für die Mandate, die vom Kunden nochmals unterschrieben werden müssen (und evtl. autom. Erstellung für alle, bei denen nicht gültig in der Mandatsverwaltung angegeben worden ist. Dieser Beitrag hat alle wichtigen Informationen zur SEPA-Umstellung auch in Ihrer Agentursoftware zusammengestellt. Weitere sehr gut zusammengestellte Informationen bietet die Schriftenreihe zum Elektronischen Zahlungsverkehr des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie. Fragen werden auch im Haufe- Portal anschaulich beantwortet.