MITARBEITENDENGESPRÄCHE Vorbereitungsbogen zum Mitarbeitendengespräch für Mitarbeitende Einleitung 1. Rückblick Die vorliegenden Vorbereitungsunterlagen sollen Sie auf das Mitarbeitendengespräch einstimmen. Bevor Sie den Vorbereitungsbogen der als Anregung zu verstehen ist durcharbeiten, stellen Sie sich auf Ihre Gesprächspartnerin/Ihren Gesprächspartner ein. Überlegen Sie, wie Ihre momentane Arbeitsbeziehung aussieht, welche erfreulichen und belastenden Situationen Ihnen seit dem letzten Mitarbeitendengespräch in Erinnerung sind. Welche Auswirkungen hatten diese auf Ihre bisherigen Möglichkeiten der Zusammenarbeit? Welche Art von Gesprächsbasis haben Sie miteinander? Was möchten Sie in dieser Hinsicht in dem bevorstehenden Mitarbeitendengespräch erreichen? Welche innere Einstellung und persönliche Haltung ist für die Verwirklichung dieses Zieles förderlich? Was bedeutet es für das Gespräch, dass sie es als Mann oder Frau mit einer Person desselben oder des anderen Geschlechts führen? Der Vorbereitungsbogen ist ausschließlich für Ihre persönliche Vorbereitung gedacht. Er bleibt in Ihrem persönlichen Besitz. Einen entsprechenden Vorbereitungsbogen gibt es auch für Ihre Vorgesetzte/Ihren Vorgesetzten. Er ist hinsichtlich der angesprochenen Themen identisch und unterscheidet sich allein in der Frageformulierung. Ziel des Gesprächs ist es, konkrete Arbeitsziele zu vereinbaren und Entwicklungsmaßnahmen (z.b. Schulungen) abzusprechen. Diese Gesprächsergebnisse werden in einem Vereinbarungsbogen für Zielvereinbarungen und Entwicklungsmaßnahmen festgehalten. Die Vereinbarungsbögen sind für die Gesprächspartnerinnen und -partner verbindlich und werden in doppelter Ausfertigung erstellt. Jede Gesprächspartnerin/ jeder Gesprächspartner erhält ein Exemplar. Das Exemplar Ihrer Vorgesetzten/Ihres Vorgesetzten wird in einer gesonderten Akte abgelegt. Zu dieser Akte hat ohne Ihre Zustimmung niemand außer der Vorgesetzten/dem Vorgesetzten Zugang. Die Vereinbarungsbögen werden nach dem nächsten Mitarbeitendengespräch vernichtet. Diese Unterlagen sollen Ihnen helfen, Ihre Anliegen vorzubereiten, persönliche Schwerpunkte zu setzen und diese in dem gemeinsamen Gespräch zur Sprache zu bringen. Die folgenden Fragen sollen der Vorbereitung des Mitarbeitendengespräches dienen. Beantworten Sie für sich diejenigen Fragen, die Ihnen besonders wichtig sind. Auf der nächsten Seite dieses Bogens können Sie für sich ein kleines Fazit ziehen, d.h. jene Themen aufschreiben, die Sie im Mitarbeitendengespräch auf jeden Fall ansprechen wollen. Zu den notwendigen Unterlagen zur Vorbereitung gehören z.b.: die Vereinbarungen des letzten Gesprächs, Dienstanweisung/Stellenbeschreibung. 1. Für welche Tätigkeitsbereiche haben Sie in der Vergangenheit die größten Zeitanteile aufgewandt? 2. Wie sind Ihre Aufgaben und Zuständigkeiten geregelt bzw. abgesprochen? Gibt es eine Dienstanweisung oder Stellenbeschreibung? 3. Hat sich die Dienstanweisung/Stellenbeschreibung bewährt? 4. Haben Sie Ihre Aufgaben erfüllen können? - Was ist gelungen? - Was istweniger gelungen? - Was ist verbesserungswürdig? 5. Wie zufrieden sind Sie mit... - der Kommunikation und Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitenden - der Arbeitsorganisation - dem Umfang Ihrer Tätigkeit und der Flexibilität bei ihrer Gestaltung - der Zusammenarbeit mit dem Leitungsorgan (z.b. Presbyterium, KSV) - den Arbeitsbedingungen? 6. Wie bringen Sie die Anforderungen Ihres Dienstes mit Ihrer persönlichen Lebenssituation und den sich daraus ergebenden Anforderungen in Einklang? 7. Haben Sie sich fortgebildet? Wenn ja, mit welchem Ziel? Was war der persönliche Ertrag, und was war der Ertrag für die dienstliche Tätigkeit? 8. Welche Ziele wurden im letzten Mitarbeitendengespräch vereinbart, und wie wurden sie erreicht (erst ab dem zweiten Mitarbeitendengespräch erörtern)?
2. Standortbestimmung MITARBEITENDENGESPRÄCHE a) Arbeitsprofil Stärken und Schwächen 1. Wo sehen Sie Ihre Stärken? Führungsgrundsätze für die Evangelische Kirche im Rheinland (Landeskirche) Wir wollen Vorbild sein Wir haben Vorbildfunktion und reflektieren regelmäßig unser Führungsverhalten. 2. Welche Ihrer Stärken würden Sie in Zukunft gern stärker einbringen als bisher? Wir achten auf Klarheit und Übereinstimmung in unserem Reden und Tun. Wir achten auf die schöpferische Balance von Arbeit und Ruhe. 3. Was fällt Ihnen schwer? Wir wollen gute Rahmenbedingungen schaffen Wir beziehen unsere Mitarbeitenden in Entscheidungsprozesse ein, treffen klare Entscheidungen und begründen sie. Wir sorgen für klare, zweckmäßige und verbindliche Strukturen. Wir führen nach Zielen. 4. Wie beurteilen Sie Ihre Fähigkeit zur Zusammenarbeit (Sachebene)? (Wenn Sie Leitungsfunktionen wahrnehmen: Wie beurteilen Sie Ihr Leitungshandeln?) Wir wollen unseren Mitarbeitenden zugewandt sein Wir fördern die Stärken und Fähigkeiten unserer Mitarbeitenden. Wir übertragen Verantwortung und fördern Leistungsbereitschaft, wir übernehmen Verantwortung und achten auf Leistungs - grenzen. Wir pflegen eine Kultur der persönlichen Wertschätzung. 5. Wie erleben Sie sich im persönlichen Umgang mit anderen Mitarbeitenden (Beziehungsebene)? Wir gehen offen und umsichtig mit Fehlern um. Wir nehmen Konflikte wahr, sprechen sie offen an und suchen gemeinsam nach Lösungen. Wir wollen Teil einer Gemeinschaft sein Wir unterstützen kirchliches Engagement und geistliches Leben unserer Mitarbeitenden. 6. Wie ordnen Sie Ihren Dienst dem Auftrag der Kirche zu? Wir fördern gegenseitiges Vertrauen, Wertschätzung, Offenheit und Kritikfähigkeit. Wir fördern die Zusammenarbeit und den Teamgeist.
MITARBEITENDENGESPRÄCHE 7. Sie haben viele Fähigkeiten, Begabungen und Ideen auch über Ihren Arbeitsbereich hinaus. Würden Sie von diesen Fähigkeiten, Begabungen und Ideen in Zukunft etwas einbringen wollen? - Leistungen lobt oder kritisiert - Mitarbeitende fördert - Geschlechtergerechtigkeit beachtet - den kirchlichen Auftrag vermittelt - Impulse für geistliches Leben gibt? b) Leitung und Zusammenarbeit Im Folgenden geht es um den Leitungsstil ihrer Vorgesetzten/lhres Vorgesetzten 2. Was sollte sich aus Ihrer Sicht in der Zusammenarbeit mit Ihrer Vorgesetzten/Ihrem Vorgesetzten ändern, und was sollte beibehalten werden? 1. Welche Erfahrungen haben Sie bislang gemacht im Hinblick darauf, wie Ihre Vorgesetzte/lhr Vorgesetzter... - Informationen weiter gibt - Besprechungen gestaltet und durchführt - Aufgaben und Projekte plant und abstimmt (Koordination) - offene Fragen klärt - Aufgaben an andere überträgt - rechtzeitig Entscheidungen trifft - andere an Entscheidungen beteiligt - mit Konflikten umgeht - sich darum kümmert, dass Aufgaben erledigt werden 3. Was vermuten Sie: Welche Erwartungen hat Ihre Vorgesetzte/Ihr Vorgesetzter im Hinblick auf Ihre Zusammenarbeit? Möchten Sie noch etwas ansprechen?
MITARBEITENDENGESPRÄCHE 3. Vereinbarungen 4. Rückmeldung Die folgenden Fragen sollen helfen, konkrete Ziele zu vereinbaren. Ferner sollen sie helfen zu überlegen, welche Maßnahmen dafür erforderlich sind. a) Zielvereinbarungen 1. Kennen Sie die Ziele der Gesamtkonzeption/des Leitbildes Ihres Anstellungsträgers? 1. Wie zufrieden sind Sie mit dem Verlauf des Gesprächs? 2. Wie zufrieden sind Sie mit dem Ergebnis des Gesprächs? 3. Wie haben Sie die Atmosphäre des Gesprächs erlebt? 4. Welche Verbesserungsvorschläge zur Durchführung künftiger Gespräche haben Sie? 2. Was sind die Ziele Ihrer Arbeit? 3. Wie verhalten sich Ihre Ziele zu denen, die Sie von Ihrem Anstellungsträger kennen? 4. Welche anderen Mitarbeitenden außer Ihnen verfolgen bei dem Anstellungsträger gleiche oder ähnliche Ziele? 5. Welche Ihrer Aufgaben möchten Sie wie bisher weiterführen? 6. Welche neuen oder anderen Aufgaben möchten Sie in Zukunft wahrnehmen? 7. Welche Aufgaben möchten Sie in Zukunft aufgeben? 8. Welche konkreten Ziele möchten Sie in den kommenden Monaten erreichen? 9. Wer soll Sie dabei unterstützen (z.b. Kolleginnen/ Kollegen, Presbyterium, KSV), und mit wem könnten und müssten Sie zusammenarbeiten? Wie könnte die Zusammenarbeit aussehen? 10. Was brauchen Sie dafür (z.b. Geld, Räume, Ausstattung, Zeit o.ä.)? b) Entwicklungsmaßnahmen Im Blick auf die bisher genannten Ziele: 1. Wie können Sie Ihre Kompetenz (fachlich und persönlich) erweitern? 2. Welche konkreten Schritte sind zu unternehmen? 3. Was kann Ihre Vorgesetzte/Ihr Vorgesetzter dazu beitragen? 4. Mögliche Entwicklungsmaßnahmen: - Selbststudium - Seminare/Kurse/Tagungen - Praktika/berufsbegleitende Aus- bzw. Fortbildung - Ausbildung am Arbeitsplatz - Lerngruppen/Arbeitsgruppen - Freistellung für Projekte, Sonderaufgaben - Supervision und Beratung - Coaching
FORMBLATT FÜR MITARBEITENDE Vereinbarungen Mitarbeitendengespräche Datum: Name der/des Mitarbeitenden: Name der/des Vorgesetzten: Als Zielvereinbarung wird festgehalten: 1. Termin: 2. 3.
FORMBLATT FÜR MITARBEITENDE Vereinbarungen Mitarbeitendengespräche Datum: Name der/des Mitarbeitenden: Name der/des Vorgesetzten: Als Entwicklungsmaßnahmen werden verabredet: Termin: 1. 2. 3. Folgende Punkte werden weitergeleitet: An: Unterschrift Mitarbeiterin/Mitarbeiter Unterschrift Vorgesetzte/Vorgesetzter